Esta es una parte de una serie de varias partes sobre cómo hago las cosas .

Siempre me ha gustado el lápiz y el papel. Yo era el niño que se emocionaba con las compras de regreso a la escuela, echando un vistazo a los bolígrafos y diarios del año. Y sigo siendo el tipo que se mete en una papelería cuando paso. Así que no es de extrañar que el núcleo de mi sistema de productividad sea analógico.

Me encanta la fricción inherente en lápiz y papel. Toma tiempo. No puede garabatear y esperar leer sus arañazos más tarde. No puedes copiar y pegar, tienes que escribirlo de nuevo. es permanente No se puede borrar, hay un registro indeleble para consultar. Y es personal. Reside en tu mano, en tu escritorio, no se comparte con compañeros de trabajo o amigos, es solo para ti.

La clave es utilizar estas fricciones a tu favor. Para mí, eso significa usar lápiz y papel para externalizar tareas y proyectos personales que de otro modo pesarían en mi mente. Así es como lo hago.

Cuadro grande

Este es mi sistema de productividad en pocas palabras. Algunos podrían reconocerlo como un resumen semanal , que considero que es el equilibrio correcto entre los detalles y el panorama general para un sistema de lápiz y papel. Considero que un calendario digital es mejor para la vista mensual y no he encontrado la necesidad de profundizar en una vista diaria detallada. (Aunque es algo con lo que estoy experimentando).

Captura

El primer bloque de construcción de cualquier sistema de productividad es un lugar para la captura. Algunos lo llaman bandeja de entrada y otros lo llaman vertedero. Lo llames como lo llames, necesitas un lugar para sacar todo de tu cabeza y ponerlo en papel.

Mi área de captura está en el lado izquierdo de la extensión. Todo comienza allí. Cuando comienzo una nueva semana, copio los elementos anteriores allí. Los nuevos elementos para el trabajo comienzan en la parte superior y fluyen hacia abajo. Los elementos nuevos para otras áreas de mi vida comienzan desde abajo y fluyen hacia arriba.

Un matiz aquí es enmarcar los elementos como la siguiente acción física y visible . En lugar de algo genérico como "preparación para los impuestos", comience con "descargar formularios de impuestos del corredor y el banco". Este enfoque adelanta el importante proceso de desglosar el trabajo. El resultado es que es mucho menos probable que mi futuro yo se quede atascado o posponga las cosas porque la próxima acción es súper clara y fácil de retomar.

Proyectos

Un elemento de Getting Things Done que se me ha quedado grabado es la lista de proyectos. En mi sistema, se encuentra en la parte inferior de la página de la derecha del pliego con áreas separadas para mis proyectos de trabajo y otros proyectos.

Hago referencia a esta lista más que a cualquier otra área de mi sistema. Cuando comienzo una nueva semana, los reviso para asegurarme de que siguen siendo precisos y que tienen un próximo paso claro en mi área de captura. También me refiero a ellos a lo largo de la semana cuando actualizo a mis compañeros de trabajo sobre en qué me estoy enfocando y dónde podría usar su ayuda.

MIT diarios

El elemento final de mi sistema es el resto del lado derecho dedicado a mis tareas diarias más importantes . Centrarse en sus 1 a 5 tareas principales del día no es innovador ni nuevo, pero es una recomendación persistente por una razón.

Nuestra cultura exalta el exceso de trabajo y vemos el resultado con el agotamiento de los trabajadores en su punto más alto. En cambio, deberíamos trabajar lo suficiente. Identifique sus elementos clave para el día, ejecútelos, disfrute el logro y regrese al día siguiente para hacerlo nuevamente. Ese círculo virtuoso de priorización, ejecución y disfrute es cómo uno crea un impacto sostenible y compuesto a largo plazo.

El paso del disfrute es crítico y también es donde el papel y el bolígrafo tienen ventaja. En una herramienta digital, una vez que completas la tarea, desaparece en la nada. No hay registro de logros para reflexionar. Con papel y bolígrafo, todos los elementos que completó permanecen allí, lo que representa un día de trabajo honesto. De esa manera, esta sección funciona tanto como una lista de tareas pendientes como una lista de tareas pendientes . Encontré esta capacidad de realizar un seguimiento de los logros tan valiosa que es la razón principal por la que me alejé de la gestión digital de tareas.

Notación

La pieza final de mi sistema es un sistema de notación muy simple. Hay muchas opciones para inspirarse, incluyendo el diario de viñetas y dash/plus . Mi sistema toma un poco de ambos y consiste en lo siguiente:

• item
— item completed
X item canceled
> waiting for response (rare)

Lo que aprecio de este sistema es su simplicidad. No necesito las trampas de sistemas más complicados, como listas de contexto o específicas del proyecto o listas de "espera". Además, el espacio limitado impone restricciones naturales en las tres secciones. Esto me impide asumir más proyectos o MIT de los que puedo manejar y restringe el tamaño de mi acumulación de tareas. Eso, a su vez, me mantiene enfocado solo en lo que es importante o urgente y reduce el riesgo de abrumarme y agotarse.

No existe un mejor sistema de productividad para gobernarlos a todos, pero lo animo a que pruebe esto. Si se siente demasiado restringido y simplista, tal vez sea una señal de que está haciendo demasiados malabares y algunas restricciones serían útiles. Si parece demasiado complicado, me encantaría escuchar formas de simplificar aún más el sistema sin perder los beneficios principales.