Guarde su cerebro para las cosas grandes: por qué necesita automatizar su trabajo ocupado, a partir de hoy

Durante los últimos 17 años, probé todas las tácticas posibles para eliminar las tareas manuales y repetitivas que conlleva administrar un negocio en crecimiento. Solo una cosa ha funcionado consistentemente.

Es el final de un largo día. Te detienes para comprar comestibles y le gritas a un comprador que se mete en la fila para pagar. Espera, tu billetera está... todavía en tu escritorio.

Abandonas los plátanos y el jabón para lavar platos y regresas a casa sintiéndote cansado, disperso y vagamente triste. Estabas tan motivado esta mañana; con cafeína y listo para demoler tu lista de tareas pendientes. Pero solo lograste tachar dos tareas menores.

¿Qué pasó?

Trabajo ocupado. Eso fue lo que paso. Correos electrónicos, DM, reuniones de estado, notificaciones, hojas de cálculo, actualizaciones del sistema, revisiones de presupuesto, aprobaciones, gastos, programación y más.

Busywork es la fuga lenta en sus neumáticos profesionales. Son las solicitudes rápidas y las distracciones digitales siempre presentes. Son las tecnologías obsoletas y los colegas bien intencionados los que quieren "volver atrás" y el contratista de MIA al que tiene que enviar un correo electrónico. De nuevo.

Todos tenemos demasiado en nuestros platos. Sin embargo, el enfoque es más importante que nunca. Esto crea un Catch-22 para cualquiera que intente lograr algo en el trabajo.

Durante los últimos 17 años, probé todas las tácticas posibles para eliminar las tareas manuales y repetitivas que conlleva administrar un negocio en crecimiento. Solo una cosa ha funcionado consistentemente: la automatización.

La automatización puede maximizar su potencial

A pesar de iniciar una empresa llamada Jotform, no me importan mucho los formularios. Sin embargo, estoy absolutamente decidido a seguir desarrollando Jotform para ayudar a las personas y las organizaciones a ser más productivas, en el mejor sentido de la palabra.

Por eso escribí mi nuevo libro, Automatice su trabajo . El mundo del trabajo ha cambiado drásticamente y seguirá transformándose con el auge de la IA y la automatización. Para ser realmente productivo, debe crear un sistema que funcione en piloto automático mientras aplica sus habilidades y talentos innatos.

También necesita cambiar su visión del trabajo de lineal a circular. La mayoría de nosotros fuimos capacitados para avanzar paso a paso a través de nuestros días de trabajo. Como gerente de marketing de una pequeña marca de consumo, por ejemplo, puede desarrollar una encuesta de satisfacción del cliente, revisarla con sus colegas, enviarla por correo electrónico a las personas que compraron en los últimos 30 días, enviar notas de seguimiento y analizar las respuestas.

La automatización requiere un pensamiento circular. Con herramientas sencillas, puede crear encuestas en línea activadas por compras que cuenten automáticamente los resultados y preparen informes digitales. Este bucle se ejecutaría de forma silenciosa en segundo plano, brindándole el tiempo y el espacio cerebral para interactuar con los clientes o desarrollar campañas de marketing estratégicas.

La tecnología evoluciona tan rápido que los ejemplos específicos rápidamente quedan obsoletos. Sin embargo, los principios de la automatización perduran incluso a medida que avanzan las herramientas. Es como aprender a cocinar; con las habilidades adecuadas, puede asar verduras, escalfar un huevo u hornear un pastel. Y en lugar de dedicar su tiempo a producir esas tartas, la automatización le permite dedicar sus días a crear deliciosas recetas nuevas.

Si está listo para reservar su cerebro para las cosas grandes, aquí hay tres formas de comenzar.

1. Minimiza la fatiga cognitiva

La vida arroja mucho a nuestros cerebros. Procesar la avalancha de información actual requiere una "función ejecutiva de orden superior", dice Melanie Greenberg, psicóloga clínica y autora de The Stress-Proof Brain . Ya sea que esté leyendo un informe o navegando por las redes sociales, nuestros cerebros no están diseñados para mantener esta función máxima durante períodos prolongados. Sin embargo, así es exactamente como la mayoría de nosotros pasamos nuestros días de trabajo. Entonces nos preguntamos por qué dejamos nuestras carteras en el trabajo.

Cambiar rápidamente entre tareas solo empeora el problema , causando fatiga, frustración y comportamientos impulsivos. Un cerebro cansado también dificulta concentrarse en proyectos significativos. Irónicamente, una mente sobre estimulada eventualmente cambiará al piloto automático.

“Después de un tiempo”, dice Greenberg, “nuestros cerebros automatizan las cosas y consumen menos energía”.

Caminar la misma ruta al trabajo todos los días requiere menos combustible mental que un viaje en constante cambio. La automatización de su trabajo pesado lleva esta estrategia de ahorro de cerebro un paso más allá. Cuando elimine el análisis de la hoja de cálculo, la clasificación de correos electrónicos y otras cosas tediosas, tendrá claridad mental cuando más la necesite.

2. Abraza el trabajo significativo

Para mí, el trabajo significativo es escribir, elaborar estrategias y colaborar con mis equipos. Definitivamente no está ejecutando la nómina o programando reuniones. Si bien liberarse del tedio profesional puede ser un privilegio, también es parte de vivir una vida más rica.

“Los estudios muestran que las personas son más felices, más saludables, más comprometidas, más comprometidas y con mejor desempeño cuando su trabajo es significativo para ellas”, escribe Michael F. Steger para Greater Good Magazine .

“Estos resultados parecen ser ciertos ya sea que trabaje como enfermero o custodio, ya sea que dirija una organización benéfica internacional de la compañía Fortune 500, o si trabaja en un centro de distribución de almacenes o en una escuela”.

En un estudio de 2018 de profesionales de EE. UU. en 26 industrias diferentes, nueve de cada 10 personas dijeron que aceptarían un recorte salarial para hacer un trabajo significativo de manera constante. Si bien la cobertura de esta tendencia, acelerada por la pandemia de covid-19, a menudo se enfoca en cambiar de trabajo, esa no es la única forma de profundizar. Deje que la automatización se encargue de las cosas aburridas para que pueda participar en aspectos más significativos de su carrera.

3. Inicie un ciclo de retroalimentación positiva

La fatiga mental a menudo crea un círculo vicioso. Por ejemplo, te sientes agotado, por lo que te saltas la carrera posterior al trabajo y pides una pizza. Al día siguiente, te sientes lento porque no obtuviste esas endorfinas posteriores a la carrera. Sin embargo, la automatización puede desencadenar un círculo virtuoso.

La mayoría de los trabajos manuales ya han desaparecido, para bien o para mal. Ya no hay tipógrafos de periódicos ni operadores de proyección de películas. “La automatización está ocurriendo bastante rápido”, dice Aaron De Smet, socio sénior de McKinsey, “por lo que creo que ahora las cosas están llegando a este punto de inflexión en el que el significado importa mucho”.

En otras palabras, la automatización, la IA y las tecnologías digitales solo aumentarán nuestro deseo de un trabajo significativo. Al mismo tiempo, la creación de flujos de trabajo automatizados le permite pasar más tiempo en su punto ideal profesional. Puede que no te impida perder los estribos en la línea de pago, pero la automatización es una forma poderosa de salvar tu cerebro para las cosas grandes.

"Gracias por leer. No dude en consultar mi próximo libro, Automatice su trabajo ocupado ”.

Publicado originalmente en https://www.jotform.com el 9 de mayo de 2023.