Sempre existe a primeira vez.

Você escreve os acordos para seu primeiro investimento em sua empresa e seu investidor apenas pergunta: “Quando fazemos a primeira reunião do conselho?”

Enquanto você está trabalhando no cronograma, pode acontecer que sua mente esteja girando: “Reunião do conselho. Hum. O que diabos eu devo fazer?”.

Existem muitos posts sobre como administrar o conselho, no final desta carta, alguns selecionados para ampliar sua compreensão sobre:

• Por que eu tenho o membro do conselho/investidor?
• Qual é o objetivo da Reunião do Conselho?
• O que fazer antes, durante e depois da Reunião do Conselho?
• O que torna a Reunião do Conselho ótima e agradável?
• Ou, pelo contrário, o que o torna incrivelmente irritante?

Acreditamos, antes de mais nada, que é uma pessoa para te ajudar a navegar, e apenas em segundo lugar de importância é monitorar o estado do investimento. Com isso em mente, o membro do conselho é SEU RECURSO & AMIGO (não seu cão de guarda ou pior: seu chicote).

Como devo pensar no membro do conselho como um “ recurso e amigo ”?

Por que # 1: Para me desvencilhar. É normal que você encontre situações, dilemas de negócios, dilemas, obstáculos no caminho para construir seu negócio. Muitos serão pela primeira vez. E você vai se perguntar o que fazer, qual é a decisão certa a tomar. Há uma chance muito grande de haver pessoas que já estiveram em tais situações antes... e seu membro do conselho pode apresentá-los a você, ou até mesmo pode ter sua própria experiência com tais situações.

Por que # 2: Não para limitar minhas perguntas. A gama de tais temas não tem limites. Você sempre deve se sentir à vontade para abordar seu membro do conselho com qualquer situação “ESTOU PARADO”. E pode variar de forma muito ampla, do operacional ao estratégico. Em nossa experiência, dependendo do estágio do negócio, seus colegas (fundadores de primeira viagem) ficam presos em diversos tópicos, incluindo (mas de longe não se limitando a):

• Ferramentas mais adequadas para uso (para marketing, vendas, suporte ao cliente,…)
• O que fazer e o que não fazer na contratação
• Desafios de mercado (cliente certo, USP certo, preço certo, etc.)
• Definição de metas acionáveis ​​(objetivos claros, metas corretas, simplicidade)
• Gerenciamento de crise bem-sucedido
• Modelo operacional de equipe eficaz (reuniões corretas, acesso, decisões)
• Máquina de aquisição certa e estratégias de entrada no mercado
• Captação de recursos impactante (história de patrimônio certa, plano adequado, apresentações a potenciais investidores,…)

[2] Qual é o objetivo da Reunião do Conselho?

Agora passando de uma situação de Membro Único do Conselho para uma Reunião com vários Membros do Conselho (pode não ser o caso nos primeiros dias, mas com o tempo você provavelmente terá mais Membros do Conselho).

Essa mudança para “Múltiplo” cria uma NOVA PERGUNTA PARA VOCÊ: “Como devo usar a Reunião do Conselho para me ajudar mais , enquanto educa os membros do conselho sobre o andamento dos negócios, lida com a diversidade de pontos de vista e observa as decisões reservadas ao Conselho são devidamente discutidas e executado”.

A Reunião do Conselho deve ser um local onde o tempo é gasto em:

Propósito #1: Comemorar conquistas. Os membros do conselho também são pessoas :-). Eles adoram ouvir sobre sucessos. Compartilhe aqueles barulhentos e orgulhosos. Desperte a energia.

Propósito #2: Construir clareza do caminho a seguir (através de desafios e oportunidades). A Reunião do Conselho não é um lugar para ler os relatórios (todos nós podemos ler), é a reunião para discutir abertamente os desafios e oportunidades para melhorar o valor dos negócios (às vezes também para evitar prejudicar o valor dos negócios), VOCÊ deve se concentrar na formulação de desafios/oportunidades para destravar o que você precisa.

