Em Hábitos Atômicos , James Clear afirma que…

“não subimos ao nível das nossas metas… descemos ao nível dos nossos sistemas”.

Acho que essa afirmação é verdadeira e ficou comigo desde que a li pela primeira vez, alguns anos atrás. Estou muito interessado em como maximizar meu tempo e atingir meus objetivos, e descobri na experiência que ter um sistema é útil. Pensei em compartilhar os hábitos e ferramentas (meu sistema) que uso em minha função como líder de uma prática de Arquitetura Corporativa, bem como algumas que uso em minha vida fora do trabalho. Comentários e ideias são mais do que bem-vindos em resposta.

hábitos

Bloquear os primeiros 60 minutos do meu dia de trabalho

Bloqueio meus primeiros 60 minutos do dia de trabalho em meu calendário para garantir que começo o dia pensando em vez de reagir . Para eu ter um bom dia, nada pior do que pular direto para uma reunião para começar o dia de trabalho. Ao ter a primeira hora bloqueada, garanto que tenho tempo para pensar, escrever, traçar estratégias etc. Se eu precisar conversar ou conversar com alguém sobre algo relevante para o dia, há uma janela aberta para fazer isso bem. As reuniões e a colaboração podem ser muito úteis, mas acho que preciso descontrair nelas e ter tempo para ter certeza de que estou sendo intencional sobre o meu dia.

Diário regularmente

Eu mantenho um diário para cada dia em um google doc. Adicione um novo “título 3” para a data de hoje e vamos começar a escrever. Eu misturo trabalho e pessoal e escrevo sobre qualquer coisa, desde coisas que estou tentando realizar no trabalho, planejamento de viagens e reflexões sobre um treino CrossFit. Ter um cérebro que não parece frenético e sobrecarregado é a chave para eu ser eficaz, e despejar meus pensamentos e planos - e tudo o mais que estiver em minha mente - no início do dia garante que essas coisas sejam capturadas (não perdidas) para que eu tenha a sensação de que posso deixá-los ir e me concentrar. Geralmente escrevo durante os primeiros 30 minutos do meu dia, novamente após o almoço e, muitas vezes, mais uma vez à noite.

Estabelecer, documentar metas trimestrais e acompanhar semanalmente

Em meu diário, mantenho minhas metas anuais, trimestrais e mensais. Toda sexta-feira, olho para trás e vejo como estou me saindo, tanto no trabalho quanto pessoalmente. Vejo se estou no caminho certo e considero maneiras de chegar onde quero ir. É sexta-feira enquanto estou escrevendo, então preciso começar isso agora.

Evite as redes sociais pela manhã

Não sou muito de redes sociais em geral, mas gosto de ver fotos de viagens, esqui e mountain bike no Instagram, e tento ser ativo no LinkedIn para fazer contatos e ajudar os outros. Durante meus primeiros 60 minutos, faço o possível para evitar abri-los, pois eles são literalmente otimizados para me distrair do que preciso fazer.

treino na hora do almoço

Isso provavelmente parece trivial, mas acho que malhar na hora do almoço é muito bom para 1) dividir o dia em duas partes e 2) me manter fresco para o segundo tempo. Lembro-me dos dias que passava com a mente ocupada das 7h30 ou 8h no carro até as 16h ou 17h, e eram muito cansativos. Com um treino ao meio-dia, minha manhã é bem definida e estruturada e tenho um plano claro para isso, e então minha tarde é recebida com um pouco mais de energia e um “recomeço” próprio.

Ferramentas

Comunicação

Slack — acesse para comunicação assíncrona. Tenho as notificações DESATIVADAS no meu telefone e ATIVADAS no meu laptop. Isso evita que eu me distraia com o trabalho durante meu tempo pessoal ou quando estou longe do meu laptop. Eu mudo os canais aos quais não preciso reagir (mas quero fazer parte) e faço check-in periodicamente.

Microsoft Teams — reuniões virtuais e bate-papo com pessoas que não usam folga no trabalho.

