So organisieren Sie Ihr Dropbox-Chaos ein für alle Mal
Dropbox ist eine dieser riesigen, allgegenwärtigen Apps – wie Gmail oder iMessage oder Spotify – die ständig neue Funktionen hinzufügt . Wenn Sie den Dienst jedoch nicht täglich nutzen, vermissen Sie möglicherweise einige der hinzugefügten Tools. Das neueste Dropbox-Upgrade ist es wert, beachtet zu werden, da es Ihnen eine bessere Möglichkeit bietet, Massen von Dateien einfacher zu verwalten.
Wir alle suchen nach besseren Möglichkeiten, unsere digitalen Inhalte zu organisieren, egal ob es sich um E-Mails, Fotos, Wiedergabelisten oder wichtige Dokumente handelt, und genau dafür wurde eine neue Dropbox-Funktion namens automatisierte Ordner entwickelt. Sobald die Ordner eingerichtet sind, können die an sie gesendeten Dateien nach Bedarf automatisch benannt, sortiert oder konvertiert werden.
Es ist einfacher zu verstehen, wie es funktioniert, wenn Sie es einmal ausprobiert haben. Öffnen Sie Dropbox im Web , navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie Ihren automatisierten Ordner speichern möchten, und klicken Sie dann auf Erstellen und automatisierten Ordner . Sie werden aufgefordert, Ihrem neuen Ordner einen Namen zu geben und die Art der automatisierten Verarbeitung auszuwählen, die Sie auf die darin enthaltenen Dateien anwenden möchten.
Sie haben sechs Möglichkeiten: Dateien in Monats- und Jahresordner zu sortieren, sie umzubenennen, zu entpacken oder sie in Bilder, Videos oder PDFs zu konvertieren. Wählen Sie beispielsweise die letzte Option, und alle Dateien, die dem automatisierten Ordner hinzugefügt werden, von Word-Dokumenten bis hin zu JPGs, werden mit dem integrierten Konvertierungstool von Dropbox in das PDF-Format konvertiert.
Wählen Sie Ihre Automatisierung aus, klicken Sie auf Weiter und Sie können sie anpassen. Die hier angezeigten Optionen variieren je nach Automatisierung. Wenn Sie beispielsweise Dateien umbenennen, können Sie die Vorlage für die Umbenennung festlegen (Sie können Dateinamen beispielsweise mit einem Datum beginnen und den Namen des übergeordneten Ordners einschließen.
Die von Ihnen ausgewählte Automatisierung wird auf neue Dateien angewendet, unabhängig davon, wie sie hinzugefügt werden – über den Desktop-Client, über die mobilen Apps oder über die Weboberfläche. Sie können die Einstellungen des Ordners ändern, indem Sie auf der Weboberfläche auf die drei Punkte daneben klicken und Automatisierung bearbeiten auswählen .
Im selben Dialogfeld können Sie die Automatisierung bei Bedarf vorübergehend anhalten (über den Aktiv/Pausiert- Umschalter) oder sie vollständig entfernen (über das Papierkorbsymbol) – obwohl der Ordner und die Dateien erhalten bleiben. Sie können auch eine weitere Automatisierung hinzufügen, indem Sie in einen Ordner gehen und oben auf die drei Punkte und dann auf Automatisierung hinzufügen klicken . Mit derselben Option können Sie einen vorhandenen, normalen Ordner in einen automatisierten Ordner umwandeln.
Eine von Dropbox versprochene und in der Support-Dokumentation erwähnte Automatisierung ist die Möglichkeit, Dateien automatisch zu taggen, wenn sie einem Ordner hinzugefügt werden. Diese Option wird uns zum Zeitpunkt des Schreibens nicht angezeigt, obwohl sie hoffentlich bald angezeigt wird, da sie eine der nützlicheren Automatisierungen zu sein scheint, die Dropbox anbieten könnte.
Sie können Tags auch manuell über die Dropbox-Weboberfläche hinzufügen. Wählen Sie einen Ordner, eine Datei oder eine Gruppe von Dateien aus, und Sie sehen auf der rechten Seite ein Tag- Feld: Geben Sie hier Ihre Tags ein und drücken Sie nach jedem die Eingabetaste . Der Vorteil des Hinzufügens von Tags besteht darin, dass Sie Ihre Dateien später leichter finden können, insbesondere wenn Dateien, die sich auf ein bestimmtes Thema oder eine bestimmte Idee beziehen, auf mehrere Ordner in Ihrem Dropbox-Konto verteilt sind.
Die Dropbox-Web-App hat eine bessere Suchfunktion, als Sie vielleicht gedacht haben (verwenden Sie das Suchfeld, das oben auf jedem Bildschirm erscheint). Sie können Ihre Ergebnisse basierend auf dem Ordner- oder Dateityp eingrenzen, und wenn Ihre Suchbegriffe mit einem bestimmten Tag übereinstimmen, können Sie das Tag unter dem Suchfeld auswählen.
Es gibt eine weitere verwandte Funktion, die Dropbox hinzugefügt hat und die Multi-File-Organizer nennt. Es sortiert Dateien automatisch in Unterordner basierend auf Datum, Schlüsselwörtern oder wie oft Sie mit ihnen interagieren. Sie können die Organisation mehrerer Dateien über die Web-App in jedem Ordner verwenden, der kein automatischer Ordner ist: Klicken Sie oben auf die drei Punkte und wählen Sie dann Organisation mehrerer Dateien aus der Liste aus.
Einige der angezeigten Optionen stimmen mit den automatischen Ordneroptionen überein. Sie können zwischen Inaktivität , Monat , Jahr , Schlüsselwort und Smart Move wählen – Dropbox sagt nicht genau, wie die Smart Move-Option funktioniert, aber Sie können zumindest die „intelligenten“ Vorschläge auf dem nächsten Bildschirm in der Vorschau anzeigen, bevor sie angewendet werden.
Sie erhalten auch einige Anpassungsoptionen. Sie können beispielsweise das Schlüsselwort auswählen, nach dem sortiert werden soll, oder die Zeitspanne, die als „Inaktivität“ gilt (entweder 30 Tage oder 90 Tage). Die Organisationsfunktion für mehrere Dateien ist jedoch eher ein einmaliger Vorgang – sobald die Organisation abgeschlossen ist, ist sie erledigt. Dieselben Regeln werden nicht auf Dateien angewendet, die dem Ordner in Zukunft hinzugefügt werden, obwohl Sie im Fall der Optionen Monat und Jahr die Möglichkeit haben, die Automatisierung hinzuzufügen.
Um die Verwaltung Ihrer automatisierten Ordner zu vereinfachen, können Sie sie alle auf einem Bildschirm über das Webportal anzeigen. Klicken Sie auf Ihr Profilbild (oben rechts) und dann auf Automatisierungen oder gehen Sie direkt zu www.dropbox.com/automations , um sie anzuzeigen. Sie können sehen, welche Ordner betroffen sind und welche Automatisierungen angewendet werden, und sie bei Bedarf anhalten, neu starten, bearbeiten und löschen.
