Correo electrónico: cómo gestionar tu bandeja de entrada

Nov 27 2022

Cada.líder.

Todo.líder.es.un.lector.

Me pregunto si la persona a la que se le ocurrió esa frase sabía que algún día se referiría a la increíble cantidad de correos electrónicos que uno tiene que leer en esta era moderna. Cuando comencé mi viaje por el correo electrónico, hice lo que creo que mucha gente hizo; Hice algunas carpetas y todos los correos electrónicos entraron en uno, el correo electrónico se leyó o se marcó porque aún necesitaba acción. Pero llegó un momento en que recibí demasiados correos electrónicos para seguirlos. No importa cuántas veces revisé mi correo electrónico y revisé mi bandeja de entrada, los correos electrónicos se seguían acumulando, en cientos. Saber que todavía tenía tantos correos electrónicos que necesitaban ser leídos y respondidos interrumpió mi capacidad de concentración y la sensación de fluir mientras hacía otras cosas además del correo electrónico.

Mi bandeja de entrada antes de cambiar mis hábitos de correo electrónico

Esto cambió cuando me encontré con la metodología Zero Inbox de Merlin Mann . Su forma de ver el correo electrónico y tratar con él simplemente resonó conmigo. Y todavía uso sus principios para (casi siempre) tener 0 correos electrónicos en mi bandeja de entrada.

Entonces, ¿cómo hago eso?

Paso 1: establece tiempos designados para el correo electrónico

Esto suena simple y realmente es simple. Cuando comencé a practicar la adhesión a este principio, reservaba tiempo en mi agenda para el correo electrónico. Para trabajar en mi trabajo atrasado pero también para comunicarme a mí mismo: “no te preocupes por tu correo electrónico en este momento, tienes tiempo dedicado a esta hermosa tarea en tu agenda”. A medida que obtuve control sobre mi bandeja de entrada, dejé de bloquear el tiempo en mi agenda y me acostumbré a la rutina de revisar mi correo electrónico temprano en la mañana y al final de mi jornada laboral.

He estado haciendo esto durante los últimos 5 años y mientras me adhiero a este Paso Uno, el 80% del tiempo mantengo mi bandeja de entrada a raya.

Hay algunas excepciones, de ahí el 80%. Puede que tenga una reunión al final del día, una crisis por la mañana o por la tarde, o a veces estoy demasiado cansado al final del día para revisar mi bandeja de entrada de manera efectiva, y en esos días me salto ese tiempo designado para los correos electrónicos. Sabiendo que tomaré el relevo al día siguiente.

Además, si estoy esperando un correo electrónico muy importante, que necesitará acción ese día, revisaré mi correo electrónico varias veces para encontrar ese correo electrónico. Mientras trato de ignorar todo lo demás que ingresa a mi bandeja de entrada. Estas son excepciones a la regla, la regla del Paso 1.

Paso 2: toma una decisión para cada correo electrónico en la bandeja de entrada

Solía usar mi bandeja de entrada de correo electrónico, incluidas sus carpetas, como una desordenada lista de tareas pendientes. Ver mi bandeja de entrada de correo electrónico como una forma de comunicación en lugar de otra lista de tareas realmente mejoró mi flujo de trabajo. Ahora tendría todas mis tareas pendientes en una lista (solía ser Google Docs, ahora uso Todoist) y no sentiría la presión de trabajar en todas las acciones que se encuentran en los correos electrónicos.

También archivé todas mis carpetas y decidí archivar todos mis correos electrónicos. No pierda más tiempo decidiendo dónde debe archivarse cada correo electrónico. En ese momento, la empresa con la que trabajaba usaba Gmail y encontrar correos electrónicos archivados usando la barra de búsqueda era muy fácil. Hoy en día estoy usando Outlook nuevamente, funciona, pero no tan bien.

Entonces, en cada correo electrónico, decido:

Leer en 2 min + archivar O responder O reenviar
Haga una tarea pendiente para leerlo más tarde (si la lectura demora más de 2 minutos, generalmente envíe un correo electrónico con archivos adjuntos)

Haz una tarea pendiente para cualquier acción que sea necesaria

Paso 3: siéntase cómodo con los atajos de correo electrónico

En lugar de usar mi mouse (pad) para moverme por mis correos electrónicos y enviarlos, pasé un tiempo practicando atajos de correo electrónico. Los que mas uso: