प्रबंधन अवधारणाओं - त्वरित गाइड

परिचय

व्यवसाय के क्षेत्र में उपयोग किए जाने वाले कई मूल्य मॉडल हैं और गतिविधि-आधारित लागत उनमें से एक है। गतिविधि आधारित लागत में, संगठन में विभिन्न गतिविधियों की पहचान की जाती है और उन्हें लागत के साथ सौंपा जाता है।

जब कंपनी द्वारा उत्पादित उत्पादों और सेवाओं के मूल्य निर्धारण की बात आती है, तो गतिविधि लागत की गणना उन गतिविधियों के लिए की जाती है जो उत्पादों और सेवाओं के उत्पादन की प्रक्रिया में प्रदर्शन की गई हैं। दूसरे शब्दों में, गतिविधि आधारित लागत प्रत्यक्ष लागतों को अप्रत्यक्ष लागत प्रदान करती है। इन अप्रत्यक्ष लागतों को व्यापार की दुनिया में ओवरहेड्स के रूप में भी जाना जाता है।

एक उदाहरण लेते हैं। एक व्यावसायिक संगठन में कई गतिविधियाँ की जाती हैं और ये गतिविधियाँ कई विभागों और चरणों जैसे नियोजन, निर्माण या इंजीनियरिंग से संबंधित होती हैं। ये सभी गतिविधियाँ अंत में उत्पादों के उत्पादन या अंतिम ग्राहकों को सेवाएं प्रदान करने में योगदान करती हैं।

कपड़ा निर्माण कंपनी की गुणवत्ता नियंत्रण गतिविधि इस तरह की गतिविधि के लिए एक अच्छा उदाहरण है। गुणवत्ता नियंत्रण समारोह के लिए लागत की पहचान करके, प्रबंधन प्रत्येक उत्पाद, सेवा या संसाधन के लिए लागत को पहचान सकता है। यह समझ कार्यकारी प्रबंधन को व्यावसायिक संगठन को सुचारू रूप से चलाने में मदद करती है।

शॉर्ट-टर्म के बजाय लॉन्ग-टर्म में उपयोग किए जाने पर एक्टिविटी-आधारित कॉस्टिंग अधिक प्रभावी होती है।

एक संगठन में कार्यान्वयन

जब किसी संगठन में गतिविधि आधारित लागत को लागू करने की बात आती है, तो वरिष्ठ प्रबंधन की प्रतिबद्धता अनिवार्य है। गतिविधि-आधारित लागतों के लिए दूरदर्शी नेतृत्व की आवश्यकता होती है, जिसे दीर्घकालिक बनाए रखना चाहिए। इसलिए, यह आवश्यक है कि वरिष्ठ प्रबंधन को इस बात की व्यापक जानकारी हो कि गतिविधि-आधारित लागत कैसे काम करती है और प्रक्रिया के साथ प्रबंधन की बातचीत कैसे होती है।

पूरे संगठन के लिए गतिविधि-आधारित लागत को लागू करने से पहले, पायलट रन करना हमेशा एक महान विचार होता है। इस पायलट रन के लिए सबसे अच्छा उम्मीदवार वह विभाग है जो लाभ कमाने की कमियों से ग्रस्त है।

यद्यपि कोई इसे जोखिम के रूप में ले सकता है, इस तरह के विभागों को गतिविधि-आधारित लागत के साथ प्रबंधित करने पर सफल होने का अवसर मिल सकता है। अन्त में, यह संगठन को गतिविधि आधारित लागत और इसकी सफलता का एक औसत दर्जे का चित्रण देगा। मामले में, यदि पायलट अध्ययन के लागू होने के बाद कोई लागत बचत नहीं होती है, तो यह सबसे अधिक संभावना है कि मॉडल को ठीक से लागू नहीं किया गया है या मॉडल विभाग या कंपनी को पूरी तरह से सूट नहीं करता है।

कोर टीम का होना जरूरी है

यदि कोई संगठन गतिविधि-आधारित लागत लगाने की योजना बना रहा है, तो कोर टीम को कमीशन देने से बहुत फायदा होता है। यदि संगठन बड़े पैमाने पर छोटा है, तो स्वयंसेवकों की मदद से एक टीम बनाई जा सकती है, जो अंशकालिक आधार पर अपने समय का योगदान देगा। यह टीम उन गतिविधियों की पहचान करने और उनका आकलन करने के लिए जिम्मेदार है, जिन्हें उत्पाद या सेवा का अनुकूलन करने के लिए संशोधित किया जाना चाहिए।

टीम को आदर्श रूप से संगठन में सभी प्रथाओं के पेशेवरों को शामिल करना चाहिए। हालांकि, एक बाहरी सलाहकार को काम पर रखना भी एक प्लस बन सकता है।

सॉफ्टवेयर

गतिविधि-आधारित लागत को लागू करते समय, संगठन के लिए गणनाओं और डेटा भंडारण के लिए कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना फायदेमंद होता है। कंप्यूटर सॉफ्टवेयर एक साधारण डेटाबेस हो सकता है जो संगठन के लिए अनुकूलित एबीसी सॉफ्टवेयर या सामान्य प्रयोजन के ऑफ-द-शेल्फ सॉफ्टवेयर जैसी जानकारी संग्रहीत करेगा।

प्रक्रिया

किसी संगठन में गतिविधि आधारित लागत के सफल कार्यान्वयन की प्रक्रिया इस प्रकार है:

• एक टीम की पहचान जो गतिविधि आधारित लागत को लागू करने के लिए जिम्मेदार है।

• टीम उन गतिविधियों को पहचानती है और उनका मूल्यांकन करती है जो उत्पादों और सेवाओं को शामिल करती हैं।

• टीम गतिविधियों का एक सबसेट चुनती है जिसे गतिविधि आधारित लागत के लिए लिया जाना चाहिए।

• टीम चयनित गतिविधियों के तत्वों की पहचान करती है जो संगठन के लिए बहुत अधिक पैसा खर्च करते हैं। टीम को इस कदम पर विस्तार से ध्यान देना चाहिए क्योंकि कई गतिविधियां उनकी लागत को कम कर सकती हैं और बाहर से निर्दोष दिख सकती हैं।

• गतिविधियों से संबंधित निश्चित लागत और परिवर्तनीय लागत की पहचान की जाती है।

• एकत्र की गई लागत की जानकारी एबीसी सॉफ्टवेयर में दर्ज की जाएगी।

• सॉफ्टवेयर तब गणना करता है और प्रबंधन निर्णयों का समर्थन करने के लिए रिपोर्ट तैयार करता है।

• रिपोर्टों के आधार पर, प्रबंधन उन कदमों की पहचान कर सकता है जो गतिविधियों को अधिक कुशल बनाने के लिए लाभ मार्जिन को बढ़ाने के लिए उठाए जाने चाहिए।

गतिविधि-आधारित लागत अनुभव के बाद उठाए गए प्रबंधन के कदमों और निर्णयों को आमतौर पर गतिविधि-आधारित प्रबंधन के रूप में जाना जाता है। इस प्रक्रिया में, प्रबंधन कुछ गतिविधियों को अनुकूलित करने और कुछ गतिविधियों को जाने देने के लिए व्यावसायिक निर्णय लेता है।

अवेयर होने की बातें

कभी-कभी, संगठनों को गतिविधि-आधारित लागत मॉडल के लिए आवश्यक डेटा एकत्र करने और विश्लेषण करने पर बहुत अधिक समय, धन और संसाधन खर्च करने का जोखिम होता है। यह अंततः हताशा का कारण बन सकता है और संगठन अंततः एबीसी पर छोड़ सकता है।

गतिविधि-आधारित लागत से परिणामों को जोड़ने में विफलता आमतौर पर कार्यान्वयन की सफलता में बाधा डालती है। यह आमतौर पर तब होता है जब निर्णय निर्माताओं को "बड़ी तस्वीर" के बारे में पता नहीं होता है कि पूरे संगठन में गतिविधि-आधारित लागत का उपयोग कैसे किया जा सकता है। अवधारणाओं को समझना और एबीसी कार्यान्वयन प्रक्रिया में सक्रिय रूप से शामिल होना आसानी से इसे समाप्त कर सकता है।

यदि व्यवसाय संगठन को त्वरित सुधार की आवश्यकता होती है, तो गतिविधि-आधारित लागत सही उत्तर नहीं होगी। इसलिए, एबीसी को उन स्थितियों के लिए लागू नहीं किया जाना चाहिए जहां त्वरित जीत की आवश्यकता होती है।

निष्कर्ष

प्रॉफ़िट-बेस्ड कॉस्टिंग, लाभ मार्जिन को अनुकूलित करने के लिए किसी संगठन की लागतों को देखने का एक अलग तरीका है।

यदि एबीसी को सही उद्देश्य के लिए सही समझ के साथ लागू किया जाता है, तो यह संगठन के लिए एक दीर्घकालिक मूल्य वापस कर सकता है।

परिचय

एजाइल प्रोजेक्ट मैनेजमेंट परियोजना प्रबंधन के अभ्यास के लिए शुरू किए गए क्रांतिकारी तरीकों में से एक है। यह नवीनतम परियोजना प्रबंधन रणनीतियों में से एक है जो मुख्य रूप से सॉफ्टवेयर विकास में परियोजना प्रबंधन अभ्यास पर लागू होती है। इसलिए, यह समझते समय सॉफ्टवेयर विकास प्रक्रिया के लिए फुर्तीली परियोजना प्रबंधन से संबंधित होना सबसे अच्छा है।

एक व्यवसाय के रूप में सॉफ्टवेयर विकास की शुरुआत से, जलप्रपात मॉडल के रूप में निम्नलिखित कई प्रक्रियाएं हुई हैं। सॉफ्टवेयर विकास, प्रौद्योगिकियों और व्यावसायिक आवश्यकताओं की प्रगति के साथ, पारंपरिक मॉडल मांगों को पूरा करने के लिए पर्याप्त मजबूत नहीं हैं।

इसलिए, आवश्यकताओं की चपलता को दूर करने के लिए अधिक लचीले सॉफ्टवेयर विकास मॉडल की आवश्यकता थी। इसके परिणामस्वरूप, सूचना प्रौद्योगिकी समुदाय ने चुस्त सॉफ्टवेयर विकास मॉडल विकसित किए।

'एजाइल ’एक छाता शब्द है जिसका उपयोग चुस्त विकास के लिए उपयोग किए जाने वाले विभिन्न मॉडलों की पहचान के लिए किया जाता है, जैसे कि स्क्रम। चूंकि फुर्तीले विकास मॉडल पारंपरिक मॉडल से अलग है, चुस्त परियोजना प्रबंधन परियोजना प्रबंधन में एक विशेष क्षेत्र है।

चंचल प्रक्रिया

चुस्त परियोजना प्रबंधन को समझने के लिए चुस्त विकास प्रक्रिया की अच्छी समझ होना आवश्यक है।

पारंपरिक मॉडल की तुलना में फुर्तीले विकास मॉडल में कई अंतर हैं:

• फुर्तीली मॉडल इस तथ्य पर जोर देती है कि पूरी टीम को एक मजबूत एकीकृत इकाई होना चाहिए। इसमें डेवलपर्स, गुणवत्ता आश्वासन, परियोजना प्रबंधन और ग्राहक शामिल हैं।

• बार-बार संचार एक प्रमुख कारक है जो इस एकीकरण को संभव बनाता है। इसलिए, दिन के काम और निर्भरता को निर्धारित करने के लिए दैनिक बैठकें आयोजित की जाती हैं।

• प्रसव अल्पकालिक होता है। आमतौर पर एक प्रसव चक्र एक सप्ताह से चार सप्ताह तक होता है। इन्हें आमतौर पर स्प्रिंट के रूप में जाना जाता है।

• फुर्तीली परियोजना की टीमें खुली संचार तकनीकों और उपकरणों का पालन करती हैं जो टीम के सदस्यों (ग्राहक सहित) को अपने विचारों और प्रतिक्रिया को खुलकर और जल्दी से व्यक्त करने में सक्षम बनाते हैं। इन टिप्पणियों को तब ध्यान में रखा जाता है जब सॉफ़्टवेयर की आवश्यकताओं और कार्यान्वयन को आकार दिया जाता है।

चंचल परियोजना प्रबंधन का दायरा

एक फुर्तीली परियोजना में, टीम के प्रबंधन में पूरी टीम जिम्मेदार है और यह केवल परियोजना प्रबंधक की जिम्मेदारी नहीं है। जब प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं की बात आती है, तो सामान्य ज्ञान का उपयोग लिखित नीतियों पर किया जाता है।

यह सुनिश्चित करता है कि प्रबंधन निर्णय लेने में देरी न हो और इसलिए चीजें तेजी से आगे बढ़ सकती हैं।

एक प्रबंधक होने के अलावा, फुर्तीली परियोजना प्रबंधन फ़ंक्शन को दूसरों को प्रेरित करने में नेतृत्व और कौशल का प्रदर्शन करना चाहिए। यह टीम के सदस्यों के बीच भावना को बनाए रखने में मदद करता है और टीम को अनुशासन का पालन करने के लिए मिलता है।

फुर्तीली प्रोजेक्ट मैनेजर सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट टीम का 'बॉस' नहीं है। बल्कि, यह फ़ंक्शन गुणवत्ता और त्वरित सॉफ़्टवेयर विकास के लिए आवश्यक गतिविधियों और संसाधनों को सुविधाजनक बनाता है।

एक फुर्तीली परियोजना प्रबंधक की जिम्मेदारियां

फुर्तीली परियोजना प्रबंधन समारोह की जिम्मेदारियां नीचे दी गई हैं। एक परियोजना से दूसरी परियोजना में, ये ज़िम्मेदारियाँ थोड़ी बदल सकती हैं और इनकी व्याख्या अलग तरीके से की जाती है।

• परियोजना टीम में चुस्त मूल्यों और प्रथाओं को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार।

• फुर्तीली परियोजना प्रबंधक भूमिका के मूल कार्य के रूप में बाधाओं को हटा देता है।

• प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों की आवश्यकताओं को कार्यशील सॉफ्टवेयर कार्यक्षमता में बैकलॉग को चालू करने में मदद करता है।

• टीम के भीतर प्रभावी और खुले संचार को प्रोत्साहित और प्रोत्साहित करता है।

• चुस्त बैठकें के लिए जिम्मेदार हैं जो बाधाओं को दूर करने के लिए अल्पकालिक योजनाओं और योजनाओं पर चर्चा करते हैं।

• विकास प्रक्रिया में उपयोग किए जाने वाले उपकरण और प्रथाओं को बढ़ाता है।

• एजाइल प्रोजेक्ट मैनेजर टीम का मुख्य प्रेरक है और टीम के सदस्यों के लिए संरक्षक की भूमिका निभाता है।

चंचल परियोजना प्रबंधन नहीं करता है

• सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट टीम का प्रबंधन करें।

• टीम के सदस्यों द्वारा लिए गए सूचित निर्णयों को रद्द करें।

• टीम के सदस्यों को कार्य या दिनचर्या प्रदर्शन करने के लिए।

• विशिष्ट मील के पत्थर या प्रसव को प्राप्त करने के लिए टीम को ड्राइव करें।

• टीम के सदस्यों को कार्य सौंपें।

• टीम की ओर से निर्णय लें।

• उत्पाद रणनीति बनाने या प्राप्त करने में तकनीकी निर्णय लेना शामिल है।

निष्कर्ष

चुस्त परियोजनाओं में, परियोजना के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए परियोजना का प्रबंधन करना सभी (डेवलपर्स, गुणवत्ता आश्वासन इंजीनियरों, डिजाइनरों, आदि) की जिम्मेदारी है।

इसके अलावा, चुस्त परियोजना प्रबंधक संसाधनों को प्रदान करने के लिए, टीम को प्रेरित रखने, अवरुद्ध मुद्दों को दूर करने और बाधाओं को जल्द से जल्द हल करने के लिए चुस्त टीम में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

इस अर्थ में, एक फुर्तीली परियोजना प्रबंधक एक प्रबंधक के बजाय एक फुर्तीली टीम का संरक्षक और संरक्षक होता है।

परिचय

प्रबंधन एक ऐसा विषय है जो आकाश जितना विशाल है। जब यह एक अच्छा प्रबंधक बनने के लिए आवश्यक कौशल की बात आती है, तो सूची अंतहीन हो सकती है।

रोजमर्रा की जिंदगी में, हम प्रबंधन पर विचार करने वाले कई लोगों का निरीक्षण करते हैं - जो कुछ भी एक कंपनी को रखने के लिए किया जाना चाहिए - लेकिन वास्तव में, यह आम धारणा से कहीं अधिक जटिल है।

तो आइए हम उन सबसे बुनियादी कौशलों में उतर जाएं, जिन्हें हासिल करने की जरूरत है, अगर किसी को एक सफल प्रबंधक बनना है।

प्रबंधन के एबीसी

आप समझेंगे कि प्रबंधन में लोगों को प्रबंधित करना शामिल है और इस तरह, कंपनी के पक्ष में तैयार आउटपुट का प्रबंधन करना शामिल है। डॉ। केन ब्लैंचर्ड के अनुसार, उनकी प्रसिद्ध पुस्तक "पुटिंग द वन मिनट मैनेजर टू वर्क" में, एबीसी का प्रबंधन जगत निम्नानुसार है:

• Activators - कार्यबल का प्रकार एक प्रबंधक द्वारा उसके कार्यबल के प्रदर्शन से पहले निर्धारित किया जाता है।

• Behaviors - कार्यकर्ता या परिणाम के परिणामस्वरूप गतिविधि या स्थिति के भीतर कार्यबल कैसे प्रदर्शन या व्यवहार करता है।

• Consequences - प्रदर्शन के बाद प्रबंधक कार्यबल को कैसे संभालता है।

अनुसंधान से पता चलता है कि यद्यपि हम यह सोचने में इच्छुक हो सकते हैं कि एक कार्यकर्ता की भूमिका एक कार्यबल में सबसे कुशल व्यवहार के बारे में लाती है, प्रभाव में; यह है कि कैसे प्रबंधक एक विशेष व्यवहार के बाद कार्यबल को संभालते हैं जो भविष्य के व्यवहार या प्रदर्शन को काफी हद तक प्रभावित करता है।

निर्धारित करने के लिए, कार्यकर्ताओं के आधार व्यवहार योगदान की गणना 15 से 25 प्रतिशत व्यवहार के लिए की जाती है, जबकि 75-85 प्रतिशत व्यवहार को परिणामों से प्रभावित माना जाता है।

इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि हम बुनियादी प्रबंधन कौशल को समझें और विकसित करें जो एक कार्यबल से अपेक्षित परिणाम लाने में मदद करेगा।

समस्या को हल करना और निर्णय लेना

यह वह जगह है जहां ज्यादातर प्रबंधकों को अच्छी या बुरी किताबों पर मुहर लग जाती है। हालाँकि, आपके द्वारा किए जाने वाले निर्णय आदर्श रूप से आपको एक अच्छे या बुरे प्रबंधक नहीं बनाने चाहिए; बल्कि आप इस तरह के निर्णय लेते हैं कि निर्णायक कारक होने की आवश्यकता क्या है।

आपको समस्या को हल करने की मूल नैतिकता को जानना होगा और यह हर अवसर में पूरी तरह से अभ्यास किया जाना चाहिए, भले ही समस्या आपको व्यक्तिगत रूप से चिंतित करती हो।

जब तक अन्यथा, एक प्रबंधक निष्पक्ष और पूरी तरह से पेशेवर हो जाता है, वह / वह एक संगठन में सह-श्रमिकों के साथ काम कर संबंध बनाने में मुश्किल हो सकता है।

योजना और समय प्रबंधन

आखिरी बात आप अपने सहकर्मियों से यह सोचना चाहेंगे कि आप अपने काम के घंटों के हिसाब से मिलते हैं, कार्यालय की कुर्सी पर बैठकर कुछ भी नहीं करते हुए हल्के संगीत का आनंद लेते हैं! योजना और समय प्रबंधन किसी भी प्रबंधक के लिए आवश्यक है; हालाँकि, उनके लिए यह जानना और भी महत्वपूर्ण है कि ये दो पहलू क्यों महत्वपूर्ण हैं।

यद्यपि आप एक प्रबंधक के रूप में कुछ विशेषाधिकारों के हकदार हो सकते हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप कृपया समय को कम कर सकते हैं।

समय का प्रबंधन करने के लिए जिम्मेदारी मान लेना महत्वपूर्ण है ताकि आप मरने वाले को रोल करने वाले पहले व्यक्ति बन सकें जो जल्द ही संगठन के भीतर एक चेन रिएक्शन बन जाएगा।

यह कहते हुए कि, जब आप अपने आप को दक्षता के साथ संचालित करते हैं, तो आप अपने आप को सह-श्रमिकों के लिए एक रोल मॉडल के रूप में भी चित्रित करेंगे जो कंपनी में प्रबंधन कर्तव्यों के साथ आगे बढ़ने पर बहुत अधिक मूल्य जोड़ सकते हैं।

उन घटनाओं और गतिविधियों के लिए समय से पहले योजना बनाना जो आप अपने रडार में रखते हैं और आवश्यक पहल करने के साथ-साथ सावधानी बरतते हैं, निस्संदेह, प्रबंधकों से कुछ मुख्य अपेक्षाएं हैं।

यदि आप अपने कार्यस्थल पर एक पद्धतिगत शैली अपना सकते हैं और कम से कम बाधा के साथ अपने कर्तव्यों को पूरा करने के लिए प्रभावी तकनीकों को अनुकूलित कर सकते हैं, तो आप जल्द ही योजना और समय प्रबंधन के पवित्र कौशल का निर्माण करेंगे।

शिष्ठ मंडल

वह सब कुछ नियोजित करना जो आगे झूठ है और समय प्रबंधन के लिए एक योजना के साथ आया है, तो आप महसूस कर सकते हैं कि आपको अपनी प्लेट पर चबाने से ज्यादा मिल गया है। यह वह जगह है जहाँ प्रतिनिधिमंडल को खेलना चाहिए।

एक अच्छा प्रबंधक बनने का मतलब यह नहीं है कि वह प्रत्येक कार्य को स्वयं / उसके द्वारा पूरा करे। बल्कि, यह समय पर कार्य को पूरा करने के लिए प्रभावी ढंग से काम को सौंपने में सक्षम है।

कई प्रबंधक प्रतिनिधिमंडल का दुरुपयोग करते हैं, क्योंकि उन्हें अपने सहकर्मियों और अधीनस्थों पर पर्याप्त भरोसा नहीं है या क्योंकि वे प्रतिनिधिमंडल की तकनीकों में महारत हासिल नहीं करते हैं।

इसलिए, प्रतिनिधिमंडल की कुंजी उन व्यक्तियों की पहचान करना है जो कार्य को पूरा करने में सक्षम हैं, सटीक निर्देशों के साथ काम का प्रतिनिधित्व करते हैं और पर्याप्त नैतिक समर्थन प्रदान करते हैं। एक बार कार्य पूरा हो जाने के बाद, आपको उनके प्रदर्शन का मूल्यांकन करने और रचनात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करने का अवसर मिलेगा।

संचार कौशल

उसके बिना एक प्रबंधक की दुनिया में कभी भी कुछ भी पूरा नहीं किया जा सकता है या वह अपने निर्देशों, सुझावों या प्रतिक्रिया को दूसरों के लिए सटीक, सकारात्मक और सकारात्मक रूप से सक्षम करने में सक्षम है।

इसलिए, आपको अपने शब्दों को चुनने में बेहद सावधानी बरतनी चाहिए। 'कैन-डू' रवैया एक ऐसी चीज है जिसे आसानी से अपने शब्दों के माध्यम से चित्रित किया जा सकता है।

जब आपका संचार सकारात्मक नोट करता है, तो यह आपके दर्शकों के बीच लगभग संक्रामक रूप से चलेगा।

खुद को और दूसरों का नेतृत्व करना

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके व्यक्तित्व में कितना करिश्मा हो सकता है या आपका सकारात्मक संचार कौशल कितना अच्छा हो सकता है, एक प्रबंधक कभी भी सभी चीजों को संवाद करने में विफल नहीं होता है चाहे वह अच्छा हो या बुरा।

आपकी प्रबंधकीय स्थिति में, आपको कार्यकारी परत और एक संगठन की कार्यशील परत दोनों से अवगत कराया जाता है जो आपको सैंडविच में हैम बनाता है।

इसलिए, जब आप कई फैसलों की बात करते हैं, तो आप खुद को स्क्वीशिंग और थ्रिलिंग के बीच पा सकते हैं।

खुद को प्रबंधित करने में नंबर एक नियम यह महसूस करना है कि आप एक पेशेवर हैं, जिसे उस पदनाम के लिए भुगतान किया जा रहा है जिसे आप कंपनी में रखते हैं। यदि आपको यह तथ्य याद है, तो आप हमेशा याद रखेंगे कि किसी भी मुद्दे को व्यक्तिगत रूप से न लें।

हमेशा अपने प्रबंधकीय व्यक्तित्व और अपने वास्तविक व्यक्तित्व के बीच एक रेखा खींचें। अपने पेशे में दूरी बनाए रखते हुए व्यक्तिगत स्तर पर सहकर्मियों के साथ संबंध बनाना अच्छा है। इसलिए, आपको कहीं एक रेखा खींचने की भी आवश्यकता होगी।

और सबसे महत्वपूर्ण बात, आप स्पंज बनेंगे जो कंपनी के उच्च स्तर से गर्मी को अवशोषित करता है और न्यूनतम गर्मी और दबाव को निम्न स्तर तक पहुंचाता है। इसलिए, आपको अपनी भूमिका में कूटनीति का एक उचित हिस्सा अभ्यास करने की आवश्यकता होगी।

निष्कर्ष

लोगों और प्रक्रियाओं को प्रबंधित करना अपने आप में एक शैली है जिसमें समर्पण और अनुभव-मिश्रित अभ्यास की आवश्यकता होती है। आवश्यक कौशल समुद्र के समान विशाल और गहरे हैं।

यहां प्रस्तुत बुनियादी प्रबंधन कौशल आपके लिए केवल प्रबंधन मार्ग पर आगे बढ़ने के लिए एक द्वार है जो आगे स्थित है।

परिचय

अधिकांश संगठन गुणवत्ता को नियंत्रित करने और आश्वासन देने से संबंधित विभिन्न उद्देश्यों के लिए गुणवत्ता उपकरणों का उपयोग करते हैं।

हालाँकि कुछ विशेष डोमेन, फ़ील्ड्स और प्रथाओं के लिए विशिष्ट गुणवत्ता वाले टूल की एक अच्छी संख्या उपलब्ध है, लेकिन कुछ गुणवत्ता वाले टूल का उपयोग ऐसे डोमेन में किया जा सकता है। ये गुणवत्ता उपकरण काफी सामान्य हैं और इन्हें किसी भी स्थिति में लागू किया जा सकता है।

संगठनों में उपयोग किए जाने वाले सात बुनियादी गुणवत्ता उपकरण हैं। ये उपकरण संगठन में समस्याओं के बारे में अधिक जानकारी प्रदान कर सकते हैं जो उसी के लिए समाधान निकालने में सहायता करते हैं।

इनमें से कई गुणवत्ता उपकरण मूल्य टैग के साथ आते हैं। एक संक्षिप्त प्रशिक्षण, ज्यादातर एक आत्म-प्रशिक्षण, किसी को उपकरण का उपयोग शुरू करने के लिए पर्याप्त है।

आइए हम संक्षिप्त में सात बुनियादी गुणवत्ता वाले उपकरणों पर एक नज़र डालें।

1. फ्लो चार्ट

यह मूल गुणवत्ता उपकरण में से एक है जिसका उपयोग घटनाओं के अनुक्रम के विश्लेषण के लिए किया जा सकता है।

उपकरण क्रम से या समानांतर में होने वाली घटनाओं के क्रम को मैप करता है। घटनाओं के बीच संबंधों और निर्भरता को खोजने के लिए एक जटिल प्रक्रिया को समझने के लिए फ्लो चार्ट का उपयोग किया जा सकता है।

आप प्रक्रिया के महत्वपूर्ण पथ और महत्वपूर्ण पथ में शामिल घटनाओं के बारे में एक संक्षिप्त विचार भी प्राप्त कर सकते हैं।

फ्लो चार्ट का उपयोग किसी भी क्षेत्र के लिए जटिल प्रक्रियाओं को सरल तरीके से बताने के लिए किया जा सकता है। एमएस विज़ियो जैसे फ्लो चार्टों को खींचने के लिए विशिष्ट सॉफ्टवेयर टूल विकसित किए गए हैं।

आप मुक्त स्रोत समुदाय द्वारा विकसित कुछ खुले स्रोत प्रवाह चार्ट उपकरण डाउनलोड कर सकते हैं।

2. हिस्टोग्राम

हिस्टोग्राम का उपयोग आवृत्ति और दो चर के संदर्भ में हद तक चित्रण के लिए किया जाता है।

हिस्टोग्राम स्तंभों के साथ एक चार्ट है। यह माध्य से वितरण का प्रतिनिधित्व करता है। यदि हिस्टोग्राम सामान्य है, तो ग्राफ एक घंटी वक्र का आकार लेता है।

यदि यह सामान्य नहीं है, तो यह वितरण की स्थिति के आधार पर विभिन्न आकार ले सकता है। हिस्टोग्राम का उपयोग किसी अन्य चीज के खिलाफ कुछ मापने के लिए किया जा सकता है। हमेशा, यह दो चर होना चाहिए।

निम्नलिखित उदाहरण पर विचार करें: निम्नलिखित हिस्टोग्राम सुबह एक कक्षा की उपस्थिति को दर्शाता है। X- अक्ष छात्रों की संख्या और दिन के समय Y- अक्ष है।

3. कारण और प्रभाव आरेख

संगठनात्मक या व्यावसायिक समस्या के कारणों को समझने के लिए कारण और प्रभाव आरेख (इशिकावा आरेख) का उपयोग किया जाता है।

संगठनों को हर रोज समस्याओं का सामना करना पड़ता है और उन्हें प्रभावी ढंग से हल करने के लिए इन समस्याओं के कारणों को समझना आवश्यक है। कारण और प्रभाव आरेख व्यायाम आमतौर पर एक टीम वर्क होता है।

एक प्रभावी कारण और प्रभाव आरेख के साथ आने के लिए एक बुद्धिशीलता सत्र की आवश्यकता होती है।

समस्या क्षेत्र के सभी मुख्य घटक सूचीबद्ध हैं और प्रत्येक क्षेत्र से संभावित कारण सूचीबद्ध हैं।

फिर, समस्याओं के अधिकांश संभावित कारणों की पहचान आगे के विश्लेषण के लिए की जाती है।

4. शीट की जांच करें

एक चेक शीट को गुणवत्ता के लिए सबसे बुनियादी उपकरण के रूप में पेश किया जा सकता है।

एक चेक शीट मूल रूप से डेटा इकट्ठा करने और व्यवस्थित करने के लिए उपयोग की जाती है।

जब यह Microsoft Excel जैसे सॉफ़्टवेयर पैकेज की मदद से किया जाता है, तो आप आगे के विश्लेषण ग्राफ़ को प्राप्त कर सकते हैं और उपलब्ध मैक्रोज़ के माध्यम से स्वचालित कर सकते हैं।

इसलिए, सूचना एकत्र करने और जरूरतों को व्यवस्थित करने के लिए सॉफ़्टवेयर चेक शीट का उपयोग करना हमेशा एक अच्छा विचार है।

एक हमेशा कागज आधारित चेक शीट का उपयोग कर सकता है जब एकत्रित की गई जानकारी को केवल आगे की प्रक्रिया के अलावा बैकअप या भंडारण उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है।

5. स्कैटर आरेख

जब दो चर के मूल्यों की बात आती है, तो तितर बितर चित्र प्रस्तुत करने का सबसे अच्छा तरीका है। स्कैटर आरेख दो चर के बीच संबंध प्रस्तुत करते हैं और एक कार्तीय तल पर परिणामों को चित्रित करते हैं।

फिर, आगे के विश्लेषण, जैसे कि प्रवृत्ति विश्लेषण को मूल्यों पर किया जा सकता है।

इन आरेखों में, एक चर एक अक्ष को दर्शाता है और दूसरा चर अन्य अक्ष को दर्शाता है।

6. नियंत्रण चार्ट

नियंत्रण चार्ट एक प्रक्रिया के प्रदर्शन की निगरानी के लिए सबसे अच्छा उपकरण है। इस प्रकार के चार्ट का उपयोग संगठन के कार्य से संबंधित किसी भी प्रक्रिया की निगरानी के लिए किया जा सकता है।

ये चार्ट आपको उस प्रक्रिया से संबंधित निम्नलिखित स्थितियों की पहचान करने की अनुमति देते हैं जिनकी निगरानी की गई है।

• प्रक्रिया की स्थिरता

• प्रक्रिया की भविष्यवाणी

• भिन्नता के सामान्य कारण की पहचान

• विशेष शर्तें जहां निगरानी पार्टी को प्रतिक्रिया करने की आवश्यकता होती है

7. परेतो चार्ट

पारेटो चार्ट का उपयोग प्राथमिकताओं के एक सेट की पहचान के लिए किया जाता है। आप किसी विशिष्ट चिंता से संबंधित किसी भी मुद्दे / चर को चार्ट कर सकते हैं और घटनाओं की संख्या रिकॉर्ड कर सकते हैं।

इस तरह से आप उन मापदंडों का पता लगा सकते हैं जो विशिष्ट चिंता पर सबसे अधिक प्रभाव डालते हैं।

यह आपको स्थिति को नियंत्रण में लाने के लिए औचित्य संबंधी मुद्दों पर काम करने में मदद करता है।

निष्कर्ष

सात बुनियादी गुणवत्ता उपकरण से ऊपर आपको एक संगठन में विभिन्न चिंताओं को दूर करने में मदद करता है।

इसलिए, दक्षता बढ़ाने के लिए संगठन में ऐसे उपकरणों का उपयोग एक बुनियादी अभ्यास होना चाहिए।

इन उपकरणों पर प्रशिक्षण को संगठनात्मक अभिविन्यास कार्यक्रम में शामिल किया जाना चाहिए, इसलिए सभी कर्मचारी सदस्यों को इन बुनियादी उपकरणों को सीखना होगा।

परिचय

यदि किसी कंपनी को सफल होना है, तो उसे अपने प्रदर्शन का मूल्यांकन सुसंगत तरीके से करना होगा।

ऐसा करने के लिए, व्यवसायों को खुद के लिए मानक निर्धारित करने और मान्यता प्राप्त उद्योग के नेताओं के खिलाफ या अन्य उद्योगों से सर्वोत्तम प्रथाओं के खिलाफ अपनी प्रक्रियाओं और प्रदर्शन को मापने की आवश्यकता होती है, जो समान वातावरण में काम करते हैं।

यह आमतौर पर के रूप में जाना जाता है benchmarking प्रबंधन में।

बेंचमार्किंग प्रक्रिया अपेक्षाकृत सरल है। कुछ ज्ञान और एक व्यावहारिक सेंध वह सब है जो इस तरह की प्रक्रिया को सफल बनाने के लिए आवश्यक है।

इसलिए, कॉर्पोरेट अधिकारियों, छात्रों और इच्छुक सामान्य आबादी के लाभ के लिए, बेंचमार्किंग प्रक्रिया के प्रमुख चरण नीचे दिए गए हैं।

बेंचमार्किंग के लिए एक कदम दर कदम दृष्टिकोण

बेंचमार्किंग प्रक्रिया में शामिल कदम निम्नलिखित हैं:

(१) नियोजन

बेंचमार्किंग में संलग्न होने से पहले, यह जरूरी है कि कॉर्पोरेट हितधारक उन गतिविधियों की पहचान करें जिन्हें बेंचमार्क करने की आवश्यकता है।

उदाहरण के लिए, ऐसी प्रक्रियाओं पर विचार करने वाली प्रक्रियाएं आम तौर पर मुख्य गतिविधियां होंगी जो व्यापार को एक प्रतिस्पर्धा में बढ़त देने की क्षमता रखती हैं।

इस तरह की प्रक्रिया आम तौर पर एक उच्च लागत, मात्रा या मूल्य का आदेश देगी। बेंचमार्किंग के इष्टतम परिणाम प्राप्त होने के लिए, इनपुट और आउटपुट को फिर से परिभाषित करने की आवश्यकता होती है; चुनी गई गतिविधियों को औसत दर्जे का होना चाहिए और इस तरह आसानी से तुलनीय होना चाहिए, और इस तरह बेंचमार्किंग मेट्रिक्स पर पहुंचने की आवश्यकता है।

बेंचमार्किंग प्रक्रिया में संलग्न होने से पहले, कुल प्रक्रिया प्रवाह को उचित विचार करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, एक मूल योग्यता को दूसरे से कम करने में सुधार करने से थोड़ा फायदा होता है।

इसलिए, कई ऐसी प्रक्रियाओं को विस्तार से दस्तावेज करने के लिए चुनते हैं (एक प्रक्रिया प्रवाह चार्ट को इस उद्देश्य के लिए आदर्श माना जाता है), ताकि चूक और त्रुटियों को कम से कम किया जाए; इस प्रकार कंपनी को अपने रणनीतिक लक्ष्यों, इसकी प्राथमिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं, ग्राहकों की अपेक्षाओं और महत्वपूर्ण सफलता कारकों का स्पष्ट विचार प्राप्त करने में सक्षम बनाता है।

कंपनी की ताकत, कमजोरियों और समस्या वाले क्षेत्रों का एक ईमानदार मूल्यांकन इस तरह की प्रक्रिया को ठीक करने के लिए काफी काम का साबित होगा।

नियोजन प्रक्रिया में अगला कदम कंपनी के लिए एक उपयुक्त बेंचमार्क चुनना होगा, जिसके खिलाफ उनके प्रदर्शन को मापा जा सके।

बेंचमार्क एकल इकाई या कंपनियों का एक सामूहिक समूह हो सकता है, जो इष्टतम दक्षता पर काम करते हैं।

जैसा कि पहले कहा गया है, यदि ऐसी कंपनी समान वातावरण में काम करती है या यदि यह अपने लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए एक तुलनीय रणनीतिक दृष्टिकोण अपनाती है, तो इसकी प्रासंगिकता, वास्तव में अधिक होगी।

ऐसी कंपनियों में उपयोग किए जाने वाले उपायों और प्रथाओं की पहचान की जानी चाहिए, ताकि व्यवसाय प्रक्रिया के विकल्पों की जांच की जा सके।

इसके अलावा, किसी कंपनी के लिए अपने उद्देश्यों का पता लगाने के लिए हमेशा विवेकपूर्ण होता है, बेंचमार्किंग प्रक्रिया शुरू होने से पहले।

कार्यप्रणाली को अपनाया गया और जिस तरह से आउटपुट का दस्तावेजीकरण किया गया है, उस पर भी ध्यान दिया जाना चाहिए। ऐसे उदाहरणों पर, एक सक्षम टीम को बेंचमार्किंग प्रक्रिया को पूरा करने के लिए मिल जाना चाहिए, एक नेता या नेताओं को विधिवत नियुक्त किया जाना चाहिए, ताकि परियोजना के सुचारू, समयबद्ध कार्यान्वयन को सुनिश्चित किया जा सके।

(२) सूचना का संग्रह

जानकारी को प्राथमिक डेटा और माध्यमिक डेटा के उप ग्रंथों के तहत मोटे तौर पर वर्गीकृत किया जा सकता है।

आगे स्पष्ट करने के लिए, यहां प्राथमिक डेटा बेंचमार्क कंपनी / कंपनियों से सीधे डेटा के संग्रह को संदर्भित करता है, जबकि द्वितीयक डेटा प्रेस, प्रकाशनों या वेबसाइटों से प्राप्त जानकारी को संदर्भित करता है।

खोजी अनुसंधान, बाजार अनुसंधान, मात्रात्मक अनुसंधान, अनौपचारिक बातचीत, साक्षात्कार और प्रश्नावली, अभी भी, जानकारी एकत्र करने के सबसे लोकप्रिय तरीकों में से कुछ हैं।

प्राथमिक अनुसंधान में संलग्न होने पर, कंपनी जो बेंचमार्किंग प्रक्रिया शुरू करने के लिए होती है, उसे अपने डेटा संग्रह पद्धति को फिर से परिभाषित करने की आवश्यकता होती है।

एक प्रश्नावली या एक मानकीकृत साक्षात्कार प्रारूप का मसौदा तैयार करना, टेलीफोन, ई-मेल के माध्यम से या आमने-सामने साक्षात्कार के माध्यम से प्राथमिक अनुसंधान करना, साइट पर अवलोकन करना और ऐसे डेटा को व्यवस्थित तरीके से दस्तावेज़ीकरण करना महत्वपूर्ण है, यदि बेंचमार्किंग प्रक्रिया सफल होना है।

(3) डेटा का विश्लेषण

एक बार जब पर्याप्त डेटा एकत्र किया जाता है, तो ऐसी जानकारी का उचित विश्लेषण सबसे महत्वपूर्ण है।

डेटा विश्लेषण, डेटा प्रस्तुति (अधिमानतः ग्राफिकल प्रारूप में, आसान संदर्भ के लिए), परिणाम प्रक्षेपण, प्रक्रियाओं में प्रदर्शन अंतराल को वर्गीकृत करना, और मूल कारण की पहचान करना जो इस तरह के अंतराल के निर्माण की ओर जाता है (आमतौर पर enablers के रूप में संदर्भित ), की आवश्यकता है। फिर बाहर किया गया।

(४) क्रियान्वयन

यह बेंचमार्किंग प्रक्रिया का वह चरण है जहां बात चलना अनिवार्य हो जाता है । इसका आम तौर पर मतलब है कि दूरगामी बदलाव किए जाने की जरूरत है, ताकि आदर्श और वास्तविक के बीच का अंतर कम हो और जहां भी संभव हो, समाप्त हो जाए।

एक औपचारिक कार्य योजना जो बदलाव को बढ़ावा देती है, को आदर्श रूप से संगठन की संस्कृति को ध्यान में रखते हुए तैयार किया जाना चाहिए, ताकि आमतौर पर बदलाव के साथ प्रतिरोध कम से कम हो।

यह सुनिश्चित करना कि प्रबंधन और कर्मचारी प्रक्रिया के लिए पूरी तरह से प्रतिबद्ध हैं और बेंचमार्किंग प्रक्रिया को सफल बनाने के लिए आवश्यक सुधारों को पूरा करने के लिए पर्याप्त संसाधन मौजूद हैं, एक सफलता होगी।

(५) निगरानी करना

अधिकांश परियोजनाओं की तरह, बेंचमार्किंग प्रक्रिया के अधिकतम लाभों को प्राप्त करने के लिए, एक नियमित रूप से व्यवस्थित मूल्यांकन किया जाना चाहिए।

आवश्यक जानकारी को आत्मसात करना, किए गए प्रगति का मूल्यांकन करना, परिवर्तनों के प्रभाव को पुन: प्रसारित करना और किसी भी आवश्यक समायोजन करना, निगरानी प्रक्रिया के सभी भाग हैं।

निष्कर्ष

जैसा कि स्पष्ट रूप से स्पष्ट है, बेंचमार्किंग संगठन के वर्कफ़्लो और संरचना में सुधार और सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करके मूल्य जोड़ सकता है।

यह निरंतर सुधार के लिए एक संगठन की खोज में वास्तव में अमूल्य है।

परिचय

व्यावसायिक संगठनों में कई उत्पादकता और प्रबंधन उपकरण उपयोग किए जाते हैं। कारण और प्रभाव आरेख, दूसरे शब्दों में, इशीकावा या फिशबोन आरेख, एक ऐसा प्रबंधन उपकरण है। इस उपकरण की लोकप्रियता के कारण, अधिकांश प्रबंधक संगठन के पैमाने की परवाह किए बिना इस उपकरण का उपयोग करते हैं।

समस्याएँ संगठनों में मौजूद हैं। इसलिए संगठन को नुकसान पहुंचाने से पहले समस्याओं के कारणों की पहचान करने के लिए एक मजबूत प्रक्रिया और सहायक उपकरण होना चाहिए।

टूल का उपयोग करने के लिए चरण

निम्नलिखित कारण हैं जो एक कारण और प्रभाव आरेख को सफलतापूर्वक आकर्षित करने के लिए अनुसरण किए जा सकते हैं:

चरण 1 - हाथ में समस्या की उचित पहचान करें

जिस सटीक समस्या का आप सामना कर रहे हैं, उसे स्पष्ट करना शुरू करें। कभी-कभी, समस्या की पहचान सीधी नहीं हो सकती है। ऐसे उदाहरणों में, सभी प्रभावों और टिप्पणियों को विस्तार से लिखें। एक छोटा बुद्धिशीलता सत्र वास्तविक समस्या को इंगित करने में सक्षम हो सकता है।

जब समस्या की ठीक से पहचान करने की बात आती है, तो विचार करने के लिए चार गुण हैं; कौन लोग शामिल हैं, समस्या क्या है, यह कब होता है और यह कहां होता है। एक बॉक्स में समस्या को लिखें, जो बाएं हाथ के कोने पर स्थित है (उदाहरण के कारण और प्रभाव आरेख देखें)। बॉक्स से, दाहिने हाथ की ओर क्षैतिज रेखा खींचें। व्यवस्था अब एक मछली के सिर और रीढ़ की तरह दिखाई देगी।

चरण 2 - समस्या में योगदान करने वाले प्रमुख कारकों को जोड़ें

इस चरण में, समस्या के मुख्य कारकों की पहचान की जाती है। प्रत्येक कारक के लिए, मछली की रीढ़ से एक रेखा खींचना और इसे ठीक से लेबल करना। ये कारक विभिन्न चीजें हो सकते हैं जैसे कि लोग, सामग्री, मशीनरी या बाहरी प्रभाव।

अधिक सोचें और कारण और प्रभाव आरेख में अधिक से अधिक कारक जोड़ें।

इस चरण में बुद्धिशीलता काफी उपयोगी हो जाती है, क्योंकि लोग विभिन्न कोणों में समस्या को देख सकते हैं और विभिन्न योगदान कारकों की पहचान कर सकते हैं।

आपके द्वारा जोड़े गए कारक अब मछली की हड्डियां बन गए हैं।

चरण 3 - कारणों की पहचान करें

संभावित कारणों की पहचान करते समय एक कारक लें। मंथन और उन सभी कारणों की पहचान करने की कोशिश करें जो प्रत्येक कारक पर लागू होते हैं। मछली की हड्डियों से क्षैतिज रूप से इन कारणों को जोड़ें और उन्हें लेबल करें।

यदि कारण प्रकृति में आकार या जटिल है, तो आप टूट सकते हैं और उन्हें मुख्य कारण के रूप में जोड़ सकते हैं। ये उप कारण प्रासंगिक कारण लाइनों से दूर आना चाहिए।

इस चरण में अधिक समय बिताएं; कारणों का संग्रह व्यापक होना चाहिए।

चरण 4 - आरेख विश्लेषण

जब यह कदम शुरू होता है, तो आपके पास एक आरेख होता है जो समस्या, योगदान करने वाले कारकों और समस्या के सभी संभावित कारणों को इंगित करता है।

विचार मंथन और समस्या की प्रकृति के आधार पर, आप अब कारणों को प्राथमिकता दे सकते हैं और सबसे संभावित कारण की तलाश कर सकते हैं।

इस विश्लेषण से आगे की गतिविधियों जैसे कि जांच, साक्षात्कार और सर्वेक्षण हो सकते हैं। निम्नलिखित नमूना कारण और प्रभाव आरेख देखें:

कारण और प्रभाव आरेखों का उपयोग

जब यह कारण और प्रभाव आरेख के उपयोग की बात आती है, तो बुद्धिशीलता एक महत्वपूर्ण कदम है। उचित विचार-मंथन के बिना, एक फलदायी कारण और प्रभाव आरेख प्राप्त नहीं किया जा सकता है।

इसलिए, निम्नलिखित कारणों को एक कारण और प्रभाव आरेख प्राप्त करने की प्रक्रिया में संबोधित किया जाना चाहिए:

• एक समस्या कथन होना चाहिए जो समस्या का सटीक वर्णन करता है। विचार मंथन सत्र में सभी को समस्या कथन पर सहमत होना चाहिए।

• इस प्रक्रिया में सफल होने की जरूरत है।

• प्रत्येक नोड के लिए, सभी संभावित कारणों पर विचार करें और उन्हें पेड़ में जोड़ें।

• प्रत्येक कैजुअल्टी लाइन को उसके मूल कारण से कनेक्ट करें।

• अपेक्षाकृत खाली शाखाओं को दूसरों से कनेक्ट करें।

• यदि एक शाखा बहुत भारी है, तो इसे दो में विभाजित करने पर विचार करें।

निष्कर्ष

संगठनात्मक समस्याओं को कुशलतापूर्वक हल करने के लिए कारण और प्रभाव आरेख का उपयोग किया जा सकता है।

आरेखों को विभिन्न समस्याओं या डोमेन पर लागू करने की कोई सीमा या प्रतिबंध नहीं हैं। बुद्धिशीलता का स्तर और तीव्रता कारण और प्रभाव आरेख की सफलता दर को परिभाषित करता है।

इसलिए, सभी संबंधित पक्षों को सभी संभावित कारणों की पहचान करने के लिए विचार मंथन सत्र में उपस्थित होना चाहिए।

एक बार जब सबसे संभावित कारणों की पहचान हो जाती है, तो आगे के विवरण का पता लगाने के लिए आगे की जांच की आवश्यकता होती है।

परिचय

दार्शनिक रूप से सोच, परिवर्तन दुनिया में एकमात्र स्थिर है। किसी और चीज के लिए भी यही, व्यापारिक संगठनों के लिए भी यही सच है।

हर अब और फिर, व्यापारिक संगठन अपने काम करने के तरीके और सेवाओं / उत्पादों को बदलते हैं। संगठनों में नई पहल हुई है और पुरानी अप्रभावी प्रथाओं को छोड़ने के लिए मजबूर किया गया है।

इसके अलावा, प्रौद्योगिकी लगातार बदल रही है और व्यावसायिक संगठनों को भी उसी के अनुरूप होना चाहिए।

बदलने के तरीके के बारे में कई दृष्टिकोण हैं। बेशक, हम सभी इस बात से सहमत हो सकते हैं कि परिवर्तन एक संगठन के लिए आवश्यक है, लेकिन क्या हम सभी इस बात पर सहमत हो सकते हैं कि परिवर्तन कैसे होना चाहिए? आमतौर पर नहीं! इसलिए, एक परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया को प्राप्त करने का एक सामूहिक प्रयास होना चाहिए और गहन विचार-मंथन और विचारों को परिष्कृत करने का परिणाम होना चाहिए।

इस ट्यूटोरियल में, हम जॉन कोटर द्वारा सुझाई गई परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया पर एक नज़र डालेंगे। चूंकि इस प्रक्रिया ने कई फॉर्च्यून 500 कंपनियों के लिए परिणाम दिखाए हैं, इसलिए कोटर के दृष्टिकोण को सम्मान के साथ माना जाना चाहिए।

आठ-चरण परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया

आइए कोटर के परिवर्तन प्रबंधन दृष्टिकोण के चरणों के माध्यम से चलते हैं।

चरण 1: आग्रह निर्माण

एक बदलाव केवल तभी सफल होता है जब पूरी कंपनी वास्तव में यह चाहती है। यदि आप एक बदलाव करने की योजना बना रहे हैं, तो आपको दूसरों को इसे बनाने की आवश्यकता है। आप जो कुछ भी बदलना और प्रचार करना चाहते हैं, उसके चारों ओर तात्कालिकता पैदा कर सकते हैं।

जब आप अपनी पहल शुरू करेंगे तो यह आपके विचार को अच्छी तरह से प्राप्त कर लेगा। आंकड़ों और दृश्य प्रस्तुतियों का उपयोग यह बताने के लिए करें कि परिवर्तन क्यों होना चाहिए और कंपनी और कर्मचारी कैसे लाभान्वित हो सकते हैं।

चरण 2: एक टीम बनाएं

यदि आपका दृढ़ विश्वास मजबूत है, तो आप बदलाव के पक्ष में बहुत से लोगों को जीतेंगे। अब आप उन लोगों से बदलाव लाने के लिए एक टीम बना सकते हैं, जो आपका समर्थन करते हैं। चूंकि परिवर्तन आपका विचार है, सुनिश्चित करें कि आप टीम का नेतृत्व करते हैं।

अपनी टीम संरचना व्यवस्थित करें और टीम के सदस्यों को जिम्मेदारियां सौंपें। उन्हें महसूस कराएं कि वे टीम के भीतर महत्वपूर्ण हैं।

चरण 3: एक विज़न बनाएँ

जब कोई परिवर्तन होता है, तो एक दृष्टि होना आवश्यक है। दृष्टि हर किसी के लिए सब कुछ स्पष्ट करती है। जब आपके पास एक स्पष्ट दृष्टिकोण होता है, तो आपकी टीम के सदस्यों को पता होता है कि वे परिवर्तन की पहल पर क्यों काम कर रहे हैं और बाकी कर्मचारी जानते हैं कि आपकी टीम बदलाव क्यों कर रही है।

यदि आप एक दृष्टि के साथ आने वाली कठिनाइयों का सामना कर रहे हैं, तो जैक वेल्च द्वारा विनिंग के अध्याय एक (मिशन और मूल्य) को पढ़ें।

चरण 4: दृष्टि का संचार

परिवर्तन को लागू करने के लिए दृष्टि को प्राप्त करना आपके लिए केवल पर्याप्त नहीं है। आपको कंपनी में अपनी दृष्टि को संप्रेषित करने की आवश्यकता है।

यह संचार अक्सर और महत्वपूर्ण मंचों पर होना चाहिए। अपने प्रयास का समर्थन करने के लिए कंपनी के प्रभावशाली लोगों को प्राप्त करें। अपनी दृष्टि को संप्रेषित करने के लिए हर मौके का उपयोग करें; यह एक बोर्ड मीटिंग हो सकती है या सिर्फ लंच पर बात हो सकती है।

चरण 5: बाधाओं को दूर करना

बिना किसी बाधा के कोई परिवर्तन नहीं होता है। एक बार जब आप अपनी दृष्टि से संवाद करते हैं, तो आप केवल कर्मचारियों के एक अंश का समर्थन प्राप्त कर पाएंगे। हमेशा, ऐसे लोग होते हैं, जो बदलाव का विरोध करते हैं।

कभी-कभी, ऐसी प्रक्रियाएं और प्रक्रियाएं होती हैं जो बदलाव का विरोध करती हैं! हमेशा बाधाओं के लिए बाहर देखो और जैसे ही वे दिखाई देते हैं उन्हें हटा दें। इससे आपकी टीम के साथ-साथ बाकी कर्मचारियों का भी मनोबल बढ़ेगा।

चरण 6: त्वरित जीत के लिए जाओ

त्वरित जीत गति को बनाए रखने का सबसे अच्छा तरीका है। त्वरित जीत से, आपकी टीम को बहुत संतुष्टि होगी और कंपनी को तुरंत आपकी परिवर्तन पहल के फायदे दिखाई देंगे।

हर अब और फिर, विभिन्न हितधारकों के लिए एक त्वरित जीत का उत्पादन करते हैं, जो परिवर्तन प्रक्रिया से प्रभावित होते हैं। लेकिन हमेशा याद रखें कि दीर्घकालिक लक्ष्यों पर भी नजर रखें।

चरण 7: परिवर्तन परिपक्व को दें

जीत की जल्द घोषणा के कारण कई बदलाव की पहल विफल हो जाती है। यदि आपने जीत की घोषणा करते समय परिवर्तन को 100% लागू नहीं किया है, तो अंतराल को देखते हुए लोग असंतुष्ट होंगे।

इसलिए, परिवर्तन प्रक्रिया को 100% पूरा करें और इसे कुछ समय के लिए रहने दें। इससे पहले कि आप इसे 'ओवर' कहने से पहले लोगों के जीवन और संगठनात्मक प्रक्रियाओं में एकीकृत होने का अपना समय दें।

चरण 8: परिवर्तन को एकीकृत करें

लोगों के दैनिक जीवन और कॉर्पोरेट संस्कृति में परिवर्तन को एकीकृत करने के लिए तंत्र का उपयोग करें। संगठन में हो रहे बदलाव के हर पहलू की निगरानी के लिए एक सतत निगरानी तंत्र रखें। जब आप गैर-अनुपालन देखते हैं, तो तुरंत कार्य करें।

निष्कर्ष

लगातार बदलती कॉर्पोरेट दुनिया में, जो परिवर्तन का स्वागत करता है, वह प्रतियोगिता से आगे रहता है।

यदि आप अपने आस-पास हो रहे परिवर्तनों से बहुत सहज नहीं हैं, तो अपना कुछ समय 'हू मूव्ड माय चीज़' पढ़ने के लिए सुरक्षित रखें। डॉ। स्पेंसर जॉनसन द्वारा।

यह आपको पूरी कहानी बताएगा कि परिवर्तन की आवश्यकता क्यों है और आप जो करते हैं उसमें उत्कृष्टता प्राप्त करने के लिए परिवर्तन का उपयोग कैसे कर सकते हैं।

परिचय

अगर आप यह नहीं सोच पा रहे हैं कि आप क्या सोचते हैं और आप क्या चाहते हैं, तो आप अपने काम को कॉर्पोरेट माहौल में पूरा करने में ज्यादा सफल नहीं होंगे।

इसलिए, आपके लिए यह जानना आवश्यक है कि संचार बाधाएं क्या हैं, इसलिए यदि आप जानबूझकर या अनजाने में इस समय उनका अभ्यास करते हैं तो आप उनसे बच सकते हैं।

आम संचार अवरोधक

निम्नलिखित संचार अवरोधकों पर करीब से नज़र डालें जो आमतौर पर कॉर्पोरेट वातावरण में पाए जा सकते हैं:

आरोप लगा

आरोप लगाना और दोष देना संचार के सबसे विनाशकारी रूप हैं। आरोप लगाते समय, दूसरे व्यक्ति को लगता है कि आप मान लेते हैं कि वह दोषी है, यहां तक ​​कि कहानी के उनके पक्ष को सुने बिना भी।

कभी भी आरोप या दोष न दें जब तक कि कुछ असाधारण मुद्दों को संबोधित करने की अत्यधिक आवश्यकता न हो। कॉर्पोरेट माहौल में, आरोप लगाने और दोषारोपण बिल्कुल भी नहीं करना चाहिए।

आंकना

न्याय करना अवरोधकों में से एक है जो संचार में सूचना प्रवाह को रोकता है। एक उदाहरण के रूप में, यदि एक व्यक्ति को संदेह है कि आप उसे / उसके साथ न्याय करते हैं, तो वह आपके लिए नहीं खुलेगा और आपको वह सब बताएगा जो वे आपको बताना चाहते हैं।

इसके बजाय, वे आपको बताएंगे कि वे आपको बताने के लिए 'सुरक्षित' के रूप में क्या सोचते हैं। सुनिश्चित करें कि आप लोगों के साथ न्याय नहीं करते हैं जब आप उनके साथ संवाद करते हैं। न्याय करने से दूसरों को लगता है कि एक व्यक्ति बाकी की तुलना में उच्च स्तर पर है।

अपमान

अपमान करना आपको संचार में कहीं नहीं ले जाता है। क्या आपको किसी और का अपमान करना पसंद है? इसलिए, आपको किसी अन्य व्यक्ति का अपमान नहीं करना चाहिए, भले ही आप कितने गुस्से में हैं या आप दूसरों को कितना गलत समझते हैं।

दूसरों का अपमान करने के अलावा अपने स्वभाव को प्रबंधित करने के कई तरीके हैं। अपमान आपको कोई भी जानकारी प्रदान नहीं करता है जिसकी आपको आवश्यकता है।

निदान

यदि आप किसी अन्य व्यक्ति द्वारा कही गई बात का निदान करते हैं, तो वास्तव में करने से पहले दो बार सोचें। यदि आप कुछ का निदान करते हैं, तो आपको उस व्यक्ति की तुलना में अधिक विशेषज्ञता होनी चाहिए, जो मूल रूप से संचार से संबंधित है।

जब आप ऐसा करने के लिए एक उचित पृष्ठभूमि के बिना कुछ का निदान करने का प्रयास करते हैं, तो अन्य समझ जाते हैं जैसे कि आप दूसरे व्यक्ति पर अपनी विशेषज्ञता दिखाने की कोशिश कर रहे हैं।

यह एक संचार अवरोधक है और दूसरा व्यक्ति आपको वह सारी जानकारी प्रदान करने के लिए अनिच्छुक हो सकता है जो उसके पास है।

sarcasms

प्रभावी संचार करने के लिए, आपको दूसरों के प्रति सम्मान दिखाने की आवश्यकता है। यदि आप कोई सम्मान नहीं दिखाते हैं, तो आपको कोई जानकारी नहीं मिलती है। यह ठीक वैसा ही है जैसा कटाक्ष करता है।

यदि आप किसी व्यक्ति के प्रति व्यंग्यात्मक हो जाते हैं, तो वह व्यक्ति निश्चित रूप से आपके लिए महत्वपूर्ण मूल्यवान जानकारी वापस ले लेगा। अपनी समझदारी दिखाना एक बात है और कटाक्ष एक और!

