बेंचमार्किंग प्रक्रिया

परिचय

यदि किसी कंपनी को सफल होना है, तो उसे अपने प्रदर्शन का मूल्यांकन सुसंगत तरीके से करना होगा।

ऐसा करने के लिए, व्यवसायों को स्वयं के लिए मानक निर्धारित करने और मान्यता प्राप्त उद्योग के नेताओं के खिलाफ या अन्य उद्योगों से सर्वोत्तम प्रथाओं के खिलाफ अपनी प्रक्रियाओं और प्रदर्शन को मापने की आवश्यकता होती है, जो समान वातावरण में काम करते हैं।

यह आमतौर पर के रूप में जाना जाता है benchmarking प्रबंधन में।

बेंचमार्किंग प्रक्रिया अपेक्षाकृत सरल है। कुछ ज्ञान और एक व्यावहारिक सेंध वह सब है जो इस तरह की प्रक्रिया को सफल बनाने के लिए आवश्यक है।

इसलिए, कॉर्पोरेट अधिकारियों, छात्रों और इच्छुक सामान्य आबादी के लाभ के लिए, बेंचमार्किंग प्रक्रिया के प्रमुख चरण नीचे दिए गए हैं।

बेंचमार्किंग के लिए एक कदम दर कदम दृष्टिकोण

बेंचमार्किंग प्रक्रिया में शामिल कदम निम्नलिखित हैं:

(१) नियोजन

बेंचमार्किंग में संलग्न होने से पहले, यह जरूरी है कि कॉर्पोरेट हितधारक उन गतिविधियों की पहचान करें जिन्हें बेंचमार्क करने की आवश्यकता है।

मिसाल के तौर पर, इस तरह के विचार पर काम करने वाली प्रक्रियाएँ आमतौर पर मुख्य गतिविधियाँ होंगी, जिनमें व्यवसाय को प्रतिस्पर्धा में बढ़त देने की क्षमता होती है।

इस तरह की प्रक्रिया आम तौर पर एक उच्च लागत, मात्रा या मूल्य का आदेश देगी। बेंचमार्किंग के इष्टतम परिणाम प्राप्त होने के लिए, इनपुट और आउटपुट को फिर से परिभाषित करने की आवश्यकता होती है; चुनी गई गतिविधियों को औसत दर्जे का होना चाहिए और जिससे आसानी से तुलनीय हो, और इस प्रकार बेंचमार्किंग मेट्रिक्स पर पहुंचने की आवश्यकता है।

बेंचमार्किंग प्रक्रिया में संलग्न होने से पहले, कुल प्रक्रिया प्रवाह को उचित विचार करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, एक कोर की क्षमता को दूसरे से कम करने में सुधार करना बहुत कम उपयोग के लिए साबित होता है।

इसलिए, कई ऐसी प्रक्रियाओं को विस्तार से दस्तावेज करने के लिए चुनते हैं (एक प्रक्रिया प्रवाह चार्ट को इस उद्देश्य के लिए आदर्श माना जाता है), ताकि चूक और त्रुटियों को कम से कम किया जाए; इस प्रकार कंपनी को अपने रणनीतिक लक्ष्यों, इसकी प्राथमिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं, ग्राहकों की अपेक्षाओं और महत्वपूर्ण सफलता कारकों का स्पष्ट विचार प्राप्त करने में सक्षम बनाता है।

कंपनी की ताकत, कमजोरियों और समस्या वाले क्षेत्रों का एक ईमानदार मूल्यांकन इस तरह की प्रक्रिया को ठीक करने के लिए काफी काम का साबित होगा।

नियोजन प्रक्रिया में अगला कदम कंपनी के लिए एक उपयुक्त बेंचमार्क चुनना होगा, जिसके खिलाफ उनके प्रदर्शन को मापा जा सके।

बेंचमार्क एकल इकाई या कंपनियों का एक सामूहिक समूह हो सकता है, जो इष्टतम दक्षता पर काम करते हैं।

जैसा कि पहले कहा गया है, यदि ऐसी कंपनी समान वातावरण में काम करती है या यदि यह अपने लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए एक तुलनीय रणनीतिक दृष्टिकोण अपनाती है, तो इसकी प्रासंगिकता वास्तव में अधिक होगी।

ऐसी कंपनियों में उपयोग किए जाने वाले उपायों और प्रथाओं की पहचान की जानी चाहिए, ताकि व्यवसाय प्रक्रिया के विकल्पों की जांच की जा सके।

इसके अलावा, किसी कंपनी के लिए अपने उद्देश्यों का पता लगाने के लिए हमेशा विवेकपूर्ण होता है, बेंचमार्किंग प्रक्रिया शुरू होने से पहले।

