Como enviar menos e-mails

Se você quer aprender a minimizar o ruído do e-mail em sua vida, aqui estão algumas sugestões que podem ajudar a reduzir a quantidade de e-mails que você precisa escrever.

Pense antes de enviar

Você deve se lembrar que muitos e-mails que chegam às caixas de entrada das pessoas nem mesmo são coisas que elas desejam receber. Na verdade, o que você pode acabar fazendo é prender essas pessoas em um ciclo de resposta: você envia e eu sou obrigado a responder, e então eles enviam um e-mail para o qual VOCÊ é obrigado a responder.

Portanto, pense duas vezes, três vezes se a pessoa que está recebendo o e-mail ainda quer o e-mail antes de pressionar o botão enviar.

Enviar menos mensagens

Em vez de enviar lotes diários de e-mails, tente reduzir o lote para semanalmente o máximo possível.

Em vez de enviar 5, 6 ou 7 mensagens, limite-se a enviar apenas 1 ou 2.

E para e-mails que não são sensíveis ao tempo, junte todas as informações e envie tudo em um único e-mail.

Faça isso e veja se algum problema de produtividade acontece. As chances são de que nem uma única coisa ruim acontecerá.

Em vez disso , use formas antiquadas de se comunicar

Em vez de contatá-los por e-mail, veja se você pode usar o telefone ou ir até a pessoa e simplesmente fazer sua pergunta diretamente.

Essas formas geralmente são mais eficientes do que e-mails de disparo rápido. Além disso, você pode evitar mal-entendidos, mesmo que adivinhe o tom errado.

Atenha-se Apenas aos Fatos

Escreva apenas as coisas importantes. Não faça perguntas retóricas e gaste menos tempo adicionando histórias sobre sua infância e aspirações.

Todos ganham porque seu e-mail tem mais chances de ser lido. E você começa a gastar menos energia.

Faça perguntas importantes

Pergunte a coisa que você mais precisa responder logo na primeira linha, e você terá mais chances de obter uma resposta.

Pode acontecer que você nem precise da linha 2 a 29.

Iniciar o relógio

Estabeleça a urgência na frente. Use uma linguagem informativa clara perto do topo, como “Preciso saber até as 17h”.

Colocar um prazo fará com que as pessoas gostem de responder melhor a um prazo específico do que “quando você tiver um momento”.

De qualquer forma, se o e-mail for de baixa prioridade, você provavelmente nem deveria ter enviado um e-mail.