वैश्विक

"हमेशा" या "कभी नहीं" जैसे शब्दों का उपयोग न करें। ये विचार-विमर्श में शामिल पक्षों को असहज बनाते हैं और साथ ही यह नकारात्मकता की धारणा को जन्म देते हैं।

ऐसे वैश्वीकरण के शब्दों से बचने की कोशिश करें और मुद्दे पर ध्यान देने की कोशिश करें।

धमकी या आदेश

यह समझना कि अन्य व्यक्ति क्या कहते हैं, संचार से एक सफल परिणाम के लिए महत्वपूर्ण है। जब संचार की बात आती है तो दूसरे व्यक्ति को समझने के बजाय अधिक ताकतवर होने के कई नकारात्मक परिणाम होते हैं।

खतरों और आदेशों के साथ, केवल एक-तरफ़ा संचार होता है और कुछ भी सहयोगात्मक नहीं होगा। इसलिए, संचार करते समय आपको खतरों या आदेशों से बचना आवश्यक है।

दखल

जब आप कुछ कहना चाहते हैं तो स्पष्ट करना अच्छी बात है, स्पष्ट किया। लेकिन अधिकांश बार, लोग किसी अन्य व्यक्ति को अपने विचार व्यक्त करने और जो कहा गया है उसका विरोध करने के लिए बाधित करते हैं।

जब इस तरह की रुकावटें होती हैं, तो बातचीत करने वाले व्यक्ति को लग सकता है कि आप अब वे जो कह रहे हैं उसमें कोई दिलचस्पी नहीं है। इसलिए, जब यह वास्तव में आवश्यक हो और केवल चीजों को स्पष्ट करने के लिए बाधित हो।

विषय बदलना

यदि दूसरा व्यक्ति किसी चीज के बारे में बात करना चाहता है, तो आपके द्वारा विषय बदलने से संचार में कुछ मुद्दों का परिणाम हो सकता है।

कुछ चर्चा के बीच में विषय बदलने से विषय पर आपकी रुचि की कमी के साथ-साथ आपकी अनिच्छा पर भी ध्यान दिया जा सकता है। इससे अनुत्पादक और अप्रभावी संचार परिणाम हो सकते हैं।

आश्वासन के लिए बुला रहा है

कभी-कभी, हम ऐसा करते हैं। जब कोई व्यक्ति आपसे कुछ कह रहा होता है, तो आप दूसरों से कही गई बातों के लिए आश्वस्त होने की कोशिश करते हैं।

यह व्यवहार पहले व्यक्ति को असहज बनाता है और यह एक संकेत है कि आप उस व्यक्ति पर विश्वास नहीं करते हैं या विश्वास नहीं करते हैं।

अगर आपको कही गई बातों पर भरोसा करने की ज़रूरत है, तो चर्चा या बातचीत खत्म होने के बाद इसे ज़्यादा निजी तरीके से करें।

निष्कर्ष

संचार बाधाएं वे हैं जिनसे आपको हमेशा बचना चाहिए। यदि आप एक व्यावसायिक संगठन के प्रबंधक हैं, तो आपको प्रत्येक संचार अवरोध को जानना चाहिए और उन्हें कॉर्पोरेट संस्कृति से दूर करना चाहिए।

दूसरों को शिक्षित करके संचार बाधाओं से बचने के लिए प्रोत्साहित करें। संचार बाधाओं के साथ, न तो प्रबंधन और न ही कर्मचारी वह हासिल कर पाएंगे जो वे चाहते हैं।

परिचय

एक संगठन में, सूचना आगे, पीछे और बग़ल में बहती है। इस सूचना प्रवाह को संचार के रूप में जाना जाता है। संचार चैनल इस जानकारी को संगठन के भीतर और अन्य संगठनों के साथ प्रवाह करने के तरीके का उल्लेख करते हैं।

संचार के रूप में ज्ञात इस वेब में, एक प्रबंधक एक लिंक बन जाता है। संचार वेब में प्रबंधक की स्थिति के आधार पर निर्णय और दिशाएं ऊपर या नीचे या बग़ल में बहती हैं।

उदाहरण के लिए, निचले स्तर के प्रबंधक की रिपोर्ट ऊपर की ओर बहेगी। एक अच्छे प्रबंधक को अपने कर्मचारियों को कुशलतापूर्वक प्रेरित करने, चलाने और व्यवस्थित करने के लिए है, और इस सब के लिए, उनके कब्जे में उपकरण बोले गए और लिखित शब्द हैं।

जानकारी के प्रवाह के लिए और अपने कर्मचारियों को संभालने के लिए एक प्रबंधक के लिए, एक प्रभावी संचार चैनल का होना जरूरी है।

एक संचार चैनल का कार्य

संचार के एक मॉडेम के माध्यम से, यह आमने-सामने की बातचीत या एक अंतर-विभाग ज्ञापन हो सकता है, जानकारी एक प्रबंधक से एक अधीनस्थ या इसके विपरीत तक प्रसारित होती है।

संचार प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण तत्व प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच प्रतिक्रिया तंत्र है।

इस तंत्र में, कर्मचारी प्रबंधकों को सूचित करते हैं कि उन्होंने कार्य को समझ लिया है जबकि प्रबंधक कर्मचारियों को कर्मचारियों के काम पर टिप्पणी और निर्देश प्रदान करते हैं।

एक संचार चैनल का महत्व

संचार चैनल में एक टूटने से सूचना का एक अक्षम प्रवाह होता है। कर्मचारी इस बात से अनजान होते हैं कि कंपनी उनसे क्या उम्मीद करती है। वे इस बात से बेख़बर हैं कि कंपनी में क्या चल रहा है।

इससे उन्हें उद्देश्यों और कंपनी में किसी भी बदलाव के बारे में संदेह हो जाएगा। इसके अलावा प्रभावी संचार के बिना, कर्मचारी कंपनी के दिमाग के बजाय विभाग के दिमाग वाले बन जाते हैं, और इससे उनके निर्णय लेने और कार्यस्थल में उत्पादकता प्रभावित होती है।

आखिरकार, यह समग्र संगठनात्मक उद्देश्यों को भी नुकसान पहुँचाता है। इसलिए, एक संगठन को प्रभावी ढंग से चलाने के लिए, एक अच्छे प्रबंधक को अपने कर्मचारियों से संवाद करने में सक्षम होना चाहिए कि उनसे क्या उम्मीद की जाती है, सुनिश्चित करें कि वे कंपनी की नीतियों और आगामी परिवर्तनों से पूरी तरह अवगत हैं।

इसलिए, संगठन को सुचारू रूप से चलाने के लिए कर्मचारियों की उत्पादकता को अनुकूलित करने के लिए प्रबंधकों द्वारा एक प्रभावी संचार चैनल लागू किया जाना चाहिए।

संचार चैनल के प्रकार

एक प्रबंधक को उपलब्ध संचार चैनलों की संख्या में पिछले 20 वर्षों में वृद्धि हुई है। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, मोबाइल तकनीक, इलेक्ट्रॉनिक बुलेटिन बोर्ड और फैक्स मशीन कुछ नई संभावनाएं हैं।

जैसे-जैसे संगठन आकार में बढ़ते हैं, प्रबंधक अपने संदेश को प्राप्त करने के लिए अकेले आमने-सामने के संचार पर भरोसा नहीं कर सकते हैं।

प्रबंधकों के सामने एक चुनौती आज यह निर्धारित करने की है कि प्रभावी संचार को पूरा करने के लिए उन्हें किस प्रकार के संचार चैनल का चयन करना चाहिए।

प्रबंधक के कार्य को आसान बनाने के लिए, संचार चैनलों के प्रकारों को तीन मुख्य समूहों में बांटा गया है: औपचारिक, अनौपचारिक और अनौपचारिक।

औपचारिक संचार चैनल

• एक औपचारिक संचार चैनल एक संगठन के लक्ष्यों, नीतियों और प्रक्रियाओं जैसी जानकारी प्रसारित करता है। इस प्रकार के संचार चैनल के संदेश कमांड की एक श्रृंखला का अनुसरण करते हैं। इसका मतलब है कि एक प्रबंधक से उसके अधीनस्थों तक जानकारी प्रवाहित होती है और वे बदले में कर्मचारियों के अगले स्तर तक सूचनाओं को पहुंचाते हैं।

• एक औपचारिक संचार चैनल का एक उदाहरण एक कंपनी का समाचार पत्र है, जो कर्मचारियों के साथ-साथ ग्राहकों को कंपनी के लक्ष्यों और दृष्टि का एक स्पष्ट विचार देता है। इसमें कमांड की श्रृंखला में ज्ञापन, रिपोर्ट, निर्देश, और अनुसूचित बैठकों के संबंध में जानकारी का हस्तांतरण भी शामिल है।

• एक व्यवसाय योजना, ग्राहक संतुष्टि सर्वेक्षण, वार्षिक रिपोर्ट, नियोक्ता की नियमावली, समीक्षा बैठकें सभी औपचारिक संचार चैनल हैं।

अनौपचारिक संचार चैनल

• औपचारिक कामकाजी माहौल के भीतर, हमेशा एक अनौपचारिक संचार नेटवर्क मौजूद होता है। संचार के सख्त पदानुक्रमित वेब अपने आप ही कुशलता से कार्य नहीं कर सकते हैं और इसलिए इस वेब के बाहर एक संचार चैनल मौजूद है। हालांकि इस प्रकार का संचार चैनल कमांड की श्रृंखला को बाधित कर सकता है, एक अच्छे प्रबंधक को औपचारिक और अनौपचारिक संचार चैनल के बीच ठीक संतुलन खोजने की आवश्यकता होती है।

• एक अनौपचारिक संचार चैनल का एक उदाहरण संगठन के कैफेटेरिया / कैंटीन में दोपहर का भोजन है। यहां, एक आरामदायक माहौल में, कर्मचारियों के बीच चर्चा को प्रोत्साहित किया जाता है। साथ ही, कर्मचारी प्रश्नों को संभालने के लिए हाथों पर दृष्टिकोण अपनाने के साथ चलने वाले प्रबंधक एक अनौपचारिक संचार चैनल का एक उदाहरण है।

• गुणवत्ता मंडलियां, टीम वर्क, विभिन्न प्रशिक्षण कार्यक्रम कमांड की श्रृंखला से बाहर हैं और इसलिए, अनौपचारिक संचार चैनलों की श्रेणी में आते हैं।

अनौपचारिक संचार चैनल

• अच्छे प्रबंधक इस तथ्य को पहचानेंगे कि कभी-कभी किसी संगठन के भीतर होने वाला संचार पारस्परिक होता है। हालांकि बैठक के मिनट कर्मचारियों के बीच चर्चा का विषय हो सकते हैं, खेल, राजनीति और टीवी शो भी मंजिल साझा करते हैं।

• एक संगठन में अनौपचारिक संचार चैनल संगठन का 'अंगूर' है। यह अंगूर के माध्यम से है कि अफवाहें फैलती हैं। इसके अलावा 'अंगूर' चर्चा में उलझे लोग अक्सर समूह बनाते हैं, जो संगठन के बाहर दोस्ती में बदल जाता है। जबकि अंगूर के सकारात्मक प्रभाव हो सकते हैं, अधिक बार अंगूर में परिचालित नहीं होने वाली सूचनाओं से अतिशयोक्ति होती है और इससे कर्मचारियों को अनावश्यक अलार्म हो सकता है। इस अनौपचारिक संचार चैनल में घूमने वाली सूचनाओं के लिए एक अच्छे प्रबंधक को निजी होना चाहिए और गलत सूचनाओं के प्रवाह को रोकने के लिए सकारात्मक उपाय करने चाहिए।

• एक अनौपचारिक संचार चैनल का एक उदाहरण कर्मचारियों के बीच सामाजिक समारोहों है।

निष्कर्ष

किसी भी संगठन में, तीन प्रकार के संचार चैनल मौजूद होते हैं: औपचारिक, अनौपचारिक और अनौपचारिक।

जबकि आदर्श संचार वेब एक औपचारिक संरचना है जिसमें अनौपचारिक संचार हो सकता है, अनौपचारिक संचार चैनल भी एक संगठन में मौजूद हैं।

इन विभिन्न चैनलों के माध्यम से, एक प्रबंधक के लिए अपने विचारों को प्राप्त करना और फिर कर्मचारियों को सुनना, अवशोषित करना, चमकाना और आगे संवाद करना महत्वपूर्ण है।

परिचय

हम सभी अपने दैनिक जीवन में संचार के महत्व को जानते हैं। संचार के कुछ तरीके के बिना कुछ भी नहीं हो सकता है, जो भी उद्देश्य के लिए खुद को व्यक्त करने के लिए उपयोग किया जा रहा है।

व्यावसायिक वातावरण में संचार और भी अधिक मूल्यवान होता है क्योंकि इसमें कई पार्टियां शामिल होती हैं। विभिन्न हितधारक, चाहे वे ग्राहक हों, कर्मचारी हों या मीडिया, हर समय एक-दूसरे को महत्वपूर्ण सूचनाएं भेज रहे हैं।

इसलिए हम लगातार किसी न किसी संचार का उपयोग कर रहे हैं या किसी अन्य को संदेश भेजने के लिए। आज उपलब्ध संचार के इन विभिन्न तरीकों के बिना, यह हमारे लिए उतना ही कुशलता से व्यवसाय करेगा जितना आज और उसी गति के साथ किया जाता है।

आइए कोशिश करते हैं और समझते हैं कि संचार के ये तरीके क्या हैं।

संचार के प्रकार

लोगों को प्रभावी ढंग से संवाद करने में मदद करने के लिए वर्षों में कई नए साधन सामने आए हैं।

मौखिक संचार

मौखिक संचार को संचार का सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला रूप कहा जा सकता है। चाहे वह अपने सहयोगियों को कुछ महत्वपूर्ण डेटा पेश करना हो या बोर्डरूम मीटिंग का नेतृत्व करना हो, ये कौशल महत्वपूर्ण हैं।

हम किसी निर्णय के अपने अधीनस्थों को सूचित करने, जानकारी प्रदान करने के लिए मौखिक रूप से लगातार शब्दों का उपयोग कर रहे हैं, और इसी तरह। यह फोन या आमने-सामने से किया जाता है।

प्राप्त करने वाले व्यक्ति को यह सुनिश्चित करने के लिए बहुत सावधानी बरतने की आवश्यकता होगी कि वह स्पष्ट रूप से समझता है कि क्या कहा जा रहा है।

इससे पता चलता है कि आपको अपने सुनने और बोलने के कौशल दोनों को साधना होगा, क्योंकि आपको अलग-अलग लोगों के साथ कार्यस्थल में दोनों भूमिकाओं को निभाना होगा।

लिखित संचार

लेखन का उपयोग तब किया जाता है, जब आपको एक प्रस्तुति देते समय आंकड़े और तथ्य जैसी विस्तृत जानकारी प्रदान करनी होती है।

यह आमतौर पर दस्तावेजों और अन्य महत्वपूर्ण सामग्रियों को हितधारकों को भेजने के लिए भी उपयोग किया जाता है जो बाद में उपयोग के लिए संग्रहीत किया जा सकता है क्योंकि इसे आसानी से रिकॉर्ड किया जा सकता है। अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेज जैसे अनुबंध, मेमो और मीटिंग के मिनट भी इस उद्देश्य के लिए लिखित रूप में हैं।

यह हाल के वर्षों में देखा जा सकता है, हालांकि, मौखिक संचार को लिखित संचार के तेज रूप से बदल दिया गया है और यह ईमेल है।

आप एक साथ कई व्यक्तियों के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और कई तरह के फोन कॉल का उपयोग कर सकते हैं। कुछ ग्लिट्स के अलावा जो हो सकते हैं, संचार के इन तरीकों ने संगठनों को एक लंबा रास्ता तय करने में मदद की है।

शारीरिक हाव - भाव

यद्यपि संचार के सबसे आम तरीकों को मौखिक रूप से या लिखित रूप में किया जाता है, जब प्रबंधन तकनीकों की बात आती है, तो गैर-मौखिक संचार की शक्ति को कभी भी कम करके नहीं आंका जाना चाहिए।

आपकी मुस्कुराहट, आपके हावभाव और शरीर की कई अन्य गतिविधियाँ आपके आसपास के लोगों को संदेश भेजती हैं। आपको अपने कर्मचारियों और ग्राहकों के साथ व्यवहार करते समय इस पर ध्यान देने की आवश्यकता है।

आंखों का संपर्क बनाए रखना हमेशा याद रखें। यह दर्शाता है कि आप गंभीर और आश्वस्त हैं कि क्या कहा जा रहा है।

हमें विभिन्न संचार विधियों की आवश्यकता क्यों है?

आप पूछ सकते हैं कि यह महत्वपूर्ण क्यों है कि हम एक संगठन में संचार के विभिन्न तरीकों का उपयोग करते हैं।

जवाब बहुत आसान है। इसका कारण वह निर्णायक भूमिका है जो संचार किसी व्यवसाय के प्रभावी कामकाज में निभाता है।

ई-मेल सुविधाओं के बिना आज एक संगठन की कल्पना करें। फिर एक ग्राहक एक महत्वपूर्ण प्रस्ताव कैसे जल्दी और सीधे नियोक्ता प्रभारी को भेज सकेगा? इसी तरह, एक संगठन को अपने काम को रोकना पड़ सकता है यदि कुछ प्रबंधक देश में नहीं हैं और इस तरह वे बोर्ड को एक प्रस्तुति देने में असमर्थ हैं।

लेकिन, निश्चित रूप से, यह आज वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की मदद से किया जा सकता है।

इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि संचार के विभिन्न तरीकों को नियोजित किया जाए।

सही विधि का चयन

यह महत्वपूर्ण है कि संचार के सबसे अधिक लागत प्रभावी तरीकों को किसी भी संगठन के लिए चुना जाए। बस एक प्रसिद्ध साधन होने के कारण संचार का एक तरीका चुनना मदद करने वाला नहीं है।

आपको विशेष रूप से अपने संगठन की जरूरतों को समझना होगा। कुछ प्रश्न हैं, जिन्हें आपको पूछना होगा:

• हमारा लक्षित दर्शक क्या है?

• हम इस तरह के साधन पर कितना खर्च करने को तैयार हैं?

• क्या यह लंबे समय में कर्मचारी उत्पादकता बढ़ाएगा?

• हम सबसे अधिक बार किस प्रकार की जानकारी भेजते हैं?

आपके द्वारा किए जाने वाले काम के प्रकार और आपके द्वारा भेजे जाने वाले संदेश के आधार पर आपके पास पूछने के लिए अधिक प्रश्न हो सकते हैं। याद रखें कि संचार का कोई 'सही' तरीका नहीं है। आपको अलग-अलग उद्देश्यों और कार्यों के लिए अलग-अलग तरीकों की आवश्यकता होगी।

निष्कर्ष

निष्कर्ष में, किसी संगठन में संचार के महत्व को हमेशा याद रखना महत्वपूर्ण है।

आपके द्वारा चुने गए संचार के तरीके एक तरह से आपके संगठन के प्रबंधन ढांचे को बनाते या तोड़ सकते हैं और ग्राहकों के साथ आपके संबंधों को भी प्रभावित कर सकते हैं, अगर ध्यान से नहीं चुना गया।

इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने प्रबंधन कार्यों में सहायता करने के लिए सही तरीकों को चुनने में कुछ समय बिताएं।

परिचय

दशकों से, मनुष्य ने संचार के महत्व को जाना है। आज, विभिन्न माध्यमों से जिससे कोई भी संवाद कर सकता है, दूसरे पक्ष को संदेश भेजना बहुत आसान हो गया है, जबकि यह कई दशक पहले था।

हर संगठन, चाहे उनकी विशेषज्ञता और वे कहाँ स्थित हैं, और वे किस पैमाने पर काम करते हैं, महसूस करते हैं और अच्छे संचार के महत्व को समझते हैं।

संगठनों के लिए यह संचार संगठन के भीतर और साथ ही बाहर के अन्य हितधारकों के साथ होता है।

इसलिए, किसी भी व्यावसायिक संगठन के लिए संचार मॉडल को समझना महत्वपूर्ण है, इसलिए वे संगठन में प्रभावी संचार बढ़ाने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं।

संचार को समझना

आज संचार मुख्य रूप से तीन प्रकार का है

• लिखित संचार, ईमेल, पत्र, रिपोर्ट, मेमो और विभिन्न अन्य दस्तावेजों के रूप में।

• मौखिक संचार। यह या तो आमने-सामने या फोन / वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग आदि पर होता है।

• एक तीसरे प्रकार का संचार, जिसका आमतौर पर उपयोग भी किया जाता है, लेकिन अक्सर कम करके आंका जाने वाला गैर-मौखिक संचार है, जो इशारों या यहां तक ​​कि केवल शरीर के आंदोलनों का उपयोग करके किया जाता है। ये भी दूसरे पक्ष को विभिन्न संकेत भेज सकते हैं और संचार की एक समान महत्वपूर्ण विधि है।

संचार का मूल प्रवाह नीचे चित्र में देखा जा सकता है। इस प्रवाह में, प्रेषक रिसीवर को एक संदेश भेजता है और फिर वे संचार प्रक्रिया पर प्रतिक्रिया साझा करते हैं।

संचार के तरीकों को भी ध्यान से विचार करने की आवश्यकता है इससे पहले कि आप अपने उद्देश्यों के लिए किस विधि का उपयोग करें। सभी लेनदेन के लिए सभी संचार विधियां काम नहीं करती हैं।

एक बार जब संचार के तरीकों को समझा जाता है, तो अगला कदम विभिन्न संचार मॉडल पर विचार करना होगा। संचार के महत्व के कारण, वर्षों से विशेषज्ञों द्वारा विभिन्न प्रकार के मॉडल पेश किए गए हैं।

मॉडल व्यापारिक संगठनों और अन्य संस्थानों को यह समझने में मदद करते हैं कि संचार कैसे काम करता है, संदेश कैसे प्रसारित किए जाते हैं, यह दूसरे पक्ष द्वारा कैसे प्राप्त किया जाता है, और संदेश को आखिरकार कैसे समझा और समझा जाता है।

विभिन्न संचार मॉडल

आइए, आजकल उपयोग किए जाने वाले कुछ प्रसिद्ध और अक्सर उपयोग किए जाने वाले संचार मॉडल पर एक नज़र डालें।

शैनन का मॉडल

संचार के शुरुआती मॉडल में से एक क्लॉड शैनन का मॉडल था। यह 1948 में पेश किया गया था।

इसने विभिन्न संचार मॉडल की नींव रखी जो आज हमारे पास है, और विभिन्न क्षेत्रों में संचार प्रक्रिया को बढ़ाने और बढ़ाने में बहुत मदद की है। इस मॉडल को कई बाद के संचार मॉडल की दादी के रूप में माना जा सकता है।

निम्नलिखित इस मॉडल का एक सरल चित्रण है।

ऊपर दिया गया चित्र स्पष्ट रूप से दिखाता है कि संचार कैसे होता है, और यह निर्धारित करने में भी मदद करता है कि क्या गलत हो सकता है।

शैनन के मॉडल में, सूचना स्रोत आमतौर पर एक व्यक्ति को संदर्भित करता है, जो तब ट्रांसमीटर के उपयोग के साथ एक संदेश भेजता है।

यह ट्रांसमीटर आज कोई भी उपकरण हो सकता है, फोन से लेकर कंप्यूटर और अन्य उपकरणों तक। जो संकेत भेजे और प्राप्त किए जाते हैं, वे संचार की विधि के आधार पर भिन्न हो सकते हैं।

NOISE नामक तल पर स्थित बॉक्स किसी भी सिग्नल को संदर्भित करता है जो संदेश को ले जाने में हस्तक्षेप कर सकता है। यह फिर से संचार की विधि पर निर्भर करेगा।

रिसीवर साधन है या दूसरी तरफ का व्यक्ति जो प्राप्त करता है। यह मॉडल संचार प्रक्रिया के कामकाज को समझने के लिए सबसे सरल मॉडल है।

बर्लो का मॉडल

एक अन्य प्रसिद्ध संचार मॉडल बेरलो का मॉडल है। इस मॉडल में, वह संदेश भेजने वाले व्यक्ति और रिसीवर के बीच संबंधों पर जोर देता है।

इस मॉडल के अनुसार, संदेश को ठीक से एन्कोड और डिकोड करने के लिए, स्रोत और रिसीवर दोनों के संचार कौशल सबसे अच्छे होने चाहिए। यदि दो बिंदु कुशल हैं, तो संचार अपने सबसे अच्छे रूप में होगा।

बेरलो के मॉडल में चार मुख्य घटक होते हैं और प्रत्येक घटक के अपने उप घटक होते हैं जो प्रत्येक के लिए सहायक कारकों का वर्णन करते हैं।

निम्नलिखित इस मॉडल का चित्रण है।

श्रामम का मॉडल

दूसरी ओर, श्रैम ने 1954 में जोर दिया कि प्रेषक और रिसीवर दोनों संचार में आने पर एनकोडर और डिकोडर की भूमिका निभाते हैं।

निम्नलिखित चित्र Schramm द्वारा प्रस्तावित मॉडल को दर्शाता है।

इन मॉडलों का पालन कई अन्य मॉडलों जैसे 'हेलिकल' मॉडल, अरस्तू के मॉडल और कई अन्य मॉडलों द्वारा किया गया है।

आपको हमेशा ध्यान रखना चाहिए कि इन मॉडलों में से प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान दोनों हैं। हालांकि कुछ संचार मॉडल पूरी प्रक्रिया को तोड़ने की कोशिश करते हैं ताकि समझने में आसान हो, वे हमेशा की तरह सरल नहीं होते हैं।

संचार मॉडल में कई जटिलताएं शामिल हैं। यह एक ऐसी चीज है जिसे समझने की प्रक्रिया में सावधानी से समझने की आवश्यकता है कि ये मॉडल कैसे काम करते हैं।

निष्कर्ष

आपको यह ध्यान रखने की जरूरत है कि संचार मॉडल के साथ आने वाली ये जटिलताएं केवल संचार को बहुत कठिन समझ सकती हैं।

यह सबसे अच्छा है कि दोनों पक्ष, स्रोत (प्रेषक) और रिसीवर, इस बारे में स्पष्ट हैं कि वे क्या चर्चा करना चाहते हैं। इसे संदेश के संदर्भ के रूप में भी जाना जाता है।

इससे यह समझना आसान हो जाता है कि दूसरी पार्टी बहुत अधिक परेशानी के बिना क्या कह रही है। संचार की प्रक्रिया, यदि सरल और बिंदु पर रखी जाती है, तो आमतौर पर बहुत अधिक मुद्दे नहीं होने चाहिए, और संदेश दोनों पक्षों द्वारा आसानी से समझा जाएगा।

परिचय

अक्सर आप ऐसे संगठनों के साथ आते हैं जो अच्छे संचार प्रबंधन के महत्व पर बल देते हैं। यह एक संगठन के लिए उचित संचार प्रबंधन के लिए अनुभवजन्य है।

एक बार यह हासिल हो जाने के बाद, संगठन अपने समग्र व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक कदम करीब है। संचार प्रबंधन एक व्यवस्थित योजना को संदर्भित करता है, जो संचार के चैनलों और सामग्री को लागू करता है और निगरानी करता है।

एक अच्छा प्रबंधक बनने के लिए, किसी के पास कर्मचारियों के साथ संवाद करने की बात आने पर आकस्मिक दृष्टिकोण होना चाहिए।

एक प्रभावी संचार प्रबंधन को कई परियोजनाओं के लिए एक जीवन रेखा माना जाता है जो एक संगठन के साथ-साथ संगठन के किसी भी विभाग द्वारा किया जाता है।

द पाँच डब्ल्यू ऑफ़ कम्युनिकेशन मैनेजमेंट

पांच डब्ल्यू संचार में महत्वपूर्ण हैं और एक प्रभावी संचार प्रबंधन के माध्यम से सफल होने के लिए एक परियोजना या संगठनात्मक समारोह के लिए संबोधित करने की आवश्यकता है।

संचार प्रबंधन के पाँच डब्ल्यू निम्नलिखित हैं:

• क्या जानकारी परियोजना के लिए आवश्यक है?

• किसे जानकारी की आवश्यकता है और किस प्रकार की जानकारी की आवश्यकता है?

• सूचना के लिए आवश्यक समय की अवधि क्या है?

• सूचना के किस प्रकार या प्रारूप की आवश्यकता है?

• वे व्यक्ति / व्यक्ति कौन हैं जो संघटित सूचना को प्रेषित करने के लिए जिम्मेदार होंगे?

पांच डब्ल्यू के संचार प्रबंधन केवल दिशा निर्देश हैं। इसलिए, आपको लागत और जानकारी तक पहुंच जैसे अन्य विचारों को ध्यान में रखना होगा।

संचार प्रक्रिया

संचार प्रबंधन का मुख्य उद्देश्य दो लोगों या एक समूह के बीच से सूचना का सहज प्रवाह सुनिश्चित करना है।

आइए हम एक आरेख के उपयोग के साथ संचार प्रक्रिया की जांच करें।

संचार प्रक्रिया में तीन मुख्य विभाजन होते हैं; प्रेषक एक संदेश को एक चैनल के माध्यम से रिसीवर तक पहुंचाता है। उपरोक्त आरेख के अनुसार, प्रेषक पहले एक विचार विकसित करता है, जिसे फिर एक संदेश के रूप में संसाधित किया जा सकता है।

यह संदेश रिसीवर को प्रेषित किया जाता है। रिसीवर को अपने अर्थ को समझने के लिए संदेश की व्याख्या करनी होगी।

जब व्याख्या की बात आती है, तो अर्थ को प्राप्त करने के लिए संदेश के संदर्भ का उपयोग किया जाना चाहिए। इसके अलावा, इस संचार प्रक्रिया मॉडल के लिए, आप एन्कोडिंग और डिकोडिंग का भी उपयोग करेंगे।

एन्कोडिंग एक संदेश को विकसित करने और डिकोडिंग को संदर्भित करता है, संदेश को व्याख्या करने या समझने के लिए संदर्भित करता है। आप फीडबैक फैक्टर को भी नोटिस करेंगे, जिसमें भेजने वाले और रिसीवर दोनों शामिल हैं।

किसी भी संचार प्रक्रिया के सफल होने के लिए प्रतिक्रिया महत्वपूर्ण है। फीडबैक तत्काल प्रबंधकों या पर्यवेक्षकों को यह विश्लेषण करने की अनुमति देता है कि अधीनस्थ कितनी अच्छी तरह से प्रदान की गई जानकारी को समझते हैं और काम के प्रदर्शन को जानते हैं।

संचार के तरीके

अकेले संचार प्रक्रिया को समझना प्रबंधकों या एक संगठन के लिए सफलता की गारंटी नहीं देगा। प्रबंधकों को संचार प्रक्रिया में उपयोग किए जाने वाले तरीकों के बारे में पता होना चाहिए।

संचार के मानक तरीके जो दुनिया भर के प्रबंधकों और संगठनों द्वारा व्यापक रूप से उपयोग किए जाते हैं या तो लिखित या मौखिक तरीके हैं।

इन दो तंत्रों के अलावा, संगठन के भीतर संचार का आकलन करने के लिए गैर-मौखिक संचार एक और प्रमुख तरीका है।

गैर-मौखिक संचार शरीर की भाषा का उपयोग संचार की एक विधि के रूप में करता है। इस पद्धति में इशारों, कार्यों, शारीरिक उपस्थिति के साथ-साथ चेहरे की उपस्थिति और दृष्टिकोण शामिल होंगे।

हालाँकि इनमें से अधिकांश विधियाँ संगठन के एक बड़े हिस्से के लिए उपयोग में हैं, लेकिन संचार की एक विधि के रूप में ई-मेल और अन्य इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों के उपयोग ने आमने-सामने संचार की आवश्यकता को कम कर दिया है।

यह कभी-कभी उन स्थितियों की ओर जाता है जहां शामिल दोनों पक्ष एक दूसरे पर भरोसा नहीं करते हैं या सहज महसूस करते हैं और संदेशों को भी आसानी से गलत समझा जा सकता है।

मौखिक संचार कौशल

मौखिक संचार का एक बड़ा हिस्सा सीधे संचार प्रबंधन में शामिल है। उदाहरण के लिए, यदि प्रबंधक बिक्री टीम को स्पष्ट नहीं करता है या उसे स्पष्ट नहीं करता है, तो इससे उद्देश्यों और उपलब्धियों में अंतर हो सकता है।

मौखिक संचार के दो पहलू हैं, सक्रिय सुनना और रचनात्मक प्रतिक्रिया।

सक्रिय होकर सुनना

यह वह जगह है जहां संदेश प्राप्त करने वाला व्यक्ति सूचना, व्याख्या और याद रखने पर ध्यान देता है।

जैसा कि आप जानते होंगे, सुनने से आपको ध्यान देने में मदद मिलती है और निम्नलिखित कुछ बिंदु हैं, जो सक्रिय सुनने को चित्रित करते हैं।

• संबंधित पार्टी के साथ संपर्क करना

• यदि यह स्पष्ट नहीं है, तो प्रश्नों को स्पष्ट करना सुनिश्चित करें

• इशारों का उपयोग करने से बचें, जो विचलित या असहज हैं

संरचनात्मक प्रतिक्रिया

यह वह जगह है जहां प्रबंधक ज्यादातर समय विफल रहते हैं। प्रतिक्रिया को रचनात्मक बनाने की आवश्यकता है और फिर यह कर्मचारियों को केवल आलोचना के बजाय अपने प्रदर्शन को आकार देने में मदद करेगा।

निष्कर्ष

किसी भी संगठन के आकार के बावजूद संचार प्रबंधन महत्वपूर्ण है। यह कंपनी के समग्र उद्देश्यों को प्राप्त करने में योगदान देता है और साथ ही एक सकारात्मक और अनुकूल वातावरण बनाता है।

संगठन के भीतर एक प्रभावी संचार प्रक्रिया से मुनाफे में वृद्धि, उच्च कर्मचारी संतुष्टि और ब्रांड पहचान को बढ़ावा मिलेगा।

परिचय

संगठनात्मक संघर्ष तब होता है जब दो या दो से अधिक पार्टियां, जिनके अलग-अलग उद्देश्य, मूल्य या दृष्टिकोण समान संसाधनों के लिए प्रतिस्पर्धा करते हैं। व्यक्तियों या विभागों के बीच असहमति के कारण मतभेद के कारण मतभेद उत्पन्न हो सकते हैं।

आम धारणा के विपरीत, सभी संगठनात्मक संघर्ष व्यवसाय या परियोजना के प्रभावी कामकाज के लिए हानिकारक नहीं हैं।

लोकप्रिय प्रबंधन सिद्धांतकारों ने इस तथ्य को मान्यता दी है कि समूह प्रदर्शन करने से पहले तूफान उठाते हैं, और एक अर्थ में, यह लाभप्रद हो सकता है, क्योंकि यह समस्याओं को खुले में लाता है, ऐसे मुद्दों को संतोषजनक ढंग से हल करने की आवश्यकता को संबोधित करता है, कर्मचारियों को स्वीकार्य समाधान खोजने के लिए प्रेरित करता है। संघर्ष में उलझा हुआ प्रत्येक विभाग या व्यक्ति एक-दूसरे के अंतर्निहित मतभेदों का सम्मान करना और लाभ उठाना सीखता है।

हालांकि, कुछ संघर्ष नियंत्रण से बाहर हो जाते हैं। यह कम कर्मचारी मनोबल अस्वीकार्य व्यवहार पैटर्न में परिणाम देता है, उत्पादकता को कम करता है और उन मतभेदों में वृद्धि का कारण बनता है जो पुलों को बनाने के लिए कठिन बनाते हैं।

संघर्षों को बढ़ाने वाले कार्यों की पहचान करना, अन्य जो मतभेदों को हल करते हैं और संघर्ष के साथ मुकाबला करने की विभिन्न विधि संघर्ष प्रबंधन के सभी भाग हैं जिनके बारे में नीचे विस्तार से चर्चा की गई है।

प्रबंधकीय कार्य जो संघर्ष का सामना करते हैं

निर्णय लेने की प्रक्रिया में बीमार-परिभाषित अपेक्षाएं, गैर-परामर्शी परिवर्तन और असहायता की भावनाएं संघर्ष को बढ़ाती हैं। गरीब संचार, नेतृत्व की एक आधिकारिक शैली और इंप्रोमेटू नियोजन इन समस्याओं के बहुत दिल में हैं।

अस्पष्ट उद्देश्य, संसाधनों का अपर्याप्त आवंटन, यह समय, धन या कार्मिक हो सकता है, और बुरी तरह से परिभाषित प्रक्रिया संरचनाएं ऐसे मुद्दों को और भी अधिक बढ़ा देती हैं। अहंकारी व्यवहार, वर्चस्व और खराब प्रबंधन तकनीकों के लिए अल्फा कुत्तों के बीच लड़ाई भी उग्र संघर्षों में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है।

समझ की कमी, एक बहाने वाली संस्कृति और जवाबदेही से बचना भी संघर्षों के हानिकारक प्रभावों को बढ़ाता है।

प्रबंधकीय कार्य जो संघर्षों को कम करते हैं

एक परामर्शी तरीके से अच्छी तरह से परिभाषित नौकरी विवरणों को तैयार करना, यह सुनिश्चित करना कि किसी भी ओवरलैप को कम से कम किया गया है और यह पता लगाने के लिए समय-समय पर समीक्षा की जा रही है कि इस तरह के दस्तावेज सटीक हैं, कर्मचारियों को अपने भाग्य पर नियंत्रण की भावना दें।

यह सहभागी दृष्टिकोण संघर्षों को कम करने में एक लंबा रास्ता तय करता है और बेहतर कार्य नैतिकता को बढ़ावा देता है।

विशिष्ट समस्याओं को हल करने के लिए क्रॉस-डिपार्टमेंटल टीमों का गठन करना, आउटबाउंड प्रशिक्षण का संचालन करना, जो टीम की भावना को बढ़ावा देता है, नियमित बैठक आयोजित करता है जहां प्रदर्शन पर प्रतिक्रिया दी जाती है और जहां चुनौतियों का सामना किया जाता है और समाधानों पर चर्चा की जाती है उनमें से कुछ अन्य संबंध निर्माण तकनीकों का उपयोग किया जाता है प्रगतिशील संगठन।

विभिन्न तरीकों से निपटने का विरोध

संघर्ष से निपटने के चार सबसे लोकप्रिय तरीकों को संक्षेप में लड़ाई, उड़ान, नकली या गुना के रूप में वर्णित किया जा सकता है ।

आगे विस्तार करने के लिए, लड़ना एक ऐसी जगह है जहाँ एक पक्ष दोहरावदार तर्क, लेबलिंग और नाम-कॉलिंग के माध्यम से दूसरे पर हावी हो जाता है।

उड़ान वह है जहां लोग समस्याओं का सामना करने के बजाय उन्हें दूर भगाते हैं और संघर्ष को संभालने के साधन के रूप में टालते हैं। फेकिंग, जैसा कि इसके नाम का तात्पर्य है, प्रस्तुत समाधान के लिए सहमत होने का मतलब है, हालांकि वास्तव में, विपरीत सच है।

फोल्डिंग वह जगह है जहां किसी व्यक्ति को भूरापन के माध्यम से समाधान के लिए सहमत किया जाता है। हालांकि, पूर्वोक्त पद्धति में से कोई भी लंबी अवधि में संतोषजनक परिणाम नहीं देगा।

आज भी, समझौता और सहयोग एक इष्टतम तरीके से संघर्षों को हल करने में एक लंबा रास्ता तय करते हैं, क्योंकि दोनों अधिकांश भाग के लिए जीत-जीत की स्थिति हैं, जिसके बाद, इच्छुक पार्टियां एक समान लक्ष्य तक पहुंचने के लिए मिलकर काम कर सकती हैं।

प्रभावी संवाद संघर्ष के समाधान का मार्ग प्रशस्त करता है। यदि असहमति को दोनों पक्षों द्वारा स्वयं हल नहीं किया जा सकता है, तो तीसरे पक्ष के मध्यस्थ या परामर्शदाता को सर्वोत्तम परिणामों के लिए परामर्श करने की आवश्यकता हो सकती है।

संघर्ष के संकल्प के लिए आवश्यक कौशल

संचार कौशल, बातचीत कौशल और पूरी तस्वीर देखने की क्षमता संघर्ष प्रबंधन में आवश्यक कौशल हैं। सुनने के कौशल और समाधान खोजने की क्षमता जो किसी भी पार्टी के हित से समझौता नहीं करते हैं, संघर्ष प्रबंधन को संभालने के दौरान भी विकसित होने के लायक हैं।

संघर्ष प्रबंधन में कदम

• समस्या को पहचानो।

• सीमित संसाधन या बाधा की पहचान करें जो आम तौर पर संघर्ष के मूल कारण पर है।

• सहभागितापूर्ण संवाद में संलग्न हों और ऐसे समाधानों की एक श्रृंखला खोजें जो सभी संबंधित पक्षों को स्वीकार्य होंगे।

• देखें कि कौन से समाधान संगठनात्मक उद्देश्यों के साथ टकराते हैं और कंपनी की संस्कृति के अनुरूप नहीं हैं।

• उन लोगों को हटा दें जो आपसी समझ या स्वीकृति को बढ़ावा नहीं देते हैं।

• सबसे अच्छा समाधान चुनें जो ज्यादातर लोगों को संतुष्ट करते हैं और इसे लागू करते हैं।

निष्कर्ष

संगठनों या राष्ट्रों के बीच भी किसी के व्यक्तिगत जीवन में संघर्ष अपरिहार्य है।

इसके कुछ उल्लेखनीय फायदे हैं अगर इसे सही तरीके से संभाला जाए क्योंकि यह समस्याओं को खुले में लाता है और इच्छुक पार्टियों को ऐसे समाधान खोजने के लिए मजबूर करता है जो सभी के लिए स्वीकार्य हों। हालांकि, नियंत्रण से बाहर होने वाले संघर्ष समीकरण में हर किसी के लिए हानिकारक हैं, इसलिए संघर्ष प्रबंधन एक आवश्यकता बन जाता है।

कुछ बुनियादी कौशल, कुछ ज्ञान, और दिल में संगठन का सबसे अच्छा हित होने के साथ-साथ अपने लोगों के लिए सम्मान के साथ, संघर्ष को काफी हद तक संभालने में एक लंबा रास्ता तय करेगा।

संकट प्रबंधन क्या है?

किसी भी संगठन या व्यवसाय में, यह हमेशा आवश्यक होता है कि आप ऐसी किसी भी समस्या के लिए तैयार हों जो कम से कम अपेक्षित हो।

यह इस तरह से है कि आप इन मुद्दों से निपटते हैं कि आपके व्यवसाय की सफलता किस आधार पर होगी। यह एक सर्वविदित तथ्य है कि किसी संगठन को सबसे बड़ा झटका बड़ी अप्रत्याशित आपदाओं से आता है, जो प्रायः सभी को छोड़कर, प्रबंधन से लेकर जनता तक भ्रम की स्थिति में आती हैं।

हालांकि कोई भी संगठन बड़ा या प्रसिद्ध नहीं है, जो विभिन्न संकटों से मुक्त है। इसमें आपके कंप्यूटर सिस्टम के विफल होने या इससे भी बदतर, बुनियादी ढांचे को पूरी तरह से नष्ट होने जैसी परिस्थितियां शामिल हो सकती हैं।

संकट प्रबंधन ने प्रबंधन के क्षेत्र में हाल ही में प्रवेश किया है, लेकिन तब से प्रमुख प्रबंधन आपदाओं की रोकथाम में बहुत बड़ा योगदान दिया है।

एक संकट को समझना

आम तौर पर किस संकट प्रबंधन की आवश्यकता होती है कि आप कुछ ऐसे संकटों का पूर्वानुमान लगाते हैं जो आपको लगता है कि निकट भविष्य में आपके संगठन को संकट में डाल सकते हैं।

फिर आप भी एक समाधान के साथ आते हैं कि आप इस तरह के संकट से कैसे निपटेंगे। इसके लिए आपको उन सभी चरणों की एक स्पष्ट योजना की आवश्यकता होगी जो इस तरह की स्थिति उत्पन्न हो।

हालांकि, यह हमेशा ऐसा नहीं हो सकता है कि संगठन के पास इस तरह के संकट की तैयारी के लिए समय है। ऐसी स्थिति में, प्रबंधन टीम को नुकसान की मात्रा को कम करने और संकट से उबरने के लिए काम करना होगा।

संकट के प्रकार

यह महत्वपूर्ण है कि आपको विभिन्न प्रकार के संकटों के बारे में अच्छी समझ हो जो बहुत शुरुआत में हो सकते हैं।

यह महत्वपूर्ण है क्योंकि सभी संकटों को एक ही तरीके से नियंत्रित नहीं किया जा सकता है और इसे लागू करने के लिए विभिन्न तरीकों और विभिन्न तकनीकों की आवश्यकता होगी। यद्यपि कई प्रकार के संकटों को कई प्रकारों में वर्गीकृत किया जा सकता है, लेकिन सबसे आम श्रेणियां इस प्रकार हैं:

• Financial crises- यह किसी भी संगठन के लिए एक बड़ी समस्या होगी, लेकिन अन्य प्रकार के संकटों की तुलना में काफी हद तक काफी हद तक अनुमानित है। इस तरह का संकट मूल रूप से दिवालियापन की दिशा में बढ़ रहे संगठन को शामिल करेगा।

• Natural disasters- इस प्रकार का संकट बेहद अप्रत्याशित है और कभी भी आ सकता है। ऐसी स्थितियों के कई उदाहरण आज दिए जा सकते हैं, उदाहरण के लिए, कुछ साल पहले चीन जैसे देशों में आए भूकंप और सुनामी और तूफान जैसी अन्य आपदाएं, आपको ऐसी स्थिति का सामना करने के लिए हमेशा तैयार रहना चाहिए।

• Technological crises- यह वह जगह है जहां विभिन्न उपकरणों और मशीनरी के कामकाज में विफलता के कारण एक प्रणाली ध्वस्त हो जाती है। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, कंप्यूटर सिस्टम की विफलता इस तरह के संकट का एक उदाहरण है। ये संकट मानवीय त्रुटि या इस्तेमाल की गई प्रणाली में दोष के कारण हो सकते हैं जिसके कई परिणाम होते हैं। इसमें रासायनिक फैल और तेल रिसाव भी शामिल हो सकते हैं। एक प्रसिद्ध मामला 1986 में चेरनोबिल परमाणु ऊर्जा संयंत्र का है, जिसने बहुत नुकसान पहुंचाया।

• Political & Social - दुनिया भर में मौजूदा राजनीतिक माहौल के साथ, आप सुरक्षा के लिए किसी भी खतरे और आतंकवादी गतिविधि के किसी भी रूप को ध्यान में रखना चाह सकते हैं।

कोई भी संगठन आंतरिक राजनीति और कार्यबल के विभिन्न स्तरों के बीच असहमति से मुक्त नहीं है।

इसलिए यह आवश्यक है कि आप हमेशा इस बात का ध्यान रखें कि उच्च पदस्थ कार्यकर्ता हमेशा किसी महत्वपूर्ण परियोजना के बीच में ही इस्तीफा दे सकते हैं या कार्यकर्ता संगठन के कुछ पहलुओं को चलाने के तरीके से अपनी असहमति व्यक्त करने के लिए हड़ताल या विरोध की योजना बना सकते हैं।

यह जानना कि कर्मचारी असंतुष्टता का प्रबंधन कैसे किया जाता है, इसलिए भविष्य में किसी भी झगड़े को रोकने के लिए महत्वपूर्ण है, संगठन द्वारा किए जा रहे कार्य की प्रगति को बाधित करना।

एक प्रभावशाली संकट के लिए योजना

बिना किसी स्पष्ट योजना के कि कैसे संकटों से निपटना है जो बहुत शुरुआत में हो सकते हैं, आप केवल संगठन को अधिक से अधिक समस्याओं में खींच लेंगे।

यह बहुत महत्वपूर्ण है कि कोई नेता की भूमिका निभाता है और योजना के सभी पहलुओं को पूरा करने के लिए एक गतिशील टीम चुनता है।

यह प्रबंधन टीम है जिसे न केवल यह पता लगाना होगा कि किस प्रकार के संकट उत्पन्न हो सकते हैं, लेकिन फिर विभिन्न रणनीतियों का अध्ययन करें जिन्हें कम से कम लागू किया जा सकता है या यहां तक ​​कि किसी भी नुकसान को रोकने के लिए लागू किया जा सकता है।

अगला कदम तब इन रणनीतियों को आज़माना और देखना होगा कि क्या यह काम करेगा।

ऐसे समय में, आपका संगठन अन्य संगठनों से बहुत लाभान्वित होगा जो आपको सबसे अधिक संभव हद तक संकटों को कम करने में मदद करने के लिए अमूल्य संसाधन प्रदान करने में सक्षम होंगे।

संकटों से निपटना

यह ध्यान रखना आवश्यक है कि जब कोई संकट होता है तो आपको मीडिया और विभिन्न हितधारकों से निपटने के लिए एक प्रतिक्रिया टीम तैयार करने की आवश्यकता होती है।

इन सभी पक्षों को दी गई स्थिति के बारे में जानकारी की आवश्यकता होगी और इससे निपटने के लिए क्या किया जा रहा है। इसके लिए आपको लक्षित दर्शकों को ध्यान में रखते हुए एक स्पष्ट संकट संचार योजना की आवश्यकता होती है।

याद रखें कि प्रत्येक समूह को एक अलग तरीके से नियंत्रित करने की आवश्यकता है; ग्राहकों को संगठन के कर्मचारियों जैसी ही जानकारी की आवश्यकता नहीं हो सकती है, और इसी तरह।

निष्कर्ष

अपने हाथों से बाहर जाने से किसी संकट को सफलतापूर्वक नियंत्रित करने का एकमात्र तरीका हमेशा एक अच्छी योजना और एक अच्छी टीम है जो विभिन्न परिस्थितियों से निपटने के लिए तैयार रहती है।

इन रणनीतियों के साथ, आप हमेशा संगठन को होने वाले नुकसान को काफी हद तक कम कर पाएंगे।

परिचय

जब यह एक परियोजना की बात आती है, तो इसमें संभावित लीड समय की कम सीमा होती है। यह मूल रूप से परियोजना से जुड़ी लागत को निर्धारित करता है।

एक परियोजना की महत्वपूर्ण श्रृंखला आश्रित कार्य है जो संभावित लीड समय की निचली सीमा को परिभाषित करती है। इसलिए, यह मानना ​​सुरक्षित है कि महत्वपूर्ण श्रृंखला अनुक्रमित निर्भर कार्यों से बनी है। महत्वपूर्ण श्रृंखला निर्धारण (CCS) में, ये निर्भर कार्य सबसे प्रभावी और लाभकारी तरीके से निर्धारित किए जाते हैं।

जब यह महत्वपूर्ण श्रृंखला निर्धारण की बात आती है, तो महत्वपूर्ण श्रृंखला को निर्धारित करने के लिए निर्भरता का उपयोग किया जाता है। इस मामले में, दो प्रकार की निर्भरता का उपयोग किया जाता है; हाथों पर निर्भरताएँ और संसाधन निर्भरताएँ।

हाथों की निर्भरता

इसका सीधा सा मतलब है कि एक कार्य का आउटपुट दूसरे के लिए इनपुट है। इसलिए, पहला काम पूरा होने तक बाद वाला काम शुरू नहीं किया जा सकता है।

संसाधन निर्भरता

इस स्थिति में, एक कार्य एक संसाधन का उपयोग कर रहा है, इसलिए दूसरा कार्य तब तक शुरू नहीं किया जा सकता है जब तक कि पहला कार्य पूरा न हो जाए और संसाधन मुक्त न हो जाए।

सरल में, पारंपरिक परियोजना प्रबंधन शब्दावली का उपयोग करते हुए, महत्वपूर्ण श्रृंखला को "संसाधन विवश महत्वपूर्ण पथ" के रूप में समझाया जा सकता है।

सीसीएस और परियोजना प्रबंधन

क्रिटिकल चेन शेड्यूलिंग एक परियोजना के "बदलाव के प्रभाव" की सराहना करता है। आमतौर पर, परियोजना प्रबंधन में, भिन्नता का प्रभाव सांख्यिकीय मॉडल जैसे PERT या Mote कार्लो विश्लेषण का उपयोग करके पाया जाता है। क्रिटिकल चेन शेड्यूलिंग "बफर" नामक अवधारणा के साथ विचरण के प्रभाव को पूरक करता है।

हम बाद में बफर के बारे में अधिक चर्चा करेंगे। बफर मूल रूप से महत्वपूर्ण श्रृंखला को अन्य गैर-महत्वपूर्ण श्रृंखलाओं में भिन्नता से बचाता है, जिससे महत्वपूर्ण श्रृंखला वास्तव में महत्वपूर्ण हो जाती है।

एक बफर क्या है?

