Eu me formei em uma boa universidade na época e pensei que o diploma de engenharia me daria o emprego rapidamente. No entanto, como aprendi com meu primeiro gerente, a resposta que acertou minha oferta de emprego não era sobre engenharia, mas comunicação - como eu me comunicaria com outras pessoas que podem não falar inglês e vir de uma cultura diferente? E aí outra pergunta foi sobre como eu lidaria com os conflitos.

Recém-saída da escola e ainda ingênua, essas perguntas nunca estiveram na minha lista de preparação. Mas, percebendo a importância da comunicação, tenho me preocupado em praticar essa habilidade desde então. Como resultado, ser um comunicador eficaz me diferenciou de meus colegas e contribuiu para minha carreira.

O maior problema da comunicação é a ilusão de que ela aconteceu - George Bernard Shaw

Em primeiro lugar, por que a comunicação é importante? Porque a falta de comunicação é a fonte mais significativa de conflito, frustração e infelicidade, embora aconteçam involuntariamente. A falta de comunicação acontece devido ao seguinte:

• Nuances culturais, personalidade ou simplesmente má comunicação
• Fazer suposições (por exemplo, sobre o tom e a intenção de outras pessoas)
• Pouco feedback dos outros comunicadores
• Comunicação muito pequena e muito tardia

1. Explique por quê

"Por que?" é uma pergunta poderosa. A ideia principal aqui é começar com o seu propósito (o “Por quê”) antes de passar para o “Como” e o “O quê”. Este conceito é perfeito para melhorar o seu jogo de comunicação no trabalho, pois nos lembra que não devemos apenas dizer às pessoas o que fazer, mas também como fazer e, mais importante, por quê.

Então, por que o “porquê” é tão importante? Bem, explicar o “porquê” alinha todos com o propósito e os objetivos que você deseja alcançar. Trata-se de colocar todos na mesma página e investir no mesmo resultado. Além disso, como geralmente há muitas maneiras de atingir o mesmo objetivo, explicar o “por quê” ajuda sua equipe a entender como chegar lá e o que exatamente precisa ser feito.

Curiosidade No Vietnã, você sempre pergunta a idade de uma senhora durante o primeiro encontro para pronunciar corretamente. Seria tão rude em outro lugar pedir uma dama da idade deles. Mas é totalmente apropriado fazê-lo no Vietnã. E saber o porquê facilita a aceitação.

2. Mantenha tudo claro com o quê, quando e quem

Pode parecer difícil ser sempre aquele que pergunta: “Quando podemos fazer isso?” ou “Quem vai fazer isso?” No entanto, para ser uma estrela da comunicação no trabalho, seja sempre claro e conciso com WWW:

• O quê: Descreva o assunto, tarefa ou projeto. Abandone o jargão e use uma linguagem simples que todos entendam.
• Quando : Dê à sua equipe um cronograma ou prazo. Esta informação define as expectativas e mantém todos na mesma página.
• Quem : Chame as pessoas ou equipes responsáveis ​​pela tarefa ou projeto. Dessa forma, todos conhecem sua parte no grande esquema das coisas.

Definir as expectativas certas, especialmente em relação ao tempo, é crucial ao responder às perguntas de outras pessoas ou delegar tarefas.

Todos nós sabemos que estimar pode ser complicado, então seja conservador sobre isso - prometer menos e entregar em excesso.

Essa abordagem ajuda você a construir confiança e credibilidade, garantindo que todos estejam a bordo e satisfeitos com o progresso.

3. Peça feedback

Lembre-se, uma boa comunicação funciona nos dois sentidos. Incentive o feedback de sua equipe e de você mesmo, especialmente quando as coisas ficarem difíceis. Manter esses canais de comunicação abertos significa que todos podem compartilhar seus pensamentos, possíveis soluções e até mesmo algumas críticas construtivas. Ouça ativamente, esteja aberto a comentários e crie um espaço de trabalho onde todos se sintam valorizados e ouvidos. É assim que você resolve problemas como um campeão!

Por exemplo, quando você está se sentindo sobrecarregado com muitas tarefas em seu prato. Nesse caso, você pode entrar em contato com sua equipe ou gerente e dizer: “Preciso de ajuda para priorizar”. Essa abordagem abre as portas para feedback e mostra que você é proativo e está disposto a buscar suporte quando necessário.

Além disso, se você enfrentar uma pergunta para a qual não tem a resposta, não tenha medo de admiti-la. Basta dizer: “Não sei, mas entrarei em contato com você” e certifique-se de fazer o acompanhamento. Novamente, isso demonstra seu compromisso em encontrar as informações corretas e manter linhas de comunicação abertas.

Portanto, seja para debater soluções, ajustar processos, pedir ajuda para priorizar ou simplesmente manter as linhas de comunicação abertas para sugestões e melhorias, aceitar o feedback é um componente crítico da comunicação eficaz e de um ambiente de trabalho próspero.

4. Fique tagarela: seja oportuno e aberto

Quando se trata de comunicação, o timing é tudo. Portanto, tenha em mente essas duas dicas:

• Não durma com más notícias. Portanto, quando houver um erro, comunique e encaminhe. Você ainda terá que entregar a palavra de qualquer maneira, mas compartilhá-la antes pode aumentar as chances de virar o jogo. Mesmo se você acha que pode lidar com a situação sozinho, ainda é inteligente informar ou escalar o desafio que está enfrentando para obter ajuda precoce. Além disso, considere se comunicar com o cliente para redefinir as expectativas, se necessário. Lembre-se, é sempre melhor entregar além do que decepcionar. Ser franco mostra que você é transparente e está pronto para enfrentar o problema juntos.

• Compartilhe os detalhes. Incentive uma cultura de abertura compartilhando informações, atualizações e relatórios de progresso com sua equipe. Esse ambiente mantém todos informados e ajuda a evitar mal-entendidos e lacunas de conhecimento. Todos estão no mesmo barco e devem ter acesso às mesmas informações para ajudar a agilizar a tomada de decisões.