Olay meydana geldikten hemen sonra veya hemen sonra. Geri bildirim ne kadar bağlamsal olursa, iyi anlaşılma şansı o kadar artar. Ne kadar uzun süre beklerseniz, durum o kadar çok hafızadan silinir (beyin doğal olarak hayati detayların yanı sıra kötü hatıraları da temizler, bu yüzden tereddüt etmeyin).

Bu gibi durumlarda, doğrudan astlarıma en kısa zamanda mesaj göndermeyi, takip aramaları planlamayı veya (o kadar acil değilse) yaklaşan 1-1'de geri bildirim tetikleme durumunu yeniden gözden geçirmeyi planlamayı tercih ederim.

İyi bir akıl sağlığı kontrolü,  düzenli performans inceleme oturumunda verilen geri bildirim raporunuzu şaşırttıysa, işinizi iyi yapmamışsınız demektir.

Geri bildirim ne kadar samimi olmalı?

Mümkün olduğunca doğrudan. Eşiniz hata yaptıysa, ona söyleyin. Şekerleme yapmayın, çünkü hem kendinizi hem de raporunuzu değerli büyüme fırsatlarından mahrum bırakıyorsunuz. Genellikle ürün liderleri (ben dahil) bunu potansiyel çatışmayla ilgili tatsızlıklardan kaçınmak için yapar (dürüst olmak gerekirse bu oldukça egoist bir duruştur).

Yine de samimi geri bildirimle ilgili dört önemli nokta vardır:

• kişisel olmamalı, yalnızca işin amacı/sonuçların kalitesi ile ilgili olmalıdır;
• verilere ve gerçeklere (örneğin belirli durumlar) dayanmalıdır, aksi takdirde kişisel hale gelebilecek bir spekülasyon olur;
• asıl sorunun temel nedenini göstermelidir (örneğin, paydaşın çözümden memnun olmaması değil, özelliğin ilerleyişi konusunda yeterince şeffaflığa sahip olmaması);
• bu iki yönlü bir diyalog olmalıdır, çünkü olayların rapor versiyonunda kaçırmış olabileceğiniz çok önemli ayrıntılar olabilir (kendi görüşünüzü sunarsınız/raporunuz onun bakış açısını paylaşır ve ortak bir fikir birliği bulursunuz).

Geribildirim sadece özel olarak mı verilmeli?

Benim de yabancı olmadığım yaygın bir inanış vardır: “ Herkesin önünde övün, özel olarak eleştirin ”. Halka açık bir ortamda çok doğrudan olduğum ve bunun geri teptiği, bir yöneticinin şirketten ayrılmasıyla sonuçlanan vakalarım oldu. Dahası, bir grup ortamında samimi geribildirim vermek benim için her zaman gergin bir deneyim oldu ve olmaya da devam ediyor. Bu prensibi bir kez duyduğumda, uygun bir sihirli değnek gibi hissettim. Gerçek şu ki - bu o kadar basit değil (ve bunu anlamama yardım ettiği için mevcut yöneticime minnettarım).

Basamaklı geri bildirim efekti

Bir örnekle açıklayayım. Birkaç yıl önce yöneticim demolarımıza sık sık geldi ve dürüst geri bildirimlerle bizi tamamen ezdi. Bu yoğun, cesaret kırıcı ve halka açıktı. Ama sonradan fark ettiğim şey, detaylara dikkatimin geliştiği. Dahası, kendi raporlarıma karşı daha fazla dikkat etmeye ve eleştiride daha sesli olmaya başladım.

Raporlarınız davranışlarınızı ve ilkelerinizi modellemeye başlar , hangi yöne gideceğinizi siz seçersiniz. Bu, biraz zaman verildiğinde tüm organizasyonun kültürünü tam anlamıyla değiştirebilen basamaklı bir etkidir.

Bir yol, potansiyel olarak durgun bir sürekli doğrulama kültürüne (verilen herhangi bir geri bildirimin rahatsız edici olarak algılanabileceği) yol açabilecek geri bildirimden kaçınmak/azaltmaktır, diğer bir yol ise, kademeli etkinin gücünden yararlanarak düzenli olarak kamuoyuna açık geri bildirim sağlamaktır. ekibinizin çıktılarının kalitesini artırmak.

Geri bildirim ne kadar herkese açık olabilir?

Bir uyarı var. Geribildiriminizin kapsamının bilincinde olmalısınız. İşlevler arası bir olayda bir çalışanı eleştirmek yarardan çok zarar verebilir (ne kadar objektif olursanız olun). Bununla birlikte, işlevsel ekibinizin bağlamı, bu tür geri bildirimlerin yapıcı bir şekilde algılanması için gereken güvenli alanı yaratabilir.

Alt satırda, şu şekilde yeniden ifade ederdim:

"Herkese açık bir şekilde övün (işlevsel ekiplerinizin kapsamı dışında), işlevsel bir grup ortamında eleştirin".

Her şey düşünüldüğünde, geri bildirim ustalığı söz konusu olduğunda hala yüzeyi zar zor çizdiğimi düşünüyorum. Bu kavramların bazılarına meydan okunabilir ve bazıları zaman geçtikçe kesinlikle yeniden düşünülecektir.