Con la noticia reciente de la adquisición de Figma por parte de Adobe , ha habido mucha incertidumbre sobre lo que esto significa para la comunidad de diseño y más allá. A pesar de este estado de ánimo, quiero tomarme un momento para celebrar Figma y el impacto que ha tenido en sus usuarios hasta ahora. Este estudio de caso está muy retrasado y ahora parece un momento apropiado para reflexionar sobre cómo Figma cambió la forma en que nosotros, los diseñadores, trabajamos y colaboramos. En este caso particular, quiero compartir cómo Figma nos permitió a mí y a mis colegas de BCG Digital Ventures, parte de BCG X , reimaginar la conferencia de diseño interna de Berlín durante la pandemia, hace 2 años.

Descripción del proyecto

Resumen

• XD (Diseño de Experiencia) Hive , una conferencia anual celebrada entre Diseñadores de Experiencia de BCGDV Berlín, fue preparada, diseñada y organizada en Figma por primera vez.
• La pandemia y la configuración remota trajeron nuevos tipos de desafíos que tuvimos que resolver. Usar Figma como nuestra principal herramienta y espacio para eventos hizo que el día fuera memorable y fluido, especialmente debido a su función de modo de observación.
• En el espíritu del tema del año: Mostrar, no contar, mostramos lo versátil que puede ser Figma. Nuestro objetivo de bonificación no oficial era fomentar una adopción más rápida de la herramienta haciendo que los oradores diseñaran sus presentaciones en Figma y utilizando funciones que son exclusivas de Figma durante la conferencia.
• 41 Diseñadores, 2 Oficinas BCGDV, 14 Conferencistas, 5 Panelistas, 10 Presentaciones, 9 Horas

Organización: mayo de 2020 - junio de 2020 (2 meses)
Día de la conferencia: 5 de julio de 2020

Mi papel

UXUI, gestión de eventos, identidad de marca y guía de estilo

Colaboré con otros 5 diseñadores de las oficinas de Berlín y Londres en la planificación y organización de la conferencia, y en la preparación de materiales para los eventos previos a la conferencia y el día de la misma.

Aprendizajes clave

• La inserción de actividades activas y pasivas en las que los participantes pueden participar durante los descansos ayudó a mantener un buen nivel de energía durante todo el día.
• El uso de la función de seguimiento de Figma redujo una gran cantidad de tiempo innecesario que se habría gastado en cambiar el uso compartido de la pantalla.
• La música da para mucho. Antes del evento, alentamos a todos a agregar algunas de sus canciones favoritas a una lista de reproducción dedicada de Spotify. Usamos música para la transición hacia y desde los descansos, lo que se sintió menos abrupto e incómodo. Esto actuó como una señal de que el descanso había terminado y era hora de que los participantes regresaran.
• Involucrarse con los participantes y compartir contenido relevante antes del día y después hizo que el evento fuera más memorable. Rociar pepitas de emoción y reflexiones en nuestros canales compartidos amplió las emociones que sentimos sobre la conferencia en general.

XD Hive fue un tiempo dedicado para que saliéramos de nuestro trabajo de riesgo para conectarnos, aprender y discutir temas importantes que son relevantes para el diseño. Las reuniones de cohorte fueron demasiado cortas para profundizar en los temas, y las oportunidades de capacitación de la empresa no siempre se adaptaron a nuestras necesidades.

Con el brote de coronavirus en 2020, todos tuvimos que adaptar nuestras formas de trabajar y nuestros procesos: nuestras reuniones, talleres, sesiones de trabajo, eventos de equipo e incluso conferencias diarias. Sin embargo, esta situación también nos presentó algunas oportunidades emocionantes donde solo sería posible con una configuración remota. Nos asociamos con la cohorte de diseño de Londres ya que todos íbamos a ser remotos de todos modos, y la diferencia horaria de 1 hora no iba a ser un problema. Como un equipo de 6 voluntarios, planeamos la primera conferencia de diseño remota y conjunta entre las oficinas de Berlín y Londres.

Un tema nuevo cada año.

