14 maneras de hacer que los eventos, reuniones y capacitaciones en línea de su organización benéfica sean más inclusivos y accesibles

En Third Sector Lab estamos trabajando para que nuestras capacitaciones, eventos y reuniones en línea sean más inclusivos. Se trata de hacerlos accesibles para todos, ampliar el alcance de nuestro trabajo y reconocer que una amplia gama de voces hace que el trabajo que hacemos sea aún mejor que nunca.

He recopilado algunos de los cambios que hemos realizado o planeamos realizar para garantizar que nuestros eventos sean más inclusivos desde el punto de vista racial, más accesibles para las personas con discapacidad y más acogedores para la comunidad LGTBQ+.

Esta no es una lista exhaustiva y definitivamente no es un trabajo terminado, nunca lo será. Hay algunas cosas que hacemos realmente bien, pero hay muchas en las que podemos mejorar. Realmente agradecería cualquier comentario con sus propios pensamientos e ideas.

1. Co-diseña tus eventos y capacitaciones

Esto parece obvio, ¿verdad? Desafortunadamente, muchos eventos en línea tienen la diversidad y la inclusión como una idea de último momento. No se puede adaptar significativamente esto. Si desea crear eventos más inclusivos para una gama más amplia de personas, debe comenzar con el codiseño : comprender las necesidades, las barreras y las aspiraciones de los usuarios.

Esta semana realizamos una sesión de codiseño con grupos de recursos para empleados de Google, Spotify, Salesforce y otros para comprender mejor cómo el personal de grupos étnicos minoritarios se involucra con las oportunidades para convertirse en fideicomisario. Esto ayuda a dar forma al formato y la estructura de nuestros eventos en línea de Digital Trustees.

2. Comprenda su prejuicio racial y tenga conversaciones sobre la raza en el trabajo

El sesgo inconsciente es provocado por nuestro cerebro automáticamente al hacer juicios y evaluaciones rápidos. Están influenciados por nuestros antecedentes, experiencias personales, estereotipos sociales y contexto cultural. No se trata solo de etnicidad sino de género, sexualidad, discapacidad y otras características de diversidad visible.

He recibido capacitación sobre prejuicios inconscientes y un paso importante ha sido tener más conversaciones en el lugar de trabajo sobre la raza. CIPD tiene un muy buen recurso sobre cómo hablar sobre la raza en el trabajo .

3. Encuentra oradores de una gama más amplia de grupos étnicos minoritarios

Esto requiere tiempo e investigación. Si sus oradores son en su mayoría hombres blancos, es muy probable que no esté buscando lo suficiente para oradores más diversos. Es posible que simplemente no sean tan conocidos públicamente. Haz el trabajo extra para encontrarlos.

Great Charity Speakers es un buen punto de partida. Me encantaría saber si otros tienen listas de oradores que puedan compartir; agréguelos en los comentarios.

4. Tener una representación de género equilibrada

Trabajamos arduamente en Third Sector Lab para asegurarnos de tener una representación de género equilibrada en términos de oradores y paneles. Nuevamente, dependiendo del tema, puede requerir más investigación, pero no es difícil, simplemente hágalo. Tampoco es simbólico: hay muchas oradoras femeninas, trans y no binarias increíbles que son expertas en su campo y realmente pueden elevar su evento.

5. Use un lenguaje neutral en cuanto al género y ofrezca a las personas la oportunidad de compartir pronombres

Al dirigirse a sus invitados de una manera neutral en cuanto al género, puede hacer que su espacio incluya a personas de todos los géneros y evitar que alguien se sienta excluido. También brinde a las personas la oportunidad de agregar sus pronombres a su nombre en el evento; esto es fácil en Zoom y en casi todas las demás plataformas. Esto ayuda a reducir el riesgo de confundir el género de sus oradores y asistentes.

Crear un ambiente cálido y acogedor para todos es clave para mucho de lo que está en esta lista.

6. Pregunte por adelantado las necesidades de accesibilidad de las personas y actúe en consecuencia

Lo más importante que puede hacer es invitar a las personas con necesidades de accesibilidad a que se comuniquen con usted con anticipación. Incluimos una línea en todas las invitaciones a reuniones que dice: "Si tiene necesidades adicionales, infórmenos y haremos todo lo posible para ayudarlo". Esto lo ayudará a planificar su evento, apoyar a las personas durante la llamada y compartir información relevante antes y después.

Podrías incluir lo siguiente:

Llamada de práctica para probar la tecnología
Descansos para subtítulos
Recordatorios personales antes de la llamada
Opciones para participantes que no tienen micrófono o cámara

Si está interesado en hacer que sus eventos, capacitaciones y reuniones sean más accesibles , hay excelentes consejos de AbilityNet. Particularmente en torno a la grabación de reuniones, BSL y otros ajustes. Debe planificar con anticipación los ajustes en caso de que reciba solicitudes de última hora.

7. Piense en cómo se sienten las sesiones en línea para los neurodivergentes

Esto me afecta personalmente, lo cual es complicado dada la cantidad de sesiones en línea que ejecuto cada semana. Creo que la sobrecarga cognitiva puede convertirse en un problema real. Evite tener demasiadas herramientas en línea, encuestas, documentos, etc. diferentes en una sola llamada. Tener una agenda e información antes del evento puede marcar una gran diferencia para mí.