Observação: às vezes, os fundadores confundem esta seção com uma passarela. Significado: em vez de se concentrar em obter acesso a mais insights, eles se concentram em mostrar que podem resolver sozinhos. Tudo bem e apreciado, mas já sabemos que o fundador é muito talentoso, não precisamos da passarela. Portanto, preferimos que vá para a seção “celebração” ou seja retirado completamente da discussão do quadro.

Propósito #3: Formular ajuda extra (fora da reunião do conselho). Se a discussão atingir um assunto complexo que vale a pena aprofundar, concentre-se apenas em formular o problema e os meios para resolvê-lo (quem são as pessoas certas, como devemos abordá-lo), evite uma expedição para resolvê-lo na hora na Reunião do Conselho ( improvável que ceda) :-).

Propósito #4: Alinhar a alocação de recursos. Nos estágios iniciais da criação de negócios, seus planos (sem mencionar os orçamentos) podem mudar com mais frequência e, com maior desvio, você pode descobrir novas direções a seguir na construção do ajuste do mercado de produtos ou na aquisição de clientes. Muitos deles exigirão mudanças na forma como você aloca capital e pessoas. Sempre que isso acontecer de maneira material, fale com o seu conselho. Não apenas para alinhar e evitar surpresas como mudanças drásticas em sua passarela, mas também para conhecer mais opções para executar suas novas ideias.

Propósito #5: Tomar decisões reservadas ao Conselho. Estes são tipicamente (i) assuntos reservados/aprovações escritas no acordo de acionistas, como ESOP, despesas fora do curso normal, contratações sênior, etc etc.

Propósito #6: Coordenação da captação de recursos. Este é provavelmente o mais óbvio. Quem mais próximo a você do que seus investidores conhecerá outros investidores, o que é necessário para estar preparado para a próxima série de captação de recursos. Envolva seu Conselho com bastante antecedência para ajudar no processo de captação de recursos e mantenha-os atualizados, pois o mercado fala mais do que você pensa.

Afirmando o óbvio : as reuniões do conselho são projetadas para discutir apenas o que importa, portanto, não há necessidade de se esforçar para desenvolver uma agenda para cada área acima. Se não há nada para discutir, é melhor usar o tempo em outro lugar :-).

[3] O que fazer antes , durante e depois da Reunião do Conselho

Antes da Reunião do Conselho,…

1. Agendar BMs para o ano inteiro . Fundadores experientes agendam reuniões do conselho para o ano inteiro, de modo que evitam a dor de cabeça de encontrar o horário adequado para todos, uma vez que a reunião do conselho fica mais lotada.
2. Criar o Documento do Conselho . Palavra de cautela: isso leva tempo, especialmente pela primeira vez. O que tal documento deve conter?
3. Resumo de gerenciamento : compartilhe destaques, pontos baixos e prioridades/foco.
4. Visão geral do desempenho (começando com KPIs principais, com mais informações sobre KPIs de crescimento, KPIs de produto/engajamento, KPIs de economia de unidade e finanças da empresa, além de link para gsheets/excel detalhados)
5. Atualização sobre a construção da empresa (contratação e desenvolvimento organizacional, lançamentos de produtos e prioridades do roteiro, lista de sucessos de fusões e aquisições)
6. Tópicos de discussão “Desbloquear/Construir Clareza” : Formulados como perguntas para “desobstruir”/”construir clareza”. Com seus dados de apoio, análises e pensamentos existentes.
7. Housekeeping : Decisões necessárias do Conselho com proposta em anexo


Na Reunião do Conselho,…

A boa notícia é que, quando a reunião começar, você já estará 95% pronto se tiver feito bem as tarefas de preparação.