महत्वपूर्ण श्रृंखला निर्धारण में बफ़र सबसे दिलचस्प अवधारणाओं में से एक है। परियोजना की सफलता सुनिश्चित करने के लिए बफ़र्स का निर्माण और परियोजना में लगाया जाता है। बफ़र भिन्न डिलीवरी से महत्वपूर्ण डिलीवरी की तारीखों की रक्षा करता है।

एक उचित आकार के "फीडिंग बफर" के साथ, महत्वपूर्ण श्रृंखला में निर्भर कार्य जो गैर-महत्वपूर्ण श्रृंखला के कार्यों के उत्पादन पर निर्भर है, कार्य को जल्द से जल्द शुरू करने का एक बड़ा अवसर है क्योंकि महत्वपूर्ण श्रृंखला में इसके पूर्ववर्ती निर्भर कार्य समाप्त हो गया है। इसलिए, फीडिंग बफर के साथ, महत्वपूर्ण श्रृंखला में निर्भर कार्यों को गैर-महत्वपूर्ण श्रृंखला कार्यों के पूरा होने के लिए इंतजार नहीं करना पड़ता है।

यह सुनिश्चित करता है कि महत्वपूर्ण श्रृंखला परियोजना के पूरा होने की दिशा में तेजी से आगे बढ़ती है।

जब एक संगठन में कई परियोजनाएं चल रही होती हैं, तो महत्वपूर्ण श्रृंखला समयबद्धन "क्षमता बफ़र्स" नामक कुछ काम करता है। इन बफ़र्स का उपयोग किसी प्रोजेक्ट में किसी अन्य प्रोजेक्ट को प्रभावित करने वाले मुख्य संसाधन प्रदर्शन भिन्नताओं को अलग करने के लिए किया जाता है।

संसाधन बफ़र प्रोजेक्ट प्रगति के लिए संसाधनों द्वारा प्रभाव का प्रबंधन करने के लिए परियोजनाओं के लिए नियोजित बफर के अन्य प्रकार हैं।

क्रिटिकल चेन बनाम क्रिटिकल पाथ

आमतौर पर, महत्वपूर्ण पथ परियोजना की शुरुआत से परियोजना के अंत तक जाता है। इसके बजाय, महत्वपूर्ण श्रृंखला परियोजना को सौंपे गए बफर की शुरुआत में समाप्त होती है। इस बफ़र को "प्रोजेक्ट बफ़र" कहा जाता है। यह महत्वपूर्ण पथ और महत्वपूर्ण श्रृंखला के बीच मूलभूत अंतर है। जब यह महत्वपूर्ण पथ पर आता है, तो गतिविधि अनुक्रमण किया जाता है। लेकिन महत्वपूर्ण श्रृंखला के साथ, महत्वपूर्ण श्रृंखला समय-निर्धारण किया जाता है।

जब यह परियोजना अनुसूची की बात आती है, तो महत्वपूर्ण पथ मील के पत्थर और समय सीमा के प्रति अधिक व्यक्तिपरक है। महत्वपूर्ण पथ में, संसाधन उपयोग के लिए अधिक जोर नहीं दिया जाता है। इसलिए, कई विशेषज्ञों का मानना ​​है कि महत्वपूर्ण पथ वह है जो आपको परियोजना के संसाधनों के स्तर से पहले मिलता है। इसका एक अन्य कारण, महत्वपूर्ण मार्ग में, हाथों पर निर्भरता को प्राथमिकता दी जाती है।

जब यह महत्वपूर्ण श्रृंखला की बात आती है, तो इसे परियोजना के कार्यों के संसाधन-स्तरीय सेट के रूप में अधिक परिभाषित किया जाता है।

महत्वपूर्ण श्रृंखला निर्धारण के लिए सॉफ्टवेयर

क्रिटिकल पाथ मेथडोलॉजी के लिए समान, क्रिटिकल चेन शेड्यूलिंग के लिए सॉफ्टवेयर है। इस सॉफ़्टवेयर को "स्टैंडअलोन" और "क्लाइंट-सर्वर" श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है। यह सॉफ्टवेयर डिफ़ॉल्ट रूप से मल्टी-प्रोजेक्ट वातावरण का समर्थन करता है। इसलिए, यह सॉफ्टवेयर तब उपयोगी होता है जब किसी बड़े संगठन के बड़े प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो के प्रबंधन की बात आती है।

निष्कर्ष

क्रिटिकल चेन शेड्यूलिंग एक कार्यप्रणाली है जो संसाधन-लेवलिंग पर केंद्रित है। यद्यपि निर्भर कार्य ज्यादातर परियोजना की समयसीमा को परिभाषित करते हैं, संसाधन उपयोग एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। एक कार्यप्रणाली जैसे कि महत्वपूर्ण पथ वातावरण में अत्यधिक सफल हो सकता है, जहां कोई संसाधन की कमी नहीं है। लेकिन वास्तव में, यह मामला नहीं है।

सीमित संसाधनों और संसाधन-स्तर के साथ चलने वाली परियोजनाएं व्यावहारिकता की बात आती है। इसलिए, महत्वपूर्ण श्रृंखला समयबद्धन उनके वितरण को प्रबंधित करने के लिए संसाधन गहन परियोजनाओं के लिए बेहतर उत्तर देता है।

परिचय

यदि आप परियोजना प्रबंधन में हैं, तो मुझे यकीन है कि आपने पहले ही 'महत्वपूर्ण पथ विधि' शब्द सुना होगा।

यदि आप विषय के लिए नए हैं, तो 'महत्वपूर्ण पथ' को समझने के साथ शुरू करना और फिर 'महत्वपूर्ण पथ विधि' पर जाना सबसे अच्छा है।

महत्वपूर्ण पथ एक परियोजना के शुरू से अंत तक अनुक्रमिक गतिविधियां हैं। हालांकि कई परियोजनाओं में केवल एक महत्वपूर्ण पथ होता है, कुछ परियोजनाओं में परियोजना में प्रयुक्त प्रवाह तर्क के आधार पर एक से अधिक महत्वपूर्ण पथ हो सकते हैं।

यदि महत्वपूर्ण पथ के तहत किसी भी गतिविधि में देरी होती है, तो परियोजना के वितरण में देरी होगी।

ज्यादातर समय, अगर इस तरह की देरी होती है, तो समय सीमा प्राप्त करने के लिए परियोजना त्वरण या पुन: अनुक्रमण किया जाता है।

क्रिटिकल पाथ मेथड गणितीय गणनाओं पर आधारित है और इसका उपयोग प्रोजेक्ट गतिविधियों को शेड्यूल करने के लिए किया जाता है। इस विधि को पहली बार 1950 में रेमिंगटन रैंड कॉर्पोरेशन और ड्यूपॉन्ट कॉरपोरेशन के बीच एक संयुक्त उद्यम के रूप में पेश किया गया था।

प्रारंभिक महत्वपूर्ण पथ विधि का उपयोग संयंत्र रखरखाव परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए किया गया था। यद्यपि मूल विधि निर्माण कार्य के लिए विकसित की गई थी, लेकिन इस पद्धति का उपयोग किसी भी परियोजना के लिए किया जा सकता है जहां अन्योन्याश्रित गतिविधियां हैं।

महत्वपूर्ण पथ विधि में, किसी प्रोग्राम या प्रोजेक्ट की महत्वपूर्ण गतिविधियों की पहचान की जाती है। ये ऐसी गतिविधियाँ हैं जिनका परियोजना की पूर्णता तिथि पर सीधा प्रभाव पड़ता है।

महत्वपूर्ण पथ विधि में महत्वपूर्ण कदम

आइए नजर डालते हैं कि व्यवहार में महत्वपूर्ण मार्ग विधि का उपयोग कैसे किया जाता है। परियोजना नियोजन चरण में महत्वपूर्ण पथ विधि का उपयोग करने की प्रक्रिया के छह चरण हैं।

चरण 1: गतिविधि विनिर्देश

प्रोजेक्ट में शामिल गतिविधियों की पहचान करने के लिए आप वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) का उपयोग कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण पथ विधि के लिए मुख्य इनपुट है।

गतिविधि विनिर्देश में, महत्वपूर्ण पथ विधि के लिए केवल उच्च-स्तरीय गतिविधियों का चयन किया जाता है।

जब विस्तृत गतिविधियों का उपयोग किया जाता है, तो महत्वपूर्ण पथ विधि प्रबंधित करने और बनाए रखने के लिए बहुत जटिल हो सकती है।

चरण 2: गतिविधि अनुक्रम स्थापना

इस चरण में, सही गतिविधि अनुक्रम स्थापित किया गया है। उसके लिए, आपको अपनी सूची के प्रत्येक कार्य के लिए तीन प्रश्न पूछने होंगे।

• इस कार्य के होने से पहले कौन से कार्य होने चाहिए।

• इस कार्य को उसी समय में पूरा किया जाना चाहिए।

• इस कार्य के तुरंत बाद कौन से कार्य होने चाहिए।

चरण 3: नेटवर्क आरेख

एक बार गतिविधि अनुक्रम की सही पहचान हो जाने के बाद, नेटवर्क आरेख खींचा जा सकता है (ऊपर दिए गए नमूना आरेख को देखें)।

हालाँकि शुरुआती आरेख कागज पर तैयार किए गए थे, लेकिन इस उद्देश्य के लिए प्राइमेरा जैसे कई कंप्यूटर सॉफ्टवेअर हैं।

चरण 4: प्रत्येक गतिविधि के लिए अनुमान

यह WBS आधारित अनुमान पत्र से प्रत्यक्ष इनपुट हो सकता है। अधिकांश कंपनियां कार्यों के आकलन के लिए 3-पॉइंट अनुमान पद्धति या COCOMO आधारित (फ़ंक्शन पॉइंट आधारित) आकलन विधियों का उपयोग करती हैं।

आप प्रक्रिया के इस चरण के लिए ऐसी अनुमान जानकारी का उपयोग कर सकते हैं।

चरण 5: महत्वपूर्ण पथ की पहचान

इसके लिए, आपको नेटवर्क की प्रत्येक गतिविधि के चार मापदंडों को निर्धारित करने की आवश्यकता है।

• प्रारंभिक प्रारंभ समय (ES) - पिछली निर्भर गतिविधियों के समाप्त होने के बाद सबसे कम समय में एक गतिविधि शुरू हो सकती है।

• प्रारंभिक समय समाप्त (EF) - ES + गतिविधि अवधि।

• नवीनतम समाप्त समय (LF) - नवीनतम समय एक गतिविधि परियोजना को विलंबित किए बिना समाप्त कर सकती है।

• नवीनतम प्रारंभ समय (LS) - LF - गतिविधि अवधि।

किसी गतिविधि के लिए फ्लोट का समय सबसे प्रारंभिक (ES) और नवीनतम (LS) प्रारंभ समय के बीच या सबसे शुरुआती (EF) और नवीनतम (LF) के बीच का समय होता है।

फ्लोट के समय के दौरान, परियोजना की समाप्ति तिथि को विलंब किए बिना एक गतिविधि में देरी हो सकती है।

महत्वपूर्ण पथ नेटवर्क आरेख का सबसे लंबा पथ है। महत्वपूर्ण पथ में गतिविधियों का परियोजना की समय सीमा पर प्रभाव पड़ता है। यदि इस पथ की एक गतिविधि में देरी हो रही है, तो परियोजना में देरी होगी।

यदि परियोजना प्रबंधन को परियोजना में तेजी लाने की आवश्यकता है, तो महत्वपूर्ण पथ गतिविधियों के लिए समय कम किया जाना चाहिए।

चरण 6: परियोजना की प्रगति दिखाने के लिए महत्वपूर्ण पथ आरेख

क्रिटिकल पाथ डायग्राम एक जीवित कला है। इसलिए, कार्य पूरा होने के बाद इस आरेख को वास्तविक मूल्यों के साथ अपडेट किया जाना चाहिए।

यह समय सीमा के लिए अधिक यथार्थवादी आंकड़ा देता है और परियोजना प्रबंधन यह जान सकता है कि क्या वे डिलिवरेबल्स के बारे में ट्रैक पर हैं।

महत्वपूर्ण पथ विधि के लाभ

महत्वपूर्ण पथ विधियों के निम्नलिखित फायदे हैं:

• परियोजना की गतिविधियों का एक दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करता है।

• कार्यों और समग्र परियोजना को पूरा करने का समय प्रस्तुत करता है।

• महत्वपूर्ण गतिविधियों की ट्रैकिंग।

निष्कर्ष

किसी भी प्रोजेक्ट-प्लानिंग चरण के लिए महत्वपूर्ण पथ की पहचान आवश्यक है। यह परियोजना प्रबंधन को समग्र परियोजना की सही समाप्ति तिथि और फ्लोट गतिविधियों को लचीलापन देता है।

एक महत्वपूर्ण पथ आरेख को वास्तविक जानकारी के साथ लगातार अद्यतन किया जाना चाहिए जब गतिविधि की लंबाई / परियोजना अवधि की भविष्यवाणियों को परिष्कृत करने के लिए परियोजना आगे बढ़ती है।

परिचय

निर्णय लेना किसी भी इंसान के लिए एक दैनिक गतिविधि है। इसके बारे में कोई अपवाद नहीं है। जब व्यावसायिक संगठनों की बात आती है, तो निर्णय लेना एक आदत है और एक प्रक्रिया भी।

प्रभावी और सफल निर्णय कंपनी को लाभ पहुंचाते हैं और असफल लोग नुकसान उठाते हैं। इसलिए, किसी भी संगठन में कॉर्पोरेट निर्णय लेने की प्रक्रिया सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया है।

निर्णय लेने की प्रक्रिया में, हम कुछ संभावित विकल्पों में से एक कोर्स का चयन करते हैं। निर्णय लेने की प्रक्रिया में, हम कई उपकरणों, तकनीकों और धारणाओं का उपयोग कर सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, हम अपने निजी निर्णय ले सकते हैं या सामूहिक निर्णय लेना पसंद कर सकते हैं।

आमतौर पर, निर्णय लेना कठिन होता है। अधिकांश कॉर्पोरेट निर्णयों में किसी अन्य पार्टी के साथ असंतोष या संघर्ष के कुछ स्तर शामिल हैं।

आइए निर्णय लेने की प्रक्रिया पर विस्तार से नजर डालते हैं।

निर्णय लेने की प्रक्रिया के चरण

निर्णय लेने की प्रक्रिया के महत्वपूर्ण चरण निम्नलिखित हैं। प्रत्येक चरण को विभिन्न उपकरणों और तकनीकों द्वारा समर्थित किया जा सकता है।

चरण 1: निर्णय के उद्देश्य की पहचान

इस चरण में, समस्या का पूरी तरह से विश्लेषण किया जाता है। ऐसे कुछ प्रश्न हैं, जिन्हें पूछने के बाद निर्णय के उद्देश्य की पहचान करनी चाहिए।

• वास्तव में समस्या क्या है?

• समस्या क्यों हल होनी चाहिए?

• समस्या के प्रभावित पक्ष कौन हैं?

• क्या समस्या की एक समय सीमा या एक विशिष्ट समय-रेखा है?

चरण 2: जानकारी जुटाना

एक संगठन की समस्या में कई हितधारक होंगे। इसके अलावा, समस्या में शामिल और प्रभावित दर्जनों कारक हो सकते हैं।

समस्या को हल करने की प्रक्रिया में, आपको समस्या में शामिल कारकों और हितधारकों से संबंधित जानकारी एकत्र करनी होगी। सूचना एकत्र करने की प्रक्रिया के लिए, 'चेक शीट्स' जैसे उपकरणों का प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है।

चरण 3: विकल्पों को पहचानने के सिद्धांत

इस चरण में, विकल्पों को पहचानने के लिए आधारभूत मानदंड स्थापित किए जाने चाहिए। जब मानदंडों को परिभाषित करने की बात आती है, तो संगठनात्मक लक्ष्यों और साथ ही कॉर्पोरेट संस्कृति को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

एक उदाहरण के रूप में, लाभ हर निर्णय लेने की प्रक्रिया में मुख्य चिंताओं में से एक है। कंपनियां आमतौर पर ऐसे फैसले नहीं करती हैं जो मुनाफे को कम करते हैं, जब तक कि यह एक असाधारण मामला न हो। इसी तरह, हाथ में समस्या से संबंधित आधारभूत सिद्धांतों की पहचान की जानी चाहिए।

चरण 4: अलग-अलग विकल्पों पर विचार-मंथन और विश्लेषण करें

इस कदम के लिए, सभी विचारों को सूचीबद्ध करने के लिए बुद्धिशीलता सबसे अच्छा विकल्प है। विचार पीढ़ी के कदम से पहले, समस्या के कारणों और कारणों की प्राथमिकता को समझना महत्वपूर्ण है।

इसके लिए, आप कॉज़-एंड-इफ़ेक्ट डायग्राम और पेरेटो चार्ट टूल का उपयोग कर सकते हैं। कारण-और-प्रभाव आरेख आपको समस्या के सभी संभावित कारणों की पहचान करने में मदद करता है और पेरेटो चार्ट आपको उच्चतम प्रभाव वाले कारणों को प्राथमिकता देने और पहचानने में मदद करता है।

फिर, आप हाथ में समस्या के लिए सभी संभव समाधान (विकल्प) उत्पन्न करने पर आगे बढ़ सकते हैं।

चरण 5: विकल्पों का मूल्यांकन

प्रत्येक विकल्प का मूल्यांकन करने के लिए अपने निर्णय सिद्धांतों और निर्णय लेने के मानदंडों का उपयोग करें। इस चरण में, निर्णय सिद्धांतों का अनुभव और प्रभावशीलता खेल में आती है। आपको उनकी सकारात्मकता और नकारात्मकताओं के लिए प्रत्येक विकल्प की तुलना करने की आवश्यकता है।

चरण 6: सबसे अच्छा विकल्प चुनें

एक बार जब आप चरण 1 से चरण 5 तक जाते हैं, तो यह चरण आसान होता है। इसके अलावा, सबसे अच्छा विकल्प का चयन एक सूचित निर्णय है क्योंकि आपने पहले से ही सबसे अच्छा विकल्प प्राप्त करने और चुनने के लिए एक पद्धति का पालन किया है।

चरण 7: निर्णय निष्पादित करें

अपने निर्णय को एक योजना या गतिविधियों के अनुक्रम में परिवर्तित करें। अपनी योजना अपने आप से या अधीनस्थों की मदद से निष्पादित करें।

चरण 8: परिणामों का मूल्यांकन करें

अपने निर्णय के परिणाम का मूल्यांकन करें। देखें कि क्या कुछ है जिसे आपको सीखना चाहिए और फिर भविष्य के निर्णय लेने में सही होना चाहिए। यह सर्वोत्तम प्रथाओं में से एक है जो आपके निर्णय लेने के कौशल में सुधार करेगा।

निष्कर्ष

जब निर्णय लेने की बात आती है, तो व्यक्ति को हमेशा सकारात्मक और नकारात्मक व्यावसायिक परिणामों का वजन करना चाहिए और सकारात्मक परिणामों का पक्ष लेना चाहिए।

यह संगठन के लिए संभावित नुकसान से बचा जाता है और कंपनी को निरंतर विकास के साथ चालू रखता है। कभी-कभी, निर्णय लेने से बचना आसान लगता है; विशेष रूप से, जब आप कठिन निर्णय लेने के बाद बहुत अधिक टकराव में पड़ जाते हैं।

लेकिन, निर्णय लेना और इसके परिणामों को स्वीकार करना आपके कॉर्पोरेट जीवन और समय पर नियंत्रण रखने का एकमात्र तरीका है।

परिचय

प्रयोगों का डिजाइन (डीओई) एक संरचित, नियोजित पद्धति को संदर्भित करता है, जिसका उपयोग विभिन्न कारकों (चलो कहना है, एक्स चर) के बीच संबंध को खोजने के लिए किया जाता है जो एक परियोजना को प्रभावित करते हैं और एक परियोजना के विभिन्न परिणामों (चलो कहते हैं, वाई चर)।

यह विधि 1920 और 1930 के दशक में सर रोनाल्ड ए। फिशर द्वारा बनाई गई थी।

दस से बीस प्रयोगों को डिज़ाइन किया गया है जहां लागू कारक विभिन्न तरीके से होते हैं। प्रयोगों के परिणामों का विश्लेषण तब इष्टतम स्थितियों को वर्गीकृत करने के लिए किया जाता है, जिन कारकों के परिणामों पर सबसे अधिक प्रभाव पड़ता है और साथ ही उन कारकों के बीच इंटरफेस और तालमेल की पहचान न करने वाले कारकों को खोजने के लिए।

डीओई का उपयोग मुख्य रूप से एक संगठन के अनुसंधान और विकास विभाग में किया जाता है जहां अधिकांश संसाधन अनुकूलन समस्याओं की ओर जाते हैं।

अनुकूलन समस्याओं को कम करने के लिए, कुछ प्रयोगों का आयोजन करके लागत को कम रखना महत्वपूर्ण है। प्रयोगों का डिजाइन इस मामले में उपयोगी है, क्योंकि यह केवल थोड़े से प्रयोगों की आवश्यकता है, जिससे लागत कम करने में मदद मिलेगी।

DoE की मौलिक अवधारणाएँ

डिजाइन के प्रयोगों का सफलतापूर्वक उपयोग करने के लिए, आठ मूलभूत अवधारणाओं का पालन करना महत्वपूर्ण है।

एक बार जब निम्नलिखित आठ चरणों का क्रमिक रूप से पालन किया जाता है, तो आप डिजाइन के प्रयोगों से एक सफल परिणाम प्राप्त करने में सक्षम होंगे।

चरण 1

Set Good Objectives:इससे पहले कि कोई प्रयोग करना शुरू करे, उसका उद्देश्य निर्धारित करना महत्वपूर्ण है। एक परिभाषित उद्देश्य के साथ, प्रयोग के लिए प्रासंगिक कारकों की जांच करना आसान है। इस तरह से एक महत्वपूर्ण महत्वपूर्ण कारकों का अनुकूलन करता है।

परियोजना के विकास के प्रारंभिक चरणों में, प्रयोग के एक डिजाइन का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है, एक भिन्नात्मक दो-स्तरीय फैक्टरियल की पसंद। प्रयोगों के इस डिजाइन में न्यूनतम रनों में बड़ी संख्या में कारकों की स्क्रीन है।

हालांकि, जब कोई अच्छे उद्देश्यों का एक सेट करता है, तो कई अप्रासंगिक कारक समाप्त हो जाते हैं। अच्छी तरह से परिभाषित उद्देश्यों के साथ, प्रबंधक प्रयोग की एक प्रतिक्रिया सतह डिजाइन का उपयोग कर सकते हैं जो कई स्तरों पर कुछ कारकों की खोज करता है।

शुरुआत में अच्छे उद्देश्यों को तैयार करने से परियोजना की ठोस समझ के निर्माण में मदद मिलती है और साथ ही इसके परिणामों की यथार्थवादी अपेक्षाएं भी पैदा होती हैं।

चरण 2

Measure Responses Quantitatively: प्रयोगों के कई डिजाइन विफलता में समाप्त होते हैं क्योंकि उनकी प्रतिक्रियाओं को मात्रात्मक रूप से मापा नहीं जा सकता है।

उदाहरण के लिए, उत्पाद निरीक्षक यह निर्धारित करने की गुणात्मक विधि का उपयोग करते हैं कि कोई उत्पाद गुणवत्ता आश्वासन देता है या नहीं। यह प्रयोगों के डिजाइन में कुशल नहीं है क्योंकि पास / असफल पर्याप्त सटीक नहीं है।

चरण 3

नम अनियंत्रित भिन्नता की पुनरावृत्ति: कई बार दी गई स्थितियों के समुच्चय को दोहराते हुए, किसी एक को अनुमान लगाने के लिए अधिक अवसर मिलते हैं।

पुनरावृत्ति करने से शोर जैसे प्राकृतिक प्रक्रिया के अनियंत्रित बदलाव के बीच संकेतों जैसे महत्वपूर्ण प्रभावों का पता लगाने का अवसर मिलता है।

कुछ परियोजनाओं के लिए, शोर जैसे भिन्नताएं सिग्नल को बाहर निकाल देती हैं, इसलिए प्रयोग का एक डिज़ाइन करने से पहले शोर अनुपात के लिए सिग्नल ढूंढना उपयोगी होता है।

चरण 4

Randomize the Run Order: कच्चे माल और उपकरण पहनने में परिवर्तन जैसे बेकाबू प्रभावों से बचने के लिए, यादृच्छिक क्रम में प्रयोगों को चलाने के लिए आवश्यक है।

ये चर प्रभाव चयनित चर पर महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकते हैं। यदि कोई प्रयोग यादृच्छिक क्रम में नहीं चलाया जाता है, तो प्रयोग का डिज़ाइन कारक प्रभावों को निर्दिष्ट करेगा जो वास्तव में इन चर प्रभावों से हैं।

चरण 5

भिन्नता के ज्ञात स्रोतों को अवरुद्ध करें: अवरुद्ध करने के माध्यम से, शिफ्ट परिवर्तन या मशीन के अंतर जैसे ज्ञात चर के प्रभावों को जान सकते हैं।

एक प्रयोगात्मक रन को समरूप ब्लॉकों में विभाजित कर सकता है और फिर गणितीय रूप से मतभेदों को दूर कर सकता है। इससे प्रयोग के डिजाइन की संवेदनशीलता बढ़ जाती है। हालाँकि, यह महत्वपूर्ण है कि किसी भी चीज़ का अध्ययन नहीं करना चाहिए।

चरण 6

Know Which Effects (if any) Will be Aliased: एक उपनाम का अर्थ है कि व्यक्ति ने एक ही समय में एक या एक से अधिक चीजों को बदल दिया है।

चरण 7

Do a Sequential Series of Experiments: प्रयोग का एक डिजाइन बनाते समय इसे कालानुक्रमिक तरीके से संचालित करना महत्वपूर्ण होता है, अर्थात एक प्रयोग में प्राप्त जानकारी को अगले पर लागू करने में सक्षम होना चाहिए।

चरण 8

Always Confirm Critical Findings: प्रयोग के एक डिजाइन के अंत में, यह मान लेना आसान है कि परिणाम सटीक हैं।

हालांकि, किसी के निष्कर्षों की पुष्टि करना और परिणामों की पुष्टि करना महत्वपूर्ण है। यह सत्यापन उपलब्ध कई अन्य प्रबंधन उपकरणों का उपयोग करके किया जा सकता है।

निष्कर्ष

प्रयोगों का डिजाइन एक महत्वपूर्ण उपकरण है जिसका उपयोग अधिकांश विनिर्माण उद्योगों में किया जा सकता है। प्रबंधक, जो विधि का उपयोग करते हैं, न केवल लागतों को बचाएंगे बल्कि अपने उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार करने के साथ-साथ प्रक्रिया दक्षता सुनिश्चित करेंगे।

एक बार डिजाइन का प्रयोग पूरा हो जाने के बाद, प्रबंधकों को परिणाम को मान्य करने और निष्कर्षों के आगे के विश्लेषण को अंजाम देने के लिए एक अतिरिक्त प्रयास करना चाहिए।

परिचय

संचार केवल एक बातचीत है जो हम तब करते हैं जब हम किसी अन्य पार्टी के साथ शामिल होते हैं। भले ही यह व्यक्तिगत संबंध हो या पेशेवर हो, संचार हमें समुदाय में एक-दूसरे से जोड़े रखता है।

इसलिए, संचार मुख्य तंत्र है जहां संघर्ष उत्पन्न होते हैं और साथ ही वे हल होते हैं।

इसलिए, प्रभावी संचार सुनिश्चित कर सकता है कि आप इस तरह के टकराव को कम करने के लिए उचित और सही तरीके से संवाद करें।

मामले में, असहमति या संघर्ष हैं, ऐसे मुद्दों को हल करने के लिए प्रभावी संचार का फिर से उपयोग किया जा सकता है।

प्रभावी संचार के लिए मुख्य कौशल

निम्नलिखित मुख्य कौशल हैं जिन्हें एक प्रभावी संचारक बनने के लिए मास्टर होना चाहिए।

हालाँकि इन सभी कौशलों को हासिल करना और उन्हें एक ही स्तर पर महारत हासिल करना चुनौतीपूर्ण लगता है, इन सभी कौशलों को जानना और उन पर धीरे-धीरे काम करना आपको उस स्तर तक ले जाएगा जहाँ आप संचार में होना चाहते हैं।

केंद्रित रहना

जब आप एक मौजूदा संकट या एक तर्क से निपटते हैं, तो अतीत से कुछ संबंधित करना काफी स्वाभाविक है।

जब ऐसा होता है, तो ज्यादातर समय, चर्चा विषय से बाहर हो जाती है और स्थिति काफी जटिल हो सकती है।

ध्यान केंद्रित रहना न केवल दबाव में संवाद करने के लिए सबसे अच्छा कौशल है, बल्कि लंच चिटचैट से लेकर बोर्ड चर्चा तक सभी प्रकार के संचार के लिए है।

यदि आप ध्यान से बाहर जाते हैं, तो एक उच्च संभावना है कि संचार का अंतिम परिणाम प्रभावी नहीं हो सकता है।

ध्यान से सुनना

हालांकि लोगों को लगता है कि जब वे किसी अन्य व्यक्ति से बात करते हैं तो वे सूचीबद्ध होते हैं, वास्तव में वे समय बिता रहे हैं कि आगे क्या कहना है।

यह वही है जो हम वास्तव में करते हैं! इसलिए, आपको उस व्यक्ति को जो कहना है उसे सुनने के लिए एक अतिरिक्त प्रयास करने की आवश्यकता है और फिर आप जो कहना चाहते हैं, उसे लेकर आएं।

यदि आपको यकीन नहीं है कि आपने क्या सुना है, तो इसे दोहराएं और उनकी पुष्टि के लिए पूछें।

दूसरों के दृष्टिकोण को समझना

अधिकांश संचारों में, हम स्वयं को सुनना और समझना चाहते हैं। हम अपने दृष्टिकोण पर बहुत बात करते हैं और खरीदने की कोशिश करते हैं कि कौन सुन रहा है।

याद रखें, अन्य भी ऐसा ही करते हैं! यदि आप चाहते हैं कि वे आपको सुनें, तो आपको उन्हें सुनने और उनकी बातों को समझने की आवश्यकता है।

यदि आप वास्तव में उनके दृष्टिकोण के माध्यम से देख सकते हैं, तो आप वास्तव में स्पष्ट और लागू तरीके से आपको समझा सकते हैं।

सहानुभूति जब आलोचना

कभी-कभी, हम वास्तव में रक्षात्मक हो जाते हैं जब कोई हमारी आलोचना करता है। चूंकि आलोचना का भावनाओं के साथ घनिष्ठ संबंध है, इसलिए हम आसानी से भड़क सकते हैं।

लेकिन, संचार में, दूसरे व्यक्ति के दर्द और कठिनाइयों को सुनना और सहानुभूति के साथ जवाब देना वास्तव में महत्वपूर्ण है।

उसी समय, तथ्यों और सच्चाई को निकालने की कोशिश करें कि वे क्या कहते हैं, यह आपके लिए उपयोगी हो सकता है।

स्वामित्व लेना

व्यक्तिगत जिम्मेदारी लेना एक ताकत है। जब यह प्रभावी संचार की बात आती है, तो आपने जो गलत किया, उसे स्वीकार करना सम्मान और आवश्यक है।

ज्यादातर बार, कई लोग होते हैं, जो एक संघर्ष में जिम्मेदारी साझा करते हैं। ऐसे मामलों में, स्वीकार करें कि आपका क्या है। यह व्यवहार परिपक्वता दिखाता है और एक उदाहरण सेट करता है।

आपका व्यवहार संभवतः दूसरों को उनके हिस्से की जिम्मेदारी लेने के लिए प्रेरित करेगा।

यदि आवश्यक हो तो समझौता करें

हम हर समय तर्क जीतना पसंद करते हैं, लेकिन एक तर्क जीतने के बाद आपने कितनी बार अंदर खाली महसूस किया है? कभी-कभी, एक तर्क जीतने का कोई मतलब नहीं है।

आप तर्क जीत सकते हैं, लेकिन अन्य लोगों के निगम को खो सकते हैं। संचार जीतने के बारे में नहीं है, यह चीजों को पूरा करने के बारे में है।

चीजों को पूरा करने के उद्देश्य से, आपको प्रक्रिया में समझौता करना पड़ सकता है। यदि यह आवश्यक है, तो कृपया करें!

यदि आवश्यक हो तो टाइम-आउट लें

कभी-कभी, आपको चर्चा के बीच में एक ब्रेक लेने की आवश्यकता होती है। यदि संचार गहन है, तो अप्रभावी संचार पैटर्न सामने आ सकता है।

एक बार जब आप इस तरह के पैटर्न को नोटिस करते हैं, तो आपको ब्रेक लेने और फिर जारी रखने की आवश्यकता होती है। जब आप ब्रेक के बाद जारी रखते हैं, तो चर्चा में शामिल सभी पक्ष चर्चा के लिए रचनात्मक योगदान दे सकेंगे।

अपने उद्देश्य के लिए प्रतिस्पर्धा

यद्यपि आपके रास्ते में बहुत सारी बाधाएं हो सकती हैं, लेकिन आप जो लड़ रहे हैं, उसे मत छोड़ो।

निश्चित रूप से आपको समझौता करना पड़ सकता है, लेकिन आप जो मानते हैं उसके लिए स्पष्ट रूप से खड़े रहें। जब संचार की बात आती है, तो इसमें शामिल सभी पक्षों को इसके परिणाम से संतुष्ट होना चाहिए।

मदद के लिए पूछना

कभी-कभी, आपको कुछ चीज़ों को कुछ पार्टियों तक पहुंचाने में मुश्किलें आ सकती हैं। यह सम्मान या किसी और चीज से जुड़े मुद्दे के कारण हो सकता है।

ऐसे मामलों में, दूसरों की मदद लें। आपका प्रबंधक आपकी सहायता करने के लिए सर्वश्रेष्ठ व्यक्तियों में से एक होगा।

निष्कर्ष

एक कॉर्पोरेट वातावरण में, प्रभावी संचार आपकी सफलता की राह जीतने की कुंजी है।

भले ही आप अपने कैरियर के विकास को लक्षित कर रहे हों या अगली बड़ी परियोजना जीत रहे हों, प्रभावी संचार उद्देश्य के लिए आपका रास्ता बना सकता है।

इसके अलावा, प्रभावी संचार आपको अपने अधीनस्थों से भी बहुत समर्थन प्राप्त कर सकता है।

परिचय

क्या आपने कभी एप्पल इंक के सीईओ स्टीव जॉब्स द्वारा की गई मुख्य प्रस्तुति देखी है? यदि आपके पास है, तो आप जानते हैं कि 'प्रभावी प्रस्तुति कौशल' का क्या अर्थ है। स्टीव जॉब्स एकमात्र ऐसे व्यक्ति नहीं हैं जिनके पास यह क्षमता है, बहुत अधिक हैं।

समस्याएँ संगठनों में मौजूद हैं। इसलिए संगठन को नुकसान पहुंचाने से पहले समस्याओं के कारणों की पहचान करने के लिए एक मजबूत प्रक्रिया और सहायक उपकरण होना चाहिए।

यदि आप किसी विचार, अवधारणा या उत्पाद को संप्रेषित करने के लिए हैं, तो दर्शकों का ध्यान खींचने और ध्यान का केंद्र बनने के लिए आपको अच्छी प्रस्तुति कौशल की आवश्यकता है।

इस तरह, दर्शकों का समर्थन प्राप्त करना आपके लिए आसान है। दर्शकों को आपके कॉलेज के सहपाठियों से लेकर एक बहुराष्ट्रीय कंपनी के कार्यकारी बोर्ड तक हो सकते हैं।

कई सॉफ्टवेयर पैकेज हैं जिन्हें आप प्रस्तुति के प्रयोजनों के लिए उपयोग कर सकते हैं। बेशक, अपनी प्रस्तुति के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना अनिवार्य नहीं है, लेकिन जब आप अपने उद्देश्य के लिए ऐसे उपकरणों का उपयोग करते हैं तो प्रभाव बहुत अधिक होता है। इनमें से कई सॉफ्टवेयर टूल आपकी प्रस्तुति के अनुभव को आसान और सुखद बनाने के लिए सुविधाओं और सुविधाओं से लैस हैं।

सिर्फ एक विचार या संवाद करने के लिए एक उत्पाद और अपनी प्रस्तुतियों को बनाने के लिए एक सॉफ्टवेयर पैकेज होने से आपको एक प्रभावी प्रस्तुतकर्ता नहीं बनाया जाता है। इसके लिए, आपको पहले से खुद को तैयार करना चाहिए और कुछ कौशल भी विकसित करने चाहिए। आइए नज़र डालते हैं ऐसे ही कुछ पॉइंटर्स पर जो आपको एक टॉप-क्लास प्रेजेंटर बनने में मदद करेंगे।

प्रस्तुतिकरण को डिजाइन करने के लिए दिशानिर्देश

प्रस्तुति के डिज़ाइन और लेआउट का प्रभाव है कि दर्शक इसे कैसे प्राप्त करते हैं। इसलिए, आपको अपनी प्रस्तुति और सामग्री की स्पष्टता पर अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है।

अपनी प्रस्तुति को तैयार करते समय आपको कुछ बिंदुओं पर विचार करना चाहिए।

• शीर्ष तीन लक्ष्यों को प्राप्त करें जिन्हें आप अपनी प्रस्तुति के माध्यम से पूरा करना चाहते हैं। पूरी प्रस्तुति को इन तीन लक्ष्यों को प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। यदि आप इस बारे में स्पष्ट नहीं हैं कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं, तो आपके दर्शक आसानी से आपकी प्रस्तुति के बिंदु को याद कर सकते हैं।

• समझें कि आपके दर्शक क्या हैं। सोचें कि वे आपकी प्रस्तुति और उनकी उम्मीदों को देखने के लिए वहां क्यों हैं। यदि संभव हो तो पहले से दर्शकों की पृष्ठभूमि का अध्ययन करें। जब आप प्रस्तुति करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उनसे संवाद करते हैं कि वे इस प्रस्तुति के लिए 'चयनित' हैं।

• उन बिंदुओं की एक सूची रखें, जिन्हें आप अपने दर्शकों से संवाद करना चाहते हैं, उनके अनुसार प्राथमिकता दें। देखें कि क्या कोई ऐसा बिंदु है जिसे दर्शकों द्वारा समझना मुश्किल है। यदि ऐसे बिंदु हैं, तो उन्हें आगे बढ़ाएं।

• उस टोन पर निर्णय लें जिसका आप प्रस्तुति में उपयोग करना चाहते हैं। यह प्रेरक, सूचनात्मक, उत्सव आदि हो सकता है।

• प्रस्तुति के लिए एक उद्घाटन भाषण तैयार करें। हालांकि इस पर ज्यादा समय न दें।

• सभी सामग्रियों को संक्षेप में इंगित करें और उन्हें समझाएं जैसे आपने योजना बनाई है।

• प्रस्तुति के अंत में प्रश्नोत्तर (प्रश्न और उत्तर) सत्र हों।

प्रस्तुति सामग्री चुनना

जब आपकी प्रस्तुति अतिरिक्त सामग्री द्वारा समर्थित होती है, तो आप दर्शकों पर अधिक प्रभाव डाल सकते हैं। रिपोर्ट, लेख और उड़ाने वाले कुछ उदाहरण हैं।

यदि आपकी प्रस्तुति जानकारीपूर्ण है और बहुत सारा डेटा प्रस्तुत किया गया है, तो आपकी प्रस्तुति की एक नरम या हार्ड कॉपी सौंपना एक अच्छा विचार है।

प्रस्तुति सामग्री पर कुछ दिशानिर्देश निम्नलिखित हैं:

• सुनिश्चित करें कि आप प्रस्तुति से पहले कंप्यूटर, प्रोजेक्टर और नेटवर्क कनेक्टिविटी की जांच करते हैं। मुझे यकीन है कि आप अपनी प्रस्तुति के पहले आधे हिस्से को अपने दर्शकों के सामने ठीक करना नहीं चाहते हैं।

• एक सरल, लेकिन सुसंगत लेआउट का उपयोग करें। छवियों और एनिमेशन के साथ प्रस्तुति को अधिभार न डालें।

• जब समय आवंटन की बात आती है, तो प्रत्येक स्लाइड के लिए 3-5 मिनट खर्च करें। प्रत्येक स्लाइड में आदर्श रूप से लगभग 5-8 बुलेट लाइनें होनी चाहिए। इस तरह, दर्शक केंद्रित रह सकते हैं और आपकी बातों को पकड़ सकते हैं।

• प्रस्तुति से पहले पूरक सामग्री वितरित न करें। वे प्रस्तुति के दौरान सामग्री पढ़ सकते हैं और याद कर सकते हैं कि आप क्या कहते हैं। इसलिए, प्रस्तुति के बाद सामग्री वितरित करें।

प्रस्तुति वितरण

प्रस्तुति को वितरित करना प्रक्रिया का सबसे महत्वपूर्ण चरण है। यह वह जगह है जहां आप अपने दर्शकों के साथ प्राथमिक संपर्क बनाते हैं। एक प्रभावी प्रस्तुति देने के लिए निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार करें।

• अपनी प्रस्तुति के लिए तैयार रहें। प्रस्तुति के डिजाइनिंग चरण को पूरा करें और वास्तव में इसे करने से पहले कुछ बार इसका अभ्यास करें। यह आपकी प्रस्तुति का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। अपनी प्रस्तुति की सामग्री को अंदर और बाहर जानें। जब आप अपनी प्रस्तुति जानते हैं, तो आप कुछ ठीक होने पर ठीक हो सकते हैं।

• अपनी बातों को समझाने के लिए सही उदाहरणों का उपयोग करें। यदि ये उदाहरण आपके और दर्शकों के लिए सामान्य हैं, तो इसका बहुत प्रभाव पड़ेगा। उन्हें व्यावहारिक दृष्टिकोण दिखाने के लिए अपने व्यक्तिगत अनुभवों का उपयोग करें।

• आराम करें! प्रस्तुति के दौरान तनावमुक्त और शांत रहें। आपकी बॉडी लैंग्वेज दर्शकों के लिए काफी महत्वपूर्ण है। यदि वे आपको तनावग्रस्त देखते हैं, तो वे आपको जो कहते हैं वह प्राप्त नहीं हो सकता है। वे आपको जज भी कर सकते हैं!

• प्रस्तुति में हास्य का उपयोग करें। अपनी बात बनाने के लिए स्वाभाविक रूप से इसका उपयोग करें। जब आप इसे करने के लिए नहीं होते हैं तो चुटकुलों को क्रैक करने की कोशिश न करें।

• विवरण पर ध्यान दें। पुरानी कहावत याद है; शैतान विवरण में है। जगह, लोगों और सामग्रियों को बुद्धिमानी से चुनें।

निष्कर्ष

दर्शकों को समझाने के लिए अपना विचार प्रस्तुत करना हमेशा एक चुनौती होती है।

हर प्रस्तुति हम सभी के लिए एक नया अनुभव है। इसलिए, आपको अपनी प्रस्तुतियों की योजना पहले से ही बना लेनी चाहिए।

उन बिंदुओं पर पूरा ध्यान दें जिनकी हमने ऊपर चर्चा की थी और अपनी अगली प्रस्तुति में उनका पालन करें।

Good luck!

परिचय

किसी भी उद्योग में, कुछ माँगों का सामना करने वालों को लागत प्रभावी होना चाहिए। इसके अलावा, उन्हें चुनौतियों का भी सामना करना पड़ता है जैसे कि किसी उत्पाद या उपभोक्ता आधार पर लागत और मुनाफे का विश्लेषण करना, कभी-कभी व्यापार की आवश्यकताओं का सामना करने के लिए लचीला होना, और प्रबंधन के निर्णय लेने की प्रक्रियाओं और करने के तरीकों में बदलाव के बारे में सूचित करना। व्यापार।

हालांकि, प्रबंधकों को वापस रखने वाली कुछ चुनौतियों में सटीक जानकारी प्राप्त करने में कठिनाई, मौजूदा व्यावसायिक प्रथाओं की नकल करने वाले अनुप्रयोगों की कमी और खराब इंटरफेस शामिल हैं। जब कुछ चैलेंजर एक प्रबंधक को वापस पकड़ रहे हैं, तो वह वह जगह है जहाँ एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ERP) चलन में है।

वर्षों से कॉर्पोरेट इंफॉर्मेशन सिस्टम के लिए कोई निर्णय समर्थन के साथ प्रबंधन सूचना प्रणाली से व्यावसायिक अनुप्रयोग विकसित हुए हैं, जो एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग को कुछ निर्णय समर्थन प्रदान करते हैं। एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग एक सॉफ्टवेयर सॉल्यूशन है जो किसी संगठन की ज़रूरतों को पूरा करता है, संगठन के सभी कार्यों को शामिल करते हुए किसी संगठन के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए प्रक्रिया को ध्यान में रखता है।

इसका उद्देश्य संगठन की सीमाओं के भीतर सभी व्यावसायिक कार्यों के बीच सूचना प्रवाह को आसान बनाना है और अपने बाहरी हितधारकों के साथ संगठन के कनेक्शन का प्रबंधन करना है।

संक्षेप में, एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग सॉफ्टवेयर इन विभागों की विभिन्न आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक संगठन के सभी विभिन्न विभागों और कार्यों को एक ही कंप्यूटर सिस्टम में एकीकृत करने की कोशिश करता है।

मानव संसाधन विभाग और वेयरहाउस की जरूरतों के साथ-साथ वित्त विभाग की जरूरतों को ध्यान में रखते हुए एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम को लागू करने का कार्य असंभव प्रतीत होता है। इन विभिन्न विभागों में आमतौर पर एक व्यक्तिगत सॉफ्टवेयर प्रोग्राम होता है जिसे प्रत्येक विभाग के काम करने के तरीके से अनुकूलित किया जाता है।

हालांकि, अगर सही तरीके से स्थापित किया गया है, तो यह एकीकृत दृष्टिकोण एक संगठन के लिए बहुत प्रभावी हो सकता है। एक एकीकृत समाधान के साथ, विभिन्न विभाग आसानी से जानकारी साझा कर सकते हैं और एक दूसरे के साथ संवाद कर सकते हैं।

निम्नलिखित आरेख एंटरप्राइज़ संसाधन नियोजन के लिए गैर-एकीकृत सिस्टम बनाम एक एकीकृत सिस्टम के बीच अंतर को दर्शाता है।

ईआरपी के पीछे ड्राइविंग फोर्स

एक व्यावसायिक संगठन के लिए एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग के पीछे दो मुख्य ड्राइविंग बल हैं।

• एक व्यावसायिक अर्थ में, एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग ग्राहकों की संतुष्टि सुनिश्चित करती है, क्योंकि यह व्यवसाय विकास की ओर जाता है जो नए क्षेत्रों, नए उत्पादों और नई सेवाओं का विकास है।

  इसके अलावा, यह व्यवसायों को एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग को लागू करने के लिए प्रतिस्पर्धा का सामना करने की अनुमति देता है, और यह कुशल प्रक्रियाओं को सुनिश्चित करता है जो कंपनी को शीर्ष गियर में धकेलते हैं।

• एक आईटी अर्थ में: अधिकांश सॉफ्टवेयर्स व्यवसाय की जरूरतों को पूरी तरह से पूरा नहीं करते हैं और आज की विरासत प्रणाली को बनाए रखना मुश्किल है। इसके अलावा, पुराने हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर को बनाए रखना मुश्किल है।

इसलिए, उपरोक्त कारणों से, आज की व्यावसायिक दुनिया में प्रबंधन के लिए एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग आवश्यक है। ईआरपी एकल सॉफ्टवेयर है, जो सामग्री की कमी, ग्राहक सेवा, वित्त प्रबंधन, गुणवत्ता के मुद्दों और सूची की समस्याओं जैसी समस्याओं से निपटता है। एक ईआरपी सिस्टम आधुनिक युग के प्रबंधकों का डैशबोर्ड हो सकता है।

ईआरपी सिस्टम को लागू करना

उत्पादन उद्यम संसाधन योजना (ईआरपी) सॉफ्टवेयर जटिल है और कर्मचारियों के काम के अभ्यास के लिए कई महत्वपूर्ण निहितार्थ भी हैं। सॉफ्टवेयर को लागू करना एक कठिन काम है और जो कि 'इन-हाउस' आईटी विशेषज्ञ संभाल नहीं सकते हैं। इसलिए ईआरपी सॉफ्टवेयर को लागू करने के लिए, संगठन तृतीय पक्ष परामर्श कंपनियों या एक ईआरपी विक्रेता को नियुक्त करते हैं।

यह सबसे अधिक लागत प्रभावी तरीका है। ईआरपी प्रणाली को लागू करने में लगने वाला समय व्यवसाय के आकार, इसमें शामिल विभागों की संख्या, अनुकूलन की डिग्री, परिवर्तन की भयावहता और ग्राहकों के सहयोग से परियोजना पर निर्भर करता है।

ईआरपी सिस्टम के लाभ

• एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) सॉफ्टवेयर के साथ सटीक पूर्वानुमान लगाया जा सकता है। जब सटीक पूर्वानुमान इन्वेंट्री स्तर को अधिकतम दक्षता पर रखा जाता है, तो यह संगठन को लाभदायक होने की अनुमति देता है।

• विभिन्न विभागों का एकीकरण संचार, उत्पादकता और दक्षता सुनिश्चित करता है।

• ईआरपी सॉफ्टवेयर को अपनाने से कई प्रणालियों के बीच परिवर्तनों के समन्वय की समस्या मिट जाती है।

• ईआरपी सॉफ्टवेयर एक संगठन का एक शीर्ष-डाउन दृश्य प्रदान करता है, इसलिए किसी भी समय, कहीं भी निर्णय लेने के लिए जानकारी उपलब्ध है।

ईआरपी सिस्टम के नुकसान

• ईआरपी सिस्टम को अपनाना महंगा हो सकता है।

• एक कंपनी में ईआरपी सॉफ्टवेयर द्वारा बनाई गई सीमाओं की कमी से दोष, जिम्मेदारी की रेखाएं और कर्मचारी मनोबल की समस्या कौन पैदा कर सकता है।

निष्कर्ष

ईआरपी प्रणाली को नियोजित करना महंगा हो सकता है, लेकिन यह लंबे समय में संगठनों को लागत कुशल प्रणाली प्रदान करता है।

ईआरपी सॉफ्टवेयर संगठन में सभी विभिन्न विभागों को एक कंप्यूटर सिस्टम में एकीकृत करके काम करता है जिससे इन विभागों के बीच कुशल संचार की अनुमति मिलती है और इसलिए उत्पादकता में वृद्धि होती है।

संगठनों को अतिरिक्त सावधानी बरतनी चाहिए जब उनके लिए सही ईआरपी प्रणाली चुनने की बात आती है। ऐसे कई मामले सामने आए हैं कि संगठनों ने 'गलत' ईआरपी समाधान और उनके लिए एक सेवा प्रदाता का चयन करने के कारण बहुत सारे पैसे खो दिए हैं।

परिचय

एक परियोजना के प्रारंभिक चरणों में, जटिल प्रक्रियाएं और इसमें शामिल कई जोखिम सटीक मॉडल के लिए असंभव बनाते हैं। कुशल परियोजना प्रबंधन के लिए एक परियोजना का एक मॉडल आवश्यक है।

इवेंट चेन मेथोडोलॉजी, एक असंभव मॉडलिंग और शेड्यूल नेटवर्क विश्लेषण तकनीक, इस समस्या का समाधान है। इस तकनीक का उपयोग उन घटनाओं और इवेंट श्रृंखलाओं को प्रबंधित करने के लिए किया जाता है जो प्रोजेक्ट शेड्यूल को प्रभावित करते हैं।

यह न तो एक सिमुलेशन है और न ही एक जोखिम भरा विश्लेषण तरीका है, बल्कि मोंटे कार्लो विश्लेषण और बेयसियन बिलीव नेटवर्क जैसे मौजूदा तरीकों का उपयोग करके काम करता है। इसके अलावा, घटना श्रृंखला पद्धति का उपयोग विभिन्न व्यवसायों और कई तकनीकी प्रक्रियाओं के लिए मॉडलिंग संभावनाओं के लिए किया जाता है, जिनमें से एक परियोजना प्रबंधन है।

इवेंट चेन कार्यप्रणाली के सिद्धांत

इवेंट चेन मेथोडोलॉजी छह मुख्य सिद्धांतों पर आधारित है

सिद्धांत १

Moment of Risk and State of Activity -एक वास्तविक जीवन परियोजना प्रक्रिया में, एक कार्य या गतिविधि हमेशा एक सतत प्रक्रिया नहीं होती है। न ही यह एक समान है। एक कारक जो कार्यों को प्रभावित करता है वह बाहरी घटनाएँ होती हैं, जो बदले में कार्यों या गतिविधियों को एक स्थिति से दूसरी स्थिति में बदल देती हैं।

किसी परियोजना के दौरान, जब कोई घटना घटती है तो वह समय या क्षण होता है। यह समय या क्षण मुख्य रूप से संभाव्य है और इसे सांख्यिकीय वितरण का उपयोग करके चित्रित किया जा सकता है। अधिक बार नहीं, इन बाहरी घटनाओं का परियोजना पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

सिद्धांत २

Event Chains -एक बाहरी घटना एक और घटना को आगे बढ़ा सकती है। यह इवेंट चेन बनाता है। इवेंट चेन में एक परियोजना के पाठ्यक्रम का एक महत्वपूर्ण प्रभाव है।

उदाहरण के लिए, परियोजना के लिए आवश्यक सामग्रियों के लिए किसी भी परिवर्तित आवश्यकताओं के कारण गतिविधि में देरी हो सकती है। प्रोजेक्ट मैनेजर किसी अन्य गतिविधि से संसाधन आवंटित करता है। इससे चूक की समय सीमा समाप्त हो जाती है और अंततः परियोजना की विफलता हो जाती है।

सिद्धांत ३

Monte Carlo Simulations - घटनाओं और घटना श्रृंखलाओं की स्पष्ट परिभाषा पर, घटनाओं के सामूहिक परिणामों को निर्धारित करने के लिए मोंटे कार्लो विश्लेषण का उपयोग किया जाता है।

मोंटे कार्लो एनालिसिस के इनपुट डेटा के रूप में होने वाले जोखिमों और उनके होने वाले प्रभावों की संभावना। यह विश्लेषण परियोजना अनुसूची की संभावना वक्र देता है।

सिद्धांत ४

Critical Event Chains -महत्वपूर्ण घटनाओं या घटनाओं की महत्वपूर्ण श्रृंखला वे हैं जो किसी परियोजना पर सबसे अधिक प्रभाव डालने की क्षमता रखते हैं। इस तरह की घटनाओं की शुरुआत में ही पहचान करके, परियोजनाओं पर पड़ने वाले नकारात्मक प्रभाव को कम करना संभव है।

प्राथमिक परियोजना मापदंडों के बीच कनेक्शनों की जांच करके इस प्रकार की घटनाओं का पता लगाया जा सकता है।

सिद्धांत ५

Performance Tracking With Event Chains -किसी गतिविधि की प्रगति को लाइव ट्रैक करने के लिए प्रबंधक के लिए यह महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करता है कि अद्यतन जानकारी का उपयोग मोंटे कार्लो विश्लेषण के लिए किया जाता है।

इसलिए परियोजना की अवधि के दौरान, वास्तविक डेटा का उपयोग करके घटनाओं की संभावना को अधिक सटीक रूप से गणना की जा सकती है।

सिद्धांत ६

Event Chain Diagrams -ईवेंट चेन डायग्राम बाहरी घटनाओं और कार्यों के बीच संबंधों को दर्शाते हैं और दोनों एक दूसरे को कैसे प्रभावित करते हैं। इन श्रृंखलाओं को तीर द्वारा दर्शाया जाता है जो गैन्ट चार्ट पर किसी विशेष गतिविधि या समय अंतराल के साथ जुड़े होते हैं।

प्रत्येक ईवेंट और ईवेंट श्रृंखला को एक अलग रंग द्वारा दर्शाया जाता है। ग्लोबल ईवेंट किसी प्रोजेक्ट में सभी कार्यों को प्रभावित करते हैं जबकि स्थानीय इवेंट किसी प्रोजेक्ट में केवल एक कार्य या गतिविधि को प्रभावित करते हैं। इवेंट चेन डायग्राम सरल मॉडलिंग और जोखिमों के विश्लेषण की अनुमति देते हैं।

घटना श्रृंखला पद्धति घटना

परियोजना प्रबंधन में इवेंट चेन मेथोडोलॉजी का उपयोग कुछ दिलचस्प घटना पैदा करता है:

• Repeated Activity - कुछ बाहरी घटनाओं से उन गतिविधियों की पुनरावृत्ति होती है जो पहले ही पूरी हो चुकी हैं।

  

• Event Chains and Risk Mitigation -जब किसी परियोजना के दौरान कोई घटना घटती है, तो शमन योजना, जो कि एक गतिविधि है जो परियोजना अनुसूची का विस्तार करती है, तैयार की जाती है। एक ही शमन योजना कई घटनाओं के लिए इस्तेमाल की जा सकती है।

• Resource Allocation Based on Events - इवेंट चेन मेथोडोलॉजी के साथ होने वाली एक और घटना एक गतिविधि से दूसरी गतिविधि के संसाधनों का वास्तविककरण है।

निष्कर्ष

मोंटे कार्लो एनालिसिस, इवेंट चेन मेथडोलॉजी जैसी मौजूदा तकनीकों का उपयोग करके परियोजना प्रबंधन में घटनाओं और बाद की घटना श्रृंखलाओं का प्रबंधन करता है।

छह सिद्धांतों द्वारा कार्य करना, यह पद्धति परियोजना अनुसूचियों से जुड़े जोखिमों और आरक्षणों को सरल बनाती है। इसलिए, परियोजना प्रबंधकों और अन्य वरिष्ठ प्रबंधकों, जो परियोजना खातों के लिए जिम्मेदार हैं, को इवेंट चेन कार्यप्रणाली पर स्पष्ट समझ होनी चाहिए।

चूंकि इवेंट चेन मेथोडोलॉजी परियोजना प्रबंधन में उपयोग की जाने वाली कई अन्य तकनीकों से निकटता से संबंधित है, जैसे गैंट चार्ट और मोंटे कार्लो एनालिसिस, इवेंट चेन मेथोडोलॉजी के लिए प्रोजेक्ट प्रबंधन सभी सहायक तकनीकों और उपकरणों के साथ पूरी तरह से होना चाहिए।

परिचय

जब परियोजना प्रबंधन की बात आती है तो कई कार्यप्रणाली और तकनीक का उपयोग किया जाता है। इनमें से कुछ पद्धतियाँ दशकों से चलन में हैं और उनमें से कुछ एकदम नई हैं।

पुरानी कार्यप्रणाली में आने वाली कुछ कठिनाइयों को दूर करने के लिए परियोजना प्रबंधन की दुनिया में बाद की कार्यप्रणाली की शुरुआत की गई है, जब यह परियोजना प्रबंधन की आधुनिक आवश्यकताओं और चुनौतियों का समाधान करने की बात आती है।

चरम परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर उद्योग में परियोजना प्रबंधन के लिए आधुनिक दृष्टिकोणों में से एक है। जैसा कि हम सभी जानते हैं कि सॉफ्टवेयर उद्योग एक तेजी से बढ़ता और तेजी से बदलता डोमेन है।

इसलिए, अधिकांश सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट प्रोजेक्ट्स में प्रोजेक्ट की शुरुआत से अंत तक बदलती आवश्यकताएं होती हैं। प्रोजेक्ट निष्पादन अवधि के दौरान नई आवश्यकताओं को जोड़ना या आवश्यकताओं को बदलना पारंपरिक प्रोजेक्ट प्रबंधन दृष्टिकोण द्वारा सामना की जाने वाली मुख्य चुनौतियों में से एक है।

नया दृष्टिकोण, एक्सट्रीम प्रोजेक्ट मैनेजमेंट, मुख्य रूप से बदलती आवश्यकताओं के पहलू को संबोधित करता है।

परिभाषा

चलिए चरम परियोजना प्रबंधन की प्रकृति को स्पष्ट रूप से समझने के लिए पारंपरिक परियोजना प्रबंधन दृष्टिकोण और चरम परियोजना प्रबंधन दृष्टिकोण के बीच कुछ दृश्य तुलना करते हैं।

पारंपरिक दृष्टिकोण में, परियोजना के चरण नीचे की तरह दिखते हैं

चरम दृष्टिकोण में, एक परियोजना निम्नलिखित रूप लेगी

दो दृश्य अभ्यावेदन की तुलना करके, आप अब चरम दृष्टिकोण की गतिशीलता को समझेंगे। चरम परियोजना प्रबंधन पद्धति में, परियोजना गतिविधियों को निष्पादित करने के तरीके के बारे में कोई निश्चित परियोजना चरण और दिशानिर्देश निर्धारित नहीं हैं।

बल्कि, चरम कार्यप्रणाली स्थिति पर निर्भर करती है और परियोजना गतिविधि को सर्वोत्तम तरीके से निष्पादित करती है।

स्वभाव से, चरम परियोजना प्रबंधन पद्धति में लंबी समय सीमा या डिलीवरी की तारीख नहीं होती है। वितरण चक्र कम होते हैं और आमतौर पर वे 2 सप्ताह के होते हैं।

इसलिए, पूरी परियोजना टीम अल्पावधि में वितरण की गुंजाइश देने पर केंद्रित है। यह टीम को अगले वितरण चक्र के लिए किसी भी गुंजाइश या आवश्यकता परिवर्तन का स्वागत करने की अनुमति देता है।

चरम बनाम पारंपरिक परियोजना प्रबंधन

पारंपरिक परियोजना प्रबंधन और चरम परियोजना प्रबंधन की तुलना करने का सबसे अच्छा तरीका शास्त्रीय संगीत और जैज़ के बीच तुलना है। चरम परियोजना प्रबंधन जैज संगीत की तरह है।

टीम के सदस्यों को प्रोजेक्ट टीम में अपनी विविधता जोड़ने के लिए बहुत अधिक स्वतंत्रता दी जाती है। जब भी टीम का कोई सदस्य ऐसा निर्णय लेता है जो समग्र परियोजना में मूल्य जोड़ देगा, तो उसे परियोजना प्रबंधन द्वारा अनुमति दी जाती है।

इसके अलावा, प्रोजेक्ट टीम का प्रत्येक व्यक्ति अपने स्वयं के असाइनमेंट के प्रबंधन और उसी की गुणवत्ता के लिए जिम्मेदार है।

इसके विपरीत, पारंपरिक दृष्टिकोण अधिक सुव्यवस्थित, अच्छी तरह से परिभाषित दृष्टिकोण है जहां परियोजना प्रबंधक परियोजना लक्ष्यों के लिए पूरी टीम का मार्गदर्शन करता है।

चरम परियोजना प्रबंधन दृष्टिकोण में, टीम के सदस्य सामूहिक रूप से परियोजना प्रबंधन की जिम्मेदारियों को साझा करते हैं।

द माइंडसेट

जब यह चरम परियोजना प्रबंधन की बात आती है तो माइंडसेट सबसे महत्वपूर्ण कारक है। सबसे पहले, टीम को दृष्टिकोण के मूल सिद्धांतों और मूल सिद्धांतों को समझने के लिए चरम दृष्टिकोण पर एक व्यापक प्रशिक्षण से गुजरना चाहिए।

इस प्रशिक्षण में, व्यक्तियों को खुद को गेज करने और यह देखने के लिए मिलता है कि वे एक फिट हैं या नहीं।

चरम दृष्टिकोण में, परंपराओं के दृष्टिकोण की तुलना में चीजें पूरी तरह से अलग तरीके से की जाती हैं। इसलिए, परियोजना टीम की मानसिकता को बदलना प्रबंधन टीम की मुख्य आवश्यकताओं और जिम्मेदारियों में से एक है।

जब मानसिकता बदलने की बात आती है, तो निम्न नियमों पर विचार करें क्योंकि परियोजना प्रबंधन के लिए चरम दृष्टिकोण के लिए जमीन नियम हैं।

• आवश्यकताएं और परियोजना गतिविधियां अराजक होना सामान्य है

• अनिश्चितता एक चरम परियोजना की सबसे निश्चित विशेषता है

• इस प्रकार की परियोजनाएं पूरी तरह से नियंत्रणीय नहीं हैं

• परिवर्तन राजा है और आपको इसका हर संभव तरीके से स्वागत करने की आवश्यकता है

• परियोजना नियंत्रण को शिथिल करके सुरक्षा की भावना बढ़ जाती है

स्व: प्रबंधन

स्व-प्रबंधन चरम परियोजना प्रबंधन के प्रमुख पहलुओं में से एक है। जैसा कि हमने पहले ही विस्तृत किया है, ऐसी परियोजनाओं में कोई केंद्रीय परियोजना प्रबंधन प्राधिकरण नहीं है। परियोजना प्रबंधक सिर्फ एक सुविधा और एक संरक्षक है।

इसलिए, परियोजना प्रबंधन जिम्मेदारियों को परियोजना टीम के सदस्यों के बीच वितरित किया जाता है। परियोजना के प्रत्येक सदस्य को अपनी प्रबंधन जिम्मेदारियों का निष्पादन करना चाहिए और अप्रत्यक्ष रूप से परियोजना के प्रबंधन समारोह में योगदान देना चाहिए।

निष्कर्ष

चरम परियोजना प्रबंधन एक अलग ग्रह में रहने जैसा है। आप पारंपरिक दृष्टिकोण के लिए चरम दृष्टिकोण की तुलना नहीं कर सकते हैं और ट्रस खोजने की कोशिश कर सकते हैं।

इसलिए, पारंपरिक दृष्टिकोण से चरम दृष्टिकोण की ओर बढ़ना विंडोज से मैक पर जाने के लिए उतना आसान नहीं है।

यदि आप अत्यधिक दृष्टिकोण के माध्यम से एक टीम के प्रबंधन की जिम्मेदारी ले रहे हैं, तो पहले देखें कि क्या आप चुनौती के लिए तैयार हैं। चरम परियोजना प्रबंधन पर एक अच्छे प्रशिक्षण के माध्यम से जाओ और जितना संभव हो उतना सीखो।

कभी भी पारंपरिक परिभाषाओं और दृष्टिकोणों के माध्यम से चरम परियोजना कार्यों को परिभाषित या दृष्टिकोण करने की कोशिश न करें।

परिचय

गैंट चार्ट एक बार चार्ट का एक प्रकार है जिसका उपयोग प्रोजेक्ट शेड्यूल को दर्शाने के लिए किया जाता है। गैंट चार्ट का उपयोग किसी भी परियोजना में किया जा सकता है जिसमें प्रयास, संसाधन, मील के पत्थर और प्रसव शामिल हैं।

वर्तमान में, गैंट चार्ट हर क्षेत्र में परियोजना प्रबंधकों की लोकप्रिय पसंद बन गए हैं।

गैंट चार्ट परियोजना प्रबंधकों को पूरी परियोजना की प्रगति को ट्रैक करने की अनुमति देते हैं। गैंट चार्ट के माध्यम से, परियोजना प्रबंधक व्यक्तिगत कार्यों के साथ-साथ समग्र परियोजना प्रगति पर नज़र रख सकता है।

