चुस्त प्रथाओं, कट्टरपंथी वृद्धिवाद और प्रगति सिद्धांत का उपयोग करके मैं अपने समय को कैसे प्राथमिकता देता हूं

इस सप्ताह मैंने उचित मात्रा में काम को प्राथमिकता दी। मुझे पता था कि सप्ताह के दौरान कई चीजें उड़ जाएंगी और मैंने यह सुनिश्चित किया कि मैं अपनी प्राथमिकता में इसका हिसाब दूं। उस सप्ताह को देखते हुए मैंने वह सब कुछ पूरा किया जो मैं करने के लिए तैयार था। ऐसा हमेशा नहीं होता है, लेकिन जब ऐसा होता है, तो मुझे बहुत संतुष्टि मिलती है।

मैं हर हफ्ते बेसिस के लोगों के लिए एक सप्ताह का नोट लिखता हूं। मैं उन चीजों को साझा करता हूं जिनके बारे में मैं सोच रहा था, टीम के विभिन्न सदस्यों के काम के बीच संबंध बनाना और हमारी सफलताओं का जश्न मनाना। इस हफ्ते, मैंने इस बारे में बात करने के लिए स्क्रिप्ट को छोड़ दिया कि मैं अपने समय को कैसे प्राथमिकता देता हूं और दिन-प्रतिदिन प्रगति करता हूं। मैंने सोचा कि मैं यह कैसे करता हूं यह उन लोगों के लिए दिलचस्प हो सकता है जो उनके लिए काम करने का तरीका खोजने की कोशिश कर रहे हैं।

एक के लिए फुर्तीला

मैं प्रत्येक सप्ताह को एक सप्ताह के स्प्रिंट की तरह प्रबंधित करता हूं। मेरे पास ट्रेलो में एक कानबन बोर्ड है जिसे मैंने 4 साल तक इस्तेमाल किया है। इसकी निम्नलिखित सूचियाँ हैं:

• पार्किंग स्थल (34 कार्ड)
• बैकलॉग (38 कार्ड)
• स्प्रिंट बैकलॉग (0 कार्ड)
• करने के लिए (0 कार्ड)
• करना (1 कार्ड - इस सप्ताह का नोट)
• अवरोधित (2 कार्ड)
• हो गया (2,184 कार्ड)

• आधार को एक संस्था के रूप में विकसित करने का कार्य करें
• व्यवसाय विकास / उत्पाद विकास विचार
• मैं जिन परियोजनाओं का समर्थन कर रहा हूं, उन पर बड़े लक्ष्य या महाकाव्य
• चिंताएँ जो मुझे पता हैं कि मुझे इसमें भाग लेने की आवश्यकता है

जैसे ही विचार मेरे पास आते हैं मैं बैकलॉग में जोड़ देता हूं। मैं वहां ज्यादातर चीजें जोड़ता हूं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह पूरी तरह से नियंत्रण से बाहर न हो जाए, हर दो सप्ताह में मैं इसे परिष्कृत करता हूँ। मैं उस काम से छुटकारा पा लेता हूं जो अब प्राथमिकता नहीं है और अगर मुझे लगता है कि भविष्य में किसी बिंदु पर कुछ होने की जरूरत है, लेकिन मैं यह तय नहीं करना चाहता कि यह हर हफ्ते प्राथमिकता है या नहीं, मैं इसे पार्किंग में ले जाता हूं बहुत। यह हर महीने या तो परिष्कृत हो जाता है।

मैं क्या हासिल करना चाहता हूं, इसके बारे में सोचने के लिए हर हफ्ते समय बनाना

प्रत्येक सोमवार को 7:30 बजे मैं आने वाले पखवाड़े के लिए बैकलॉग और अपनी डायरी देखता हूं। मेरी डायरी में हर समय चीजें जोड़ी और हटाई जाती हैं और एक अच्छा मौका है कि मुझे किसी ऐसे काम में शामिल होने की जरूरत है जो मेरे बैकलॉग पर नहीं है और इसके लिए मेरे प्रयास की आवश्यकता होगी। एक बार जब मुझे पता चल जाता है कि मुझे क्या करने की आवश्यकता है तो मैं प्राथमिकता देता हूं कि मैं सप्ताह के लिए क्या करने जा रहा हूं। मैं बैकलॉग से कार्ड ले जाता हूं और जो मेरी डायरी मुझे बताती है उसके आधार पर नए जोड़ता है।

