कंपनी की ऑफसाइट योजना कैसे बनाएं

Nov 25 2022

माध्यम पर सर्वोत्तम लेखों के आधार पर जानें।

यह एक एकल विषय, कंपनी ऑफ़साइट्स और रिट्रीट्स को चुनने का एक प्रयोग है, और फिर उस विषय पर सर्वश्रेष्ठ माध्यम लेखों को क्यूरेट और व्यवस्थित करता है। प्रतिक्रिया छोड़ कर इसे अद्यतित रखने में मेरी सहायता करें। तुमने क्या सीखा? क्या कोई माध्यम लेख है जिसकी आप इस विषय के लिए अनुशंसा करेंगे? आप कौन से उप-विषयों को कवर करना चाहते हैं?

कंपनी ऑफसाइट्स पूरी कंपनी, डिवीजनों या सिर्फ व्यक्तिगत टीमों की बैठकें हो सकती हैं। वे कनेक्शन बनाने, समस्याओं को हल करने और रणनीतियों की योजना बनाने की संभावना रखते हैं। इतनी सारी कंपनियों के पूरी तरह से दूरस्थ कार्य करने के लिए आगे बढ़ने के साथ, ऑफ़साइट्स अब एकमात्र समय है जब सहकर्मी आमने-सामने मिलते हैं।

नीचे विषय

टीएलडीआर; उत्तम लेख।
प्रारंभिक योजना
हाउसिंग लॉजिस्टिक्स
ऑनलाइन रिट्रीट
बुनियादी नियम और आचार संहिता
अनुसूची और संरचना

Best for a full company offsite: 
Team offsite events that even an introvert can love 
(Chris Beasley, Automattic)
Runner up (and good for all variants of offsites):
How to design an effective strategy offsite 
(Dave Bailey, CEO Coach)
Best for online offsites: 
How Coinbase ran its first 100 person online offsite
(Coinbase)
Runner up for online offsites:
Our annual company retreat turned virtual this year
(Nick Holzherr, CEO of Whisk.com)
Best for early stage startups:
How to crush a startup offsite
(Drew Austin, Wade and Wendy)
Best for VC offsites: 
Our approach at Foundry Group
(Brad Feld)

कुछ लक्ष्यों और लक्षित लाभों को निर्धारित करके अपने निर्णय की शुरुआत करें। जैसा कि एक आयोजक ने कहा:

हमने जो कुछ सीखा है, उस पर चिंतन करते हैं, स्पष्टता प्राप्त करते हैं कि हम कहां जा रहे हैं, निर्बाध उत्पाद विकास का समय है, और मजबूत बंधन बनाते हैं जो किसी कार्यालय में हेडफ़ोन के साथ बैठकर प्राप्त करना कठिन होता है।
[ ड्रू ऑस्टिन , वेड और वेंडी द्वारा स्रोत लेख ]

जब हमने अपनी ऑफसाइट को मीडियम टीम के साथ चलाया, तो पहला लक्ष्य कनेक्ट करना था। हममें से अधिकांश कभी व्यक्तिगत रूप से नहीं मिले थे। फिर हमारा दूसरा लक्ष्य कुछ बड़े फैसले लेने का था ताकि हम सभी एक ही दिशा में आगे बढ़ सकें।

# 2। कोई भी समय सही समय होता है

दल बदलते हैं। लोग छोड़ते हैं और नए सदस्य जुड़ते हैं। विचार और व्यवहार पैटर्न दोनों को बाधित करने के लिए टीम पुनर्जनन महान है। लेकिन अच्छे भाग्य के साथ भी, आपका "वर्ष में एक बार सामरिक विकास / टीम गतिशीलता ऑफ़साइट" संभवतः सभी परिवर्तनों को समायोजित करने के लिए समयबद्ध नहीं हो सकता है।
[ स्रोत: मेलिसा रोसेन्थल, कार्यकारी कोच ]

#3। एजेंडे को ओवरलोड न करें

ऑफसाइट एजेंडा अक्सर "उन चीजों से भरा होता है जिनके लिए हमारे पास हमारे दिन-प्रतिदिन के काम के लिए समय या हेडस्पेस नहीं होता है"। इसलिए एक समाधान के रूप में हम उन्हें एक कड़े पैक एजेंडे में डाल देते हैं जहां प्रत्येक गंभीर रूप से महत्वपूर्ण विषय को "हल" करने के लिए एक या दो घंटे आवंटित किए जाते हैं।
[ स्रोत: मेलिसा रोसेन्थल, कार्यकारी कोच ]

