परियोजना प्रबंधन उपकरण

परिचय

परियोजना प्रबंधन आधुनिक संगठनों में उच्च जिम्मेदारी वाले कार्यों में से एक है। परियोजना प्रबंधन का उपयोग सॉफ्टवेयर विकास से लेकर अगली पीढ़ी के लड़ाकू विमानों को विकसित करने तक कई प्रकार की परियोजनाओं में किया जाता है।

किसी परियोजना को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए, परियोजना प्रबंधक या परियोजना प्रबंधन टीम को उपकरणों के एक सेट का समर्थन किया जाना चाहिए।

ये उपकरण विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए उपकरण या नियमित उत्पादकता उपकरण हो सकते हैं जिन्हें परियोजना प्रबंधन कार्य के लिए अपनाया जा सकता है।

इस तरह के साधनों का उपयोग आमतौर पर परियोजना प्रबंधकों को काम करने में आसान बनाता है और साथ ही यह परियोजना प्रबंधक के काम को नियमित करता है।

सभी डोमेन में परियोजना प्रबंधकों द्वारा उपयोग किए जाने वाले कुछ उपकरण निम्नलिखित हैं:

परियोजना की योजना

एक परियोजना प्रबंधक द्वारा प्रबंधित किए जाने वाले सभी परियोजनाओं में एक परियोजना योजना होनी चाहिए। प्रोजेक्ट प्लान निष्पादित किए जाने वाले प्रोजेक्ट के कई पहलुओं का विवरण देता है।

सबसे पहले, यह परियोजना के दायरे का विवरण देता है। फिर, यह प्रोजेक्ट स्कोप और प्रोजेक्ट उद्देश्यों को संबोधित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दृष्टिकोण या रणनीति का वर्णन करता है।

रणनीति परियोजना योजना का मूल है। परियोजना के उद्देश्य और विशिष्ट परियोजना आवश्यकताओं के आधार पर रणनीति भिन्न हो सकती है।

संसाधन आवंटन और वितरण अनुसूची परियोजना योजना के अन्य दो मुख्य घटक हैं। ये परियोजना में शामिल प्रत्येक गतिविधि के साथ-साथ सूचनाओं जैसे कि उन्हें निष्पादित करने वाले और कब करते हैं, का विस्तार करते हैं।

यह परियोजना प्रबंधक के साथ-साथ परियोजना के अन्य सभी हितधारकों के लिए महत्वपूर्ण जानकारी है।

माइलस्टोन चेकलिस्ट

यह प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा यह निर्धारित करने के लिए उपयोग किया जा सकता है कि यह प्रोजेक्ट प्रगति के संदर्भ में ट्रैक पर है या नहीं।

प्रोजेक्ट मैनेजर को इसे ट्रैक करने के लिए महंगे सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल नहीं करना पड़ता है। प्रोजेक्ट मैनेजर इस काम को करने के लिए एक साधारण एक्सेल टेम्पलेट का उपयोग कर सकता है।

मील का पत्थर चेकलिस्ट एक जीवित दस्तावेज होना चाहिए जिसे सप्ताह में एक या दो बार अपडेट किया जाना चाहिए।

गैंट चार्ट

गैंट चार्ट प्रोजेक्ट शेड्यूल दिखाता है और प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रत्येक गतिविधि की अन्योन्याश्रयता दिखाता है। गैंट चार्ट का निर्माण निर्माण से लेकर सॉफ्टवेयर विकास तक किसी भी प्रकार की परियोजना के लिए किया जाता है।

यद्यपि गैंट चार्ट प्राप्त करना काफी आसान लगता है, यह परियोजना के सैकड़ों गतिविधियों में शामिल होने पर सबसे जटिल कार्यों में से एक है।

ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप गैंट चार्ट बना सकते हैं। यदि प्रोजेक्ट प्रकृति में छोटा और सरल है, तो आप एक्सेल में अपना गैंट चार्ट बना सकते हैं या इंटरनेट से एक्सेल टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं।

