प्रभावी प्रस्तुति कौशल
परिचय
क्या आपने कभी एप्पल इंक के सीईओ स्टीव जॉब्स द्वारा की गई एक मुख्य प्रस्तुति देखी है? यदि आपके पास है, तो आप जानते हैं कि 'प्रभावी प्रस्तुति कौशल' का क्या मतलब है। स्टीव जॉब्स एकमात्र ऐसे व्यक्ति नहीं हैं जिनके पास यह क्षमता है, बहुत अधिक हैं।
समस्याएँ संगठनों में मौजूद हैं। इसलिए संगठन को नुकसान पहुंचाने से पहले समस्याओं के कारणों की पहचान करने के लिए एक मजबूत प्रक्रिया और सहायक उपकरण होना चाहिए।
यदि आप किसी विचार, अवधारणा या उत्पाद को संप्रेषित करने के लिए हैं, तो आपको दर्शकों का ध्यान खींचने और ध्यान का केंद्र बनने के लिए अच्छी प्रस्तुति कौशल की आवश्यकता है।
इस तरह, दर्शकों का समर्थन प्राप्त करना आपके लिए आसान है। दर्शकों को आपके कॉलेज के सहपाठियों से लेकर एक बहुराष्ट्रीय कंपनी के कार्यकारी बोर्ड तक हो सकते हैं।
कई सॉफ्टवेयर पैकेज हैं जिन्हें आप प्रस्तुति के प्रयोजनों के लिए उपयोग कर सकते हैं। बेशक, अपनी प्रस्तुति के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना अनिवार्य नहीं है, लेकिन जब आप अपने उद्देश्य के लिए ऐसे उपकरणों का उपयोग करते हैं तो प्रभाव बहुत अधिक होता है। इनमें से कई सॉफ्टवेयर टूल आपकी प्रस्तुति के अनुभव को आसान और सुखद बनाने के लिए सुविधाओं और सुविधाओं से लैस हैं।
सिर्फ एक विचार या संवाद करने के लिए एक उत्पाद और अपनी प्रस्तुतियों को बनाने के लिए एक सॉफ्टवेयर पैकेज होने से आपको एक प्रभावी प्रस्तुतकर्ता नहीं बनाया जाता है। इसके लिए, आपको पहले से खुद को तैयार करना चाहिए और कुछ कौशल भी विकसित करने चाहिए। आइए नज़र डालते हैं ऐसे ही कुछ पॉइंटर्स पर जो आपको एक टॉप-क्लास प्रेजेंटर बनने में मदद करेंगे।
प्रस्तुतिकरण को डिजाइन करने के लिए दिशानिर्देश
प्रस्तुति के डिज़ाइन और लेआउट का प्रभाव है कि दर्शक इसे कैसे प्राप्त करते हैं। इसलिए, आपको अपनी प्रस्तुति और सामग्री की स्पष्टता पर अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है।
अपनी प्रस्तुति को तैयार करते समय आपको कुछ बिंदुओं पर विचार करना चाहिए।
उन तीन शीर्ष लक्ष्यों को प्राप्त करें जिन्हें आप अपनी प्रस्तुति के माध्यम से पूरा करना चाहते हैं। पूरी प्रस्तुति को इन तीन लक्ष्यों को प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। यदि आप इस बारे में स्पष्ट नहीं हैं कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं, तो आपके दर्शक आसानी से आपकी प्रस्तुति के बिंदु को याद कर सकते हैं।
समझें कि आपके दर्शक क्या हैं। सोचें कि वे आपकी प्रस्तुति और उनकी उम्मीदों को देखने के लिए वहां क्यों हैं। यदि संभव हो तो पहले से दर्शकों की पृष्ठभूमि का अध्ययन करें। जब आप प्रस्तुति करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उनसे संवाद करते हैं कि वे इस प्रस्तुति के लिए 'चयनित' हैं।
उन बिंदुओं की एक सूची रखें, जिन्हें आप अपने दर्शकों से संवाद करना चाहते हैं, उनके अनुसार प्राथमिकता दें। देखें कि क्या कोई ऐसा बिंदु है जिसे दर्शकों द्वारा समझना मुश्किल है। यदि ऐसे बिंदु हैं, तो उन्हें आगे बढ़ाएं।
उस टोन पर निर्णय लें जिसका आप प्रस्तुति में उपयोग करना चाहते हैं। यह प्रेरक, सूचनात्मक, उत्सव आदि हो सकता है।
प्रस्तुति के लिए एक प्रारंभिक भाषण तैयार करें। हालांकि इस पर ज्यादा समय न दें।
