आरएसीआई चार्ट टूल

परिचय

RACI जिम्मेदार, जवाबदेह, परामर्शित और सूचित किया जाता है, जो निर्णय लेने में उपयोग किए जाने वाले मैट्रिक्स में उपयोग किए जाने वाले चार पैरामीटर हैं। RACI चार्ट टूल किसी संगठन के भीतर की गई गतिविधियों को लोगों या भूमिकाओं की रूपरेखा देता है।

एक संगठन में, लोगों को विशिष्ट भूमिकाओं के लिए आवंटित या सौंपा जा सकता है, जिसके लिए वे जिम्मेदार, जवाबदेह, परामर्श या सूचित होते हैं।

RACI चार्ट टूल एक बढ़िया टूल है जब किसी संगठन के भीतर कर्मचारी भूमिकाओं की पहचान करने की बात आती है। कंपनी के भीतर रोल कंफ्यूजन होने पर इस टूल का सफलतापूर्वक उपयोग किया जा सकता है। भूमिका भ्रम से अनुत्पादक कार्य संस्कृति हो सकती है।

आरएसीआई चार्ट टूल में पैरामीटर

आरएसीआई चार्ट टूल चार मापदंडों का प्रतिनिधित्व करता है जैसा कि हमने पहले ही परिचय में नोट किया है। इन मापदंडों में से प्रत्येक के लिए निम्नलिखित अर्थ हैं:

  • Responsible: यह एक व्यक्ति है, जो एक कार्य या कार्य करता है और वह कार्य के लिए जिम्मेदार है।

  • Accountable: मुख्य रूप से कार्य या कार्य का प्रभारी व्यक्ति।

  • Consulted: व्यक्ति, जो प्रतिक्रिया देता है, आवश्यकता पड़ने पर योगदान देता है।

  • Informed: उस व्यक्ति को जो कार्रवाई या निर्णय लेने की जरूरत है, प्रभारी।

एक नमूना आरएसीआई उपकरण

आरएसीआई चार्ट टूल के लाभ

व्यापारिक संगठनों के लिए इस उपकरण के सुविख्यात लाभ निम्नलिखित हैं:

  • कार्यभार की पहचान करना जो विशिष्ट कर्मचारियों या विभागों को सौंपा गया है

  • यह सुनिश्चित करना कि प्रक्रियाओं की अनदेखी नहीं की गई है

  • यह सुनिश्चित करना कि नए रंगरूटों को उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के बारे में समझाया जाए

  • लाइन और प्रोजेक्ट जिम्मेदारियों के बीच सही संतुलन का पता लगाना

  • समूहों के बीच कार्य को तेजी से पूरा करने के लिए पुनर्वितरण करना

  • संघर्षों और चर्चाओं को हल करने के लिए खुला

  • संगठन के भीतर लोगों की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों का दस्तावेजीकरण

RACI चार्ट टूल का उपयोग कैसे किया जाता है?

किसी संगठन के भीतर प्रमुख कार्यों और प्रक्रियाओं की पहचान करना RACI चार्ट टूल का उपयोग करने की दिशा में पहला कदम है। फिर, संगठन को होने वाली गतिविधियों को रेखांकित करने की आवश्यकता है और किसी भी विविध गतिविधियों से बचना चाहिए।

RACI चार्ट टूल का उपयोग करने के लिए निम्नलिखित चरण दिए गए हैं:

  • प्रत्येक गतिविधि को समझाइए जो हुई थी।

  • किए गए निर्णय के परिणाम को इंगित करने के लिए वाक्यांश बनाएं।

  • व्यक्ति को लक्षित करने के बजाय निर्णय और गतिविधियों को भूमिका पर लागू करने की आवश्यकता होती है।

  • एक मैट्रिक्स बनाएं, जो भूमिकाओं और गतिविधियों का प्रतिनिधित्व करता है और बनाई गई RACI कोड दर्ज करता है।

एक बार सभी संबंधित डेटा को आरएसीआई चार्ट टूल पर सम्‍मिलित कर दिया गया है और किसी भी विसंगति को हल करने की जरूरत है।

प्रबंधन के मुद्दे बदलना

RACI चार्ट उपकरण बनाने का प्राथमिक कारण संगठनात्मक मुद्दों को हल करना है। यह तीन मुख्य कारकों को देखता है:

