Esta es una parte de una serie de varias partes sobre cómo hago las cosas .

Si bien siempre me ha gustado el lápiz y el papel , hay algunas áreas en las que las herramientas digitales aportan un valor único; programación y documentos.

Como director de ingeniería, mis días están regidos por el calendario. Si bien el atractivo de un calendario en papel es fuerte, en última instancia, no es práctico para mis necesidades. Y, una vez que tengo un calendario digital en mi cinturón de herramientas, se vuelve conveniente usarlo para cualquier cosa que tenga una fecha adjunta.

Si bien existen alternativas en papel para la programación, los archivos ahora son digitales. Pasé un verano en la escuela secundaria imprimiendo registros digitales de pacientes para revertir el consultorio de un médico a las historias clínicas en papel. Una pequeña parte de mí murió ese verano; nadie debería repetir esa experiencia.

Y, por supuesto, está la intersección de estas dos áreas; reuniones Mi flujo de trabajo allí es lo suficientemente detallado como para merecer su propia sección, que veremos a continuación. Sumerjámonos.

Planificación

Dejando a un lado las reuniones, hay una variedad de necesidades de programación para tareas que vale la pena considerar.

En primer lugar, hay tareas sensibles al tiempo, cualquier cosa que deba suceder en una fecha y hora específicas. Por ejemplo, poner el pavo de Acción de Gracias en la salmuera. Son casi lo mismo que una reunión real pero sin la duración. Los calendarios digitales sobresalen aquí, principalmente por sus notificaciones que aseguran que no olvide estos elementos importantes.

En segundo lugar, hay tareas recurrentes, cualquier cosa que suceda con una cadencia regular. Desde revisiones semanales hasta tareas domésticas, tengo varios recordatorios en una variedad de cadencias para impulsar mis rutinas de productividad. Estos no son tan sensibles al tiempo, pero son una parte fundamental de las tareas de externalización para despejar la cabeza.

Tercero, hay tareas futuras, cualquier cosa que no tenga que suceder esta semana. Si tengo una tarea que vence el próximo mes, agregaré un recordatorio la semana anterior a mi calendario. Esto me ayuda a eliminar el desorden de mi sistema analógico y cuando la tarea vuelve a aparecer, la archivo de nuevo en ese sistema.

Por último, están las tareas de “ bloqueo de tiempo ”. Con el bloqueo de tiempo, programa sus tareas directamente en su calendario, como una reunión, en lugar de trabajar desde una lista de tareas pendientes y adaptar las tareas a sus otros compromisos. En esta situación, la programación no se rige por una fecha límite, sino por el uso deliberado de su tiempo. No uso esto a menudo, pero cuando se acerca una fecha límite difícil o estoy haciendo malabares con muchas cosas, uso esta herramienta para ayudar.

Mi herramienta preferida para los tres primeros casos de uso son los recordatorios de Google. Con el ecosistema de Google, hay demasiadas formas molestas de poner tareas en su calendario; desde recordatorios hasta tareas y notas programadas . He llegado a los recordatorios porque son la opción más simple del grupo, aunque hago trampa con las notas programadas cuando necesito una lista de verificación para tareas recurrentes como mis revisiones semanales. Para el bloqueo de tiempo, solo uso Google Calendar, tal como lo hago para las reuniones a continuación.

Documentos

Mis primeros intentos de gestión de documentos digitales fueron estructuras de carpetas hermosas, hechas a medida y hechas a mano. Las compulsiones organizativas disfrutaron mucho al encontrar la taxonomía adecuada para poner orden en el caos. A medida que crecía el volumen de documentos, se hizo evidente que ocuparse de mis documentos era un negativo neto en mi productividad. Fue entonces cuando me encontré con el enfoque PARA de Tiago Forte para la gestión de documentos digitales. Al principio era escéptico, me encantaba la estructura que había construido, pero después de una prueba, supe que nunca volvería.

El sistema PARA organiza los documentos en función de su accionabilidad en lugar de su contenido como lo hacen la mayoría de los otros sistemas. Este cambio convierte sus documentos en herramientas para la productividad. En esencia, el sistema contiene cuatro carpetas de nivel superior (una para cada letra de PARA) y recomienda no más de cuatro carpetas de profundidad. Esto mantiene la estructura manejable; fácil de navegar y fácil de encajar en tu cabeza.

Proyectos : Las carpetas aquí se asignan casi uno a uno con los proyectos en mi sistema analógico. Duplicar sus sistemas de administración de documentos y tareas es una práctica poderosa. Puedo encontrar rápidamente todo lo que necesito para los proyectos en los que estoy trabajando. Incluso puedo usar esta estructura para estacionar proyectos que están en espera eliminándolos de mi sistema analógico y luego retirándolos de aquí según sea necesario.