कार्यों की प्रगति को ट्रैक करने के अलावा, प्रोजेक्ट में संसाधनों के उपयोग को ट्रैक करने के लिए गैंट चार्ट का भी उपयोग किया जा सकता है। ये संसाधन मानव संसाधन के साथ-साथ उपयोग की जाने वाली सामग्री भी हो सकते हैं।

1910 में हेनरी गैंट नामक मैकेनिकल इंजीनियर द्वारा गैन्ट चार्ट का आविष्कार किया गया था। आविष्कार के बाद से, गैन्ट चार्ट ने एक लंबा सफर तय किया है। आज तक, यह सरल पेपर आधारित चार्ट से लेकर परिष्कृत सॉफ्टवेयर पैकेज तक विभिन्न रूपों को लेता है।

उपयोग

जैसा कि हमने पहले ही चर्चा की है, गैंट चार्ट का उपयोग परियोजना प्रबंधन उद्देश्यों के लिए किया जाता है। एक परियोजना में गैंट चार्ट का उपयोग करने के लिए, परियोजना द्वारा कुछ प्रारंभिक आवश्यकताओं को पूरा किया जाता है।

सबसे पहले, परियोजना में एक पर्याप्त विस्तृत कार्य ब्रेकडाउन संरचना (WBS) होनी चाहिए।

दूसरे, परियोजना को अपने मील के पत्थर और प्रसव की पहचान करनी चाहिए थी।

कुछ उदाहरणों में, प्रोजेक्ट मैनेजर गैन्ट चार्ट बनाते समय वर्क ब्रेक डाउन स्ट्रक्चर को परिभाषित करने की कोशिश करते हैं। यह गैंट चार्ट का उपयोग करने में अक्सर प्रचलित त्रुटियों में से एक है। गैंट चार्ट डब्ल्यूबीएस प्रक्रिया की सहायता के लिए डिज़ाइन नहीं किए गए हैं; बल्कि गैंट चार्ट कार्य प्रगति पर नज़र रखने के लिए हैं।

गैंट चार्ट को किसी भी पैमाने की परियोजनाओं में सफलतापूर्वक उपयोग किया जा सकता है। बड़ी परियोजनाओं के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करते समय, कार्यों को ट्रैक करते समय एक बढ़ी हुई जटिलता हो सकती है।

गैन्ट चार्ट फ़ंक्शनलिटी की पेशकश के लिए डिज़ाइन किए गए कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर पैकेजों का उपयोग करके जटिलता की इस समस्या को सफलतापूर्वक दूर किया जा सकता है।

उपकरण उपलब्ध हैं

दर्जनों गैंट चार्ट टूल हैं जिनका उपयोग सफल प्रोजेक्ट ट्रैकिंग के लिए किया जा सकता है। ये उपकरण आमतौर पर दी जाने वाली सुविधा से भिन्न होते हैं।

Microsoft Excel जैसे सॉफ़्टवेयर टूल का उपयोग करके सबसे सरल प्रकार का गैंट चार्ट बनाया जा सकता है। उस बात के लिए, किसी भी स्प्रेडशीट टूल का उपयोग गैंट चार्ट टेम्पलेट को डिजाइन करने के लिए किया जा सकता है।

यदि परियोजना छोटे पैमाने पर है और इसमें कई समानांतर कार्य शामिल नहीं हैं, तो एक स्प्रेडशीट आधारित गैन्ट चार्ट सबसे प्रभावी प्रकार हो सकता है।

Microsoft प्रोजेक्ट आज उपयोग किए जाने वाले प्रमुख गैंट चार्ट टूल में से एक है। विशेष रूप से सॉफ्टवेयर विकास परियोजनाओं के लिए, एमएस प्रोजेक्ट आधारित गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर विकास जीवन चक्र में शामिल सैकड़ों समानांतर कार्यों को ट्रैक करने के लिए आवश्यक हैं।

मुफ्त में और कीमत के लिए कई अन्य गैंट चार्ट टूल उपलब्ध हैं। इन उपकरणों द्वारा दी जाने वाली सुविधाएँ एक्सेल आधारित गैंट चार्ट्स द्वारा MS प्रोजेक्ट गैंट चार्ट्स के लिए दी गई समान सुविधाओं से लेकर हैं। ये उपकरण विभिन्न मूल्य टैग और सुविधा स्तरों के साथ आते हैं, इसलिए कोई भी व्यक्ति हाथ में प्रयोजन के लिए उपयुक्त गैंट चार्ट टूल का चयन कर सकता है।

अपना खुद का बनाना

कभी-कभी, कोई मौजूदा खरीदने के बिना अपना गैंट चार्ट टूल बनाने का निर्णय ले सकता है। यदि यह मामला है, तो सबसे पहले, एक को मुफ्त गैंट चार्ट टेम्पलेट्स के लिए इंटरनेट पर खोज करनी चाहिए।

इस तरह, कोई वास्तव में सटीक गैंट चार्ट टेम्पलेट (शायद एक्सेल में) उद्देश्य के लिए आवश्यक पा सकता है। मामले में, अगर कोई मैच नहीं मिला है, तो यह समझदार है कि वह अपना खुद का निर्माण करे।

कस्टम गैंट चार्ट बनाने के लिए एक्सेल सबसे लोकप्रिय टूल है। बेशक, कोई एक्सेल में खरोंच से गैंट चार्ट बना सकता है, लेकिन गैंट चार्ट बनाने के लिए एक्सेल में प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऐड-ऑन का उपयोग करना हमेशा उचित होता है।

ये परियोजना प्रबंधन ऐड-ऑन Microsoft और अन्य तृतीय-पक्ष कंपनियों द्वारा प्रकाशित किए जाते हैं।

फायदे नुकसान

किसी प्रोजेक्ट की समग्र स्थिति और उसके कार्यों को एक ही बार में समझने की क्षमता गैंट चार्ट टूल का उपयोग करने में महत्वपूर्ण लाभ है। इसलिए, ऊपरी प्रबंधन या परियोजना के प्रायोजक केवल गैंट चार्ट टूल को देखकर सूचित निर्णय ले सकते हैं।

सॉफ्टवेयर-आधारित गैंट चार्ट प्रोजेक्ट शेड्यूल में कार्य निर्भरता दिखाने में सक्षम हैं। यह प्रोजेक्ट शेड्यूल के महत्वपूर्ण पथ को पहचानने और बनाए रखने में मदद करता है।

गैंट चार्ट टूल का उपयोग छोटी परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए एकल इकाई के रूप में किया जा सकता है। छोटी परियोजनाओं के लिए, किसी अन्य दस्तावेज की आवश्यकता नहीं हो सकती है; लेकिन बड़ी परियोजनाओं के लिए, गैंट चार्ट टूल को प्रलेखन के अन्य माध्यमों से समर्थित होना चाहिए।

बड़ी परियोजनाओं के लिए, गैंट चार्ट में प्रदर्शित जानकारी निर्णय लेने के लिए पर्याप्त नहीं हो सकती है।

यद्यपि गैंट चार्ट एक परियोजना की लागत, समय और गुंजाइश पहलुओं का सटीक रूप से प्रतिनिधित्व करते हैं, यह परियोजना के आकार या कार्य तत्वों के आकार पर विस्तृत नहीं है। इसलिए, बाधाओं और मुद्दों की भयावहता को आसानी से गलत समझा जा सकता है।

निष्कर्ष

गैंट चार्ट टूल प्रोजेक्ट मैनेजर के जीवन को आसान बनाते हैं। इसलिए, गैंट चार्ट टूल सफल प्रोजेक्ट निष्पादन के लिए महत्वपूर्ण हैं।

परियोजना अनुसूची में आवश्यक विस्तार के स्तर की पहचान करना परियोजना के लिए उपयुक्त गैंट चार्ट उपकरण का चयन करते समय महत्वपूर्ण है।

सबसे सरल कार्यों का प्रबंधन करने के लिए किसी को गैंट चार्ट का उपयोग करके प्रोजेक्ट शेड्यूल को जटिल नहीं करना चाहिए।

परिचय

जस्ट-इन-टाइम मैन्युफैक्चरिंग एक अवधारणा थी जिसे फोर्ड मोटर कंपनी द्वारा संयुक्त राज्य में पेश किया गया था। यह डिमांड-पुल के आधार पर काम करता है, जो कि इस्तेमाल की जाने वाली तकनीकों के विपरीत है, जो उत्पादन-धक्का के आधार पर काम करता है।

आगे विस्तार करने के लिए, बस-इन-टाइम मैन्युफैक्चरिंग के तहत (बोलचाल की भाषा में जेआईटी प्रोडक्शन सिस्टम के रूप में संदर्भित), वास्तविक ऑर्डर निर्धारित करते हैं कि क्या निर्मित किया जाना चाहिए, ताकि सटीक मात्रा का निर्माण उसी समय पर हो जो आवश्यक हो।

बस-इन-टाइम निर्माण काननब, सतत सुधार और कुल गुणवत्ता प्रबंधन (टीक्यूएम) जैसी अवधारणाओं के साथ हाथ से जाता है।

बस-इन-टाइम उत्पादन के लिए खरीद नीतियों और निर्माण प्रक्रिया के संदर्भ में जटिल योजना की आवश्यकता होती है, यदि इसके कार्यान्वयन में सफलता मिलती है।

अत्यधिक उन्नत तकनीकी सहायता प्रणाली आवश्यक बैक-अप प्रदान करती है जो उत्पादन समयबद्धन सॉफ्टवेयर और इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज के साथ सबसे अधिक समय की मांग है।

फ़ायदा-इन-टाइम सिस्टम

निम्नलिखित विनिर्माण समय में सिस्टम को अपनाने के फायदे हैं

• बस-इन-टाइम मैन्युफैक्चरिंग स्टॉक की लागत को न्यूनतम तक सीमित रखता है। स्टोरेज स्पेस के जारी होने से अंतरिक्ष का बेहतर उपयोग होता है और इस तरह से भुगतान किए गए किराए पर और किसी भी बीमा प्रीमियम पर अनुकूल प्रभाव पड़ता है जिसे अन्यथा बनाने की आवश्यकता होती है।

• आउट-ऑफ-डेट या एक्सपायर्ड उत्पादों के रूप में जस्ट-इन-टाइम मैन्युफैक्चरिंग बेकार को खत्म करता है; इस समीकरण में बिल्कुल भी प्रवेश न करें।

• इस तकनीक के तहत, केवल आवश्यक स्टॉक प्राप्त किए जाते हैं, वित्त खरीद के लिए कम कार्यशील पूंजी की आवश्यकता होती है। यहां, एक न्यूनतम पुन: आदेश स्तर निर्धारित किया जाता है, और केवल एक बार उस निशान तक पहुंचने के बाद, ताजा स्टॉक को आदेश दिया जाता है कि यह सूची प्रबंधन के लिए भी एक वरदान है।

• उपरोक्त शेयरों के निम्न स्तर के होने के कारण, संगठन निवेश पर वापस लौटते हैं (जिन्हें प्रबंधन पार्लियामेंट में ROI कहा जाता है) आम तौर पर उच्चतर होगा।

• जैसे-जैसे समय में उत्पादन मांग-पुल के आधार पर काम करता है, वैसे ही बनाए गए सभी सामान बेचे जाएंगे, और इस तरह यह मांग में बदलाव को आश्चर्यजनक आसानी के साथ शामिल करता है। यह आज इसे विशेष रूप से आकर्षक बनाता है, जहां बाजार की मांग अस्थिर और कुछ हद तक अप्रत्याशित है।

• जस्ट-इन-टाइम मैन्युफैक्चरिंग 'राइट फर्स्ट टाइम' कॉन्सेप्ट को प्रोत्साहित करता है, ताकि निरीक्षण लागत और रीवर्क की लागत कम से कम हो।

• उच्च गुणवत्ता वाले उत्पादों और अधिक से अधिक दक्षता का उत्पादन एक समय पर उत्पादन प्रणाली का पालन करने से किया जा सकता है।

• समीपवर्ती उत्पादन प्रणाली के तहत उत्पादन श्रृंखला के साथ घनिष्ठ संबंध बनाए जाते हैं।

• ग्राहक के साथ निरंतर संचार के परिणामस्वरूप उच्च ग्राहक संतुष्टि होती है।

• ओवरप्रोडक्शन को तब खत्म किया जाता है जब सिर्फ-इन-टाइम मैन्युफैक्चरिंग को अपनाया जाता है।

नुकसान

इसके बाद जस्ट-इन-टाइम मैन्युफैक्चरिंग सिस्टम को अपनाने के नुकसान हैं

• बस-इन-टाइम मैन्युफैक्चरिंग गलतियों के लिए शून्य सहिष्णुता प्रदान करता है, क्योंकि यह अभ्यास में फिर से बहुत मुश्किल काम करता है, क्योंकि इन्वेंट्री को नंगे न्यूनतम तक रखा जाता है।

• आपूर्तिकर्ताओं पर एक उच्च निर्भरता है, जिसका प्रदर्शन आम तौर पर निर्माता के दायरे से बाहर होता है।

• देरी के लिए कोई बफ़र नहीं होने के कारण, उत्पादन डाउनटाइम और लाइन आइडलिंग हो सकती है जो वित्त और उत्पादन प्रक्रिया के संतुलन पर एक हानिकारक प्रभाव को सहन करेगा।

• संगठन इस तथ्य के कारण अप्रत्याशित वृद्धि को पूरा करने में सक्षम नहीं होगा कि कोई अतिरिक्त माल नहीं है।

• लेन-देन की लागत अपेक्षाकृत अधिक होगी क्योंकि अक्सर लेनदेन किया जाएगा।

• बार-बार निर्माण के कारण पर्यावरण पर कुछ हानिकारक प्रभाव पड़ सकते हैं, जो लगातार प्रसव के कारण परिवहन के बढ़ते उपयोग के परिणामस्वरूप होगा, जो बदले में अधिक जीवाश्म ईंधन का उपभोग करेगा।

एहतियात

निम्नलिखित बातें याद करने के लिए जब एक जस्ट-इन-टाइम मैन्युफैक्चरिंग सिस्टम को लागू किया जाता है

• संगठन के सभी स्तरों पर प्रबंधन खरीद और समर्थन की आवश्यकता होती है; अगर एक समय पर विनिर्माण प्रणाली को सफलतापूर्वक अपनाया जाना है।

• पर्याप्त संसाधनों को आवंटित किया जाना चाहिए, ताकि तकनीकी रूप से उन्नत सॉफ्टवेयर प्राप्त करने के लिए जो कि आम तौर पर आवश्यक हो अगर एक समयबद्ध प्रणाली एक सफल हो।

• प्रतिष्ठित और समय-परीक्षणित आपूर्तिकर्ताओं के साथ एक करीबी, भरोसेमंद संबंध बनाना इन्वेंट्री की प्राप्ति में अप्रत्याशित देरी को कम करेगा।

• बस-इन-टाइम विनिर्माण को रात भर नहीं अपनाया जा सकता है। इसमें समय की दृष्टि से प्रतिबद्धता की आवश्यकता है और कॉर्पोरेट संस्कृति के समायोजन की आवश्यकता होगी, क्योंकि यह पारंपरिक उत्पादन प्रक्रियाओं के लिए अलग है।

• डिजाइन प्रवाह प्रक्रिया को फिर से डिजाइन करने की आवश्यकता है और लेआउट को फिर से स्वरूपित करने की आवश्यकता है, ताकि समय-समय पर विनिर्माण को शामिल किया जा सके।

• लॉट साइज को छोटा किया जाना चाहिए।

• जब भी संभव हो वर्कस्टेशन की क्षमता संतुलित होनी चाहिए।

• निवारक रखरखाव किया जाना चाहिए, ताकि मशीन के टूटने को कम से कम किया जा सके।

• जहां भी संभव हो सेट-अप समय कम किया जाना चाहिए।

• गुणवत्ता वृद्धि कार्यक्रमों को अपनाया जाना चाहिए, ताकि कुल गुणवत्ता नियंत्रण प्रथाओं को अपनाया जा सके।

• लीड समय और लगातार प्रसव में कमी को शामिल किया जाना चाहिए।

• मोशन वेस्ट को कम से कम किया जाना चाहिए, इसलिए एक उचित समय निर्माण प्रणाली को लागू करते समय कन्वेयर बेल्ट का समावेश एक अच्छा विचार साबित हो सकता है।

निष्कर्ष

जस्ट-इन-टाइम मैन्युफैक्चरिंग एक दर्शन है जिसे कई विनिर्माण संगठनों में सफलतापूर्वक लागू किया गया है।

यह एक इष्टतम प्रणाली है जो ग्राहक की जरूरतों के प्रति उत्तरदायी होने के साथ-साथ इन्वेंट्री को कम करती है, यह कहना नहीं है कि यह इसके नुकसान के बिना नहीं है।

हालाँकि, संगठन के सभी स्तरों पर थोड़े से विचार और प्रतिबद्धता के साथ इन नुकसानों को दूर किया जा सकता है।

परिचय

ज्ञान प्रबंधन पूरी दुनिया में उद्यमों द्वारा प्रचलित एक गतिविधि है। ज्ञान प्रबंधन की प्रक्रिया में, ये उद्यम कई तरीकों और उपकरणों का उपयोग करके बड़े पैमाने पर जानकारी एकत्र करते हैं।

फिर, एकत्रित जानकारी को परिभाषित तकनीकों का उपयोग करके व्यवस्थित, संग्रहीत, साझा और विश्लेषण किया जाता है।

इस तरह की जानकारी का विश्लेषण संसाधनों, दस्तावेजों, लोगों और उनके कौशल पर आधारित होगा।

उचित विश्लेषण की गई जानकारी को तब उद्यम के 'ज्ञान' के रूप में संग्रहीत किया जाएगा। यह ज्ञान बाद में संगठनात्मक निर्णय लेने और नए स्टाफ के सदस्यों को प्रशिक्षित करने जैसी गतिविधियों के लिए उपयोग किया जाता है।

शुरुआती दिनों से ज्ञान प्रबंधन के कई दृष्टिकोण हैं। अधिकांश शुरुआती दृष्टिकोण मैनुअल भंडारण और सूचनाओं के विश्लेषण के रहे हैं। कंप्यूटरों की शुरुआत के साथ, अधिकांश संगठनात्मक ज्ञान और प्रबंधन प्रक्रियाओं को स्वचालित किया गया है।

इसलिए, सूचना भंडारण, पुनर्प्राप्ति और साझाकरण सुविधाजनक हो गया है। आजकल, अधिकांश उद्यमों का अपना ज्ञान प्रबंधन ढांचा है।

फ्रेमवर्क ज्ञान इकट्ठा करने के बिंदुओं, तकनीकों को इकट्ठा करने, उपयोग किए गए उपकरण, डेटा भंडारण उपकरण और तकनीकों और विश्लेषण तंत्र को परिभाषित करता है।

ज्ञान प्रबंधन प्रक्रिया

ज्ञान प्रबंधन की प्रक्रिया किसी भी उद्यम के लिए सार्वभौमिक है। कभी-कभी, उपयोग किए गए संसाधन, जैसे उपकरण और तकनीक, संगठनात्मक वातावरण के लिए अद्वितीय हो सकते हैं।

ज्ञान प्रबंधन प्रक्रिया में विभिन्न उपकरणों और तकनीकों द्वारा सहायता प्राप्त छह बुनियादी कदम हैं। जब इन चरणों का क्रमिक रूप से पालन किया जाता है, तो डेटा ज्ञान में बदल जाता है।

चरण 1: एकत्रित करना

यह ज्ञान प्रबंधन प्रक्रिया का सबसे महत्वपूर्ण चरण है। यदि आप गलत या अप्रासंगिक डेटा एकत्र करते हैं, तो परिणामी ज्ञान सबसे सटीक नहीं हो सकता है। इसलिए, इस तरह के ज्ञान पर आधारित निर्णय गलत भी हो सकते हैं।

डेटा संग्रह के लिए कई तरीके और उपकरण उपयोग किए जाते हैं। सबसे पहले, डेटा संग्रह ज्ञान प्रबंधन प्रक्रिया में एक प्रक्रिया होनी चाहिए। इन प्रक्रियाओं को ठीक से प्रलेखित किया जाना चाहिए और डेटा संग्रह प्रक्रिया में शामिल लोगों द्वारा पीछा किया जाना चाहिए।

डेटा संग्रह प्रक्रिया कुछ डेटा संग्रह बिंदुओं को परिभाषित करती है। कुछ बिंदु कुछ रूटीन रिपोर्ट के सारांश हो सकते हैं। एक उदाहरण के रूप में, मासिक बिक्री रिपोर्ट और दैनिक उपस्थिति रिपोर्ट डेटा संग्रह के लिए दो अच्छे संसाधन हो सकते हैं।

डेटा संग्रह बिंदुओं के साथ, डेटा निष्कर्षण तकनीक और उपकरण भी परिभाषित किए गए हैं। उदाहरण के रूप में, बिक्री रिपोर्ट एक कागज़-आधारित रिपोर्ट हो सकती है, जहाँ डेटा प्रविष्टि ऑपरेटर को डेटाबेस में डेटा को मैन्युअल रूप से फीड करने की आवश्यकता होती है, जबकि दैनिक उपस्थिति रिपोर्ट एक ऑनलाइन रिपोर्ट हो सकती है जहाँ यह सीधे डेटाबेस में संग्रहीत होती है।

डेटा एकत्र करने के बिंदुओं और निष्कर्षण तंत्र के अलावा, डेटा संग्रहण भी इस चरण में परिभाषित किया गया है। अधिकांश संगठन अब इस उद्देश्य के लिए एक सॉफ्टवेयर डेटाबेस एप्लिकेशन का उपयोग करते हैं।

चरण 2: आयोजन

एकत्र किए गए डेटा को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। यह संगठन आमतौर पर कुछ नियमों के आधार पर होता है। ये नियम संगठन द्वारा परिभाषित किए गए हैं।

एक उदाहरण के रूप में, सभी बिक्री-संबंधित डेटा एक साथ दर्ज किए जा सकते हैं और सभी स्टाफ-संबंधित डेटा एक ही डेटाबेस तालिका में संग्रहीत किए जा सकते हैं। इस प्रकार का संगठन डेटाबेस के भीतर डेटा को सही ढंग से बनाए रखने में मदद करता है।

यदि डेटाबेस में बहुत अधिक डेटा है, तो 'सामान्यीकरण' जैसी तकनीकों का उपयोग दोहराव को व्यवस्थित और कम करने के लिए किया जा सकता है।

इस तरह, डेटा तार्किक रूप से व्यवस्थित होता है और आसान पुनर्प्राप्ति के लिए एक दूसरे से संबंधित होता है। जब डेटा चरण 2 से गुजरता है, तो यह जानकारी बन जाती है।

चरण 3: सारांश

इस चरण में, सार को लेने के लिए सूचना को संक्षेप में प्रस्तुत किया गया है। लंबी जानकारी सारणीबद्ध या चित्रमय प्रारूप में प्रस्तुत की जाती है और उचित रूप से संग्रहीत की जाती है।

सारांशित करने के लिए, कई उपकरण हैं जिनका उपयोग सॉफ्टवेयर पैकेज, चार्ट (पारेतो, कारण-और-प्रभाव) और विभिन्न तकनीकों के रूप में किया जा सकता है।

चरण 4: विश्लेषण करना

इस स्तर पर, रिश्तों, अतिरेक और पैटर्न को खोजने के लिए जानकारी का विश्लेषण किया जाता है।

एक विशेषज्ञ या एक विशेषज्ञ टीम को इस उद्देश्य के लिए सौंपा जाना चाहिए क्योंकि व्यक्ति / टीम का अनुभव एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। आमतौर पर, सूचना के विश्लेषण के बाद बनाई गई रिपोर्टें होती हैं।

चरण 5: संश्लेषण करना

इस बिंदु पर, जानकारी ज्ञान बन जाती है। विश्लेषण के परिणाम (आमतौर पर रिपोर्ट) को विभिन्न अवधारणाओं और कलाकृतियों को प्राप्त करने के लिए एक साथ जोड़ा जाता है।

एक इकाई का एक पैटर्न या व्यवहार दूसरे को समझाने के लिए लागू किया जा सकता है, और सामूहिक रूप से, संगठन में ज्ञान तत्वों का एक सेट होगा जो संगठन में उपयोग किया जा सकता है।

यह ज्ञान आगे के उपयोग के लिए संगठनात्मक ज्ञान आधार में संग्रहीत किया जाता है ।

आमतौर पर, ज्ञान आधार एक सॉफ्टवेयर कार्यान्वयन है जिसे इंटरनेट के माध्यम से कहीं से भी एक्सेस किया जा सकता है।

आप इस तरह के नॉलेज बेस सॉफ्टवेयर खरीद सकते हैं या मुफ्त में उसी का ओपन-सोर्स कार्यान्वयन डाउनलोड कर सकते हैं।

चरण 6: निर्णय लेना

इस स्तर पर, ज्ञान का उपयोग निर्णय लेने के लिए किया जाता है। एक उदाहरण के रूप में, जब किसी विशेष प्रकार के प्रोजेक्ट या कार्य का अनुमान लगाया जाता है, तो पिछले अनुमानों से संबंधित ज्ञान का उपयोग किया जा सकता है।

यह अनुमान प्रक्रिया को तेज करता है और उच्च सटीकता जोड़ता है। यह कैसे संगठनात्मक ज्ञान प्रबंधन मूल्य जोड़ता है और लंबे समय में पैसा बचाता है।

निष्कर्ष

ज्ञान प्रबंधन उद्यम संगठनों के लिए एक आवश्यक अभ्यास है। संगठनात्मक ज्ञान वित्त, संस्कृति और लोगों के संदर्भ में संगठन में दीर्घकालिक लाभ जोड़ता है।

इसलिए, सभी परिपक्व संगठनों को व्यापार संचालन और संगठन की समग्र क्षमता को बढ़ाने के लिए ज्ञान प्रबंधन के लिए आवश्यक कदम उठाने चाहिए।

परिचय

जब परियोजना गतिविधि प्रबंधन की बात आती है, तो गतिविधि अनुक्रमण मुख्य कार्यों में से एक है। कई अन्य मापदंडों के बीच, फ्लोट प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग में उपयोग की जाने वाली प्रमुख अवधारणाओं में से एक है।

फ्लोट का उपयोग किसी विशेष कार्य के लिए स्वतंत्रता की सुविधा के लिए किया जा सकता है। आइए फ्लोट पर एक नज़र विस्तार से देखें।

फ्लोट

जब यह परियोजना में प्रत्येक गतिविधि की बात आती है, तो समयसीमा से संबंधित प्रत्येक के लिए चार पैरामीटर हैं। इन्हें इस प्रकार परिभाषित किया गया है:

• Earliest start time (ES) - सबसे पहले का समय, एक गतिविधि शुरू हो सकती है, जब पिछली निर्भर गतिविधियां खत्म हो जाती हैं।

• Earliest finish time (EF) - यह ES + गतिविधि अवधि होगी।

• Latest finish time (LF) - नवीनतम समय एक गतिविधि परियोजना को विलंब किए बिना समाप्त कर सकती है।

• Latest start time (LS) - यह LF - गतिविधि अवधि होगी।

किसी गतिविधि के लिए फ्लोट का समय सबसे प्रारंभिक (ES) और नवीनतम (LS) प्रारंभ समय के बीच या सबसे शुरुआती (EF) और नवीनतम (LF) के बीच का समय होता है। फ्लोट के समय के दौरान, परियोजना की समाप्ति तिथि को विलंब किए बिना एक गतिविधि में देरी हो सकती है। एक दृष्टांत में, यह कैसा दिखता है:

अग्रता और पश्चता

लीड्स और लैग्स फ्लोट के प्रकार हैं। आइए इसे समझने के लिए एक उदाहरण लेते हैं।

परियोजना प्रबंधन में, चार प्रकार की निर्भरताएं हैं:

• Finish to Start (FS) - बाद में कार्य तब तक शुरू नहीं होता है जब तक कि पिछला कार्य समाप्त न हो जाए

• Finish to Finish (FF) - बाद का कार्य तब तक पूरा नहीं होता जब तक कि पिछला कार्य समाप्त न हो जाए

• Start to Start (SS) - बाद में कार्य तब तक शुरू नहीं होता है जब तक कि पिछला कार्य शुरू न हो जाए

• Start to Finish (SF) - पिछले कार्य शुरू होने से पहले बाद में कार्य पूरा नहीं होता है

एक ही सामग्री का उपयोग करके एक ही घर की दो समान दीवारों के निर्माण का परिदृश्य लें। मान लीजिए, पहली दीवार का निर्माण कार्य A है और दूसरा निर्माण कार्य B है। इंजीनियर दो दिनों के लिए कार्य B में देरी करना चाहता है। यह इस तथ्य के कारण है कि ए और बी दोनों के लिए उपयोग की जाने वाली सामग्री एक नए प्रकार की है, इसलिए इंजीनियर ए से सीखना चाहता है और फिर बी के लिए कुछ भी होने पर आवेदन करना चाहता है। इसलिए, ए और बी के दो कार्यों में एक एसएस संबंध है ।

दो कार्यों की शुरुआत की तारीखों के बीच के समय को अंतराल (इस मामले में 2 दिन) के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।

यदि कार्य A और B के बीच संबंध समाप्त करने के लिए प्रारंभ (FS) था, तो 'सीसा' का चित्रण इस प्रकार किया जा सकता है:

टास्क बी ने टास्क ए से पहले 'लीड' के साथ शुरू किया था।

निष्कर्ष

एक परियोजना प्रबंधक के लिए, फ्लोट, लीड और लैग की अवधारणाएं बहुत सारे अर्थ और अर्थ बनाती हैं। प्रोजेक्ट टाइमलाइन विविधताओं और अंततः प्रोजेक्ट पूरा होने के समय की गणना करने के लिए कार्यों के ये पहलू महत्वपूर्ण हैं।

परिचय

प्रबंधन किसी भी संगठन का मुख्य कार्य है। प्रबंधन कंपनी और उसके हितधारकों, जैसे निवेशकों और कर्मचारियों की भलाई के लिए जिम्मेदार है।

इसलिए, प्रबंधन को व्यक्तियों का एक कुशल, अनुभवी और प्रेरित सेट होना चाहिए, जो कंपनी और हितधारकों के सर्वोत्तम हित के लिए जो भी आवश्यक हो, करेंगे।

सर्वोत्तम प्रथाएं आमतौर पर ज्ञान प्रबंधन के परिणाम हैं। सर्वोत्तम अभ्यास संगठन के पुन: प्रयोज्य अभ्यास हैं जो संबंधित कार्यों में सफल रहे हैं।

एक संगठन में दो प्रकार के सर्वोत्तम अभ्यास हैं:

• Internal best practices - आंतरिक सर्वोत्तम अभ्यास आंतरिक ज्ञान प्रबंधन प्रयासों द्वारा उत्पन्न होते हैं।

• External (industry) best practices - बाहरी सर्वोत्तम प्रथाओं को कुशल, शिक्षित और अनुभवी कर्मचारियों को काम पर रखने और बाहरी प्रशिक्षण के माध्यम से कंपनी को दिया जाता है।

जब यह सर्वोत्तम प्रथाओं के प्रबंधन की बात आती है, तो बहुत सारे हैं। उन्हें प्रबंधन के भीतर विभिन्न उप-डोमेन में विभाजित किया जा सकता है, जैसे कि मानव संसाधन, तकनीकी, आदि।

लेकिन इस संक्षिप्त लेख में, हम प्रबंधन को एक सामान्य अभ्यास के रूप में लेते हैं और विभिन्न उप-डोमेन पर विस्तृत नहीं करेंगे।

मुख्य क्षेत्र

जब सर्वोत्तम प्रथाओं का प्रबंधन करने की बात आती है, तो हम पाँच अलग-अलग क्षेत्रों की पहचान कर सकते हैं जहाँ सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू किया जा सकता है।

1 - संचार

प्रबंधन सभी कर्मचारियों और ग्राहकों के लिए संवाद करने के बारे में है। जब सफल प्रबंधन की बात आती है तो प्रभावी संचार होना आवश्यक है।

प्रबंधन को कर्मचारियों और ग्राहकों के लिए / से स्पष्ट और प्रभावी संचार के लिए परिभाषित सर्वोत्तम प्रथाओं का एक सेट होना चाहिए।

2 - उदाहरण द्वारा अग्रणी

सम्मान एक ऐसी चीज है जिसे आपको कॉर्पोरेट वातावरण में अर्जित करना चाहिए। उदाहरणों के आधार पर ऐसा करना सबसे अच्छा तरीका है। उदाहरण सर्वोत्तम प्रथाओं द्वारा नेतृत्व को परिभाषित और पालन करें और यह भी सुनिश्चित करें कि आपके अधीनस्थ भी ऐसा ही करें।

3 - यथार्थवादी लक्ष्यों की स्थापना और मांग

यथार्थवादी लक्ष्य कॉर्पोरेट मनोबल को बढ़ा सकते हैं। ज्यादातर समय, संगठन अवास्तविक, अस्वीकार्य लक्ष्यों और उद्देश्यों के कारण विफल होते हैं।

लक्ष्यों और उद्देश्यों को कैसे निर्धारित किया जाए, इस पर कई सर्वोत्तम प्रथाएं हैं, जैसे स्वाट विश्लेषण। चूंकि लक्ष्य आपके संगठन के पीछे ड्राइविंग कारक हैं, इसलिए आपको लक्ष्य निर्धारण के लिए हर संभव सर्वोत्तम अभ्यास का उपयोग करने की आवश्यकता है।

4 - ओपन मैनेजमेंट स्टाइल

जब आपकी प्रबंधन शैली खुली और पारदर्शी होती है, तो दूसरे आपका अधिक सम्मान करते हैं। इसके अलावा, जानकारी सीधे समस्या क्षेत्रों से आपके पास बहती है।

हमेशा खुले दरवाजे की नीतियों का पालन करने का प्रयास करें जो आपके अधीनस्थों को सीधे आपके पास आने तक सीमित न रखें।

5 - रणनीतिक योजना

यह सबसे महत्वपूर्ण सबसे अच्छा अभ्यास क्षेत्र है जब कंपनी के लिए दीर्घकालिक लाभ की बात आती है। आमतौर पर, प्रबंधन में अनुभवी लोग, जैसे कि जैक वेल्च, के पास रणनीतिक कॉर्पोरेट योजना के लिए अपने स्वयं के, सफल सर्वोत्तम अभ्यास हैं।

असाधारण लोगों से ऐसे विचारों को सीखना और उन्हें अपने संदर्भ में लागू करना हमेशा एक अच्छा विचार है।

उपकरण

ऐसे कई उपकरण हैं जो एक प्रबंधक प्रबंधन सर्वोत्तम प्रथाओं के अभ्यास के लिए उपयोग कर सकता है। निम्नलिखित कुछ क्षेत्र हैं जहां आप ऐसे उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं।

बेंच मार्किंग

बेंचमार्किंग एक डोमेन ही है। सटीक बेंचमार्किंग आपको अपनी कंपनी या विभागों की क्षमता को समझने में मदद करता है।

बेंचमार्क का उपयोग आपकी कंपनी के प्रदर्शन के मूल्यांकन और मूल्यांकन के लिए किया जा सकता है।

पूर्वानुमान

पूर्वानुमान, विशेष रूप से, वित्तीय पूर्वानुमान एक व्यावसायिक संगठन के लिए एक महत्वपूर्ण कार्य है। कई उपकरण हैं जैसे मूल्य पत्रक, सटीक पूर्वानुमान के लिए प्रयास अनुमान।

प्रदर्शन की निगरानी

मैट्रिक्स प्रदर्शन निगरानी में सबसे अच्छे तरीकों में से एक है। इसके अलावा, आप विभागों, कार्यों और लोगों के प्रदर्शन को मापने और आकलन के लिए कुछ KPI (मुख्य प्रदर्शन संकेतक) को परिभाषित कर सकते हैं।

हम अगले भाग में KPI पर एक विस्तृत नज़र रखेंगे।

प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI)

यह आपके व्यावसायिक संगठन के सभी पहलुओं की निगरानी का सबसे प्रभावी तरीका है।

आप व्यवसाय के किसी भी पहलू के लिए KPI सेट कर सकते हैं और संबंधित पहलुओं की प्रगति की निगरानी शुरू कर सकते हैं।

एक उदाहरण के रूप में, आप बिक्री लक्ष्य के लिए KPI को परिभाषित कर सकते हैं और समय के साथ उनकी प्रगति की निगरानी कर सकते हैं। जब बिक्री के आंकड़े केपीआई से नहीं मिलते हैं, तो आप मुद्दों पर गौर कर सकते हैं और उन्हें सुधार सकते हैं।

उपयोग किए जाने वाले KPI आपके व्यवसाय डोमेन पर निर्भर करते हैं। जब KPI को परिभाषित किया जाता है, तो उन्हें आपके समग्र व्यावसायिक उद्देश्यों के साथ संरेखित करना चाहिए।

निष्कर्ष

प्रबंधन सर्वोत्तम प्रथाओं को नियोजित करके एक बड़ी सफलता प्राप्त कर सकता है।

यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि वही गलती दोहराई न जाए। एक बार ज्ञान प्रबंधन के माध्यम से एक सर्वोत्तम अभ्यास प्राप्त होता है, इसे उचित रूप से प्रलेखित किया जाना चाहिए और कंपनी के प्रासंगिक कार्यों में एकीकृत किया जाना चाहिए।

सर्वोत्तम प्रथाओं को नियमित रूप से कॉर्पोरेट प्रशिक्षण में शामिल किया जाना चाहिए।

परिचय

एक संगठन में, प्रबंधक कई कार्य करते हैं और कई भूमिकाएँ निभाते हैं। वे कई स्थितियों को संभालने के लिए जिम्मेदार हैं और ये परिस्थितियां आमतौर पर एक दूसरे से अलग होती हैं।

जब ऐसी स्थितियों को संभालने की बात आती है, तो प्रबंधक अपनी प्रबंधन शैलियों का उपयोग करते हैं।

कुछ प्रबंधन शैलियों की स्थिति के लिए सबसे अच्छा हो सकता है और कुछ नहीं हो सकता है। इसलिए, विभिन्न प्रकार की प्रबंधन शैलियों के बारे में जागरूकता प्रबंधकों को विभिन्न स्थितियों को इष्टतम तरीके से संभालने में मदद करेगी।

संक्षेप में, एक प्रबंधन शैली एक नेतृत्व विधि है जो एक प्रबंधक द्वारा उपयोग की जाती है। आइए दुनिया भर के प्रबंधकों द्वारा प्रचलित चार मुख्य प्रबंधन शैलियों पर एक नज़र डालें।

निरंकुश

इस प्रबंधन शैली में, प्रबंधक एकमात्र निर्णय निर्माता बन जाता है।

प्रबंधक अधीनस्थों और निर्णय लेने में उनकी भागीदारी के बारे में परवाह नहीं करता है। इसलिए, निर्णय व्यक्तित्व और प्रबंधक की राय को दर्शाते हैं।

निर्णय टीम की सामूहिक राय को नहीं दर्शाता है। कुछ मामलों में, प्रबंधन की यह शैली एक व्यवसाय को तेजी से अपने लक्ष्यों की ओर ले जा सकती है और चुनौतीपूर्ण समय के माध्यम से लड़ सकती है।

यदि प्रबंधक के पास एक महान व्यक्तित्व, अनुभव और जोखिम है, तो उसके द्वारा किए गए निर्णय सामूहिक निर्णय लेने से बेहतर हो सकते हैं। दूसरी ओर, अधीनस्थ प्रबंधक के निर्णयों पर निर्भर हो सकते हैं और पूरी तरह से पर्यवेक्षण की आवश्यकता हो सकती है।

दो प्रकार के निरंकुश प्रबंधक हैं:

• Directive autocrat। इस प्रकार के प्रबंधक अपने निर्णय अकेले लेते हैं और अधीनस्थों की बारीकी से निगरानी करते हैं।

• Permissive autocrat। इस प्रकार के प्रबंधक अपने निर्णय अकेले लेते हैं, लेकिन अधीनस्थों को स्वतंत्र रूप से निर्णयों को निष्पादित करने की अनुमति देता है।

डेमोक्रेटिक

इस शैली में, प्रबंधक अन्य की राय के लिए खुला है और निर्णय लेने की प्रक्रिया में उनके योगदान का स्वागत करता है। इसलिए, हर निर्णय बहुमत के समझौते के साथ किया जाता है।

किए गए निर्णय टीम की राय को दर्शाते हैं। इस प्रबंधन शैली को सफलतापूर्वक काम करने के लिए, प्रबंधकों और अधीनस्थों के बीच मजबूत संचार आवश्यक है।

इस प्रकार का प्रबंधन सबसे अधिक सफल होता है जब यह एक जटिल मामले पर निर्णय लेने की बात आती है जहां विशेषज्ञ की सलाह और राय की आवश्यकता होती है।

व्यावसायिक निर्णय लेने से पहले, आम तौर पर संगठनों में बैठकों या विचार-मंथन सत्रों की एक श्रृंखला होती है। ये बैठकें ठीक से नियोजित और प्रलेखित हैं।

इसलिए, संगठन हमेशा निर्णय लेने की प्रक्रिया में वापस जा सकता है और कुछ निर्णयों के पीछे कारणों को देख सकता है। सामूहिक प्रकृति के कारण, प्रबंधन की इस शैली से कर्मचारियों को अधिक संतुष्टि मिलती है।

यदि लोकतांत्रिक शैली के माध्यम से निर्णय लेने में एक गंभीर स्थिति के लिए बहुत लंबा समय लगता है, तो यह बहुत देर होने से पहले ऑटोकैट प्रबंधन शैली को नियोजित करने का समय है।

पैतृक

यह तानाशाही प्रकार के प्रबंधन में से एक है। किए गए निर्णय आमतौर पर कंपनी के साथ-साथ कर्मचारियों के सर्वोत्तम हित के लिए होते हैं।

जब प्रबंधन कोई निर्णय लेता है, तो उसे कर्मचारियों को समझाया जाता है और वे अपना समर्थन भी प्राप्त करते हैं।

इस प्रबंधन शैली में, कार्य-जीवन संतुलन पर बल दिया जाता है और यह अंततः संगठन के भीतर एक उच्च मनोबल रखता है। लंबे समय में, यह कर्मचारियों की वफादारी की गारंटी देता है।

इस शैली का एक नुकसान यह है कि कर्मचारी प्रबंधकों पर निर्भर हो सकते हैं। यह संगठन के भीतर रचनात्मकता को सीमित करेगा।

अहस्तक्षेप

इस प्रकार के प्रबंधन में, प्रबंधक कर्मचारियों के लिए एक सुविधा है। कर्मचारी अपने काम के विभिन्न क्षेत्रों की जिम्मेदारी लेते हैं। जब भी कर्मचारियों को एक बाधा का सामना करना पड़ता है, प्रबंधक हस्तक्षेप करता है और इसे हटा देता है। इस शैली में, कर्मचारी अधिक स्वतंत्र है और अपनी जिम्मेदारियों का मालिक है। प्रबंधक के पास प्रदर्शन करने के लिए केवल थोड़े प्रबंधकीय कार्य हैं।

जब अन्य शैलियों के साथ तुलना की जाती है, तो कर्मचारियों और प्रबंधकों के बीच इस प्रबंधन शैली में एक न्यूनतम संचार होता है।

प्रबंधन की यह शैली उन कंपनियों के लिए सबसे उपयुक्त है जैसे कि प्रौद्योगिकी कंपनियां जहां अत्यधिक पेशेवर और रचनात्मक कर्मचारी हैं।

निष्कर्ष

विभिन्न प्रबंधन शैलियाँ विभिन्न परिस्थितियों को संभालने और विभिन्न समस्याओं को हल करने में सक्षम हैं।

इसलिए, एक प्रबंधक एक गतिशील व्यक्ति होना चाहिए, जिसके पास कई प्रकार की प्रबंधन शैलियों में अंतर्दृष्टि है।

परिचय

व्यवसाय की दुनिया में विभिन्न प्रबंधन दर्शन और प्रकार हैं। इस प्रकार के प्रबंधन एक दूसरे से भिन्न होते हैं।

कुछ मामलों में, विशिष्ट आवश्यकता के लिए कस्टमाइज्ड कुछ बनाने के लिए इनमें से कुछ प्रबंधन प्रकारों को एक साथ मिलाया जा सकता है।

ऑब्जेक्टिव्स (MBO) द्वारा प्रबंधन अक्सर उपयोग किए जाने वाले प्रबंधन प्रकारों में से एक है। लोकप्रियता और सिद्ध परिणाम हर किसी के अपने संगठन के लिए इस तकनीक को अपनाने के पीछे मुख्य कारण हैं।

जैसा कि कई प्रबंधन प्रकारों के लिए मान्य है, एमबीओ एक व्यवस्थित और संगठित दृष्टिकोण है जो लक्ष्यों की प्राप्ति पर जोर देता है। लंबे समय में, यह प्रबंधन को संगठन की मानसिकता को बदलने के लिए और अधिक परिणाम उन्मुख बनाने की अनुमति देता है।

द कॉन्सेप्ट्स

उद्देश्यों द्वारा प्रबंधन का मुख्य उद्देश्य कंपनी के लक्ष्यों और अधीनस्थ उद्देश्यों को ठीक से संरेखित करना है, इसलिए संगठन में हर कोई समान संगठनात्मक लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए काम करता है। संगठनात्मक लक्ष्यों की पहचान करने के लिए, ऊपरी प्रबंधन आमतौर पर जीक्यूएम (लक्ष्य, प्रश्न और मैट्रिक्स) जैसी तकनीकों का अनुसरण करता है।

कर्मचारियों के लिए उद्देश्य निर्धारित करने के लिए, निम्नलिखित चरणों का पालन किया जाता है:

• प्रबंधन संगठनात्मक लक्ष्यों को कम करता है और वरिष्ठ प्रबंधकों को विखंडन प्रदान करता है।

• वरिष्ठ प्रबंधक तब नियत संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उनके उद्देश्यों को प्राप्त करते हैं। यह वह जगह है जहां वरिष्ठ प्रबंधक परिचालन प्रबंधन को उद्देश्य प्रदान करते हैं।

• संचालन प्रबंधन तब अपने उद्देश्यों को पूरा करता है और उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक गतिविधियों की पहचान करता है। इन उप-उद्देश्यों और गतिविधियों को फिर बाकी कर्मचारियों को सौंपा जाता है।

• जब उद्देश्य और गतिविधियां सौंपी जाती हैं, तो प्रबंधन उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से पहचानने, पूरा करने के लिए समय सीमा और ट्रैकिंग विकल्पों के लिए मजबूत इनपुट देता है।

• प्रत्येक उद्देश्य को ठीक से ट्रैक किया जाता है और प्रबंधन उद्देश्य के मालिक को आवधिक प्रतिक्रिया देता है।

• अधिकांश अवसरों में, संगठन उद्देश्यों और प्रतिक्रिया को ट्रैक करने के लिए प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं को परिभाषित करता है।

• सहमत अवधि (आमतौर पर एक वर्ष) के अंत में, उद्देश्य उपलब्धि की समीक्षा की जाती है और एक मूल्यांकन किया जाता है। आमतौर पर, इस मूल्यांकन के परिणामों का उपयोग कर्मचारियों के लिए आगे और प्रासंगिक बोनस के लिए वेतन वृद्धि को निर्धारित करने के लिए किया जाता है।

गतिविधि जाल एमबीओ प्रक्रिया की सफलता को रोकने वाले मुद्दों में से एक है। यह तब होता है जब कर्मचारी दीर्घकालिक उद्देश्यों के बजाय दैनिक गतिविधियों पर अधिक केंद्रित होते हैं। अतिभारित गतिविधियां दुष्चक्र का एक परिणाम हैं और इस चक्र को उचित योजना के माध्यम से तोड़ दिया जाना चाहिए।

केन्द्र बिन्दु

MBO में, प्रबंधन का फोकस परिणाम पर होता है, गतिविधि पर नहीं। कार्यों को बातचीत के माध्यम से सौंपा गया है और कार्यान्वयन के लिए कोई निश्चित रोडमैप नहीं है। कार्यान्वयन गतिशील रूप से किया जाता है और स्थिति के अनुरूप होता है।

एमबीओ का उपयोग कब करें?

यद्यपि MBO अत्यंत परिणामोन्मुखी है, लेकिन सभी उद्यम MBO कार्यान्वयन से लाभ नहीं उठा सकते हैं। MBO ज्ञान-आधारित उद्यमों के लिए सबसे उपयुक्त है जहाँ कर्मचारी काफी सक्षम हैं कि वे क्या करते हैं।

विशेष रूप से, यदि प्रबंधन कर्मचारियों के बीच एक आत्म-नेतृत्व संस्कृति को लागू करने की योजना बना रहा है, तो एमबीओ उस प्रक्रिया को शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका है।

व्यक्तियों की जिम्मेदारी

चूँकि व्यक्तियों को MBO के तहत खींचे हुए कार्यों और जिम्मेदारियों को निभाने का अधिकार है, इसलिए MBO की सफलता के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारियाँ महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं।

एमबीओ में, ऊपरी प्रबंधन की रणनीतिक सोच और पदानुक्रम के निचले स्तरों के परिचालन निष्पादन के बीच निर्मित एक लिंक है।

उद्देश्यों को प्राप्त करने की जिम्मेदारी संगठन से संगठन के प्रत्येक व्यक्ति को पारित की जाती है।

उद्देश्यों द्वारा प्रबंधन मुख्य रूप से आत्म-नियंत्रण के माध्यम से प्राप्त किया जाता है। आजकल, विशेष रूप से ज्ञान-आधारित संगठनों में, कर्मचारी स्वयं-प्रबंधक हैं, जो स्वयं निर्णय लेने में सक्षम हैं। ऐसे संगठनों में, प्रबंधन को अपने कर्मचारियों से तीन बुनियादी प्रश्न पूछने चाहिए।

• आपकी जिम्मेदारियां क्या होनी चाहिए?

• प्रबंधन और साथियों से आपको क्या जानकारी चाहिए?

• आपको प्रबंधन और साथियों को बदले में क्या जानकारी प्रदान करनी चाहिए?

निष्कर्ष

उद्देश्यों के द्वारा प्रबंधन सॉफ्टवेयर विकास कंपनियों जैसे ज्ञान-आधारित संगठनों में प्रबंधन के लिए वास्तविक अभ्यास बन गया है। कर्मचारियों को उनके व्यक्तिगत उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए पर्याप्त जिम्मेदारी और अधिकार दिया जाता है।

व्यक्तिगत उद्देश्यों की पूर्ति अंततः संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने में योगदान देती है। इसलिए, प्रत्येक व्यक्ति की उद्देश्य उपलब्धियों का आकलन करने की एक मजबूत और मजबूत प्रक्रिया होनी चाहिए।

यह समीक्षा प्रक्रिया समय-समय पर होनी चाहिए और पर्याप्त प्रतिक्रिया यह सुनिश्चित करेगी कि व्यक्तिगत उद्देश्य संगठनात्मक लक्ष्यों के अनुरूप हैं।

परिचय

रियासत का नाम अपने कैसिनो के लिए प्रसिद्ध होने के कारण, मोंटे कार्लो विश्लेषण शब्द एक कैसिनो गेम में किसी की कमाई को अधिकतम करने के उद्देश्य से एक जटिल रणनीति की छवियों को जोड़ता है।

हालांकि, मोंटे कार्लो विश्लेषण परियोजना प्रबंधन में एक तकनीक को संदर्भित करता है जहां एक प्रबंधक कुल परियोजना लागत और परियोजना अनुसूची की गणना और गणना कई बार करता है।

यह इनपुट मानों के एक सेट का उपयोग करके किया जाता है जो संभावित वितरण या संभावित लागत या संभावित अवधि के सावधानीपूर्वक विचार-विमर्श के बाद चुना गया है।

मोंटे कार्लो विश्लेषण का महत्व

मोंटे कार्लो विश्लेषण परियोजना प्रबंधन में महत्वपूर्ण है क्योंकि यह एक परियोजना प्रबंधक को एक परियोजना की संभावित कुल लागत की गणना करने के साथ-साथ एक सीमा या परियोजना के लिए संभावित तारीख की संभावित तिथि की गणना करने की अनुमति देता है।

चूंकि मोंटे कार्लो विश्लेषण मात्रात्मक डेटा का उपयोग करता है, इसलिए यह परियोजना प्रबंधकों को वरिष्ठ प्रबंधन के साथ बेहतर संवाद करने की अनुमति देता है, खासकर जब उत्तरार्द्ध अव्यवहारिक परियोजना के पूरा होने की तारीखों या अवास्तविक परियोजना लागतों पर जोर दे रहा हो।

इसके अलावा, इस प्रकार के विश्लेषण से परियोजना प्रबंधकों को परियोजना अनुसूचियों में गड़बड़ी और अस्पष्टता निर्धारित करने की अनुमति मिलती है।

मोंटे कार्लो विश्लेषण का एक सरल उदाहरण

एक प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट की अवधि के लिए तीन अनुमान बनाता है: एक सबसे अधिक संभावना अवधि, एक सबसे खराब स्थिति और दूसरा सबसे अच्छा परिदृश्य। प्रत्येक अनुमान के लिए, परियोजना प्रबंधक घटना की संभावना की पुष्टि करता है।

परियोजना एक है जिसमें तीन कार्य शामिल हैं:

• पहले कार्य में तीन दिन (70% संभावना) लगने की संभावना है, लेकिन इसे दो दिनों या चार दिनों में भी पूरा किया जा सकता है। इसे पूरा करने में दो दिन लगने की संभावना 10% है और इसके खत्म होने में चार दिन लगने की संभावना 20% है।

• दूसरे कार्य को समाप्त करने में छह दिन लगने की 60% संभावना है, 20% संभावना प्रत्येक को पाँच दिन या आठ दिन में पूरा करने की है।

• अंतिम कार्य में चार दिनों में पूरा होने की 80% संभावना है, तीन दिनों में पूरी होने की 5% संभावना और पांच दिनों में पूरी होने की 15% संभावना है।

मोंटे कार्लो विश्लेषण का उपयोग, परियोजना संभावनाओं पर सिमुलेशन की एक श्रृंखला की जाती है। सिमुलेशन एक हजार विषम समय के लिए चलाने के लिए है, और प्रत्येक सिमुलेशन के लिए, एक अंतिम तिथि नोट की जाती है।

मोंटे कार्लो विश्लेषण पूरा हो जाने के बाद, एक भी परियोजना पूरी होने की तारीख नहीं होगी। इसके बजाय परियोजना प्रबंधक के पास एक संभावित वक्र है जो पूरा होने की संभावना तिथियों और प्रत्येक को प्राप्त करने की संभावना को दर्शाता है।

इस प्रायिकता वक्र का उपयोग करते हुए, परियोजना प्रबंधक अपेक्षित समाप्ति के वरिष्ठ प्रबंधन को सूचित करता है। परियोजना प्रबंधक इसे प्राप्त करने के 90% अवसर के साथ तारीख का चयन करेगा।

इसलिए, यह कहा जा सकता है कि मोंटे कार्लो विश्लेषण का उपयोग करते हुए, इस परियोजना के 90 दिनों की एक्स संख्या में पूरा होने की संभावना है।

इसी तरह, एक परियोजना प्रबंधक विभिन्न अंत परिणामों को अनुकरण करने के लिए संभाव्यता का उपयोग करते हुए एक परियोजना के लिए अनुमानित बजट को स्थगित कर सकता है और बदले में एक संभावना वक्र में निष्कर्षों का उपयोग कर सकता है।

मोंटे कार्लो विश्लेषण कैसे किया जाता है?

