สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าสิ่งที่ดูเหมือนจะเป็นปัญหาเมื่อมองแวบแรกอาจเป็นอาการของปัญหาพื้นฐานที่ก่อตัวมานานหลายปี การปรากฏตัวของปัญหาพื้นฐานดังกล่าวอาจขัดขวางความก้าวหน้าในปัจจุบันหรืออาจก่อให้เกิดอุปสรรคในกิจกรรมการพัฒนาในปัจจุบัน ในช่วงเวลาดังกล่าว เราอาจเห็นวิศวกรที่ดำรงตำแหน่งอยู่กระโดดเข้ามาและเน้นประเด็นสำคัญในปัญหาที่เราเห็นในปัจจุบัน คุณได้รับคำใบ้บางอย่างที่นี่ :-)

ฉันได้รับสิทธิพิเศษในการเรียนรู้จากวิศวกรผู้ช่ำชองเกี่ยวกับวิธีที่เขาระบุปัญหาและพัฒนาโซลูชันเชิงปฏิบัติที่ไม่เพียงแต่แก้ไขปัญหาปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังเร่งการพัฒนาองค์กรในอนาคตอีกด้วย ฉันสนใจมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่เขาสร้างเอกสารการออกแบบทางเทคนิค และวิธีที่เขาโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและมีความสอดคล้องกันเพื่อเริ่มดำเนินการ ฉันจะแนะนำคุณตลอดการสนทนาของเรา

1. จดรายการปัญหา

“ขั้นตอนแรกในการแก้ปัญหาคือการยอมรับว่ามันมีอยู่จริง”

นี่เป็นขั้นตอนสำคัญเพราะช่วยให้เราเปลี่ยนโฟกัสจากการเพิกเฉยหรือหลีกเลี่ยงปัญหาไปสู่การหาทางออก ในขณะเดียวกันก็ไม่จำเป็นต้องแก้ปัญหาทั้งหมด สิ่งสำคัญคือต้องประเมินว่าปัญหาต้องการวิธีแก้ไขหรือไม่ บางครั้ง ปัญหาอาจไม่สำคัญหรือไม่คุ้มค่ากับเวลา ความพยายาม และทรัพยากรที่ต้องใช้ในการแก้ปัญหา ในบางครั้ง ปัญหาอาจเกิดขึ้นชั่วคราวหรือแก้ไขได้เองเมื่อปัญหาที่ใหญ่กว่านั้นได้รับการแก้ไขแล้ว ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มกระบวนการแก้ปัญหา สิ่งสำคัญคือต้องเข้าถึงว่าปัญหานั้นคุ้มค่าหรือไม่ และพิจารณาถึงต้นทุนและผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นจากการทำเช่นนั้น

2. ปรับตัวให้เข้ากับความเป็นผู้นำ

การจัดตำแหน่งผู้นำเป็นขั้นตอนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหา ซึ่งหมายถึงการสื่อสารขอบเขตของปัญหา ความเร่งด่วน และผลกระทบต่อผู้นำและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และได้รับการสนับสนุนและการซื้อ ผู้นำสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าเกี่ยวกับโซลูชันที่เป็นไปได้ ทรัพยากรที่จำเป็น และบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีม การมีส่วนร่วมของผู้นำแต่เนิ่นๆ และการแจ้งข่าวสารให้ทราบทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนกำลังทำงานเพื่อไปสู่เป้าหมายเดียวกันและมีการสนับสนุนที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ

3. ระดมสมองหาทางออกที่เป็นไปได้

การระดมความคิดในการแก้ปัญหามีประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น มันจำลองความคิดสร้างสรรค์และสร้างแนวคิดใหม่และนวัตกรรม การมีส่วนร่วมของกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลายในการระดมความคิดสามารถนำมุมมองและความเชี่ยวชาญที่หลากหลายมาสู่กระบวนการแก้ปัญหา ซึ่งนำไปสู่การแก้ปัญหาที่ครอบคลุมมากขึ้น ด้วยการประเมินและจัดลำดับความสำคัญของโซลูชันที่เป็นไปได้ระหว่างการระดมความคิด ทีมสามารถตัดสินใจอย่างรอบรู้และเลือกแนวทางการดำเนินการที่ดีที่สุด ในขั้นตอนนี้เรามีแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ซึ่งเราสามารถแก้ไขปัญหาได้

4. ทบทวนปัญหาร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นตอนต่อไปเกี่ยวข้องกับการทบทวนปัญหาและวิธีแก้ไขร่วมกับผู้ถือผลประโยชน์ทั้งหมด ตอนนี้เพิ่มรายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาและวิธีแก้ไขลงในเอกสารทางเทคนิค เริ่มต้นด้วยจำนวนน้อย (อาจเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียครั้งละหนึ่งราย) และตรวจสอบกับพวกเขาทั้งหมด และคาดว่าเราคงจะมีคำถามมากมาย เราสามารถแบ่งคำถามออกเป็นสามประเภท

