वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (डब्ल्यूबीएस) किसी प्रोजेक्ट के प्रत्येक चरण को तोड़ने में मदद करता है और अंतिम परिणाम प्राप्त करने के लिए सभी कार्यों पर विचार करता है।

परियोजना प्रबंधक इस उपकरण को अपनी परियोजनाओं में क्यों लागू करते हैं? कार्य विखंडन संरचना के पक्ष और विपक्ष क्या हैं? प्रभावी WBS बनाने के लिए सही उपकरण कैसे चुनें?

यह पोस्ट उत्तर ढूंढने में मदद करेगी.

डब्ल्यूबीएस परिभाषा

कार्य विखंडन संरचना क्या है?

कार्य विखंडन संरचना एक प्रोजेक्ट चार्ट है जहां कार्य एक-दूसरे और प्रोजेक्ट के साथ अपने संबंधों को सामान्य रूप से पदानुक्रमित तरीके से दर्शाते हैं। इसकी प्रकृति ग्राफिकल है और यह विभिन्न परिदृश्यों के आधार पर परिणामों की भविष्यवाणी करने में मदद करता है।

इसे अक्सर एक परिणाम-उन्मुख पेड़ के रूप में देखा जाता है जो सभी परियोजना प्रक्रियाओं को कवर करता है। परियोजना टीमें अपनी परियोजनाओं को आसानी से प्रबंधनीय घटकों में तोड़ने के लिए आवेदन करती हैं। इन घटकों को तब तक और विघटित किया जाता है जब तक कि एक आवश्यक टीम सदस्य को नियुक्त नहीं किया जा सके।

डब्ल्यूबीएस तत्व

ऐसे विशिष्ट स्तर हैं जिन्हें WBS में लागू किया जाना चाहिए। वे परियोजनाओं को प्रबंधित करना आसान बनाते हैं।

एक विशिष्ट कार्य विश्लेषण संरचना में निम्नलिखित तत्व होते हैं:

• एक प्रोजेक्ट विज़न स्टेटमेंट.
• परियोजना चरण.
• डिलिवरेबल्स के साथ कार्य.

डब्ल्यूबीएस इतिहास

WBS की अवधारणा को 1957 में अमेरिकी रक्षा विभाग द्वारा कार्यक्रम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक ( PERT चार्ट ) की अवधारणा के साथ विकसित किया गया था।

WBS को रक्षा संगठनों में उपयोग के लिए बनाया गया था, हालाँकि, यह शब्द 1987 में गैर-रक्षा क्षेत्रों में पेश किया गया था।

परियोजना प्रबंधन में WBS के उपयोग का महत्व

कार्य विखंडन संरचना से परियोजना टीमों को कई तरह से लाभ होता है:

• किसी प्रोजेक्ट को छोटे-छोटे घटकों में विभाजित करके, आप इसे कम बोझिल और अधिक प्रबंधनीय बनाते हैं।
• संरचना टीम के सभी सदस्यों के लिए एक रोडमैप प्रदान करती है। कई परियोजनाओं में कई टीमें मिलकर काम करती हैं। कार्य को पूरा करने के लिए उन्हें समन्वय और एकीकरण की आवश्यकता है। डब्ल्यूबीएस उन्हें अपने कार्यों और डिलिवरेबल्स पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है और दर्शाता है कि उनके प्रयास पूरे प्रोजेक्ट में कैसे फिट बैठते हैं।
• संरचना परियोजना के पूरा होने को मापने, मील के पत्थर को परिभाषित करने और बजट संसाधनों को आवंटित करने में भी सहायता करती है।

परियोजना प्रबंधक वाणिज्यिक, आवासीय और निर्माण परियोजनाओं में डब्ल्यूबीएस का उपयोग करते हैं। यह संरचना निवेशकों और ग्राहकों को परियोजना विकास में आने वाली हर चीज़ की बेहतर समझ प्रदान करती है।

यहां उन टीमों की सूची दी गई है जो WBS का उपयोग कर सकती हैं:

WBS सर्वोत्तम अभ्यास: आपको क्या याद रखना चाहिए

ऐसे विशेष नियम हैं जिन पर आपको अपने कार्य विश्लेषण ढांचे पर काम करते समय विचार करना चाहिए।

