Async संचार हमारे लिए काम नहीं करेगा!

मैं अक्सर स्थापित कंपनियों को अतुल्यकालिक संचार की ओर संक्रमण के लिए संघर्ष करते देखता हूं।

टिप्पणियां हमेशा समान होती हैं: "उनके पास एलन या गिटलाब में क्या है जो हमारे पास नहीं है?", "असिंक संस्कृति हमारे लिए नहीं है, हम बैठकों को छोड़ने में सक्षम नहीं होंगे" या यहां तक ​​​​कि "टीम जीत गई" वे खेल नहीं खेलते हैं, वे मानवीय संपर्क नहीं खोना चाहते हैं"।

कभी-कभी, अतुल्यकालिक संचार के लाभ भी स्पष्ट नहीं होते हैं: “मैं बैठकें करना पसंद करता हूँ। इस तरह, मुझे पता है कि मेरा पूरा दिन निर्धारित है और मैं एक-एक करके समस्याओं को ठीक कर सकता हूँ”।

सू... आइए इन सभी आपत्तियों का समाधान करें!

मैं बच्चे के कदमों के बावजूद एसिंक संचार की ओर आसानी से संक्रमण करने के लिए हमारी प्लेबुक के नीचे साझा करता हूं। चिंता न करें, यह इतना जटिल नहीं है

अब आपको async में क्यों जाना चाहिए? मैं

यह सब दक्षता के बारे में है।

जब आप किसी और के साथ किसी समस्या पर चर्चा करते हैं, तो कुशल संचार महत्वपूर्ण होता है। जब आप किसी टीम के साथ किसी समस्या पर चर्चा करते हैं, तो कुशल संचार महत्वपूर्ण होता है क्योंकि प्रत्येक अक्षम मिनट को चर्चा में लोगों की संख्या से गुणा किया जाता है।

बैठकें निर्णय लेने के पैमाने को कम से कम प्रभावी तरीका हैं क्योंकि वे बड़े समूहों में कुशल चर्चाओं का नेतृत्व करना कठिन बनाते हैं।

और यह सिर्फ आईसबर्ग टिप है। बैठकों से पहले ही अकुशलता का प्रहार: टीम को भीड़-भाड़ वाले एजेंडे में एक स्लॉट खोजने के लिए मजबूर किया जाता है, बैठक की प्रतीक्षा करते हुए इसकी प्रगति में बाधा उत्पन्न होती है, और इसके गहरे काम में बाधा उत्पन्न होती है। और बैठकों के बाद: कमजोर आम सहमति और कमजोर प्रतिबद्धता टीम को फिर से संरेखित करने के लिए अनुवर्ती कॉल की ओर ले जाती है।

लगभग अधिक समस्याग्रस्त, बैठकें आमतौर पर स्पष्ट एजेंडा या मिनटों के बिना खराब तरीके से आयोजित की जाती हैं। यह कंपनी स्तर पर पारदर्शिता की कमी को बढ़ावा देता है। हम सभी ने FOMO को उस बैठक में नहीं होने का अनुभव किया जहां चीजें होती हैं।

दूसरी ओर, अतुल्यकालिक संचार कई लाभों के साथ आता है। यह फोकस समय की रक्षा करता है। यह पारदर्शिता को बढ़ावा देता है। यहां तक ​​कि यह आपको जरूरत पड़ने पर अपने बच्चे को चुनने देता है, बाकी संगठन को पंगु बनाए बिना। खैर, अतुल्यकालिक संचार वितरित स्वामित्व पर निर्भर वितरित टीमों का गुप्त हथियार है। दूसरी तरफ, यह अपारदर्शी टॉप-डाउन संगठनों का क्रिप्टोनाइट है जो कमांड की अच्छी पुरानी अंतहीन श्रृंखला पर निर्भर है।

कैसे एक async संस्कृति में सामाजिक संपर्क बनाए रखने के लिए? मैं

फिर भी, बैठकें एक स्पष्ट सामाजिक लाभ के साथ आती हैं क्योंकि टीमें एक साथ एक पल साझा करती हैं।

