खरीद के दस्तावेज

परिचय

खरीद दस्तावेजों को समझने के लिए, प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट शब्द को समझना जरूरी है ।

खरीद, मात्रा, गुणवत्ता, आयाम और साइट के मामले में क्रेता की मांग को पूरा करने के लिए सर्वोत्तम संभव मूल्य पर वस्तुओं और सेवाओं की खरीद है।

व्यवसायों में खरीद चक्र काम करता है, जो निम्न चरणों का पालन करता है:

• Information Gathering - एक संभावित ग्राहक पहले आपूर्तिकर्ताओं पर शोध करता है, जो आवश्यक उत्पाद के लिए आवश्यकताओं को पूरा करते हैं।

• Supplier Contact -जब एक संभावित आपूर्तिकर्ता की पहचान की गई है, तो ग्राहक उद्धरण, प्रस्ताव, सूचना और निविदा के लिए अनुरोध करता है। यह विज्ञापनों के माध्यम से या आपूर्तिकर्ता के साथ सीधे संपर्क के माध्यम से किया जा सकता है।

• Background Review - ग्राहक अब संबंधित वस्तुओं / सेवाओं के संदर्भों की जांच करता है और वस्तुओं / सेवाओं के नमूने पर विचार कर सकता है या परीक्षण कर सकता है।

• Negotiation -मूल्य, उपलब्धता और अनुकूलन विकल्पों के संबंध में बातचीत की जाती है। माल या सेवाओं की खरीद के बारे में अनुबंध पूरा हो गया है।

• Fulfilment -हस्ताक्षर किए गए अनुबंध के आधार पर, खरीदे गए सामान या सेवाओं को भेज दिया और वितरित किया जाता है। इस चरण में भुगतान भी पूरा हो गया है। उत्पाद का अतिरिक्त प्रशिक्षण या स्थापना भी प्रदान की जा सकती है।

• Renewal -एक बार जब माल या सेवाओं का उपभोग या निपटान हो जाता है और अनुबंध समाप्त हो जाता है, तो उत्पाद या सेवा को फिर से ऑर्डर करने की आवश्यकता होती है। ग्राहक अब यह तय करता है कि उसी आपूर्तिकर्ता के साथ जारी रहना है या किसी नए की तलाश करना है।

खरीद चक्र में शामिल दस्तावेजों को खरीद दस्तावेज कहा जाता है। प्रोक्योरमेंट दस्तावेज़ परियोजना दीक्षा के शुरुआती चरणों का एक अभिन्न अंग हैं।

खरीद दस्तावेजों का उद्देश्य परियोजना प्रक्रिया में संगठनात्मक तत्व का एक महत्वपूर्ण पहलू है। यह इनपुट और आउटपुट तंत्र और उपकरण को संदर्भित करता है जो परियोजना के प्रस्तावों और बोली लगाने और काम के पहलुओं को प्रस्तुत करने की प्रक्रिया के दौरान होता है।

संक्षेप में, खरीद दस्तावेज ग्राहक और वस्तुओं या सेवाओं के आपूर्तिकर्ता के बीच संविदात्मक संबंध हैं।

खरीद दस्तावेजों के उदाहरण

खरीद दस्तावेजों के गठन के कुछ उदाहरणों में बोली के लिए खरीदार की शुरुआत और रियायतों के लिए वित्तीय रूप से जिम्मेदार पार्टी द्वारा सम्मन शामिल हैं।

इसके अलावा, दो पक्षों के बीच जानकारी के लिए अनुरोध और कोटेशन के लिए अनुरोध, और प्रस्ताव और विक्रेता की प्रतिक्रिया भी खरीद दस्तावेजों के हिस्से हैं।

मूल रूप से खरीद दस्तावेजों में सभी दस्तावेज शामिल होते हैं जो निविदा के अनुरोध के रूप में कार्य करते हैं, निविदा के प्रस्ताव को प्रस्तुत करते हैं और अनुबंध के नियमों और शर्तों को स्थापित करते हैं।

खरीद दस्तावेजों के प्रकार

कुछ प्रकार के खरीद दस्तावेज हैं:

• RFP - प्रस्ताव के लिए अनुरोध एक खरीद प्रक्रिया में एक प्रारंभिक चरण है, जो आपूर्तिकर्ताओं के लिए निमंत्रण जारी करता है, अक्सर बोली प्रक्रिया के माध्यम से, एक विशिष्ट वस्तु या सेवा पर प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए।

• RFI - सूचना के लिए अनुरोध (RFI) संभावित विक्रेता या सेवा प्रदाता से अनुरोध किया जाता है कि वह यह निर्धारित कर सके कि किसी खरीदार की जरूरतों को पूरा करने और प्रसाद और ताकत के मामले में विक्रेता की क्षमता जानने के लिए क्या उत्पाद और सेवाएं बाजार में उपलब्ध हैं। विक्रेता का।

• RFQ - बोली लगाने के लिए अनुरोध (RFQ) का उपयोग तब किया जाता है जब बोली लगाने वालों के साथ विचार-विमर्श की आवश्यकता नहीं होती है (मुख्य रूप से जब किसी उत्पाद या सेवा के विनिर्देशों को पहले से ही जाना जाता है) और जब सफल बोली लगाने वाले का चयन करने के लिए मूल्य मुख्य या एकमात्र कारक होता है।