1. Você dirige o show. Até você escolher um Presidente, a reunião é sua e você é o moderador, você tem que pensar quem vai fazer as anotações (nos primeiros dias é você de novo), você fica de olho no tempo, para não ficar surpreso ao ouvir: “Sinto muito, mas terei que pular a chamada do conselho em 3 minutos, pois estávamos programados até as 16h, que é agora.”.
2. Você ganha mais, quando você pede. Lembrar? Esta reunião é — antes de mais nada — para ajudá-lo. Se você fala o tempo todo sobre as coisas que sabe, quando usará o tempo do quadro para ajudá-lo a se libertar e criar clareza?
3. Dê uma exposição direcionada à sua equipe. É inestimável ouvir seus subordinados diretos falarem sobre prioridades e conquistas em suas áreas de foco. Também é inestimável conhecer as opiniões e pensamentos dos membros do conselho de sua equipe. E por último, mas não menos importante, você pode se surpreender com a forma como sua equipe responde quando não é perguntado por você, mas pelo conselho. MAS, uma vez que seu tópico seja consumado, libere-os da reunião.
4. Resuma com suas próprias palavras. Não há nada de infantil nisso, por mais escolástico que possa parecer. Em discussões com muitos pontos de vista, resumir (o que você está tirando) pode lhe trazer uma verdadeira surpresa com a contribuição adicional que isso gera :-).

Após a Reunião do Conselho,…

…a melhor prática que vemos repetidamente é enviar a todos os membros do conselho:

1. Notas de reunião . Para simplificar, as notas são OK como marcadores resumindo as principais declarações das discussões (S), as principais tarefas acordadas (T) e as principais decisões (D) tomadas na reunião. Isso raramente tem mais de 10 marcadores, então você terminará em menos de 30 minutos. Faça logo após a Reunião do Conselho (dica: reserve esse horário na sua agenda). Esse pouco tempo que você gasta criará um enorme valor de alinhamento com seu Conselho e economizará muito tempo, pois você eliminará muitas discussões subsequentes sobre quais foram as conclusões da reunião do conselho.
2. Todos os documentos apresentados . Se você esquecer de fazer isso, certifique-se de que sempre haverá pelo menos um membro do conselho solicitando (é apenas um aborrecimento para eles lembrá-lo, pois você deve fazer isso sem ser solicitado).

Agendado com bastante antecedência. Você ficará surpreso com o quão ok é para os Conselheiros planejar as reuniões para todo o ano civil, como é bem-vindo e, ao contrário, como será doloroso, se o agendamento for deixado para o último minuto.

Fluxo correto da reunião. Há muitas maneiras de estruturar as reuniões. Temos gostado de reuniões com este fluxo sobre os outros:

• Obtenha a energia certa. Comece com destaques e conquistas.
• Comente os Xs por trás dos principais números de desempenho. Observe que esta seção é focada e no mérito, e não desliza para as expedições detalhadas de cada canto do seu negócio.
• Discuta os tópicos “Desbloqueie-me” ou “Ajude-me com clareza”.
• Leve para casa as perguntas que parecem apontar para lacunas relevantes em seu negócio.
• Aborde as questões levantadas antes da reunião.
• Terminar com o serviço de limpeza (decisões reservadas ao Conselho)

Moderação ativa que evita que a discussão escorregue. Isso é para um memorando separado. Existem muitas boas leituras sobre como facilitar reuniões eficazes (tente colocar na pesquisa do Google, por exemplo, “facilitando reuniões eficazes”).

Ajudar na energia, gostar de disposição, mente aberta. Provavelmente não precisa de mais cor. Se o mundo suga sua mente, a reunião seguirá o padrão.



[5] O que torna a Reunião do Conselho incrivelmente irritante?

Vender, não resolver. Você terminou a arrecadação de fundos. Embora entendamos que o conselho é o seu bolso mais próximo com mais dinheiro (se necessário), é muito irritante ter a sensação de “estou sendo constantemente vendido” em vez de usar o tempo para trabalhar nos avanços do negócio. Gostamos de praticar a “honestidade radical de forma apreciativa”.

Os indicadores atrasados ​​dominam a discussão (sobre os avançados) . Gostamos de distinguir dois tipos de discussão: uma sobre indicadores atrasados¹ (na terminologia do viajante: “estrada percorrida”), e outra sobre indicadores avançados² (“estrada à frente”) e ações prioritárias ligadas a eles. Se você não tem certeza do que está liderando e do que está atrasado... envolva os membros do conselho no assunto.