दूसरी ओर, अतुल्यकालिक संचार, परियोजना प्रबंधन पर बहुत अधिक केंद्रित है। इस व्यक्तिगत लिंक को बनाने और संरक्षित करने में यह भयानक है। यदि आप अपनी टीम को एक साथ कुछ समय बिताने देने के लिए अपनी सभी मीटिंग्स को बिना रूटीन को फिर से तैयार किए एसिंक्स में बदल देते हैं, तो आप एक मृत अंत की ओर बढ़ रहे हैं।

लेकिन ईमानदारी से, एसिंक्स को स्थानांतरित करना आपकी संस्कृति पर पुनर्विचार और सुधार करने का एक अनूठा अवसर है। व्यक्तिगत कैच-अप के साथ प्रोजेक्ट चर्चा को हैक करने के बजाय, आप अपनी टीम के एजेंडे में स्पष्ट स्लॉट समर्पित करेंगे।

हमेशा की तरह, यथास्थिति बनाए रखने के बजाय अपनी समस्याओं को सूचीबद्ध करना और उन पर विशेष रूप से कार्य करना बेहतर है। सक्रिय संस्कृति निष्क्रिय संस्कृति को मात देती है।

क्लैप में, हम पूर्ण रिमोट पर काम कर रहे हैं। हमने महसूस किया कि एक टीम के रूप में पकड़ने और विकसित होने के लिए कुछ समय रखना कितना महत्वपूर्ण है - व्यक्तिगत योगदानकर्ताओं की सूची के रूप में नहीं। हमारे पास दैनिक आधार पर टीम को मजबूत करने के लिए ऑनलाइन सिंक, ऑफलाइन इवेंट, छोटे कल्चर हैक हैं, जबकि हमारी अधिकांश परियोजना चर्चाएं एसिंक्स हैं। यदि आप हमारी पूर्ण अतुल्यकालिक संस्कृति प्लेबुक में रुचि रखते हैं, तो मुझे बताएं! मैं एक समर्पित लेख के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करूंगा

अंतहीन एसिंक धागे से कैसे बचें? ️

एसिंक्स को काम करने के लिए शोर को कम करने के लिए स्पष्ट दिशा-निर्देशों की आवश्यकता होती है। हर कोई ईमेल या स्लैक की दखल देने वाली सूचनाओं से पीड़ित था, खासकर जब आपका सारा दिन इनबॉक्स 0 पर केंद्रित हो।

इनबॉक्स 0 बहुत अच्छा है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको पूरे दिन इनबॉक्स 0 बनाए रखना चाहिए। अतुल्यकालिक संचार है ... ठीक है ... अतुल्यकालिक। जब भी कोई कोई मुद्दा उठाता है, तो उसे स्पष्ट रूप से एक समय सीमा बताने के लिए कहें, ताकि दूसरों को खुद को व्यवस्थित करने दिया जा सके। और कृपया, अपनी टीम को आश्वस्त करें कि कोई भी उनसे तत्काल उत्तर की अपेक्षा नहीं कर रहा है।

हालांकि ये सब इतना आसान नहीं है। इस प्रक्रिया में समूह का मार्गदर्शन करने में कुछ युक्तियां आपकी सहायता कर सकती हैं।

🗺️ अपने संचार उपकरणों को मैप करें

सबसे पहले, तात्कालिकता और महत्व के आधार पर अपने संचार उपकरण (ईमेल, स्लैक, व्हाट्सएप, नोटियन, गूगल मीट,…) को मैप करें, ताकि हर कोई समझ सके कि अपने मुद्दों को सही चर्चा चैनल तक कैसे पहुंचाया जाए। हमने क्लैप में एक व्यापक मानचित्रण बनाया है, मैं इसे मांग पर साझा कर सकता हूं!

चर्चाओं में संदर्भ और सटीकता को बढ़ावा देना

दूसरा, सुनिश्चित करें कि लोग अपने संचार में यथासंभव स्पष्ट हैं। प्रसंग राजा है। प्रेसिजन रानी है। इस हद तक, क्लैप जैसे एसिंक मीटिंग प्लेटफॉर्म वीडियो रिकॉर्डिंग के साथ स्पष्टता लाने में मदद कर सकते हैं, जब राइट-अप गड़बड़ हो।

अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप सही अतुल्यकालिक प्रणाली कैसे खोजें? ️

