Как работают виртуальные офисы

Вы начинаете свой собственный бизнес и вам нужно сэкономить деньги? Вы хотите испытать иногда неспокойные воды делового мира, прежде чем подписать договор об аренде офисных помещений или получить ипотечный кредит на здание? Подходит ли ваш бизнес для работы в виртуальной среде? Готовы ли ваши сотрудники работать из своих домов, автомобилей или других движущихся целей? Или вы просто считаете, что экологические преимущества — достаточная причина, чтобы рассмотреть возможность создания виртуального рабочего пространства?

Какими бы ни были ваши причины, мы поможем вам решить некоторые проблемы, с которыми вам придется столкнуться при создании виртуального офиса. Мы также обсудим некоторые преимущества и недостатки работы исключительно в киберпространстве. Начнем с того, где будет выполняться ваша работа.

Содержание

1. Но где вы будете работать?
2. Настройка виртуального офиса
3. ПО для виртуального офиса
4. Другое оборудование для рассмотрения
5. Инструменты виртуального делового общения
6. Настройка подключения к Интернету
7. Как насчет встреч с клиентами?
8. Кибер-помощник
9. Настройка политик виртуального офиса
10. Юридические последствия виртуального бизнеса
11. Какие преимущества и недостатки?

Технически ваш офис находится там , где вы находитесь. С доступными в настоящее время технологиями вы можете вести бизнес практически из любого места. Ваш офис может быть у вас дома, в машине, в аэропорту, на пляже или даже на вершине горы. В типичных ситуациях ваш офис будет располагаться у вас дома, независимо от того, путешествуете вы или нет. Если это так, то вам нужно иметь хорошую настройку. Это включает в себя тихое место вдали от отвлекающих факторов, которые всегда будут иметь дома. К ним относятся холодильник, телевизор, дети, работа на газоне, посуда в раковине... что угодно. Это может быть отвлечением.

Если вы хотите, чтобы это работало, вы должны соблюдать дисциплину и сделать свой офис специально отведенным для работы местом, даже если он находится в вашей спальне или на кухне. Поместите его в место, где вам нравится находиться. Если в вашем подвале темно и уныло, скорее всего, вам не понравится там работать. Итог... используйте комнату, которая будет наиболее подходящей для выполнения работы.

Первые впечатления многое значат

Но как насчет вашего рабочего адреса? Если вы ведете бизнес из дома, вы, вероятно, не хотите, чтобы ваш домашний адрес использовался в качестве рабочего адреса. В зависимости от типа бизнеса это может просто не произвести нужного вам впечатления. В этом случае у вас есть два варианта. Вы можете арендовать почтовый ящик или воспользоваться услугой почтового ящика CMRA (Агентство по приему коммерческой почты), которая предоставит вам корпоративный адрес и номер офиса.

У каждого варианта есть недостаток, заключающийся в том, что вам нужно идти куда-то еще, чтобы получить почту (хотя могут быть службы, которые доставят вам вашу почту). Почтовые ящики имеют дополнительный недостаток, заключающийся в том, что вы не можете получать посылки, потому что курьеры не доставят их в абонентский ящик. Если вы используете услугу, которая дает вашему бизнесу номер пакета (на самом деле просто другое имя для номера ящика), вы можете получать посылки. У вас также есть круглосуточный доступ и вы можете запросить уведомление о прибытии посылки.

Посетите раздел Как работает домашний офис, чтобы получить дополнительные советы и информацию о настройке домашнего офиса. Далее мы поговорим об оборудовании и мебели, которые вам потребуются, чтобы ваш виртуальный офис функционировал так же эффективно, как и традиционные офисные помещения.

Почтовые правила

Текущие почтовые правила для CMRA требуют, чтобы трехстрочный адрес включал буквы «PMB» перед номером. Если вы используете четырехстрочный адрес, вы можете использовать знак «#» перед номером. Например:

Если ваша работа связана с поездками к клиентам или в другие места за пределами вашего дома, вам, вероятно, следует подумать о покупке портативного компьютера , а не настольной системы. С ноутбуком ваши файлы всегда будут с вами, и у вас не будет тех неловких моментов, когда вы оставили важный документ в своем офисе, потому что... ну, ваш офис с вами. Хотя ноутбук может показаться немного громоздким, чтобы всегда брать его с собой в дорогу, существует множество легких и очень мощных моделей. Просто убедитесь, что у вас есть хорошая сумка для переноски с плечевым ремнем и местом для документов в бумажном виде.

