Pre-Mortems estão entre as ferramentas mais subutilizadas no kit de ferramentas de um gerente de produto e equipe.

Ao contrário dos Post-Mortems , com os quais a maioria das pessoas está familiarizada, em vez de esperar até o fim, quando tudo já deu errado. Um Pre-Mortem é feito no início de um projeto ou item de trabalho para mitigar problemas evitáveis.

Em outras palavras, em vez de olhar retrospectivamente para o que não deu tão certo e o que podemos fazer diferente da próxima vez (post-mortem), pretendemos antecipar as coisas que podem dar errado e colocar em prática medidas sobre como podemos preveni-los (pré-mortem).

Facilitar um pré-mortem

Durante um Pre-Mortem, a equipe e as partes relevantes farão um brainstorming de todos os riscos e coisas que podem dar errado. Eles então trabalham de trás para frente para identificar maneiras pelas quais a equipe pode mitigar sua ocorrência.

Esta é a minha folha de execução típica para facilitar um pré-mortem.

Passo 1: Definindo a cena

Eu gosto de começar pré-mortems definindo a cena. Vou pedir aos participantes que se projetem no futuro, e nosso projeto ou item de trabalho deu terrivelmente errado!

Em seguida, peço que comecem a pensar sobre algumas das causas para isso dar errado.

Eu geralmente gosto de tornar isso vívido. Normalmente, pinto um quadro como: “É 20 de agosto e perdemos a janela do mercado. Um grande concorrente lançou um produto similar e ganhou a vantagem do pioneirismo ao ser destaque nas notícias de hoje”

Etapa 2: pense no que pode dar errado

Agora que montamos o cenário e colocamos os participantes no estado de espírito certo. O próximo passo em um pré-mortem é identificar todas as coisas que acreditamos que podem dar errado.

Essa etapa pode ser tão simples quanto uma sessão de brainstorming em grupo, ou como gosto de facilitar, é por meio de brainstorming silencioso .

O brainstorming silencioso é onde você faz com que cada participante escreva seus pensamentos individualmente antes de compartilhar e agrupar temas semelhantes.

A vantagem do brainstorming silencioso é evitar o viés e o pensamento de grupo. Você também obtém alta qualidade e uma gama mais ampla de ideias.

“Pesquisas mostram que adotar o silêncio durante um brainstorming ajuda as equipes a produzir significativamente mais – e ideias de maior qualidade” – HBR

Passo 3: Mapeando seus riscos

Depois de identificar todas as coisas que podem dar errado, o próximo passo é priorizá-las e decidir sobre as ações para mitigá-las.

Uma estrutura que gosto de usar para facilitar Pre-Mortems é esta matriz.

Trata-se de uma matriz de gestão de riscos que mapeia os riscos de acordo com sua probabilidade de ocorrência e seu impacto.

O eixo x representa o impacto — de baixo a alto impacto. E o eixo Y representa a probabilidade - novamente de alta probabilidade para baixa probabilidade de ocorrência.

Como parte desta etapa, você precisará mapear seus riscos nesta matriz.

Isso não deveria ser uma ciência exata e não deveria ser uma atividade cara. Em vez disso, tente traçar seus riscos em relação uns aos outros em termos de probabilidade de ocorrência e impacto.

Passo 4: Determinar ações para mitigar

Depois de mapear seus riscos nessa matriz, a próxima etapa é determinar as ações para mitigá-los.

A beleza dessa matriz é que cada quadrante mapeia perfeitamente um curso de ação viável com base na probabilidade de ocorrência do risco e no impacto, caso ocorra.

Alta probabilidade + alto impacto = evitar

Baixa probabilidade + alto impacto = reduzir ou explorar

Alta probabilidade + baixo impacto = compartilhar ou transferir

Baixa probabilidade + Baixo impacto = Aceitar

Evitar:

Os riscos na seção 'evitar' são seus maiores riscos.

Eles são de alto impacto e alta probabilidade de ocorrência e, portanto, devem ser evitados a todo custo.

Discuta maneiras pelas quais você pode evitar que esses riscos ocorram — Que medidas você pode implementar para evitar esse risco?

Reduzir ou Explorar:

Sua próxima prioridade são os riscos de alto impacto, mas de baixa probabilidade.

Para esses riscos, você deseja encontrar maneiras de reduzir o impacto ou explorá-los para obter um resultado desproporcionalmente benéfico em relação ao risco envolvido.

Embora evitar completamente esses riscos seja o ideal, queremos evitar investir muito na mitigação desses riscos, pois o esforço para fazer isso pode ser desproporcional ao risco que eles representam, devido à sua baixa probabilidade. Assim, buscamos reduzir o impacto caso ele ocorra.

Compartilhar ou Transferir:

Riscos com alta probabilidade, mas baixo impacto, são aqueles em que você pode procurar maneiras de transferir o risco para outra parte ou compartilhá-lo com ela.

Isso reduz o esforço na mitigação do risco tornando-o proporcional à escala.

As opções podem incluir delegar tarefas a outra equipe para compartilhar ou transferir o risco para eles. A equipe para a qual você o transfere pode ter experiência ou recursos exclusivos disponíveis para mitigar melhor o risco.

Outra pode ser trazer terceiros que possam consumir o risco. Por exemplo, você pode não querer gerenciar os riscos de segurança associados ao processamento de pagamentos, portanto, em vez de construí-lo sozinho, você compra um provedor de pagamentos, como o Stripe.

Aceitar:

Finalmente, nem todos os riscos valem a pena mitigar.

Aqueles com baixa probabilidade de ocorrência e baixo impacto, se ocorrerem, geralmente superam os custos de mitigação contra eles. Portanto, muitas vezes é mais apropriado aceitar esses riscos e monitorá-los.

Descubra essas ideias e crie ações

Pre-Mortems são uma ferramenta subutilizada para gerentes de produto e equipes para mitigar os riscos antes que eles aconteçam.

Em vez de esperar até o final de um projeto para refletir e melhorar, os pré-mortems nos permitem antecipar e evitar riscos antes mesmo que eles aconteçam.

Sabemos que nem sempre as coisas correm conforme o planejado e, por meio da experiência, aprendemos a esperar as coisas típicas que nos farão tropeçar. Por meio de um pré-mortem bem facilitado, podemos desenterrar essas ideias e propor ações logo no início de um trabalho.

Use a matriz de risco para priorizar seus riscos com base em sua probabilidade de ocorrência e impacto, bem como para orientar suas ações por meio de

• Evitar
• Reduzir
• Compartilhar/Transferir
• ou Aceitar

Você pode ver como serão os cursos no canal do YouTube do Product Pathways aqui , onde estarei postando vídeos regulares sobre gerenciamento de produtos.