  • भूमिका गर्भाधान: अपनी कार्य भूमिकाओं के प्रति लोगों का दृष्टिकोण या सोच

  • भूमिका की अपेक्षा: एक व्यक्ति की अपेक्षा दूसरे व्यक्ति की नौकरी की भूमिका से संबंधित है।

  • भूमिका व्यवहार: लोगों की गतिविधियों को उनके कार्य में शामिल करना।

ये तीन अवधारणाएं प्रबंधन को उन भ्रांतियों की पहचान करने में मदद करती हैं जो लोगों को उनकी नौकरी की भूमिकाओं के प्रति होती हैं।

रोल कन्फ्यूजन की वजह

यद्यपि RACI चार्ट टूल का उपयोग करके भूमिका भ्रम को हल किया जा सकता है, लेकिन इस तरह के भ्रम के कारणों की पहचान करना हमेशा एक अच्छा विचार है। यह संगठन को भविष्य में होने वाली ऐसी स्थितियों से बचने में मदद करता है।

भूमिका भ्रम के कुछ कारण निम्नलिखित हैं:

  • काम का बेहतर संतुलन

  • खाली समय

  • गेंद पर पास होना, गैर जिम्मेदाराना होना

  • उलझन में है कि कौन निर्णय लेता है

  • अप्रभावी संचार

  • De-motivation

  • गैर-जरूरी समय बनाने और इसमें भाग लेने से बेकार समय भरना

  • किसी के परेशान रवैये के बाद से परवाह न करें

RACI चार्ट टूल का उपयोग कब करें?

RACI चार्ट टूल का उपयोग निम्नलिखित परिस्थितियों में सफलतापूर्वक किया जा सकता है।

  • कर्मचारियों के लिए कार्य प्रक्रिया के आसपास भूमिका और जिम्मेदारियों की स्पष्ट समझ प्राप्त करना।

  • किसी के विभाग के भीतर विभागों और जिम्मेदारियों के बीच कार्य की समझ में सुधार करना।

  • टीम के सदस्यों की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिए, जो एक परियोजना पर काम कर रहे हैं।

आरएसीआई चार्ट टूल को डिजाइन करते समय लिया गया कदम

  • आरएसीआई चार्ट टूल को डिजाइन करने की दिशा में पहला कदम यह है कि प्रबंधन को उस प्रक्रिया या कार्य को पहचानना होगा जो मुद्दों का सामना करता है। प्रक्रिया या सुविधा को उसकी आवश्यकताओं और उद्देश्यों के संदर्भ में पूरी तरह से जांच करने की आवश्यकता है।

  • भूमिकाओं या नौकरी के कार्यों को उन स्थितियों के रूप में पहचाना जाना चाहिए, जिनसे प्रभावित होंगे और जो परिवर्तनों को लागू करेंगे।

  • बनाई जाने वाली भूमिकाओं में इसका मालिक होगा। प्रबंधन को प्रत्येक व्यक्ति को एक भूमिका सौंपने की आवश्यकता है।

  • पहचानें कि किसकी R भूमिका (जिम्मेदार) है और फिर उसे A, C और I. RACI के संदर्भ में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। RACI चार्ट टूल इस तरह से काम नहीं करते हैं कि एक ही चीज़ के लिए दो लोगों को जिम्मेदार (R) ठहराया जाएगा।

  • समीक्षा करने की आवश्यकता है ताकि प्रक्रिया में कोई डुप्लिकेट न हो।

निष्कर्ष

आरएसीआई चार्ट टूल एक उपयोगी और प्रभावी निर्णय लेने वाला उपकरण है जो भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करने में मदद करता है। इसका उपयोग संगठनात्मक भूमिकाओं की अक्षमताओं की पहचान करने के लिए किया जाता है।

यह विभागों या व्यक्तियों के बीच उत्पन्न होने वाले किसी भी कार्यात्मक मुद्दों को हल करने में मदद करता है।

आरएसीआई चार्ट टूल का मुख्य उद्देश्य भूमिका भ्रम को समाप्त करना है और ग्राहक को उत्पाद या सेवा को सफलतापूर्वक वितरित करने में सक्षम होना और दीर्घकालिक संगठनात्मक उद्देश्यों में योगदान करना है।