Cómo planificar una empresa fuera del sitio

Nov 25 2022

Aprende basado en los mejores artículos en Medium.

Este es un experimento para elegir un solo tema, Externas de la empresa y Retiros, y luego seleccionar y organizar los mejores artículos de Medium sobre ese tema. Ayúdame a mantenerlo actualizado dejando comentarios. ¿Qué aprendiste? ¿Hay algún artículo de Medium que recomendarías para este tema? ¿Qué subtemas le gustaría que se cubrieran?

Las reuniones externas de la empresa pueden ser reuniones de toda la empresa, divisiones o solo equipos individuales. Son oportunidades para construir conexiones, resolver problemas y planificar estrategias. Con tantas empresas que se están mudando al trabajo completamente remoto, los sitios externos ahora son uno de los únicos momentos en que los compañeros de trabajo se encuentran cara a cara.

Temas a continuación

TLDR; Mejores artículos.
Planificación inicial
Logística de vivienda
Retiros en línea
Reglas básicas y códigos de conducta
Horario y estructura

Best for a full company offsite: 
Team offsite events that even an introvert can love 
(Chris Beasley, Automattic)
Runner up (and good for all variants of offsites):
How to design an effective strategy offsite 
(Dave Bailey, CEO Coach)
Best for online offsites: 
How Coinbase ran its first 100 person online offsite
(Coinbase)
Runner up for online offsites:
Our annual company retreat turned virtual this year
(Nick Holzherr, CEO of Whisk.com)
Best for early stage startups:
How to crush a startup offsite
(Drew Austin, Wade and Wendy)
Best for VC offsites: 
Our approach at Foundry Group
(Brad Feld)

Comience su decisión estableciendo algunas metas y objetivos de beneficios. Como dijo un organizador:

Reflexionamos sobre lo que hemos aprendido, obtenemos claridad sobre hacia dónde vamos, tenemos tiempo de desarrollo de productos ininterrumpido y construimos vínculos fuertes que son difíciles de lograr cuando se está sentado con los auriculares puestos en una oficina.
[ artículo fuente de Drew Austin , Wade y Wendy]

Cuando ejecutamos nuestro sitio externo con el equipo de Medium, el primer objetivo era conectar. La mayoría de nosotros nunca nos habíamos conocido en persona. Luego, nuestro segundo objetivo fue tomar algunas decisiones importantes para que todos fuéramos en la misma dirección.

#2. Cualquier momento es el momento adecuado

Los equipos cambian. La gente se va y se incorporan nuevos miembros. La regeneración del equipo es excelente para interrumpir los patrones de pensamiento y comportamiento. Pero incluso con la mejor de las suertes, su “desarrollo estratégico / dinámica de equipo una vez al año fuera del sitio” no puede programarse para adaptarse a todos los cambios.
[ fuente: Melissa Rosenthal, entrenadora ejecutiva ]

#3. No sobrecargues la agenda

Las agendas externas a menudo están llenas de "las cosas para las que no tenemos tiempo o espacio mental en nuestro trabajo diario". Entonces, como solución, los metemos en una agenda apretada donde cada tema de importancia crítica se asigna una hora o 2 para ser "resuelto".
[ fuente: Melissa Rosenthal, entrenadora ejecutiva ]

Logística de vivienda

Considere estos tres consejos sobre qué tipo de lugar reservar.

#1. Optimizar para la conexión

Ya sea que tenga un grupo de 3, 30 o 300, su grupo debe ocupar todo el espacio. Dimensione su lugar para que pueda alquilar todo. Un equipo de tres personas toma una casa normal. Un equipo de treinta personas ocupa un retiro. Un equipo de 300 personas compra todo un hotel o un espacio de trabajo conjunto. La clave es que cualquiera puede acercarse a cualquier otra persona en ese lugar y entablar una conversación, sabiendo que son parte del mismo grupo. No puedo dejar de enfatizar la importancia de este punto. Cambia la dinámica por completo tener extraños en el grupo. Todos en el espacio deben ser parte del evento.
[ fuente: Chris Beasley, Automattic ]