• 100% नियम परियोजना दायरे द्वारा परिभाषित 100% कार्य को शामिल करने के बारे में है, जिसे डब्ल्यूबीएस स्तरों में विभाजित किया गया है। इन स्तरों में प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स, नियंत्रण खाते, कार्य पैकेज और कार्य शामिल हैं। इसे सभी WBS स्तरों पर लागू किया जाता है। इसलिए निचले WBS स्तर पर कार्य का योग बिना किसी अपवाद के उपरोक्त WBS स्तर द्वारा दर्शाए गए कार्य के 100% के बराबर होना चाहिए।
• संज्ञा का प्रयोग करें. क्रिया के स्थान पर संज्ञा का प्रयोग करने से स्पष्टता बढ़ती है।
• संपूर्ण रहें. डब्ल्यूबीएस पर काम करते हुए, आपको यह समझना चाहिए कि सब कुछ महत्वपूर्ण है यदि यह उस पाठ्यक्रम का हिस्सा है जो आपके अंतिम वितरण की ओर ले जाता है। सुनिश्चित करें कि आपके पास उस पाठ्यक्रम को प्रबंधित करने के लिए प्रत्येक कार्य की पूरी सूची है।
• कार्यों को परस्पर अनन्य रखें. जो कार्य पहले से ही किसी अन्य कार्य का हिस्सा है, उसके लिए अलग-अलग कार्यों को अलग करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
• काफी गहराई तक जाओ. एक WBS विस्तृत होना चाहिए. हालाँकि, इसे इतना गहरा न रखने का प्रयास करें कि यह भ्रामक हो जाए।

कार्य विश्लेषण संरचना स्पष्ट लाभ प्रदान करती है, जिसमें निम्नलिखित शामिल हैं:

• उन्नत संचार. हर कदम पर सहयोग WBS के प्रमुख लाभों में से एक है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि किसी प्रोजेक्ट की कोई आंतरिक या बाहरी दिशा है।
• रचनात्मकता . जो लोग डब्ल्यूबीएस के लिए आवेदन करते हैं उनके पास अपने रचनात्मक कौशल विकसित करने के व्यापक अवसर होते हैं।
• अंतिम लक्ष्यों पर उन्मुखीकरण. WBS कार्य विश्लेषण संरचना टीम के सभी सदस्यों को अंतिम लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित रखने में सहायता करती है। इससे अनावश्यक कार्य किए जाने की संभावना कम हो जाती है क्योंकि दायरा स्पष्ट रूप से परिभाषित किया गया है।
• विवरण संगठन . परियोजना में कुछ भी खोया नहीं जाता क्योंकि प्रत्येक विवरण का सावधानीपूर्वक हिसाब-किताब किया जाता है।
• शेड्यूलिंग मुद्दे. डब्लूबीएस यह पहचानने में मदद करता है कि कौन सा डिलिवरेबल्स आपके शेड्यूल से पीछे चल रहा है।
• कार्य आवंटन . जब आप किसी प्रोजेक्ट को प्रबंधनीय टुकड़ों में तोड़ते हैं, तो इन कार्यों को अपनी टीम के सदस्यों को सौंपना आसान हो जाता है।
• समस्याओं की रोकथाम. समस्याएँ तब भी हो सकती हैं जब कोई प्रोजेक्ट तैयार हो। एक डब्लूबीएस निष्पादन से पहले कार्यों के सभी विवरणों को ध्यान में रखकर उन्हें काटने में मदद करता है।
• विचार-मंथन . संरचना उपयोगी विचारों और समाधानों को खोजने में मदद करती है। सभी विचारों को सूचीबद्ध करना और फिर अनावश्यक विचारों को हटा देना आसान है।
• जोखिम प्रबंधन. यदि आप डब्ल्यूबीएस के साथ काम कर रहे हैं, तो आप शुरुआत से ही जोखिमों का प्रबंधन कर सकते हैं। यह सभी आवश्यकताओं का अनुमान लगाता है और संसाधनों का आवंटन करता है: समय, धन और श्रम।
• विभिन्न टीमों के लिए लचीलापन. एक WBS का उपयोग विभिन्न क्षेत्रों और क्षेत्रों में किया जाता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि टीम कितनी बड़ी है. संरचना हमेशा परियोजना निष्पादन का समर्थन करेगी।

