Электронная почта: как управлять своим почтовым ящиком

Nov 27 2022

Каждый.лидер.

Каждый.лидер.является.читателем.

Интересно, знал ли человек, придумавший эту фразу, что когда-нибудь она будет относиться к безумному количеству электронных писем, которые приходится читать в наше время. Когда я начал свое путешествие по электронной почте, я сделал то, что, я думаю, сделали многие люди; создал несколько папок, и каждое электронное письмо попало в одну, электронное письмо было прочитано или помечено как требующее действий. Но настал момент, когда я получил слишком много писем, чтобы успевать за ними. Независимо от того, сколько раз я проверял свою электронную почту и просматривал свой почтовый ящик, электронные письма продолжали накапливаться, исчисляясь сотнями. Знание того, что у меня все еще было так много электронных писем, которые нужно было прочитать и ответить, нарушило мою способность концентрироваться и чувство потока, когда я занимался другими делами, помимо электронной почты.

Мой почтовый ящик до того, как я изменил свои привычки электронной почты

Это изменилось, когда я наткнулся на методологию Zero Inbox Мерлина Манна . Его способ смотреть на электронную почту и работать с ней просто резонировал со мной. И я до сих пор использую его принципы, чтобы (почти всегда) иметь 0 электронных писем в моем почтовом ящике.

Итак, как мне это сделать?

Шаг 1. Установите время для электронной почты

Это звучит просто, и это действительно просто. Когда я начал практиковать соблюдение этого принципа, я выделял в своем расписании время для электронной почты. Чтобы поработать над своим невыполненным заданием, а также сказать себе: «Не беспокойтесь о своей электронной почте в этот самый момент, у вас есть время, посвященное этой прекрасной работе в вашей повестке дня». Когда я получил контроль над своим почтовым ящиком, я перестал блокировать время в своей повестке дня и просто вошел в привычку просматривать электронную почту рано утром и в конце рабочего дня.

Я делаю это в течение последних 5 лет, и пока я придерживаюсь этого шага 1 в 80% случаев, я контролирую свой почтовый ящик.

Есть некоторые исключения, отсюда и 80%. У меня может быть встреча в конце дня, утренний или дневной кризис, а иногда я просто слишком устал в конце дня, чтобы эффективно просматривать свою почту, и в эти дни я пропускаю назначенное время для электронных писем. Зная, что я возьму слабину на следующий день.

Кроме того, если я ожидаю очень важное электронное письмо, которое потребует действий в этот день, я проверю свою электронную почту несколько раз на наличие этого письма. Пытаясь игнорировать все остальное, что входит в мой почтовый ящик. Это исключения из правила, правила шага 1.

Шаг 2. Примите решение для каждого письма в папке «Входящие».

Раньше я использовал свой почтовый ящик, включая его папки, как беспорядочный список дел. Когда я рассматривал свой почтовый ящик как способ общения, а не как еще один список задач, мой рабочий процесс значительно улучшился. Теперь у меня были бы все мои задачи в списке (раньше это были Google Docs, теперь я использую Todoist), и я не чувствовал бы необходимости прорабатывать все действия, которые можно найти в электронных письмах.

Я также заархивировал все свои папки и решил заархивировать все свои электронные письма. Больше не нужно тратить время на решение, где следует архивировать каждое электронное письмо. В то время компания, с которой я работал, использовала Gmail, и найти архивные электронные письма с помощью панели поиска было очень просто. В настоящее время я снова использую Outlook, он работает, но не так хорошо.

Итак, в каждом письме я решаю:

Прочитать за 2 минуты + архив ИЛИ ответить ИЛИ переслать
Создайте задачу, чтобы прочитать его позже (если чтение займет более 2 минут, обычно отправьте электронное письмо с вложениями)

Сделать todo для любого необходимого действия

Шаг 3. Освойтесь с ярлыками электронной почты

Вместо того, чтобы использовать мышь (коврик) для перемещения по электронным письмам и их отправки, я потратил некоторое время на практику быстрого доступа к электронной почте. Те, которые я использую чаще всего: