Este artículo tiene como objetivo brindarle las claves para organizar retrospectivas eficientes e impactantes, y evitar la situación anterior ⬆️.

La retrospectiva es un momento privilegiado de comunicación. Permite que el equipo se felicite por los éxitos recientes y se tome el tiempo para reflexionar sobre lo que no funcionó tan bien y podría mejorarse.

En última instancia, el objetivo de la retrospectiva es identificar mejoras o nuevas prácticas para ayudar al equipo a ser más eficiente.

En Yousign se organizan regularmente 3 tipos de retrospectivas.

1) Retrospectiva de Squad

Por qué: Cree un espíritu de equipo dentro del Escuadrón y revise la iteración anterior para mejorar las prácticas de entrega con acciones específicas.

Quién: Todos los miembros del equipo (desarrolladores, gerentes de producto, gerente de ingeniería, asistencia de calidad).

Cuándo: Una vez al final del sprint o cada 2 o 3 semanas si trabajas en Kanban.

Cuánto tiempo: 1 hora suele ser suficiente.

2) Retrospectiva de fin de iniciativa

Por qué: reflexionar sobre una iniciativa terminada e identificar qué salió bien y qué se podría hacer mejor la próxima vez para capitalizar nuestra experiencia.

Quién: Miembros en funciones de la iniciativa y partes interesadas involucradas.

Cuándo: una o dos semanas después del final de una iniciativa o después de un lanzamiento importante.

Cuánto tiempo: depende de la iniciativa pero normalmente se tarda entre 1,5 y 2 horas.

3) Retrospectiva del equipo de producto

Por qué: identifique los factores clave que conducen al éxito del equipo y acuerde acciones para impulsar resultados aún mejores.

Quién: miembros del equipo de productos (gerentes de productos, gerentes de marketing de productos, diseñadores de productos).

Cuándo: Una vez cada trimestre.

Cuánto tiempo: depende del tamaño del equipo pero suele tardar entre 2 y 3 horas.

Cómo preparar la retrospectiva

Puede considerar esta parte como una guía paso a paso a seguir para organizar una retrospectiva; por supuesto, debe adaptarse a su contexto, necesidades y organización.

Esta guía se centra en la “Retrospectiva de fin de iniciativa”, pero se puede adaptar fácilmente a cualquier tipo de retrospectiva.

Una buena preparación es un factor clave para el éxito de su retrospectiva. En total, le llevará alrededor de una hora y garantizará que todos los asistentes a esta reunión tengan la mentalidad adecuada cuando llegue el momento de la retrospectiva.

Lista de los asistentes

Trabaja en tu casting. La retrospectiva es un momento privilegiado para reunir a todos los interesados ​​en una sala durante un breve período: no se olvide de nadie. Debe incluir tanto a personas que han estado trabajando como contribuyentes como a personas que toman decisiones.

No invites a demasiadas personas. Tener más de 12 personas en una retrospectiva puede provocar dificultades de animación y las personas pueden hablar con menos libertad. Se pueden considerar tres opciones si cree que se invita a demasiadas personas:

• Elija un representante para cada equipo o pregúntele a su gerente quién debe ser incluido.
• Organice para el equipo de ingeniería una retrospectiva separada centrada en la entrega del proyecto. Incluso en ese caso, se debe invitar al menos a una persona del equipo de ingeniería, generalmente es el gerente de ingeniería.
• Divida el grupo en dos subgrupos equilibrados y organice dos retrospectivas al mismo tiempo.

Un buen animador tiene que ser lo más neutral posible e idealmente no estar involucrado en el proyecto para evitar sesgos. Por eso es un desafío tanto animar como participar en una retrospectiva.

La mejor solución aquí es pedir ayuda a uno de sus colegas favoritos que no esté involucrado en este proyecto. Cuidado, tendrás que devolverle el favor tarde o temprano. A partir de aquí, el piloto debe participar en todos los pasos siguientes de la preparación.

Elige el formato

Existen muchos formatos retrospectivos y no recomendaré ninguno. Sin embargo, hay que tener en cuenta dos cosas:

• Elija un formato que se ajuste al tipo de salida que desea. Por ejemplo, es posible que desee tener una retrospectiva orientada a la acción o simplemente centrarse en las fortalezas y debilidades del equipo.
• Considera que puede ser la primera retrospectiva de algunos de los asistentes así que evita un formato más avanzado como el Velero.

Desde mi experiencia, Keep Drop Start es un buen comienzo y está muy orientado a la acción. Si tienes retrospectivas regulares con tu escuadrón, entonces tienes muchas oportunidades para explorar nuevos formatos y turnarte para animar.