उपरोक्त उदाहरण वह था जिसमें मात्र तीन कार्य थे। हकीकत में, ऐसी परियोजनाओं में सैकड़ों नहीं तो हजारों काम होते हैं।

मोंटे कार्लो विश्लेषण का उपयोग करते हुए, एक परियोजना प्रबंधक अवधि और आसपास के सैकड़ों या हजारों कार्यों के आसपास की लागत की अस्पष्टता दिखाने के लिए एक संभावना वक्र प्राप्त करने में सक्षम है।

सैकड़ों या हजारों कार्यों से जुड़े सिमुलेशन का संचालन मैन्युअल रूप से किया जाना थकाऊ काम है।

आज परियोजना प्रबंधन शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर है जो हजारों सिमुलेशन का संचालन कर सकता है और संभावना प्रबंधक वक्र में परियोजना प्रबंधक को अलग-अलग अंतिम परिणाम प्रदान कर सकता है।

विभिन्न प्रकार की संभावना वितरण / घटता

एक मोंटे कार्लो विश्लेषण एक संभावित वितरण के माध्यम से एक परियोजना में शामिल जोखिम विश्लेषण को दर्शाता है जो संभावित मूल्यों का एक मॉडल है।

मोंटे कार्लो विश्लेषण के लिए आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले कुछ संभावित वितरण या घटता शामिल हैं:

• The Normal or Bell Curve - इस प्रकार की प्रायिकता वक्र में, मध्य में मान उत्पन्न होने की संभावना होती है।

• The Lognormal Curve -यहां मूल्यों को तिरछा किया जाता है। एक मोंटे कार्लो विश्लेषण रियल एस्टेट उद्योग या तेल उद्योग में परियोजना प्रबंधन के लिए इस प्रकार की संभावना वितरण देता है।

• The Uniform Curve -सभी उदाहरणों में होने की समान संभावना होती है। एक नए उत्पाद के लिए विनिर्माण लागत और भविष्य की बिक्री राजस्व के साथ इस प्रकार की संभावना वितरण आम है।

• The Triangular Curve -प्रोजेक्ट मैनेजर न्यूनतम, अधिकतम या सबसे अधिक संभावित मूल्यों में प्रवेश करता है। संभावना वक्र, एक त्रिकोणीय एक, सबसे संभावित विकल्प के चारों ओर मूल्यों को प्रदर्शित करेगा।

निष्कर्ष

मोंटे कार्लो विश्लेषण कई संभावित प्रोजेक्ट पूरा होने की तारीखों और प्रोजेक्ट के लिए आवश्यक सबसे अधिक संभावित बजट की गणना करने के लिए प्रबंधकों द्वारा अपनाया गया एक महत्वपूर्ण तरीका है।

मोंटे कार्लो विश्लेषण के माध्यम से एकत्र की गई जानकारी का उपयोग करते हुए, परियोजना प्रबंधक एक परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक बजट के साथ-साथ उपयुक्त बजट का प्रस्ताव करने के लिए वरिष्ठ प्रबंधन को सांख्यिकीय प्रमाण देने में सक्षम हैं।

परिचय

प्रेरणा कुछ हासिल करने की दिशा में हमें ले जाने वाले प्रमुख कारकों में से एक है। प्रेरणा के बिना, हम कुछ नहीं करेंगे। इसलिए, कॉर्पोरेट प्रबंधन की बात करते समय प्रेरणा एक प्रमुख पहलू है। सर्वोत्तम व्यावसायिक परिणाम प्राप्त करने के लिए, संगठन को कर्मचारियों को प्रेरित रखने की आवश्यकता है।

कर्मचारियों को प्रेरित करने के लिए, संगठन विभिन्न गतिविधियाँ करते हैं। गतिविधियाँ मूल रूप से कुछ प्रेरक सिद्धांतों के परिणाम और निष्कर्ष करती हैं।

आधुनिक दुनिया में प्रचलित मुख्य प्रेरक सिद्धांत निम्नलिखित हैं:

सिद्धांत

1. एक्वायर्ड नीड्स थ्योरी

इस सिद्धांत के अनुसार, लोग शक्ति, उपलब्धि और संबद्धता के लालच से प्रेरित होते हैं। सशक्तिकरण, उपाधियों और अन्य संबंधित टोकन की पेशकश करके, लोगों को अपना काम करने के लिए प्रेरित किया जा सकता है।

2. सक्रियण सिद्धांत

मनुष्य अपने स्वभाव से आसानी से उत्तेजित हो सकता है। इस प्रेरणा सिद्धांत में, उत्तेजना का उपयोग लोगों को प्रेरित रखने के लिए किया जाता है। उदाहरण के तौर पर एक सेना लें। दुश्मन को खत्म करने के लिए उत्तेजना एक अच्छा प्रेरणा कारक है।

3. दृढ़ता को प्रभावित करें

एक उदाहरण लेते हैं। एक कर्मचारी अपनी प्रतिष्ठा के कारण किसी कंपनी के प्रति आकर्षित होता है। एक बार जब कर्मचारी काम करना शुरू कर देता है, तो वह कंपनी के प्रति वफादारी विकसित करता है। बाद में, कुछ मुद्दे के कारण, कंपनी अपनी प्रतिष्ठा खो देती है, लेकिन कर्मचारी की वफादारी बनी रहती है।

4. मनोवृत्ति-व्यवहार संगति

इस प्रेरणा सिद्धांत में, लोगों को प्रेरित करने के लिए दृष्टिकोण और व्यवहार के संरेखण का उपयोग किया जाता है।

5. गुण सिद्धांत

लोगों से आग्रह करने के लिए एक प्रेरक कारक के रूप में उपयोग किया जाता है। आमतौर पर, लोग खुद के साथ-साथ दूसरों को भी अलग-अलग संदर्भों में पेश करना पसंद करते हैं। इस सिद्धांत में प्रेरणा के लिए इस आवश्यकता का उपयोग किया जाता है।

एक उदाहरण के रूप में, किसी पत्रिका में प्रकाशित नाम प्राप्त करना उसी व्यक्ति के लिए लेखन में आगे संलग्न होने के लिए एक अच्छी प्रेरणा है।

6. संज्ञानात्मक विसंगति

यह सिद्धांत इस तथ्य पर जोर देता है कि किसी चीज़ के साथ गुटनिरपेक्षता लोगों को असहज कर सकती है और अंततः उन्हें सही काम करने के लिए प्रेरित करती है।

7. संज्ञानात्मक विकास सिद्धांत

इसे कई डोमेन में सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला प्रेरणा सिद्धांत माना जा सकता है। जब हम कार्यों को पूरा करने के लिए चुनते हैं, तो हम उन्हें उल्लेखनीय कार्यों के लिए चुन लेते हैं। व्यक्ति को कार्यों को करने के लिए प्रेरित किया जाता है क्योंकि वे बस योग्य हैं।

8. संगति सिद्धांत

यह सिद्धांत हमें प्रेरित रखने के लिए हमारे आंतरिक मूल्यों का उपयोग करता है। एक उदाहरण के रूप में, यदि हम कुछ करने का वादा करते हैं, तो हम इसे न करने के बारे में बुरा महसूस करेंगे।

9. नियंत्रण सिद्धांत

किसी को नियंत्रण देना, उन्हें प्रेरित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। लोग चीजों पर नियंत्रण रखने के लिए रोमांचित होते हैं।

10. विरक्ति पूर्वाग्रह

लोगों को उन्हें एक वातावरण में रखकर प्रेरित किया जा सकता है, जो कि उनके विश्वास के साथ संरेखण में है।

11. ड्राइव थ्योरी

इस सिद्धांत में लोगों की जरूरतों को पूरा करने की आवश्यकता है। एक उदाहरण के रूप में, एक ऐसे मामले की कल्पना करें जहां एक व्यक्ति किसी अज्ञात घर में भूखा है और सीढ़ी के नीचे कुछ भोजन पाता है। जब वही व्यक्ति किसी अन्य अज्ञात घर में भूख महसूस करता है, तो व्यक्ति सीढ़ी के नीचे देख सकता है।

12. संपन्न प्रगति प्रभाव

यह प्रेरणा सिद्धांत प्रेरणा कारक के रूप में प्रगति का उपयोग करता है।

13. पलायन का सिद्धांत

व्यक्ति को गलत स्थान पर रखने से उस व्यक्ति को उस स्थान से भागने के लिए प्रेरित किया जा सकता है। यह कभी-कभी कॉर्पोरेट वातावरण में कर्मचारियों के लिए उपयोग किया जाता है ताकि यह पता लगाया जा सके कि वे वास्तव में कहां हैं।

14. बाह्य प्रेरणा

यह कॉर्पोरेट जगत में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले सिद्धांतों में से एक है। कर्मचारी को पुरस्कार के माध्यम से प्रेरित किया जाता है।

15. लक्ष्य-निर्धारण सिद्धांत

लक्ष्यों को प्राप्त करने की इच्छा इस प्रेरणा सिद्धांत के पीछे प्रेरक शक्ति है।

16. निवेश मॉडल

संगठन को कर्मचारियों को कुछ चीजों पर निवेश करने के लिए मिलता है। यदि आपने किसी चीज पर निवेश किया है, तो आप उसे बढ़ाने और सुधारने के लिए प्रेरित होंगे।

17. सकारात्मक मनोविज्ञान

इस तरह, कर्मचारियों को पर्यावरण, पुरस्कार, व्यक्तिगत स्थान आदि की बात आने पर उन्हें खुश करने के लिए प्रेरित किया जाता है।

18. प्रतिक्रिया सिद्धांत

कम कलाकार का वेतन कम करना और बाद में वेतन वापस पाने के लिए लक्ष्य निर्धारित करना इस प्रकार की प्रेरणा के लिए एक उदाहरण है।

निष्कर्ष

प्रेरणा के सिद्धांत कर्मचारियों को प्रेरित करने के कई तरीके सुझाते हैं कि वे क्या करते हैं। हालाँकि इन सभी प्रेरणा सिद्धांतों को सीखने के लिए एक प्रबंधक की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन कुछ सिद्धांतों का विचार करना दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों के लिए एक फायदा हो सकता है।

ये सिद्धांत प्रबंधकों को उन तकनीकों का एक सेट देते हैं जो वे कॉर्पोरेट वातावरण में आज़मा सकते हैं। इनमें से कुछ सिद्धांत दशकों से व्यापार में उपयोग किए जाते हैं, हालांकि हम उन्हें स्पष्ट रूप से नहीं जानते हैं।

परिचय

प्रबंधन फ़ंक्शन तकनीक प्रबंधक और यहां तक ​​कि विभिन्न अन्य कर्मचारियों को प्रभावी ढंग से बातचीत करने में सक्षम होने के बिना कभी भी पूरा नहीं होगा।

कोई भी संगठन अपने कर्मचारियों के कौशल के आधार पर अच्छी तरह से चलता है। संचार कौशल से लेकर बातचीत कौशल तक, प्रत्येक संगठन को अपने कौशल को अपने कार्यकर्ताओं में सुधारने की आवश्यकता होगी ताकि एक व्यावसायिक संगठन के कुशल संचालन को सुनिश्चित किया जा सके।

आपको यह समझने की आवश्यकता है कि इन बातचीत कौशल को पकड़ना बहुत मुश्किल नहीं है और केवल समय लगेगा और दूसरे पक्ष के साथ कुछ सावधान कदम आपके लिए एक अच्छा सौदा बंद करने में सक्षम होंगे, जिससे कर्मचारी उत्पादकता काफी हद तक बढ़ जाएगी।

बातचीत के चरण

एक 'वार्ता' की सबसे सटीक परिभाषा रिचर्ड शेल ने अपनी पुस्तक 'बार्गेनिंग फॉर एडवांटेज' में एक इंटरैक्टिव संचार प्रक्रिया के रूप में दी थी, जो तब होती है जब हम किसी और से कुछ चाहते हैं या कोई अन्य व्यक्ति हमसे कुछ चाहता है।

इसके बाद रिचर्ड शेल ने चार चरणों में बातचीत की प्रक्रिया का वर्णन किया:

1. तैयारी

जब तैयारी की बात आती है, तो आपको मूल रूप से इस बात का स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि आप अपने अंकों के बारे में कैसे जाने हैं। प्रभावी बातचीत की कुंजी में से एक अपनी आवश्यकताओं और अपने विचारों को स्पष्ट रूप से दूसरे पक्ष को व्यक्त करने में सक्षम होना है।

यह महत्वपूर्ण है कि आप बातचीत की प्रक्रिया शुरू करने से पहले दूसरे पक्ष के बारे में कुछ शोध कर लें।

इस तरह आप दूसरे पक्ष की प्रतिष्ठा और उसके द्वारा इस्तेमाल की जाने वाली किसी भी प्रसिद्ध रणनीति का पता लगाने में सक्षम होंगे और लोगों को सहमत होने के लिए प्रयास करेंगे।

फिर आप आत्मविश्वास के साथ वार्ताकार का सामना करने के लिए अच्छी तरह से तैयार होंगे। प्रभावी ढंग से बातचीत करने के तरीके पर पढ़ना आपको काफी हद तक मदद करेगा।

2. सूचना का आदान प्रदान

आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी को हमेशा अच्छी तरह से शोध किया जाना चाहिए और प्रभावी ढंग से संचार किया जाना चाहिए। बहुत सारे में सवाल पूछने से डरो मत।

यह वार्ताकार को समझने और उसके दृष्टिकोण से सौदे को देखने का सबसे अच्छा तरीका है। यदि आपको कोई संदेह है, तो हमेशा उन्हें स्पष्ट करें।

3. सौदेबाजी

चार चरणों में मोलभाव करना सबसे महत्वपूर्ण कहा जा सकता है। यह वह जगह है जहाँ दोनों पक्षों द्वारा अधिकांश कार्य किया जाता है। यह वह जगह है जहां वास्तविक सौदा आकार लेना शुरू कर देगा। नियम और शर्तें रखी गई हैं।

मोलभाव करना कभी आसान नहीं होता। दोनों पक्षों को अंतिम समझौते पर आने के लिए कई पहलुओं पर समझौता करना सीखना होगा।

इसका मतलब यह होगा कि प्रत्येक पार्टी को दूसरे को हासिल करने के लिए कुछ छोड़ना होगा। आपके लिए यह जरूरी है कि आप हमेशा खुले दिमाग के साथ रहें और तनावपूर्ण रहें, जबकि एक ही समय में बहुत ज्यादा न दें और कम के लिए समझौता करें।

4. समापन और प्रतिबद्धता

अंतिम चरण वह होगा जिसमें सौदे के अंतिम कुछ समायोजन शामिल पक्षों द्वारा किए जाते हैं, सौदे को बंद करने और अपनी भूमिका को पूरा करने के लिए एक दूसरे पर अपना विश्वास रखने से पहले।

यदि ध्यानपूर्वक अध्ययन किया जाए और लागू किया जाए तो ये चार अवस्थाएँ महान परिणाम प्रदान करने वाली साबित हुई हैं। कई संगठन इस रणनीति का उपयोग अपने कर्मचारियों को सफलतापूर्वक बातचीत करने में मदद करने के लिए करते हैं।

लंबे समय में, आप पाएंगे कि आपने बातचीत की कला में महारत हासिल की है और बहुत अधिक प्रयास के बिना एक अच्छा सौदा बंद करने में सक्षम होंगे।

प्रभावी ढंग से बातचीत

प्रभावी होने के लिए बातचीत के कार्य के लिए, आपको हर समय यह सुनिश्चित करना होगा कि आप बहुत आक्रामक नहीं हैं।

कभी-कभी प्रक्रिया के दौरान बाहर निकलना आसान होता है और अपनी आवश्यकताओं का आकलन करने के लिए एक आक्रामक दृष्टिकोण अपनाते हैं। यह काम नहीं करेगा। यह महत्वपूर्ण है कि आप वार्ता प्रक्रिया के बारे में सकारात्मक हैं।

आपको यह ध्यान रखने की ज़रूरत है कि दूसरे पक्ष को भी ज़रूरत है, वार्ताकारों के विचारों और विचारों को सुनें, और उसके कोण से सौदे पर विचार करें।

आपको हमेशा यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आप वार्ताकारों का विश्वास हासिल कर सकें और वह यह जान सके कि आप विश्वसनीय हैं।

यदि आपको एक अच्छा वार्ताकार बनना है तो आपको अपने संचार कौशल पर भी काम करना होगा। हालाँकि आपके मुंह से निकलने वाले शब्दों का एक मतलब हो सकता है, आपकी बॉडी लैंग्वेज काफी शत्रुतापूर्ण हो सकती है।

यदि बातचीत प्रक्रिया सफल होनी है तो यह अच्छी तरह से नहीं होगा। आपको हमेशा यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी बॉडी लैंग्वेज की जांच करनी होगी कि आप नकारात्मक वाइब्स को बाहर नहीं भेज रहे हैं, जो वार्ताकार को पूरी तरह से बंद कर दे।

यह हमेशा सुखद और शांत होना आवश्यक है, चाहे कितनी भी तनावपूर्ण प्रक्रिया क्यों न हो। इन दोनों कौशल इसलिए काफी हद तक हाथ में हाथ जाएगा।

निष्कर्ष

यह 'एनाटॉमी ऑफ ए मर्जर' 1975 में फ्रायंड की एक पंक्ति के साथ समाप्त होने के लिए उपयुक्त है: अंतिम विश्लेषण में, आप एक पुस्तक से बातचीत तकनीक नहीं सीख सकते हैं। आपको वास्तव में बातचीत करनी चाहिए।

यह अपने आप में इस तथ्य को बताता है कि बातचीत अभ्यास करती है। तकनीकों को सीखना और उन्हें लागू करना आपको बातचीत के दौरान एक समर्थक बना देगा।

परिचय

किसी भी ऑपरेटिंग संगठन को कुशलता से संचालित करने के लिए अपनी संरचना होनी चाहिए। एक संगठन के लिए, संगठनात्मक संरचना लोगों और उसके कार्यों का एक पदानुक्रम है।

एक संगठन की संगठनात्मक संरचना आपको एक संगठन के चरित्र और उन मूल्यों के बारे में बताती है जिन पर वह विश्वास करता है। इसलिए, जब आप किसी संगठन के साथ व्यापार करते हैं या किसी संगठन में नई नौकरी करते हैं, तो यह जानना और प्राप्त करना हमेशा एक महान विचार होता है। उनकी संगठनात्मक संरचना को समझें।

संगठनात्मक मूल्यों और व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर, संगठन प्रबंधन उद्देश्यों के लिए निम्नलिखित संरचनाओं में से एक को अपनाते हैं।

हालांकि संगठन एक विशेष संरचना का अनुसरण करता है, लेकिन असाधारण मामलों में कुछ अन्य संगठनात्मक संरचना के बाद विभाग और टीम हो सकती है।

कभी-कभी, कुछ संगठन निम्नलिखित संगठनात्मक संरचनाओं के संयोजन का भी पालन कर सकते हैं।

संगठनात्मक संरचना प्रकार

निम्नलिखित संगठनात्मक संरचना के प्रकार हैं जो आधुनिक व्यापारिक संगठनों में देखे जा सकते हैं।

नौकरशाही संरचनाएं

नौकरशाही संरचनाएं लोगों के प्रबंधन के लिए सख्त पदानुक्रम बनाए रखती हैं। नौकरशाही संरचनाओं के तीन प्रकार हैं:

1 - Pre-bureaucratic structures

इस प्रकार के संगठनों में मानकों का अभाव है। आमतौर पर इस तरह की संरचना को छोटे पैमाने पर, स्टार्ट-अप कंपनियों में देखा जा सकता है। आमतौर पर संरचना को केंद्रीकृत किया जाता है और केवल एक महत्वपूर्ण निर्णय निर्माता होता है।

संचार एक-एक वार्तालाप में किया जाता है। इस तरह की संरचनाएं छोटे संगठनों के लिए इस तथ्य के कारण काफी सहायक हैं कि संस्थापक के पास सभी निर्णयों और संचालन पर पूर्ण नियंत्रण है।

2 - Bureaucratic structures

इन संरचनाओं में मानकीकरण की एक निश्चित डिग्री है। जब संगठन जटिल और बड़े हो जाते हैं, तो प्रबंधन के लिए नौकरशाही संरचनाओं की आवश्यकता होती है। ये संरचनाएं लंबे संगठनों के लिए काफी उपयुक्त हैं।

3 - Post-bureaucratic Structures

नौकरशाही के बाद के ढांचे का पालन करने वाले संगठन अभी भी सख्त पदानुक्रमों को विरासत में लेते हैं, लेकिन अधिक आधुनिक विचारों और कार्यप्रणाली के लिए खुले हैं। वे कुल गुणवत्ता प्रबंधन (TQM), संस्कृति प्रबंधन आदि जैसी तकनीकों का पालन करते हैं।

कार्यात्मक संरचना

प्रबंधन करते समय कार्यों के आधार पर संगठन को खंडों में विभाजित किया जाता है। यह संगठन को इन कार्यात्मक समूहों की क्षमता बढ़ाने के लिए अनुमति देता है। एक उदाहरण के रूप में, एक सॉफ्टवेयर कंपनी लें।

सॉफ्टवेयर इंजीनियर केवल संपूर्ण सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट विभाग के कर्मचारी होंगे। इस तरह, इस कार्यात्मक समूह का प्रबंधन आसान और प्रभावी हो जाता है।

कार्यात्मक संरचनाएं बड़े संगठन में सफल दिखाई देती हैं जो कम लागत पर उत्पादों की उच्च मात्रा का उत्पादन करती हैं। कार्यात्मक समूहों के भीतर कमियों के कारण ऐसी कंपनियों द्वारा कम लागत प्राप्त की जा सकती है।

इस तरह के फायदे के अलावा, संगठनात्मक दृष्टिकोण से नुकसान हो सकता है यदि कार्यात्मक समूहों के बीच संचार प्रभावी नहीं है। इस मामले में, संगठन को अंत में कुछ संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करना मुश्किल हो सकता है।

प्रभागीय संरचना

इस प्रकार के संगठन संगठन के कार्यात्मक क्षेत्रों को विभाजनों में विभाजित करते हैं। प्रत्येक मंडल स्वतंत्र रूप से कार्य करने के लिए अपने स्वयं के संसाधनों से सुसज्जित है। विभाजनों को परिभाषित करने के लिए कई आधार हो सकते हैं।

विभाजनों को भौगोलिक आधार, उत्पादों / सेवाओं के आधार, या किसी अन्य माप के आधार पर परिभाषित किया जा सकता है।

एक उदाहरण के रूप में, जनरल इलेक्ट्रिक्स जैसी कंपनी लें। इसमें माइक्रोवेव डिवीजन, टरबाइन डिवीजन, आदि हो सकते हैं और इन डिवीजनों की अपनी मार्केटिंग टीमें, फाइनेंस टीमें आदि हैं। इस लिहाज से प्रत्येक डिवीजन को मुख्य संगठन के साथ एक माइक्रो-कंपनी माना जा सकता है।

मैट्रिक्स संरचना

जब यह मैट्रिक्स संरचना की बात आती है, तो संगठन फ़ंक्शन और उत्पाद के आधार पर कर्मचारियों को रखता है।

मैट्रिक्स संरचना कार्यात्मक और विभाजन संरचनाओं के दोनों दुनिया का सबसे अच्छा देता है।

इस तरह के एक संगठन में, कंपनी कार्यों को पूरा करने के लिए टीमों का उपयोग करती है। टीमों का गठन उन कार्यों के आधार पर किया जाता है जो वे (उदा: सॉफ़्टवेयर इंजीनियर) और उत्पाद से जुड़े होते हैं (उदा: प्रोजेक्ट ए)।

इस तरह, इस संगठन में कई टीमें हैं जैसे प्रोजेक्ट ए के सॉफ्टवेयर इंजीनियर, प्रोजेक्ट बी के सॉफ्टवेयर इंजीनियर, प्रोजेक्ट ए के क्यूए इंजीनियर आदि।

निष्कर्ष

प्रत्येक संगठन को व्यवस्थित रूप से संचालित करने के लिए एक संरचना की आवश्यकता होती है। संगठनात्मक संरचनाओं का उपयोग किसी भी संगठन द्वारा किया जा सकता है यदि संरचना प्रकृति और संगठन की परिपक्वता में फिट बैठती है।

ज्यादातर मामलों में, संगठन संरचनाओं के माध्यम से विकसित होते हैं जब वे अपनी प्रक्रियाओं और जनशक्ति के माध्यम से प्रगति करते हैं। एक कंपनी एक पूर्व-नौकरशाही कंपनी के रूप में शुरू हो सकती है और एक मैट्रिक्स संगठन तक विकसित हो सकती है।

परिचय

किसी भी परियोजना के काम से संबंधित कोई भी गतिविधि शुरू होने से पहले, हर परियोजना के लिए एक उन्नत, सटीक समय अनुमान की आवश्यकता होती है। सटीक अनुमान के बिना, कोई भी परियोजना बजट और लक्ष्य पूरा होने की तारीख के भीतर पूरी नहीं हो सकती है।

एक अनुमान विकसित करना एक जटिल कार्य है। यदि परियोजना बड़ी है और कई हितधारक हैं, तो चीजें अधिक जटिल हो सकती हैं।

इसलिए, अनुमान को अधिक सटीक बनाने के लिए परियोजना के आकलन चरण के लिए विभिन्न तकनीकों के साथ आने के लिए कई पहलें हुई हैं।

PERT (प्रोग्राम इवैल्यूएशन एंड रिव्यू टेक्नीक) कई अन्य तकनीकों, जैसे CPM, फंक्शन प्वाइंट काउंटिंग, टॉप-डाउन एस्टिमेटिंग, WAVE, आदि में से एक सफल और सिद्ध तरीका है।

PERT को शुरुआत में अमेरिकी नौसेना द्वारा 1950 के दशक के अंत में बनाया गया था। पायलट प्रोजेक्ट बैलिस्टिक मिसाइलों को विकसित करने के लिए था और इसमें हजारों ठेकेदार शामिल थे।

PERT कार्यप्रणाली को इस परियोजना के लिए नियोजित करने के बाद, यह वास्तव में अपने प्रारंभिक समय से दो साल पहले समाप्त हो गया।

PERT मूल बातें

कोर में, PERT प्रबंधन संभावनाओं के बारे में है। इसलिए, PERT में कई सरल सांख्यिकीय तरीके भी शामिल हैं।

कभी-कभी, लोग वर्गीकृत करते हैं और PERT और CPM को एक साथ रखते हैं। हालाँकि CPM (क्रिटिकल पाथ मेथड) PERT के साथ कुछ विशेषताओं को साझा करता है, PERT का एक अलग ध्यान है।

अधिकांश अन्य अनुमान तकनीकों के समान, PERT भी कार्यों को विस्तृत गतिविधियों में तोड़ देता है।

फिर, एक गैंट चार्ट को गतिविधियों के बीच अन्योन्याश्रितताओं को दर्शाते हुए तैयार किया जाएगा। फिर, गतिविधियों का एक नेटवर्क और उनकी अन्योन्याश्रितियों को एक आकर्षक तरीके से तैयार किया जाता है।

इस नक्शे में, एक नोड प्रत्येक घटना का प्रतिनिधित्व करता है। गतिविधियों को तीर के रूप में दर्शाया जाता है और वे अनुक्रम के आधार पर एक घटना से दूसरे तक खींची जाती हैं।

इसके बाद, प्रत्येक गतिविधि के लिए अर्ली टाइम (TE) और नवीनतम समय (TL) का पता लगाया जाता है और प्रत्येक गतिविधि के लिए सुस्त समय की पहचान की जाती है।

जब अनुमानों को प्राप्त करने की बात आती है, तो PERT मॉडल ऐसा करने के लिए एक सांख्यिकीय मार्ग लेता है। हम अगले दो खंडों में इस पर अधिक जानकारी देंगे।

निम्नलिखित एक उदाहरण PERT चार्ट है:

द थ्री चांस

PERT में तीन अनुमान समय शामिल हैं; आशावादी समय अनुमान (TOPT), सबसे अधिक समय अनुमान (TLIKELY), और निराशावादी समय अनुमान (TPESS)।

PERT में, ये तीन अनुमान बार प्रत्येक गतिविधि के लिए निकाले गए हैं। इस तरह, प्रत्येक गतिविधि के लिए सबसे संभावित मूल्य, TLIKELY के साथ समय की एक सीमा दी गई है।

प्रत्येक अनुमान पर निम्नलिखित विवरण दिए गए हैं:

1. सबसे ऊपर

यह सबसे तेज़ समय है जब एक गतिविधि पूरी की जा सकती है। इसके लिए, यह धारणा बनाई गई है कि सभी आवश्यक संसाधन उपलब्ध हैं और सभी पूर्ववर्ती गतिविधियों को योजना के अनुसार पूरा किया गया है।

2. टिकली

ज्यादातर बार, परियोजना प्रबंधकों को केवल एक अनुमान प्रस्तुत करने के लिए कहा जाता है। उस मामले में, यह अनुमान है जो ऊपरी प्रबंधन में जाता है।

3. टीपीईएस

यह एक गतिविधि को पूरा करने के लिए आवश्यक अधिकतम समय है। इस मामले में, यह माना जाता है कि कई चीजें गतिविधि से संबंधित गलत हैं। जब यह अनुमान लगाया जाता है, तो बहुत सारे काम और संसाधन की अनुपलब्धता मान ली जाती है।

PERT गणित

पीटीईआर के पीछे काम करने की संभावना है। अपेक्षित पूर्णता समय (E) की गणना नीचे दी गई है:

E = (TOPT + 4 x TLIEKLY + TPESS) / 6

उसी समय, अनुमान के संभावित विचरण (V) की गणना नीचे दी गई है:

V = (TPESS - TOPT)^2 / 6^2

अब, निम्नलिखित प्रक्रिया है जो हम दो मूल्यों के साथ अनुसरण करते हैं:

• महत्वपूर्ण पथ में हर गतिविधि के लिए, ई और वी की गणना की जाती है।

• फिर, सभी ईएस का कुल लिया जाता है। यह परियोजना के लिए समग्र अपेक्षित समय है।

• अब, महत्वपूर्ण पथ की प्रत्येक गतिविधि में संबंधित V जोड़ा जाता है। यह पूरी परियोजना के लिए विचरण है। यह केवल महत्वपूर्ण पथ में गतिविधियों के लिए किया जाता है क्योंकि केवल महत्वपूर्ण पथ गतिविधियां प्रोजेक्ट अवधि को तेज या विलंबित कर सकती हैं।

• फिर, परियोजना के मानक विचलन की गणना की जाती है। यह विचरण (V) के वर्गमूल के बराबर है।

• अब, सामान्य संभाव्यता वितरण का उपयोग परियोजना के पूरा होने की समय गणना के लिए वांछित संभावना के साथ किया जाता है।

निष्कर्ष

PERT के बारे में सबसे अच्छी बात इसकी कार्यप्रणाली में प्रोजेक्ट समय अनुमानों में अनिश्चितता को एकीकृत करने की क्षमता है।

यह कई अनुमानों का उपयोग भी करता है जो परियोजना की प्रगति में तेजी ला सकते हैं या देरी कर सकते हैं। PERT के उपयोग से, प्रोजेक्ट प्रबंधकों को डिलीवरी के लिए संभावित समय भिन्नता का पता चल सकता है और क्लाइंट को सुरक्षित तरीके से डिलीवरी की तारीखों की पेशकश की जा सकती है।

परिचय

व्यवसाय की प्रकृति और संगठन के पैमाने की परवाह किए बिना, किसी भी संगठन में प्रभावी परियोजना प्रबंधन आवश्यक है।

किसी परियोजना को सही से अंत तक चुनने से, यह महत्वपूर्ण है कि परियोजना सावधानीपूर्वक और बारीकी से प्रबंधित हो। यह मूल रूप से परियोजना प्रबंधक और कर्मचारियों की उनकी / उनकी टीम की भूमिका है।

किसी परियोजना की प्रगति का प्रबंधन और ट्रैकिंग करना कोई आसान काम नहीं है। प्रत्येक परियोजना प्रबंधक को परियोजना के सभी लक्ष्यों, विशिष्टताओं और समय सीमा को जानना चाहिए (और उनकी / उनकी टीम के लिए संवाद), जो लागत प्रभावी होने, समय बचाने के लिए और उस गुणवत्ता को बनाए रखने के लिए भी सुनिश्चित करने के लिए मिलना चाहिए ताकि ग्राहक को यह सुनिश्चित हो सके पूरी तरह से संतुष्ट है।

इसलिए परियोजना की योजना और अन्य दस्तावेज परियोजना के माध्यम से बहुत महत्वपूर्ण हैं। प्रभावी परियोजना प्रबंधन, हालांकि, कुछ तकनीकों और तरीकों को नियोजित किए बिना बस हासिल नहीं किया जा सकता है। ऐसा ही एक तरीका PRINCE2 है।

PRINCE2। यह क्या है?

PRINCE का मतलब है Projects in Controlled Environments। थोड़ा इतिहास से निपटते हुए, इस विधि को पहली बार केंद्रीय कंप्यूटर और दूरसंचार एजेंसी (इसे अब सरकारी वाणिज्य कार्यालय के रूप में जाना जाता है) द्वारा स्थापित किया गया था।

तब से यह दुनिया के सभी हिस्सों में एक बहुत ही सामान्य रूप से उपयोग की जाने वाली परियोजना प्रबंधन पद्धति बन गई है और इसलिए यह विभिन्न मामलों में अत्यधिक प्रभावी साबित हुई है।

विधि आपको पहचानने में मदद करती है और उसके बाद विशेषज्ञता के आधार पर टीम के विभिन्न सदस्यों को भूमिकाएँ सौंपती है। इन वर्षों में, PRINCE2 परियोजना प्रबंधन पद्धति का उपयोग करने वाली परियोजनाओं के कई सकारात्मक मामले अध्ययन हुए हैं।

यह विधि विभिन्न पहलुओं से संबंधित है, जिन्हें किसी भी परियोजना में प्रबंधित करने की आवश्यकता है।

नीचे दिया गया चित्र विचार दिखाता है।

उपरोक्त आरेख में:

• यदि परियोजना को PRINCE2 परियोजना कहा जाना है, तो उपरोक्त आरेख में दिखाए गए सात सिद्धांतों को लागू किया जाना चाहिए। ये सिद्धांत आपको दिखाएंगे कि इस विशेष परियोजना प्रबंधन पद्धति का उपयोग करके परियोजना को और कितनी अच्छी तरह से किया जा रहा है।

• इसी तरह, PRINCE2 के विषय उन सात सिद्धांतों को संदर्भित करते हैं, जिन्हें परियोजना के दौरान हर समय संदर्भित करने की आवश्यकता होती है, यदि परियोजना वास्तव में प्रभावी हो। अगर परियोजना के अंत से इन सिद्धांतों का पालन सावधानी से नहीं किया जाता है, तो इस बात की अधिक संभावना है कि परियोजना पूरी तरह से विफल हो जाएगी।

• प्रक्रियाएं उन चरणों का उल्लेख करती हैं जिनका पालन करने की आवश्यकता होती है। यही कारण है कि इस पद्धति को 'प्रक्रिया-आधारित' पद्धति के रूप में जाना जाता है।

• अंत में, परियोजना के वातावरण के संबंध में, यह जानना महत्वपूर्ण है कि यह परियोजना प्रबंधन विधि कठोर नहीं है। परियोजना कितनी बड़ी है, और प्रत्येक संगठन की आवश्यकताओं और उद्देश्यों के आधार पर परिवर्तन किया जा सकता है। PRINCE2 परियोजना के लिए इस लचीलेपन की पेशकश करता है और यही एक कारण है कि PRINCE2 परियोजना प्रबंधकों के बीच काफी लोकप्रिय है।

कार्यप्रणाली के पेशेवरों और विपक्ष

दूसरों पर इस पद्धति का उपयोग करने का एक लाभ यह कहा जा सकता है कि यह उत्पाद आधारित है और यह परियोजना को विभिन्न चरणों में विभाजित करता है जिससे इसे प्रबंधित करना आसान हो जाता है। दिन के अंत में परियोजना टीम को केंद्रित रहने और गुणवत्ता परिणाम देने में मदद करना सुनिश्चित है।

सभी लाभों में सबसे महत्वपूर्ण यह है कि यह टीम के सभी सदस्यों के बीच और टीम और अन्य बाहरी हितधारकों के बीच संचार में सुधार करता है, जिससे टीम को परियोजना का अधिक नियंत्रण मिलता है।

यह हितधारक को एक कहने का मौका भी देता है जब निर्णय लेने की बात आती है क्योंकि उन्हें नियमित अंतराल पर रिपोर्ट जारी करने से हमेशा सूचित किया जाता है।

PRINCE2 यह भी सुनिश्चित करता है कि संगठन में सुधार किया जा सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप किसी भी दोष को पहचानने में सक्षम होंगे जो आप परियोजनाओं में करते हैं और सही करते हैं, जो निश्चित रूप से लंबे समय में आपकी काफी हद तक मदद करेगा।

PRINCE2 का लचीलापन इन परिवर्तनों को रन-टाइम बनाने की अनुमति देता है। हालाँकि कुछ बदलाव रन-टाइम किए जाने पर प्रोजेक्ट शेड्यूल के कुछ निहितार्थ और मुद्दे हो सकते हैं, PRINCE2 प्रभाव को कम करने के लिए कुछ सर्वोत्तम अभ्यास प्रदान करता है।

आपकी टीम बहुत समय बचाने और अधिक किफायती होने की सीख देगी जब यह संपत्ति और विभिन्न अन्य संसाधनों के उपयोग की बात आती है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि आप लागतों में कटौती करने में भी सक्षम हैं।

जब नुकसान की बात आती है, तो PRNCE2 आधुनिक परियोजना प्रबंधन के कुछ तरीकों द्वारा प्रस्तावित लचीलेपन के स्तर की पेशकश नहीं करता है। चूंकि परियोजना प्रबंधन, विशेष रूप से सॉफ्टवेयर उद्योग में, एक अलग स्तर तक बढ़ गया है, PRINCE2 आधुनिक प्रबंधन प्रणाली की कुछ जरूरतों को पूरा करने में कठिनाइयों का सामना कर सकता है।

निष्कर्ष

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि PRINCE2 एक बहुत ही जटिल तरीका है और विशेष प्रशिक्षण के बिना नहीं किया जा सकता है। ठीक से समझने में विफलता कि यह कैसे काम करता है परियोजना को ले जाने के दौरान बहुत सारी समस्याएं और कठिनाइयां हो सकती हैं।

PRINCE2 दिशानिर्देश चुनिंदा परियोजनाओं पर लागू किए जा सकते हैं जो लंबे समय तक नहीं चलती हैं। यह विधि को और भी अधिक लचीला बनाता है और इस प्रकार गतिशील संगठनों और परियोजनाओं के लिए अधिक आकर्षक है।

परिचय

प्राथमिकताएं निर्धारित करना किसी संगठन के मुख्य प्रबंधन कार्यों में से एक है। यदि प्रबंधक अपने कार्यों और संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राथमिकता नहीं देते हैं, तो संगठन गलत दिशा की ओर बढ़ेगा और अंततः पतन होगा।

इसलिए, प्रबंधन को अपने कार्यों को प्राथमिकता देने और प्राथमिकता वाली वस्तुओं पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है जो संगठन पर उच्च प्रभाव डालेंगे।

पेरेटो चार्ट टूल सबसे प्रभावी उपकरणों में से एक है जिसे प्रबंधन प्राथमिकताओं की स्थापना के लिए आवश्यक तथ्यों की पहचान करने के लिए उपयोग कर सकता है। Pareto चार्ट स्पष्ट रूप से एक संगठित और सापेक्ष तरीके से जानकारी को चित्रित करता है।

इस तरह, प्रबंधन समस्याओं के कारणों या कारणों के सापेक्ष महत्व का पता लगा सकता है। जब समस्या के कारणों को प्राथमिकता देने की बात आती है, तो पेरेटो चार्ट का उपयोग कारण-और-प्रभाव आरेख के साथ किया जा सकता है।

एक बार पेरेटो चार्ट बन जाने के बाद, यह आपको एक ऊर्ध्वाधर बार चार्ट दिखाता है जिसमें सबसे कम महत्व होता है। प्रत्येक पैरामीटर का महत्व कई कारकों द्वारा मापा जाता है जैसे आवृत्ति, समय, लागत, आदि।

परेटो सिद्धांत

पेरेटो सिद्धांत के आधार पर पेरेटो चार्ट बनाए जाते हैं। सिद्धांत बताता है कि जब कई कारक किसी स्थिति को प्रभावित करते हैं, तो कम कारक सबसे अधिक प्रभाव के लिए जवाबदेह होंगे।

यह लगभग 80/20 सिद्धांत के समान है जो आपने सुना होगा। इसमें कहा गया है कि 80% प्रभाव 20% कारणों से बनता है।

प्रैक्टिकल महत्व

जब एक टीम एक बड़े और जटिल प्रोजेक्ट में एक साथ काम करती है, तो कुछ मुद्दों के महत्व को समझना काफी मुश्किल हो सकता है। पेरेटो चार्ट टीम को कुछ महत्वपूर्ण चीजें दिखा सकते हैं जो वास्तव में सबसे ज्यादा मायने रखती हैं।

सुझाए गए समाधान वास्तव में समस्या का जवाब देते हैं या नहीं, यह पहचानने के लिए अधिकांश टीमें समय के साथ पेरेटो चार्ट का उपयोग करती हैं। यदि समाधान प्रभावी है, तो पहचान किए गए कारक के सापेक्ष महत्व को समय के साथ कम मूल्य लेना चाहिए।

पेरेटो चार्ट बनाना

चरण 1

सबसे पहले, उन सभी चीजों को सूचीबद्ध करें जिनकी आपको तुलना करने की आवश्यकता है। यह मुद्दों, वस्तुओं या समस्याओं के कारणों की एक सूची हो सकती है।

चरण 2

सूची आइटम की तुलना करने के लिए मानक उपायों पर निर्णय लें। उपायों को निर्धारित करने के लिए आपको संगठनात्मक उद्देश्यों और वर्तमान रुझानों पर विचार करने की आवश्यकता है। कुछ उपाय हैं:

• Frequency - यह कितनी बार होता है (त्रुटियां, शिकायतें, जटिलताएं आदि)

• Cost - कितने संसाधनों का उपयोग या प्रभावित हो रहा है

• Time - कितना समय लगेगा

चरण 3

डेटा संग्रह प्रक्रिया के लिए एक समय सीमा चुनें।

चरण 4

अब, हम एकत्र किए गए डेटा के साथ कुछ सरल गणित करते हैं। प्रत्येक सूची आइटम (या कारण) लें और इसे चयनित माप के खिलाफ रिकॉर्ड करें। फिर, संदर्भ और सभी आइटम घटनाओं में इसका प्रतिशत निर्धारित करें।

एक उदाहरण के रूप में, यदि आइटम की सूची में देर से आने वाले ऑफिसर्स के पीछे कारण शामिल हैं, तो टैलींग तालिका नीचे की तरह दिखाई देगी।

देर से आने के कारण	पुनरावृत्तियां	% गणना
सड़क यातायात	32	44
बारिश या हिमपात	3	4
अच्छा नहीं लग रहा	6	8
स्वर्गीय सार्वजनिक परिवहन	4	6
व्यक्तिगत प्रतिबद्धताएँ	8	1 1
देर रात तक काम करना	20	27
संपूर्ण	73	100

चरण 5

अब, सूची को पुन: व्यवस्थित करें और आइटम को घटते क्रम में सूचीबद्ध करें। हमारे उदाहरण में, इसे घटनाओं की उच्चतम संख्या से लेकर घटनाओं की न्यूनतम संख्या तक सूचीबद्ध करें। फिर, जब आप शीर्ष आइटम से निचले आइटम पर जाते हैं, तो संचयी प्रतिशत रिकॉर्ड करें।

निम्न उदाहरण देखें:

देर से आने के कारण	पुनरावृत्तियां	% गणना	संचयी%
सड़क यातायात	32	44	44
देर रात तक काम करना	20	27	71
व्यक्तिगत प्रतिबद्धताएँ	8	1 1	82
अच्छा नहीं लग रहा	6	8	90
स्वर्गीय सार्वजनिक परिवहन	4	6	96
बारिश या हिमपात	73	100	100

चरण 6

एक बार चार्ट बनाएं। सूची आइटम को 'Y' अक्ष के साथ उच्चतम से सबसे कम तक प्रदर्शित किया जाना चाहिए। लेफ्ट वर्टिकल ऐक्सिस वह माप होना चाहिए जिसे आपने चुना था।

In our example, it should be the number of occurrences. Select the right vertical axis as the cumulative percentage. Each item should have a bar.

Step 7

Now, draw a line graph for cumulative percentages. The first point of the line should be on the top of the first bar. You can use spreadsheet software such as Microsoft Excel for this step.

It offers many tools for creating and analyzing graphs. Now, you should have something like this.

Step 8

Analyze your chart. You now need to identify the items that appear to have the most impact. Identify the breakpoint (a rapid change) in the graph (refer the red circle).

If there is no breakpoint, account the causes/items that have 50% or more impact. In our example, there is a visible breakpoint.

There are two causes before the breakpoint, Road traffic and Work till Late Night. Therefore, the two causes that have the most affect to our problem are Road Traffic and Work till Late Night.

Conclusion

Pareto charts can be really useful when used in the proper context. This helps the management to prioritize tasks, risks, activities and causes.

Therefore, Pareto charts should be used as much as possible when it comes to day-to-day prioritization.

Introduction

Only the leaders with great leadership qualities have introduced good to the world. These leaders have developed powerful leadership skills over the time and eventually become visionaries. They inspire their subordinates and drive them towards achieving their dreams in life. Therefore, developing powerful leadership skills help you to become an effective leader and make a difference in other's lives.

Good leaders are good in getting the desired outcome at the end. They are good at inspiring people and getting their contribution with their full support.

The good leaders constantly raise the standards and expectations from the employees, so the employees continuously enhance themselves. Employees and others follow such great leaders willingly.

Seven Most Powerful Leadership Skills

Let's have a brief look at the most powerful leadership skills that matter the most in corporate world.

1. Lead by Example

This is the number one skill you should develop. When there is a huge team working under you, setting the examples is the best way to manage them.

If you do not adhere to your own rules, you may not be able to get those working for you to adhere to the rules. When it comes to leading by examples, it includes fairness, honesty, showing respect and professionalism.

2. No Politics and No Good Old Boys

The workplace should never be run by politics and the good old boys. This could be the main reason for demotivating the talented and enthusiastic employees.

In case, if you reward the people you prefer, this will demotivate the talent in the organization and they would leave at the end of the day. The remaining employees will be utterly frustrated and company culture and productivity will never be the same.

3. Reward the Talent

Rewarding is a great way to enhance the employee satisfaction. A good leader identifies the talent in the employee and rewards appropriately. A good leader will use facts for assessing the employees for their performance rather than using perceptions for the same.

4. Be Accountable and Hold Other Accountable

Depending on the consequences of an event, there can be either negative or positive results. In a corporate environment, most of the time, people are reluctant to take the responsibility and be accountable when things go wrong.

If you are accountable for something, so be it. Show the employees that you are being responsible and send the message that you expect the same from them.

As a good leader, you should not tolerate poor performance and poor behaviour of your employees. Your tolerance may kill employee motivation. No employee will go an extra mile if they are to cover someone's work by doing that.

5. Performance Standards

Setting expectations and defining reasonable performance standards for the employees is one of the key leadership skills. The performance assessment and evaluation criteria for the employees should be transparent and it should allow the employees to find their way to success.

Standards are not only applicable for employee performance. You can set standards for many other aspects of the corporate environment. As an example, it could be how to behave in the office or how to write a quality document. Setting and practicing such high standards will enhance the careers of the employees as well as the organization in the long run.

6. Share Your Vision

Good leaders are visionaries. They have a vision for what they do. A powerful leadership skill is to share your vision with the rest of the employees.

This way, you make them aware of what you fundamentally believe in and there will be a lot of people, who are willing to help you. Eventually, you will be able to enhance their lives and make them visionaries as well.

7. Keep an Open Door Policy

Keeping an open door policy is a real skill for a great leader. Although many companies claim that they practice the open door policy, no one would really bother to escalate information through the open door.

In order to have a real open door policy running, the leader should first practice the policy and show the rest of the staff that information flow has no barriers.

Conclusion

Powerful leadership skills are the best way for you to achieve your professional and personal objectives. The power of leadership skills are noted and required when you climb the corporate ladder.

Without proper leadership skills, you may not be able to manage a large team and drive them to achieve the objectives. Therefore, start strengthening your leadership skills from now onwards and go through necessary trainings if required.

Introduction

Process-based management is a management technique that aligns the vision, mission and core value systems of a business when formulating corporate strategy.

It helps define the policies that govern the operations of the company, in question; whilst ensuring that the company is not just functioning on a platform of efficiency alone, but one of effectiveness, too.

As process-based management commences from the strategic sphere, the direction of the projects undertaken remain unfaltering, unlike in the event of goals formulated at a tactical level, where some projects tend to veer off course. Working towards a common goal helps achieve harmony across different work groups and departments.

However, it must be re-iterated that strategic support alone is inadequate to make the philosophy of process based management, a success; and that the middle management and employees too, need to recognize their part in the process and take ownership of it for optimal results.

The Six Stages in Process-Based Management

(1) Defining the process

Process needs to be clearly identified and documented if it to yield any clarity.

Departmental documentation, customer-based agreements, purchasing manuals and process flow charts would all help in documenting the aforementioned process.

The input that is required for the process to be operational, the expected output of the process and the people or departments responsible for each constituent part of the process should be identified so that ownership and accountability are not compromised.

(2) Establishing measures to evaluate the process

Process performance needs to be measured, if the efficacy, quality and timelines are to be monitored and improved upon.

Ideally, the metrics selected should be quantifiable, so that clarity is retained throughout. However, this may not always be possible, but comparative data and relevant benchmarks can always be obtained for relevant analysis.

(3) Analyzing process performance

A variety of tools are available to analyze process performance with ease.

Graphical representations, bar charts, pie charts, variance analysis, gap analysis and cause-and-effect analysis being some of the most popular.

(4) Analyzing process stability and setting new objectives if required

Under this phase of process-based management, compliance audits would help in analyzing process stability.

If it is found to be wanting, new goals need to be set and these should be aligned to the company's strategic direction.

(5) Planning improvements

Process improvements should be planned in concurrence with the vision of the organization, its mission statement and its culture.

Sufficient resources should be allocated and an effective team should be in place if the proposed changes are to be successful.

(6) Implementation of improvements

This is where each of the planned improvements come to life from its former paper-based draft. Training can be conducted if and when required and the support of staff should be garnered wherever possible.

Thereafter, regular monitoring and continuous improvements need to be facilitated if the organization is to be one of world class standing.

Identifying a process-based organization

A process-based organization would have a few inherent characteristics that make it instantly recognizable.

For instance, such a company would view the business as a collection of processes, have strategic plans that drive the processes with commitment from the top management downwards, and such processes would be aligned to the goals and key business outcomes of the organization.

Standardization of processes, high dependence on data accuracy and the continuous quest for sustainable improvements are further hallmarks of a process-based organization.

Advantages of process-based management

The benefits of adopting process-based management are many.

Improvements in present processes increase in value-adding activities, reduction of costs and alignment to the strategic vision of the organization are its most sought after benefits.

It also facilitates modern cost allocation techniques such as activity based costing. Process-based management helps the system conform to certain national and international standards and to the requirements of reputed regulatory bodies.

Conclusion

Process-based management is an invaluable tool in customer satisfaction and retention, as it identifies key processes that have stakeholder interests and satisfaction at heart.

As many, a savvy manager at the higher echelons have come to realize the vision of a company is less likely to change over time, as opposed to goals and procedures used to achieve this vision.

Therefore process-based management necessitates managers to evaluate existing processes and take steps to adjust the structure and function of the organization in question, so that maximum efficiency can be thus derived.

Variable factors such as changes in customer expectations, fluctuations in the general economy and the necessity of developing better product lines will result in more innovative workforce who takes ownership of tasks and initiates better performance in their related field of expertise.

Introduction

In order to understand procurement documents, it is important to understand the term Procurement Management.

Procurement is the purchase of goods and services at the best possible price to meet a purchaser's demand in terms of quantity, quality, dimensions and site.

The procurement cycle in businesses work, which follows the below steps:

• Information Gathering - A potential customer first researches suppliers, who satisfy requirements for the product needed.

• Supplier Contact - When a prospective supplier has been identified, the customer requests for quotations, proposals, information and tender. This may be done through advertisements or through direct contact with the supplier.

• Background Review - The customer now examines references for the goods/services concerned and may also consider samples of the goods/services or undertake trials.

• Negotiation - Next the negotiations regarding price, availability and customization options are undertaken. The contract regarding the purchase of the goods or services is completed.

• Fulfilment - Based on the contract signed, the purchased goods or services are shipped and delivered. Payment is also completed at this stage. Additional training or installation of the product may also be provided.

• Renewal - Once the goods or services are consumed or disposed of and the contract has expired, the product or service needs to be re-ordered. The customer now decides whether to continue with the same supplier or look for a new one.

Documents involved in the procurement cycle are called procurement documents. Procurement documents are an integral part of the early stages of project initiation.

The purpose of procurement documents serves an important aspect of the organizational element in the project process. It refers to the input and output mechanisms and tools that are put in place during the process of bidding and submitting project proposals and the facets of work that make up a project.

In a nutshell, procurement documents are the contractual relationship between the customer and the supplier of goods or services.

Examples of Procurement Documents

Some examples of what constitutes procurement documents include the buyer's commencement to bid and the summons by the financially responsible party for concessions.

In addition, requests for information between two parties and requests for quotations, and proposals and seller's response are also parts of procurement documents.

Basically procurement documents comprise of all documents that serve as invitations to tender, solicit tender offers and establish the terms and conditions of a contract.

Types of Procurement Documents

A few types of procurement documents are:

• RFP - A request for proposal is an early stage in a procurement process issuing an invitation for suppliers, often through a bidding process, to submit a proposal on a specific commodity or service.

• RFI - A request for information (RFI) is a proposal requested from a potential seller or a service provider to determine what products and services are potentially available in the marketplace to meet a buyer's needs and to know the capability of a seller in terms of offerings and strengths of the seller.

• RFQ - A request for quotation (RFQ) is used when discussions with bidders are not required (mainly when the specifications of a product or service are already known) and when price is the main or only factor in selecting the successful bidder.

• Solicitations: These are invitations of bids, requests for quotations and proposals. These may serve as a binding contract.

• Offers - This type of procurement documents are bids, proposals and quotes made by potential suppliers to prospective clients.

• Contracts - Contracts refer to the final signed agreements between clients and suppliers.

• Amendments/Modifications - This refers to any changes in solicitations, offers and contracts. Amendments/Modifications have to be in the form of a written document.

Structure of a Procurement Document

Most procurement documents adopt a set structure. This is because it simplifies the documentation process and also allows it to be computerized.

Computerization allows for efficiency and effectiveness in the procurement process. In general, procurement documents have the following attributes:

• Requires potential bidders to submit all particulars for the employer to evaluate the bidder.

• All submissions to be set out in a clear and honest manner to ensure that the short-list criterion is unambiguous.

• Clear definition of the responsibilities, rights and commitments of both parties in the contract.

• Clear definition of the nature and quality of the goods or services to be provided.

• Provisions without any prejudice to the interests of either party.

• Clear and easy to understand language.

Commonly Encountered Procurement Documents

• Engineering and Construction Work

  • Minor/Low Risk Contracts: In this type of contract, services are required by an organization for a short period and the work is usually repetitive. Hence, this type of contract does not require high-end management techniques.

  • Major/High Risk Contracts: Here, the type of work required is of a more difficult nature and here the implication of sophisticated management techniques is required.

• Services

  • Professional - This requires more knowledge-based expertise and this requires managers, who are willing to put more time and effort into seeking research in order to satisfy the customer's criteria.

  • Facilities - More often than not, in this type of service the work outsourced is the maintenance or operation of an existing structure or system.

• Supplies

  • Local/Simple Purchases - Goods are more readily available and hence does not require management of the buying and delivery process.

  • International/Complex Purchases: In this case, goods need to be bought from other countries. A manager's task is more cumbersome and a management process is required to purchase and delivery. In addition, the manager needs to look into cross-border formalities.

Conclusion

In most organizations, the procurement department is one of the busiest. Managers need to purchase goods or services required for the smooth running of their organization.

For example, in a hospital, a procurement manager needs to purchase medicines and surgical instruments among others. These goods and services need to be purchased at the lowest possible cost without any deficit in quality.

The documentation that passes between the procurement manager of an organization and a supplier are the procurement documents.

Introduction

Today, different organizations employ various management techniques to carry out the efficient functioning of their departments. Procurement management is one such form of management, where goods and services are acquired from a different organization or firm.

All organizations deal with this form of management at some point in the life of their businesses. It is in the way the procurement is carried out and the planning of the process that will ensure the things run smoothly.

But with many other management techniques in use, is there any special reason to use this particular form of management to acquire goods and services? Yes, this is one of the frequent questions asked regarding procurement management.

Procurement management is known to help an organization to save much of the money spent when purchasing goods and services from outside. It also has several other advantages.

How Does Procurement Management Works?

Following are the four main working areas of concerns when it comes to procurement management. The following points should be considered whenever procurement process is involved:

• Not all goods and services that a business requires need to be purchased from outside. It is for this reason that it is very essential to weigh the pros and cons of purchasing or renting these goods and services from outside.

  You would need to ask yourself whether it would in the long run be cost-effective and whether it is absolutely necessary.

• You would need to have a good idea of what you exactly require and then go on to consider various options and alternatives. Although there may be several suppliers, who provide the same goods and services, careful research would show you whom of these suppliers will give you the best deal for your organization.

  You can definitely call for some kind of bidding for your requirement by these vendors and use a selection criterion to select the best provider.

• The next step typically would be to call for bids. During this stage, the different suppliers will provide you with quotes.

  This stage is similar to that of choosing projects, as you would need to consider different criteria, apart from just the cost, to finally decide on which supplier you would want to go with.

• After the evaluation process, you would be able to select the best supplier. You would then need to move on to the step of discussing what should go into the contract. Remember to mention all financing terms how you wish to make the payments, and so on, so as to prevent any confusion arising later on, as this contract will be binding.

  Always remember that it is of utmost importance to maintain a good relationship with the supplier. This includes coming up with an agreement that both would find satisfactory. This helps the sustainability of your business as well as the supplier's business.

ये चार सरल कदम आपको बहुत परेशानी के बिना आसानी से और जल्दी से अपना सामान हासिल करने में मदद करेंगे, लेकिन हमेशा प्रत्येक चरण में सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता होती है।

कार्य प्रक्रिया को कुशलतापूर्वक बनाना

यह सुनिश्चित करने के लिए कि अंत तक सबकुछ ठीक हो जाता है, आपको खरीद की प्रगति का ट्रैक रखना होगा। इसका मतलब यह होगा कि आपको यह सुनिश्चित करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं पर जाँच करते रहना चाहिए कि वे अनुबंध की शर्तों का पालन कर रहे हैं और आपको समय सीमा तक माल और सेवाओं की आपूर्ति करने में सक्षम होंगे।

क्या कोई विसंगतियां या कोई समस्या होनी चाहिए, आपको अनुबंध करने के समय हमेशा आपूर्तिकर्ता को संचार की विधि के माध्यम से पता होना चाहिए।

संगठन को हमेशा बदलने के लिए तैयार और खुला रहना चाहिए। यह प्रक्रिया की दक्षता सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक सभी परिवर्तनों के संबंध में है। ये परिवर्तन तकनीकी प्रगति के रूप में हो सकते हैं और यहां तक ​​कि अन्य परिवर्तनों के अलावा कार्यबल में भी हो सकते हैं।

प्रौद्योगिकी के संदर्भ में, इन सामानों को संभालने के लिए आवश्यक किसी भी नए उपकरण और मशीनरी को खरीदने की आवश्यकता हो सकती है।

इसी तरह, कार्यबल के संबंध में, आपको श्रमिकों को नियोजित करने की आवश्यकता होगी, जो आपूर्तिकर्ताओं के साथ सीधे काम करने की बात आने पर अत्यधिक कुशल और प्रशिक्षित होते हैं।

किसी संगठन के लिए हमेशा सर्वश्रेष्ठ होता है जो विभिन्न क्षेत्रों में विशिष्ट हो। इससे खरीद प्रबंधन और भी आसान हो जाएगा। प्रत्येक टीम खरीद के प्रासंगिक क्षेत्रों से निपट सकती है और इसके लिए आवश्यक विशेषज्ञता भी होगी। उदाहरण के लिए, जिनके पास मशीनरी खरीदने का अनुभव है, उनके पास एक ही कौशल नहीं हो सकता है जब किसी अन्य संगठन से विशेष सेवाएं प्राप्त करने की बात आती है।

निष्कर्ष

हालांकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए, कि इस खरीद प्रबंधन प्रणाली को सभी लाभों के लिए कुशलतापूर्वक और सुचारू रूप से चलाया जाना चाहिए। इसलिए इसकी कुंजी एक कुशल प्रणाली के साथ-साथ सही आपूर्तिकर्ता और संसाधन भी होंगे।

खरीद प्रबंधन के उद्देश्य के लिए, उच्च प्रशिक्षित व्यक्तियों की एक टीम होनी चाहिए, अगर खरीद प्रबंधन एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

एक उदाहरण के रूप में, एक अस्पताल में एक समर्पित खरीद टीम होनी चाहिए और मजबूत खरीद प्रबंधन तकनीकों और उपकरणों को नियोजित करना चाहिए।

परिचय

जब यह एक परियोजना की बात आती है, तो पूरी परियोजना कई अन्योन्याश्रित कार्यों में विभाजित होती है। कार्यों के इस सेट में, कार्यों का क्रम या क्रम काफी महत्वपूर्ण है।

यदि अनुक्रम गलत है, तो परियोजना का अंतिम परिणाम वह नहीं हो सकता है जैसा कि प्रबंधन को उम्मीद थी।

परियोजनाओं में कुछ कार्यों को सुरक्षित रूप से अन्य कार्यों के समानांतर किया जा सकता है। एक परियोजना गतिविधि आरेख में, कार्यों का क्रम बस सचित्र है।

ऐसे कई उपकरण हैं जिनका उपयोग परियोजना गतिविधि आरेखों को खींचने के लिए किया जा सकता है। इस तरह के काम के लिए माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट सबसे लोकप्रिय सॉफ्टवेयर में से एक है।

इसके अलावा, गतिविधि के आरेखों को खींचने के लिए Microsoft विज़न (विंडोज़ के लिए) और ओमनी ग्रेफ़ल (मैक के लिए) का उपयोग किया जा सकता है।

द वर्कफ़्लो

क्या आपने प्रक्रिया प्रवाह आरेख देखा है? यदि हाँ, तो गतिविधि आरेख समान आकार लेती है। आमतौर पर गतिविधि आरेख, बक्से और तीर में दो मुख्य आकार होते हैं।

गतिविधि आरेख के बक्से कार्यों को इंगित करते हैं और तीर रिश्तों को दिखाते हैं। आमतौर पर, रिश्ते ऐसी गतिविधियाँ हैं जो गतिविधियों में होती हैं।

बाक्सों के प्रतिनिधित्व वाले बक्से और संबंधों में कार्यों के साथ गतिविधि आरेख का एक उदाहरण निम्नलिखित है।

इस प्रकार की गतिविधि आरेख को गतिविधि-पर-नोड आरेख के रूप में भी जाना जाता है। यह इस तथ्य के कारण है कि सभी गतिविधियों (कार्यों) को नोड्स (बक्से) पर दिखाया गया है।

वैकल्पिक रूप से, एक गतिविधि आरेख प्रस्तुत करने का एक और तरीका है। इसे गतिविधि-पर-तीर आरेख कहा जाता है । इस आरेख में, गतिविधियों (कार्यों) को तीरों द्वारा प्रस्तुत किया जाता है।

एक्टिविटी-ऑन-नोड आरेखों की तुलना में , एक्टिविटी-ऑन-एरो डायग्राम थोड़ा भ्रम पैदा करते हैं। इसलिए, ज्यादातर मामलों में, लोग अक्सर गतिविधि-पर-नोड आरेख का उपयोग करते हैं। निम्नलिखित एक गतिविधि-पर-तीर आरेख है:

गतिविधि आरेख कैसे आकर्षित करें?