• Solicitations:ये बोलियों, उद्धरणों और अनुरोधों के लिए निमंत्रण हैं। ये एक बाध्यकारी अनुबंध के रूप में काम कर सकते हैं।

• Offers - इस प्रकार के खरीद दस्तावेज संभावित ग्राहकों द्वारा संभावित ग्राहकों द्वारा की गई बोलियां, प्रस्ताव और उद्धरण हैं।

• Contracts - अनुबंध ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के बीच अंतिम हस्ताक्षरित समझौतों का उल्लेख करते हैं।

• Amendments/Modifications -यह एकांत, प्रस्ताव और अनुबंध में किसी भी परिवर्तन को संदर्भित करता है। संशोधन / संशोधन एक लिखित दस्तावेज के रूप में होना चाहिए।

प्रोक्योरमेंट दस्तावेज़ की संरचना

अधिकांश खरीद दस्तावेज एक निर्धारित संरचना को अपनाते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह प्रलेखन प्रक्रिया को सरल बनाता है और इसे कम्प्यूटरीकृत करने की अनुमति भी देता है।

कम्प्यूटरीकरण खरीद प्रक्रिया में दक्षता और प्रभावशीलता के लिए अनुमति देता है। सामान्य तौर पर, खरीद दस्तावेजों में निम्नलिखित विशेषताएं होती हैं:

• बोली लगाने वाले का मूल्यांकन करने के लिए नियोक्ता को सभी विवरण प्रस्तुत करने के लिए संभावित बोलीदाताओं की आवश्यकता होती है।

• सभी सूची को स्पष्ट और ईमानदार तरीके से निर्धारित किया जाना है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि छोटी सूची की कसौटी असंदिग्ध है।

• अनुबंध में दोनों पक्षों की जिम्मेदारियों, अधिकारों और प्रतिबद्धताओं की स्पष्ट परिभाषा।

• प्रदान की जाने वाली वस्तुओं या सेवाओं की प्रकृति और गुणवत्ता की स्पष्ट परिभाषा।

• किसी भी पक्ष के हितों के बिना किसी भी पक्ष के प्रावधान।

• भाषा समझने में स्पष्ट और आसान।

आमतौर पर एनकाउंटर प्रोक्योरमेंट डॉक्यूमेंट्स

• Engineering and Construction Work

  • लघु / कम जोखिम अनुबंध: इस प्रकार के अनुबंध में, एक संगठन द्वारा छोटी अवधि के लिए सेवाओं की आवश्यकता होती है और काम आमतौर पर दोहराव वाला होता है। इसलिए, इस प्रकार के अनुबंध को उच्च-अंत प्रबंधन तकनीकों की आवश्यकता नहीं है।

  • प्रमुख / उच्च जोखिम अनुबंध: यहाँ, आवश्यक कार्य का प्रकार अधिक कठिन प्रकृति का है और यहाँ परिष्कृत प्रबंधन तकनीकों के निहितार्थ की आवश्यकता है।

• Services

  • व्यावसायिक - इसके लिए अधिक ज्ञान-आधारित विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है और इसके लिए प्रबंधकों की आवश्यकता होती है, जो ग्राहक के मानदंडों को पूरा करने के लिए अनुसंधान करने में अधिक समय और प्रयास लगाने के लिए तैयार होते हैं।

  • सुविधाएं - अधिक बार नहीं, इस प्रकार की सेवा में आउटसोर्स किया गया कार्य मौजूदा संरचना या प्रणाली का रखरखाव या संचालन है।

• Supplies

  • स्थानीय / सरल खरीद - माल अधिक आसानी से उपलब्ध है और इसलिए इसे खरीदने और वितरण प्रक्रिया के प्रबंधन की आवश्यकता नहीं है।

  • अंतर्राष्ट्रीय / जटिल खरीद: इस मामले में, वस्तुओं को अन्य देशों से खरीदा जाना चाहिए। एक प्रबंधक का कार्य अधिक बोझिल होता है और खरीद और वितरण के लिए एक प्रबंधन प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, प्रबंधक को सीमा पार औपचारिकताओं को देखने की जरूरत है।

निष्कर्ष

अधिकांश संगठनों में, खरीद विभाग सबसे व्यस्त में से एक है। प्रबंधकों को अपने संगठन के सुचारू रूप से चलाने के लिए आवश्यक वस्तुओं या सेवाओं को खरीदने की आवश्यकता होती है।

उदाहरण के लिए, एक अस्पताल में, एक खरीद प्रबंधक को दूसरों के बीच दवाओं और सर्जिकल उपकरणों को खरीदने की आवश्यकता होती है। इन वस्तुओं और सेवाओं को गुणवत्ता में किसी भी कमी के बिना न्यूनतम संभव लागत पर खरीदा जाना चाहिए।

संगठन और एक आपूर्तिकर्ता के खरीद प्रबंधक के बीच गुजरने वाले दस्तावेज खरीद दस्तावेज हैं।