Cada año ha habido un tema que permitió que las discusiones y charlas a lo largo del día fueran más cohesionadas y ricas. Al usar un tema que contrasta con el del año pasado: Words Matter, creímos que crearía un punto de interés para los asistentes del año anterior sin dejar de ser relevante e interesante para los asistentes por primera vez.

Muestra, no cuentes (2020)

Nosotros, como diseñadores de experiencias, entregamos lo "real" a través de medios distintos de las palabras. Tenemos un gran conjunto de herramientas para un impacto tangible y las palabras son solo una herramienta. El descuento deliberado de esta herramienta forzará una conversación sobre canales visuales, interactivos, hápticos, virtuales y de marca.

Las palabras importan (2019)

Considerar la crítica como una habilidad de diseño: ¿cuáles son los cimientos de una crítica significativa para lograr una comunicación impactante? ¿Cuáles son las realidades emocionales de dar y recibir retroalimentación y cómo afecta eso a las diferentes personalidades? Este tema exploraba el arte de contar historias y la evolución de las estrategias de comunicación.

Desafíos

1. La fatiga del zoom es real

Un día entero de estar en Zoom/Teams es agotador física y mentalmente. Incluso con los eventos del equipo que se llevan a cabo de forma remota, no estábamos acostumbrados al aumento drástico en el tiempo dedicado a las videollamadas.

¿Cómo podemos mantener un buen nivel de energía durante todo el día?

2. Mala conexión a Internet que interrumpe el flujo

La imprevisibilidad de la conexión a Internet puede desconectar el flujo de la presentación. (La velocidad de conexión a Internet en Alemania es bastante terrible en general)

¿Cómo podríamos reducir la dependencia de conexiones de Internet inestables?

3. "¿Todos pueden ver mi pantalla?"

Esperar a que las personas compartan sus pantallas no solo rompe el flujo y la energía acumulada, sino que también hace perder mucho tiempo. Con 10 presentaciones, el ir y venir no parecía ideal.

¿Cómo podríamos reducir las pausas y mantener el impulso del cronograma?

4. Sensación de desconexión

Al no habernos visto en la oficina por un tiempo, muchos de nosotros nos habíamos sentido desconectados y extrañamos el espíritu de cohorte.

¿Cómo podemos traer emoción y energía a través de una configuración virtual?

Nuestro enfoque

No queríamos que esto se sintiera como un relevo de reuniones, una tras otra, ya que muchos de nosotros estábamos ansiosos por la conferencia para romper con todo eso. Decidimos aprovechar el hecho de que todos estarán frente a sus computadoras y pasar el rato donde todos nos sentimos como en casa: en nuestro espacio de trabajo. Esta también fue una gran oportunidad para mostrar las posibilidades de Figma más allá de lo que hemos estado usando. Nos emocionó mucho el hecho de que realmente estábamos adoptando el tema de este año de Show, don't tell.

Sin embargo, este enfoque vino con su propio conjunto de desafíos. El nivel de comodidad y la fluidez en Figma variaban según la persona en ese momento, y todavía había un puñado de diseñadores que no habían usado Figma antes. Nuestra mayor preocupación era si los oradores estarían dispuestos o no a crear sus presentaciones en Figma mientras se acostumbraban a la herramienta. Sabíamos que tenían mucho en su plato para preparar además de su trabajo de riesgo. También sospechamos que algunos de los oradores querrían reutilizar sus presentaciones de otra ocasión, que ya pueden estar construidas en GSlides.

Para reducir la carga y la ansiedad potencial en torno a todo esto, proporcionamos y ofrecimos varios tipos de apoyo:

1. Guías de estilo con plantillas de diapositivas listas para usar, íconos, colores y tipos y estilos de fuente. No solo aceleró el proceso para los oradores al permitirles concentrarse en el contenido, sino que todas las presentaciones tuvieron una calidad y una apariencia consistentes del tema.
2. Registros 1: 1 y sesiones de preguntas y respuestas para tocar la base sobre cómo están progresando y proporcionar aclaraciones sobre el uso de Figma, la guía de estilo, etc.
3. Soporte de diseño práctico para 'convertir' diapositivas de GSlide a Figma

La conferencia fue un gran éxito y una experiencia memorable para muchos de nosotros: asistentes, presentadores y organizadores. Tuvimos temas increíbles que se compartieron, discusiones animadas, actividades divertidas y materiales de marca que ayudaron a establecer el tono de la conferencia.