यदि परियोजना में उच्च वित्तीय मूल्य या उच्च जोखिम जोखिम है, तो परियोजना प्रबंधक एमएस प्रोजेक्ट जैसे सॉफ्टवेयर टूल का उपयोग कर सकता है।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर्स

कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की शुरुआत के साथ, विशेष रूप से परियोजना प्रबंधन उद्देश्य के लिए कई सॉफ्टवेयर उपकरण विकसित किए गए हैं। एमएस प्रोजेक्ट एक ऐसा उपकरण है जिसने पूरी दुनिया में परियोजना प्रबंधकों का दिल जीता है।

एमएस प्रोजेक्ट का उपयोग परियोजना प्रगति पर नज़र रखने के लिए एक स्टैंडअलोन उपकरण के रूप में किया जा सकता है या इसका उपयोग कई भौगोलिक क्षेत्रों में वितरित जटिल परियोजनाओं को ट्रैक करने और कई परियोजना प्रबंधकों द्वारा प्रबंधित करने के लिए किया जा सकता है।

एमएस परियोजना के अलावा परियोजना प्रबंधन के लिए कई अन्य सॉफ्टवेयर पैकेज हैं। इन नए परिवर्धन में से अधिकांश परियोजना प्रबंधन गतिविधियों के लिए ऑनलाइन पोर्टल हैं जहां परियोजना के सदस्यों को परियोजना विवरण और कहीं से भी प्रगति की पहुंच है।

परियोजना समीक्षा

एक व्यापक परियोजना समीक्षा तंत्र परियोजना प्रबंधन के लिए एक महान उपकरण है। अधिक परिपक्व कंपनियों के पास छोटे संगठनों द्वारा किए गए बुनियादी के विपरीत अधिक सख्त और व्यापक परियोजना समीक्षा है।

परियोजना समीक्षाओं में, परियोजना की प्रगति और प्रक्रिया मानकों के पालन को मुख्य रूप से माना जाता है। आमतौर पर, परियोजना की समीक्षा एक तीसरे पक्ष (आंतरिक या बाहरी) द्वारा परियोजना ऑडिट के साथ की जाती है।

फिर उन्हें पूरा करने के लिए गैर-अनुपालन और कार्रवाई आइटम ट्रैक किए जाते हैं।

वितरण समीक्षा

वितरण समीक्षा यह सुनिश्चित करती है कि परियोजना टीम द्वारा की गई डिलीवरी ग्राहक की आवश्यकताओं को पूरा करती है और गुणवत्ता के सामान्य दिशानिर्देशों का पालन करती है।

आमतौर पर, एक 3 पार्टी दल या पर्यवेक्षक (आंतरिक) वितरण की समीक्षा करते हैं और परियोजना के मुख्य हितधारक इस आयोजन के लिए भाग लेते हैं।

डिलीवरी की समीक्षा गुणवत्ता मानकों और गैर-अनुपालन के कारण वितरण को अस्वीकार करने का निर्णय ले सकती है।

स्कोर कार्ड

जब यह परियोजना टीम के प्रदर्शन की बात आती है, तो एक स्कोरकार्ड इसे ट्रैक करने का तरीका है। प्रत्येक परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों के प्रदर्शन तक पहुंचने और ऊपरी प्रबंधन और मानव संसाधन को इसकी रिपोर्ट करने के लिए जिम्मेदार है।

यह जानकारी तब प्रचार उद्देश्यों के साथ-साथ मानव संसाधन विकास के लिए उपयोग की जाती है। एक व्यापक स्कोर कार्ड और प्रदर्शन मूल्यांकन टीम के सदस्य को सही स्थिति में रख सकता है।

निष्कर्ष

एक परियोजना प्रबंधक उपकरण के समुचित सेट के बिना अपनी नौकरी का निष्पादन नहीं कर सकता है। इन उपकरणों को प्रसिद्ध सॉफ्टवेयर या कुछ और नहीं होना चाहिए, लेकिन यह परियोजना के काम को प्रबंधित करने के लिए बहुत सरल और सिद्ध तकनीक हो सकती है।

परियोजना प्रबंधन उपकरणों का एक ठोस सेट होने से परियोजना प्रबंधकों का काम हमेशा सुखद और उत्पादक होता है।