Reserva un espacio en el calendario

Este paso puede ser el más complicado de todo el proceso y debe anticiparse. Tienes que elegir una fecha que se ajuste a la agenda de todos y que no esté muy lejos del final del proyecto.

Si pocas personas no pueden asistir, puede considerar recopilar sus comentarios antes del evento principal. El piloto será la persona adecuada para compartir los comentarios con el grupo.

Preparar la plataforma de diapositivas

El conjunto de diapositivas es una herramienta esencial para transmitir mensajes clave al participante. Siempre debería, al menos, incluir esas tres partes, incluso para los equipos más experimentados:

1. Por qué es importante hacer una retrospectiva . Cuáles son los resultados esperados y cómo se aprovecharán esos aprendizajes para mejorar en el futuro.
2. Un breve recordatorio de la línea de tiempo del proyecto. No todas las personas trabajaron a tiempo completo en el proyecto y saben lo que sucedió en detalle. Es aún más importante si se trata de un proyecto a largo plazo.
3. Las reglas básicas pero esenciales a seguir para tener una retrospectiva eficiente. Esta parte puede parecer extraña u obvia, pero siempre es útil para recordar a las personas que no estamos aquí para señalar a las personas y que esperamos que todos tengan una mentalidad positiva y constructiva. No significa que no podamos estar en desacuerdo, pero significa que tenemos que hacerlo de manera constructiva. Aquí hay un ejemplo de pautas.

• La gente no debe ser interrumpida.
• Burlarse de la gente no es aceptable.
• Lo que se dice se puede mantener en privado.

Una vez más, el piloto puede ayudarte a construir este mazo de diapositivas, pero no es el jugador principal aquí.

Comparta la plataforma de diapositivas con todos los participantes

Compartir las diapositivas de antemano ayuda a las personas a saber qué esperar y esto debe hacerse alrededor de una semana antes de la retrospectiva. También se debe enviar un recordatorio dos días antes del Día D.

Se deben preguntar dos cosas a los participantes mientras comparte la plataforma de diapositivas:

• Brinde comentarios sobre la línea de tiempo, ya que todos pueden tener una perspectiva diferente sobre los eventos pasados.
• Prepare lo que planean decir, de modo que cuando lleguen a la reunión tengan en mente las cosas más importantes para compartir.

Cómo animar la retrospectiva

Herramientas

No ganaré nada diciendo eso, pero mi herramienta favorita hasta ahora es metroretro.io . Es una herramienta gratuita y fácil de usar que tiene esta increíble función para ocultar o mostrar notas adhesivas. Para aquellos que planean dirigir una retrospectiva en la vida real, las notas adhesivas y los marcadores son sus amigos, solo asegúrese de tener una pared (que no sea de ladrillo, de lo contrario las notas adhesivas no se pegarán) o una pizarra a su disposición.

Animación

Para este paso, asumiré que eligió Keep Drop Start. Sin embargo, lo que sigue se puede aplicar a todos los formatos con una parte divergente y otra convergente.

La animación de esta reunión debe ser liderada por el piloto, el líder del proyecto solo intervendrá para presentar el cronograma del proyecto.

1. Introducción

Esta parte debería durar alrededor de diez minutos y está dedicada a presentar el conjunto de diapositivas preparado de antemano. Es una ocasión perfecta para recordar a todos lo que se espera y lo que va a pasar.

2) divergencia

Las personas enumeran lo que tienen en mente para cada categoría (Keep, Drop, Start y preguntas). Si tienes muchos participantes o poco tiempo, puedes establecer un límite de 3 o 5 post-its por categoría por persona.

Luego, los participantes comparten uno tras otro lo que escribieron explicando brevemente lo que tienen en mente. En este punto, es muy importante ser lo más breve posible porque después tendrás tiempo para discutir cada tema. Las notas adhesivas compartidas no deben ser discutidas por el grupo todavía, viene un tiempo dedicado para eso justo después.

3) Convergencia

En realidad, para el piloto y para usted, la fase de convergencia comienza cuando las personas comienzan a compartir sus notas adhesivas. El objetivo es agrupar los comentarios por tema en tiempo real, de modo que una vez que todos hayan presentado sus ideas, solo tiene que decidir con el equipo qué tema se debe discutir primero.

No dude en preguntar a las personas su opinión sobre cada tema, haga preguntas, pregunte "¿por qué?" y asegúrese de que todos tengan la oportunidad de hablar. El resultado de esas discusiones para cada tema debe ser una lista de acciones para mejorar la forma en que el grupo trabaja en conjunto. Si no encuentra la solución de inmediato, una buena idea puede ser preguntarse qué se debe hacer para tender a una mejor situación, puede ser “organizar un taller para recopilar ideas” o “hablar con Axelle, el CTO, sobre este problema”. ”.