#2. Equipos pequeños

Todos vivimos bajo el mismo techo. Todos nos despertamos a la misma hora, cocinamos juntos, comemos juntos, trabajamos juntos y luego, cuando llega el momento de relajarse al final de la noche, podemos hacerlo juntos también. Sin mencionar que también es una forma económica y conveniente de viajar con 5 a 10 personas.
[ fuente: Drew Austin, Wade y Wendy ]

#3. Equipos grandes

Llame a los hoteles directamente para preguntar si alquilan toda la propiedad. Los hoteles boutique como Ace Hotel , Jupiter Hotel y The Freehand son ideales para equipos de 150 a 300 personas y tienen ubicaciones en Portland, Seattle, Palm Spring, Chicago y Nueva York. The Ace en Palm Springs, por ejemplo, ofrece salas de reuniones pequeñas y medianas, dos piscinas y una sala de estar cubierta. Algunas habitaciones ofrecen patios privados que las personas solían albergar a grupos más pequeños.
[ fuente: Chris Beasley, Automattic ]

Retiros en línea.

Por el costo, y ciertamente durante la pandemia de COVID, las empresas están experimentando con retiros virtuales en línea. Tanto Coinbase como Whisk hicieron uso de Gather para que fuera del sitio no se sintiera como si hubiera más chats de video. Pero también hicieron un uso creativo de sus herramientas habituales, por ejemplo:

Para romper el hielo, en cada grupo pequeño creamos una presentación de Google Slides, les pedimos a todos que se unieran de forma anónima (pestaña de incógnito) y luego (1) se dibujaran a sí mismos; (2) compartir un hecho divertido; (3) crear un apodo. Después de que todas las diapositivas estuvieron adentro, recorrimos la habitación y adivinamos quién era quién. Esto provocó muchas risas y un registro eterno de nuestras malas habilidades artísticas.
[ fuente: Coinbase ]

Reglas básicas y códigos de conducta

Un offsite es un nuevo contexto que puede requerir algunas reglas básicas que no son necesarias en el trabajo diario. Considere actualizar o resaltar las reglas básicas que son específicas de su sitio externo.

Una sugerencia común es crear un espacio seguro.

Es una buena idea, y puede ser reconfortante para su equipo, establecer reglas básicas. Asegúrese de que todos sepan que el exterior debe ser un espacio seguro donde las personas puedan hablar y desafiarse constructivamente entre sí (y a usted) sin temor a represalias. También es útil prometer confidencialidad dentro del espacio de reunión. Lo que se dice fuera del sitio es solo para usted y su equipo, y no se compartirá con otras personas en la oficina, a menos que el equipo llegue a un consenso sobre la autorización de mensajes o información específicos para ser comunicados externamente.
[ fuente: Dan Schoenbaum Socio gerente, Hightide Advisors ]

Pero estas reglas básicas no tienen por qué parecer pesadas.

Inyectar un poco de creatividad para establecer y reforzar las reglas básicas puede ser útil. Por ejemplo, uno de mis clientes usa el término 'aguacate del diablo' para inyectar un poco de humor y hacer que la gente esté más relajada a la hora de cuestionar el consenso.
[ fuente: Dave Bailey, CEO Coach ]

Una tercera es resaltar las expectativas en torno al tiempo, por ejemplo:

Caja de tiempo Todo. Cuando básicamente estás dirigiendo una obra de Iron Man, donde el tiempo no es una discusión y nadie sabe qué día es, es importante no quedarse atascado en una tarea por mucho tiempo. Caja de tiempo todo. Timebox las cosas que te gusta hacer, timebox las cosas que no. Esto le permitirá mantener la sensación de urgencia de las limitaciones de tiempo, aunque puede parecer que tiene todo el tiempo del mundo.
[ fuente: Drew Austin, Wade y Wendy ]

Un cuarto está relacionado con el tiempo de inactividad:

Inicialmente, los introvertidos del equipo estaban nerviosos de que la casa significara que nunca podrían salir para recargar energías, pero terminó siendo todo lo contrario. Pueden volver a sus habitaciones y cuando se sientan con ganas de socializar de nuevo, todo lo que tienen que hacer es salir por la puerta para encontrar al equipo.
[ fuente: Chris Beasley, Automattic ]

Un quinto es alentar la participación de todos, quizás utilizando la técnica de reunión Round Robin :

