परियोजना कार्यबल प्रबंधन
परिचय
एक परियोजना में कई लॉजिस्टिक तत्व होते हैं। विभिन्न टीम के सदस्य प्रत्येक तत्व के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार हैं और कभी-कभी, संगठन के पास कुछ लॉजिस्टिक क्षेत्रों के प्रबंधन के लिए एक तंत्र भी हो सकता है।
जब यह कार्यबल प्रबंधन परियोजना की बात आती है, तो यह एक परियोजना या संगठन के सभी लॉजिस्टिक पहलुओं को एक सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन के माध्यम से प्रबंधित करने के बारे में है। आमतौर पर, इस सॉफ्टवेयर में एक वर्कफ़्लो इंजन होता है जो उन्हें परिभाषित करता है। इसलिए, सभी लॉजिस्टिक प्रोसेस वर्कफ़्लो इंजन में होते हैं।
परियोजना कार्यबल प्रबंधन सॉफ्टवेयर या इसी तरह के वर्कफ़्लो इंजन द्वारा नियंत्रित किए जाने वाले नियमित और सबसे सामान्य प्रकार के कार्य निम्नलिखित हैं:
योजना और परियोजना कार्यक्रम और मील के पत्थर की निगरानी।
परियोजनाओं की लागत और राजस्व पहलुओं पर नज़र रखना।
संसाधन का उपयोग और निगरानी।
परियोजना प्रबंधन के अन्य प्रबंधन पहलू।
सॉफ्टवेयर उपयोग के कारण, परियोजना प्रबंधकों के लिए बहुत सारे प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो प्रबंधन कार्य पूरी तरह से स्वचालित हो सकते हैं। यह प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए उच्च दक्षता लौटाता है जब यह प्रोजेक्ट ट्रैकिंग उद्देश्यों के लिए आता है।
विभिन्न ट्रैकिंग तंत्रों के अलावा, परियोजना कार्यबल प्रबंधन सॉफ्टवेयर परियोजना टीम के लिए एक डैशबोर्ड भी प्रदान करता है। डैशबोर्ड के माध्यम से, परियोजना टीम के पास परियोजना के तत्वों की समग्र प्रगति के बारे में एक नज़र है।
कार्यकारी मीटिंग के दौरान प्रत्येक प्रोजेक्ट की प्रगति को ट्रैक करने के लिए ऊपरी प्रबंधन के लिए डैशबोर्ड भी एक शानदार जगह है।
अधिकांश समय, प्रोजेक्ट वर्कफोर्स प्रबंधन सॉफ्टवेयर मौजूदा विरासत सॉफ्टवेयर सिस्टम जैसे ईआरपी सिस्टम के साथ काम कर सकता है। यह आसान एकीकरण संगठन को प्रबंधन उद्देश्यों के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम के संयोजन का उपयोग करने की अनुमति देता है।
पारंपरिक प्रबंधन बनाम परियोजना कार्यबल प्रबंधन
पारंपरिक प्रबंधन और परियोजना वर्कफ़्लो प्रबंधन में महत्वपूर्ण अंतर हैं। संचालन और प्रबंधन की बात करें तो कम से कम तीन मुख्य अंतर हैं। निम्नलिखित तीन मुख्य अंतर हैं:
1. एक ग्राफिकल वर्कफ़्लो
सभी प्रक्रियाओं का प्रबंधन एक ग्राफिकल वर्कफ़्लो इंजन के माध्यम से किया जाता है। इसमें उपयोगकर्ता प्रोजेक्ट में शामिल विभिन्न प्रक्रियाओं को डिजाइन, नियंत्रण और ऑडिट कर सकते हैं।
ग्राफिकल वर्कफ़्लो सिस्टम के उपयोगकर्ताओं के लिए काफी आकर्षक है और उपयोगकर्ताओं को वर्कफ़्लो इंजन का एक स्पष्ट विचार रखने की अनुमति देता है।
2. काम टूटने संरचनाओं और संगठन:
प्रोजेक्ट वर्कफोर्स प्रबंधन कार्य विखंडन संरचना और उसी के संगठन के लिए सुविधा प्रदान करता है। उपयोगकर्ता कार्य-विराम संरचनाओं को बना, प्रबंधित, संपादित और रिपोर्ट कर सकते हैं।
ये कार्य विखंडन संरचनाएं अलग-अलग अमूर्त स्तरों में की जाती हैं, इसलिए ऐसी से संबंधित जानकारी को किसी भी स्तर पर ट्रैक किया जा सकता है।
आमतौर पर, परियोजना कार्यबल प्रबंधन के पास पदानुक्रम की मंजूरी होती है। इसलिए, बनाया गया प्रत्येक वर्कफ़्लो एक संगठनात्मक या परियोजना मानक बनने से पहले कई सत्यापनों से गुजरेगा। यह संगठन को प्रक्रिया की अक्षमताओं को कम करने में मदद करता है, क्योंकि यह कई हितधारकों द्वारा लेखा परीक्षित है।
3. कनेक्टेड वित्तीय, कार्यबल और परियोजना प्रक्रिया
परियोजना कार्यबल प्रबंधन सॉफ्टवेयर में, सब कुछ बड़े करीने से जुड़ा हुआ है। एक बार कार्यबल और बिलिंग प्रबंधन सॉफ्टवेयर एकीकृत होने के बाद, यह संगठन को सभी आवश्यक जानकारी और प्रबंधन सुविधाएं प्रदान करता है।
इन सभी प्रक्रियाओं की एकीकृत प्रकृति के कारण, प्रबंधन और ट्रैकिंग कार्य केंद्रीकृत हैं। यह उच्च प्रबंधन को परियोजना की गतिविधियों के बारे में एकीकृत दृष्टिकोण रखने की अनुमति देता है।
निष्कर्ष
प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो प्रबंधन प्रोजेक्ट के विभिन्न पहलुओं के प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। यदि परियोजना जटिल है, तो परियोजना कार्यबल प्रबंधन से परिणाम अधिक प्रभावी हो सकते हैं।
सरल परियोजनाओं या छोटे संगठनों के लिए, परियोजना वर्कफ़्लो प्रबंधन अधिक मूल्य नहीं जोड़ सकता है। यह इस तथ्य के कारण है कि जब प्रबंधन प्रक्रियाओं की बात आती है तो छोटे संगठनों या परियोजनाओं के पास एक महत्वपूर्ण ओवरहेड नहीं होता है।
परियोजना वर्कफ़्लो प्रबंधन के लिए बाजार में कई सॉफ्टवेयर सिस्टम हैं, लेकिन कई मामलों में, ऐसे तैयार किए गए समाधानों को अपनाने के लिए संगठन बहुत ही अनोखे हैं।
इसलिए, संगठन को उनके लिए कस्टम प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो प्रबंधन सिस्टम विकसित करने के लिए सॉफ़्टवेयर डेवलपमेंट कंपनियां मिलती हैं। यह कंपनी के लिए सर्वोत्तम परियोजना कार्यबल प्रबंधन प्रणाली प्राप्त करने का सबसे उपयुक्त तरीका साबित हुआ है।