Nuggets from Lockdown Days (Delegação)

Tenho trabalhado arduamente selecionando arquivos e encontrei algumas páginas manuscritas de anotações sobre as tarefas da delegação que o escritório de advocacia em que eu costumava trabalhar enfrentou quando Washington DC foi praticamente fechado. Uma equipe mínima de serviços “essenciais”, incluindo alimentação e hospitalidade, serviços médicos e de emergência, e algumas salas de correspondência de escritórios de advocacia continuaram funcionando. O que isso significava era que certos arquivamentos de “papel” herdados e urgentes em nome dos clientes eram reunidos e enviados por correio por pessoas que não estavam familiarizadas com o processo (geralmente tratadas por um paralegal ou secretário jurídico).

Aqui estão algumas etapas que escrevi para delegação nesses casos. Eles podem ser adaptados para qualquer coisa, desde a montagem de um sanduíche de manteiga de amendoim e geléia até a próxima aterrissagem na lua.

Reserve algum tempo para pensar antecipadamente no “trabalho” (produto final ou tarefa concluída) : Qual é a aparência do resultado final? Existe um prazo rígido? Se a conclusão do trabalho exigir várias etapas e a data de entrega estiver muito distante, deve haver um sistema de “lembrete” configurado para evitar que seja esquecido na agitação de outras atividades? Quantas outras pessoas estão envolvidas/têm participação no resultado? Os outros dependem de sua contribuição ou alguns/todos os passos são independentes? Você delegará a uma pessoa ou a várias partes? (Para manter as coisas simples, vou presumir que nenhum problema de orçamento ou pessoal surgirá. Tudo isso está em funcionamento).

Quem é, em última análise, responsável por fazer o trabalho? Vamos apenas dizer que é VOCÊ para simplificar. A responsabilidade para aqui e inclui a responsabilidade por todas as partes móveis.

Quem é a última pessoa que colocará as mãos no trabalho antes de sair do local? Nesse caso, usarei meu exemplo da vida real do supervisor da sala de correspondência que entrega fisicamente o documento ao correio para entrega.

Visualize o cenário, as ferramentas, os “ingredientes” e todas as etapas de ação de todo o projeto. Entre em detalhes ridículos. Como exemplo, especifiquei em minhas instruções o tipo de clipe de fichário usado e a localização (“canto superior esquerdo”) do clipe para montar o pacote de arquivo inteiro. Sim, eu irritei meu amigo Bill com minha especificidade, mas preferi parecer um maluco Tipo A do que deixar espaço para mal-entendidos. Visualize toda a linha do tempo. Visualize novamente. Passe com outra pessoa que normalmente lida com isso, se possível. Aplique a “Lei de Murphy” e assuma que qualquer coisa que possa dar errado dará errado, geralmente logo antes de o escritório ser fechado à noite.

Após o processo ser mapeado, determine quaisquer pontos de transferência necessários (ou úteis) para o projeto. Alguns exemplos podem incluir a.) o redator de conteúdo remoto finaliza o texto e passa para b.) seu assistente para formatar quem c.) repassa ao redator para revisar a formatação e fornecer a assinatura eletrônica. Este seria um bom momento para deixar e.) tanto o redator quanto seu assistente saberem passar para f.) você, para revisar/discutir com g.) a próxima pessoa na etapa, um engenheiro fornecendo exibições técnicas... também para você.

Entrega final. Percorra com a pessoa final todas as etapas do estágio do processo e o ponto em que vocês dois entrarão em contato antes da entrega. Se o processo tiver um componente de montagem, ilustre-o e percorra a montagem para garantir que tudo esteja claro. Finalmente, como meu ex-empregador costumava dizer:

“RESERVE-OS DANO!”