कार्यप्रणाली को अपनाया गया और जिस तरह से आउटपुट का दस्तावेजीकरण किया गया है, उस पर भी ध्यान दिया जाना चाहिए। ऐसे उदाहरणों पर, एक सक्षम टीम को बेंचमार्किंग प्रक्रिया को पूरा करने के लिए मिल जाना चाहिए, एक नेता या नेताओं को विधिवत नियुक्त किया जाना चाहिए, ताकि परियोजना के सुचारू, समयबद्ध कार्यान्वयन को सुनिश्चित किया जा सके।

(२) सूचना का संग्रह

जानकारी को प्राथमिक डेटा और माध्यमिक डेटा के उप ग्रंथों के तहत मोटे तौर पर वर्गीकृत किया जा सकता है।

आगे स्पष्ट करने के लिए, यहां प्राथमिक डेटा बेंचमार्क कंपनी / कंपनियों से सीधे डेटा के संग्रह को संदर्भित करता है, जबकि माध्यमिक डेटा प्रेस, प्रकाशनों या वेबसाइटों से प्राप्त जानकारी को संदर्भित करता है।

खोजी अनुसंधान, बाजार अनुसंधान, मात्रात्मक अनुसंधान, अनौपचारिक बातचीत, साक्षात्कार और प्रश्नावली, अभी भी, जानकारी एकत्र करने के सबसे लोकप्रिय तरीकों में से कुछ हैं।

प्राथमिक अनुसंधान में संलग्न होने पर, कंपनी जो बेंचमार्किंग प्रक्रिया शुरू करने के लिए होती है, उसे अपने डेटा संग्रह पद्धति को फिर से परिभाषित करने की आवश्यकता होती है।

एक प्रश्नावली या एक मानकीकृत साक्षात्कार प्रारूप का मसौदा तैयार करना, टेलीफोन, ई-मेल के माध्यम से या आमने-सामने साक्षात्कार के माध्यम से प्राथमिक शोध करना, साइट पर अवलोकन करना और ऐसे डेटा को व्यवस्थित तरीके से दस्तावेज़ीकरण करना महत्वपूर्ण है, यदि बेंचमार्किंग प्रक्रिया सफल होना है।

(3) डेटा का विश्लेषण

एक बार पर्याप्त डेटा एकत्र हो जाने के बाद, इस तरह की जानकारी का उचित विश्लेषण सबसे महत्वपूर्ण है।

डेटा विश्लेषण, डेटा प्रस्तुति (अधिमानतः ग्राफिकल प्रारूप में, आसान संदर्भ के लिए), परिणाम प्रक्षेपण, प्रक्रियाओं में प्रदर्शन अंतराल को वर्गीकृत करना, और मूल कारण की पहचान करना जो इस तरह के अंतराल के निर्माण की ओर जाता है (आमतौर पर enablers के रूप में संदर्भित ), की आवश्यकता है। फिर बाहर किया गया।

(४) क्रियान्वयन

यह बेंचमार्किंग प्रक्रिया का वह चरण है, जहाँ बात को चलना अनिवार्य हो जाता है । इसका आम तौर पर मतलब है कि दूरगामी बदलाव किए जाने की जरूरत है, ताकि आदर्श और वास्तविक के बीच का अंतर कम हो और जहां भी संभव हो, समाप्त हो जाए।

एक औपचारिक कार्य योजना जो परिवर्तन को बढ़ावा देती है, को आदर्श रूप से संगठन की संस्कृति को ध्यान में रखते हुए तैयार किया जाना चाहिए, ताकि आमतौर पर परिवर्तन के साथ प्रतिरोध कम से कम हो।

यह सुनिश्चित करना कि प्रबंधन और कर्मचारी प्रक्रिया के लिए पूरी तरह से प्रतिबद्ध हैं और बेंचमार्किंग प्रक्रिया को सफल बनाने के लिए आवश्यक सुधारों को पूरा करने के लिए पर्याप्त संसाधन मौजूद हैं, एक सफलता होगी।

(५) निगरानी करना

अधिकांश परियोजनाओं के साथ, बेंचमार्किंग प्रक्रिया के अधिकतम लाभों को प्राप्त करने के लिए, एक नियमित रूप से व्यवस्थित मूल्यांकन किया जाना चाहिए।

आवश्यक जानकारी को आत्मसात करना, किए गए प्रगति का मूल्यांकन करना, परिवर्तनों के प्रभाव को फिर से पुनरावृत्त करना और किसी भी आवश्यक समायोजन करना, निगरानी प्रक्रिया के सभी भाग हैं।

निष्कर्ष

जैसा कि स्पष्ट रूप से स्पष्ट है, बेंचमार्किंग संगठन के वर्कफ़्लो और संरचना में सुधार और सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करके मूल्य जोड़ सकता है।

यह निरंतर सुधार के लिए एक संगठन की खोज में वास्तव में अमूल्य है।