Если вам не нравится постоянно работать с клавиатуры и маленького экрана ноутбука, есть другие решения. Да они все предусмотрели! Чтобы сделать использование вашего ноутбука более эффективным в вашем домашнем офисе, можно установить док-станцию, к которой вы можете просто подключить свой ноутбук. Док-станции позволяют легко иметь стандартный монитор , клавиатуру и мышь , принтер, факсимильный аппарат, сканер и другие периферийные устройства, которые всегда подключены и готовы к использованию. Подключив свой ноутбук к док-станции, вы сможете использовать его так же, как стандартную настольную систему, и вам не придется беспокоиться о переносе или синхронизации файлов на другой компьютер.

Если вы не путешествуете или вам не нужен доступ ко всем вашим файлам во время путешествия, вы можете просто получить традиционную настольную компьютерную систему. Убедитесь, что у вас достаточно места на жестком диске , памяти для одновременного запуска нескольких программ и умеренно быстрого процессора . Если вы работаете с графикой (все, что связано с фотоизображениями, иллюстрациями или анимацией), вам понадобится гораздо более быстрый процессор и столько места на жестком диске и оперативной памяти , сколько вы можете себе позволить.

Другие варианты оборудования и оборудования, которые вы можете рассмотреть, включают:

По понятным причинам, главным образом потому, что оборудование в мире технологий меняется чаще, чем некоторые люди меняют нижнее белье, мы не будем вдаваться в технические характеристики компьютерного оборудования, которое вам понадобится в вашем офисе.

Что касается программного обеспечения, вам следует рассмотреть несколько вариантов. Если вы работаете самостоятельно и у вас нет других, с которыми вам нужно координировать свои действия, то выполнение ваших требований к программному обеспечению не так сложно. Вот некоторые категории программного обеспечения, которые могут вам понадобиться, а также ссылки на некоторые из наиболее популярных пакетов:

Многие бизнес-приложения поставляются в виде «наборов», включающих все вышеперечисленные категории продуктов, а затем и некоторые другие. Некоторые из наиболее популярных пакетов включают в себя:

Многие программы также имеют менее дорогие «облегченные» или «ограниченные» версии, которые могут подойти для небольших предприятий. Они также обычно доступны для компьютерных платформ Windows и Macintosh.

Групповое программное обеспечение

Если вы работаете с другими и вам необходимо координировать планирование, получать доступ к центральным файлам, поддерживать диспетчер контактов, встречаться в чатах и ​​т. д., тогда у вас есть более сложная задача. Доступны программы, такие как Lotus Notes или Novell Groupwise , которые предоставляют эти типы функций в качестве программного решения. Эти решения могут потребовать довольно хороших знаний компьютера и ИТ-специалиста для управления системой.

В качестве альтернативы существуют также службы онлайн-управления, которые предоставляют такие виды услуг в Интернете для доступа с помощью вашего браузера. Они довольно просты в использовании. Они предлагают множество функций для координации информации между членами команды, взаимодействия с клиентами или просто для общения и обмена файлами с коллегами. Обычно они взимают небольшую ежемесячную плату за пользователя или большую фиксированную ставку за неограниченное количество пользователей. Однако некоторые из них включают бесплатные ограниченные версии. Ниже приведены некоторые из этих сервисов, доступных в сети:

Потребности в программном обеспечении сильно различаются в зависимости от типа выполняемой вами работы. Свяжитесь с аналогичными предприятиями или вашей отраслевой ассоциацией, чтобы узнать, какие программы предпочитают ваши коллеги.

Не забывайте и о условно-бесплатном программном обеспечении. Есть много отличных программ, которые могут выполнять все необходимые вам задачи без высокой цены. Проверьте Tucows или ZDNet для обзоров и загрузок условно-бесплатного и бесплатного программного обеспечения.

