Hay muchas razones por las que las empresas eligen monitorear la productividad de su personal remoto. El monitoreo del trabajo remoto puede surgir de una preocupación sobre lo que hace el personal durante el día cuando no está en la oficina.

Si bien puede ser tentador instituir mecanismos de control rigurosos, este enfoque en realidad puede ser contraproducente y disminuir la productividad , ya que los empleados pueden sentirse alienados, estresados ​​y que se está violando su privacidad.

Por lo tanto, es fundamental ser consciente de la necesidad de encontrar un enfoque equilibrado para el monitoreo del desempeño y considerar qué resultados del monitoreo realmente espera lograr. Hay una variedad de formas de monitorear el desempeño del trabajo remoto, como tener una política de trabajo remoto , establecer indicadores clave de desempeño y establecer expectativas y plazos de trabajo claros.

A continuación, analizamos algunas de las razones y los beneficios detrás de las políticas de monitoreo del trabajo remoto, los métodos para monitorear a los empleados remotos, las precauciones sobre el monitoreo de su personal remoto y cómo los incentivos pueden ayudar a fomentar el rendimiento y la productividad y aliviar la necesidad de implementar un monitoreo estricto.

Por qué las empresas están implementando tecnología de monitoreo de productividad

La transición masiva hacia el trabajo remoto ha hecho que algunos gerentes y líderes se muestren escépticos sobre lo que hacen sus empleados todos los días.

En un esfuerzo por comprobar que realmente funcionan y garantizar la productividad, algunas empresas están implementando varios niveles de supervisión de la productividad.

Muchas personas creen erróneamente que cuando las personas comienzan a trabajar desde casa o de forma remota se vuelven menos productivas. De hecho, varios han demostrado que es exactamente lo contrario.

Por lo tanto, es prudente considerar los pros y los contras del monitoreo del desempeño y qué nivel de escrutinio será aceptable para su personal antes de implementar una estrategia de monitoreo.

Estas son algunas de las razones (y beneficios) de monitorear la productividad remota de los empleados

Cuando se trata de usar software de seguimiento y monitoreo de trabajo remoto, hay varias razones y beneficios que pueden usarse como motivación para usarlos:

1. Poder facturar a los clientes

Muchas empresas trabajan con clientes a los que se les factura la cantidad de tiempo que los miembros del personal dedican a trabajar en sus cuentas.

Por lo tanto, puede ser muy útil poder realizar un seguimiento preciso de cuánto tiempo pasa cada empleado trabajando en diferentes cuentas, para que los clientes reciban facturas precisas.

2. Para mejorar el desempeño del personal

Algunos gerentes sienten que si el personal sabe que necesita contabilizar el tiempo dedicado a trabajar de manera detallada, es probable que sea más productivo.

Si bien este no siempre es el caso, puede resultar en que el personal tome menos descansos durante el día o pase más tiempo concentrado en completar hitos y ser más eficiente con su tiempo.

3. Proporcionar retroalimentación del personal más informada

Si los gerentes pueden recopilar datos sobre cuánto tiempo dedica su personal a diferentes tareas y luego comparar los tiempos promedio dedicados a las mismas tareas, pueden proporcionar retroalimentación a los empleados sobre sus índices de productividad y desempeño comparativos.

Si la retroalimentación es constructiva y brinda la oportunidad de ayudar al personal a mejorar su desempeño, eso puede conducir a resultados de desempeño positivos con el tiempo.

4. Gestione los presupuestos y los plazos de los proyectos de forma más eficaz

Muchas empresas trabajan con grandes equipos en proyectos específicos que tienen una variedad de entregas y plazos. Los gerentes deben asegurarse de que estos proyectos se administren de la manera más eficiente y efectiva posible, y mantener un desempeño óptimo por parte del personal es un aspecto central para mantenerse al día.

Cuando los gerentes pueden realizar un seguimiento de la cantidad de horas que el personal dedica a proyectos específicos y si cumplen los plazos a tiempo y en términos de calidad, esto ayuda al equipo a mantenerse encaminado para lograr sus objetivos.

Gestionar el rendimiento de los proyectos también ayuda a los gerentes a identificar los cuellos de botella y dónde se está produciendo el bajo rendimiento para que puedan abordar estos problemas y seguir cumpliendo con sus proyectos.

5. Administre los presupuestos de la empresa de manera más efectiva

Una razón fundamental detrás del monitoreo del desempeño es garantizar la máxima eficiencia en lo que respecta al tiempo del personal. Los empleadores quieren saber que están pagando por un trabajo de calidad que es eficiente y que el personal está siendo productivo a lo largo de sus días de trabajo.

Al realizar un seguimiento de cuánto tiempo se tarda en completar determinadas tareas, los gerentes también pueden estimar con mayor precisión cuánto presupuesto de personal asignar a diferentes proyectos.

6. Supervisar la seguridad

Existe una variedad de riesgos de seguridad cuando se trata de administrar personal que pueden crear vulnerabilidades para las empresas. Al monitorear cuándo su personal accede a sitios que no son seguros o que van en contra de la política de la empresa, los gerentes pueden ayudar a prevenir y minimizar los riesgos.