Acreditamos em… gastar tempo em indicadores de tendência (por exemplo, NPS, DAU, churn) fornece mais insights.

Os atrasados ​​(por exemplo, Revs, %Gwt) são importantes como marcadores do que você alcançou. Mas… se a discussão sobre eles for longa, lembre-se: você está aprendendo muito pouco naquele momento. E isso é irritante.

Exaustivas expedições detalhadas em todos os cantos do seu negócio. Às vezes, os membros do conselho podem chegar com uma ideia pré-definida sobre o problema e, então, se engajar incansavelmente em uma jornada para “vamos diagnosticar agora, todos juntos”. Eles podem ter um ponto, mas não pertence à reunião do conselho. Ele precisa ser feito fora da reunião do conselho (se mais pessoas estiverem interessadas, não há problema em discutir em um workshop separado).

Sequestro para discussões de baixo valor. Você pode passar por momentos em que, de repente, um membro do conselho embarcará em perguntas ou tópicos que não o farão abordar os pontos de negócios mais importantes, e sim “ajustes” ou processos/formulários relacionados (por exemplo, podemos adicionar este KPI ou aquele KPI ao relatório, podemos alterar o formato de …?, faltam-nos estes documentos nos nossos ficheiros,…). É fundamental que os pontos de “ajustes” e “processos” não tirem um tempo precioso das discussões mais críticas. Faça uma nota/oferta para resolver fora da reunião do conselho e traga a discussão de volta ao mérito.

Passeios aleatórios. Pode acontecer de vez em quando as discussões chegarem ao ponto: “por que estamos discutindo isso?”. Estes podem comer muito tempo e produzir quase nada para viagem. Não custa nada perguntar “Por que estamos neste tópico?”. Ele pode fazer mágica.

Nenhuma agenda inicial e nenhum ou material de pré-leitura de última hora. Você precisa de dois para dançar o tango. Assim como a preparação. Acho que nenhum comentário adicional é necessário sobre este :-)

Talkshow sobre o “Mérito de Ponto''. Ser direto ao ponto é difícil, mas não tem preço, pois nos protege de parar para ouvir. Se você pousar com um membro do conselho falante ou se for você, vale a pena dar ou receber feedback positivo. Aliás, o mesmo vale para os documentos. Gosto do apelo de Churchill por brevidade durante a Segunda Guerra Mundial ( aqui ).

Tom não apreciativo. Valorizamos a honestidade radical, pois ela impulsiona o progresso, mas a maneira como ela é entregue também é muito importante. O tom desagradecido é apenas irritante tanto ao transmitir o pensamento quanto ao recebê-lo. Abordar o tom (mesmo que você precise fazer isso de novo e de novo) é uma parte muito importante para tornar a reunião do conselho agradável.

Afirmando o óbvio: Todos os membros do Conselho, inclusive VOCÊ, estão encarregados de agir contra as reuniões chatas. Cada reunião.

Por último, mas não menos importante ... às vezes, a experiência irritante é irreparável até que algum membro do conselho deixe o conselho. Solucionável (isso é para um artigo independente), mas é melhor acertar em primeiro lugar. Com certeza é um daqueles pontos que você terá sua convicção ao escolher seus investidores durante a captação de recursos.

Espero que tenham gostado da leitura. À medida que você passa por suas primeiras reuniões de diretoria e aumenta sua experiência, ficarei feliz em ouvir seus pensamentos. Você pode se conectar comigo por e-mail ou LinkedIn .

Nota de rodapé

¹ Os indicadores de atraso são normalmente aqueles que você pode comparar olhando do carro pelo retrovisor para a estrada que você percorreu. Esses são principalmente resultados de desempenho, como receitas, GxVs, base de clientes...

² Os indicadores avançados são normalmente aqueles que você pode comparar olhando do carro através do para-brisa para a estrada à sua frente. Esses são predominantemente os impulsionadores do crescimento (por exemplo, anúncios brutos ou ARPU) e da resiliência (churn/NRR ou margens), mas isso é assunto para outra postagem :-).