Помимо компьютерного оборудования и программного обеспечения, вам также понадобится хороший телефон. Идентификатор вызывающего абонента помогает, позволяя вам отсеивать телемаркетеров или другие звонки, которые вы не можете принять в данный момент.

Сетевой фильтр необходим не только для того, чтобы дать вам дополнительные розетки для вашего компьютера и его периферийных устройств, но и для защиты вашего оборудования.

Вам понадобится письменный стол с большим количеством рабочего места. В нем должно быть место для компьютера, а также место, где можно разложить документы, если это необходимо. Для этого хорошо подойдет угловой письменный стол в форме буквы «Г». Убедитесь, что на столе есть большой лоток для клавиатуры, на котором также можно разместить коврик для мыши и мышь. Многие компьютерные столы не имеют достаточно больших лотков. Не забудьте о месте для вашего принтера, сканера, факса и другого оборудования.

Полки, шкафы и картотечные шкафы также являются предметами первой необходимости, которые очень помогают, используя вертикальное пространство и поддерживая порядок. Вы также можете использовать верхние части этих полок и шкафов для документов для принтера, сканера, факсимильного аппарата и т. д.

Кроме того, не забудьте инвестировать в удобное кресло с хорошей поддержкой спины. В нем должно быть как можно больше регулируемых частей, чтобы он подходил под ваше тело. Подлокотники на стуле также сделают его более удобным, особенно если вы будете выполнять какую-то другую работу, помимо работы на компьютере. Для получения дополнительной информации о настройке домашнего офиса посетите страницу домашней офисной мебели About.com .

Коммуникации сегодня кардинально отличаются от тех, что были даже 15 лет назад. Электронная почтастало образом жизни и единственным методом общения с некоторыми людьми. Если вы думаете о том, как вы общались в бизнесе в 1985 году, и о том, как вы общаетесь в бизнесе сейчас, то сравнивать нечего. Вы, вероятно, использовали свой офисный телефон, и... ну, тогда еще не было ничего особенного... может быть, телекс. Однако вскоре после этого на рынок начали выходить факсимильные аппараты, затем появились автомобильные телефоны и электронная почта. После этого все очень быстро изменилось. По мере развития технологий росли и ожидания в отношении объема производимой работы. Теперь мы выполняем намного больше работы намного быстрее, и ожидания повышения производительности продолжают расти, потому что технологии позволяют нам делать это быстрее.

Технологии развиваются так быстро, а рабочие нагрузки растут вместе с ними, желание работать из дома и снять часть стресса, связанного с поездками на работу, совмещением семейной жизни и т. д., также стало очень сильным. В этом отношении та же самая технология, которая лишила нас свободы, также дает нам больше свободы, чем мы когда-либо испытывали… ну, за исключением тех времен, когда технологии не заставляли нас так много работать!

Итак, какое это имеет отношение к коммуникациям и как мы можем общаться в виртуальной бизнес-среде? Большая часть работы в любом бизнесе завязана на коммуникациях того или иного типа. Если вы можете эффективно общаться, вы можете работать более эффективно. Воспользуйтесь преимуществами технологий, доступных для связи, и используйте обретенную свободу, чтобы вернуть часть своей жизни. Вот как...

Итак, как видите, общение в любой офисной среде, виртуальной или нет, теперь достаточно просто и возможно практически из любого места. Не забывайте, у вас также есть старый стандартный проводной телефон, которым вы можете пользоваться.

Все это аппаратное и программное обеспечение не принесет вам никакой пользы, если у вас нет подключения к Интернету. Лучше всего использовать широкополосное соединение, если у вас есть доступ. Термин широкополосный означает просто технологию с высокой пропускной способностью, такую ​​​​как DSL или кабель, которая позволяет отправлять и получать файлы, звук и видео по одному соединению.

Если у вас есть кабельное телевидение в вашем доме, то, скорее всего, вы также можете получить кабельный модем и доступ в Интернет. DSL использует вашу стандартную телефонную линию, но требует, чтобы вы находились относительно близко к центральному офису провайдера (в некоторых случаях 3-4 мили). Узнайте у местных провайдеров, доступен ли DSL в вашем регионе. Многие провайдеры предлагают онлайн-инструменты, которые просто требуют от вас ввести свой номер телефона, чтобы определить, доступна ли услуга в вашем доме.