Las empresas también pueden sentir la necesidad de implementar otro software de monitoreo de seguridad, como a qué datos se accede y por cuánto tiempo.

El uso de tecnologías de monitorización de empleados: ¿de qué son capaces?

Muchas empresas están recurriendo a tecnologías para monitorear el desempeño y las actividades de su personal remoto.

Estas tecnologías pueden monitorear y rastrear cuánto tiempo dedican los empleados a diferentes tareas y proyectos. Algunos pueden rastrear las pulsaciones de teclas, la cantidad de tiempo que pasan en diferentes sitios web y aplicaciones, las veces que inician sesión y cierran el software, lo que se comunica por correo electrónico, así como una variedad de otros datos.

Cómo monitorear a sus empleados remotos

Existe una variedad de herramientas y métodos para que los empleadores monitoreen a sus empleados remotos, con el fin de garantizar un rendimiento y una productividad óptimos.

Esto incluye establecer expectativas claras en torno al rendimiento y la productividad, y proporcionar hitos y plazos claros. También incluye proporcionar comentarios regulares sobre el desempeño y proporcionar una política clara de trabajo remoto que detalla cualquier actividad de seguimiento y monitoreo de la gestión del desempeño. E incluye establecer indicadores clave de desempeño y comunicar cómo se establecerán y medirán.

Es importante tener en cuenta el hecho de que algunos métodos de control de la productividad y el rendimiento pueden alienar a los empleados y hacerles sentir que están siendo microgestionados o que se están infringiendo sus derechos de privacidad.

En realidad, eso puede tener la consecuencia no deseada de disminuir la productividad y la confianza, ya que los empleados pueden sentirse estresados, microgestionados y como si estuvieran siendo observados constantemente.

A continuación se presentan varias formas en las que puede monitorear el desempeño y la productividad de los empleados:

1. Deje claras sus expectativas y establezca hitos y plazos de trabajo

Un método para asegurarse de que se haga el trabajo que desea hacer es ser sincero acerca de sus expectativas y establecer hitos del proyecto y plazos claros para los entregables. De esa manera, puede evaluar fácilmente qué empleados cumplen con los plazos y los estándares de calidad que ha solicitado y quiénes no.

A menudo, los empleadores tienen expectativas sobre cuándo se debe completar el trabajo y qué debe incluir, pero no se lo comunican explícitamente al personal. Eso crea confusión y puede hacer que los empleadores sientan que los empleados no están alcanzando sus objetivos.

Existe una variedad de herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudar a los gerentes a establecer tareas y plazos. Algunos software de monitoreo también pueden permitirle asignar trabajo a empleados remotos con detalles sobre lo que debe incluirse y cuándo vence. Estas herramientas también pueden ayudar a establecer recordatorios sobre los plazos y pueden realizar un seguimiento de las horas dedicadas a hitos o proyectos individuales que ayudan con la elaboración de informes y el presupuesto del proyecto.

2. Brinde retroalimentación a su personal remoto

Al programar e implementar sesiones de retroalimentación con su personal, puede comunicar el tipo de desempeño que se espera y también puede informar al personal cuando no están encaminados. Esto puede ayudar a los empleados a ajustar su flujo de trabajo y aumentar su productividad de acuerdo con sus expectativas.

El enfoque debe estar en proporcionar a su personal comentarios constructivos y averiguar si enfrentan algún desafío para enviar el trabajo a tiempo. Esto también puede ayudar a los gerentes a identificar si hay algún proceso que deba cambiarse o algún conflicto o desafío que deba abordarse y resolverse.

3. Mantenga un registro digital de las ausencias o licencias del personal

Hay una variedad de herramientas que puede usar para realizar un seguimiento de cuándo el personal está ausente del trabajo o de vacaciones anuales. Puede ser difícil hacer un seguimiento de estas actividades, especialmente cuando el personal trabaja de forma remota. El software de monitoreo puede ayudar a los equipos de recursos humanos a realizar un seguimiento de estos problemas de manera más efectiva, lo que puede ayudar en casos de disputas en torno a los días libres.

Proporcionar acceso a software digital que permite al personal solicitar fácilmente días libres o vacaciones anuales, puede ayudarlo a optimizar RR.

Cuando realiza un seguimiento de las horas trabajadas, puede ver claramente cuántas horas adicionales ha trabajado todo el personal, y esto puede ayudar a decidir quién requiere un pago adicional o incluso una promoción. Y puede ver cuál es el tiempo promedio por tarea, lo que lo ayuda a evaluar quién tiene un desempeño deficiente y, por lo tanto, necesita apoyo y motivación adicionales.

4. Controle qué sitios web y aplicaciones usan sus empleados

Existen varias herramientas de monitoreo del rendimiento y la productividad del personal que pueden rastrear y analizar cuánto tiempo pasan los miembros del personal en diferentes sitios web y aplicaciones.

Algunos incluso miden y rastrean las pulsaciones de teclas y toman capturas de pantalla mientras el personal trabaja, lo que puede hacerse de forma encubierta e incluso podría ser ilegal.

