प्रोजेक्ट स्कोप परिभाषा;

परिचय

जब प्रोजेक्ट प्लानिंग की बात आती है, तो प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित करना सबसे महत्वपूर्ण कदम है। यदि आप यह जानते हुए भी परियोजना शुरू करते हैं कि आपको ग्राहक के अंत में क्या पहुंचाना है और परियोजना की सीमाएँ क्या हैं, तो आपके लिए सफलता की संभावना कम है। अधिकांश उदाहरणों में, आपके पास वास्तव में इस असंगठित दृष्टिकोण के साथ सफलता का कोई मौका नहीं है।

यदि आप प्रोजेक्ट स्कोप परिभाषा में अच्छा काम नहीं करते हैं, तो प्रोजेक्ट निष्पादन के दौरान प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन लगभग असंभव है।

गुंजाइश परिभाषा का मुख्य उद्देश्य स्पष्ट रूप से आपकी परियोजना की सीमाओं का वर्णन करना है। स्पष्ट रूप से सीमाओं का वर्णन करना परियोजना के लिए पर्याप्त नहीं है। आपको क्लाइंट का एग्रीमेंट भी प्राप्त करना होगा।

इसलिए, परियोजना का परिभाषित दायरा आमतौर पर ग्राहक और सेवा प्रदाता के बीच अनुबंध संबंधी समझौतों में शामिल होता है। SOW, या दूसरे शब्दों में, स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क, एक ऐसा दस्तावेज है।

प्रोजेक्ट स्कोप डेफिनिशन में, स्कोप के दायरे में और दायरे से बाहर के तत्वों को अच्छी तरह से परिभाषित किया जाता है ताकि यह स्पष्ट रूप से समझा जा सके कि प्रोजेक्ट कंट्रोल के तहत क्षेत्र क्या होगा। इसलिए, आपको अधिक तत्वों को विस्तृत तरीके से पहचानना चाहिए और उन्हें दायरे और बाहर के दायरे में विभाजित करना चाहिए।

प्रोजेक्ट स्कोप को कैसे परिभाषित करें

जब परियोजना वित्त पोषित होने वाली होती है, तो परियोजना के लिए निर्धारित वितरण और उद्देश्यों का एक सेट होना चाहिए। इस स्तर पर एक उच्च स्तरीय-गुंजाइश वक्तव्य तैयार किया जा सकता है।

यह उच्च-स्तरीय स्कोप स्टेटमेंट प्रारंभिक दस्तावेजों जैसे SOW से लिया जा सकता है। SOW के अलावा, आपको इस स्तर पर प्रोजेक्ट स्कोप को और अधिक परिभाषित करने के लिए किसी अन्य दस्तावेज़ या जानकारी का उपयोग करने की आवश्यकता है।

यदि आपको लगता है कि आपके पास उच्च-स्तरीय स्कोप स्टेटमेंट के साथ आने के लिए पर्याप्त जानकारी नहीं है, तो आपको आवश्यक जानकारी एकत्रित करने के लिए क्लाइंट के साथ मिलकर काम करना चाहिए।

परियोजना के उद्देश्यों को परियोजना के दायरे को परिभाषित करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है। तथ्य की बात के रूप में, परियोजना में प्रत्येक परियोजना के उद्देश्य को संबोधित करने वाले एक या अधिक प्रसव होने चाहिए। डिलिवरेबल्स को देखकर, आप वास्तव में परियोजना के दायरे का अनुमान लगा सकते हैं।

एक बार जब आप परियोजना के मुख्य वितरणों को जान लेते हैं, तो परियोजना की अन्य प्रक्रियाओं और विभिन्न पहलुओं के बारे में प्रश्न पूछना शुरू कर दें।

पहले पहचान और स्पष्ट रूप से कार्यक्षेत्र को परिभाषित करना भी आपको एक परियोजना के दायरे को समझने में मदद करता है। जब आप दायरे से बाहर को परिभाषित करते हैं, तो आपको स्वचालित रूप से वास्तविक परियोजना के दायरे का अंदाजा हो जाएगा। इस विधि का पालन करने के लिए, आपको एक निश्चित स्तर तक एक निर्धारित गुंजाइश की आवश्यकता होती है।

जब भी आप गुंजाइश या आउट-ऑफ-स्कोप के लिए किसी आइटम की पहचान करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने उसे तब और वहाँ दस्तावेज़ित किया है। बाद में, आप इन मदों पर फिर से विचार कर सकते हैं और उन पर अधिक विस्तार कर सकते हैं।

एक बार जब आप परियोजना के दायरे को सफलतापूर्वक परिभाषित कर लेते हैं, तो आपको संबंधित और लागू पार्टियों से साइन-ऑफ प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। गुंजाइश के लिए उचित साइन-ऑफ के बिना, परियोजना के अगले चरण, यानी, आवश्यकताओं को इकट्ठा करना, निष्पादन में समस्या हो सकती है।

लक्ष्य में बदलाव

स्कोप रेंगना हर परियोजना के साथ कुछ सामान्य है। यह परियोजना क्षेत्र के वृद्धिशील विस्तार को संदर्भित करता है। अधिकांश समय, क्लाइंट प्रोजेक्ट निष्पादन के दौरान सेवा प्रदाता के पास वापस आ सकता है और अधिक आवश्यकताओं को जोड़ सकता है।

इस तरह की अधिकांश आवश्यकताएं प्रारंभिक आवश्यकताओं में नहीं हैं। परिणामस्वरूप, सेवा प्रदाता की बढ़ती लागत को कवर करने के लिए परिवर्तन अनुरोधों को बढ़ाने की आवश्यकता है।

व्यावसायिक सामना रेंगने के कारण, तकनीकी गुंजाइश रेंगना भी हो सकता है। कार्यक्षेत्र में कुछ नई आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए प्रोजेक्ट टीम को नई तकनीकों की आवश्यकता हो सकती है।

ऐसे उदाहरणों में, सेवा प्रदाता क्लाइंट के साथ मिलकर काम करना चाहता है और आवश्यक लॉजिस्टिक और वित्तीय व्यवस्था कर सकता है।

निष्कर्ष

प्रोजेक्ट आवश्यकताओं के लिए प्रोजेक्ट स्कोप परिभाषा सबसे महत्वपूर्ण कारक है। सेवा प्रदाताओं के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे क्लाइंट के साथ समझौते में सफलतापूर्वक प्रवेश करने के लिए परियोजना के दायरे को परिभाषित करें।

इसके अलावा, परियोजना का दायरा परियोजना की अनुमानित लागत के बारे में सेवा प्रदाता को एक विचार देता है। इसलिए, सेवा प्रदाता के प्रॉफिट मार्जिन पूरी तरह से प्रोजेक्ट स्कोप परिभाषा की सटीकता पर निर्भर हैं।