एक गतिविधि आरेख बनाना आसान है। आप इस उद्देश्य के लिए पेपर-आधारित सामग्री जैसे पोस्ट नोट या सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। उपयोग किए गए माध्यम के बावजूद, गतिविधि आरेख बनाने की प्रक्रिया समान रहती है।

गतिविधि आरेख बनाने में शामिल मुख्य चरण निम्नलिखित हैं:

चरण 1

सबसे पहले, परियोजना में कार्यों की पहचान करें। आप इस उद्देश्य के लिए WBS (वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर) का उपयोग कर सकते हैं और इसे दोहराने की आवश्यकता नहीं है।

साथ ही गतिविधि आरेख के लिए समान कार्यों के टूटने का उपयोग करें। यदि आप गतिविधि आरेख बनाने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं (जो अनुशंसित है), प्रत्येक गतिविधि के लिए एक बॉक्स बनाएं।

किसी भी भ्रम से बचने के लिए सभी बक्से को एक ही आकार में चित्रित करें। सुनिश्चित करें कि आपके सभी कार्यों में एक ही ग्रैन्युलैरिटी है।

चरण 2

आप टास्क बॉक्स में अधिक जानकारी जोड़ सकते हैं, जैसे कि टास्क और टाइमफ्रेम कौन कर रहा है। आप इस जानकारी को बॉक्स के अंदर जोड़ सकते हैं या बॉक्स के पास कहीं जोड़ सकते हैं।

चरण 3

अब, बक्से को उस क्रम में व्यवस्थित करें, जो परियोजना के निष्पादन के दौरान किया जाता है। शुरुआती कार्य बाएं हाथ की ओर होंगे और परियोजना के निष्पादन के बाद के हिस्से में किए गए कार्य दाहिने हाथ की तरफ होंगे। समानांतर में किए जा सकने वाले कार्यों को एक दूसरे के समानांतर (लंबवत) रखा जाना चाहिए।

जब तक आप इसे सही नहीं कर लेते, आपको अनुक्रम को कई बार समायोजित करना पड़ सकता है। यही कारण है कि सॉफ्टवेयर गतिविधि आरेख बनाने के लिए एक आसान उपकरण है।

चरण 4

अब, कार्य बॉक्स में शामिल होने के लिए तीर का उपयोग करें। इन तीरों से कार्यों का क्रम दिखाई देगा। कभी-कभी, एक 'स्टार्ट' और एक 'एंड' बॉक्स को स्पष्ट रूप से प्रोजेक्ट की शुरुआत और अंत पेश करने के लिए जोड़ा जा सकता है।

उपरोक्त चार चरणों में हमने क्या किया है, यह समझने के लिए, कृपया निम्नलिखित गतिविधि आरेख देखें:

निष्कर्ष

गतिविधि आरेखों का उपयोग परियोजना कार्यों के अनुक्रम को दर्शाने के लिए किया जा सकता है। ये आरेख न्यूनतम प्रयास से बनाए जा सकते हैं और आपको अन्योन्याश्रित कार्यों की स्पष्ट समझ प्रदान करते हैं।

इसके अलावा, गतिविधि आरेख महत्वपूर्ण पथ विधि के लिए एक इनपुट है।

परिचय

प्रोजेक्ट चार्टर एक परियोजना में उद्देश्यों के एक वक्तव्य को संदर्भित करता है। यह कथन विस्तृत परियोजना लक्ष्यों, भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को भी निर्धारित करता है, मुख्य हितधारकों की पहचान करता है, और एक परियोजना प्रबंधक के अधिकार का स्तर।

यह भविष्य की परियोजनाओं के साथ-साथ संगठन के ज्ञान प्रबंधन प्रणाली में एक महत्वपूर्ण सामग्री के लिए एक दिशानिर्देश के रूप में कार्य करता है।

प्रोजेक्ट चार्टर एक छोटा दस्तावेज है जिसमें नए प्रस्ताव या प्रस्ताव के लिए अनुरोध शामिल होगा। यह दस्तावेज़ परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया का एक हिस्सा है, जो कि इनिशिएटिव फॉर पॉलिसी डायलॉग (IPD) और ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) के लिए आवश्यक है।

प्रोजेक्ट चार्टर की भूमिका

निम्नलिखित परियोजना चार्टर की भूमिकाएँ हैं:

• यह परियोजना को शुरू करने के कारणों का दस्तावेजीकरण करता है।

• इस परियोजना के उद्देश्यों और बाधाओं का सामना करता है।

• हाथ में समस्या के समाधान प्रदान करता है।

• परियोजना के मुख्य हितधारकों की पहचान करता है।

प्रोजेक्ट चार्टर के लाभ

परियोजना के लिए प्रोजेक्ट चार्टर के प्रमुख लाभ निम्नलिखित हैं:

• यह बेहतर ग्राहक संबंधों के लिए सुधार और मार्ग प्रशस्त करता है।

• प्रोजेक्ट चार्टर एक उपकरण के रूप में भी काम करता है जो परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं में सुधार करता है।

• क्षेत्रीय और मुख्यालय संचार को भी काफी हद तक बेहतर बनाया जा सकता है।

• प्रोजेक्ट चार्टर होने से, प्रोजेक्ट प्रायोजन भी प्राप्त किया जा सकता है।

• प्रोजेक्ट चार्टर वरिष्ठ प्रबंधन भूमिकाओं को पहचानता है।

• प्रगति की अनुमति देता है, जिसका उद्देश्य उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं को प्राप्त करना है।

प्रोजेक्ट चार्टर में तत्व

चूंकि प्रोजेक्ट चार्टर एक प्रोजेक्ट प्लानिंग टूल है, जिसका उद्देश्य किसी मुद्दे या अवसर को हल करना है, नीचे दिए गए तत्व एक अच्छे चार्टर प्रोजेक्ट के लिए आवश्यक हैं।

एक प्रभावी चार्टर परियोजना के लिए, इन प्रमुख तत्वों को संबोधित करने की आवश्यकता है:

• परियोजना की पहचान।

• समय: शुरुआत की तारीख और परियोजना की समय सीमा।

• परियोजना में शामिल लोग।

• उल्लिखित उद्देश्य और निर्धारित लक्ष्य।

• एक प्रोजेक्ट चार्टर का कारण, जिसे अक्सर 'व्यावसायिक मामला' कहा जाता है।

• किसी समस्या या अवसर का विस्तृत विवरण।

• परियोजना से अपेक्षित प्रतिफल।

• प्रदर्शन के संदर्भ में अपेक्षित परिणाम।

• अपेक्षित तिथि कि उद्देश्यों को प्राप्त किया जाना है।

• शामिल प्रतिभागियों की स्पष्ट रूप से परिभाषित भूमिकाएं और जिम्मेदारियां।

• संसाधनों की आवश्यकता जो उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक होगी।

• बाधाएं और परियोजना से जुड़े जोखिम।

• सूचित और प्रभावी संचार योजना।

उपरोक्त सभी तत्वों में से, तीन सबसे महत्वपूर्ण और आवश्यक तत्व हैं जिन्हें और विस्तार की आवश्यकता है।

व्यापार का मामला

यह एक परियोजना चार्टर के लिए जगह लेने की आवश्यकता को रेखांकित करता है। एक व्यावसायिक मामले में परियोजना चार्टर को पूरा करने से प्राप्त लाभों को निर्धारित करना चाहिए। लाभ न केवल वित्त के संदर्भ में होने चाहिए जैसे कि राजस्व, लागत में कमी, आदि, बल्कि ग्राहक को मिलने वाला लाभ भी।

निम्नलिखित एक अच्छे व्यवसाय के मामले की विशेषताएं हैं:

• परियोजना शुरू करने के कारण।

• अब परियोजना शुरू करने से प्राप्त लाभ।

• परियोजना नहीं करने के परिणाम।

• कारक जो यह निष्कर्ष निकालेंगे कि यह व्यावसायिक लक्ष्यों को पूरा करता है।

परियोजना गुंजाइश

जैसा कि नाम से पता चलता है, यह इस गुंजाइश को संदर्भित करता है कि परियोजना व्यवसाय को दे देगी यदि वे परियोजना का कार्य करते हैं।

एक परियोजना करने से पहले, निम्नलिखित चिंताओं को संबोधित करने की आवश्यकता है:

• दायरे के भीतर और बाहर के दायरे पर विचार किया जाना चाहिए।

• प्रत्येक टीम जिस प्रक्रिया पर ध्यान केंद्रित करेगी।

• एक प्रक्रिया के लिए शुरुआत और अंत बिंदु।

• संसाधनों की उपलब्धता।

• जिसके तहत टीम काम करेगी बाधाओं।

• समय सीमा।

• यदि परियोजना को शुरू किया जाना है तो सामान्य कार्यभार पर प्रभाव।

एक अच्छी संचार योजना की आवश्यकता

जब एक परियोजना की योजना की बात आती है तो एक अच्छी संचार योजना की आवश्यकता इसकी अत्यंत आवश्यकता है। परियोजना प्रबंधकों को एक अच्छी संचार योजना बनाने पर काम करने की आवश्यकता है जो परियोजना चार्टर के समग्र उद्देश्यों को पूरा करने में मदद करेगी।

संचार योजना बनाते समय, परियोजना प्रबंधक को निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना चाहिए:

• Who - परियोजना में भाग लेने वाले प्रत्येक व्यक्ति की जिम्मेदारी।

• What - मकसद और संचार योजना का कारण।

• Where - वह स्थान जहाँ रिसीवर जानकारी पा सकता है।

• When - संचार योजना की अवधि और आवृत्ति।

• How - वह तंत्र जो संचार की सुविधा के लिए उपयोग किया जाता है।

• Whom - संचार के रिसीवर।

निष्कर्ष

प्रोजेक्ट चार्टर न केवल एक उपकरण है जिसका उपयोग योजना बनाने के लिए किया जाता है, बल्कि एक संचार तंत्र भी है जो एक संदर्भ के रूप में कार्य करता है। एक प्रभावी संचार योजना के साथ एक अच्छी तरह से नियोजित परियोजना निश्चित रूप से हाथ में लिए गए परियोजना के लिए सफलता लाएगी।

इसलिए, प्रोजेक्ट चार्टर किसी प्रोजेक्ट में अक्सर संदर्भित दस्तावेज़ों में से एक होना चाहिए और पूरी प्रोजेक्ट टीम को प्रोजेक्ट चार्टर की सामग्री के बारे में पता होना चाहिए। यह एक सफल परियोजना के लिए एक महत्वपूर्ण तत्व है।

परिचय

व्यापार की दुनिया में, अनुबंधों का उपयोग व्यापारिक सौदों और साझेदारी स्थापित करने के लिए किया जाता है। व्यापारिक जुड़ाव में शामिल पक्ष अनुबंध का प्रकार तय करते हैं।

आमतौर पर, व्यावसायिक जुड़ाव के लिए उपयोग किए जाने वाले अनुबंध का प्रकार कार्य के प्रकार और उद्योग की प्रकृति के आधार पर भिन्न होता है।

अनुबंध केवल दो या अधिक दलों के बीच एक विस्तृत समझौता है। एक या अधिक पार्टियां अन्य पार्टियों (क्लाइंट) द्वारा प्रदान की गई चीज़ों के बदले में उत्पाद या सेवाएं प्रदान कर सकती हैं।

अनुबंध प्रकार व्यवसाय में लगे पक्षों के बीच महत्वपूर्ण संबंध है और अनुबंध प्रकार परियोजना के जोखिम को निर्धारित करता है।

सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले अनुबंध प्रकारों पर एक नज़र डालते हैं।

निश्चित मूल्य (एकमुश्त)

यह सभी अनुबंधों का सबसे सरल प्रकार है। शब्द काफी सरल और समझने में आसान हैं।

सरल में डालने के लिए, सेवा प्रदाता एक विशिष्ट समय के लिए परिभाषित सेवा प्रदान करने के लिए सहमत होता है और ग्राहक सेवा के लिए निश्चित राशि का भुगतान करने के लिए सहमत होता है।

यह अनुबंध प्रकार प्रसव के साथ-साथ KPI (मुख्य प्रदर्शन संकेतक) के लिए विभिन्न मील के पत्थर को परिभाषित कर सकता है। इसके अलावा, ठेकेदार के पास मील के पत्थर और अंतिम वितरण के लिए परिभाषित मानदंड हो सकते हैं।

इस प्रकार के अनुबंध का मुख्य लाभ यह है कि ठेकेदार परियोजना शुरू होने से पहले कुल परियोजना लागत जानता है।

यूनिट मूल्य

इस मॉडल में, परियोजना को इकाइयों में विभाजित किया गया है और प्रत्येक इकाई के लिए चार्ज परिभाषित किया गया है। यह अनुबंध प्रकार निश्चित मूल्य अनुबंध की तुलना में अधिक लचीले तरीकों में से एक के रूप में पेश किया जा सकता है।

आमतौर पर, परियोजना का मालिक (ठेकेदार / ग्राहक) अनुमानों पर निर्णय लेता है और बोलीदाताओं को परियोजना के प्रत्येक तत्व की बोली लगाने के लिए कहता है।

बोली लगाने के बाद, बोली राशियों और बोलीदाताओं की योग्यता के आधार पर, संपूर्ण परियोजना एक ही सेवा प्रदाता को दी जा सकती है या विभिन्न सेवा प्रदाताओं को अलग-अलग इकाइयों को आवंटित किया जा सकता है।

यह एक अच्छा तरीका है जब विभिन्न परियोजना इकाइयों को पूरा करने के लिए अलग-अलग विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है।

लागत आधिक्य

इस अनुबंध मॉडल में, सेवा प्रदाता को उनकी मशीनरी, श्रम और अन्य लागतों के लिए प्रतिपूर्ति की जाती है, इसके अलावा सेवा प्रदाता को एक सहमति शुल्क का भुगतान करने वाले ठेकेदार के अलावा।

इस पद्धति में, सेवा प्रदाता को परियोजना के लिए एक विस्तृत कार्यक्रम और संसाधन आवंटन की पेशकश करनी चाहिए। इसके अलावा, सभी लागतों को ठीक से सूचीबद्ध किया जाना चाहिए और समय-समय पर ठेकेदार को सूचित किया जाना चाहिए।

भुगतान ठेकेदार द्वारा एक निश्चित आवृत्ति (जैसे मासिक, त्रैमासिक) या मील के पत्थर के अंत तक किया जा सकता है।

प्रोत्साहन

प्रोत्साहन अनुबंध आमतौर पर तब उपयोग किया जाता है जब परियोजना लागत में कुछ स्तर की अनिश्चितता होती है। यद्यपि लगभग-सटीक अनुमान हैं, तकनीकी चुनौतियां समग्र संसाधनों पर और साथ ही प्रयास पर प्रभाव डाल सकती हैं।

इस तरह के अनुबंध पायलट कार्यक्रमों या नई प्रौद्योगिकियों का दोहन करने वाली परियोजना के लिए आम है।

एक प्रोत्साहन अनुबंध में तीन लागत कारक हैं; लक्ष्य मूल्य, लक्ष्य लाभ और अधिकतम लागत।

प्रोत्साहन अनुबंध का मुख्य तंत्र दोनों पक्षों के लिए व्यावसायिक जोखिमों को कम करने के लिए ग्राहक और सेवा प्रदाता के बीच किसी भी लक्ष्य मूल्य को विभाजित करना है।

अनुचर (समय और सामग्री - टी एंड एम)

यह सबसे खूबसूरत व्यस्तताओं में से एक है जो दो या अधिक दलों द्वारा प्राप्त कर सकता है। यह सगाई प्रकार सबसे जोखिम-रहित प्रकार है जहां परियोजना के लिए उपयोग किए जाने वाले समय और सामग्री की कीमत होती है।

भुगतान करने के लिए ठेकेदार को केवल परियोजना के लिए समय और सामग्री की आवश्यकता होती है। इस प्रकार के अनुबंध में कम प्रसव चक्र होते हैं, और प्रत्येक चक्र के लिए, ठेकेदार के अलग-अलग अनुमान भेजे जाते हैं।

एक बार ठेकेदार काम के अनुमान और विवरण (एसओडब्ल्यू) पर हस्ताक्षर कर देता है, सेवा प्रदाता काम शुरू कर सकता है।

अन्य अनुबंध प्रकारों के विपरीत, अनुचर अनुबंध ज्यादातर लंबी अवधि के व्यापार कार्यों के लिए उपयोग किए जाते हैं।

निर्माण शुल्क का प्रतिशत

इस प्रकार के अनुबंधों का उपयोग इंजीनियरिंग परियोजनाओं के लिए किया जाता है। आवश्यक संसाधनों और सामग्री के आधार पर, निर्माण की लागत का अनुमान है।

फिर, क्लाइंट एक सेवा प्रदाता को अनुबंधित करता है और सेवा प्रदाता के शुल्क के रूप में परियोजना की लागत का एक प्रतिशत भुगतान करता है।

एक उदाहरण के रूप में, घर बनाने का परिदृश्य लें। मान लें कि अनुमान $ 230,000 तक आता है।

जब इस परियोजना को एक सेवा प्रदाता से अनुबंधित किया जाता है, तो ग्राहक निर्माण शुल्क के रूप में कुल लागत का 30% भुगतान करने के लिए सहमत हो सकता है जो $ 69,000 तक आता है।

निष्कर्ष

अनुबंध प्रकार का चयन करना किसी अन्य पार्टी के साथ व्यापार समझौते की स्थापना का सबसे महत्वपूर्ण कदम है। यह कदम संभव सगाई जोखिमों को निर्धारित करता है।

इसलिए, कंपनियों को उन अनुबंधों में शामिल होना चाहिए जहां उनके व्यवसाय के लिए न्यूनतम जोखिम है। जब भी परियोजना को अल्पकालिक और पूर्वानुमानित किया जाता है, तो निश्चित बोली (निश्चित मूल्य) में संलग्न होना एक अच्छा विचार है।

यदि परियोजना की प्रकृति खोजपूर्ण है, तो हमेशा रिटेनर या कॉस्ट प्लस अनुबंध प्रकारों को अपनाना सबसे अच्छा है।

परिचय

परियोजना के अंत में अपेक्षित और अपेक्षित आउटपुट प्राप्त करने के लिए लगभग सभी परियोजनाओं को सही दिशा में निर्देशित करने की आवश्यकता होती है। यह टीम है जो परियोजना के लिए जिम्मेदार है और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि परियोजना प्रबंधक को लागतों के प्रभावी नियंत्रण को पूरा करने में सक्षम होने की आवश्यकता है। हालाँकि, कई तकनीकें हैं जिनका उपयोग इस उद्देश्य के लिए किया जा सकता है।

परियोजना के लक्ष्यों के अलावा, जो परियोजना प्रबंधक की देखरेख करना है, किसी भी परियोजना के लिए विभिन्न लागतों का नियंत्रण भी बहुत महत्वपूर्ण कार्य है। यदि परियोजना प्रबंधक इस संबंध में विफल रहता है, तो परियोजना प्रबंधन बिल्कुल भी प्रभावी नहीं होगा, क्योंकि यह अनिवार्य रूप से निर्धारित करेगा कि आपका संगठन लाभ कमाएगा या नहीं।

लागत नियंत्रण तकनीक

कुशल परियोजना लागत नियंत्रण के लिए उपयोग की जाने वाली कुछ मूल्यवान और आवश्यक तकनीकों के बाद निम्नलिखित हैं:

1 - परियोजना बजट की योजना बनाना

आपको नियोजन सत्र की शुरुआत में आदर्श रूप से परियोजना के संबंध में बजट बनाने की आवश्यकता होगी। यह ऐसा बजट है जिसमें आपको उन सभी भुगतानों के लिए मदद करनी होगी जिन्हें बनाने की आवश्यकता है और लागत जो आप परियोजना के जीवन चक्र के दौरान खर्च करेंगे। इसलिए इस बजट का निर्माण बहुत सारे अनुसंधान और महत्वपूर्ण सोच को मजबूर करता है।

किसी भी अन्य बजट की तरह, आपको हमेशा समायोजन के लिए जगह छोड़नी होगी क्योंकि परियोजना की अवधि के दौरान लागत समान अधिकार नहीं रह सकती है। हर समय परियोजना के बजट का पालन करना परियोजना से लाभ की कुंजी है।

2 - लागत का ट्रैक रखना

सभी वास्तविक लागतों पर नज़र रखना भी किसी अन्य तकनीक के समान ही महत्वपूर्ण है। यहां, समय-आधारित बजट तैयार करना सबसे अच्छा है। यह आपको अपने प्रत्येक चरण में एक परियोजना के बजट का हिसाब रखने में मदद करेगा। वास्तविक लागतों को समय-समय पर लक्ष्य के विरुद्ध ट्रैक करना होगा जो बजट में निर्धारित किए गए हैं। ये लक्ष्य मासिक या साप्ताहिक आधार पर या वार्षिक रूप से भी हो सकते हैं यदि परियोजना लंबे समय तक चलेगी।

यह परियोजना की पूरी अवधि के लिए एक पूर्ण बजट होने के बजाय काम करना बहुत आसान है। यदि किसी नए कार्य को करने की आवश्यकता है, तो आपको इसके लिए अनुमान लगाने और यह देखने की आवश्यकता होगी कि क्या इसे बजट में अंतिम राशि के साथ समायोजित किया जा सकता है। यदि नहीं, तो आपको 'परिवर्तन अनुरोध' के लिए आवश्यक व्यवस्था पर काम करना पड़ सकता है, जहाँ ग्राहक नए काम या परिवर्तनों के लिए भुगतान करेगा।

3 - प्रभावी समय प्रबंधन

एक और प्रभावी तकनीक प्रभावी समय प्रबंधन होगी। यद्यपि यह तकनीक विभिन्न प्रबंधन क्षेत्रों पर लागू होती है, यह परियोजना लागत नियंत्रण के संबंध में बहुत महत्वपूर्ण है।

इसका कारण यह है कि यदि आप परियोजना की समय सीमा को पूरा करने में असमर्थ हैं तो आपकी परियोजना की लागत बढ़ सकती है; इस परियोजना के लिए लंबे समय तक खींचा जाता है, उच्च लागत जो प्रभावी रूप से मतलब है कि बजट से अधिक हो जाएगा।

परियोजना प्रबंधक को समय पर काम पूरा करने के लिए परियोजना की महत्वपूर्ण समय-सीमा की अपनी टीम को लगातार याद दिलाना होगा।

4 - परियोजना परिवर्तन नियंत्रण

परियोजना परिवर्तन नियंत्रण अभी तक एक और महत्वपूर्ण तकनीक है। परिवर्तन नियंत्रण प्रणाली परियोजना के दौरान किसी भी संभावित परिवर्तन को ध्यान में रखना आवश्यक है।

यह इस तथ्य के कारण है कि परियोजना के दायरे में प्रत्येक परिवर्तन का वितरण की समय सीमा पर प्रभाव पड़ेगा, इसलिए परिवर्तन परियोजना के लिए आवश्यक प्रयास को बढ़ाकर परियोजना लागत को बढ़ा सकते हैं।

5 - अर्जित मूल्य का उपयोग

इसी तरह, इस प्रकार अब तक किए गए कार्यों के मूल्य की पहचान करने के लिए, आमतौर पर 'अर्जित मूल्य' के रूप में ज्ञात लेखांकन तकनीक का उपयोग करना बहुत सहायक होता है।

यह बड़ी परियोजनाओं के लिए विशेष रूप से सहायक है और आपको किसी भी त्वरित बदलाव में मदद करेगा जो परियोजना की सफलता के लिए बिल्कुल आवश्यक हैं।

परियोजना लागत नियंत्रण के लिए अतिरिक्त कदम

बजट के साथ-साथ रुझानों और अन्य वित्तीय जानकारी की लगातार समीक्षा करना उचित है। नियमित अंतराल पर परियोजना वित्तीय पर रिपोर्ट प्रदान करने से परियोजना की प्रगति पर नज़र रखने में भी मदद मिलेगी।

यह सुनिश्चित करेगा कि ओवरस्पीडिंग न हो, क्योंकि आप यह पता लगाना नहीं चाहेंगे कि बहुत देर हो चुकी है। पहले की समस्या पाई जाती है, जितनी आसानी से और जल्दी से इसे ठीक किया जा सकता है।

सभी दस्तावेजों को नियमित अंतराल पर लेखा परीक्षकों को भी प्रदान किया जाना चाहिए, जो आपको किसी भी संभावित लागत जोखिम को इंगित करने में सक्षम होंगे।

निष्कर्ष

बस एक प्रोजेक्ट बजट के साथ आना आपके प्रोजेक्ट प्लानिंग सत्रों के दौरान पर्याप्त नहीं है। आपको और आपकी टीम को इस बात पर नजर रखनी होगी कि शुरुआती बजट में यह आंकड़े के करीब है या नहीं।

आपको हमेशा उन जोखिमों को ध्यान में रखने की आवश्यकता है जो लागत में वृद्धि के साथ आते हैं और इसे जितना हो सके इसे रोकने की आवश्यकता है। इसके लिए, ऊपर बताई गई तकनीकों का उपयोग करें और परियोजना की लागतों की लगातार निगरानी करें।

परिचय

एक परियोजना किक-ऑफ मीटिंग एक परियोजना प्रबंधक के लिए अपनी टीम को सक्रिय करने का सबसे अच्छा अवसर है। इस बैठक के दौरान, परियोजना प्रबंधन सामान्य लक्ष्य की भावना स्थापित कर सकता है और प्रत्येक व्यक्ति को समझना शुरू कर सकता है।

हालांकि एक प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग प्रोजेक्ट के सभी हितधारकों के साथ एक साधारण बैठक प्रतीत होती है, एक सफल प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग के लिए उचित योजना की आवश्यकता होती है।

निम्नलिखित कदम एक सफल प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग के लिए कुछ महत्वपूर्ण तैयारी बिंदु हैं। ये चरण आपको ध्यान केंद्रित रखने, स्थापित करने और नेतृत्व प्रदर्शित करने में मदद करते हैं, और परियोजना टीम में व्यक्तिगत सदस्यों को एकीकृत करने में मदद करते हैं।

कार्यसूची

एक मजबूत और स्पष्ट एजेंडा प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग के लिए जरूरी है। यदि आपके पास कोई सुझाव नहीं है कि एजेंडा क्या होना चाहिए, तो अपने अनुभवी अधीनस्थों से पूछें या दूसरों द्वारा पहले की गई बैठकों के लिए उपयोग किए गए कुछ एजेंडों को पकड़ें।

एजेंडे में आमतौर पर परियोजना का उद्देश्य, डिलिवरेबल्स और लक्ष्य, परियोजना के प्रमुख सफलता कारक, संचार योजना और परियोजना योजना शामिल हैं।

प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग के लिए, सुनिश्चित करें कि आप सभी प्रतिभागियों के लिए मीटिंग एजेंडा प्रसारित करते हैं।

इस तरह, सभी प्रतिभागियों को संरचना के बारे में पता है और बैठक के अंत में क्या हासिल करना है।

शुरू करना

जब बैठक शुरू होती है, तो परियोजना प्रबंधक को बैठक का प्रभार लेना चाहिए। अगला, सभी प्रतिभागियों का स्वागत किया जाना चाहिए और आत्म-परिचय का एक दौर होना चाहिए।

यद्यपि आपने पहले ही प्रतिभागियों के साथ बैठक के एजेंडे को साझा कर लिया है, लेकिन एजेंडा में प्रत्येक आइटम का संक्षिप्त परिचय देते हुए उन्हें संक्षिप्त रूप से एजेंडे के माध्यम से ले जाएं।

परियोजना की भूमिकाओं को शुरू करने की दिशा में अधिक ध्यान दें और उन कारणों पर जोर दें, जिनके कारण सदस्यों को संबंधित भूमिकाओं को सौंपा गया था।

अगर वहाँ लोग विस्तारित भूमिका निभा रहे हैं, तो इसके बारे में स्वीकार करें। जब आप इन सभी चीजों को करते हैं, तो विस्तार में न जाएं। इस बैठक का उद्देश्य सभी को एक ही मंच पर ले जाना है।

प्रोजेक्ट प्रस्तुति

एक बार टोन सेट हो जाने के बाद, संरचित तरीके से एजेंडा प्रस्तुत करें। सबसे पहले, परियोजना मान्यताओं के बारे में बात करें और आपने परियोजना योजना कैसे विकसित की।

अपने तर्क को योजना के पीछे प्रस्तुत करें और संदेश दें कि परियोजना के आगे बढ़ने पर आप सुझावों के लिए खुले हैं। प्रोजेक्ट प्लान में प्रत्येक कार्य को पूरा करें और पर्याप्त रूप से विस्तृत करें।

इस तथ्य पर जोर दें कि परियोजना की योजना और कार्यक्रम अभी भी प्रारंभिक चरण में हैं और आप इसे पूरा करने के लिए सभी की सहायता की उम्मीद कर रहे हैं।

प्रोजेक्ट शेड्यूल में संभावित अड़चनों या चुनौतीपूर्ण कार्यों को पहचानें और स्वीकार करें।

उम्मीदें लगाना

परियोजना प्रगति के बारे में बात करने के लिए नियमित बैठकें आयोजित करने के लिए एक सुविधाजनक समय तय करें। नियमित बैठकों के लिए सभी की भागीदारी की आवश्यकता पर जोर दें।

टीमवर्क सेट होने के लिए सबसे महत्वपूर्ण अपेक्षाओं में से एक है। आपको टीमवर्क पर अधिक विस्तार करने और प्रोजेक्ट किक-ऑफ के ठीक बाद कुछ टीमवर्क गतिविधियों की योजना बनाने की आवश्यकता है।

परियोजना की समय संवेदनशील प्रकृति और परियोजना अवधि के दौरान पत्तियों को कैसे प्रदान किया जाता है, इसके बारे में बात करें।

यदि परियोजना को लंबे समय तक काम करने की आवश्यकता होती है, तो उन्हें पहले से बताएं और उन्हें दिखाएं कि आप कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखने के लिए उनकी मदद कैसे कर सकते हैं यह एक अच्छी रणनीति है।

बैठक के दौरान, टीम के सदस्यों को कुछ कार्यों को पूरा करने और उन्हें जिम्मेदार बनाने के लिए सशक्त बनाना।

संचार योजना

संचार एक परियोजना के मुख्य पहलुओं में से एक है। इसलिए, प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग को प्रोजेक्ट के लिए संचार योजना पर अधिक जोर देना चाहिए।

इसमें आमतौर पर मीटिंग्स और एस्केलेशन पाथ शामिल होते हैं। परियोजना जीवन चक्र के दौरान होने वाली कुछ बैठकें निम्नलिखित हैं:

• साप्ताहिक स्थिति बैठक

• प्रोजेक्ट प्लान अपडेट

• कार्य और गतिविधि नियोजन सत्र

• प्रबंधन अद्यतन

इसके अलावा, आप अन्य संचार चैनलों जैसे कि ई-मेल संचार, मंचों, आदि पर जोर दे सकते हैं।

प्रतिक्रिया और बंद

किक-ऑफ मीटिंग के अंत में, एक प्रश्नोत्तर सत्र खोलें जो टीम के सदस्यों को स्वतंत्र रूप से खुद को व्यक्त करने की अनुमति देता है।

यदि टीम के सभी सदस्यों की सुविधा के लिए समय पर्याप्त नहीं है, तो उन्हें ई-मेल के माध्यम से अपने प्रश्न और प्रतिक्रिया भेजने के लिए कहें। एक बार जब आप उन ई-मेल पर नज़र डालते हैं, तो आप उन लोगों को संबोधित करने के लिए एक और चर्चा स्थापित कर सकते हैं।

कभी भी एक नियोजित बैठक को न खींचें, क्योंकि यह एक बुरा उदाहरण हो सकता है। सभी के जाने से पहले, बैठक को संक्षेप में प्रस्तुत करें और एक्शन आइटम्स और अगले चरणों को कॉल करें।

निष्कर्ष

निष्कर्ष निकालने के लिए, चार मुख्य क्षेत्र हैं जिन्हें प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग रखने पर जोर दिया जाना चाहिए।

• किक-ऑफ मीटिंग के लिए तैयार रहें। संगठित करने और नेतृत्व करने की अपनी क्षमता का प्रदर्शन करें।

• अपनी टीम के सदस्यों को सशक्त बनाएं। उन्हें जिम्मेदारियां सौंपें।

• टीमवर्क का विकास और पोषण करें।

• अपने नेतृत्व गुणों का प्रदर्शन करें।

परिचय

उद्देश्य, लागत, परिमाण और शामिल समय-सीमा के संदर्भ में परियोजनाएं बदलती हैं।

फिर भी, उन सभी में सामान्य विशेषताएं हैं और एक परियोजना से सीखे गए सबक को आसानी से दूसरे में शामिल किया जा सकता है, परिस्थितियों की अनुमति।

इस प्रकार कुछ अनुभव नीचे दिए गए हैं। यह किसी भी तरह से सीखे गए सभी परियोजना पाठों की एक व्यापक सूची नहीं है, बल्कि कुछ सबसे प्रासंगिक हैं, जिनमें कहा गया है:

20 उपयोगी परियोजना के सबक सीखे

• एक परियोजना की सफलता काफी हद तक शामिल लोगों के कौशल और ताकत पर निर्भर करती है। इसलिए, एक परियोजना के लिए एक सामान्य लक्ष्य की दिशा में काम करने वाले व्यक्तियों का एक समर्पित, प्रतिभाशाली सेट होना आवश्यक है।

• नेतृत्व कौशल के साथ, परियोजना प्रबंधक को अपने कर्मचारियों की ताकत और कमजोरियों के बारे में पता होना चाहिए, ताकि प्रतिभाओं का दोहन हो और परियोजना के लाभ के लिए कमियों को दूर किया जा सके।

• एक चैंपियन टीम और चैंपियन की टीम वास्तव में अलग हैं। पूर्व एक सफल परियोजना के लिए नेतृत्व करेगा, जबकि उत्तरार्द्ध अहंकार के संघर्ष के लिए होगा, प्रत्येक एक व्यक्तिगत लक्ष्य का पीछा करते हुए।

• यह जानने का भुगतान करता है कि निर्णय लेने वाले कौन हैं। ऐसे व्यक्तियों को हमेशा आसानी से दिखाई नहीं दे सकता है, लेकिन वे शॉट्स को बुलाएंगे, इसलिए ऐसे व्यक्तियों के साथ संचार की एक मजबूत रेखा विकसित होने से लंबे समय में लाभ मिलेगा।

• यदि आपके पास निर्णय लेने के लिए ज्ञान और अनुभव है, तो आपको आगे बढ़ना चाहिए, इसलिए, शीर्ष प्रबंधकों से बिना किसी उम्मीद के आपको हर मोड़ पर खिलाएं।

• प्रोक्रैस्टिनेशन काम नहीं करता है। प्रासंगिक जानकारी को आत्मसात करने के बाद, निर्णय लेने की आवश्यकता है। गलत फैसलों का निस्तारण किया जा सकता है, अगर जल्दी पता चला; लेकिन सही फैसले स्थगित नहीं किए जा सकते। तो, कारप डायम, (दिन को जब्त), जैसा कि लोकप्रिय मैक्सिम द्वारा वकालत किया गया है।

• जब चीजें गलत हो जाती हैं, जैसा कि वे हमेशा करेंगे; बहानेबाजी नहीं चलेगी। बदले में कार्रवाई या उपचारात्मक प्रस्तावों का एक वैकल्पिक पाठ्यक्रम खोजें। दोष का आवंटन केवल विघटन और शत्रुता का कारण बनता है, समाधान की खोज टीम को एक साथ लाएगी।

• अपने दृष्टिकोण में सक्रिय रहें। प्रतिक्रियाशीलता सिर्फ पर्याप्त नहीं है।

• बदलाव के लिए खुले रहें। कभी-कभी, आप पा सकते हैं कि जिन चीज़ों के बारे में आप जानते थे, वे इन विशिष्ट परिस्थितियों में, इस समय सही नहीं हो सकती हैं।

• जानिए कौन से संसाधन उपलब्ध हैं। न केवल आपके दायरे में बल्कि वे जो अन्य टीमों के विवेक पर हैं। कभी-कभी, दूसरों की मदद करने में खुशी हो सकती है। आखिरकार, पक्ष बैंक अवधारणा जिसे बोलचाल की भाषा में 'आप मेरी पीठ खुजलाते हैं और मैं आपकी पीठ खुजाऊंगा' के रूप में जाना जाता है, व्यापार जगत में भी स्पष्ट है।

• रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए कागजी कार्रवाई और प्रलेखन आवश्यक है। लेकिन निर्णय लेते समय, डेटा पर बहुत अधिक निर्भरता रखते हुए, जो आश्चर्यजनक रूप से कम समय सीमा के भीतर बदल सकता है, कुछ लाभांश का भुगतान करता है, खासकर एक अप्रत्याशित वातावरण में।

• अपने ग्राहक को जानें और हाथ में परियोजना के उद्देश्यों को जानें। यदि कोई महत्वपूर्ण परिवर्तन किए जाने की आवश्यकता है, तो ऐसा करें, लेकिन याद रखें कि आपको पहले ग्राहक से परामर्श करने की आवश्यकता है।

• अपने नेता और उनके फैसलों का सम्मान करें। कभी-कभी, आप इनसे सहमत नहीं हो सकते हैं। यह ठीक है। अपनी आपत्तियों को आवाज़ दें, खासकर यदि वे उचित हों। लेकिन एक बार एक कार्रवाई का फैसला किया गया है, भले ही यह आपके विचार के विपरीत हो कि क्या किया जाना चाहिए था, इसका समर्थन करें, और इसे सफल बनाने का प्रयास करें।

• सभी ज्ञात तथ्यों का ध्यान रखें। इसे समझने की कोशिश करें, लेकिन एक पूर्व-स्थापित मोल्ड में नेत्रहीन रूप से जबरदस्ती फिट न करें। इस तरह के परिदृश्य सही हो सकते हैं, और सभी संभावना में, एक बार फिर से सही होगा, लेकिन शायद इस मामले में नहीं।

• गणना जोखिम लेने से डरो मत। आखिरकार, जैसा कि कहा जाता है, एक जहाज बंदरगाह में सुरक्षित है, लेकिन यह वह नहीं है जिसके लिए जहाज बनाए गए थे ।

• जब चीजें गलत हो जाती हैं, तो जानें कि आप मदद के लिए किसकी ओर मुड़ सकते हैं।

• हमेशा उन लोगों के लिए जानकारी का खुलासा करें, जिन्हें इसकी आवश्यकता होगी। यह महत्वपूर्ण समय नहीं है कि आप अपने सीने के करीब महत्वपूर्ण डेटा को रख कर दूसरे पर बढ़त हासिल कर सकें। लोग, जो जानते हैं कि उनसे क्या उम्मीद की जाती है और ऐसा करने के साधन हैं, परियोजना को सफल बनाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाएंगे।

• अपने लाभ के लिए आधुनिक तकनीक और समय परीक्षण प्रबंधन कौशल का उपयोग करें।

• अच्छा संचार वह है जो गलतियों को विफल होने से रोकेगा। गलतियाँ होती हैं और वसूली हमेशा संभव है। लेकिन असफलता एक डेड-एंड स्ट्रीट है।

• निर्णयों में आंखें मूंदकर न चलें। निर्णय लेने में उलझने से पहले परिस्थितियों पर ध्यान देने की जरूरत है। यह लंबे समय तक काम को फिर से करने की आवश्यकता को कम करके समय की बचत करेगा।

निष्कर्ष

दोहराव वाली गलतियों से सबसे अच्छा बचा जाता है। सीखे गए प्रोजेक्ट पाठों को प्रलेखित किया जाना चाहिए ताकि भविष्य के टीम लीडर खुद को उसी नुकसान से बचने के लिए दूसरों के सीखने के अनुभव का उपयोग कर सकें।

परिचय

निर्धारित कार्यक्रम और बजट के भीतर लक्ष्यों और नियोजित परिणामों को प्राप्त करने के लिए, एक प्रबंधक एक परियोजना का उपयोग करता है। किस क्षेत्र या किस व्यापार के बावजूद, परियोजना के हर चरण में प्रबंधकों को मदद करने से लेकर बंद करने तक के कार्यान्वयन के लिए कार्यप्रणाली के वर्गीकरण हैं। इस ट्यूटोरियल में, हम सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के तरीकों पर चर्चा करने का प्रयास करेंगे।

एक कार्यप्रणाली एक मॉडल है, जो परियोजना प्रबंधक अपने परियोजना उद्देश्यों के डिजाइन, नियोजन, कार्यान्वयन और उपलब्धि के लिए नियोजित करते हैं। विभिन्न परियोजनाओं के लाभ के लिए अलग-अलग परियोजना प्रबंधन के तरीके हैं।

उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट कार्यप्रणाली है, जिसका उपयोग नासा एक अंतरिक्ष स्टेशन बनाने के लिए करता है जबकि नौसेना पनडुब्बियों के निर्माण के लिए एक अलग कार्यप्रणाली का उपयोग करती है। इसलिए, अलग-अलग परियोजना प्रबंधन पद्धतियां हैं जो विभिन्न व्यावसायिक डोमेन में अलग-अलग परियोजनाओं की जरूरतों को पूरा करती हैं।

परियोजना के तरीके

परियोजना प्रबंधन अभ्यास में सबसे अधिक बार उपयोग किए जाने वाले परियोजना प्रबंधन के तरीके निम्नलिखित हैं:

1 - अनुकूली परियोजना ढांचा

इस पद्धति में, प्रोजेक्ट स्कोप एक चर है। इसके अतिरिक्त, समय और लागत परियोजना के लिए निरंतर हैं। इसलिए, परियोजना के निष्पादन के दौरान, परियोजना का दायरा परियोजना से अधिकतम व्यावसायिक मूल्य प्राप्त करने के लिए समायोजित किया जाता है।

2 - चुस्त सॉफ्टवेयर विकास

चुस्त सॉफ्टवेयर विकास पद्धति एक ऐसी परियोजना के लिए है जिसमें आवश्यकताओं में अत्यधिक चपलता है। फुर्तीली की प्रमुख विशेषताएं इसकी अल्पकालिक डिलीवरी साइकल (स्प्रिंट), फुर्तीली आवश्यकताएं, गतिशील टीम संस्कृति, कम प्रतिबंधक परियोजना नियंत्रण और वास्तविक समय संचार पर जोर हैं।

3 - क्रिस्टल विधि

क्रिस्टल विधि में, परियोजना प्रक्रियाओं को कम प्राथमिकता दी जाती है। प्रक्रियाओं के बजाय, यह विधि टीम संचार, टीम के सदस्य कौशल, लोगों और बातचीत पर अधिक ध्यान केंद्रित करती है। क्रिस्टल विधियां चुस्त श्रेणी के अंतर्गत आती हैं।

4 - डायनामिक सिस्टम्स डेवलपमेंट मॉडल (DSDM)

यह रैपिड एप्लिकेशन डेवलपमेंट (आरएडी) पद्धति का उत्तराधिकारी है। यह भी फुर्तीली सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट मेथडोलॉजी का एक सबसेट है और इस कार्यप्रणाली के प्रशिक्षण और दस्तावेजों का समर्थन करता है। यह विधि प्रोजेक्ट जीवन चक्र के दौरान सक्रिय उपयोगकर्ता की भागीदारी पर अधिक जोर देती है।

5 - एक्सट्रीम प्रोग्रामिंग (XP)

आवश्यकता परिवर्तनों की लागत को कम करना चरम प्रोग्रामिंग का मुख्य उद्देश्य है। XP ठीक पैमाने पर प्रतिक्रिया, निरंतर प्रक्रिया, साझा समझ और प्रोग्रामर कल्याण पर जोर देता है। XP में, कोई विस्तृत आवश्यकताओं के विनिर्देश या सॉफ्टवेयर आर्किटेक्चर का निर्माण नहीं किया गया है।

6 - फ़ीचर ड्रिवेन डेवलपमेंट (FDD)

यह पद्धति सरल और अच्छी तरह से परिभाषित प्रक्रियाओं, लघु पुनरावृत्ति और सुविधा संचालित वितरण चक्रों पर अधिक केंद्रित है। इस परियोजना प्रकार में सभी योजना और निष्पादन सुविधाओं के आधार पर होते हैं।

7 - सूचना प्रौद्योगिकी इन्फ्रास्ट्रक्चर लाइब्रेरी (ITIL)

यह कार्यप्रणाली परियोजना प्रबंधन में सर्वोत्तम प्रथाओं का एक संग्रह है। ITIL में परियोजना प्रबंधन का एक व्यापक पहलू शामिल है जो संगठनात्मक प्रबंधन स्तर से शुरू होता है।

8 - संयुक्त आवेदन विकास (JAD)

परियोजना के कार्यों के साथ शुरुआती चरणों में क्लाइंट को शामिल करना इस पद्धति द्वारा जोर दिया गया है। क्लाइंट से योगदान प्राप्त करने के लिए प्रोजेक्ट टीम और क्लाइंट JAD सेशन को सहयोगी रूप से रखते हैं। ये JAD सत्र पूरे प्रोजेक्ट जीवन चक्र के दौरान होते हैं।

9 - झुक विकास (एलडी)

झुक विकास परिवर्तन-सहिष्णुता सॉफ्टवेयर विकसित करने पर केंद्रित है। इस पद्धति में, ग्राहक को संतुष्ट करना सर्वोच्च प्राथमिकता के रूप में आता है। ग्राहक द्वारा भुगतान किए गए पैसे के लिए उच्चतम मूल्य प्रदान करने के लिए टीम प्रेरित है।

10 - PRINCE2

PRINCE2 परियोजना प्रबंधन के लिए एक प्रक्रिया-आधारित दृष्टिकोण लेता है। यह कार्यप्रणाली आठ उच्च-स्तरीय प्रक्रियाओं पर आधारित है।

11 - रैपिड एप्लीकेशन डेवलपमेंट (आरएडी)

यह पद्धति उच्च गुणवत्ता के साथ तेजी से विकासशील उत्पादों पर केंद्रित है। जब यह आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की बात आती है, तो यह कार्यशाला विधि का उपयोग करता है। प्रोटोटाइप का उपयोग स्पष्ट आवश्यकताओं को प्राप्त करने के लिए किया जाता है और विकास समयसीमा को तेज करने के लिए सॉफ़्टवेयर घटकों का फिर से उपयोग किया जाता है।

इस पद्धति में, सभी प्रकार के आंतरिक संचार को अनौपचारिक माना जाता है।

12 - तर्कसंगत एकीकृत प्रक्रिया (आरयूपी)

आरयूपी आधुनिक सॉफ़्टवेयर डेवलपमेंट मेथडोलॉजी के सभी सकारात्मक पहलुओं को पकड़ने और उन्हें एक पैकेज में पेश करने की कोशिश करता है। यह पहली परियोजना प्रबंधन विधियों में से एक है जिसने सॉफ्टवेयर विकास के लिए एक पुनरावृत्ति दृष्टिकोण का सुझाव दिया है।

13 - घोटाला

यह एक चुस्त कार्यप्रणाली है। इस पद्धति का मुख्य लक्ष्य हर संभावित बोझ को हटाकर नाटकीय रूप से टीम उत्पादकता में सुधार करना है। Scrum परियोजनाओं को एक Scrum मास्टर द्वारा प्रबंधित किया जाता है।

14 - सर्पिल

सर्पिल कार्यप्रणाली प्रोटोटाइप के साथ विस्तारित जलप्रपात मॉडल है। इस पद्धति का उपयोग बड़ी परियोजनाओं के लिए झरना मॉडल का उपयोग करने के बजाय किया जाता है।

15 - सिस्टम डेवलपमेंट लाइफ साइकल (SDLC)

यह एक वैचारिक मॉडल है जिसका उपयोग सॉफ्टवेयर विकास परियोजनाओं में किया जाता है। इस पद्धति में, सर्वोत्तम परिणाम के लिए दो या अधिक परियोजना प्रबंधन विधियों के संयोजन की संभावना है। SDLC भी प्रलेखन के उपयोग पर बहुत जोर देता है और इस पर सख्त दिशा-निर्देश देता है।

16 - झरना (पारंपरिक)

यह सॉफ्टवेयर विकास परियोजनाओं के लिए विरासत मॉडल है। नई कार्यप्रणाली शुरू होने से पहले यह पद्धति दशकों से चली आ रही है। इस मॉडल में, विकास जीवनचक्र के चरणों और रैखिक समयरेखा तय की गई है। यह मॉडल आधुनिक सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट डोमेन में चुनौतियों का समाधान करने में सक्षम नहीं है।

निष्कर्ष

सबसे उपयुक्त परियोजना प्रबंधन पद्धति का चयन करना एक मुश्किल काम हो सकता है। जब एक उपयुक्त का चयन करने की बात आती है, तो कुछ दर्जनों कारक हैं जिन पर आपको विचार करना चाहिए। प्रत्येक परियोजना प्रबंधन पद्धति अपनी ताकत और कमजोरियों को वहन करती है।

इसलिए, कोई अच्छी या बुरी कार्यप्रणाली नहीं है और आपको जो भी पालन करना चाहिए वह आपकी परियोजना प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त है।

परिचय

जब संगठन बढ़ते हैं, तो वे संबंधित प्रथाओं को नियंत्रित करने के लिए विभिन्न संस्थाओं की स्थापना करते हैं।

परियोजना प्रबंधन कार्यालय (पीएमओ) एक संगठन में परियोजना प्रबंधन से संबंधित प्रक्रियाओं, प्रथाओं, उपकरणों और अन्य गतिविधियों के संचालन के लिए बनाई गई इकाई है।

यह कार्यालय (टीम) संगठन में परियोजना प्रबंधन के लिए मानकों को परिभाषित और बनाए रखता है।

आमतौर पर, परियोजना प्रबंधन कार्यालय को चलाने के लिए संगठन का प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के क्षेत्र में विशेषज्ञों की एक टीम प्रदान करता है।

संगठन योग्यता की तलाश करता है जैसे कि पीएमआई प्रमाणपत्र और व्यापक अनुभव परियोजना प्रबंधन कार्यालय के लिए लोगों का चयन करते समय बड़ी परियोजनाओं का प्रबंधन करता है।

एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय का निर्माण

वर्तमान परियोजनाओं की जटिलता के कारण, परियोजना प्रबंधन कार्य परिपक्व और सुव्यवस्थित अभ्यास होना चाहिए।

इसलिए, संगठन लाभ मार्जिन को अधिकतम करने के लिए परियोजनाओं के प्रबंधन के बेहतर तरीकों की तलाश करते हैं। इसके लिए, संगठन प्रक्रिया अनुकूलन, उत्पादकता बढ़ाने और उनके निचले-रेखा के निर्माण पर ध्यान देते हैं।

चूंकि परियोजना प्रबंधन फ़ंक्शन (जैसे लोग, प्रौद्योगिकी, संचार और संसाधन) में कई पैरामीटर शामिल हैं, इसलिए वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा परियोजना प्रबंधन फ़ंक्शन को नियंत्रित करना जोखिम भरा हो सकता है।

इसलिए, परियोजना प्रबंधन कार्यालय संगठन के सक्षम कार्य के रूप में परियोजना प्रबंधन अभ्यास के निर्माण और रखरखाव के लिए आदर्श समाधान है।

एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय को लागू करना किसी भी अन्य संगठनात्मक परिवर्तन परियोजना के समान है। इसलिए, यह एक मजबूत और कठोर कार्यप्रणाली के साथ आता है जिसमें बहुत अनुभव होता है।

परियोजना प्रबंधन कार्यालय के निर्माण में कई महत्वपूर्ण कदम हैं और PMBOK (प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ नॉलेज) इस उद्देश्य के लिए एक महान संदर्भ हो सकता है।

क्या यह एक उपरि है?

कुछ पारंपरिक संगठन परियोजना प्रबंधन कार्यालय को एक उपरि के रूप में देखते हैं। यह मुख्य रूप से इस तथ्य के कारण है कि संगठन काफी छोटा है जहां परियोजना प्रबंधन कार्यालय के लिए कोई स्पष्ट आवश्यकता नहीं है।

ऐसे संगठनों में, सामान्य प्रबंधन परियोजना प्रबंधन अभ्यास को नियंत्रित कर सकता है। बाकी संगठनों के लिए जहां बड़ी परियोजनाएं हैं, एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय एक ओवरहेड की तुलना में बहुत अधिक है।

वर्तमान में, विश्व अर्थव्यवस्था मंदी के दौर में है। इसलिए, बहुत सी कंपनियां कॉरपोरेट माहौल में बनाए रखने के लिए लागत में कटौती करती हैं।

ऐसा करने के तरीकों में, कर्मचारियों को काटना और विभागों को बंद करना दो लोकप्रिय विकल्प बन गए हैं। ऐसे मामलों में, परियोजना प्रबंधन कार्यालय एक आसान शिकार बन गया है, क्योंकि यह कंपनी के निचले-पंक्ति में कोई आंकड़ा नहीं जोड़ता है।

इसलिए, परियोजना प्रबंधन कार्यालयों के लिए ऊपरी प्रबंधन के लिए अपने काम को सही ठहराना एक चुनौती बन गया है।

एक पीएमओ के लाभ

परियोजना प्रबंधन एक संगठन के प्रमुख कार्यों में से एक है। इसलिए, परियोजना प्रबंधन से संबंधित प्रक्रियाओं को परिष्कृत करना संगठन के निचले-रेखा में बहुत अधिक मूल्य जोड़ सकता है।

यह वही है जो एक सफल परियोजना प्रबंधन कार्यालय करता है।

पीएमओ क्यों करता है विफल?

