Imediatamente ou logo após a situação ter acontecido. Quanto mais contextual for o feedback, maior a chance de ser bem compreendido. Quanto mais você espera, mais a situação desaparece da memória (o cérebro naturalmente elimina as más lembranças junto com detalhes vitais, então não hesite).

Nesses casos, prefiro enviar uma mensagem para meus subordinados diretos o mais rápido possível, agendar chamadas de acompanhamento ou (se não for tão urgente) planejar revisitar a situação de acionamento do feedback no próximo 1–1.

Uma boa verificação de sanidade é  - se o seu subordinado for surpreendido pelo feedback fornecido na sessão regular de avaliação de desempenho, você não fez bem o seu trabalho.

Quão franco deve ser o feedback?

O mais direto possível. Se o seu colega estragou tudo, diga a ele/ela. Não adoce, porque você está roubando tanto você quanto seu relatório de valiosas oportunidades de crescimento. Normalmente, os líderes de produto (inclusive eu) fazem isso apenas para evitar as coisas desagradáveis ​​relacionadas a conflitos em potencial (para ser honesto, essa é uma postura bastante egoísta).

No entanto, existem quatro partes importantes sobre o feedback sincero:

• não deve ser pessoal, mas exclusivamente relacionado ao objeto de trabalho/qualidade dos resultados;
• deve ser baseada em dados e fatos (por exemplo, casos específicos), caso contrário, é uma especulação que pode acabar sendo pessoal;
• deve apontar a causa raiz do problema real (por exemplo, não é que o stakeholder não esteja de acordo com a solução, é que ele não teve transparência suficiente sobre o andamento do recurso);
• deve ser um diálogo de mão dupla, porque a versão dos eventos do seu relatório pode ter detalhes cruciais que você pode estar perdendo (você apresenta sua própria opinião/seu relatório compartilha a perspectiva dela e você encontra um consenso mútuo).

O feedback deve ser dado apenas em particular?

Existe uma crença amplamente difundida “ elogiar publicamente, criticar em particular ”, que eu não era estranho. Já tive casos em que fui direto demais em um ambiente público e o tiro saiu pela culatra, resultando na saída de um gerente da empresa. Além disso, dar feedback sincero em um ambiente de grupo foi e é sempre uma experiência tensa para mim. Assim que ouvi falar desse princípio, senti que era uma bala de prata conveniente. A verdade é que não é tão simples (e sou grato ao meu gerente atual por me ajudar a perceber isso).

Efeito de feedback em cascata

Deixe-me ilustrar com um exemplo. Alguns anos atrás, meu empresário frequentava nossas demos e nos esmagava completamente com feedback honesto. Isso foi intenso, desanimador e público. Mas o que notei depois é que minha atenção aos detalhes melhorou. Ainda mais, comecei a prestar mais atenção e a ser mais crítico em relação aos meus próprios relatórios.

Seus relatórios começam a modelar seus comportamentos e princípios , você escolhe qual direção tomar. É um efeito cascata que pode literalmente mudar a cultura de toda a organização, em algum momento.

Uma maneira é evitar/diminuir o feedback, o que pode potencialmente levar a uma cultura estagnada de validação constante (onde qualquer feedback dado pode ser percebido como ofensivo), outra maneira é fornecer regularmente feedback público franco, alavancando o poder do efeito cascata e melhorando a qualidade dos resultados de sua equipe.

Quão público pode ser o feedback?

Há uma ressalva. Você tem que estar consciente do alcance de seu feedback. Criticar um funcionário em um evento multifuncional pode fazer mais mal do que bem (não importa o quão objetivo você seja). No entanto, o contexto de sua equipe funcional pode criar o espaço seguro necessário para que esse feedback seja percebido de forma construtiva.

Resumindo, eu reformularia como

“Elogie publicamente (fora do escopo de suas equipes funcionais), critique em um ambiente de grupo funcional”.

Considerando tudo, ainda acho que mal estou arranhando a superfície quando se trata do domínio do feedback. Algumas dessas noções podem ser contestadas e outras definitivamente serão repensadas com o passar do tempo.