वर्क ब्रेकडाउन संरचना कैसे बनाएं? नीचे वर्णित पाँच चरणों का पालन करें।

1. एक प्रोजेक्ट स्टेटमेंट का वर्णन करें

वाक्य या पैराग्राफ अंतिम चरण में आपके प्रोजेक्ट विजन और कार्यों का वर्णन करेगा। WBS का यह चरण किसी भी प्रोजेक्ट का बेसमेंट है। आमतौर पर पूरी टीम इसे विकसित करती है।

2. सभी आवश्यक चरणों की रूपरेखा तैयार करें

अब आपको सभी जरूरी चरण पूरे करने होंगे. शायद, आपको परियोजना के दायरे को कई चरणों में विभाजित करना होगा। यह अक्सर परियोजना की आवश्यकताओं, समय सीमा और बजट पर निर्भर करता है।

3. डिलिवरेबल्स बनाएं

उन सभी डिलिवरेबल्स को हाइलाइट करें जिन्हें हर चरण में पूरा किया जाना चाहिए। चरणों का अंतिम परिणाम अवश्य होना चाहिए। अगले चरण पर जाने से पहले आपको उन्हें हासिल करना होगा।

4. डिलिवरेबल्स को छोटे-छोटे कार्यों में बाँट लें

इन कार्यों को अनुभागों के रूप में डिज़ाइन किया जाना चाहिए। टीम का कोई भी सदस्य उन्हें आसानी से प्रबंधित करने में सक्षम होना चाहिए।

5. प्रत्येक अनुभाग को असाइन करें

इस पदानुक्रम का अंतिम चरण प्रत्येक प्रबंधनीय भाग का असाइनमेंट है। एक आवश्यक व्यक्ति (या एक टीम) किसी विशिष्ट कार्य के लिए जिम्मेदार होगा। वे कार्य के प्रत्येक अनुभाग में शामिल होंगे जिससे संबंधित परिणाम प्राप्त होंगे।

आइए अब वास्तविक जीवन के WBS उदाहरणों पर चलते हैं।

कार्य विखंडन संरचना उदाहरण

कार्य विखंडन संरचना की अवधारणा को बेहतर ढंग से समझने के लिए, हमें कुछ व्यावहारिक उदाहरणों पर गौर करने की आवश्यकता है। यहां हम सॉफ्टवेयर विकास और निर्माण क्षेत्रों में WBS के उपयोग के उदाहरणों पर विचार करते हैं।

WBS सॉफ़्टवेयर विकास उदाहरण

सॉफ़्टवेयर विकास कार्य विखंडन संरचना उपयोग के आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले उदाहरणों में से एक है।

यदि आपके पास सॉफ्टवेयर विकास से संबंधित एक नियमित आईटी परियोजना है, तो आपको विकास प्रक्रिया के विशिष्ट चरणों का पालन करना होगा।

कार्य विखंडन संरचना WBS आपके प्रोजेक्ट को कार्यात्मकताओं में विभाजित करेगी और उन्हें छोटे-छोटे कार्यों में विभाजित कर देगी जिन्हें कुछ लोगों को सौंपा जा सकता है।

कल्पना कीजिए, आप एक नया ऐप बनाने पर काम कर रहे हैं। इसे बनाने के लिए, आपको विशिष्ट कार्यों के साथ कुछ सुसंगत चरणों का पालन करना होगा। यहां बताया गया है कि आपका WBS कैसा दिख सकता है:

निर्माण के लिए WBS उदाहरण

आप जटिल निर्माण परियोजनाओं के प्रबंधन सहित किसी भी उद्देश्य के लिए WBS का उपयोग कर सकते हैं।

यह वह क्षेत्र है जहां संरचना उत्कृष्ट प्रदर्शन करती है। आपको पीएम कार्य विश्लेषण संरचना के औपचारिक दिशानिर्देशों का पालन करने की आवश्यकता नहीं है। आपका उद्देश्य अपने निर्माण प्रोजेक्ट के लिए प्राकृतिक श्रेणियों की रचना करना होना चाहिए।

मान लीजिए, आपको पिछवाड़े में एक ग्रीष्मकालीन घर बनाना है। निर्माण के लिए आपका कार्य विश्लेषण संरचना उदाहरण इस तरह दिख सकता है:

मुफ़्त और सशुल्क WBS टेम्पलेट

वर्क ब्रेकडाउन संरचना तैयार करना तकनीकी रूप से आसान है, लेकिन इसमें समय लगता है। इसीलिए आप आसानी से आरंभ करने के लिए विभिन्न WBS टेम्पलेट लागू कर सकते हैं।

वे विभिन्न प्रकार के होते हैं: सशुल्क या निःशुल्क। आप सही का चयन कर सकते हैं जो आपको लचीलापन देगा और संरेखित रहने में मदद करेगा।

एक्सेल में WBS टेम्पलेट

एक्सेल में वर्क ब्रेकडाउन संरचना का उपयोग करने के लिए, आपको स्मार्टआर्ट ग्राफ़िक्स सुविधा के साथ काम करना होगा।

बस सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें, चित्रण अनुभाग पर जाएँ, और स्मार्टआर्ट ग्राफ़िक्स चुनें । पदानुक्रम अनुभाग आपको एक्सेल में अपना WBS बनाने में मदद करेगा ।

एक अनुकूल संरचना प्राप्त करने के लिए माइंडमास्टर WBS टेम्पलेट और EdrawMind WBS टेम्पलेट भी अच्छे विकल्प हैं।

गैंट चार्ट पर WBS

गैंटप्रो एक शक्तिशाली गैंट चार्ट टूल है जो मुफ्त गैंट चार्ट टेम्पलेट प्रदान करता है जिसे आप आसानी से अपने काम को तोड़ने के लिए लागू कर सकते हैं।

यहां एक रंगीन गैंटप्रो टेम्पलेट है जो एक निर्माण परियोजना का प्रतिनिधित्व करता है:

एक सुविधाजनक WBS बनाने के लिए गैंटप्रो का उपयोग करें

गैंटप्रो सहज, उपयोगकर्ता के अनुकूल और उपयोग में आसान है। यहां डब्लूबीएस उत्पन्न करने का मुख्य विचार यह है कि आपको न केवल यह देखने का मौका मिलता है कि आप क्या कर रहे हैं बल्कि यह नियंत्रित करने का भी मौका मिलता है कि आप इसे कब कर रहे हैं।

इस ऑनलाइन गैंट चार्ट निर्माता के साथ, आप बिना अतिरिक्त प्रयास के अपने WBS को गैंट आरेख में परिवर्तित कर सकते हैं। टूल का उपयोग करके, आप असीमित संख्या में कार्यों के साथ जितनी आवश्यकता हो उतने प्रोजेक्ट बना सकते हैं।

सूची से एक कस्टम WBS फ़ील्ड जोड़कर, आप अपनी कार्य सूची को अपने इच्छित पदानुक्रम की कल्पना करने का आदेश दे सकते हैं।

एक्सेल से गैंटप्रो में WBS आयात करना

आप एक्सेल में बनाए गए अपने प्रोजेक्ट को गैंटप्रो में स्थानांतरित कर सकते हैं और अपनी योजनाओं पर काम करना जारी रख सकते हैं। आयात दबाएं (नया प्रोजेक्ट बनाते समय) और ड्रैग-एंड-ड्रॉप सुविधा का उपयोग करें या इसे अपने कंप्यूटर से अपलोड करें।

अपने WBS में कार्य संख्या सेट करें ताकि गैंटप्रो प्रोजेक्ट पर कार्यों की स्थिति को सही ढंग से परिभाषित कर सके।

निष्कर्ष

अब आप जानते हैं कि WBS वर्क ब्रेकडाउन संरचना प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाने में पहला कदम है। इस प्रकार के लोकप्रिय प्रोजेक्ट प्रबंधन चार्ट आपके भविष्य की कार्य योजना के ढांचे की तरह हैं।

कार्य विश्लेषण संरचना टीमों को हुई प्रगति के बारे में सूचित करती है, उनकी दक्षता बढ़ाती है और व्यक्तियों को सफल निर्णयों की ओर ले जाती है। सुविधाजनक WBS टेम्प्लेट आपकी परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया को आसान बना देंगे।

कार्य विखंडन संरचना के बारे में आप क्या सोचते हैं? बेझिझक अपना अनुभव साझा करें।

और यदि आप इस पीएम टूल के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं, तो पूरा लेख देखें वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर क्या है और डब्ल्यूबीएस के साथ परियोजना प्रबंधन में सुधार कैसे करें? https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.