ऐतिहासिक आंकड़ों के आधार पर, केवल एक तिहाई परियोजना प्रबंधन कार्यालय काम करते हैं और बाकी उम्मीद के मुताबिक काम नहीं करते हैं।

यह उन मुख्य चिंताओं में से एक है जो एक संगठन के लिए एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय बनाने का निर्णय लेते समय वरिष्ठ प्रबंधन का सामना करता है। प्रबंधन शुरू से ही परियोजना प्रबंधन कार्यालय की सफलता के बारे में संदिग्ध है।

परियोजना प्रबंधन कार्यालय के विफल होने का एक मुख्य कारण कार्यकारी प्रबंधन समर्थन की कमी है। ज्यादातर मामलों में, कार्यकारी प्रबंधन को परियोजना प्रबंधन कार्यालय का समर्थन और मार्गदर्शन करने के तरीके के बारे में पर्याप्त ज्ञान नहीं होता है।

दूसरे, परियोजना प्रबंधन कार्यालय की अक्षमता विफलताओं का कारण बनती है। यह मुख्य रूप से परियोजना प्रबंधन कार्यालय को सौंपे गए लोगों और संसाधनों के कारण है।

निष्कर्ष

परियोजना प्रबंधन कार्यालय उन संस्थाओं में से एक है जो लंबे समय में बड़े संगठनों के लिए मूल्य जोड़ देगा। एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय छोटे पैमाने के संगठनों के लिए एक उपरि हो सकता है और इस तरह की स्थापना विफलता के रूप में समाप्त हो सकती है।

एक सफल परियोजना प्रबंधन कार्यालय परियोजना टीमों की उत्पादकता को बढ़ा सकता है और बहुत अधिक लागत बचत का कारण बन सकता है। इसके अलावा, यह संगठन को अधिक परिपक्व और सक्षम इकाई बना सकता है।

परिचय

परियोजना प्रबंधन किसी भी परियोजना की महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं में से एक है। यह इस तथ्य के कारण है कि परियोजना प्रबंधन कोर प्रक्रिया है जो अन्य सभी परियोजना गतिविधियों और प्रक्रियाओं को एक साथ जोड़ता है।

जब यह परियोजना प्रबंधन की गतिविधियों की बात आती है, तो बहुत सारे हैं। हालाँकि, परियोजना प्रबंधन की इन गतिविधियों को पाँच मुख्य प्रक्रियाओं में वर्गीकृत किया जा सकता है।

आइए विस्तार से पाँच मुख्य परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं पर एक नज़र डालें।

1 - परियोजना की पहल

परियोजना दीक्षा किसी भी परियोजना का प्रारंभिक बिंदु है। इस प्रक्रिया में, एक परियोजना जीतने से संबंधित सभी गतिविधियां होती हैं। आमतौर पर, इस चरण की मुख्य गतिविधि पूर्व-बिक्री है।

पूर्व-बिक्री की अवधि के दौरान, सेवा प्रदाता ग्राहक को परियोजना को पूरा करने की पात्रता और क्षमता साबित करता है और अंततः व्यवसाय जीतता है। फिर, यह विस्तृत आवश्यकताओं का जमाव है जो आगे आता है।

गतिविधियों को इकट्ठा करने की आवश्यकताओं के दौरान, सभी ग्राहक आवश्यकताओं को इकट्ठा किया जाता है और कार्यान्वयन के लिए विश्लेषण किया जाता है। इस गतिविधि में, कुछ आवश्यकताओं को बदलने या कुछ आवश्यकताओं को पूरी तरह से हटाने के लिए बातचीत हो सकती है।

आमतौर पर, प्रोजेक्ट दीक्षा प्रक्रिया साइन-ऑफ आवश्यकताओं के साथ समाप्त होती है।

2 - परियोजना योजना

प्रोजेक्ट प्लानिंग मुख्य परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं में से एक है। यदि परियोजना प्रबंधन टीम इस कदम को गलत मानती है, तो परियोजना के अगले चरणों के दौरान भारी नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं।

इसलिए, परियोजना प्रबंधन टीम को परियोजना की इस प्रक्रिया पर विस्तृत ध्यान देना होगा।

इस प्रक्रिया में, परियोजना की योजनाएं परियोजना आवश्यकताओं, जैसे कि आवश्यकताओं, गुंजाइश, बजट और समयसीमा को संबोधित करने के लिए व्युत्पन्न की जाती हैं। एक बार प्रोजेक्ट प्लान तैयार हो जाता है, फिर प्रोजेक्ट शेड्यूल विकसित किया जाता है।

बजट और शेड्यूल के आधार पर, फिर प्रोजेक्ट को संसाधन आवंटित किए जाते हैं। जब यह परियोजना लागत और प्रयास की बात आती है तो यह चरण सबसे महत्वपूर्ण चरण होता है।

3 - परियोजना निष्पादन

सभी कागजी कार्रवाई पूरी होने के बाद, इस चरण में, परियोजना प्रबंधन परियोजना के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए परियोजना को निष्पादित करता है।

जब निष्पादन की बात आती है, तो टीम का प्रत्येक सदस्य प्रत्येक गतिविधि के लिए दिए गए समय सीमा के भीतर अपने कार्य करता है। परियोजना की प्रगति पर नज़र रखने के लिए विस्तृत परियोजना अनुसूची का उपयोग किया जाएगा।

परियोजना के निष्पादन के दौरान, कई रिपोर्टिंग गतिविधियाँ की जानी हैं। कंपनी के वरिष्ठ प्रबंधन को परियोजना की प्रगति पर दैनिक या साप्ताहिक स्थिति अपडेट की आवश्यकता होगी।

इसके अतिरिक्त, क्लाइंट प्रोजेक्ट की प्रगति को ट्रैक करना भी चाह सकता है। परियोजना के निष्पादन के दौरान, परियोजना के सही दिशा में प्रगति हो रही है या नहीं, यह निर्धारित करने के लिए परियोजना के प्रयास और लागत को ट्रैक करना आवश्यक है।

रिपोर्टिंग के अलावा, परियोजना के निष्पादन के दौरान कई वितरण किए जाने हैं। आमतौर पर, प्रोजेक्ट डिलीवरी प्रोजेक्ट के अंत में किए गए ऑनटाइम डिलीवरी नहीं होते हैं। इसके बजाय, प्रसव परियोजना निष्पादन की अवधि से बाहर बिखरे हुए हैं और सहमत समय पर वितरित किए जाते हैं।

4 - नियंत्रण और मान्यता

परियोजना के जीवन चक्र के दौरान, परियोजना की गतिविधियों को पूरी तरह से नियंत्रित और मान्य किया जाना चाहिए। नियंत्रण मुख्य रूप से प्रारंभिक प्रोटोकॉल जैसे परियोजना योजना, गुणवत्ता आश्वासन परीक्षण योजना और परियोजना के लिए संचार योजना का पालन करके किया जा सकता है।

कभी-कभी, ऐसे उदाहरण हो सकते हैं जो ऐसे प्रोटोकॉल द्वारा कवर नहीं किए जाते हैं। ऐसे मामलों में, परियोजना प्रबंधक को ऐसी स्थितियों को नियंत्रित करने के लिए पर्याप्त और आवश्यक माप का उपयोग करना चाहिए।

सत्यापन एक सहायक गतिविधि है जो किसी परियोजना के पहले दिन से अंतिम दिन तक चलती है। सफल परिणाम या सफल समापन को सत्यापित करने के लिए प्रत्येक गतिविधि और वितरण का अपना सत्यापन मापदंड होना चाहिए।

जब प्रोजेक्ट डिलीवरी और आवश्यकताओं की बात आती है, तो 'गुणवत्ता आश्वासन टीम' नामक एक अलग टीम सत्यापन और सत्यापन कार्यों के लिए परियोजना टीम की सहायता करेगी।

5 - क्लोजआउट और मूल्यांकन

एक बार परियोजना की सभी आवश्यकताएं पूरी हो जाने के बाद, यह लागू प्रणाली को सौंपने और परियोजना को बंद करने का समय है। यदि ग्राहक द्वारा स्वीकार किए गए स्वीकृति मानदंडों के अनुरूप परियोजना की डिलीवरी होती है, तो ग्राहक द्वारा परियोजना को विधिवत स्वीकार और भुगतान किया जाएगा।

एक बार प्रोजेक्ट क्लोजआउट होने के बाद, पूरे प्रोजेक्ट का मूल्यांकन करने का समय आ गया है। इस मूल्यांकन में, परियोजना टीम द्वारा की गई गलतियों की पहचान की जाएगी और भविष्य की परियोजनाओं में उनसे बचने के लिए आवश्यक कदम उठाए जाएंगे।

परियोजना मूल्यांकन प्रक्रिया के दौरान, सेवा प्रदाता यह नोटिस कर सकता है कि उन्होंने परियोजना के लिए अपेक्षित मार्जिन प्राप्त नहीं किया है और शुरुआत में तय की गई समयसीमा को पार कर सकते हैं।

ऐसे मामलों में, परियोजना सेवा प्रदाता के लिए 100% सफलता नहीं है। इसलिए, ऐसे उदाहरणों का सावधानीपूर्वक अध्ययन किया जाना चाहिए और भविष्य में बचने के लिए आवश्यक कार्रवाई करनी चाहिए।

निष्कर्ष

परियोजना प्रबंधन एक जिम्मेदार प्रक्रिया है। परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया अन्य सभी परियोजना गतिविधियों को एक साथ जोड़ती है और परियोजना में सामंजस्य बनाती है।

इसलिए, परियोजना प्रबंधन टीम को सभी परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं और उन उपकरणों पर एक विस्तृत समझ होनी चाहिए जो वे प्रत्येक परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया के लिए उपयोग कर सकते हैं।

परिचय

परियोजना प्रबंधन आधुनिक संगठनों में उच्च जिम्मेदारी वाले कार्यों में से एक है। परियोजना प्रबंधन का उपयोग सॉफ्टवेयर विकास से लेकर अगली पीढ़ी के लड़ाकू विमानों के विकास तक कई प्रकार की परियोजनाओं में किया जाता है।

किसी परियोजना को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए, परियोजना प्रबंधक या परियोजना प्रबंधन टीम को उपकरणों के एक सेट का समर्थन किया जाना चाहिए।

ये उपकरण विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए उपकरण या नियमित उत्पादकता उपकरण हो सकते हैं जिन्हें परियोजना प्रबंधन कार्य के लिए अपनाया जा सकता है।

इस तरह के साधनों का उपयोग आमतौर पर परियोजना प्रबंधकों को काम करने में आसान बनाता है और साथ ही यह परियोजना प्रबंधक के काम को नियमित करता है।

सभी डोमेन में परियोजना प्रबंधकों द्वारा उपयोग किए जाने वाले कुछ उपकरण निम्नलिखित हैं:

परियोजना की योजना

एक परियोजना प्रबंधक द्वारा प्रबंधित किए जाने वाले सभी परियोजनाओं में एक परियोजना योजना होनी चाहिए। परियोजना योजना निष्पादित किए जाने वाले परियोजना के कई पहलुओं का विवरण देती है।

सबसे पहले, यह परियोजना के दायरे का विवरण देता है। फिर, यह प्रोजेक्ट स्कोप और प्रोजेक्ट उद्देश्यों को संबोधित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दृष्टिकोण या रणनीति का वर्णन करता है।

रणनीति परियोजना योजना का मूल है। परियोजना के उद्देश्य और विशिष्ट परियोजना आवश्यकताओं के आधार पर रणनीति भिन्न हो सकती है।

संसाधन आवंटन और वितरण अनुसूची परियोजना योजना के अन्य दो मुख्य घटक हैं। ये परियोजना में शामिल प्रत्येक गतिविधि के साथ-साथ उन सूचनाओं को भी विस्तार से बताते हैं जो उन्हें निष्पादित करता है और कब।

यह परियोजना प्रबंधक के साथ-साथ परियोजना के अन्य सभी हितधारकों के लिए महत्वपूर्ण जानकारी है।

माइलस्टोन चेकलिस्ट

यह परियोजना प्रबंधक द्वारा परियोजना प्रगति के संदर्भ में ट्रैक करने के लिए उपयोग करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर को इसे ट्रैक करने के लिए महंगे सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं करना पड़ता है। प्रोजेक्ट मैनेजर इस काम को करने के लिए एक साधारण एक्सेल टेम्पलेट का उपयोग कर सकता है।

मील का पत्थर चेकलिस्ट एक जीवित दस्तावेज होना चाहिए जिसे सप्ताह में एक या दो बार अपडेट किया जाना चाहिए।

गैंट चार्ट

गैंट चार्ट प्रोजेक्ट शेड्यूल दिखाता है और प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रत्येक गतिविधि की अन्योन्याश्रयता दिखाता है। गैंट चार्ट का उपयोग निर्माण से लेकर सॉफ्टवेयर विकास तक किसी भी प्रकार के प्रोजेक्ट के लिए किया जाता है।

यद्यपि गैंट चार्ट प्राप्त करना काफी आसान लगता है, यह परियोजना के सैकड़ों गतिविधियों में शामिल होने पर सबसे जटिल कार्यों में से एक है।

ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप गैंट चार्ट बना सकते हैं। यदि प्रोजेक्ट प्रकृति में छोटा और सरल है, तो आप एक्सेल में अपना गैंट चार्ट बना सकते हैं या इंटरनेट से एक्सेल टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं।

यदि परियोजना में उच्च वित्तीय मूल्य या उच्च जोखिम जोखिम है, तो परियोजना प्रबंधक एमएस प्रोजेक्ट जैसे सॉफ्टवेयर टूल का उपयोग कर सकता है।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर्स

कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की शुरुआत के साथ, विशेष रूप से परियोजना प्रबंधन उद्देश्य के लिए कई सॉफ्टवेयर उपकरण विकसित किए गए हैं। एमएस प्रोजेक्ट एक ऐसा उपकरण है जिसने पूरी दुनिया में परियोजना प्रबंधकों का दिल जीता है।

एमएस प्रोजेक्ट का उपयोग प्रोजेक्ट प्रगति पर नज़र रखने के लिए एक स्टैंडअलोन टूल के रूप में किया जा सकता है या इसका उपयोग कई भौगोलिक क्षेत्रों में वितरित जटिल परियोजनाओं को ट्रैक करने और कई प्रोजेक्ट प्रबंधकों द्वारा प्रबंधित करने के लिए किया जा सकता है।

एमएस परियोजना के अलावा परियोजना प्रबंधन के लिए कई अन्य सॉफ्टवेयर पैकेज हैं। इन नए परिवर्धन में से अधिकांश परियोजना प्रबंधन गतिविधियों के लिए ऑनलाइन पोर्टल हैं जहां परियोजना के सदस्यों के पास परियोजना विवरण और कहीं से भी प्रगति तक पहुंच है।

परियोजना समीक्षा

एक व्यापक परियोजना समीक्षा तंत्र परियोजना प्रबंधन के लिए एक महान उपकरण है। अधिक परिपक्व कंपनियों के पास छोटे संगठनों द्वारा किए गए बुनियादी के विपरीत अधिक सख्त और व्यापक परियोजना समीक्षा है।

परियोजना समीक्षाओं में, परियोजना की प्रगति और प्रक्रिया मानकों के पालन को मुख्य रूप से माना जाता है। आमतौर पर, परियोजना की समीक्षा एक तीसरे पक्ष (आंतरिक या बाहरी) द्वारा परियोजना ऑडिट के साथ की जाती है।

उन्हें पूरा करने के लिए गैर-अनुपालन और कार्रवाई आइटम को ट्रैक किया जाता है।

वितरण समीक्षा

वितरण समीक्षा सुनिश्चित करती है कि परियोजना टीम द्वारा की गई डिलीवरी ग्राहक की आवश्यकताओं को पूरा करती है और गुणवत्ता के सामान्य दिशानिर्देशों का पालन करती है।

आमतौर पर, एक 3 पार्टी दल या पर्यवेक्षक (आंतरिक) वितरण की समीक्षा करते हैं और परियोजना के मुख्य हितधारक इस आयोजन के लिए भाग लेते हैं।

डिलीवरी की समीक्षा गुणवत्ता मानकों और गैर-अनुपालन के कारण वितरण को अस्वीकार करने का निर्णय ले सकती है।

स्कोर कार्ड

जब यह परियोजना टीम के प्रदर्शन की बात आती है, तो एक स्कोरकार्ड इसे ट्रैक करने का तरीका है। प्रत्येक परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों के प्रदर्शन तक पहुंचने और ऊपरी प्रबंधन और मानव संसाधन को इसकी रिपोर्ट करने के लिए जिम्मेदार है।

यह जानकारी तब प्रचार उद्देश्यों के साथ-साथ मानव संसाधन विकास के लिए उपयोग की जाती है। एक व्यापक स्कोर कार्ड और प्रदर्शन मूल्यांकन टीम के सदस्य को सही स्थिति में रख सकता है।

निष्कर्ष

एक परियोजना प्रबंधक उपकरण के समुचित सेट के बिना अपनी नौकरी का निष्पादन नहीं कर सकता है। इन उपकरणों को प्रसिद्ध सॉफ्टवेयर या कुछ और नहीं होना चाहिए, लेकिन यह परियोजना के काम को प्रबंधित करने के लिए बहुत सरल और सिद्ध तकनीक हो सकती है।

परियोजना प्रबंधन उपकरणों का एक ठोस सेट होने से परियोजना प्रबंधकों का काम हमेशा सुखद और उत्पादक होता है।

परिचय

परियोजना प्रबंधन त्रिकोण का उपयोग प्रबंधकों द्वारा उन कठिनाइयों का विश्लेषण या समझने के लिए किया जाता है जो किसी परियोजना को लागू करने और निष्पादित करने के कारण उत्पन्न हो सकती हैं। अपने आकार के बावजूद सभी परियोजनाओं में कई अड़चनें होंगी।

हालांकि इस तरह के कई प्रोजेक्ट बाधा हैं, लेकिन सफल परियोजना निष्पादन और प्रभावी निर्णय लेने के लिए ये बाधाएं नहीं होनी चाहिए।

हर परियोजना के लिए तीन मुख्य अन्योन्याश्रित बाधाएं हैं; समय, लागत और गुंजाइश। इसे परियोजना प्रबंधन त्रिभुज के रूप में भी जाना जाता है।

आइए प्रोजेक्ट त्रिकोण के प्रत्येक तत्व को समझने की कोशिश करें और फिर प्रत्येक से संबंधित चुनौतियों का सामना कैसे करें।

तीन बाधाओं

एक परियोजना प्रबंधन त्रिकोण में तीन बाधाएं समय, लागत और गुंजाइश हैं।

एक बार

प्रोजेक्ट की गतिविधियाँ पूरी होने में कम या अधिक समय ले सकती हैं। कार्यों को पूरा करना कई कारकों पर निर्भर करता है जैसे कि परियोजना पर काम करने वाले लोगों की संख्या, अनुभव, कौशल आदि।

समय एक महत्वपूर्ण कारक है जो बेकाबू है। दूसरी ओर, एक परियोजना में समय सीमा को पूरा करने में विफलता प्रतिकूल प्रभाव पैदा कर सकती है। ज्यादातर, संगठनों के समय के संदर्भ में विफल होने का मुख्य कारण संसाधनों की कमी है।

2 - लागत

यह परियोजना प्रबंधक और संगठन दोनों के लिए जरूरी है कि किसी परियोजना को शुरू करते समय अनुमानित लागत हो। बजट यह सुनिश्चित करेगा कि परियोजना एक निश्चित लागत से नीचे विकसित या कार्यान्वित की गई है।

कभी-कभी, परियोजना प्रबंधकों को अतिरिक्त परियोजना लागत के दंड के साथ समय सीमा को पूरा करने के लिए अतिरिक्त संसाधनों का आवंटन करना पड़ता है।

3 - स्कोप

स्कोप इस परियोजना के परिणाम को देखता है। इसमें डिलिवरेबल्स की एक सूची शामिल है, जिसे प्रोजेक्ट टीम द्वारा संबोधित करने की आवश्यकता है।

एक सफल परियोजना प्रबंधक परियोजना के दायरे और समय और लागत को प्रभावित करने वाले दायरे में किसी भी बदलाव का प्रबंधन करने के लिए जान जाएगा।

गुणवत्ता

गुणवत्ता परियोजना प्रबंधन त्रिकोण का हिस्सा नहीं है, लेकिन यह हर डिलीवरी का अंतिम उद्देश्य है। इसलिए, परियोजना प्रबंधन त्रिकोण का मतलब गुणवत्ता से है।

कई परियोजना प्रबंधक इस धारणा के तहत हैं कि 'उच्च गुणवत्ता उच्च लागत के साथ आती है', जो कुछ हद तक सही है। परियोजना की समय सीमा को पूरा करने के लिए निम्न गुणवत्ता वाले संसाधनों का उपयोग करके समग्र परियोजना की सफलता सुनिश्चित नहीं करता है।

गुंजाइश की तरह, गुणवत्ता भी परियोजना के लिए एक महत्वपूर्ण वितरण होगी।

परियोजना प्रबंधन के छह चरण

एक परियोजना अपने जीवन चक्र के दौरान छह चरणों से गुजरती है और उन्हें नीचे दिया गया है:

• Project Definition - यह परियोजना को सफल बनाने के लिए विचार किए जाने वाले उद्देश्यों और कारकों को परिभाषित करने को संदर्भित करता है।

• Project Initiation - यह प्रोजेक्ट शुरू होने से पहले संसाधनों के साथ-साथ नियोजन को संदर्भित करता है।

• Project Planning -इस योजना की रूपरेखा बताती है कि परियोजना को किस तरह निष्पादित किया जाना चाहिए। यह वह जगह है जहाँ परियोजना प्रबंधन त्रिकोण आवश्यक है। यह परियोजना के समय, लागत और दायरे को देखता है।

• Project Execution - परियोजना के परिणाम देने के लिए अंडरटेकिंग का काम।

• Project Monitoring & Control - आवश्यक उपाय करना, ताकि परियोजना का संचालन सुचारू रूप से चले।

• Project Closure - डिलिवरेबल्स की स्वीकृति और संसाधनों को बंद करना जो परियोजना को चलाने के लिए आवश्यक थे।

परियोजना बाधाओं पर काबू पाने की चुनौतियां

परियोजना निष्पादन अवधि के दौरान परियोजना त्रिकोण से संबंधित चुनौतियों को दूर करने के लिए यह हमेशा एक आवश्यकता है। परियोजना प्रबंधकों को यह समझने की जरूरत है कि परियोजना प्रबंधन त्रिकोण में उल्लिखित तीन बाधाओं को समायोजित किया जा सकता है।

इससे निपटने के लिए महत्वपूर्ण पहलू है। परियोजना प्रबंधक को तीन बाधाओं के बीच एक संतुलन बनाने की जरूरत है ताकि परियोजना की गुणवत्ता से समझौता न किया जा सके।

बाधाओं को दूर करने के लिए परियोजना प्रबंधकों के पास परियोजना को चालू रखने के लिए कई तरीके हैं। इनमें से कुछ हितधारकों को दायरा बदलने से रोकने और वित्तीय और मानव दोनों संसाधनों पर सीमा बनाए रखने पर आधारित होंगे।

एक परियोजना प्रबंधक की भूमिका जिम्मेदारी के आसपास विकसित होती है। एक परियोजना प्रबंधक को शुरू से लेकर बंद होने तक परियोजना की देखरेख और नियंत्रण करने की आवश्यकता होती है।

निम्नलिखित कारक एक परियोजना प्रबंधक की भूमिका को रेखांकित करेंगे:

• परियोजना प्रबंधक को परियोजना को परिभाषित करने और टीम के सदस्यों के बीच कार्यों को विभाजित करने की आवश्यकता है। परियोजना प्रबंधक को प्रमुख संसाधन प्राप्त करने और टीम वर्क के निर्माण की भी आवश्यकता होती है।

• परियोजना प्रबंधक को परियोजना के लिए आवश्यक उद्देश्यों को निर्धारित करने और इन उद्देश्यों को पूरा करने की दिशा में काम करने की आवश्यकता है।

• एक परियोजना प्रबंधक की सबसे महत्वपूर्ण गतिविधि हितधारकों को परियोजना की प्रगति के बारे में सूचित रखना है।

• प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रोजेक्ट के जोखिमों की सावधानीपूर्वक निगरानी करने की आवश्यकता होती है।

एक परियोजना प्रबंधक के लिए आवश्यक कौशल

परियोजना के त्रिकोण से संबंधित चुनौतियों को दूर करने और परियोजना के उद्देश्यों को पूरा करने के लिए, परियोजना प्रबंधक के पास कौशल की एक सीमा होनी चाहिए, जिसमें शामिल हैं:

• Leadership

• लोगों को सम्भालना

• Negotiation

• समय प्रबंधन

• प्रभावी संचार

• Planning

• Controlling

• संघर्ष समाधान

• समस्या को सुलझाना

निष्कर्ष

परियोजना प्रबंधन को अक्सर एक त्रिकोण पर दर्शाया जाता है। एक सफल परियोजना प्रबंधक को ट्रिपल बाधाओं के बीच एक संतुलन रखने की आवश्यकता है ताकि परियोजना की गुणवत्ता या परिणाम से समझौता न हो।

ऐसे कई उपकरण और तकनीक हैं जो तीन बाधाओं से संबंधित चुनौतियों का सामना करने के लिए उपलब्ध हैं। एक अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए उपयुक्त टूल का उपयोग करेगा।

परिचय

प्रत्येक संगठन को अपनी सभी परियोजनाओं को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए अच्छे नेतृत्व की आवश्यकता होती है। इसके लिए संगठन को विभिन्न कार्यों को पूरा करने के लिए कुशल परियोजना प्रबंधकों की नियुक्ति करने की आवश्यकता है, और निश्चित रूप से, परियोजना प्रबंधन टीम का मार्गदर्शन और नेतृत्व करने के लिए और उन्हें एक बिंदु पर ले जाना है, जहाँ उन्होंने किसी भी परियोजना को प्रभावी ढंग से पूरा किया है, पूरी तरह से ध्यान में रखते हुए। कारकों का भार।

यह समझने के लिए कि परियोजना प्रबंधन कैसे सुचारू रूप से चल सकता है, पहले परियोजना प्रबंधक द्वारा किए गए कार्यों और कार्यों की पहचान करना महत्वपूर्ण है। तो एक प्रोजेक्ट मैनेजर कौन है और वह इतना महत्वपूर्ण क्यों है?

एक परियोजना प्रबंधक की भूमिका

एक परियोजना प्रबंधक की भूमिका में मूल रूप से परियोजना के सभी पहलुओं को शामिल करना शामिल है।

इसमें सिर्फ लॉजिस्टिक्स ही नहीं बल्कि प्लानिंग, मंथन और प्रोजेक्ट को पूरा करते हुए देखना और ग्लिट्स को रोकना और यह सुनिश्चित करना भी शामिल है कि प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टीम एक साथ अच्छा काम करे।

एक परियोजना प्रबंधक के लक्ष्य

परियोजना प्रबंधक के लिए मुख्य लक्ष्य निम्नलिखित होने चाहिए, लेकिन वे सूचीबद्ध लोगों तक सीमित नहीं हैं क्योंकि यह बहुत स्थिति पर निर्भर करता है:

(१) समय सीमा

एक परियोजना प्रबंधक को हमेशा अपनी भूमिका को बहुत प्रभावी तरीके से निभाने में सक्षम होना चाहिए।

इसका मतलब यह है कि ज्यादातर मामलों में उसे घड़ी की टिक टिक के साथ समय के साथ चलना होगा। सभी परियोजनाओं की समय सीमा होगी, इसलिए यह परियोजना प्रबंधक का कर्तव्य है कि वह इस तिथि तक परियोजना को पूरा करे।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यद्यपि परियोजना प्रबंधक और उनकी टीम शुरू में एक कार्यक्रम तैयार कर सकती है जो एकदम सही लग सकता है, क्योंकि समय के साथ आप पाएंगे कि आवश्यकताएं बदल सकती हैं, और परियोजनाओं को लागू करने के लिए नई रणनीतियों की आवश्यकता हो सकती है और अधिक किए जाने की योजना।

इसलिए समय एक परियोजना प्रबंधक के लिए एक बड़ी बाधा बन सकता है। परियोजना प्रबंधक के रूप में आपको कभी भी समय सीमा से चूकना नहीं चाहिए, आपकी भूमिका यह होगी कि आप अपनी टीम को काम पूरा करने और समय पर पहुंचाने के लिए जोर देते रहें।

याद रखें कि आपके ग्राहकों की संतुष्टि आपकी नंबर एक प्राथमिकता है।

(२) ग्राहक संतुष्टि

क्लाइंट की संतुष्टि, हालांकि, इसका मतलब यह नहीं है कि आप मानकों को पूरा किए बिना समय पर काम पूरा करने के लिए जल्दी करते हैं।

आपके संगठन की प्रतिष्ठा आपकी परियोजनाओं के वितरण की गुणवत्ता पर निर्भर करेगी। यह एक और कारक है जिसे आपको पूरे प्रोजेक्ट में नहीं देखना चाहिए।

आपकी भूमिका टीम के सदस्यों को यह याद दिलाने की भी होगी कि गुणवत्ता महत्वपूर्ण है।

(३) कोई बजट ओवररन नहीं

बजट की तैयारी के बिना कोई भी परियोजना शुरू नहीं की जा सकती है। यद्यपि यह लागतों का केवल एक पूर्वानुमान है जो कि खर्च होगा, यह आवश्यक है कि यह बजट सावधानीपूर्वक अनुसंधान और सर्वोत्तम प्राप्त करने के लिए कीमतों की तुलना करने के बाद तैयार किया गया है।

आपको यह सुनिश्चित करते हुए लागत में कटौती के तरीकों पर विचार करने की आवश्यकता होगी कि आप ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने के साथ-साथ अपने संगठन से अपेक्षित मानकों को पूरा करें।

इस बजट में संबंध उपकरण, श्रम और अन्य सभी चीजों के साथ सभी लागत शामिल होनी चाहिए। फिर आपको कोशिश करनी चाहिए और हमेशा बजट से चिपके रहना चाहिए, हालांकि किसी भी अतिरिक्त खर्च के लिए कुछ 100 डॉलर के लिए कुछ भत्ता छोड़ना हमेशा सबसे अच्छा होता है।

(४) आवश्यकताएँ कवरेज

प्रोजेक्ट मैनेजर के एक अन्य लक्ष्य में क्लाइंट की सभी आवश्यकताओं को पूरा करना शामिल है। इसलिए आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि आपके पास सभी विनिर्देश हैं और हर एक समय में उनके माध्यम से जाना सुनिश्चित करने के लिए कि आप ट्रैक पर हैं।

यदि किसी आवश्यकता के अनुसार भ्रम है, तो आपके लिए सबसे अच्छा होगा कि आप उन्हें शुरुआत में ही साफ कर दें।

(५) टीम प्रबंधन

जबकि आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि परियोजना के सभी पहलुओं को बनाए रखा जाए, आप अपनी टीम की खुशी के लिए परियोजना प्रबंधक के रूप में भी जिम्मेदार हैं।

आपको यह ध्यान रखने की आवश्यकता है कि यह उनके लिए प्रदान किया गया प्रोत्साहन और प्रोत्साहन है जो उन्हें कठिन काम देगा और काम को समय पर पूरा करना चाहता है, जिससे आपको अपने लक्ष्यों तक पहुंचने में मदद मिलेगी।

अगर टीम के सदस्य जिस तरह से काम किए जा रहे हैं, उससे नाखुश हैं, तो उत्पादकता में भी कमी आएगी, जिससे आप अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने से दूर रहेंगे। इसलिए जरूरी है कि हमेशा उनके साथ मधुर मैत्रीपूर्ण संबंध बनाए रखें।

टीम के भीतर संचार बहुत प्रभावी होना चाहिए। जब आप उनके सुझावों को सुनें और परियोजना में उन्हें शामिल करने पर विचार करें, तो उन्हें अपनी राय देने को तैयार होना चाहिए।

यह टीम के सभी प्रयासों के बाद है। परियोजना के संबंध में आपके लक्ष्य भी उनके लक्ष्य हैं।

निष्कर्ष

इसलिए प्रोजेक्ट मैनेजर की भूमिका कोई आसान काम नहीं है। इसमें बहुत सी जिम्मेदारी लेना शामिल है क्योंकि परियोजना के प्रत्येक लक्ष्य को बहुत अधिक बलिदान किए बिना पूरा किया जाना चाहिए।

यदि इन लक्ष्यों को परियोजना प्रबंधन टीम को शुरू में ही रेखांकित किया जाता है, तो किसी भी तरह से देरी से लक्ष्यों की डिलीवरी के लिए कोई रास्ता नहीं है क्योंकि सभी को हमेशा पता रहेगा कि उन्हें क्या हासिल करना है और कब तक।

परिचय

जब किसी संगठन द्वारा कई परियोजनाएं चलती हैं, तो संगठन के लिए अपने प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो का प्रबंधन करना महत्वपूर्ण होता है। इससे संगठन को परियोजनाओं को वर्गीकृत करने और अपने संगठनात्मक लक्ष्यों के साथ परियोजनाओं को संरेखित करने में मदद मिलती है।

प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो मैनेजमेंट (PPM) एक प्रबंधन प्रक्रिया है, जिसका उद्देश्य संगठन की मदद करना है ताकि वह मापदंड के एक सेट के अनुसार सूचना प्राप्त करने और परियोजनाओं को छाँटने में मदद कर सके।

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के उद्देश्य

वित्तीय पोर्टफोलियो प्रबंधन के साथ ही, परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन का भी अपना उद्देश्य है। इन उद्देश्यों को सुसंगत टीम के खिलाड़ियों के माध्यम से अपेक्षित परिणाम लाने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

जब उद्देश्यों की बात आती है, तो निम्नलिखित कारकों को रेखांकित करने की आवश्यकता है।

• एक वर्णनात्मक दस्तावेज बनाने की आवश्यकता है, जिसमें महत्वपूर्ण जानकारी जैसे कि परियोजना का नाम, अनुमानित समय सीमा, लागत और व्यावसायिक उद्देश्य शामिल हैं।

• यह सुनिश्चित करने के लिए कि परियोजना अपने लक्ष्य को पूरा कर रही है और अपने पाठ्यक्रम में रहती है, परियोजना का नियमित आधार पर मूल्यांकन किया जाना चाहिए।

• टीम के खिलाड़ियों का चयन, जो परियोजना के उद्देश्यों को प्राप्त करने की दिशा में काम करेंगे।

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के लाभ

प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि परियोजनाओं में उद्देश्यों का एक समूह है, जो कि जब अपेक्षित परिणाम लाता है। इसके अलावा, PPM का उपयोग संगठन में बदलाव लाने के लिए किया जा सकता है जो परियोजना निष्पादन के मामले में संगठन के भीतर एक लचीली संरचना तैयार करेगा। इस तरीके से, परिवर्तन संगठन के लिए खतरा नहीं होगा।

निम्नलिखित लाभ कुशल परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के माध्यम से प्राप्त किए जा सकते हैं:

• परिवर्तन के प्रति अधिक अनुकूलता।

• लगातार समीक्षा और नज़दीकी निगरानी उच्च रिटर्न के बारे में बताती है।

• प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन के संबंध में प्रबंधन के दृष्टिकोण को 'उच्चतर वापसी की दिशा में पहल' के रूप में देखा जाता है। इसलिए, यह काम करने के लिए एक हानिकारक कारक नहीं माना जाएगा।

• निर्भरता की पहचान करना आसान है। यह होने से कुछ अक्षमता को समाप्त करेगा।

• अन्य प्रतियोगियों पर लाभ (प्रतिस्पर्धात्मक लाभ)।

• रणनीतियों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है, जो परियोजना पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करेगा।

• आईटी की ज़िम्मेदारियां कई हिस्सों में बिखरने के बजाय व्यवसाय के हिस्से पर केंद्रित हैं।

• आईटी और व्यावसायिक परियोजनाओं दोनों के मिश्रण को संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने में योगदानकर्ताओं के रूप में देखा जाता है।

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन उपकरण

ऐसे कई उपकरण हैं जिनका उपयोग परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के लिए किया जा सकता है। उन उपकरणों की आवश्यक विशेषताएं निम्नलिखित हैं:

• परियोजनाओं के मूल्यांकन की एक व्यवस्थित विधि।

• संसाधनों की योजना बनाने की जरूरत है।

• लागत और लाभ को ट्रैक पर रखने की आवश्यकता है।

• उपक्रम लागत लाभ विश्लेषण।

• समय-समय पर प्रगति रिपोर्ट।

• जब आवश्यक हो, तब तक जानकारी तक पहुंच।

• संचार तंत्र, जो आवश्यक जानकारी के माध्यम से ले जाएगा।

पीपीएम को मापने के लिए प्रयुक्त तकनीक

विभिन्न तकनीकों हैं, जो समय-समय पर पीपीएम प्रक्रिया को मापने या समर्थन करने के लिए उपयोग की जाती हैं। हालांकि, तीन प्रकार की तकनीकें हैं, जिनका व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है:

• हेयुरिस्टिक मॉडल।

• स्कोरिंग तकनीक।

• दृश्य या मानचित्रण तकनीक।

इस तरह की तकनीकों का उपयोग परियोजना और संगठनात्मक उद्देश्यों, संसाधन कौशल और परियोजना प्रबंधन के बुनियादी ढांचे को ध्यान में रखते हुए किया जाना चाहिए।

पीपीएम पर फोकस करने के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर क्यों?

PPM किसी प्रोजेक्ट के सफल होने के साथ-साथ होने वाले किसी भी बैक लैग्स की पहचान करने के लिए महत्वपूर्ण है। परियोजना प्रबंधकों को अक्सर योजना की कमी से उत्पन्न एक कठिन स्थिति का सामना करना पड़ता है और कभी-कभी यह परियोजना की वापसी का कारण बन सकता है।

यह सुनिश्चित करना परियोजना प्रबंधकों की प्राथमिक जिम्मेदारी है कि परियोजनाओं के लिए पर्याप्त उपलब्ध संसाधन हैं जो एक संगठन करता है। उचित संसाधन यह सुनिश्चित करेंगे कि परियोजना निर्धारित समयसीमा के भीतर पूरी हो और गुणवत्ता पर कोई समझौता किए बिना वितरित किया जाए।

परियोजना प्रबंधक उन परियोजनाओं पर भी काम करना चाहते हैं, जिन्हें किसी संगठन को इसकी सर्वोच्च प्राथमिकता और मूल्य दिया जाता है। यह परियोजना प्रबंधकों को उन गुणवत्ता परियोजनाओं के लिए सहायता प्रदान करने और प्राप्त करने में सक्षम करेगा जो उन्होंने किए हैं। पीपीएम सुनिश्चित करता है कि परियोजना प्रबंधन के इन उद्देश्यों को पूरा किया जाएगा।

द फाइव क्वेश्चन मॉडल

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के पांच प्रश्न मॉडल से पता चलता है कि परियोजना प्रबंधक को स्थापना से पहले और साथ ही परियोजना के निष्पादन के दौरान पांच आवश्यक सवालों के जवाब देने की आवश्यकता होती है।

इन सवालों के जवाब परियोजना के कार्यान्वयन की सफलता का निर्धारण करेंगे।

निष्कर्ष

प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन का उद्देश्य किसी परियोजना को शुरू करते समय और संभावित जोखिमों को खत्म करने वाली अक्षमताओं को कम करना है, जो कि जानकारी या प्रणालियों की कमी के कारण हो सकती है।

यह संगठन को अपने संसाधनों का अधिकतम उपयोग करते हुए परियोजनाओं को पूरा करने के लिए अपने प्रोजेक्ट कार्य को संरेखित करने में मदद करता है।

इसलिए, संगठन के सभी परियोजना प्रबंधकों को संबंधित परियोजनाओं को निष्पादित करते समय संगठनात्मक लक्ष्यों में योगदान करने के लिए संगठनात्मक परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन के बारे में जागरूकता की आवश्यकता होती है।

परिचय

प्रत्येक परियोजना परियोजना के निष्पादन के अंत में कुछ वितरित करती है। जब यह परियोजना दीक्षा की बात आती है, तो परियोजना प्रबंधन और ग्राहक सहयोगी के साथ उद्देश्यों और परियोजना की सुपुर्दगी को पूर्ण समयसीमा के साथ परिभाषित करते हैं।

परियोजना के निष्पादन के दौरान, कई परियोजनाएं दी जाती हैं। इन सभी प्रसवों को कुछ गुणवत्ता मानकों (उद्योग मानकों) और विशिष्ट ग्राहक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए।

इसलिए, ग्राहक को वितरित करने से पहले इनमें से प्रत्येक डिलीवरी को मान्य और सत्यापित किया जाना चाहिए। उसके लिए, एक गुणवत्ता आश्वासन फ़ंक्शन होना चाहिए, जो परियोजना के शुरू से अंत तक चलता है।

जब गुणवत्ता की बात आती है, न केवल डिलीवरी की गुणवत्ता जो सबसे अधिक मायने रखती है। डिलिवरेबल्स का निर्माण करने वाली प्रक्रियाओं या गतिविधियों को कुछ गुणवत्ता दिशानिर्देशों का भी पालन करना चाहिए।

एक सिद्धांत के रूप में, यदि डिलिवरेबल्स का निर्माण करने वाली प्रक्रियाएं और गतिविधियां अपने स्वयं के गुणवत्ता मानकों (प्रक्रिया गुणवत्ता मानकों) का पालन नहीं करती हैं, तो एक उच्च संभावना है कि डिलिवरेबल्स डिलीवरी गुणवत्ता मानकों को पूरा नहीं करते हैं।

किसी परियोजना में सभी गुणवत्ता आवश्यकताओं, मानकों और गुणवत्ता आश्वासन तंत्र को संबोधित करने के लिए, परियोजना टीम द्वारा 'परियोजना गुणवत्ता योजना' नामक एक दस्तावेज विकसित किया जाता है। यह योजना परियोजना के लिए गुणवत्ता की बाइबिल के रूप में कार्य करती है और परियोजना के सभी हितधारकों को परियोजना की गुणवत्ता योजना का पालन करना चाहिए।

एक परियोजना गुणवत्ता योजना के घटक

उद्योग की प्रकृति और परियोजना की प्रकृति के आधार पर, गुणवत्ता योजना द्वारा संबोधित घटक या क्षेत्र भिन्न हो सकते हैं। हालांकि, कुछ घटक हैं जो किसी भी प्रकार की गुणवत्ता योजना में पाए जा सकते हैं।

आइए एक परियोजना गुणवत्ता योजना के सबसे आवश्यक गुणों पर एक नज़र डालें।

प्रबंधन की जिम्मेदारी

यह बताता है कि परियोजना की गुणवत्ता को प्राप्त करने के लिए प्रबंधन कैसे जिम्मेदार है। चूंकि प्रबंधन परियोजना के लिए नियंत्रण और निगरानी कार्य है, इसलिए परियोजना की गुणवत्ता मुख्य रूप से प्रबंधन की जिम्मेदारी है।

दस्तावेज़ प्रबंधन और नियंत्रण

दस्तावेज़ परियोजना प्रबंधन में संचार की मुख्य विधि है। दस्तावेजों का उपयोग टीम के सदस्यों, परियोजना प्रबंधन, वरिष्ठ प्रबंधन और ग्राहक के बीच संचार के लिए किया जाता है।

इसलिए, परियोजना गुणवत्ता योजना को परियोजना में उपयोग किए गए दस्तावेजों को प्रबंधित और नियंत्रित करने का एक तरीका बताना चाहिए। आमतौर पर, दस्तावेजों को संग्रहीत और पुनर्प्राप्त करने के लिए नियंत्रित एक्सेस के साथ एक सामान्य प्रलेखन भंडार हो सकता है।

आवश्यकताएँ स्कोप

लागू की जाने वाली सही आवश्यकताओं को यहाँ सूचीबद्ध किया गया है। यह आवश्यकताओं साइन-ऑफ दस्तावेज़ का एक अमूर्त है। परियोजना की गुणवत्ता योजना में बताई गई आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए गुणवत्ता आश्वासन टीम को सही ढंग से सत्यापित करने में मदद करता है।

इस तरह, गुणवत्ता आश्वासन फ़ंक्शन जानता है कि परीक्षण करने के लिए वास्तव में क्या है और क्या बिल्कुल गुंजाइश से बाहर जाना है। उन आवश्यकताओं का परीक्षण करना जो दायरे में नहीं हैं, सेवा प्रदाता के लिए बेकार हो सकती हैं।

डिजाइन नियंत्रण

यह परियोजना के डिजाइन चरण के लिए उपयोग किए जाने वाले नियंत्रण और प्रक्रियाओं को निर्दिष्ट करता है। आमतौर पर, प्रस्तावित तकनीकी डिजाइन की शुद्धता का विश्लेषण करने के लिए डिजाइन की समीक्षा होनी चाहिए। फलदायक डिजाइन समीक्षाओं के लिए, वरिष्ठ डिजाइनरों या संबंधित डोमेन के वास्तुकारों को शामिल होना चाहिए। एक बार जब डिजाइनों की समीक्षा और सहमति हो जाती है, तो वे क्लाइंट के साथ हस्ताक्षरित होते हैं।

समय के साथ, क्लाइंट आवश्यकताओं या नई आवश्यकताओं में बदलाव के साथ आ सकता है। ऐसे मामलों में, डिज़ाइन को बदला जा सकता है। हर बार जब डिजाइन बदलता है, तो परिवर्तनों की समीक्षा की जानी चाहिए और हस्ताक्षर किए जाने चाहिए।

विकास नियंत्रण और कठोरता

एक बार परियोजना का निर्माण शुरू होने के बाद, सभी प्रक्रियाओं, प्रक्रियाओं और गतिविधियों की बारीकी से निगरानी और माप की जानी चाहिए। इस प्रकार के नियंत्रण से, परियोजना प्रबंधन यह सुनिश्चित कर सकता है कि परियोजना सही रास्ते पर आगे बढ़ रही है।

परीक्षण और गुणवत्ता आश्वासन

परियोजना गुणवत्ता योजना का यह घटक अन्य घटकों पर पूर्वता लेता है। यह वह तत्व है, जो परियोजना के मुख्य गुणवत्ता आश्वासन कार्यों का वर्णन करता है। इस खंड को परियोजना के लिए गुणवत्ता के उद्देश्यों और उन्हें प्राप्त करने के दृष्टिकोण को स्पष्ट रूप से पहचानना चाहिए।

जोखिम और शमन

यह खंड परियोजना गुणवत्ता जोखिमों की पहचान करता है। फिर, परियोजना प्रबंधन टीम को प्रत्येक गुणवत्ता जोखिम को संबोधित करने के लिए उचित शमन योजनाओं के साथ आना चाहिए।

गुणवत्ता ऑडिट

हर परियोजना के लिए, उसके आकार या प्रकृति की परवाह किए बिना, गुणवत्ता मानकों के पालन को मापने के लिए आवधिक गुणवत्ता वाले ऑडिट होने चाहिए। ये ऑडिट आंतरिक टीम या बाहरी टीम द्वारा किया जा सकता है।

कभी-कभी, ग्राहक परियोजना प्रक्रियाओं और गतिविधियों के मानकों और प्रक्रियाओं के अनुपालन को मापने के लिए बाहरी ऑडिट टीमों को नियुक्त कर सकता है।

दोष प्रबंधन

परीक्षण और गुणवत्ता आश्वासन के दौरान, दोष आमतौर पर पकड़े जाते हैं। सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट प्रोजेक्ट्स की बात करें तो यह काफी सामान्य है। परियोजना गुणवत्ता योजना में दोषों का प्रबंधन करने के बारे में दिशानिर्देश और निर्देश होने चाहिए।

प्रशिक्षण आवश्यकताएं

प्रोजेक्ट शुरू होने से पहले हर प्रोजेक्ट टीम को किसी न किसी तरह के प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। इसके लिए, परियोजना दीक्षा चरण में प्रशिक्षण आवश्यकताओं की पहचान करने के लिए एक कौशल अंतर विश्लेषण किया जाता है।

परियोजना गुणवत्ता योजना को इन प्रशिक्षण आवश्यकताओं और कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए आवश्यक कदम का संकेत देना चाहिए।

निष्कर्ष

परियोजना गुणवत्ता योजना किसी भी प्रकार की परियोजना के लिए अनिवार्य दस्तावेजों में से एक है।

जब तक एक परियोजना ने उद्देश्यों और वितरण को परिभाषित किया है, तब तक डिलीवरी और प्रक्रिया की गुणवत्ता को मापने के लिए एक परियोजना गुणवत्ता योजना होनी चाहिए।

परिचय

परियोजना प्रबंधन एक दृष्टिकोण है, जो प्रबंधकों को परियोजनाओं के प्रबंधन में मदद करता है। परियोजना प्रबंधन का अर्थ परियोजना की लागत जैसी समय-सीमा और अन्य आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए नियंत्रणों का उपयोग करना है।

इन नियंत्रणों में परियोजना प्रबंधन गतिविधियों की उचित और प्रभावी रिकॉर्डिंग शामिल है। रिकॉर्ड प्रबंधन परियोजना के निष्पादन के दौरान दस्तावेजों के आयोजन, योजना और ट्रैकिंग के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण है।

प्रोजेक्ट रिकॉर्ड प्रबंधन के ए.जी.

एक रिकॉर्ड सिस्टम एक व्यवस्थित प्रक्रिया है जिसमें एक संगठन निम्नलिखित विचारों, गतिविधियों और विशेषताओं को निर्धारित करता है:

• जिस प्रकार की जानकारी दर्ज की जानी चाहिए।

• डेटा रिकॉर्ड करने के लिए एक प्रक्रिया।

• अभिलेखों को संभालना और एकत्र करना।

• अवधारण और भंडारण के लिए समय अवधि।

• अभिलेखों का निपटान या संरक्षण, जो बाहरी घटनाओं से संबंधित हैं।

• एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली में तत्व।

• सामग्री विश्लेषण, जो रिकॉर्ड प्रणाली का वर्णन या वर्णन करता है।

• एक फ़ाइल योजना, जो प्रत्येक परियोजना के लिए आवश्यक रिकॉर्ड के प्रकार को इंगित करती है।

• एक अनुपालन आवश्यकता दस्तावेज़, जो आईटी प्रक्रियाओं की रूपरेखा तैयार करेगा जिन्हें सभी को पालन करने की आवश्यकता है। यह सुनिश्चित करेगा कि टीम के सदस्य पूरी तरह से अनुपालन कर रहे हैं।

• एक विधि, जो दिनांकित दस्तावेजों को एकत्र करती है। इन्हें सभी रिकॉर्ड स्रोतों जैसे कि ई-मेल, फ़ाइल सर्वर आदि पर किया जाना चाहिए।

• अभिलेखों की ऑडिटिंग के लिए एक विधि।

• एक प्रणाली, जो रिकॉर्ड डेटा को कैप्चर करती है।

• एक प्रणाली, जो रिकॉर्ड रखने के तरीके की निगरानी और रिपोर्टिंग सुनिश्चित करती है।

रिकॉर्ड्स के तीन चरण

प्रोजेक्ट रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रिया में, तीन अलग-अलग चरण होते हैं। इन चरणों में प्रत्येक चरण के उद्देश्यों को पूरा करने और पूरा करने के लिए कई अन्य गतिविधियाँ शामिल हैं।

चरण हैं:

• अभिलेखों का निर्माण

• अभिलेखों का रखरखाव

• अभिलेखों का संग्रहण और पुनः प्राप्ति

आइए प्रत्येक चरण में विस्तार से देखें।

रिकॉर्ड बनाना

यह अंतर्निहित कारण को संदर्भित करता है कि क्यों रिकॉर्ड बनाया जा रहा है। यह एक रसीद के लिए या एक सूची नियंत्रण रिपोर्ट या किसी अन्य कारण से हो सकता है।

रिकॉर्ड बनाते समय प्रोजेक्ट हैंडलिंग का प्राथमिक उद्देश्य रिकॉर्ड हैंडलिंग के प्रवाह को निर्धारित करना है। जब रिकॉर्ड बनाने की बात आती है, तो निम्नलिखित सवालों के जवाब दिए जाने चाहिए।

• कौन देखेगा रिकॉर्ड?

• रिकॉर्ड का अंतिम मालिक कौन होगा?

• रिकॉर्ड संचय के लिए कौन जिम्मेदार है?

रिकॉर्ड बनाए रखना

अभिलेखों को संग्रहीत करने के लिए एक ऑपरेशन का विकास रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए संदर्भित करता है। इस स्तर पर अभिलेखों की पहुंच के स्तर को परिभाषित किया जाना चाहिए और गलत हाथों में आने से बचने के लिए सभी आवश्यक कदम उठाने चाहिए।

अभिलेखों के दुरुपयोग से बचने के लिए उचित अनुपालन प्रक्रियाओं और सुरक्षा उपायों की आवश्यकता है।

भंडारण और पुनर्प्राप्ति

अभिलेखों का भंडारण दस्तावेजों के मैनुअल भंडारण के साथ-साथ डिजिटल भंडारण को भी संदर्भित कर सकता है। परियोजना प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि रिकॉर्ड जिस तरह से उधार लिया गया था, उसे वापस कर दिया जाए। रिकॉर्ड बनाए रखना भी उस समय की मात्रा को संदर्भित करता है जिसे रिकॉर्ड बनाए रखा जा सकता है।

कुछ संगठन छह साल तक के रिकॉर्ड को बनाए रख सकते हैं जबकि अन्य में वर्षों की कम राशि होती है। यदि रिकॉर्ड डिजिटल रूप से सहेजे जाते हैं, तो उचित फ़ोल्डर बनाने की आवश्यकता होती है। एक बार बनाने के बाद, पुराने दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है ताकि हार्ड ड्राइव स्थान को बनाए रखा जा सके।

रिकॉर्ड प्रबंधन योजना के लिए एक अंतर्दृष्टि

रिकॉर्ड किए गए, जिन्हें योजनाबद्ध किया जाना है। निम्नलिखित उन चरणों की रूपरेखा तैयार करता है जिन्हें रिकॉर्ड योजना प्रक्रिया सफल बनाने के लिए प्रबंधन को लेने की आवश्यकता है।

• भूमिकाओं की पहचान, जो यह सुनिश्चित करती है कि रिकॉर्ड ठीक से प्रबंधित हैं

  • समर्पित भूमिकाओं को आवंटित करना या रिकॉर्ड को वर्गीकृत करने के लिए समर्पित लोगों को नियुक्त करना, जो एक संगठन में उपलब्ध हैं।

  • सिस्टम को लागू करने के लिए आईटी पेशेवरों को नियुक्त करना, जो रिकॉर्ड प्रबंधन को बनाए रखते हैं और समर्थन करते हैं।

• प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि टीम के सदस्य रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए प्रक्रियाओं के बारे में जानते हैं।

• रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रिया को दस्तावेजों की सामग्री का विश्लेषण करने की आवश्यकता होती है, जिन्हें सहेजा जाना है।

• एक फ़ाइल योजना को लागू करें, जो किसी संगठन में विभिन्न प्रकार की फ़ाइलों को संग्रहीत करेगा।

• अवधारण कार्यक्रम विकसित करें, जो एक संगठन से दूसरे संगठन में हो रही गतिविधि के आधार पर भिन्न हो सकते हैं।

• प्रभावी रिकॉर्ड प्रबंधन समाधान डिज़ाइन करें।

• रिकॉर्ड तरीकों के लिए सामग्री को कैसे स्थानांतरित किया जा सकता है, इसकी योजना।

• ऐसी योजना विकसित करें जहां ई-मेल एकीकरण किया जा सके।

• सामाजिक सामग्री के लिए एक अनुपालन प्रक्रिया की योजना बनाएं।

• अनुपालन प्रक्रियाओं का विकास करें जो परियोजना रिकॉर्ड प्रणाली के उद्देश्यों को संरेखित करें।

निष्कर्ष

एक रिकॉर्ड एक संगठन में डेटा का एक दस्तावेज या इलेक्ट्रॉनिक भंडारण है जो सबूत या दिशानिर्देश के रूप में कार्य करता है। एक प्रोजेक्ट रिकॉर्ड प्रबंधन एक व्यवस्थित प्रक्रिया है, जो लोगों को भविष्य में उपयोग के लिए रिकॉर्ड बनाए रखने की अनुमति देता है।

यह उन विवरणों की रूपरेखा तैयार करता है जो परियोजना के लिए प्रासंगिक हैं। इसलिए, प्रोजेक्ट रिकॉर्ड प्रबंधन को सावधानीपूर्वक निगरानी और बनाए रखने की आवश्यकता है।

परिचय

सभी परियोजनाएं धमाके के साथ शुरू होती हैं। फिर भी, कुछ अपनी शुरुआत से ही विफलता के लिए किस्मत में हैं, जबकि अन्य बाद में ढह जाते हैं।

फिर भी, अन्य लोग विजयी रूप से फिनिश लाइन तक पहुंचते हैं, उनके साथ कुछ लड़ाइयों और संघर्षों से पार पाते हैं।

इसलिए, परियोजना की विफलता को कम करने के लिए, मुख्य प्रेरक कारकों की पहचान करना समझदारी है जो परियोजना जोखिम में योगदान करते हैं।

परियोजनाओं पर तीन मुख्य बाधाओं को अनुसूची, गुंजाइश और संसाधनों के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है, और प्रत्येक के गलत तरीके से परियोजना पर एक लहर प्रभाव हो सकता है, जो तब आसन्न पतन का सामना करेगा।

स्कोप रिस्क

जो आवश्यक है उसे परिभाषित करना हमेशा आसान नहीं होता है। हालाँकि, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि स्कोप रिस्क कम से कम हो, डिलिवरेबल्स, उद्देश्यों, प्रोजेक्ट चार्टर और निश्चित रूप से स्कोप को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने की आवश्यकता है।

सभी गुंजाइश जोखिम, वे मात्रात्मक हो या नहीं, पहचानने की आवश्यकता है। स्कोप रेंगना, हार्डवेयर दोष, सॉफ्टवेयर दोष, एक अपर्याप्त परिभाषित गुंजाइश, कानूनी या नियामक ढांचे में अप्रत्याशित परिवर्तन और एकीकरण दोष सभी को गुंजाइश जोखिम के व्यापक छाता के तहत वर्गीकृत किया जा सकता है।

ऐसे कई तरीके हैं जो हितधारकों को परियोजना के दायरे की पहचान करने में मदद करते हैं। जोखिम की रूपरेखा प्रौद्योगिकी और बाजार पर परियोजना की निर्भरता का विश्लेषण करती है और फिर आकलन करती है कि प्रत्येक में परिवर्तन परियोजना के परिणाम को कैसे प्रभावित करेगा।

इसी तरह, जोखिम जटिलता सूचकांक परियोजनाओं के तकनीकी पहलुओं को देखता है, जिसे परियोजना के जोखिम को इंगित करने के लिए 0 और 99 के बीच आसानी से मात्रा और आवंटित किया जा सकता है।

दूसरी ओर, जोखिम मूल्यांकन, परियोजना के प्रस्तावित जोखिम का आकलन करने के लिए प्रौद्योगिकी, संरचना और परिमाण के ग्रिड का उपयोग करता है।

आमतौर पर डब्ल्यूबीएस के रूप में संक्षिप्त किए गए एक काम के टूटने की संरचना भी परियोजनाओं के जोखिमों पर विचार करती है, जो कि परिभाषित हैं और जहां उल्लिखित उद्देश्य अस्पष्ट हैं।

स्कोप के जोखिमों को कम से कम किया जा सकता है और सामान्य योजना के साथ प्रबंधित किया जा सकता है। परियोजना को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना, परियोजना की अवधि के दौरान गुंजाइश में परिवर्तन का प्रबंधन करना, जोखिम प्रबंधन के लिए जोखिम रजिस्टरों का बेहतर उपयोग करना, प्रेरक कारकों की पहचान करना, और जोखिमपूर्ण स्थितियों के लिए उपयुक्त प्रतिक्रियाएं और ग्राहक के सहयोग से अधिक जोखिम सहिष्णुता विकसित करना, लंबे समय में महान लाभांश का भुगतान करेगा।

शेड्यूल रिस्क

समयबद्ध और सहमत महत्वपूर्ण रास्तों को ध्यान में रखते हुए सबसे कठिन परिस्थितियों में से एक है जो परियोजना प्रबंधकों को अब सामना करना पड़ता है।

बाहरी पार्टियों पर एक व्यापक निर्भरता जिसका उत्पादन परियोजना के नियंत्रण के दायरे में नहीं है, अनुमान त्रुटियां हैं, जो अक्सर बहुत आशावादी हैं, हार्डवेयर देरी और निर्णय लेने से रोकते हैं, सभी परियोजना में देरी करते हैं।

शेड्यूल जोखिमों को कम करने के लिए, कुछ समय-परीक्षणित तरीके हैं जिन्हें अच्छे उपयोग के लिए रखा जा सकता है। परियोजना के प्रक्रिया प्रवाह को छोटे, स्पष्ट रूप से परिभाषित घटकों में विभाजित किया जाना चाहिए, जहां प्रत्येक प्रक्रिया के लिए आवंटित समय सीमा अपेक्षाकृत कम अवधि में होती है (इससे कार्यों की पहचान करना आसान हो जाता है जब कार्य शेड्यूल से दूर हो जाते हैं, जल्द से जल्द)।

टीम के सदस्यों या बाहरी दलों से सावधान रहें, जो अनुमान देने में संकोच करते हैं या जिनके अनुमान ऐतिहासिक डेटा और पिछले अनुभव के आधार पर अवास्तविक लगते हैं।

महत्वपूर्ण मार्ग तैयार करते समय, सुनिश्चित करें कि जो भी छुट्टियां उत्पन्न होती हैं, वे समीकरण में अंतर्निहित होती हैं, ताकि यथार्थवादी अपेक्षाएं बनती हैं, शुरुआत से ही। जहां भी संभव हो, फिर से काम छोरों को परिभाषित करने की भी सिफारिश की जाती है।

संसाधन जोखिम

लोग और फंड किसी भी परियोजना के मुख्य संसाधन आधार हैं। यदि लोग कार्य को करने के लिए अकुशल या अक्षम हैं, यदि परियोजना शुरू से ही कमतर है, या यदि परियोजना के प्रमुख सदस्य परियोजना की शुरुआत के बाद दूर पर आ जाते हैं, तो एक स्पष्ट परियोजना जोखिम है जो बीमार है -प्राकृतिक मानव संसाधन को अपना आधार बनाया।

इसी तरह, एक वित्तीय दृष्टिकोण से, यदि आवश्यक कार्यों को करने के लिए अपर्याप्त धनराशि प्रदान की जाती है, तो यह प्रश्न में लोगों के लिए प्रासंगिक प्रशिक्षण कार्यक्रम हो या यह प्रौद्योगिकी या आवश्यक मशीनरी में अपर्याप्त निवेश हो, परियोजना स्थापना से असफल होने के लिए बर्बाद है।

परियोजना की लागत का सटीक अनुमान लगाना, इन लागतों को पूरा करने के लिए एक उपयुक्त बजट आवंटित करना, बाद में कर्मचारियों की क्षमता पर अनुचित अपेक्षाएं न रखना और बाद की तारीख में बर्न-आउट से बचना ये सभी कारक हैं जो परियोजना संसाधन जोखिम को कम करने में मदद करते हैं।

आउटसोर्स कार्यों में विस्तार पर और अधिक ध्यान दिया जाता है, क्योंकि यह अधिकांश भाग के लिए है, यह परियोजना प्रबंधक के प्रत्यक्ष दायरे से दूर है। स्पष्ट रूप से परिभाषित अनुबंध और नियमित निगरानी इस जोखिम को काफी हद तक कम कर देगी।

संघर्ष प्रबंधन, जो आम तौर पर किसी परियोजना की प्रगति के साथ उत्पन्न होता है, को भी एक कुशल तरीके से संभाला जाना चाहिए, ताकि परियोजना की पूरी अवधि के दौरान एक सुचारू रूप से चले।

निष्कर्ष

जैसा कि स्पष्ट रूप से स्पष्ट है, सभी परियोजनाएं अनियोजित आकस्मिकताओं और गलत अनुमानों के कारण विफलता का जोखिम चलाती हैं।

फिर भी, सावधान योजना, बाधा प्रबंधन, गलतियों से सफल वसूली अगर और जब वे उठते हैं तो अधिकांश जोखिमों को कम कर देंगे। सच है, भाग्य भी, एक परियोजना की सफलता में एक भूमिका निभाता है, लेकिन कड़ी मेहनत और समझदार प्रबंधन अभ्यास ऐसी अधिकांश कठिनाइयों को पार कर जाएगा।

परिचय

परियोजनाओं को शुरू करते समय एक व्यावसायिक संगठन में जोखिम अपरिहार्य है। हालांकि, परियोजना प्रबंधक को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि जोखिम कम से कम रखे जाएं। जोखिम को मुख्य रूप से दो प्रकारों में बांटा जा सकता है, नकारात्मक प्रभाव जोखिम और सकारात्मक प्रभाव जोखिम।

नहीं सभी समय परियोजना प्रबंधकों को नकारात्मक प्रभाव जोखिमों का सामना करना पड़ रहा है क्योंकि सकारात्मक प्रभाव जोखिम भी हैं। एक बार जोखिम की पहचान हो जाने के बाद, परियोजना प्रबंधकों को जोखिम का मुकाबला करने के लिए शमन योजना या किसी अन्य समाधान के साथ आने की आवश्यकता है।

परियोजना जोखिम प्रबंधन

प्रबंधक जोखिम प्रबंधन के चार चरणों के आधार पर अपनी रणनीति की योजना बना सकते हैं जो एक संगठन में प्रबल होती है। किसी संगठन में जोखिमों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए निम्नलिखित कदम हैं:

• जोखिम की पहचान

• जोखिम मात्रा का ठहराव

• रिस्क रिस्पांस

• जोखिम की निगरानी और नियंत्रण

आइए परियोजना जोखिम प्रबंधन में प्रत्येक चरण से गुजरें:

जोखिम की पहचान

प्रबंधकों को कई कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है जब परियोजनाओं को शुरू करते समय होने वाले जोखिमों की पहचान करना और उनका नामकरण करना आता है। इन जोखिमों को संरचित या असंरचित मंथन या रणनीतियों के माध्यम से हल किया जा सकता है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि परियोजना से संबंधित जोखिम केवल परियोजना प्रबंधक और परियोजना के अन्य हितधारकों द्वारा नियंत्रित किए जा सकते हैं।

परिचालन या व्यावसायिक जोखिम जैसे जोखिम संबंधित टीमों द्वारा नियंत्रित किए जाएंगे। किसी परियोजना को प्रभावित करने वाले जोखिम आपूर्तिकर्ता जोखिम, संसाधन जोखिम और बजट जोखिम होते हैं। आपूर्तिकर्ता जोखिम उन जोखिमों को संदर्भित करेगा जो आपूर्तिकर्ता को आवश्यक संसाधनों की आपूर्ति करने के लिए समयरेखा को पूरा नहीं करने की स्थिति में हो सकता है।

संसाधन जोखिम तब होता है जब परियोजना में उपयोग किया गया मानव संसाधन पर्याप्त या पर्याप्त नहीं होता है। बजट जोखिम से तात्पर्य उन जोखिमों से होगा जो लागतें बजट से अधिक होने पर हो सकती हैं।

जोखिम मात्रा का ठहराव

मात्रा के आधार पर जोखिम का मूल्यांकन किया जा सकता है। प्रोजेक्ट प्रबंधकों को मैट्रिक्स की मदद से होने वाले जोखिम की संभावना का विश्लेषण करना होगा।

मैट्रिक्स का उपयोग करते हुए, परियोजना प्रबंधक जोखिम को चार श्रेणियों में निम्न, मध्यम, उच्च और गंभीर के रूप में वर्गीकृत कर सकता है। मैट्रिक्स श्रेणियों में जोखिम रखने के लिए उपयोग की जाने वाली संभावना और परियोजना पर प्रभाव दो पैरामीटर हैं। एक उदाहरण के रूप में, यदि कोई जोखिम घटता है (संभाव्यता = 2) और इसका उच्चतम प्रभाव (प्रभाव = 4) है, तो जोखिम को 'उच्च' के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है।

रिस्क रिस्पांस

जब जोखिम प्रबंधन की बात आती है, तो यह परियोजना प्रबंधक पर निर्भर करता है कि वे ऐसी रणनीतियाँ चुनें जो जोखिम को कम से कम कर दें। परियोजना प्रबंधक चार जोखिम प्रतिक्रिया रणनीतियों के बीच चयन कर सकते हैं, जो नीचे उल्लिखित हैं।

• जोखिम से बचा जा सकता है

• रिस्क पर पास करें

• जोखिमों के प्रभाव को कम करने के लिए सुधारात्मक उपाय करें

• जोखिम को स्वीकार करें

जोखिम की निगरानी और नियंत्रण

यदि कोई परिवर्तन किया जाता है, तो जांच के लिए जोखिम को निरंतर आधार पर मॉनिटर किया जा सकता है। निरंतर निगरानी और आकलन तंत्र के माध्यम से नए जोखिमों की पहचान की जा सकती है।

जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया

जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया के बारे में विचार करने के बाद निम्नलिखित हैं:

• योजना की प्रक्रिया में शामिल प्रत्येक व्यक्ति को परियोजना से संबंधित जोखिमों को पहचानने और समझने की आवश्यकता है।

• एक बार जब टीम के सदस्यों ने अपने जोखिमों की सूची दी है, तो नकल को हटाने के लिए जोखिमों को एक सूची में समेकित किया जाना चाहिए।

• मैट्रिक्स की सहायता से शामिल जोखिमों की संभावना और प्रभाव का आकलन करना।

• टीम को उपसमूहों में विभाजित करें जहां प्रत्येक समूह उन ट्रिगर्स की पहचान करेगा जो परियोजना जोखिमों को जन्म देते हैं।

• टीमों को एक आकस्मिक योजना के साथ आने की जरूरत है जिससे रणनीतिक रूप से शामिल या चिन्हित जोखिमों को खत्म किया जा सके।

• जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया की योजना बनाएं। परियोजना में शामिल प्रत्येक व्यक्ति को एक जोखिम सौंपा गया है जिसमें वह किसी भी ट्रिगर के लिए बाहर देखता है और फिर इसके लिए एक उपयुक्त समाधान ढूंढता है।

जोखिम रजिस्टर

अक्सर परियोजना प्रबंधक एक दस्तावेज संकलित करेंगे, जो कि शामिल जोखिमों और रणनीतियों को रेखांकित करता है। यह दस्तावेज़ महत्वपूर्ण है क्योंकि यह जानकारी का एक बड़ा सौदा प्रदान करता है।

जोखिम रजिस्टर में अक्सर पाठक को उस प्रकार के जोखिमों की सहायता करने के लिए आरेख शामिल होंगे जो संगठन द्वारा किए गए जोखिमों और कार्रवाई के दौरान होते हैं। परियोजना टीम के सभी सदस्यों के लिए जोखिम रजिस्टर स्वतंत्र रूप से सुलभ होना चाहिए।

परियोजना जोखिम; एक अवसर या खतरा?

