Una estructura de desglose del trabajo (EDT) ayuda a desglosar cada paso de un proyecto y considera todas las tareas para lograr los resultados finales.

¿Por qué los jefes de proyecto aplican esta herramienta en sus proyectos? ¿Cuáles son los pros y los contras de una estructura de desglose del trabajo? ¿Cómo elegir la herramienta adecuada para construir una WBS efectiva?

Este post te ayudará a encontrar las respuestas.

Definición de la EDT

¿Qué es una estructura de descomposición del trabajo?

Una estructura de desglose del trabajo es un diagrama de proyecto donde las tareas reflejan sus relaciones entre sí y con el proyecto en general de forma jerárquica. Tiene una naturaleza gráfica y ayuda a predecir resultados basados ​​en diferentes escenarios.

A menudo se visualiza como un árbol orientado a resultados que cubre todos los procedimientos del proyecto. Los equipos de proyectos solicitan dividir sus proyectos en componentes fácilmente manejables. Estos componentes se descomponen aún más hasta que se pueda asignar un miembro del equipo requerido.

Elementos de la PEP

Hay niveles específicos que se deben aplicar en la EDT. Hacen que los proyectos sean más fáciles de gestionar.

Una estructura típica de desglose del trabajo consta de los siguientes elementos:

• Una declaración de la visión del proyecto.
• Fases del proyecto.
• Tareas con entregables.

Historial de la EDT

El concepto de WBS fue desarrollado junto con el concepto de Técnica de Evaluación y Revisión de Programas ( gráficos PERT ) por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos en 1957.

Se creó una WBS para ser utilizada en organizaciones de defensa, sin embargo, el término se introdujo en sectores que no son de defensa en 1987.

La importancia de utilizar una EDT en la gestión de proyectos

Una estructura de desglose del trabajo beneficia a los equipos de proyecto de varias maneras:

• Al dividir un proyecto en pequeños componentes, lo hace menos abrumador y más manejable.
• La estructura proporciona una hoja de ruta para todos los miembros del equipo. Muchos proyectos involucran a varios equipos actuando en tándem. Necesitan coordinarse e integrarse para completar el trabajo. La WBS les ayuda a concentrarse en sus tareas y entregables y demuestra cómo sus esfuerzos encajan en todo el proyecto.
• La estructura también ayuda a medir la finalización del proyecto, definir hitos y asignar recursos presupuestarios.

Los gerentes de proyecto utilizan WBS en proyectos comerciales, residenciales y de construcción. La estructura proporciona a los inversores y clientes una mejor comprensión de todo lo que implica el desarrollo del proyecto.

Aquí está la lista de los equipos que pueden usar una WBS:

Mejores prácticas de WBS: lo que debe recordar

Hay reglas especiales que debe tener en cuenta al trabajar en la estructura de desglose del trabajo.

• La regla del 100% se trata de incluir el 100% del trabajo definido por el alcance del proyecto, que se divide en los niveles de la EDT. Estos niveles contienen entregables del proyecto, cuentas de control, paquetes de trabajo y tareas. Se aplica a todos los niveles de la EDT. Por lo tanto, la suma del trabajo en un nivel WBS inferior debe ser igual al 100% del trabajo representado por el nivel WBS anterior sin excepción.
• Usa sustantivos. Usar sustantivos en lugar de verbos acelera la claridad.
• Sea minucioso. Al trabajar en WBS, debe comprender que todo es importante si es parte del curso que conduce a su entrega final. Asegúrese de tener una lista completa de todas las tareas para administrar ese curso.
• Mantenga las tareas mutuamente excluyentes. No es necesario desglosar tareas individuales para el trabajo que ya forma parte de otra tarea.
• Profundiza lo suficiente. Una EDT debe ser detallada. Sin embargo, trate de mantenerlo no tan profundo que se vuelva confuso.

Una estructura de desglose del trabajo proporciona beneficios evidentes, incluidos los siguientes:

• Comunicación avanzada. La colaboración en cada paso es una de las principales ventajas de una EDT. No importa si un proyecto tiene una dirección interna o externa.
• creatividad _ Las personas que solicitan una WBS tienen amplias oportunidades para desarrollar sus habilidades creativas.
• Orientación sobre objetivos finales. Una estructura de desglose del trabajo de la EDT ayuda a mantener a todos los miembros del equipo enfocados en el objetivo final. Disminuye la posibilidad de que se realice un trabajo innecesario porque el alcance se ha definido claramente.
• Organización de los detalles . Nada se pierde en el proyecto porque cada detalle está cuidadosamente contabilizado.
• Problemas de programación. Una WBS ayuda a identificar cuáles de los entregables se están atrasando en su cronograma.
• Asignación de tareas . Cuando divide un proyecto en partes manejables, se vuelve más fácil asignar estas tareas a los miembros de su equipo.
• Prevención de problemas. Los problemas pueden ocurrir incluso cuando un proyecto está listo. Una WBS ayuda a cortarlos teniendo en cuenta todos los detalles de las tareas antes de su ejecución.
• lluvia de ideas La estructura ayuda a encontrar ideas y soluciones útiles. Es fácil hacer una lista de todas las ideas y luego eliminar las innecesarias.
• Gestión de riesgos. Si está trabajando con una EDT, puede gestionar los riesgos desde el principio. Anticipa todos los requisitos y asigna recursos: tiempo, dinero y mano de obra.
• Flexibilidad para varios equipos. Una EDT se utiliza en diferentes campos y esferas. No importa cuán grande sea el equipo. La estructura siempre apoyará la ejecución del proyecto.

