Excel puede contener “ una colección organizada de información estructurada o datos ” (definición de base de datos tomada de Oracle ); por lo que técnicamente se podría afirmar que Excel es una base de datos (DB). Sin embargo, si usamos esta definición, cualquier tipo de archivo podría ser una base de datos, incluso un documento de Word…

Excel es una poderosa herramienta de hojas de cálculo que permite trabajar con datos, ¡no almacenarlos! Es relativamente fácil e intuitivo, se puede encontrar en la mayoría de las computadoras y es suficiente para la mayoría de los propósitos. Entiendo la tentación de usarlo como base de datos, ¡pero no lo hagas! No te arrepentirás de la decisión.

Los datos se encuentran entre los activos más valiosos de su empresa, trátelos como tales; nunca use Excel como la base de datos de su empresa .

Problemas con Excel cuando se usa como base de datos

La integridad de los datos es un problema, ya que los datos se corrompen con demasiada facilidad. Los tipos de datos en las celdas no se aplican, podría ingresar texto donde deberían estar los números. La mayoría de las veces, los datos se insertarán/eliminarán/modificarán mediante entradas manuales. Esto incluye el error humano inevitable que tarde o temprano sucederá. El formateo automático y variable también puede corromper los datos, por ejemplo, la fecha convertida en número.

El almacenamiento limitado pronto se convertirá en un problema a medida que su proyecto/empresa (con suerte) crezca y, en consecuencia, los datos que maneja. Excel tiene un límite estricto: 1.048.576 filas por 16.384 columnas. También las celdas individuales tienen límites; ancho máximo de columna: 255 caracteres (lista completa de límites aquí ).

No diseñado para multiusuario . A menudo sucede trabajar en una sola hoja de cálculo con otras personas y enviarla por correo electrónico. Esto conducirá inevitablemente a la confusión con las versiones del archivo, varias personas trabajarán en él de forma sincronizada (doble trabajo) y no podrán comprender quién cambió qué y cuándo. Incluso si se comparte en la nube, existe el problema inevitable de que los colaboradores sobrescriban el trabajo de los demás. El historial de versiones en la nube está disponible, pero es tedioso de reconstruir. Cualquiera puede modificar datos y agregar/eliminar cosas. Si el acceso no se gestiona correctamente, ¡incluso de forma anónima! Receta para el desastre.

Baja velocidad/rendimiento a medida que aumentan los datos y las fórmulas se vuelven más complejas. Ordenar y filtrar también puede ser problemático en Excel. DB mucho más rápido y simple.

La seguridad de los datos no es aplicada por usuarios y roles específicos. Todo el mundo puede acceder y modificar todos los datos de forma no estructurada; en una base de datos, esto se gestiona con usuarios y roles. Algo saldrá mal, probablemente incluso accidentalmente. Por ejemplo, envíe un correo electrónico con una hoja de cálculo a la persona equivocada, elimine accidentalmente un registro, modifique una función o cambie los límites de la celda.

No apoya las tareas complejas. Ideal para flujos de trabajo lineales y cálculos relativamente sencillos. A medida que aumenta la complejidad, las tareas se vuelven difíciles con Excel. VBA ofrece cierta automatización, pero también tiene sus limitaciones. Excel no tiene estructuras para el mecanismo de indexación o relación entre registros (ofrecido por DB).

Tedioso y lento. A menudo, se requiere mucho copiar y pegar o trabajo manual para adaptar/formatear los datos. Pérdida de tiempo y propenso a errores.

No importa el tamaño de su empresa, Excel no es una opción de base de datos aceptable.