ก. คำถามที่เราจะได้คำตอบโดยตรง
ข. คำถามที่เกี่ยวข้องกับการเจาะลึก/การวิเคราะห์เพื่อตอบสนอง
ค. คำถามที่เราเห็นความขัดแย้ง/ความไม่ลงรอยกันจากอีกด้านหนึ่ง

สำหรับ (ก) คำถามที่เราต้องการคำตอบโดยตรง เราสามารถเพิ่มคำถามเหล่านั้นและเพิ่มลงในส่วนคำถามที่พบบ่อย (คำถามที่พบบ่อย) ของเอกสาร ประเภท (b) อาจถูกยกขึ้นได้เนื่องจากมีส่วนน้อยในเอกสารทางเทคนิคที่ต้องการรายละเอียดมากกว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน คำถามเหล่านี้สามารถออฟไลน์ได้และเราสามารถเจาะลึกและเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมได้ และเราสามารถเพิ่มเป็นส่วน 'ภาคผนวก' ในเอกสารและสามารถเชื่อมโยงไปยังตำแหน่งที่เกี่ยวข้องภายในได้ ประเภทที่สามคือที่ที่เราต้องทำงานร่วมกับฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อแก้ไขความขัดแย้ง

5. การแก้ปัญหาความขัดแย้ง

นี่คือส่วนที่น่าสนใจที่สุด อาจมีหลายหมวดที่ไม่ลงรอยกัน สำหรับตอนนี้ เรามาเน้นที่ 2 หมวดนี้กัน

5.1 แนวทางที่หลากหลายเพื่อความท้าทายร่วมกัน

นี่เป็นสถานการณ์ที่เราได้รับข้อเสนอหรือวิธีแก้ปัญหาที่แตกต่างกันสำหรับปัญหาเดียวกัน การพิจารณาว่าตัวเลือกใดเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอาจเป็นเรื่องยาก ในการตัดสินใจอย่างรอบรู้ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาข้อดีและข้อเสียของแต่ละข้อเสนออย่างรอบคอบ เราสามารถลองแสดงรายการข้อดีและข้อเสียของแต่ละข้อเสนอ ตลอดจนประเมินความเสี่ยงหรือข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับแต่ละตัวเลือก โปรดทราบว่าอาจไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่ "ถูก" หรือ "ผิด" ที่ชัดเจนเสมอไป และบางครั้งแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอาจเกี่ยวข้องกับการประนีประนอมหรือการผสมผสานข้อเสนอที่แตกต่างกัน ท้ายที่สุดแล้ว เป้าหมายคือการเลือกข้อเสนอที่มีแนวโน้มมากที่สุดที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ ในขณะเดียวกันก็ลดผลกระทบเชิงลบที่อาจเกิดขึ้นให้เหลือน้อยที่สุด

5.2 การตีความแนวคิดโดเมนที่หลากหลาย

เราอาจพบกับความไม่ลงรอยกันเมื่อ 'คำหลัก' เดียวกันมีความหมายต่างกันสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย/เจ้าของปัญหาที่แตกต่างกัน พิจารณาตัวอย่างที่เรากำลังทำงานกับผลิตภัณฑ์ เช่น 'Google เอกสาร' และสมมติว่า 'Google เอกสาร' รองรับการเพิ่ม 'คุณสมบัติ' และ 'แท็ก' ลงในเอกสาร คำว่า 'คุณสมบัติ' และ 'แท็ก' ดูมีความหมายเหมือนกัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายที่ผู้คนที่แตกต่างกันสามารถใช้สิ่งเดียวกันในบริบทที่แตกต่างกัน เมื่อเราพยายามเสนอคุณลักษณะและเรากำลังพยายามเพิ่มข้อมูลเมตาเป็น 'คุณสมบัติ' และเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เห็นด้วยและพูดว่า "เฮ้ นี่ควรเป็นแท็กแทน"

ดังนั้น วิธีที่ดีที่สุดคือถอยกลับไปหนึ่งก้าวและทำงานร่วมกับเจ้าของโดเมนที่รับผิดชอบ 'คุณสมบัติ/แท็ก' และกำหนด 'คำหลัก' เพื่อให้ทั้งสองฝ่าย (เจ้าของปัญหาและผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง) ในการตรวจสอบเปิดอยู่ ถนนสายเดิมก่อนเข้าไป/แก้ไขปัญหา