हाउसिंग लॉजिस्टिक्स

किस प्रकार का स्थान बुक करना है, इसके लिए इन तीन युक्तियों पर विचार करें।

#1। कनेक्शन के लिए ऑप्टिमाइज़ करें

चाहे आपके पास 3, 30 या 300 का समूह हो, आपके समूह को पूरे स्थान पर कब्जा करना चाहिए। अपने स्थान का आकार इतना बड़ा लें कि आप पूरी चीज़ किराए पर ले सकें। एक तीन व्यक्तियों की टीम नियमित घर लेती है। तीस लोगों की टीम एक रिट्रीट में रहती है। एक 300 व्यक्तियों की टीम एक पूरा होटल या सह-कार्यस्थल खरीदती है। कुंजी यह है कि कोई भी उस स्थान पर किसी और के पास जा सकता है और बातचीत शुरू कर सकता है, यह जानते हुए कि वे एक ही समूह का हिस्सा हैं। मैं इस बिंदु के महत्व पर जोर नहीं दे सकता। यह समूह में अजनबियों को रखने के लिए गतिशील को पूरी तरह से बदल देता है। अंतरिक्ष में सभी को घटना का हिस्सा होना चाहिए।
[ स्रोत: क्रिस ब्यासली, ऑटोमैटिक ]

# 2। छोटी टीमें

हम सब एक ही छत के नीचे रहते हैं। हम सभी लगभग एक ही समय पर उठते हैं, हम एक साथ खाना बनाते हैं, एक साथ खाते हैं, एक साथ काम करते हैं, और फिर जब रात के अंत में आराम करने का समय आता है, तो हम इसे एक साथ भी कर सकते हैं। उल्लेख नहीं है, यह 5-10 लोगों के साथ यात्रा करने का एक किफायती और सुविधाजनक तरीका भी है।
[ स्रोत: ड्रू ऑस्टिन, वेड और वेंडी ]

#3। बड़ी टीमें

पूछताछ के लिए सीधे होटलों को कॉल करें कि क्या वे पूरी संपत्ति किराए पर देते हैं। ऐस होटल , जुपिटर होटल और द फ्रीहैंड जैसे बुटीक होटल 150-300 व्यक्ति टीमों के लिए आदर्श हैं और पोर्टलैंड, सिएटल, पाम स्प्रिंग, शिकागो और न्यूयॉर्क में स्थित हैं। उदाहरण के लिए, ऐस इन पाम स्प्रिंग्स, छोटे और मध्यम आकार के मीटिंग रूम, दो पूल और एक कवर लाउंज क्षेत्र प्रदान करता है। कुछ कमरों में निजी आंगन हैं जहां लोग छोटे समूहों की मेजबानी करते थे।
[ स्रोत: क्रिस ब्यासली, ऑटोमैटिक ]

ऑनलाइन रिट्रीट।

लागत के लिए, और निश्चित रूप से COVID महामारी के दौरान, कंपनियां वर्चुअल ऑनलाइन रिट्रीट के साथ प्रयोग कर रही हैं। कॉइनबेस और व्हिस्क दोनों ने गैदर का उपयोग किया ताकि ऑफसाइट को और अधिक वीडियो चैट की तरह महसूस न हो। लेकिन उन्होंने अपने सामान्य उपकरणों का भी रचनात्मक उपयोग किया, उदाहरण के लिए:

आइसब्रेकर के लिए, प्रत्येक छोटे समूह में हमने एक Google स्लाइड प्रस्तुतिकरण बनाया, सभी को गुमनाम रूप से शामिल होने के लिए कहा (गुप्त टैब), फिर (1) अपना एक चित्र बनाएं; (2) एक मजेदार तथ्य साझा करें; (3) एक उपनाम बनाएँ। सभी स्लाइडों के अंदर होने के बाद, हम कमरे में घूमे और अनुमान लगाया कि कौन कौन है। इससे बहुत हंसी आई और हमारी खराब कलात्मक क्षमताओं का एक चिरस्थायी रिकॉर्ड बन गया।
[ स्रोत: कॉइनबेस ]

बुनियादी नियम और आचार संहिता

एक ऑफसाइट एक नया संदर्भ है जिसके लिए कुछ मूलभूत नियमों की आवश्यकता हो सकती है जो दिन-प्रतिदिन के कार्य में आवश्यक नहीं हैं। आपके ऑफ़साइट के लिए विशिष्ट बुनियादी नियमों को ताज़ा करने या हाइलाइट करने पर विचार करें।