No voy a tratar de buscar a tientas una lista sobre cómo hacer que sus eventos en línea sean más accesibles para las personas con TDAH, autismo y otros neurodivergentes porque David Whelan tiene una muy buena publicación sobre esto.

8. Asóciese con las organizaciones adecuadas

Las asociaciones que construimos brindan un par de ventajas clave: nos ayudan a ser más inclusivos y diversos, y a llegar a un público especializado más amplio.

Cuando se trata de nuestros eventos de emparejamiento en línea de Digital Trustees , no se trata solo de incorporar más profesionales digitales a las juntas; como parte de eso, queremos impulsar un aumento en la cantidad de voces de aquellos grupos que tradicionalmente están subrepresentados cuando se trata de roles de gobierno. Al asociarnos con organizaciones que representan los intereses de grupos minoritarios, tenemos el desafío de ver nuestra iniciativa desde su perspectiva, obtener acceso a sus redes y brindar un espacio en nuestra serie de eventos para amplificar sus voces.

Construir estas asociaciones requiere tiempo, cuidado y atención. Nuestras asociaciones hasta ahora han sido con UK Black Tech , Queer Trustees , Reach Volunteering , Getting on Board , VONNE , Scottish Women's Aid , YMCA , DataKind UK , Association of Chairs , SCVO y otros.

9. Diversifique su propio equipo de eventos y entrenamiento

Estamos trabajando arduamente para ampliar la gama de capacitadores que tenemos, en particular aquellos de origen étnico minoritario. Los talleres de capacitación de Curve que realizamos son un área en la que podemos tener un impacto real, asegurando que haya más personas de diversos orígenes brindando sesiones para nosotros en 2022, en 2023 y más allá.

10. Haz que tus precios sean accesibles

Aunque los eventos en línea tienen el potencial de incluir a más personas, el costo aún puede ser un gran problema. Aunque es posible que no pueda influir directamente en la capacidad de su audiencia para conectarse a Internet, puede diseñar formas para que aquellos con niveles de ingresos más bajos asistan a su evento.

Considere una escala móvil, pague lo que pueda, boletos basados ​​en donaciones o tal vez una cantidad de boletos gratuitos disponibles.

Gracias al apoyo de Catalyst y otros patrocinadores, podemos ofrecer lugares en Digital Trustess, Open Working Program y The Curve completamente gratis para organizaciones sin fines de lucro.

11. Brinde a las personas el horario, la estructura y otra información por adelantado.

Siempre que sea posible, comparta las diapositivas de la presentación con anticipación, con explicaciones en la sección de notas. Informe a los participantes sobre cómo pretende distribuir las diapositivas durante el evento. Explique el formato y los horarios del evento en un sencillo documento en línea. Incluya una lista de los que están en la llamada. Incluya una descripción de la tecnología y cómo pretende utilizarla. Deje claras las expectativas y las convenciones. Incluya detalles tales como cómo pretende garantizar que todos tengan la misma oportunidad de contribuir.
Describa lo que sucede después del evento. Establezca un único punto de contacto para todas las preguntas e inquietudes.

Nuevamente, esta no es una lista exhaustiva, pero debería ayudarlo a sentir lo que está haciendo en este momento. Por favor, por favor, no envíe toda la información en siete correos electrónicos diferentes; trate de tener un solo punto de verdad para su evento.

12. Evite realizar su evento durante las horas de llegada y salida de la escuela

Esto es posiblemente solo yo siendo un gemido mientras hago esto la mitad de la semana. No es difícil evitar tener reuniones o eventos críticos a la hora de dejar y recoger a la escuela. Dado que son principalmente las mujeres las que asumen esta responsabilidad, este es un cambio importante que puede hacer al intentar que sus eventos sean más accesibles para todos los géneros. Si realiza eventos para equipos internos, tómese el tiempo para comprender las responsabilidades de cuidado que las personas puedan tener e incorpórelas a sus decisiones de programación.

13. Deje suficiente tiempo para descansos y tiempo para preguntas.

Ya he hablado sobre la sobrecarga cognitiva y el hecho de que muchos de sus asistentes tendrán responsabilidades de cuidado. Muchas personas tienen discapacidades ocultas. Nadie quiere una hora seguida en Teams sin ningún tipo de pausa. Incorpore descansos y tiempo para preguntas; esto no es opcional.

14. Piensa si tu evento necesita una advertencia de contenido

Puede incluir una advertencia de contenido en la descripción de su evento si su evento tratará temas potencialmente delicados. Incluir una advertencia de contenido permite a los asistentes prepararse para una participación adecuada o, si es necesario, abandonar el evento por su propia seguridad. El propósito de las advertencias de contenido no es animar a los asistentes a evitar sus eventos; advertir a sus asistentes sobre temas potencialmente difíciles puede aumentar su compromiso al aumentar la confianza en lo que está ofreciendo.

Hacer que los eventos sean más inclusivos es un proceso continuo. ¿Qué me perdí aquí? ¿Cuál es su consejo para las organizaciones que quieren mejorar lo que están haciendo? Me encantaría saber lo que piensas en los comentarios o en Twitter .