हर नेता एक पाठक होता है।

मुझे आश्चर्य है कि अगर उस वाक्यांश के साथ आने वाले व्यक्ति को पता था कि यह किसी दिन इस आधुनिक युग में पढ़ने के लिए ईमेल की पागल राशि का उल्लेख करेगा। जब मैंने अपनी ईमेल यात्रा शुरू की तो मैंने वही किया जो मुझे लगता है कि बहुत से लोगों ने किया; कुछ फोल्डर बनाए और हर ईमेल एक में चला गया, ईमेल को पढ़ा जा रहा है या अभी भी कार्रवाई की आवश्यकता के लिए फ़्लैग किया जा रहा है। लेकिन एक क्षण ऐसा भी आया जब मुझे बहुत सारे ईमेल प्राप्त हुए जिनका मैं पालन नहीं कर सका। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि मैंने कितनी बार अपना ईमेल चेक किया और अपने इनबॉक्स के माध्यम से काम किया, ईमेल सैकड़ों में जमा होते रहे। यह जानते हुए कि मेरे पास अभी भी कई ईमेल हैं जिन्हें पढ़ने और जवाब देने की आवश्यकता है, ईमेल के अलावा अन्य काम करते समय ध्यान केंद्रित करने और प्रवाह की भावनाओं को बाधित करने की मेरी क्षमता बाधित हुई।

यह तब बदल गया जब मैं मर्लिन मान द्वारा जीरो इनबॉक्स पद्धति पर आया । ईमेल को देखने और उससे निपटने का उनका तरीका मेरे साथ प्रतिध्वनित हुआ। और मैं अभी भी उनके सिद्धांतों का उपयोग करता हूं (लगभग हमेशा) मेरे इनबॉक्स में 0 ईमेल हैं।

तो मैं यह कैसे करूँ?

चरण 1: ईमेल के लिए निर्दिष्ट समय निर्धारित करें

यह सरल लगता है और यह वास्तव में सरल है। जब मैंने इस सिद्धांत का पालन करना शुरू किया तो मैं ईमेल के लिए अपने एजेंडे में समय को ब्लॉक कर दूंगा। मेरे बैकलॉग के माध्यम से काम करने के लिए लेकिन खुद से संवाद करने के लिए: "इस समय अपने ईमेल के बारे में चिंता न करें, आपके पास अपने एजेंडे में इस प्यारे काम के लिए समर्पित समय है"। जैसे ही मैंने अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण प्राप्त किया, मैंने अपने एजेंडे में समय को रोकना बंद कर दिया और बस सुबह-सुबह और अपने कार्य दिवस के अंत में अपने ईमेल के माध्यम से जाने की दिनचर्या में लग गया।

मैं पिछले 5 वर्षों से ऐसा कर रहा हूं और जब तक मैं इस चरण 1 का पालन करता हूं, 80% समय मैं अपने इनबॉक्स को दूर रखता हूं।

कुछ अपवाद हैं, इसलिए 80%। दिन के अंत में मेरी बैठक हो सकती है, सुबह या दोपहर का संकट, या कभी-कभी मैं दिन के अंत में अपने इनबॉक्स को प्रभावी ढंग से देखने के लिए बहुत थक जाता हूं, और उन दिनों मैं ईमेल के लिए निर्धारित समय को छोड़ देता हूं। यह जानते हुए कि मैं अगले दिन सुस्ती उठा लूंगा।

इसके अलावा, अगर मैं एक बहुत ही महत्वपूर्ण ईमेल की उम्मीद कर रहा हूं, जिस पर उस दिन कार्रवाई की आवश्यकता होगी, तो मैं उस ईमेल के लिए अपना ईमेल कई बार जांचूंगा। मेरे इनबॉक्स में प्रवेश करने वाली हर चीज़ को नज़रअंदाज़ करने की कोशिश करते हुए। ये नियम के अपवाद हैं, चरण 1 का नियम।

चरण 2: इनबॉक्स में प्रत्येक ईमेल के लिए निर्णय लें

मैं अपने ईमेल इनबॉक्स का उपयोग उसके फ़ोल्डरों सहित, एक गन्दी टू डू सूची के रूप में करता था। मेरे ईमेल इनबॉक्स को अन्य टूडू सूची के बजाय संवाद करने के तरीके के रूप में देखकर वास्तव में मेरे वर्कफ़्लो को अपग्रेड किया गया। अब मेरे पास एक सूची में मेरे सभी टूडू होंगे (पहले Google डॉक्स हुआ करते थे, अब मैं टोडोइस्ट का उपयोग करता हूं) और मुझे ईमेल के भीतर पाए जाने वाले सभी कार्यों के माध्यम से काम करने का दबाव महसूस नहीं होगा।

मैंने अपने सभी फ़ोल्डरों को संग्रहीत किया और अपने सभी ईमेलों को संग्रहीत करने का निर्णय लिया। प्रत्येक ईमेल को कहाँ संग्रहीत किया जाना चाहिए, यह तय करने में अधिक समय बर्बाद नहीं करना चाहिए। उस समय मैं जिस कंपनी के साथ काम कर रहा था वह जीमेल का इस्तेमाल करती थी और सर्च बार का उपयोग करके संग्रहीत ईमेल ढूंढना बहुत आसान था। आजकल मैं फिर से आउटलुक का उपयोग कर रहा हूं, यह काम करता है, वैसे ही नहीं।

इसलिए हर ईमेल पर, मैं तय करता हूं:

• 2 मिनट में पढ़ें + आर्काइव करें या जवाब दें या फॉरवर्ड करें
• इसे बाद में पढ़ने के लिए एक कार्य करें (यदि इसे पढ़ने में 2 मिनट से अधिक समय लगता है, आमतौर पर अटैचमेंट के साथ ईमेल करें)

• जो भी कार्रवाई आवश्यक थी, उसके लिए टूडू बनाएं

चरण 3: ईमेल शॉर्टकट के साथ सहज हो जाएं

अपने माउस (पैड) का उपयोग अपने ईमेल के चारों ओर घूमने और उन्हें भेजने के बजाय, मैंने कुछ समय ईमेल शॉर्टकट का अभ्यास करने में बिताया। जिनका मैं सबसे अधिक उपयोग करता हूं:

जीमेल के लिए:

चयनित संदेशों को संग्रहित करें (ई)

© लिखें

उत्तर (आर)

सभी उत्तर दें (ए)

आगे (च)

वर्तमान संदेशों को अपठित चिह्नित करें (Shift + u)

ईमेल भेजें (कमांड + एंटर)

संदेश खोजें (/)

आउटलुक के लिए:

एक नया संदेश बनाएँ। कंट्रोल+शिफ्ट+एम

एक संदेश भेजें। ऑल्ट+एस

कोई वस्तु खोजें। CTRL+E या F3

किसी संदेश का उत्तर दें। ऑल्ट+ आर

एक संदेश अग्रेषित करें। ऑल्ट+ एफ

उत्तर सभी विकल्प का चयन करें। ऑल्ट+ए

पुरालेख ईमेल: बैकस्पेस

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मर्लिन मान से इनबॉक्स ज़ीरो के बारे में अधिक जानकारी चाहने वालों के लिए:

https://www.43folders.com/43-folders-series-inbox-zero