परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन

परिचय

जब किसी संगठन द्वारा कई परियोजनाएं चलती हैं, तो संगठन के लिए अपने प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो का प्रबंधन करना महत्वपूर्ण होता है। इससे संगठन को परियोजनाओं को वर्गीकृत करने और अपने संगठनात्मक लक्ष्यों के साथ परियोजनाओं को संरेखित करने में मदद मिलती है।

प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो मैनेजमेंट (PPM) एक प्रबंधन प्रक्रिया है, जिसका उद्देश्य संगठन की जानकारी प्राप्त करने के लिए और मापदंड के एक सेट के अनुसार परियोजनाओं को क्रमबद्ध करने में मदद करने के लिए है।

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के उद्देश्य

वित्तीय पोर्टफोलियो प्रबंधन के साथ ही, परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन का भी अपना उद्देश्य है। इन उद्देश्यों को सुसंगत टीम के खिलाड़ियों के माध्यम से अपेक्षित परिणाम लाने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

जब उद्देश्यों की बात आती है, तो निम्नलिखित कारकों को रेखांकित करने की आवश्यकता है।

  • एक वर्णनात्मक दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता है, जिसमें महत्वपूर्ण जानकारी जैसे परियोजना का नाम, अनुमानित समय सीमा, लागत और व्यावसायिक उद्देश्य शामिल हैं।

  • यह सुनिश्चित करने के लिए कि परियोजना अपने लक्ष्य को पूरा कर रही है और अपने पाठ्यक्रम में रहती है, परियोजना का नियमित आधार पर मूल्यांकन किया जाना चाहिए।

  • टीम के खिलाड़ियों का चयन, जो परियोजना के उद्देश्यों को प्राप्त करने की दिशा में काम करेंगे।

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के लाभ

प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि परियोजनाओं में उद्देश्यों का एक समूह होता है, जिसका अनुसरण अपेक्षित परिणामों के बारे में करता है। इसके अलावा, PPM का उपयोग संगठन में बदलाव लाने के लिए किया जा सकता है जो परियोजना निष्पादन के मामले में संगठन के भीतर एक लचीली संरचना तैयार करेगा। इस तरीके से, परिवर्तन संगठन के लिए खतरा नहीं होगा।

निम्नलिखित लाभ कुशल परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के माध्यम से प्राप्त किए जा सकते हैं:

  • परिवर्तन के प्रति अधिक अनुकूलता।

  • लगातार समीक्षा और नज़दीकी निगरानी उच्च रिटर्न के बारे में बताती है।

  • परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के संबंध में प्रबंधन के दृष्टिकोण को 'उच्चतर वापसी की दिशा में पहल' के रूप में देखा जाता है। इसलिए, यह काम करने के लिए एक हानिकारक कारक नहीं माना जाएगा।

  • निर्भरता की पहचान करना आसान है। यह होने से कुछ अक्षमता को समाप्त करेगा।

  • अन्य प्रतियोगियों (प्रतिस्पर्धात्मक लाभ) पर लाभ।

  • रणनीतियों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है, जो परियोजना पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करेगा।

  • आईटी की जिम्मेदारियां व्यवसाय के कई हिस्सों में बिखरने के बजाय भाग पर केंद्रित हैं।

  • आईटी और व्यावसायिक परियोजनाओं दोनों के मिश्रण को संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने में योगदानकर्ताओं के रूप में देखा जाता है।

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन उपकरण

ऐसे कई उपकरण हैं जिनका उपयोग परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के लिए किया जा सकता है। उन उपकरणों की आवश्यक विशेषताएं निम्नलिखित हैं:

  • परियोजनाओं के मूल्यांकन की एक व्यवस्थित विधि।

  • संसाधनों की योजना बनाने की जरूरत है।

  • लागत और लाभों को ट्रैक पर रखने की आवश्यकता है।

  • उपक्रम लागत लाभ विश्लेषण।

  • समय-समय पर प्रगति रिपोर्ट।

  • जब आवश्यक हो, तब तक जानकारी तक पहुंच।

  • संचार तंत्र, जो आवश्यक जानकारी के माध्यम से ले जाएगा।

पीपीएम को मापने के लिए प्रयुक्त तकनीक

विभिन्न तकनीकों हैं, जो समय-समय पर पीपीएम प्रक्रिया को मापने या समर्थन करने के लिए उपयोग की जाती हैं। हालांकि, तीन प्रकार की तकनीकें हैं, जिनका व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है:

  • हेयुरिस्टिक मॉडल।

  • स्कोरिंग तकनीक।

  • दृश्य या मानचित्रण तकनीक।

इस तरह की तकनीकों का उपयोग परियोजना और संगठनात्मक उद्देश्यों, संसाधन कौशल और परियोजना प्रबंधन के बुनियादी ढांचे को ध्यान में रखते हुए किया जाना चाहिए।

पीपीएम पर फोकस करने के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर क्यों?

PPM किसी प्रोजेक्ट के सफल होने के साथ-साथ होने वाले किसी भी बैक लैग्स की पहचान करने के लिए महत्वपूर्ण है। परियोजना प्रबंधकों को अक्सर योजना की कमी से उत्पन्न होने वाली एक कठिन स्थिति का सामना करना पड़ता है और कभी-कभी यह परियोजना की वापसी का कारण बन सकता है।

यह सुनिश्चित करना परियोजना प्रबंधकों की प्राथमिक जिम्मेदारी है कि परियोजनाओं के लिए पर्याप्त उपलब्ध संसाधन हैं जो एक संगठन करता है। उचित संसाधन यह सुनिश्चित करेंगे कि परियोजना निर्धारित समयसीमा के भीतर पूरी हो और गुणवत्ता पर कोई समझौता किए बिना वितरित किया जाए।

परियोजना प्रबंधक उन परियोजनाओं पर भी काम करना चाहते हैं, जिन्हें किसी संगठन को इसकी सर्वोच्च प्राथमिकता और मूल्य दिया जाता है। यह परियोजना प्रबंधकों को उनके द्वारा किए गए गुणवत्ता परियोजनाओं के लिए सहायता प्रदान करने और प्राप्त करने में सक्षम करेगा। पीपीएम सुनिश्चित करता है कि परियोजना प्रबंधन के इन उद्देश्यों को पूरा किया जाएगा।

द फाइव क्वेश्चन मॉडल

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के पांच प्रश्न मॉडल से पता चलता है कि परियोजना प्रबंधक को स्थापना से पहले और साथ ही परियोजना के निष्पादन के दौरान पांच आवश्यक सवालों के जवाब देने की आवश्यकता होती है।

इन सवालों के जवाब परियोजना के कार्यान्वयन की सफलता का निर्धारण करेंगे।

निष्कर्ष

प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन का उद्देश्य किसी परियोजना को शुरू करते समय और संभावित जोखिमों को समाप्त करने वाली अक्षमताओं को कम करना है, जो कि जानकारी या प्रणालियों की कमी के कारण हो सकती है।

यह संगठन को अपने संसाधनों का अधिकतम उपयोग करते हुए परियोजनाओं को पूरा करने के लिए अपने प्रोजेक्ट कार्य को संरेखित करने में मदद करता है।

इसलिए, संगठन के सभी परियोजना प्रबंधकों को संबंधित परियोजनाओं को निष्पादित करते समय संगठनात्मक लक्ष्यों में योगदान करने के लिए संगठनात्मक परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के बारे में जागरूकता की आवश्यकता होती है।