मैंने बहुत से लोगों को शिकायत करते हुए सुना है कि उनकी कंपनी कभी भी एसिंक्रोनस संचार में जाने का प्रबंधन नहीं करेगी। कि कदम बहुत बड़ा है।

किसी ने भी आपको तुरंत पूरी तरह से एसिंक्रोनस सिस्टम में संक्रमण करने के लिए नहीं कहा। जैसे अधिकांश कंपनियां पूर्ण रिमोट या पूर्ण कोलोकेटेड सेट अप का विकल्प नहीं चुनेंगी, वैसे ही अधिकांश कंपनियां हाइब्रिड संचार मॉडल का चयन करेंगी। हां, यहां तक ​​कि ब्रांडेड पूर्ण एसिंक्रोनस कंपनियां भी 🙈🙊🙉 . के आसपास कुछ बैठकें करती हैं

समकालिक संचार कुछ स्थितियों में आकर्षण की तरह काम करता है। जब एक चर्चा के लिए मंथन की आवश्यकता होती है। जब आप लोगों के मुद्दों से निपट रहे हैं। या जब आप टीम को सक्रिय करना चाहते हैं। इन मामलों में, आप अपने सिंक अपडेट रखना पसंद कर सकते हैं और यह बिल्कुल ठीक है! बाकी के लिए, async कॉम शायद बेहतर फिट होगा।

लंबी कहानी संक्षेप में, आपका सबसे अच्छा कदम मिश्रित प्रणाली पर भरोसा करना है। सिंक फर्स्ट से लेकर एसिंक फर्स्ट कम्युनिकेशन तक, यह आपके ऊपर है कि आप अपने संगठन के अनुकूल अच्छा संतुलन खोजें। यह सब परीक्षण और सीखने के बारे में है: आप अपनी एसिंक यात्रा शुरू करेंगे और तय करेंगे कि यह कब रुकना है।

बेबी स्टेप्स के माध्यम से आसानी से एसिंक्स में कैसे शिफ्ट करें? मैं

किसी समूह में नई प्रक्रिया थोपना थकाने वाला हो सकता है। "async तैयार" होने के लिए हमारी चरण-दर-चरण अनुशंसा नीचे दी गई है।

🎬 प्रमुख मीटिंग रिकॉर्ड करना शुरू करें और उन्हें एसिंक्स उपलब्ध कराएं

अपनी प्रमुख बैठकों को रिकॉर्ड करना शुरू करें, उन सभी व्यक्तियों से बाहर निकलें जो पूरी तरह से चर्चा में योगदान नहीं दे रहे हैं और उन्हें बैठक को एसिंक्स देखने के लिए आमंत्रित करें। यह पारदर्शिता को बढ़ावा देते हुए टीम में FOMO की बैठक को तुरंत कम कर देगा।

प्रो टिप्स: सामग्री को स्कैन करना आसान बनाने के लिए अपनी रिकॉर्डिंग में मुख्य हाइलाइट्स को फ़्लैग करना सुनिश्चित करें। अनाज, टीएल; डीवी या क्लैप जैसे समाधान यहां एक आदर्श काम करते हैं।

🗺️ एक स्पष्ट योजना के साथ अपनी बैठकें तैयार करें

बैठक से पहले मुद्दे और प्रस्ताव को सूचीबद्ध करते हुए एक मसौदा तैयार करें। इसे उपस्थित लोगों को पहले से भेजें और सिंक पर चर्चा करें।

प्रो टिप्स: यह सुनिश्चित करना कि टीम मीटिंग से पहले आपके मसौदे की जांच करती है, पहली बार में एक चुनौती हो सकती है। इस मामले में, संक्रमण को आसान बनाने के लिए यहां दो समाधान दिए गए हैं। विकल्प 1 पहली 2 या 3 बैठकों के लिए अमेज़ॅन की आंतरिक प्रक्रिया का पालन करना है, बैठक के पहले 10 मिनट आवंटित करना ताकि हर कोई दस्तावेज़ पढ़ सके और चर्चा से पहले अद्यतित हो सके। विकल्प 2 मसौदे के माध्यम से खुद को रिकॉर्ड करना है क्योंकि तेज वीडियो ब्रीफ सगाई को बढ़ावा देता है।

मीटिंग के प्रतिभागियों से मीटिंग से पहले अपने प्रश्नों को सूचीबद्ध करने के लिए कहें