Áreas : las carpetas aquí se asignan a alcances más amplios que no tienen un resultado específico pero que aún requieren un enfoque regular. Tengo carpetas aquí para cada uno de los equipos que apoyo, para los comités y juntas en las que participo, y para las relaciones clave que mantengo.

Recursos : Las carpetas aquí capturan documentos a los que me refiero según sea necesario en lugar de regularmente. Buenos ejemplos son recetas, fotos de rostros para perfiles en línea, información sobre DnD que estoy aprendiendo a jugar con mi hijo, fondos de zoom, etc.

Archivo : las carpetas aquí están en desuso en cualquiera de las otras carpetas. La mayor parte de estos son proyectos completados, pero hay carpetas para áreas como trabajos anteriores y recursos a los que ya no me refiero (¡mi carpeta Covid!).

En cada producto de documentos que uso (Dropbox, GDrive, Quip, etc.) tengo estas cinco carpetas de nivel superior que mantienen una apariencia y sensación muy consistentes y familiares donde sea que esté.

0 Inbox 
1 Projects 
2 Areas 
3 Resources 
4 Archive

Reuniones

Las reuniones son donde se cruzan la programación y los documentos. La razón de esto es que casi todas las reuniones a las que asisto tienen un documento compartido asociado.

La mayoría de mis reuniones son recurrentes con una variedad de diferentes grupos de personas. Esta podría ser una reunión 1-1 con alguien que me reporta, una reunión de equipo o grupo de compañeros , o una reunión externa con un contratista. El documento compartido crea un registro continuo de lo que hemos discutido en el pasado y forma un área de espera para los temas que debemos discutir en el futuro.

Tener estos documentos de reunión es otra forma en que puedo reducir el desorden en mi sistema analógico. Una opción puramente analógica sufriría la naturaleza personal del lápiz y el papel. Un documento colaborativo permite que todos los participantes de la reunión se apropien conjuntamente de la agenda.

Google Calendar es mi herramienta de elección aquí. Otros confían en las llamativas aplicaciones de calendario, pero Google Calendar hace todo lo que necesito. Más importante aún, como una de las aplicaciones de calendario más populares, la mayoría de las herramientas de terceros como Zoom se integran con ella. En particular, funciona con Clockwise , el administrador de calendario automatizado que necesita pero que no sabía que existía. Optimizará su tiempo libre, moverá reuniones conflictivas, bloqueará tiempo para eventos en su calendario personal, programará bloques de almuerzo para usted y más. Ya no puedo imaginarme trabajando sin él.

Captura ubicua

Finalmente, hay un componente menor pero valioso de mi sistema de productividad digital; la capacidad de plasmar una idea o tarea en cualquier momento esté donde esté. Antes de los teléfonos inteligentes, estaba bastante orgulloso de pasear con un pequeño bloc de notas y un bolígrafo donde quiera que fuera, pero desafortunadamente esos días quedaron atrás. La realidad es que siempre tengo mi teléfono en el bolsillo y prefiero mantener mi carga diaria al mínimo absoluto.

Hay varias opciones en este espacio, pero elegí TickTick , la opción más simple que pude encontrar que tenía excelentes opciones de captura rápida. Tiene accesos directos globales muy agradables en Mac y accesos directos de adición rápida en Android. Es muy personalizable, lo que me gusta solo porque me permite apagar y ocultar casi todo, convirtiéndolo en una herramienta de captura simple. Las tareas y los elementos que aterrizan allí se mueven rápidamente a otro sistema la próxima vez que estoy en mi escritorio.

Mantenlo simple

Mi enfoque con este sistema es la simplicidad. No incluye herramientas de usuario avanzadas para bases de conocimientos personales o toma de notas en red. Mediante el uso de algunas herramientas básicas, puedo adaptarme a cualquier entorno. Cada nuevo trabajo viene con un nuevo conjunto de herramientas aprobadas por la empresa y puedo adaptar mi flujo de trabajo a las aplicaciones en cuestión dado un lugar para almacenar documentos y un calendario para tareas y eventos.

No existe un mejor sistema de productividad para gobernarlos a todos, pero lo animo a que pruebe esto. Si se siente demasiado restringido y simplista, tal vez sea una señal de que está haciendo demasiados malabares y algunas restricciones serían útiles. Si parece demasiado complicado, me encantaría aprender formas de simplificar el sistema sin perder los beneficios principales.