सभी सामग्रियों को संक्षेप में इंगित करें और उन्हें समझाएं जैसे आपने योजना बनाई है।
प्रस्तुति के अंत में एक प्रश्नोत्तर (प्रश्न और उत्तर) सत्र है।
प्रस्तुति सामग्री चुनना
जब आपकी प्रस्तुति अतिरिक्त सामग्री द्वारा समर्थित होती है, तो आप दर्शकों पर अधिक प्रभाव डाल सकते हैं। रिपोर्ट, लेख और उड़ाने वाले कुछ उदाहरण हैं।
यदि आपकी प्रस्तुति जानकारीपूर्ण है और बहुत सारा डेटा प्रस्तुत किया गया है, तो अपनी प्रस्तुति की एक नरम या हार्ड कॉपी सौंपना एक अच्छा विचार है।
प्रस्तुति सामग्री पर कुछ दिशानिर्देश निम्नलिखित हैं:
सुनिश्चित करें कि आप प्रस्तुति से पहले कंप्यूटर, प्रोजेक्टर और नेटवर्क कनेक्टिविटी की जांच करते हैं। मुझे यकीन है कि आप अपनी प्रस्तुति के पहले आधे हिस्से को अपने दर्शकों के सामने ठीक करना नहीं चाहते हैं।
एक सरल, लेकिन सुसंगत लेआउट का उपयोग करें। छवियों और एनिमेशन के साथ प्रस्तुति को अधिभार न डालें।
जब समय आवंटन की बात आती है, तो प्रत्येक स्लाइड के लिए 3-5 मिनट खर्च करें। प्रत्येक स्लाइड में आदर्श रूप से लगभग 5-8 बुलेट लाइनें होनी चाहिए। इस तरह से, दर्शक केंद्रित रह सकते हैं और आपकी बातों को पकड़ सकते हैं।
प्रस्तुति से पहले पूरक सामग्री वितरित न करें। वे प्रस्तुति के दौरान सामग्री पढ़ सकते हैं और याद कर सकते हैं कि आप क्या कहते हैं। इसलिए, प्रस्तुति के बाद सामग्री वितरित करें।
प्रस्तुति वितरण
प्रस्तुति देना प्रक्रिया का सबसे महत्वपूर्ण चरण है। यह वह जगह है जहां आप अपने दर्शकों के साथ प्राथमिक संपर्क बनाते हैं। एक प्रभावी प्रस्तुति देने के लिए निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार करें।
अपनी प्रस्तुति के लिए तैयार रहें। प्रस्तुति के डिजाइनिंग चरण को पूरा करें और वास्तव में इसे करने से पहले कुछ बार इसका अभ्यास करें। यह आपकी प्रस्तुति का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। अपनी प्रस्तुति की सामग्री को अंदर और बाहर जानें। जब आप अपनी प्रस्तुति जानते हैं, तो आप कुछ ठीक होने पर ठीक हो सकते हैं।
अपनी बातों को समझाने के लिए सही उदाहरणों का उपयोग करें। यदि ये उदाहरण आपके और दर्शकों के लिए सामान्य हैं, तो इसका बहुत प्रभाव पड़ेगा। उन्हें व्यावहारिक दृष्टिकोण दिखाने के लिए अपने व्यक्तिगत अनुभवों का उपयोग करें।
आराम करें! प्रस्तुति के दौरान तनावमुक्त और शांत रहें। आपकी बॉडी लैंग्वेज दर्शकों के लिए काफी महत्वपूर्ण है। यदि वे आपको तनावग्रस्त देखते हैं, तो वे आपको जो कहते हैं, वह प्राप्त नहीं हो सकता है। वे आपको जज भी कर सकते हैं!
प्रस्तुति में हास्य का उपयोग करें। अपनी बात बनाने के लिए स्वाभाविक रूप से इसका इस्तेमाल करें। जब आप इसे करने के लिए नहीं होते हैं तो चुटकुलों को क्रैक करने की कोशिश न करें।
विवरण पर ध्यान दें। पुरानी कहावत याद है; शैतान विवरण में है। जगह, लोगों और सामग्रियों को बुद्धिमानी से चुनें।
निष्कर्ष
दर्शकों को समझाने के लिए अपना विचार प्रस्तुत करना हमेशा एक चुनौती होती है।
हर प्रस्तुति हम सभी के लिए एक नया अनुभव है। इसलिए, आपको अपनी प्रस्तुतियों की योजना पहले से ही बना लेनी चाहिए।
उन बिंदुओं पर पूरा ध्यान दें जिनकी हमने ऊपर चर्चा की है और अपनी अगली प्रस्तुति में उनका पालन करें।
Good luck!