एक सामान्य सुझाव एक सुरक्षित स्थान बनाना है।

यह एक अच्छा विचार है - और आपकी टीम के लिए आरामदेह हो सकता है - जमीनी नियम निर्धारित करने के लिए। सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि ऑफसाइट एक सुरक्षित स्थान होना चाहिए जहां लोग बोल सकें और प्रतिशोध के किसी भी डर के बिना एक दूसरे (और आप) को रचनात्मक रूप से चुनौती दे सकें। बैठक स्थान के भीतर गोपनीयता की प्रतिज्ञा करना भी सहायक होता है। ऑफसाइट पर जो कहा जाता है वह केवल आपके और आपकी टीम के लिए है, और कार्यालय में अन्य लोगों के साथ साझा नहीं किया जाएगा - जब तक कि टीम विशिष्ट संदेशों या सूचनाओं को बाहरी रूप से संप्रेषित करने के लिए अधिकृत करने के बारे में आम सहमति पर नहीं पहुंचती।
[ स्रोत: डैन शोएनबाउम मैनेजिंग पार्टनर, हाईटाइड एडवाइजर्स ]

लेकिन इन जमीनी नियमों को अटपटा महसूस करने की जरूरत नहीं है।

जमीनी नियमों को स्थापित करने और मजबूत करने में कुछ रचनात्मकता डालने से मदद मिल सकती है। उदाहरण के लिए, मेरे ग्राहकों में से एक 'शैतान का एवोकैडो' शब्द का उपयोग थोड़ा हास्य इंजेक्ट करने के लिए करता है और आम सहमति को चुनौती देने के बारे में लोगों को अधिक आराम देता है।
[ स्रोत: डेव बेली, सीईओ कोच ]

तीसरा समय के आसपास अपेक्षाओं को उजागर करना है, उदाहरण के लिए:

टाइम-बॉक्स सब कुछ। जब आप मूल रूप से आयरन मैन का काम कर रहे होते हैं, जहां समय कोई चर्चा नहीं है और किसी को यह भी नहीं पता कि यह कौन सा दिन है, तो यह महत्वपूर्ण है कि एक काम पर बहुत देर तक न रुकें। टाइमबॉक्स सब कुछ। टाइमबॉक्स उन चीजों को करें जिन्हें आप करना पसंद करते हैं, टाइमबॉक्स उन चीजों को जो आप नहीं करते हैं। यह आपको समय की कमी की अत्यावश्यकता की भावना को बनाए रखने में सक्षम करेगा, हालांकि ऐसा महसूस हो सकता है कि आपके पास दुनिया में हर समय है।
[ स्रोत: ड्रू ऑस्टिन, वेड और वेंडी ]

चौथा डाउनटाइम के आसपास है:

प्रारंभ में, टीम के अंतर्मुखी इस बात से घबराए हुए थे कि घर का मतलब होगा कि वे रिचार्ज करने के लिए कभी दूर नहीं जा सकते, लेकिन विपरीत सच साबित हुआ। वे अपने कमरे में वापस जा सकते हैं और जब उन्हें फिर से सामाजिक होने का अहसास हुआ, तो उन्हें बस इतना करना था कि टीम को खोजने के लिए अपने दरवाजे से बाहर चले गए।
[ स्रोत: क्रिस ब्यासली, ऑटोमैटिक ]

पाँचवाँ भाग हर किसी की भागीदारी को प्रोत्साहित कर रहा है, शायद राउंड रॉबिन मीटिंग तकनीक का उपयोग करके :

यह सुनिश्चित करना कि सभी की सुनी जाए — विशेष रूप से शांत लोगों की आवाज़ — भागीदारी को बढ़ाएगी। वरिष्ठ अधिकारी, ज़ोरदार लोग, और पुरुष, विशेष रूप से, अधिक मुखर होते हैं और अन्य प्रतिभागियों के विचारों को बाधित या प्रभावित करते हैं।
[ स्रोत: गुस्तावो रैज़ेट्टी, "रिमोट, नॉट डिस्टेंट" के लेखक ]

डाउनटाइम कितना महत्वपूर्ण है, इसे रेखांकित करने के लिए डाउनटाइम पर वापस चक्कर लगाना:

जब आप कार्यालय से बाहर हों, तो केवल अपने कार्यालय की कठोर संस्कृति को न दोहराएं। उदार ब्रेक में निर्माण करें, और यदि आप कहीं हैं जहां बाहर का आनंद लेने के लिए दिन का सबसे अच्छा समय दोपहर है, तो इसे शेड्यूल में बनाने के लिए सूर्यास्त तक प्रतीक्षा न करें। मैंने पाया है कि वे असंरचित क्षण हैं जहां रिश्ते बनते हैं और कभी-कभी वास्तविक ब्रेक-थ्रू होते हैं, या तो रिश्तों में या व्यक्तिगत रचनात्मकता में।
[ स्रोत: नाथन वॉटरहाउस, सलाहकार ]

