हितधारक प्रबंधन
परिचय
जब एक परियोजना पर काम करते हैं, तो कई लोग या संगठन होते हैं जो अंतिम उत्पाद या आउटपुट पर निर्भर होते हैं और / या प्रभावित होते हैं। ये लोग किसी परियोजना के हितधारक होते हैं।
हितधारक प्रबंधन में हितधारकों के विभिन्न हितों और मूल्यों को ध्यान में रखना शामिल है और परियोजना की अवधि के दौरान उन्हें यह सुनिश्चित करना है कि सभी हितधारक अंत में खुश हैं।
प्रबंधन की यह शाखा महत्वपूर्ण है क्योंकि यह बाहरी और आंतरिक दोनों वातावरणों को शामिल करके और उनकी अपेक्षाओं के अच्छे प्रबंधन के माध्यम से हितधारकों के साथ सकारात्मक संबंध बनाकर अपने रणनीतिक उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करता है।
हितधारक प्रबंधन भी महत्वपूर्ण है क्योंकि यह हितधारकों के साथ सकारात्मक मौजूदा संबंधों की पहचान करने में मदद करता है। इन संबंधों को गठबंधन और साझेदारी में परिवर्तित किया जा सकता है, जो विश्वास का निर्माण करने और हितधारकों के बीच सहयोग को प्रोत्साहित करने के लिए चलते हैं।
हितधारक प्रबंधन कैसे काम करता है?
स्टेकहोल्डर प्रबंधन, एक व्यावसायिक परियोजना अर्थ में, एक रणनीति के माध्यम से काम करता है। यह रणनीति निम्नलिखित प्रक्रियाओं के माध्यम से एकत्रित जानकारी का उपयोग करके बनाई गई है:
Stakeholder Identification -आंतरिक या बाहरी, शामिल सभी हितधारकों को नोट करना पहले महत्वपूर्ण है। ऐसा करने का एक आदर्श तरीका स्टेकहोल्डर मैप बनाना है।
Stakeholder Analysis - हितधारक विश्लेषण के माध्यम से, एक हितधारक की जरूरतों, इंटरफेस, अपेक्षाओं, प्राधिकरण और सामान्य संबंधों की पहचान करना प्रबंधक का काम है।
Stakeholder Matrix -इस प्रक्रिया के दौरान, प्रबंधक हितधारक विश्लेषण प्रक्रिया के दौरान एकत्रित जानकारी का उपयोग करके हितधारकों को स्थिति देते हैं। हितधारकों को उनके प्रभाव या संवर्धन के स्तर के अनुसार तैनात किया जाता है जो वे परियोजना को प्रदान करते हैं।
Stakeholder Engagement - यह हितधारक प्रबंधन की सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं में से एक है, जहां सभी हितधारक एक-दूसरे को जानने और कार्यकारी स्तर पर एक-दूसरे को बेहतर तरीके से समझने के लिए प्रबंधक के साथ जुड़ते हैं।
यह संचार महत्वपूर्ण है क्योंकि यह प्रबंधक और हितधारक दोनों को अपेक्षाओं पर चर्चा करने और सहमति देने का मौका देता है और सबसे महत्वपूर्ण रूप से मूल्यों और प्रधानाचार्यों के एक आम सेट पर सहमत होता है, जो सभी हितधारकों द्वारा खड़े होंगे।
Communicating Information - यहां, संचार की अपेक्षाओं पर सहमति व्यक्त की जाती है और हितधारकों के बीच संचार को प्रबंधित करने के तरीके को स्थापित किया जाता है, अर्थात संचार कैसे और कब प्राप्त होता है और इसे कौन प्राप्त करता है।
Stakeholder Agreements -यह परियोजना का लेक्सिकन या आगे निर्धारित उद्देश्य है। सभी प्रमुख हितधारक इस हितधारक समझौते पर हस्ताक्षर करते हैं, जो सभी सहमत निर्णयों का एक संग्रह है।
आज के आधुनिक प्रबंधन परियोजना अभ्यास में, प्रबंधक और हितधारक एक ईमानदार और पारदर्शी हितधारक संबंध का पक्ष लेते हैं।
हितधारक प्रबंधन में विफलताएं
कुछ संगठन अभी भी खराब हितधारक प्रबंधन प्रथाओं को सहन करते हैं और इस कारण उत्पन्न होते हैं:
एक हितधारक के साथ संचार करना बहुत देर हो चुकी है। यह हितधारक अपेक्षाओं के पर्याप्त संशोधन की अनुमति नहीं देता है और इसलिए उनके विचारों पर ध्यान नहीं दिया जा सकता है।
हितधारकों को निर्णय लेने की प्रक्रिया में भाग लेने के लिए आमंत्रित करना बहुत जल्दी। इससे निर्णय लेने की प्रक्रिया जटिल हो जाती है।
किसी परियोजना में गलत हितधारकों को शामिल करना। इससे उनके योगदान के मूल्य में कमी आती है और इससे अंत में बाहरी आलोचना होती है।
प्रबंधन हितधारकों के योगदान को महत्व नहीं देता है। उनकी भागीदारी को महत्वहीन और असंगत के रूप में देखा जाता है।
जिस भी तरीके से हितधारक प्रबंधन से संपर्क किया जाता है, उसे अच्छे परिणाम प्राप्त करने के लिए सावधानीपूर्वक किया जाना चाहिए।
अच्छा हितधारक प्रबंधन प्राप्त करना
हितधारकों के साथ अपर्याप्त भागीदारी और अप्रभावी संचार परियोजना विफलता को जन्म दे सकती है। निम्नलिखित कुछ विचार हैं जिनका उपयोग अच्छे हितधारक प्रबंधन प्रथाओं को प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है:
प्रबंधन और हितधारकों को मिलकर लक्ष्यों और उद्देश्यों की यथार्थवादी सूची तैयार करनी चाहिए। हितधारकों को शामिल करने से व्यावसायिक प्रदर्शन में सुधार होगा और वे परियोजना में सक्रिय रुचि लेंगे।
संचार की कुंजी है। हितधारकों और प्रबंधन के लिए यह आवश्यक है कि वे नियमित रूप से परियोजना के दौरान संचार करें। यह सुनिश्चित करता है कि दोनों पक्ष सक्रिय रूप से लगे रहेंगे और परियोजना के दौरान सहज नौकायन सुनिश्चित करेंगे।
डिलिवरेबल्स पर सहमति महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करता है कि अंत में कोई अनुचित निराशा नहीं है। परियोजना के दौरान प्रोटोटाइप और नमूने, हितधारकों को अंतिम परियोजना के बारे में स्पष्ट समझ रखने में मदद करते हैं।
निष्कर्ष
निष्कर्ष में, परियोजनाओं से एक परिणाम प्राप्त करने के लिए, अच्छे हितधारक प्रबंधन प्रथाओं की आवश्यकता होती है। स्टेकहोल्डर प्रबंधन एक परियोजना में सभी प्रतिभागियों का प्रभावी प्रबंधन है, चाहे वह बाहरी या आंतरिक योगदानकर्ता हो।
यकीनन, हितधारक प्रबंधन में सबसे महत्वपूर्ण तत्व संचार है जहां एक प्रबंधक को मीटिंग करने, ई-मेल की जांच करने और जवाब देने और रिपोर्ट को अपडेट करने और वितरित करने आदि में अपना 99% समय बिताना पड़ता है।