¿Cómo crear una estructura de descomposición del trabajo? Siga los cinco pasos que se describen a continuación.

1. Describa una declaración de proyecto

La oración o un párrafo describirá la visión y funciones de su proyecto en la etapa final. Esta etapa de una WBS es el sótano de cualquier proyecto. Todo el equipo suele desarrollarlo.

2. Resume todas las etapas necesarias

Ahora necesitas cumplir con todas las etapas necesarias. Tal vez, tendrá que dividir el alcance del proyecto en varios pasos. A menudo depende de los requisitos del proyecto, los plazos y el presupuesto.

3. Crear entregables

Resalte todos los entregables que deben completarse en cada etapa. Las etapas deben tener resultados finales. Necesitas lograrlos antes de pasar a la siguiente etapa.

4. Divide los entregables en tareas más pequeñas

Estas tareas deben diseñarse como secciones. Cualquier miembro del equipo debería poder administrarlos fácilmente.

5. Asigna cada sección

La última etapa de esta jerarquía es la asignación de cada parte manejable. Una persona requerida (o un equipo) será responsable de una tarea específica. Estarán involucrados en cada sección de trabajo que conducirá a los resultados correspondientes.

Ahora pasemos a los ejemplos de la EDT de la vida real.

Ejemplos de estructura de descomposición del trabajo

Para comprender mejor el concepto de una estructura de descomposición del trabajo, debemos sumergirnos en algunos ejemplos prácticos. Aquí consideramos los ejemplos del uso de una WBS en las esferas de desarrollo y construcción de software.

Ejemplo de desarrollo de software WBS

El desarrollo de software es uno de los ejemplos más comunes de uso de una estructura de descomposición del trabajo.

Si tiene un proyecto de TI regular relacionado con el desarrollo de software, debe seguir las etapas típicas del proceso de desarrollo.

Una estructura de desglose del trabajo WBS dividirá su proyecto en funcionalidades y luego las dividirá en tareas más pequeñas que se pueden asignar a ciertas personas.

Imagínese, está trabajando en la creación de una nueva aplicación. Para construirlo, deberá seguir algunos pasos consistentes con tareas específicas. Así es como puede verse su WBS:

Ejemplo de WBS para la construcción

Puede utilizar una EDT para varios fines, incluida la gestión de proyectos de construcción complejos.

Esta es la zona donde la estructura funciona perfectamente. No tiene que seguir las pautas formales de una estructura de desglose del trabajo de PM. Su propósito debe ser componer categorías naturales para su proyecto de construcción.

Digamos que tienes que construir una casa de verano en el patio trasero. Su ejemplo de estructura de desglose de trabajo para la construcción puede verse así:

Plantillas WBS gratuitas y de pago

Generar una estructura de desglose del trabajo es técnicamente fácil, pero requiere mucho tiempo. Es por eso que puede aplicar diferentes plantillas WBS para comenzar con facilidad.

Los hay de varios tipos: de pago o gratuitos. Puede seleccionar el correcto que le dará flexibilidad y ayudará a mantenerse alineado.

Plantilla WBS en Excel

Para usar una estructura de desglose del trabajo en Excel, debe trabajar con la función de gráficos SmartArt.

Simplemente haga clic en la pestaña Insertar , vaya a la sección Ilustraciones y elija Gráficos SmartArt . La sección Jerarquía lo ayudará a construir su WBS en Excel.

Una plantilla MindMaster WBS y una plantilla EdrawMind WBS también son buenas opciones para obtener una estructura amigable.

WBS en un diagrama de Gantt

GanttPRO es una poderosa herramienta de diagramas de Gantt que ofrece plantillas de diagramas de Gantt gratuitas que puede aplicar fácilmente para desglosar su trabajo.

Aquí hay una plantilla colorida de GanttPRO que representa un proyecto de construcción:

Utilice GanttPRO para crear una WBS práctica

GanttPRO es intuitivo, fácil de usar y fácil de usar. La idea principal de generar una WBS aquí es que tiene la oportunidad no solo de visualizar lo que está haciendo, sino también de controlar cuándo lo está haciendo.

Con este creador de diagramas de Gantt en línea, puede convertir su WBS en un diagrama de Gantt sin esfuerzo adicional. Con la herramienta, puede crear tantos proyectos como necesite con un número ilimitado de tareas.

Al agregar un campo WBS personalizado de la lista, puede ordenar su lista de tareas para visualizar la jerarquía que desea.

Importación de una EDT de Excel a GanttPRO

Puede transferir su proyecto creado en Excel a GanttPRO y continuar trabajando en sus planes. Presione Importar (al crear un nuevo proyecto) y use la función de arrastrar y soltar o cárguelo desde su computadora.

Establezca el número de tarea en su WBS para que GanttPRO pueda definir correctamente la posición de las tareas en el proyecto.

Conclusión

Ahora sabe que una estructura de desglose del trabajo de la WBS es el primer paso para crear un cronograma del proyecto. Este tipo de gráficos de gestión de proyectos populares es como un esqueleto de su plan de trabajo futuro.

Una estructura de desglose del trabajo informa a los equipos sobre el progreso realizado, lo que aumenta su eficiencia y lleva a las personas a tomar decisiones exitosas. Las cómodas plantillas WBS harán que su proceso de gestión de proyectos sea fluido.

¿Qué opinas sobre una estructura de desglose del trabajo? Siéntete libre de compartir tu experiencia.

Y si desea obtener más detalles sobre esta herramienta de PM, explore el artículo completo ¿ Qué es una estructura de desglose del trabajo y cómo mejorar la gestión de proyectos con una EDT? https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.