एक बार जब सूची पूरी हो जाती है, तो मैं कोशिश करता हूं और खुद के साथ ईमानदार रहूं कि यह कितना यथार्थवादी होने जा रहा है, मेरी उपलब्ध क्षमता को देखते हुए, मैंने जो प्राथमिकता दी है, उसके माध्यम से प्राप्त करने के लिए। यदि बहुत अधिक है, तो मैं निम्नतम-प्राथमिकता वाले कार्य को वापस बैकलॉग में ले जाता हूँ। मुझे पता है कि सप्ताह के दौरान बहुत कुछ उड़ जाएगा। यह हो सकता है कि मुझे टीम में किसी चुनौती के साथ किसी की मदद करने की ज़रूरत है जिससे वे निपट रहे हैं। या कोई ग्राहक किसी नए काम में उनकी मदद करने के लिए प्रस्ताव मांग सकता है। मैं अपने समय का लगभग 20% अप्रत्याशित के लिए वापस पकड़ने की कोशिश करता हूं। मैंने अपनी डायरी में मंगलवार और गुरुवार की दोपहर को दो, दो घंटे का स्लॉट इस सामान से निपटने के लिए ब्लॉक कर दिया है। यह सुस्ती पैदा करने में मदद करता है।

कट्टरपंथी वृद्धिवाद का अभ्यास

हर दिन मैं स्प्रिंट बैकलॉग से काम के तीन टुकड़ों को प्राथमिकता देकर शुरू करता हूं जिसे मैं दिन के दौरान पूरा करना चाहता हूं। कार्य के आकार के आधार पर मुझे इसे और छोटे कार्यों में विभाजित करने की आवश्यकता हो सकती है। किसी भी तरह से, मेरे पास किसी भी समय मेरी टू-डू सूची में केवल तीन टुकड़े हैं। अनिवार्य रूप से, मैं कट्टरपंथी वृद्धिवाद का अभ्यास करने की कोशिश कर रहा हूं, एक विचार जो मुझे ओलिवर बुर्कमैन की पुस्तक, फोर थाउजेंड वीक्स: टाइम मैनेजमेंट फॉर मॉर्टल्स में आया था ।

जैसे-जैसे मेरी टू-डू सूची घटती जाती है, मैं अगले कार्य में लग जाता हूँ (कभी भी तीन से अधिक नहीं)। दिन के अंत में, मैंने जो कुछ भी प्राथमिकता दी है वह स्प्रिंट बैकलॉग में वापस चला जाता है। अगले दिन की शुरुआत में, मैं अपने अगले तीन कार्यों को प्राथमिकता देता हूं। मैंने इसे वास्तव में उपयोगी अभ्यास पाया है। ध्यान केंद्रित करने के लिए केवल तीन चीजें होने से उनके बीच अपेक्षाकृत प्राथमिकता देना आसान हो जाता है। 10 चीजों की सूची के साथ ऐसा करना बेहद कठिन है। केवल तीन प्राथमिकताओं का मतलब यह भी है कि अगर कोई महत्वपूर्ण बात उड़ती है तो मेरे लिए यह तय करना अपेक्षाकृत आसान है कि नई प्राथमिकता को समायोजित करने के लिए मेरे तीन कार्यों में से कौन सा कार्य छोड़ा जा सकता है।

अगर मुझे किसी काम पर रोक दिया जाता है तो वह अवरुद्ध हो जाता है - दिमाग खराब हो जाता है। यह अनुवर्ती कार्रवाई के लिए एक अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है या सप्ताह के दौरान किसी बिंदु पर इसे अनवरोधित करने का प्रयास करता है। डिजाइन के बजाय आदत से मैं आमतौर पर गुरुवार की दोपहर को इस सूची में जाता हूं।

निरंतर प्रगति प्रेरणा के साथ मदद करती है

हार्वर्ड बिजनेस स्कूल की टेरेसा अमाबिले के अनुसार , किसी की खुद की प्रगति से ज्यादा प्रेरक कुछ भी नहीं है। जैसे-जैसे मैं प्रगति करता हूं, मैं धार्मिक रूप से कार्य को करने और फिर पूर्ण करने में स्थानांतरित करता हूं। प्रत्येक दिन के अंत में, मैं अपनी पूरी सूची को देखने के लिए याद रखने की कोशिश करता हूं और खुद को याद दिलाता हूं कि मैंने प्रगति की है। इससे मुझे थोड़ा बढ़ावा मिलता है और अगले दिन के लिए कुछ गति मिलती है।

सप्ताह के अंत में, अगर मेरे स्प्रिंट बैकलॉग में कुछ बचा है तो मैं इसे वापस मुख्य बैकलॉग में ले जाता हूं। यदि मेरे पास शुक्रवार के दौरान समय है तो मैं बैकलॉग को थोड़ा सा व्यवस्थित करने का प्रयास करूंगा ताकि सबसे महत्वपूर्ण चीजें शीर्ष के करीब हों। यह मुझे सोमवार को कुछ समय बचाता है जब मैं यह याद रखने की कोशिश कर रहा हूं कि आने वाले सप्ताह में क्या होना चाहिए।

इस दृष्टिकोण को परिष्कृत करने में मुझे काफी समय लगा है। लेकिन यह मेरे लिए काम कर गया। यह मुझे वास्तव में महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है, गहरे काम को काफी आसान बनाता है और सप्ताह के दौरान गति और प्रेरणा बनाने में मदद करता है। यदि आप इनमें से किसी उपाय को आज़माते हैं, तो मुझे बताएँ कि प्रयोग कैसा रहा।