Y algunas empresas optan por bloquear el acceso de sus empleados a ciertas aplicaciones y sitios web en un intento de aumentar la productividad.

5. Crea una política de trabajo remoto

Comunicarse claramente con todo el personal por adelantado sobre cómo medirá la productividad y controlará su desempeño ayuda a establecer expectativas, cultivar la cultura de la empresa y crear transparencia en torno a sus actividades de gestión.

Esto puede ayudar a los empleados a familiarizarse con sus métodos de trabajo, políticas, procedimientos y puede ayudarlos a darse cuenta de lo que se prioriza.

6. Explique qué indicadores de desempeño usará para medir el desempeño

A muchas empresas les resulta útil crear una lista de indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la productividad de los empleados individuales. Los KPI se pueden personalizar para diferentes roles, de modo que sean específicos del trabajo.

Cuando los empleados sepan qué KPI se utilizarán y cómo se medirá su desempeño, tendrán una comprensión más clara de lo que se espera que hagan.

7. Defina cómo deben funcionar los informes

A algunos gerentes les gusta que su personal les informe diariamente, mientras que otros están contentos con un resumen mensual. Es importante establecer expectativas comunicando qué informes se requieren, con qué frecuencia y en qué formato. Algunos gerentes prefieren informar en sesiones de comentarios virtuales, mientras que otros prefieren actualizaciones por correo electrónico.

Los informes regulares ayudan a rastrear si el personal está progresando lo suficiente, si hay desafíos y si hay oportunidades para mejorar el desempeño.

Precauciones al implementar el monitoreo de empleados

Los empleadores que implementan un control remoto agresivo de los empleados corren el riesgo de alienar al personal, haciéndolos sentir como si estuvieran microgestionados y vigilados constantemente, y pueden erosionar el sentido de confianza y lealtad hacia la organización.

En realidad, eso puede reducir la productividad general y también puede tener efectos negativos en la cultura de la empresa e incluso en las tasas de retención.

Por lo tanto, es vital que las empresas se aseguren de que su monitoreo del desempeño sea realmente beneficioso para el desempeño y no aliene al personal.

Por lo tanto, es importante ser transparente sobre cómo monitoreará el rendimiento, qué se rastreará y cómo sus esfuerzos de monitoreo mejorarán la productividad.

Si los empleados pueden ver cómo el software de monitoreo realmente ayuda a aumentar la productividad y el éxito de la empresa, pueden estar más incluidos para respaldarlo.

También es importante proporcionar a todo el personal políticas detalladas y estandarizadas sobre el monitoreo del trabajo remoto, para que todos sientan que pueden responsabilizar a la empresa si no cumplen con esto, y para que sepan exactamente qué datos se registrarán y cómo. serán evaluados.

Además, es vital que las empresas y los gerentes brinden oportunidades para que el personal brinde comentarios honestos sobre su experiencia de monitoreo y desempeño en el lugar de trabajo. Esto puede proporcionar información crítica que realmente puede ayudar a las empresas a mejorar el desempeño en el lugar de trabajo y la cultura de la empresa.

Incentivando el desempeño del trabajo remoto

Independientemente de dónde se encuentren sus empleados, puede incentivar el máximo rendimiento y productividad a través de un equilibrio positivo entre la vida laboral y personal, la cultura de la empresa y beneficios atractivos .

Una de las ventajas más buscadas del trabajo remoto es la flexibilidad. Esto además del compromiso y un equilibrio positivo entre la vida laboral y personal, así como beneficios como bonos y seguro médico de trabajo remoto.

Ahora se puede acceder fácilmente al seguro de salud remoto como parte de un paquete de beneficios de trabajo remoto gracias a organizaciones como SafetyWing.

SafetyWing facilita que las empresas agreguen nuevos miembros del personal a sus planes de seguro de salud remotos en cualquier momento. El proceso de registro es rápido y fácil, y también puede agregar beneficios de cobertura de salud adicionales. Eso significa que sin importar dónde se encuentren sus empleados, pueden acceder a los beneficios de atención médica.

Reflexiones finales sobre el trabajo remoto y el monitoreo del desempeño de los empleados

Hay una línea muy fina entre monitorear el progreso y la productividad de los empleados y microgestionar al personal hasta el punto en que se sientan estresados, resentidos y desmotivados para desempeñarse.

Si bien el monitoreo de la productividad tiene muchos beneficios, también existen mejores prácticas a seguir para evitar alejar a su personal. Eso incluye ser transparente sobre lo que monitoreará, por qué y cómo eso mejora la productividad, e incorporar los comentarios de los empleados en sus estrategias de monitoreo del desempeño.

Si opta por monitorear el rendimiento, hay una variedad de herramientas, aplicaciones y métodos para hacerlo. Esto puede incluir la definición de indicadores clave de rendimiento, el establecimiento de una política de trabajo a distancia, el suministro de comentarios periódicos sobre el rendimiento y la productividad, y el establecimiento de expectativas y plazos de trabajo claros.

Publicado originalmente en https://andysto.com el 29 de noviembre de 2022.