अनुसूची और संरचना

डेव बेली, सीईओ कोच चरणों में सोचने की सलाह देते हैं।

सेटअप संगठन, अपेक्षा सेटिंग और होमवर्क है जो घटना से पहले होता है।
कनेक्शन उस घटना का उद्घाटन है जहां लोग जुड़ते हैं, एक-दूसरे को जानते हैं और बंधन बनाते हैं।
अगर कुछ काम करना है, तो पहले अलग-अलग सोच के लिए स्पष्ट रूप से सीमांकित समय के साथ विचार-मंथन मॉडल का पालन करें, उसके बाद अभिसरण सोच के बाद।
फिर कमिटमेंट करें।
फिर जश्न मनाएं।

परिचय और कनेक्शन।

लोगों को जोड़ने और एक-दूसरे को जानने में मदद करने के लिए बहुत सारे अच्छे अभ्यास हैं। यहाँ कुछ सुझाव हैं:

'वन-क्वेश्चन आइस-ब्रेकर्स': प्रभावी प्रश्न वे होते हैं जो लोगों को अपने बारे में कुछ साझा करने की अनुमति देते हैं, जैसे कि 'आप किस पिछली घटना पर सबसे अधिक गर्व करते हैं?', 'ऐसी कौन सी अजीब बात है जो हम आपके बारे में नहीं जानते होंगे?' या 'ऐसी महत्वपूर्ण घटना क्या है जिसने आपको एक व्यक्ति के रूप में विकसित होने में मदद की?'। हर कोई एक ही प्रश्न का उत्तर दे सकता है, या टोपी में से किसी एक को चुन सकता है।
[ स्रोत: डेव बेली, सीईओ कोच ]

हमने कमरे में चारों ओर घूमते हुए वर्ष के लिए अपनी उपलब्धियों के बारे में बात करते हुए इसे शुरू किया, जिन चीजों को पूरा करने के लिए उन्हें अपने विभाग या कंपनी पर गर्व है, और वे अगले दो दिनों में क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं।
[ स्रोत: काइल रैकी, सीईओ ]

व्यक्तिगत इतिहास व्यायाम
टेबल के चारों ओर जाओ और हर किसी को अपने बारे में तीन प्रश्नों का उत्तर दें:

आप कहां पले - बढ़े?

आपके कितने भाई-बहन हैं और आप इस क्रम में कहां आते हैं?

अपने बचपन की किसी अनूठी या दिलचस्प चुनौती या अनुभव का वर्णन करें
[ स्रोत: सारा होजेस, वीसी ]

व्यक्तित्व सीखें: यदि आपकी टीम में टीम की शिथिलता या खराब सहयोग है, तो मैं टीम के व्यक्तित्व और कार्यशैली के बारे में जानने के लिए अत्यधिक अभ्यास की सलाह देता हूं। मायर्स-ब्रिग्स मूल्यांकन, एक DiSC विश्लेषण, या अन्य साइकोमेट्रिक व्यक्तित्व विश्लेषण करने का अन्वेषण करें। इससे आपकी टीम को एक दूसरे के व्यक्तित्व और कार्यशैली को समझने में मदद मिल सकती है। यह उन कर्मचारियों को उजागर करने में मदद कर सकता है जो एक-दूसरे के साथ सबसे अच्छा सहयोग करेंगे, संभावित संघर्ष की संभावनाओं को सामने ला सकते हैं और सुधार सकते हैं - आपकी टीम और उसके भीतर के बंधन को मजबूत करने के लिए सभी बहुत मूल्यवान अंतर्दृष्टि।
[ स्रोत: डैन शोएनबाउम, सीईओ ]

बेशक, अधिक शामिल विकल्प हैं। कार्टेड टीम ने मेहतर शिकार का आयोजन किया । या आप एक साथ खाना पकाने की कोशिश कर सकते हैं ।

अपना एजेंडा बनाना

एक सामान्य तरीका यह है कि एजेंडे को उपस्थित लोगों के हाथों में रखा जाए। टीम रिट्रीट एजेंडा सह-निर्माण के लिए एलिजाबेथ हंट की एक सरल प्रक्रिया देखें ।

आपका ऑफसाइट कौशल निर्माण का अवसर हो सकता है। उदाहरण के लिए, कार्टेड में एक डिजाइन थिंकिंग एक्सरसाइज शामिल है ।

आपका ऑफसाइट भी अक्सर पीछे हटने और अपनी टीम के मूल्यों को स्पष्ट करने का एक अच्छा मौका होता है। एरिक फ्रीडमैन, कार्यकारी कोच, इस ऑफसाइट मूल्यों के अभ्यास की पेशकश करते हैं ।

विशलिस्ट विषय

मैं इस पोस्ट में अंतराल भरना चाहता हूं, विशेष रूप से निम्नलिखित विषयों के आसपास। यदि आप माध्यम पर इनके बारे में कुछ लिखते हैं, तो कृपया मुझे बताएं।