Tres cosas son importantes cuando defines una acción:

• Debe contener un verbo, de lo contrario no es una acción.
• Alguien debería ser responsable de esta acción.
• Se debe establecer un plazo o tiempo

Si algunos temas no se abordan, puede proponer tratarlos de forma asincrónica o establecer una breve reunión dedicada con las personas involucradas.

Una reunión retrospectiva es también un lugar para celebrar los éxitos. Antes de saltar a lo que debe mejorarse, tómese un tiempo para resumir lo que salió bien.

Estoy dirigiendo una retrospectiva con personas con las que estoy trabajando, ¿qué podría salir mal?

No siempre todo sale según lo planeado, aquí hay una lista de situaciones comunes que puede enfrentar e ideas para resolverlas:

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Personas que no quieren compartir o no encuentran el espacio para compartir

Explicación: Puede provenir de muchas razones. Algunas personas pueden ser tímidas y temerosas de hablar en público, frente a las partes interesadas o frente a su gerente. Algunas personas también pueden no tener una opinión específica sobre un tema específico. Es posible que otros no estén tan comprometidos como cabría esperar y no quieran participar activamente en este tipo de reunión.

Posibles soluciones: asegúrese de preguntar regularmente a este participante si quiere compartir algo sobre el tema actual.

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Gente siendo agresiva

Explicación: Puede ser un síntoma de personas presionadas o simplemente un mecanismo de defensa. Ten en cuenta que las personas tienen diferentes formas de comunicarse, lo que significa que una oración que percibiste como agresiva podría no ser percibida de la misma manera por quien la dice.

Posibles soluciones: No lo deje pasar ni una sola vez, tan pronto como detecte que alguien está siendo agresivo, recuerde al grupo las reglas de oro de la retrospectiva. Hazlo varias veces si es necesario. Si no funciona, podría ser útil enviar comentarios a esta persona después de la reunión. Con suerte, esta situación es muy rara.

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Gente señalando la responsabilidad de alguien

Explicación: Puede ser un síntoma de personas presionadas o simplemente un mecanismo de defensa. También puede deberse a una mala comprensión de los objetivos y reglas de la retrospectiva oa la falta de experiencia con este taller.

Posibles soluciones: igual que arriba. También puede tratar de guiar al grupo para que se centre en acciones concretas que podrían tomar, llevándolos a pensar en el futuro en lugar de detenerse en el pasado.

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Gente con ganas de compartir MUCHO

Explicación: A algunas personas simplemente les gusta hablar mucho y compartir sus puntos de vista. También puede provenir de personas que no se sienten cómodas con el silencio. La mayoría de las veces ni siquiera se dan cuenta. También suele provenir de partes interesadas o líderes que están ansiosos por compartir sus puntos de vista.

Posibles soluciones: Hay que asegurarse de que durante la reunión todos tengan la oportunidad de hablar y dar su opinión sobre los diferentes temas. Por ejemplo, puede recordarle al grupo que el tiempo vuela y preguntar si otras personas tienen otras opiniones. Solo asegúrese de que las opiniones de las personas que más hablan no estén sobrerrepresentadas en el resumen retrospectivo compartido con la empresa.

Después del taller

Como animador de la retrospectiva, su función aquí es resumir los aprendizajes de la retrospectiva y compartirlos con la empresa.

Tenga cuidado con el nivel de granularidad. Es importante tener en cuenta que la mayoría de las personas de la empresa no han trabajado en el proyecto: no sea demasiado técnico e intente presentar el contenido de manera integral. No significa ocultar información, significa tener diferentes niveles de granularidad en su documento.

El grupo decide qué se debe compartir y qué no. Si quieres que la retrospectiva sea un espacio de libertad de expresión y honestidad debes estar de acuerdo con ellos sobre lo que se debe compartir y lo que se debe mantener dentro del grupo. Pida a las personas su consentimiento y comentarios antes de compartir cualquier cosa.

La retrospectiva solo es útil si se toman acciones y se realiza un seguimiento de manera regular. Esta responsabilidad es compartida entre el animador, los asistentes y el gerente.

Espero que este artículo lo ayude a organizar mejores retrospectivas o simplemente lo guíe a través de su primera. De todos modos, si desea compartir su experiencia, buenas prácticas o comentarios, no dude en utilizar la sección de comentarios a continuación.

Cómo llevar una lista de verificación retrospectiva eficiente