Если вы живете в районе, где нет кабельного или DSL-доступа, у вас все равно есть возможность доступа в Интернет через спутник. Эти системы обеспечивают быстрое соединение, но требуют спутниковых антенн и приемников, а также специальных модемов. Щелкните здесь для получения дополнительной информации о спутниковом доступе в Интернет .

Если вы получаете «всегда включенное» широкополосное соединение, вам также необходимо установить брандмауэр. Прочтите нашу статью о том, как работают брандмауэры , и узнайте, как защитить ваши файлы от хакеров.

Независимо от типа подключения к Интернету, вам понадобится ISP (Internet Service Provider). Помимо доступа в Интернет, ваш интернет-провайдер предоставит вам адрес электронной почты и, возможно, 5-10 Мб свободного места для веб-сайта. Вы также можете получить дополнительные адреса электронной почты с таких сайтов, как HotMail , Yahoo или Excite.. Они бесплатны, и преимущество их наличия в том, что их не нужно менять, если вы меняете своего интернет-провайдера. Вы можете сохранить тот же адрес электронной почты и пересылать почту с этого адреса на любой другой адрес электронной почты по вашему желанию. Это просто устраняет процесс рассылки уведомлений всем вашим контактам о том, что ваш адрес электронной почты изменился. Если у вас есть адрес электронной почты вашей компании, который вы используете для бизнеса, часто рекомендуется получить отдельный адрес электронной почты для вашей личной электронной почты.

Если вам нужно подключить несколько компьютеров в вашем доме, прочитайте нашу статью о том, как подключить ваш дом к сети .

Встречи с клиентами не всегда могут проходить в киберпространстве или в месте нахождения клиента. Когда вы сталкиваетесь с такой ситуацией, вместо того, чтобы приглашать клиента к себе домой (при условии, что он находится в одном городе), обратите внимание на представительские апартаменты или отели, которые предлагают помещения, которые можно арендовать на короткий период времени. Если у вас есть собственный бизнес, и это обычное явление, вы можете рассмотреть возможность аренды представительского люкса , который предоставляет вам секретаршу, голосовую почту, электронную почту и другие услуги, а также ограниченный по времени доступ к личным кабинетам. зона ресепшн и конференц-зал. Если вам не нужен такой тип договоренности на регулярной основе, вы также можете арендовать помещения на почасовой основе по довольно разумной цене.

Например, при использовании Offices2Share.com комната для совещаний в The Blake Building в Вашингтоне, округ Колумбия, вместимостью пять человек, зарезервированная на три часа, будет стоить 75 долларов. Комната на 15 человек за то же время обойдется в 120 долларов. Эти виды услуг часто можно зарезервировать онлайн, а также предоставляются карты, письменные указания, контактная информация, фотографии и информация о дополнительных потребностях в номерах.

Конечно, всегда есть и другие стандартные варианты мест для встреч, включая вестибюли отелей, рестораны, поля для гольфа и т. д.

В старые добрые времена угловых офисов с большими окнами и секретарем за дверью вы точно знали, как выполнить административную часть своей работы... ваш секретарь справился с этим. Но что вы делаете, когда у вас нет этого офиса или этого секретаря за дверью? Ответ прост, в виртуальном офисе вы получаете виртуального помощника (ВА).

Просто зайдите в свой любимый веб-браузер и введите «виртуальный помощник». Вы найдете множество ссылок на сайты, созданные, управляемые и поддерживаемые теми людьми, которые раньше сидели за вашей дверью и помогали вам управлять бизнесом.

Эти помощники могут делать практически все то же, что и их предшественники. (Вам придется принести свой кофе!) Они могут предоставлять услуги по мере необходимости. Или, если хотите, вы можете заключать договор на определенное количество времени каждый день, неделю или месяц. Используя электронную почту, факс и другие электронные технологии, вы можете выполнять работу так же быстро, как и раньше. Вы платите только за время, которое используете, а не платите кому-то за праздное сидение за столом в периоды затишья. Многие из этих VA также предлагают услуги в нерабочее время. Существует даже Университет виртуальных помощников ( AssistU ) , который предлагает 20-недельные курсы для виртуальных помощников и присуждает степени и сертификаты как на базовом уровне, так и на уровне магистра. Программа получила очень хорошие отзывы.