Asegurarse de que todos sean escuchados, especialmente las voces de las personas tranquilas , aumentará la participación. Los altos ejecutivos, las personas ruidosas y los hombres, en particular, tienden a ser más abiertos e inhibir o influir en los pensamientos de otros participantes.
[ fuente: Gustavo Razzetti, autor de “Remoto, no lejano” ]

Volviendo al tiempo de inactividad para subrayar cuán importante es el tiempo de inactividad:

Mientras esté fuera de la oficina, no se limite a replicar la rígida cultura de su oficina. Incorpore descansos generosos, y si se encuentra en algún lugar donde el mejor momento del día para disfrutar del aire libre es la tarde, no espere hasta el atardecer para incluirlo en el horario. Descubrí que esos momentos no estructurados son donde se construyen las relaciones y, a veces, ocurren avances genuinos, ya sea en las relaciones o en la creatividad personal.
[ fuente: Nathan Waterhouse, consultor ]

Horario y estructura

Dave Bailey, CEO Coach recomienda pensar en fases.

La configuración es la organización, el establecimiento de expectativas y la tarea que se realiza antes del evento.
La conexión es la apertura del evento donde las personas se conectan, se conocen y se unen.
Si hay trabajo por hacer, siga un modelo de lluvia de ideas con un tiempo claramente delimitado para el pensamiento divergente primero, seguido del pensamiento convergente después.
Entonces haga compromisos.
Entonces celebra.

Introducciones y conexiones.

Hay muchos buenos ejercicios para ayudar a las personas a conectarse y conocerse entre sí. Aquí hay algunas sugerencias:

'Rompehielos de una pregunta': Las preguntas efectivas son aquellas que permiten a las personas compartir algo sobre sí mismas, como '¿De qué evento pasado estás más orgulloso?', '¿Qué es algo divertido que quizás no sepamos sobre ti?' o '¿Qué evento significativo te ayudó a crecer como persona?'. Todos podían responder la misma pregunta o elegir una de un sombrero.
[ fuente: Dave Bailey, CEO Coach ]

Comenzamos con todos hablando de los logros del año, las cosas por las que están orgullosos de su departamento o de la empresa en su conjunto y lo que esperan obtener de los próximos dos días.
[ fuente: Kyle Racki, CEO ]

Ejercicio de Historias Personales
Vaya alrededor de la mesa y haga que todos respondan tres preguntas sobre sí mismos:

¿Dónde creciste?

¿Cuántos hermanos tienes y dónde caes en ese orden?

Describa un desafío o experiencia única o interesante de su infancia
[ fuente: Sarah Hodges, VC ]

Aprenda personalidades: si tiene disfunciones en el equipo o poca colaboración en su equipo, le recomiendo ejercicios para aprender sobre las personalidades del equipo y los estilos de trabajo. Explore la realización de una evaluación Myers-Briggs, un análisis DiSC u otro análisis psicométrico de la personalidad. Esto puede ayudar a su equipo a comprender la personalidad y el estilo de trabajo de los demás. Puede ayudar a destacar a los empleados que colaborarán mejor entre sí, podrían surgir y mejorar las posibilidades de un conflicto potencial y más: todos los conocimientos muy valiosos para fortalecer su equipo y los lazos dentro de él.
[ fuente: Dan Schoenbaum, director ejecutivo ]

Hay, por supuesto, opciones más complicadas. El equipo de Carted organizó una búsqueda del tesoro . O podrían tratar de cocinar una comida juntos .

Construyendo su agenda

Una forma común es poner la agenda en manos de los asistentes. Consulte Un proceso simple para la creación conjunta de una agenda de retiro de equipo de Elizabeth Hunt .

Su fuera del sitio puede ser una oportunidad para desarrollar habilidades. Por ejemplo, Carted incluyó un ejercicio de pensamiento de diseño .

Su fuera del sitio también es a menudo una buena oportunidad para dar un paso atrás y articular los valores de su equipo. Eric Friedman, entrenador ejecutivo, ofrece este ejercicio de valores fuera del sitio .

Temas de lista de deseos

Me gustaría llenar los vacíos en esta publicación, especialmente en torno a los siguientes temas. Si escribe algo sobre esto en Medium, hágamelo saber.