Uso de la función de modo de observación

Esta característica fue una de las principales razones por las que decidimos usar Figma para organizar nuestra conferencia remota. Esto eliminó por completo la necesidad de cambiar las pantallas compartidas entre cada presentador, ya que compartí mi pantalla todo el tiempo y seguí al orador. Agrupamos a los oradores en función de los descansos y teníamos las diapositivas de presentación de cada grupo en una página. Esto nos permitió abrir un enlace prototipo e ir de una charla a otra, eliminando la necesidad de abrir varios documentos.

Consejo: tener todos los prototipos (diapositivas) abiertos y cargados redujo el tiempo de espera

Micrositio + materiales de marca

Creamos un microsite (prototipo Figma) para promocionar el evento y despertar la ilusión de todos. Lo usamos como uno de los canales principales para anunciar el tema, la agenda, los oradores y las actualizaciones importantes. (También teníamos un canal de slack dedicado con todos los participantes). Después de la conferencia, vinculamos todas las presentaciones y grabaciones en una página dedicada para que todos puedan volver a visitar algunas de las presentaciones si así lo desean.

Un montón de descansos con actividades divertidas para participar.

Nos aseguramos de que el tiempo máximo sentado sea de alrededor de una hora para que todos puedan restablecer su cuerpo y mente con un estiramiento o una taza de café. También diseñamos los descansos para que sean una combinación de actividades pasivas y activas en las que pueden elegir participar o no.

Unas semanas antes de la conferencia, les pedimos a los participantes que completaran sus tarjetas comerciales de Figma Design . Muchos de nosotros no nos conocíamos de la otra oficina, por lo que esta fue una forma divertida de aprender sobre nuestra extensa familia de diseño. Durante uno de los descansos, les dimos a todos la oportunidad de terminar el suyo mientras yo compartía mi pantalla con esta vista. Ver los cursores en acción fue divertido; a continuación, podía ver a algunos de mis colegas colaborando para diseñar mi tarjeta.

Durante otros descansos, mostramos una presentación de diapositivas de fotografías que compartieron con nosotros antes del evento. Les pedimos que mostraran cómo ha sido su vida durante la pandemia y cómo se veía la configuración de su oficina en casa.

También hicimos algo un poco más activo: un "mostrar y contar" del objeto más diseñado que poseen. Esta fue una excelente manera de reírse y hacer que todos se levantaran de sus sillas y se movieran.

Volviendo a los principios básicos del diseño.

Crear el look and feel de la marca fue una de las tareas que asumí de forma independiente. Para capturar la esencia principal del tema: Mostrar, no contar , me inspiré en algunos de los principios de diseño que incorporamos en nuestra ejecución visual de ideas. Los principios de diseño están en un nivel celular de la salida visual. Cuando usamos estos principios de la manera correcta, podemos ayudar a los usuarios a comprender la información que ven con mucha más claridad y recomendar la acción adecuada para alcanzar un objetivo. En cuanto a los colores de la marca, seleccioné los colores primarios para conmemorar uno de los principales conjuntos de herramientas visuales que usamos para transmitir un mensaje o contar una historia: los colores.

Entre bastidores

Pensamientos y comentarios compartidos

Todavía recuerdo las conversaciones que teníamos cuando tratábamos de decidir si deberíamos usar Figma para esta conferencia. Estoy muy contento de haber seguido adelante con la decisión porque esto permitió que todos aprendieran más sobre la herramienta. Además, toda esta experiencia todavía actúa como un recordatorio para probar nuevas formas de hacer las cosas.

¡Gracias por leer!

Ver mi trabajo en ellayunaj.com

Equipo
BCGDV Berlín y Londres: Eric Walsh, May Yu, Ian Housham, Jordan Dalladay Simpson, Ludvig Sandstorm