Что вам следует искать?

Помимо гибкого графика работы и снижения затрат, преимущества использования VA также включают в себя широкий спектр навыков, которые вы можете найти. Хотя AssistU определяет виртуального помощника как человека, который обеспечивает долгосрочную административную поддержку клиентов, вы увидите, что многие люди называют себя виртуальными активами и предлагают навыки, начиная от ввода базовых данных и заканчивая веб-дизайном и бухгалтерским учетом. Убедитесь, что вы видите образцы их работ и говорите со ссылками. Когда вы говорите с их рекомендациями, спрашивайте не только о качестве работы, но и о скорости и точности.

Поскольку эти виртуальные активы сами являются предпринимателями, вы также обнаружите, что они могут быть довольно сообразительны в отношении новых способов более эффективного выполнения задач в киберсреде. Ищите новаторские идеи на их веб-сайтах, а также эффективную компоновку и форматирование образцов документов, которые они вам предоставляют. Также спросите рекомендации, с которыми вы общаетесь, предложил ли VA какие-либо хорошие идеи по улучшению рабочего процесса.

Если в вашем бизнесе есть сотрудники, работающие из разных мест и работающие удаленно в ваш «виртуальный офис», вам следует подумать о написании некоторых руководящих принципов для домашнего офиса. Это поможет стандартизировать возможности каждого работника, обеспечить совместимый рабочий процесс во всей вашей системе и поможет вам управлять своими сотрудниками в киберпространстве.

Рассмотрите эти вопросы в своих рекомендациях:

Эти руководящие принципы, возможно, не нужно официально печатать и распространять, но следует хотя бы немного подумать о стандартах, о которых вы хотите, чтобы ваши сотрудники знали и следовали им. При регулярном общении и открытом приглашении сотрудников к предложениям, которые могут привести к улучшениям, ваш бизнес может не только преуспеть, но и процветать.

С точки зрения домашнего офиса необходимо рассмотреть несколько юридических вопросов. Во-первых, находится ли ваш дом в районе, предназначенном для бизнеса? Каким бизнесом можно заниматься из дома? Ознакомьтесь с вашими местными постановлениями о зонировании, чтобы убедиться, что вам не нужно получать какие-либо специальные разрешения или лицензии или иметь какие-либо ограничения на то, что вы можете делать из своего дома. Например, если ваш бизнес требует, чтобы клиенты или клиенты приходили к вам домой, тогда может возникнуть проблема с парковкой. Проверьте это, прежде чем вы зайдете слишком далеко в вещах.

Есть также очевидные налоговые проблемы ведения бизнеса (или просто работы) из вашего дома. Если вы хотите претендовать на домашний офис, IRS ужесточила требования до такой степени, что вы не можете использовать это пространство ни для чего, кроме своей работы. Так что, если вы работаете за обеденным столом, вы, вероятно, не сможете воспользоваться этим вычетом из домашнего офиса. Есть некоторые исключения (например, уход за детьми на дому и т. д.), поэтому обратитесь к своему налоговому бухгалтеру или адвокату, чтобы узнать, как действует закон в вашей ситуации.

Хотя преимущества работы из дома/виртуального офиса могут показаться вам очевидными — больше свободы, больше гибкости, возможность быть дома с детьми — вероятно, есть еще больше преимуществ, о которых вы даже не задумывались. Вот несколько.

Недостатки

Эти списки, безусловно, можно продолжать. Ваша задача — определить недостатки, которые относятся к вашему бизнесу, и превратить их в преимущества. Обратитесь за помощью извне, если она вам нужна. Вам могут понадобиться знания профессионала, особенно на начальном этапе, чтобы действительно сделать эту работу. Благодаря хорошему планированию, общению и внешней технической поддержке, когда это необходимо, ваш виртуальный офис может преуспеть и способствовать развитию виртуального бизнеса в будущем.

Статьи по Теме

Больше отличных ссылок