Calendly - não posso dizer o suficiente sobre Calendly. Sempre achei que olhar calendários enquanto escrevia e-mails para coordenar os horários disponíveis era 1) extremamente frustrante e 2) uma enorme perda de tempo. Recentemente, decidi usar o Calendly e não poderia estar mais feliz com o quão fácil e útil ele é. Passei a usar uma assinatura paga na primeira semana e adoro poder ter tipos, durações e horários de reuniões personalizados para uso externo que sincronizam com a disponibilidade do meu calendário de trabalho. Isso não é um anúncio, então vou parar por aí… mas sou um grande fã e economizei horas nas últimas duas semanas usando essa ferramenta para coordenar reuniões externas.

Rastreamento de trabalho e captura de ideias

Asana — Eu uso o Asana para monitorar minhas tarefas de trabalho. Eu gerencio colunas de “To Do”, “This Week”, “In Progress” e “Done”. Super simples. Isso realmente me ajuda quando há uma enxurrada de ações que preciso realizar e sinto o estresse de potencialmente perder algumas ... se eu as escrever (mesmo mal) no Asana, sei que não as esquecerei. Também sei o que precisa ser feito e posso trabalhar sistematicamente os itens mais importantes da minha lista.

Google Keep + Google Docs — Usei o google keep para rastrear ideias que precisam ser mais desenvolvidas, tanto na minha vida pessoal quanto na vida profissional. Se estou conversando com um colega de trabalho sobre um tópico de trabalho e preciso capturar o que eles compartilharam, o google keep geralmente é o lugar para onde ele vai (através do aplicativo no meu telefone) até que eu possa processá-lo e fazer algo mais significativo com ele mais tarde . A maior parte do meu trabalho Manter os itens é feito para Asana eventualmente, mas não todos. Como mencionei acima, também uso o Google Docs para meu hábito diário de registro no diário e muitas ideias são pensadas por escrito lá. Não sou uma grande pessoa de “sentar e pensar”… Tenho que escrever ou falar… e escrever tende a funcionar melhor.

Anotações - em geral, eu uso uma mistura de ferramentas, incluindo GitHub (notas de reunião da equipe), Google Docs (despejo pensamentos em meu diário) ou Google Keep. Eu costumava usar o Evernote, mas me afastei. Eu provavelmente poderia otimizar esta área e estou muito aberto a sugestões. Na maioria dos casos, tudo o que preciso escrever vai para o meu diário e, posteriormente, para uma forma mais polida em outro lugar.

Asana, Google Keep e meu Yearly Journal Google Doc estão sempre abertos no meu navegador (fixado no Chrome).

Colaboração

Miro - temos o Miro e, embora eu tenha ficado cético no início (e ainda pense que há coisas para as quais não faz sentido), é na verdade uma ferramenta incrível para substituir o que obtemos dos quadros brancos físicos na era pré-COVID. Hoje, como a maioria das reuniões é virtual, Miro é incrível por ser capaz de projetar soluções, fazer brainstorming etc. de forma colaborativa. Um bom e velho quadro branco ainda é incrível também.

Ferramentas EA

LeanIX — acabamos de começar a usar LeanIX em nossa prática de EA para nos ajudar a visualizar os recursos de negócios. Ainda não usei muito, mas estou muito animado com as promessas de uma ferramenta que pode nos ajudar a ter maneiras simples de explicar o que fazemos como empresa e como essas coisas são suportadas pela tecnologia.

Rastreamento de trabalho em equipe

Miro — Eu mantenho um quadro “kanban” do Miro com o que nossa equipe está trabalhando a cada trimestre e o que está em atraso. Simples, mas útil para acompanhar alguns dos objetivos de cada uma das pessoas da nossa equipe (mais de 10 pessoas são difíceis de lembrar sem ajuda).

Confluence — usamos o Confluence para muita documentação interna, então também temos uma página de confluence em nosso espaço EA com uma visão externa amigável de nossas metas trimestrais para que qualquer pessoa interessada possa ver o que estamos promovendo e o que estamos estamos tentando realizar. Acabei de começar a fazer isso, mas parece ser útil para nossos parceiros e clientes internamente. No mínimo, isso me obriga a ter uma linguagem clara sobre nossos objetivos que faça sentido tanto para nossa equipe quanto para os outros.

Café

Café. Imprensa francesa. Diariamente. Isso é tudo que eu preciso dizer.

Conclusão

O que eu perdi? Existem coisas que você está fazendo em seu trabalho (ou vida pessoal) que o ajudam a ser mais eficaz? Eu adoraria ouvir de você aqui no LinkedIn e espero poder aprender algo novo.