कुछ मीटिंग्स के बाद, सभी प्रतिभागियों को मीटिंग से पहले दस्तावेज़ में अपने प्रश्न और अपडेट लिखने की आवश्यकता होती है। इस तरह, टीम चर्चा के क्षेत्रों को पहले से ही पहचान लेगी।

प्रो टिप्स: सुनिश्चित करें कि मीटिंग के दौरान नए विषयों को स्वीकार न करें जो दस्तावेज़ में पहले स्थान पर नहीं उठाए गए थे। यह पचने से बचना होगा।

🔁 दस्तावेज़ पर अतुल्यकालिक रूप से प्रश्नों का उत्तर दें

बैठक से पहले दस्तावेज़ में अतुल्यकालिक रूप से चर्चा का नेतृत्व करें। शेष जटिल चर्चाओं को संबोधित करने के लिए बैठक को सुरक्षा जाल के रूप में रखें, जिसे अतुल्यकालिक रूप से नहीं निपटा जा सकता था। थोड़ी देर बाद, आप महसूस करेंगे कि आपको इस सुरक्षा जाल की भी आवश्यकता नहीं होगी और अपने एजेंडे को साफ करना शुरू करें

आप तैयार हैं। आपने शायद अपनी 80% बैठकों में भाग लेने की आवश्यकता को हटा दिया है

ये सभी कदम आपकी मीटिंग को और अधिक कुशल बनाएंगे, न केवल समूह में सभी के लिए समय की बचत होगी बल्कि आपकी निर्णय प्रक्रिया में भी सुधार होगा।

क्लैप में, इस क्रमिक परिवर्तन ने टीम को सुचारू रूप से सक्षम और संवेदनशील बनाया। अब हम अपनी अधिकांश चर्चाओं को एसिंक्स में ले जाते हैं और उन्हें नोटियन में ट्रैक करते हैं।

कोई मुद्दा या चर्चा उठाने वाले प्रत्येक व्यक्ति को अब एक खाका भरना होगा, जिसमें शामिल हैं:

• संदर्भ और समस्या
• चर्चा से संबंधित सभी संसाधन
• सवाल
• एक सुझाया समाधान
• रैपिड सिस्टम का पालन करने की समय सीमा और हितधारक
• एक संक्षिप्त वीडियो संक्षिप्त चर्चा के माध्यम से जा रहा है, ताकि कोई भी इसे अपनी इच्छानुसार उपभोग कर सके (या तो लिखित या वीडियो)

मुझे इस ट्रैकर का एक टेम्प्लेट साझा करने में खुशी हो रही है यदि यह रास्ते में आपकी मदद कर सकता है।

फिर, कोई भी आपको उतनी दूर जाने के लिए नहीं कहता जितना हमने किया। यह आपकी अपनी यात्रा है: पहला कदम पूरी तरह से आपके अपने संदर्भ और उद्देश्यों के अनुकूल हो सकता है। और यह बहुत अच्छा है, वहीं रुक जाओ!

दिन की आखिरी टिप, ध्यान दें कि वैकल्पिक रूप से, एक और तरीका है कि आप अपनी अलग-अलग मीटिंग्स में सिंक और एसिंक्स को मिलाएं। उदाहरण के लिए, क्लैप में, हम अपने ऑल हैंड्स एसिंक्स का लगभग 70% होस्ट करते हैं, लेकिन फिर भी उनमें से 30% सिंक करते रहते हैं (और हम उन्हें रिकॉर्ड करते हैं!)। इस तरह, हम दोनों दुनिया के सर्वश्रेष्ठ को जोड़ते हैं: टीम प्रेरणा और दक्षता।

इस लेख को समाप्त करने का समय आ गया है, मुझे आशा है कि यह आपको अतुल्यकालिक संचार की दिशा में अपना रास्ता परिभाषित करने में मदद करेगा, और सबसे बढ़कर, यह महसूस करें कि ब्रांडेड अवधारणाओं से परे, यह सब परीक्षण और सीखने का प्रश्न है।

वैसे, टिप्पणियों में आपके व्यक्तिगत अनुभव के बारे में सुनकर मुझे खुशी हुई, फिर भी हमारे रास्ते को समृद्ध करने में खुशी हुई 🙏