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, जोखिम में दो पक्ष होते हैं। इसे या तो नकारात्मक तत्व या सकारात्मक तत्व के रूप में देखा जा सकता है। नकारात्मक जोखिम हानिकारक कारक हो सकते हैं जो किसी परियोजना के लिए स्थितियों को प्रभावित कर सकते हैं।

इसलिए, एक बार पहचान के बाद इन पर अंकुश लगाया जाना चाहिए। दूसरी ओर, सकारात्मक जोखिम ग्राहक और प्रबंधन दोनों से स्वीकार्यता ला सकते हैं। सभी जोखिमों को परियोजना प्रबंधक द्वारा संबोधित करने की आवश्यकता है।

निष्कर्ष

एक संगठन जोखिमों को पूरी तरह से खत्म करने या मिटाने में सक्षम नहीं होगा। हर प्रोजेक्ट की व्यस्तता से निपटने के लिए अपने स्वयं के जोखिम होंगे। एक परियोजना शुरू करते समय जोखिम की एक निश्चित डिग्री शामिल होगी।

किसी भी बिंदु पर जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया से समझौता नहीं किया जाना चाहिए, अगर नजरअंदाज करने से हानिकारक प्रभाव पड़ सकता है। संगठन की पूरी प्रबंधन टीम को परियोजना जोखिम प्रबंधन विधियों और तकनीकों के बारे में पता होना चाहिए।

बढ़ी हुई शिक्षा और जोखिम से नुकसान को कम करने के लिए लगातार जोखिम मूल्यांकन सबसे अच्छा तरीका है।

परिचय

जब प्रोजेक्ट प्लानिंग की बात आती है, तो प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित करना सबसे महत्वपूर्ण कदम है। यदि आप यह जानते हुए भी परियोजना शुरू करते हैं कि आपको ग्राहक के अंत में क्या पहुंचाना है और परियोजना की सीमाएँ क्या हैं, तो आपके लिए सफलता की संभावना कम है। अधिकांश उदाहरणों में, आपके पास वास्तव में इस असंगठित दृष्टिकोण के साथ सफलता का कोई मौका नहीं है।

यदि आप प्रोजेक्ट स्कोप परिभाषा में अच्छा काम नहीं करते हैं, तो प्रोजेक्ट निष्पादन के दौरान प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन लगभग असंभव है।

स्कोप परिभाषा का मुख्य उद्देश्य आपकी परियोजना की सीमाओं का स्पष्ट रूप से वर्णन करना है। स्पष्ट रूप से सीमाओं का वर्णन करना परियोजना के लिए पर्याप्त नहीं है। आपको क्लाइंट का एग्रीमेंट भी प्राप्त करना होगा।

इसलिए, परियोजना का परिभाषित दायरा आमतौर पर ग्राहक और सेवा प्रदाता के बीच अनुबंध संबंधी समझौतों में शामिल होता है। SOW, या दूसरे शब्दों में, स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क, एक ऐसा दस्तावेज है।

प्रोजेक्ट स्कोप डेफिनिशन में, स्कोप के दायरे में और दायरे से बाहर के तत्वों को अच्छी तरह से परिभाषित किया जाता है ताकि यह स्पष्ट रूप से समझा जा सके कि प्रोजेक्ट कंट्रोल के तहत क्षेत्र क्या होगा। इसलिए, आपको अधिक तत्वों को विस्तृत तरीके से पहचानना चाहिए और उन्हें दायरे और बाहर के दायरे में विभाजित करना चाहिए।

प्रोजेक्ट स्कोप को कैसे परिभाषित करें

जब परियोजना वित्त पोषित होने वाली होती है, तो परियोजना के लिए निर्धारित वितरण और उद्देश्यों का एक सेट होना चाहिए। इस स्तर पर एक उच्च स्तरीय-गुंजाइश वक्तव्य तैयार किया जा सकता है।

यह उच्च-स्तरीय स्कोप स्टेटमेंट प्रारंभिक दस्तावेजों जैसे SOW से लिया जा सकता है। SOW के अलावा, आपको इस स्तर पर प्रोजेक्ट स्कोप को और अधिक परिभाषित करने के लिए किसी अन्य दस्तावेज़ या जानकारी का उपयोग करने की आवश्यकता है।

यदि आपको लगता है कि आपके पास उच्च-स्तरीय स्कोप स्टेटमेंट के साथ आने के लिए पर्याप्त जानकारी नहीं है, तो आपको आवश्यक जानकारी एकत्र करने के लिए क्लाइंट के साथ मिलकर काम करना चाहिए।

परियोजना के उद्देश्यों को परियोजना के दायरे को परिभाषित करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है। तथ्य की बात के रूप में, परियोजना में प्रत्येक परियोजना उद्देश्य को संबोधित करने वाले एक या अधिक प्रसव होने चाहिए। डिलिवरेबल्स को देखकर, आप वास्तव में परियोजना के दायरे का अनुमान लगा सकते हैं।

एक बार जब आप परियोजना के मुख्य वितरणों को जान लेते हैं, तो परियोजना की अन्य प्रक्रियाओं और विभिन्न पहलुओं के बारे में प्रश्न पूछना शुरू कर दें।

पहले पहचान और स्पष्ट रूप से कार्यक्षेत्र को परिभाषित करना भी आपको एक परियोजना के दायरे को समझने में मदद करता है। जब आप दायरे से बाहर को परिभाषित करते हैं, तो आपको स्वचालित रूप से वास्तविक परियोजना के दायरे का अंदाजा हो जाएगा। इस विधि का पालन करने के लिए, आपको एक निश्चित स्तर तक एक परिभाषित गुंजाइश की आवश्यकता होती है।

जब भी आप स्कोप या आउट-ऑफ-स्कोप के लिए किसी आइटम की पहचान करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे तब और वहाँ दस्तावेज़ित करें। बाद में, आप इन मदों पर फिर से विचार कर सकते हैं और उन पर अधिक विस्तार कर सकते हैं।

एक बार जब आप परियोजना के दायरे को सफलतापूर्वक परिभाषित कर लेते हैं, तो आपको संबंधित और लागू पार्टियों से साइन-ऑफ प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। गुंजाइश के लिए उचित साइन-ऑफ के बिना, परियोजना के अगले चरण, यानी, आवश्यकताओं को इकट्ठा करना, निष्पादन में समस्या हो सकती है।

लक्ष्य में बदलाव

स्कोप रेंगना हर परियोजना के साथ कुछ सामान्य है। यह परियोजना क्षेत्र के वृद्धिशील विस्तार को संदर्भित करता है। अधिकांश समय, क्लाइंट प्रोजेक्ट निष्पादन के दौरान सेवा प्रदाता के पास वापस आ सकता है और अधिक आवश्यकताओं को जोड़ सकता है।

इस तरह की अधिकांश आवश्यकताएं प्रारंभिक आवश्यकताओं में नहीं हैं। परिणामस्वरूप, सेवा प्रदाता की बढ़ती लागत को कवर करने के लिए परिवर्तन अनुरोधों को बढ़ाने की आवश्यकता है।

व्यापार का सामना करना पड़ रेंगना के कारण, तकनीकी गुंजाइश रेंगना भी हो सकता है। प्रोजेक्ट टीम को नई तकनीकों की आवश्यकता हो सकती है ताकि दायरे में कुछ नई आवश्यकताओं को संबोधित किया जा सके।

ऐसे उदाहरणों में, सेवा प्रदाता क्लाइंट के साथ मिलकर काम करना चाहता है और आवश्यक लॉजिस्टिक और वित्तीय व्यवस्था कर सकता है।

निष्कर्ष

प्रोजेक्ट आवश्यकताओं के लिए प्रोजेक्ट स्कोप परिभाषा सबसे महत्वपूर्ण कारक है। सेवा प्रदाताओं के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे क्लाइंट के साथ समझौते में सफलतापूर्वक प्रवेश करने के लिए परियोजना के दायरे को परिभाषित करें।

इसके अतिरिक्त, परियोजना का दायरा सेवा प्रदाता को परियोजना की अनुमानित लागत के बारे में एक विचार देता है। इसलिए, सेवा प्रदाता के प्रॉफिट मार्जिन पूरी तरह से प्रोजेक्ट स्कोप परिभाषा की सटीकता पर निर्भर हैं।

परिचय

किसी भी संगठन द्वारा किए जाने वाले सबसे बड़े निर्णयों में से एक उन परियोजनाओं से संबंधित होगा जो वे शुरू करेंगे। एक बार एक प्रस्ताव प्राप्त हो जाने के बाद, कई कारक हैं जिन पर विचार करने से पहले किसी संगठन को इसे लेने की आवश्यकता होती है।

सबसे व्यवहार्य विकल्प को संगठन के लक्ष्यों और आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए चुना जाना चाहिए। फिर यह कैसे होता है कि आप तय करें कि क्या कोई परियोजना व्यवहार्य है? यदि परियोजना हाथ में लेने योग्य है तो आप यह कैसे तय करेंगे? यह वह जगह है जहाँ परियोजना चयन विधियाँ उपयोग में आती हैं।

इसलिए सही विधि का उपयोग कर एक परियोजना का चयन करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। यह वह है जो अंततः परियोजना को निष्पादित करने के तरीके को परिभाषित करेगा।

लेकिन फिर सवाल यह उठता है कि आप अपने विशेष संगठन के लिए सही कार्यप्रणाली खोजने के बारे में कैसे जाएंगे। इस समय, आपको प्रोजेक्ट चयन मानदंड में सावधानीपूर्वक मार्गदर्शन की आवश्यकता होगी, क्योंकि एक छोटी सी गलती आपके प्रोजेक्ट के लिए हानिकारक हो सकती है, और लंबे समय में, संगठन के रूप में भी।

चयन के तरीके

आधुनिक व्यावसायिक संगठनों द्वारा प्रचलित विभिन्न परियोजना चयन विधियाँ हैं। इन विधियों में अलग-अलग विशेषताएं और विशेषताएं हैं। इसलिए, प्रत्येक चयन विधि विभिन्न संगठनों के लिए सर्वोत्तम है।

हालांकि इन परियोजना चयन विधियों के बीच कई अंतर हैं, आमतौर पर अंतर्निहित अवधारणाएं और सिद्धांत समान हैं।

इस तरह के दो तरीकों का एक चित्रण है (लाभ मापन और विवश अनुकूलन विधियाँ):

चूंकि एक परियोजना के मूल्य की तुलना अन्य परियोजनाओं के मुकाबले करने की आवश्यकता होती है, इसलिए आप लाभ मापन विधियों का उपयोग कर सकते हैं। इसमें विभिन्न तकनीकें शामिल हो सकती हैं, जिनमें से निम्नलिखित सबसे आम हैं:

• आप और आपकी टीम कुछ मानदंडों के साथ आ सकती है, जिन्हें आप अपने आदर्श प्रोजेक्ट उद्देश्यों को पूरा करना चाहते हैं। आप तब प्रत्येक प्रोजेक्ट स्कोर दे सकते हैं, जिसके आधार पर वे इन मानदंडों में से प्रत्येक में रेट करते हैं और फिर उच्चतम स्कोर के साथ प्रोजेक्ट का चयन करते हैं।

• जब डिस्काउंटेड कैश फ्लो विधि की बात आती है, तो किसी प्रोजेक्ट के भविष्य के मूल्य को वर्तमान मूल्य और पैसे पर अर्जित ब्याज पर विचार करके पता लगाया जाता है। परियोजना का वर्तमान मूल्य जितना अधिक होगा, उतना ही आपके संगठन के लिए बेहतर होगा।

• पैसे से प्राप्त रिटर्न की दर वही है जिसे आईआरआर के रूप में जाना जाता है। यहां फिर से, आपको प्रोजेक्ट से उच्च दर की तलाश में रहने की आवश्यकता है।

गणितीय दृष्टिकोण आमतौर पर बड़ी परियोजनाओं के लिए उपयोग किया जाता है। किसी परियोजना को अस्वीकार किया जाना चाहिए या नहीं, इस पर निर्णय लेने के लिए विवश अनुकूलन विधियों में कई गणनाओं की आवश्यकता होती है।

लागत-लाभ विश्लेषण का उपयोग कई संगठनों द्वारा उनके चयन करने में सहायता के लिए किया जाता है। इस विधि से जाने पर, आपको परियोजना के सभी सकारात्मक पहलुओं पर विचार करना होगा जो लाभ हैं और फिर लाभों से नकारात्मक पहलुओं (या लागतों) को घटा दें। विभिन्न परियोजनाओं के लिए आपको प्राप्त परिणामों के आधार पर, आप चुन सकते हैं कि कौन सा विकल्प सबसे अधिक व्यवहार्य और आर्थिक रूप से फायदेमंद होगा।

एक उचित निष्कर्ष पर पहुंचने के लिए इन लाभों और लागतों पर सावधानीपूर्वक विचार किया जाना चाहिए। चयन प्रक्रिया में आप जिन प्रश्नों पर विचार करना चाहते हैं, वे हैं:

• क्या यह निर्णय मुझे लंबे समय में संगठनात्मक मूल्य बढ़ाने में मदद करेगा?

• उपकरण कब तक चलेगा?

• क्या मैं लागतों में कटौती कर सकता हूँ जैसा कि मैंने जाना?

इन विधियों के अलावा, आप अवसर लागत के आधार पर भी विचार कर सकते हैं - किसी भी परियोजना को चुनते समय, आपको उस मुनाफे को ध्यान में रखना होगा जो आप परियोजना के साथ आगे बढ़ने का निर्णय लेते हैं।

लाभ अनुकूलन इसलिए अंतिम लक्ष्य है। आपको उस परियोजना के मुनाफे के बीच अंतर पर विचार करने की आवश्यकता है जिसे आप मुख्य रूप से रुचि रखते हैं और अगले सबसे अच्छा विकल्प।

चुना विधि का कार्यान्वयन

ऊपर वर्णित विधियों को विभिन्न संयोजनों में किया जा सकता है। यह सबसे अच्छा है कि आप अलग-अलग तरीकों की कोशिश करें, क्योंकि इस तरह आप अपने संगठन के लिए कुछ ही पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय कारकों की एक विस्तृत श्रृंखला पर विचार करने का सबसे अच्छा निर्णय लेने में सक्षम होंगे। इसलिए प्रत्येक परियोजना के लिए सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता होगी।

निष्कर्ष

अंत में, आपको यह याद रखना होगा कि ये विधियां समय लेने वाली हैं, लेकिन कुशल व्यावसायिक योजना के लिए बिल्कुल आवश्यक हैं।

शुरुआत से ही एक अच्छी योजना रखना सबसे अच्छा है, विचार करने के लिए और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए मानदंडों की एक सूची के साथ। यह आपको पूरी चयन प्रक्रिया का मार्गदर्शन करेगा और यह भी सुनिश्चित करेगा कि आप सही चुनाव करें।

परिचय

परियोजना प्रबंधक के रूप में, परियोजना प्रबंधक का मुख्य उद्देश्य निर्धारित समय के भीतर और निर्धारित बजट पर परियोजना को वितरित करना है। हालाँकि, यह सब नहीं है जब यह सफलता के मानदंड के लिए आता है।

उपरोक्त शर्तों के अलावा, परियोजना प्रबंधक को ग्राहक के साथ मिलकर काम करने की आवश्यकता होती है और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि परियोजना डिलिवरेबल्स ने ग्राहकों की अपेक्षाओं को पूरा किया है।

प्रोजेक्ट सफलता की कसौटी में कई मापदंड होते हैं।

मुख्य निष्पादन संकेतक

पहली परियोजना सफलता मानदंड व्यवसाय चालकों को ध्यान में रखते हुए परियोजनाओं को वितरित करना है। मुख्य प्रदर्शन संकेतक (KPI) परियोजना को शुरू करने से प्राप्त लाभों को मापने के लिए उपयोग की जाने वाली विधि है।

ये परियोजना के दायरे को एक अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं। प्रदर्शन संकेतक हैं:

• परियोजना की शुरुआत में ग्राहकों द्वारा स्थापित और प्राथमिकता के आधार पर सूचीबद्ध हैं।

• व्यापार उद्देश्यों के साथ संरेखित।

• परियोजना के लिए KPI पर आधारित महत्वपूर्ण निर्णय लेने में सक्षम।

• ग्राहकों द्वारा स्वीकार किए जाने वाले उत्पादों के लिए एक रुख साबित करें।

• यह एक मात्रात्मक विधि है और यह औसत दर्जे का है।

परियोजना की सफलता के लिए, KPI पर आधारित मानदंड पर्याप्त नहीं हैं और लक्ष्य निर्धारित किए जाने की आवश्यकता है। इन सेट लक्ष्यों को अंत में यथार्थवादी और प्राप्त करने की आवश्यकता है।

प्रोजेक्ट सक्सेस क्राइटिया के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर का फैसला

परियोजना की सफलता की कसौटी परियोजना प्रबंधक द्वारा परियोजना में शुरू की गई पहल के साथ शुरू होती है। इससे परियोजना की सफलता के साथ-साथ ग्राहकों की अपेक्षाओं को पूरा करने की संभावना बढ़ जाएगी।

प्रोजेक्ट मैनेजर, जो अपने प्रोजेक्ट को सफल बनाना चाहता है, वह निश्चित रूप से ग्राहकों से फीडबैक मांगेगा।

यह दृष्टिकोण सफल साबित होगा और यदि कोई गलती हुई थी तो यह सीखने की अवस्था होगी। KPI को सफल माना जाने वाले प्रोजेक्ट के लिए व्यावसायिक उद्देश्यों के साथ हाथ से जाने की आवश्यकता है।

ग्राहक की अपेक्षाओं को पूरा करना

अतिरिक्त मील जाना केवल ग्राहक सेवाओं तक ही सीमित नहीं है, यह परियोजना प्रबंधन के लिए भी एक जादुई शब्द है। परियोजना की सफलता की कसौटी के लिए एक शीर्ष सबसे महत्वपूर्ण कारक परियोजना की निर्धारित समय सीमा, बजट और गुणवत्ता को पूरा करके ग्राहकों की अपेक्षाओं को पार करना है।

हालांकि, परियोजना प्रबंधक को यह ध्यान रखने की आवश्यकता है कि यह गलत व्याख्या की जा सकती है और अनावश्यक लागत हो सकती है। मूल विचार से चिपके रहने से बेहतर उत्पाद बनाने के लिए विचार ग्राहक की स्वीकृति के साथ किया जा सकता है। इसके सफल होने के लिए, उचित कार्यान्वयन की आवश्यकता है।

सफलता के कारक

सफलता के कारक एक सफल परियोजना की दिशा में प्रबंधन द्वारा दिए गए योगदान हैं। इन्हें मोटे तौर पर पाँच समूहों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

• The project manager - परियोजना के दौरान उपयोग करने के लिए व्यक्ति को अपने हाथ के नीचे कौशल की एक सरणी की आवश्यकता होती है।

• Project team -टीम को विभिन्न प्रकार के कौशल और अनुभव शामिल करने की आवश्यकता है। एक टीम के रूप में सामूहिक रूप से, उचित मार्गदर्शन के साथ सफलता प्राप्त करना आसान है।

• Project - परियोजना का दायरा और समयरेखा महत्वपूर्ण है।

• Organization - संगठन को परियोजना प्रबंधक और परियोजना टीम दोनों को सहायता प्रदान करने की आवश्यकता है।

• External environment -बाहरी बाधाओं को परियोजना को प्रभावित नहीं करना चाहिए। दैनिक कार्यों को टीम द्वारा नहीं किए जाने की स्थिति में बैक-अप योजनाओं का होना आवश्यक है।

किसी भी परिस्थिति में परियोजना की गुणवत्ता से समझौता नहीं किया जाना चाहिए क्योंकि इससे संभावित ग्राहक दूर हो जाएंगे।

आगे की परियोजना सफलता मानदंड

एक सफल परियोजना के मानदंड केवल ऊपर तक ही सीमित नहीं हैं। हालांकि, निम्नलिखित कुछ अन्य सहायक कारक हैं जिन पर विचार करने की आवश्यकता है जब यह एक सफल परियोजना प्रबंधन और निष्पादन के लिए आता है:

• Negotiations

• उचित और अनुकूल परियोजना योजना

• टीम के सदस्यों को कार्य सौंपना

• सामान्य कार्यों को प्राप्त करने के लिए एक योजना का विकास करना

• जरूरत पड़ने पर समीक्षा करना और काम करना

• कुशलता से परियोजना जोखिम का प्रबंधन

• प्रक्रिया में सुधार के लिए समय आवंटित करना

• लर्निंग कर्व से सीखें

• न केवल मात्रात्मक रूप से बल्कि गुणात्मक रूप से परियोजना के बारे में उचित अनुमान

निष्कर्ष

सफल मानी जाने वाली परियोजना के लिए उचित योजना और प्रबंधन से सहायता की आवश्यकता होती है। ग्राहकों की आवश्यकताओं को पार करने से परियोजना को सफलता मिलेगी।

व्यावसायिक ड्राइवरों को समझना और यह सुनिश्चित करना कि परियोजना व्यवसाय के उद्देश्यों को पूरा करती है, सफलता में भी योगदान करेगी।

व्यापार उद्देश्य के लिए महत्वपूर्ण प्रदर्शन संकेतक को संरेखित करने से न केवल परियोजना प्रबंधकों को ट्रैक रखने में मदद मिलेगी, बल्कि प्रदर्शन को मापने और सुधारने में भी मदद मिलेगी।

परिचय

समय बर्बाद करने के लिए एक भयानक संसाधन है। यह एक परियोजना में सबसे मूल्यवान संसाधन है।

हर डिलीवरी जिसे आप करने वाले हैं, वह समयबद्ध है। इसलिए, उचित समय प्रबंधन के बिना, एक परियोजना एक आपदा की ओर बढ़ सकती है।

जब परियोजना समय प्रबंधन की बात आती है, तो यह केवल परियोजना प्रबंधक का समय नहीं होता है, बल्कि यह परियोजना टीम का समय प्रबंधन होता है।

शेड्यूलिंग प्रोजेक्ट समय के प्रबंधन का सबसे आसान तरीका है। इस दृष्टिकोण में, परियोजना की गतिविधियों का अनुमान है और प्रत्येक गतिविधि के लिए संसाधन उपयोग के आधार पर अवधि का निर्धारण किया जाता है।

अनुमान और संसाधन आवंटन के अलावा, लागत हमेशा समय प्रबंधन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। यह इस तथ्य के कारण है कि शेड्यूल ओवर-रन काफी महंगे हैं।

समय प्रबंधन प्रक्रिया के चरण

परियोजना समय प्रबंधन प्रक्रिया में मुख्य चरण निम्नलिखित हैं। प्रत्येक एक परियोजना में समय प्रबंधन के एक अलग क्षेत्र को संबोधित करता है।

1. गतिविधियों को परिभाषित करना

जब यह एक परियोजना की बात आती है, तो गतिविधियों की पहचान करने के लिए कुछ स्तर होते हैं। सबसे पहले, उच्च-स्तरीय आवश्यकताओं को उच्च-स्तरीय कार्यों या डिलिवरेबल्स में तोड़ दिया जाता है।

फिर, कार्य ग्रैन्युलैरिटी के आधार पर, उच्च-स्तरीय कार्यों / डिलिवरेबल्स को गतिविधियों में तोड़ दिया जाता है और डब्ल्यूबीएस (वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर) के रूप में प्रस्तुत किया जाता है।

2. अनुक्रमण गतिविधियाँ

परियोजना के समय का प्रबंधन करने के लिए, गतिविधि अनुक्रम की पहचान करना महत्वपूर्ण है। पिछले चरण में पहचानी गई गतिविधियों को निष्पादन आदेश के आधार पर अनुक्रमित किया जाना चाहिए।

अनुक्रमण करते समय, गतिविधि पर निर्भरता पर विचार किया जाना चाहिए।

3. गतिविधियों के लिए संसाधन का अनुमान

गतिविधियों के लिए आवश्यक राशि और संसाधनों के प्रकार का आकलन इस चरण में किया जाता है। किसी गतिविधि के लिए आवंटित संसाधनों की संख्या के आधार पर, इसकी अवधि भिन्न होती है।

इसलिए, प्रोजेक्ट प्रबंधन टीम को प्रोजेक्ट समय का सही प्रबंधन करने के लिए संसाधनों के आवंटन के बारे में स्पष्ट समझ होनी चाहिए।

4. अवधि और प्रयास का अनुमान

यह परियोजना नियोजन प्रक्रिया के प्रमुख चरणों में से एक है। चूंकि अनुमान सभी समय (अवधि) के बारे में हैं, इस चरण को उच्च सटीकता के साथ पूरा किया जाना चाहिए।

इस चरण के लिए, कई अनुमान तंत्र हैं, इसलिए आपकी परियोजना को एक उपयुक्त का चयन करना चाहिए।

अधिकांश कंपनियां इस कदम में या तो डब्ल्यूबीएस आधारित अनुमान या फंक्शन पॉइंट आधारित अनुमानों का पालन करती हैं।

एक बार गतिविधि के अनुमान पूरे हो जाने के बाद, कुल परियोजना अवधि निर्धारित करने के लिए परियोजना के महत्वपूर्ण मार्ग की पहचान की जानी चाहिए। यह प्रोजेक्ट टाइम मैनेजमेंट के लिए महत्वपूर्ण इनपुट्स में से एक है।

5. अनुसूची का विकास

एक सटीक शेड्यूल बनाने के लिए, पिछले चरणों के कुछ मापदंडों की आवश्यकता होती है।

गतिविधि अनुक्रम, प्रत्येक गतिविधि की अवधि और प्रत्येक गतिविधि के लिए संसाधन की आवश्यकता / आवंटन सबसे महत्वपूर्ण कारक हैं।

यदि आप इस चरण को मैन्युअल रूप से करते हैं, तो आप बहुत सारे मूल्यवान प्रोजेक्ट प्लानिंग को समाप्त कर सकते हैं। Microsoft प्रोजेक्ट जैसे कई सॉफ़्टवेयर पैकेज हैं, जो विश्वसनीय और सटीक प्रोजेक्ट शेड्यूल विकसित करने में आपकी सहायता करेंगे।

अनुसूची के भाग के रूप में, आप गतिविधियों और मील के पत्थर पर दृष्टि रखने के लिए एक गैंट चार्ट विकसित करेंगे।

6. अनुसूची नियंत्रण

मूल अनुसूची में बदलाव के बिना व्यावहारिक दुनिया में किसी भी परियोजना को निष्पादित नहीं किया जा सकता है। इसलिए, चल रहे परिवर्तनों के साथ अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल को अपडेट करना आपके लिए आवश्यक है।

निष्कर्ष

समय प्रबंधन एक परियोजना प्रबंधक की एक महत्वपूर्ण जिम्मेदारी है। परियोजना प्रबंधक को समय प्रबंधन के लिए एक मजबूत कौशल और समझ से लैस होना चाहिए।

कई समय प्रबंधन तकनीकें हैं जिन्हें प्रबंधन सिद्धांतों और सर्वोत्तम प्रथाओं में एकीकृत किया गया है।

एक उदाहरण के रूप में, एजाइल / स्क्रैम परियोजना प्रबंधन शैली में समय प्रबंधन के लिए अपनी तकनीक है।

इसके अलावा, यदि आप समय प्रबंधन को अधिक से अधिक गहराई में सीखने के इच्छुक हैं, तो आप हमेशा प्रतिष्ठित और सम्मानित समय प्रबंधन प्रशिक्षकों में से एक के प्रशिक्षण पाठ्यक्रम में प्रवेश कर सकते हैं।

परिचय

एक परियोजना में कई लॉजिस्टिक तत्व होते हैं। विभिन्न टीम के सदस्य प्रत्येक तत्व के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार होते हैं और कभी-कभी, संगठन के पास कुछ लॉजिस्टिक क्षेत्रों के प्रबंधन के लिए एक तंत्र भी हो सकता है।

जब यह कार्यबल प्रबंधन परियोजना की बात आती है, तो यह एक परियोजना या संगठन के सभी लॉजिस्टिक पहलुओं को एक सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन के माध्यम से प्रबंधित करने के बारे में है। आमतौर पर, इस सॉफ्टवेयर में एक वर्कफ़्लो इंजन होता है जो उनमें परिभाषित होता है। तो, सभी लॉजिस्टिक प्रोसेस वर्कफ़्लो इंजन में होते हैं।

परियोजना कार्यबल प्रबंधन सॉफ्टवेयर या इसी तरह के वर्कफ़्लो इंजन द्वारा नियंत्रित किए जाने वाले नियमित और सबसे सामान्य प्रकार के कार्य निम्नलिखित हैं:

• योजना और परियोजना कार्यक्रम और मील के पत्थर की निगरानी।

• परियोजनाओं की लागत और राजस्व पहलुओं पर नज़र रखना।

• संसाधन का उपयोग और निगरानी।

• परियोजना प्रबंधन के अन्य प्रबंधन पहलू।

सॉफ्टवेयर उपयोग के कारण, परियोजना प्रबंधकों के लिए बहुत सारे प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो प्रबंधन कार्य पूरी तरह से स्वचालित हो सकते हैं। यह प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए उच्च दक्षता लौटाता है जब यह प्रोजेक्ट ट्रैकिंग उद्देश्यों के लिए आता है।

विभिन्न ट्रैकिंग तंत्रों के अलावा, परियोजना कार्यबल प्रबंधन सॉफ्टवेयर परियोजना टीम के लिए एक डैशबोर्ड भी प्रदान करता है। डैशबोर्ड के माध्यम से, परियोजना टीम में परियोजना तत्वों की समग्र प्रगति के बारे में एक नज़र है।

कार्यकारी मीटिंग के दौरान प्रत्येक प्रोजेक्ट की प्रगति को ट्रैक करने के लिए ऊपरी प्रबंधन के लिए डैशबोर्ड भी एक शानदार जगह है।

अधिकांश समय, प्रोजेक्ट वर्कफोर्स प्रबंधन सॉफ्टवेयर मौजूदा विरासत सॉफ्टवेयर सिस्टम जैसे ईआरपी सिस्टम के साथ काम कर सकता है। यह आसान एकीकरण संगठन को प्रबंधन उद्देश्यों के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम के संयोजन का उपयोग करने की अनुमति देता है।

पारंपरिक प्रबंधन बनाम परियोजना कार्यबल प्रबंधन

पारंपरिक प्रबंधन और परियोजना वर्कफ़्लो प्रबंधन में महत्वपूर्ण अंतर हैं। संचालन और प्रबंधन की बात करें तो कम से कम तीन मुख्य अंतर हैं। निम्नलिखित तीन मुख्य अंतर हैं:

1. एक ग्राफिकल वर्कफ़्लो

सभी प्रक्रियाओं का प्रबंधन एक ग्राफिकल वर्कफ़्लो इंजन के माध्यम से किया जाता है। इसमें उपयोगकर्ता परियोजना में शामिल विभिन्न प्रक्रियाओं को डिजाइन, नियंत्रण और ऑडिट कर सकते हैं।

ग्राफिकल वर्कफ़्लो सिस्टम के उपयोगकर्ताओं के लिए काफी आकर्षक है और उपयोगकर्ताओं को वर्कफ़्लो इंजन का एक स्पष्ट विचार रखने की अनुमति देता है।

2. काम टूटने संरचनाओं और संगठन:

प्रोजेक्ट वर्कफोर्स प्रबंधन कार्य विखंडन संरचना और उसी के संगठन के लिए सुविधा प्रदान करता है। उपयोगकर्ता काम के टूटने के ढांचे को बना, प्रबंधित, संपादित और रिपोर्ट कर सकते हैं।

ये कार्य विखंडन संरचनाएं अलग-अलग अमूर्त स्तरों में की जाती हैं, इसलिए ऐसी से संबंधित जानकारी को किसी भी स्तर पर ट्रैक किया जा सकता है।

आमतौर पर, परियोजना कार्यबल प्रबंधन के पास पदानुक्रम की मंजूरी होती है। इसलिए, बनाया गया प्रत्येक वर्कफ़्लो एक संगठनात्मक या परियोजना मानक बनने से पहले कई सत्यापनों से गुजरेगा। यह संगठन को प्रक्रिया की अक्षमताओं को कम करने में मदद करता है, क्योंकि यह कई हितधारकों द्वारा लेखा परीक्षित है।

3. कनेक्टेड वित्तीय, कार्यबल और परियोजना प्रक्रिया

परियोजना कार्यबल प्रबंधन सॉफ्टवेयर में, सब कुछ बड़े करीने से जुड़ा हुआ है। एक बार कार्यबल और बिलिंग प्रबंधन सॉफ्टवेयर एकीकृत होने के बाद, यह संगठन को सभी आवश्यक जानकारी और प्रबंधन सुविधाएं प्रदान करता है।

इन सभी प्रक्रियाओं की एकीकृत प्रकृति के कारण, प्रबंधन और ट्रैकिंग कार्य केंद्रीकृत हैं। यह उच्च प्रबंधन को परियोजना की गतिविधियों के बारे में एकीकृत दृष्टिकोण रखने की अनुमति देता है।

निष्कर्ष

परियोजना वर्कफ़्लो प्रबंधन परियोजना के विभिन्न पहलुओं के प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। यदि परियोजना जटिल है, तो परियोजना कार्यबल प्रबंधन से परिणाम अधिक प्रभावी हो सकते हैं।

सरल परियोजनाओं या छोटे संगठनों के लिए, परियोजना वर्कफ़्लो प्रबंधन अधिक मूल्य नहीं जोड़ सकता है। यह इस तथ्य के कारण है कि जब प्रबंधन प्रक्रियाओं की बात आती है तो छोटे संगठनों या परियोजनाओं के पास एक महत्वपूर्ण ओवरहेड नहीं होता है।

परियोजना वर्कफ़्लो प्रबंधन के लिए बाजार में कई सॉफ्टवेयर सिस्टम हैं, लेकिन कई मामलों में, ऐसे तैयार किए गए समाधानों को अपनाने के लिए संगठन बहुत ही अनोखे हैं।

इसलिए, संगठन को उनके लिए कस्टम प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो प्रबंधन सिस्टम विकसित करने के लिए सॉफ़्टवेयर डेवलपमेंट कंपनियां मिलती हैं। यह कंपनी के लिए सबसे अच्छा प्रोजेक्ट वर्कफोर्स मैनेजमेंट सिस्टम हासिल करने का सबसे उपयुक्त तरीका साबित हुआ है।

परिचय

चूंकि परियोजना प्रबंधन एक व्यावसायिक संगठन के मुख्य कार्यों में से एक है, इसलिए परियोजना प्रबंधन कार्य को सॉफ्टवेयर द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए। सॉफ्टवेयर के जन्म से पहले, परियोजना प्रबंधन पूरी तरह से कागजात के माध्यम से किया गया था। इसने अंततः बहुत सारे कागज़ात दस्तावेज तैयार किए और उन जानकारियों के लिए खोज की जो सुखद अनुभव नहीं था।

एक बार जब व्यापार संगठनों के लिए एक सस्ती लागत के लिए सॉफ्टवेयर उपलब्ध हो गया, तो सॉफ्टवेयर विकास कंपनियों ने परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर विकसित करना शुरू कर दिया। यह सभी उद्योगों के बीच काफी लोकप्रिय हो गया और इन सॉफ्टवेयरों को परियोजना प्रबंधन समुदाय द्वारा जल्दी अपना लिया गया।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के प्रकार

1 - डेस्कटॉप

प्रोजेक्ट मैनेजर्स के लिए दो तरह के प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर उपलब्ध हैं। इस तरह के सॉफ्टवेयर की पहली श्रेणी डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर है। इस प्रकार के लिए Microsoft प्रोजेक्ट एक अच्छा उदाहरण है। आप MS Project का उपयोग करके अपनी पूरी परियोजना का प्रबंधन कर सकते हैं, लेकिन जब सहयोग की आवश्यकता हो, तो आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को दूसरों के साथ साझा करना होगा।

सभी अपडेट एक ही दस्तावेज़ को संबंधित पक्षों द्वारा समय-समय पर किया जाना चाहिए। इसलिए, ऐसे डेस्कटॉप प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की सीमाएँ हैं जब इसे एक से अधिक लोगों द्वारा अद्यतन और रखरखाव किया जाना चाहिए।

2 - वेब आधारित

उपरोक्त मुद्दे के समाधान के रूप में, वेब-आधारित परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर पेश किया गया था। इस प्रकार के साथ, उपयोगकर्ता वेब एप्लिकेशन तक पहुंच सकते हैं और परियोजना प्रबंधन से संबंधित गतिविधियों को पढ़, लिख या बदल सकते हैं।

यह विभागों और भौगोलिक क्षेत्रों में वितरित परियोजनाओं के लिए एक अच्छा समाधान था। इस तरह, परियोजना के सभी हितधारकों के पास किसी भी समय परियोजना विवरण तक पहुंच होती है। विशेष रूप से, यह मॉडल वर्चुअल टीमों के लिए सबसे अच्छा है जो इंटरनेट पर काम करते हैं।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लक्षण

जब परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर चुनने की बात आती है, तो विचार करने के लिए कई चीजें हैं। सभी परियोजनाएँ परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर द्वारा दी जाने वाली सभी सुविधाओं का उपयोग नहीं कर सकती हैं।

इसलिए, आपके लिए एक का चयन करने का प्रयास करने से पहले आपको अपनी परियोजना आवश्यकताओं की अच्छी समझ होनी चाहिए। परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के सबसे महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं:

1 - सहयोग

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर को टीम सहयोग की सुविधा प्रदान करनी चाहिए। इसका मतलब यह है कि परियोजना के संबंधित हितधारक जब चाहे तब परियोजना दस्तावेजों तक पहुंच और अद्यतन कर सकते हैं।

इसलिए, परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर को परियोजना हितधारकों के लिए भव्य स्तर तक पहुँच नियंत्रण और प्रमाणीकरण प्रबंधन होना चाहिए।

2 - निर्धारण

शेड्यूलिंग मुख्य विशेषताओं में से एक है जिसे परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर द्वारा प्रदान किया जाना चाहिए। आमतौर पर, आधुनिक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर गैंट चार्ट बनाने की क्षमता प्रदान करता है जब यह गतिविधि निर्धारण के लिए आता है।

In addition to this, activity dependencies can also be added to the schedules, so such software will show you the project critical path and later changes to the critical path automatically.

Baselining is also a useful feature offered by project management software. Usually, a project is basedlined when the requirements are finalized.

When requirements are changed and new requirements are added to the project later, project management team can compare the new schedule with the baseline schedule automatically to understand the project scope and cost deviations.

3 - Issue Tracking

During the project life cycle, there can be many issues related to project that needs constant tracking and monitoring. Software defects is one of the good examples for this.

Therefore, the project management software should have features to track and monitor the issues reported by various stakeholders of the project.

4 - Project Portfolio Management

Project portfolio management is one of the key aspects when an organization has engaged in more than one project. The organization should be able measure and monitor multiple projects, so the organization knows how the projects progress overall.

If you are a small company with only a couple of projects, you may not want this feature. In such case, you should select project management software without project portfolio management, as such features could be quite expensive for you.

5 - Document Management

A project has many documents in use. Most of these documents should be accessible to the stakeholders of the project. Therefore, the project management software should have a document management facility with correct access control system.

In addition to this, documents need to be versioned whenever they are updated. Therefore, the document management feature should support document versioning as well.

6 - Resource Management

Resource management of the project is one of the key expectations from project management software. This includes both human resources and other types.

The project management software should show the utilization of each resource throughout the entire project life cycle.

Conclusion

Modern project management practice requires the assistance of project management software. The modern project management practice is complicated to an extent that it cannot operate without the use of software.

When choosing the correct project management software for your purpose, you need to evaluate the characteristics of software and match with your project management requirements.

Never choose one with more feature than you require, as usually project management software come with a high price tag. In addition, having more than the required features could make confusions when using the software in practice.

Introduction

Quality is an important factor when it comes to any product or service. With the high market competition, quality has become the market differentiator for almost all products and services.

Therefore, all manufacturers and service providers out there constantly look for enhancing their product or the service quality.

In order to maintain or enhance the quality of the offerings, manufacturers use two techniques, quality control and quality assurance. These two practices make sure that the end product or the service meets the quality requirements and standards defined for the product or the service.

There are many methods followed by organizations to achieve and maintain required level of quality. Some organizations believe in the concepts of Total Quality Management (TQM) and some others believe in internal and external standards.

The standards usually define the processes and procedures for organizational activities and assist to maintain the quality in every aspect of organizational functioning.

When it comes to standards for quality, there are many. ISO (International Standards Organization) is one of the prominent bodies for defining quality standards for different industries.

Therefore, many organizations try to adhere to the quality requirements of ISO. In addition to that, there are many other standards that are specific to various industries.

As an example, SEI-CMMi is one such standard followed in the field of software development.

Since standards have become a symbol for products and service quality, the customers are now keen on buying their product or the service from a certified manufacturer or a service provider.

Therefore, complying with standards such as ISO has become a necessity when it comes to attracting the customers.

Quality Control

Many people get confused between quality control (QC) and quality assurance (QA). Let's take a look at quality control function in high-level.

As we have already discussed, organizations can define their own internal quality standards, processes and procedures; the organization will develop these over time and then relevant stakeholders will be required to adhere by them.

The process of making sure that the stakeholders are adhered to the defined standards and procedures is called quality control. In quality control, a verification process takes place.

Certain activities and products are verified against a defined set of rules or standards.

Every organization that practices QC needs to have a Quality Manual. The quality manual outlines the quality focus and the objectives in the organization.

The quality manual gives the quality guidance to different departments and functions. Therefore, everyone in the organization needs to be aware of his or her responsibilities mentioned in the quality manual.

Quality Assurance

Quality Assurance is a broad practice used for assuring the quality of products or services. There are many differences between quality control and quality assurance.

In quality assurance, a constant effort is made to enhance the quality practices in the organization.

Therefore, continuous improvements are expected in quality functions in the company. For this, there is a dedicated quality assurance team commissioned.

Sometimes, in larger organizations, a 'Process' team is also allocated for enhancing the processes and procedures in addition to the quality assurance team.

Quality assurance team of the organization has many responsibilities. First and foremost responsibility is to define a process for achieving and improving quality.

Some organizations come up with their own process and others adopt a standard processes such as ISO or CMMi. Processes such as CMMi allow the organizations to define their own internal processes and adhere by them.

Quality assurance function of an organization uses a number of tools for enhancing the quality practices. These tools vary from simple techniques to sophisticated software systems.

The quality assurance professionals also should go through formal industrial trainings and get them certified. This is especially applicable for quality assurance functions in software development houses.

Since quality is a relative term, there is plenty of opportunity to enhance the quality of products and services.

The quality assurance teams of organizations constantly work to enhance the existing quality of products and services by optimizing the existing production processes and introducing new processes.

Conclusion

When it comes to our focus, we understand that quality control is a product-oriented process. When it comes to quality assurance, it is a process-oriented practice.

When quality control makes sure the end product meets the quality requirements, quality assurance makes sure that the process of manufacturing the product does adhere to standards.

Therefore, quality assurance can be identified as a proactive process, while quality control can be noted as a reactive process.

Introduction

RACI denotes Responsible, Accountable, Consulted and Informed, which are four parameters used in a matrix used in decision making. RACI chart tool outlines the activities undertaken within an organization to that of the people or roles.

In an organization, people can be allocated or assigned to specific roles for which they are responsible, accountable, consulted or informed.

RACI chart tool is a great tool when it comes to identifying employee roles within an organization. This tool can be successfully used when there is role confusion within the company. Role confusion may lead to unproductive work culture.

Parameters in RACI Chart Tool

RACI chart tool represents four parameters as we have already noted in the Introduction. Following are the meanings for each of these parameters:

• Responsible: This is a person, who performs a task or work and he/she is responsible for the work.

• Accountable: Primarily the person in charge of the task or work.

• Consulted: Person, who gives feedback, contribute as and when required.

• Informed: Person in charge who needs to know the action or decision taken.

A sample RACI tool

Benefits of a RACI Chart Tool

Following are the well-noted benefits of this tool for the business organizations:

• Identifying the workload that have been assigned to specific employees or departments

• Making sure that the processes are not overlooked

• Ensuring that new recruits are explained of their roles and responsibilities

• Finding the right balance between the line and project responsibilities

• Redistributing work between groups to get the work done faster

• Open to resolving conflicts and discussions

• Documenting the roles and responsibilities of the people within the organization

How is RACI Chart Tool Used?

Identifying key functions and processes within an organization is the first step towards using the RACI chart tool. Then, the organization needs to outline the activities that take place and should avoid any miscellaneous activities.

Following are the detailed steps for using RACI chart tool:

• Explain each activity that had taken place.

• Create phrases to indicate the result of the decision made.

• Decisions and activities need to be applied to the role rather than targeting the person.

• Create a matrix, which represents the roles and activities and enter the RACI Code created.

Once all the relevant data have been collated and input onto the RACI chart tool, any discrepancies need to be resolved.

Changing Management Issues

The primary reason for creating a RACI chart tool is to resolve organizational issues. It looks at three main factors:

• Role conception: The attitude or thinking of people towards their work roles

• Role expectation: The expectation of a person with regards to another person's job role.

• Role behavior: The activities of people in their job function.

ये तीन अवधारणाएं प्रबंधन को उन भ्रांतियों की पहचान करने में मदद करती हैं जो लोगों को अपनी नौकरी की भूमिकाओं के प्रति होती हैं।

रोल कन्फ्यूजन की वजह

यद्यपि RACI चार्ट टूल का उपयोग करके भूमिका भ्रम को हल किया जा सकता है, लेकिन इस तरह के भ्रम के कारणों की पहचान करना हमेशा एक अच्छा विचार है। यह संगठन को भविष्य में होने वाली ऐसी स्थितियों से बचने में मदद करता है।

भूमिका भ्रम के कुछ कारण निम्नलिखित हैं:

• काम का बेहतर संतुलन

• खाली समय

• गेंद पर पास होना, गैर जिम्मेदाराना होना

• उलझन में है कि कौन निर्णय लेता है

• अप्रभावी संचार

• De-motivation

• गैर-जरूरी समय बनाने और इसमें भाग लेने से बेकार समय भरना

• किसी के परेशान रवैये के बाद से परवाह न करें

RACI चार्ट टूल का उपयोग कब करें?

RACI चार्ट टूल का उपयोग निम्नलिखित परिस्थितियों में सफलतापूर्वक किया जा सकता है।

• कर्मचारियों के लिए कार्य प्रक्रिया के आसपास भूमिका और जिम्मेदारियों की स्पष्ट समझ प्राप्त करना।

• एक विभाग के भीतर विभागों और जिम्मेदारियों के बीच कार्य की समझ में सुधार करने के लिए।

• टीम के सदस्यों की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिए, जो एक परियोजना पर काम कर रहे हैं।

आरएसीआई चार्ट टूल को डिजाइन करते समय कदम उठाए गए

• आरएसीआई चार्ट टूल को डिजाइन करने की दिशा में पहला कदम यह है कि प्रबंधन को उस प्रक्रिया या फ़ंक्शन की पहचान करनी होगी जो मुद्दों का सामना करता है। प्रक्रिया या सुविधा को उसकी आवश्यकताओं और उद्देश्यों के संदर्भ में पूरी तरह से जांच करने की आवश्यकता है।

• भूमिकाओं या नौकरी के कार्यों को इस संदर्भ में पहचानने की जरूरत है कि कौन लोग प्रभावित होंगे और कौन परिवर्तन लागू करेगा।

• बनाई जाने वाली भूमिकाओं में इसका मालिक होगा। प्रबंधन को प्रत्येक व्यक्ति को एक भूमिका सौंपने की आवश्यकता है।

• पहचानें कि किसकी R भूमिका (जिम्मेदार) है और फिर उसे A, C और I. RACI के संदर्भ में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। RACI चार्ट टूल इस तरह से काम नहीं करते हैं कि एक ही चीज़ के लिए दो लोगों को जिम्मेदार (R) ठहराया जाएगा।

• समीक्षा करने की आवश्यकता है ताकि प्रक्रिया में कोई डुप्लिकेट न हो।

निष्कर्ष

आरएसीआई चार्ट टूल एक उपयोगी और प्रभावी निर्णय लेने वाला उपकरण है जो भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करने में मदद करता है। इसका उपयोग संगठनात्मक भूमिकाओं की अक्षमताओं की पहचान करने के लिए किया जाता है।

यह विभागों या व्यक्तियों के बीच उत्पन्न होने वाले किसी भी कार्यात्मक मुद्दों को हल करने में मदद करता है।

आरएसीआई चार्ट टूल का मुख्य उद्देश्य भूमिका भ्रम को समाप्त करना है और उत्पाद या सेवा को सफलतापूर्वक ग्राहक तक पहुंचाने और दीर्घकालिक संगठनात्मक उद्देश्यों में योगदान करने में सक्षम होना है।

परिचय

पुरस्कार और मान्यता को शक्तिशाली उपकरण माना जाता है, जिसका उपयोग संगठन द्वारा अपने कर्मचारियों को प्रेरित करने के लिए किया जाता है।

पुरस्कार और मान्यता पारिश्रमिक आधारित प्रणाली है, जिसमें बोनस, भत्ते, भत्ते और प्रमाण पत्र शामिल हैं।

पारिश्रमिक विधियों के प्रकार

अक्सर लोग इस धारणा के तहत होते हैं कि कंपनियां केवल पारिश्रमिक-आधारित प्रणाली की पेशकश करती हैं और कर्मचारियों के प्रदर्शन को नहीं पहचानती हैं। यह मामला नहीं है।

एक संगठन में, आपको नियमित मुआवजे के अलावा प्रेरणा को बढ़ावा देने के लिए निम्नलिखित सिस्टम मिलेंगे।

• पारिश्रमिक का भुगतान

• गैर-वित्तीय लाभ

• विकल्प साझा करें

पुरस्कार के तरीके

पुरस्कार के सामान्य तरीके निम्नलिखित हैं जो आधुनिक व्यापारिक संगठनों में पाए जा सकते हैं। हालांकि इन सभी इनाम विधियों का उपयोग एक ही कंपनी द्वारा नहीं किया जाता है, फिर भी कंपनी कंपनी की संस्कृति और अन्य कंपनी के लक्ष्यों के अनुरूप सर्वोत्तम इनाम के तरीके अपना सकती हैं।

एक उदाहरण के रूप में, कुछ कंपनियां कर्मचारियों को सभी लाभ वित्तीय के रूप में देना पसंद करती हैं, जबकि अन्य कंपनियां कर्मचारियों को अन्य लाभ जैसे बीमा, बेहतर कामकाजी वातावरण, आदि देना पसंद करती हैं।

मूल वेतन

वेतन एक आवश्यक कारक है, जो नौकरी की संतुष्टि और प्रेरणा से निकटता से संबंधित है। यद्यपि भुगतान एक पुरस्कार नहीं हो सकता है क्योंकि यह एक स्थिर राशि है, जिसे हर महीने एक कर्मचारी को भुगतान किया जाएगा, यह समान कार्य कम भुगतान किए जाने पर इनाम के रूप में माना जाएगा।

अतिरिक्त घंटे के पुरस्कार

यह ओवरटाइम के समान है। हालांकि, कर्मचारियों को यह भुगतान किया जाता है अगर वे अतिरिक्त घंटों में काम करने के लिए अतिरिक्त समय के काम पर या ओवरटाइम घंटों के शीर्ष पर लंबे समय तक काम करते हैं।

आयोग

कई संगठन अपने द्वारा उत्पन्न बिक्री के आधार पर बिक्री कर्मचारियों को कमीशन का भुगतान करते हैं। आयोग सफल बिक्री की संख्या और उनके द्वारा किए गए कुल व्यावसायिक राजस्व पर आधारित है। यह प्रोत्साहन का एक लोकप्रिय तरीका है।

बोनस

बोनस उन कर्मचारियों को भुगतान किया जाएगा, जो अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा करते हैं। इसका उद्देश्य कर्मचारियों को अपने प्रदर्शन में सुधार करना और कड़ी मेहनत करना है।

प्रदर्शन से संबंधित भुगतान

यह आम तौर पर उन कर्मचारियों को भुगतान किया जाता है, जो अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा या पार कर चुके हैं। इनाम की इस पद्धति को टीम या विभाग स्तर पर मापा जा सकता है।

लाभ संबंधित वेतन

यदि कोई संगठन लाभ की स्थिति में आ रहा है, तो संबंधित वेतन का लाभ जुड़ा होता है। यदि संगठन अपेक्षित लाभ से अधिक हो रहा है, तो कर्मचारियों को एक अतिरिक्त राशि मिलती है जिसे वेतन के एक चर घटक के रूप में परिभाषित किया गया है।

परिणाम द्वारा भुगतान

यह लाभ से संबंधित वेतन के समान है। यह इनाम संगठन द्वारा उत्पन्न बिक्री और कुल राजस्व की संख्या पर आधारित है।

टुकड़ा दर इनाम

टुकड़ा दर इनाम सीधे उत्पादन से संबंधित है। कर्मचारियों को उनके द्वारा उत्पादित 'टुकड़ों' की संख्या पर भुगतान किया जाता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि गुणवत्ता मानकों को पूरा किया जा रहा है, इन टुकड़ों का बारीकी से निरीक्षण किया जाएगा।

मान्यता

कर्मचारी हमेशा अकेले मौद्रिक मूल्य से प्रेरित नहीं होंगे। उन्हें प्रेरित होने और अपने काम में अच्छा प्रदर्शन करने के लिए मान्यता की आवश्यकता होती है।

नौकरी संवर्धन

यह एक सामान्य प्रकार की मान्यता है जिसका उद्देश्य कर्मचारियों को प्रेरित करना है। नौकरी संवर्धन अधिक चुनौतीपूर्ण कार्यों को कर्मचारी द्वारा निष्पादित दिन-प्रतिदिन के कार्यों में शामिल करने की अनुमति देता है।

रोजाना इसी तरह काम करना कर्मचारियों के लिए नीरस साबित हो सकता है। इसलिए, ब्याज की कमी और प्रदर्शन में गिरावट होगी।

कार्यावर्तन

नौकरी संवर्धन के विपरीत, नौकरी रोटेशन विभिन्न कार्यों के बीच कर्मचारियों को स्थानांतरित करने को संदर्भित करता है। यह उन्हें अधिक अनुभव और उपलब्धि की भावना देगा।

टीम वर्क

टीम वर्क को मान्यता के रूप में भी माना जाता है। टीम के सदस्यों के बीच टीमवर्क बनाने से काम में प्रदर्शन में सुधार होगा। काम पर सामाजिक रिश्ते किसी भी संगठन के लिए आवश्यक हैं।

स्वस्थ सामाजिक रिश्तों को कर्मचारियों की मान्यता माना जाता है। इससे उनका मनोबल और प्रदर्शन बेहतर होता है।

अधिकारिता

सशक्तिकरण से तात्पर्य है जब कर्मचारियों को कुछ निर्णय लेने का अधिकार दिया जाता है। यह निर्णय लेने का अधिकार केवल दिन-प्रतिदिन के कार्यों तक ही सीमित है।

कर्मचारियों को अधिकार और शक्ति देकर गलत निर्णय लिए जा सकते हैं जिससे कंपनी का खर्च होगा। सशक्तिकरण दिन-प्रतिदिन के कार्य प्राधिकरण से संबंधित नहीं होगा। यह कर्मचारियों को अधिक जिम्मेदार, सतर्क और उनके प्रदर्शन को बढ़ाएगा।

प्रशिक्षण

कई संगठन प्रशिक्षण पर अधिक जोर देते हैं। इसे कर्मचारियों के लिए मान्यता माना जाता है। प्रशिक्षण नौकरी प्रशिक्षण से लेकर व्यक्तिगत विकास प्रशिक्षण तक भिन्न हो सकते हैं।

प्रशिक्षण कार्यशालाएं जैसे कि ट्रेनर को प्रशिक्षित करना या प्रबंधक बनना कैसे कर्मचारियों को नौकरी की भूमिकाओं को बदलने का मौका देगा और इससे उनकी प्रेरणा के स्तर में वृद्धि होगी।

पुरस्कार

यह फिर से एक महत्वपूर्ण प्रकार की मान्यता है जो कर्मचारियों को दी जाती है, जो बेहतर प्रदर्शन करते हैं। संगठनों ने पुरस्कार प्रणालियों को पेश किया है जैसे कि महीने का सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन , आदि और ये सभी कर्मचारियों को बेहतर प्रदर्शन करने के लिए प्रेरित करेंगे।

निष्कर्ष

कर्मचारियों के बीच प्रदर्शन और मनोबल को बढ़ावा देने की कोशिश करते समय पुरस्कार और मान्यताएं समान रूप से महत्वपूर्ण हैं। कर्मचारियों को प्रेरित करने के लिए उपरोक्त विधियों का उपयोग किया जा सकता है।

चूँकि सभी विधियाँ एक ही संगठन पर लागू नहीं हो सकती हैं, इसलिए संगठनों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे संगठन के अनुकूल सर्वोत्तम पुरस्कार चुनें।

परिचय

जब यह किसी भी प्रकार की परियोजना की बात आती है, तो आवश्यकता संग्रह एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। आवश्यकताएँ संग्रह न केवल परियोजना के लिए महत्वपूर्ण है, बल्कि यह परियोजना प्रबंधन कार्य के लिए भी महत्वपूर्ण है।

परियोजना के लिए, यह समझना कि परियोजना आखिरकार क्या वितरित करेगी, इसकी सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। आवश्यकताओं के माध्यम से, परियोजना प्रबंधन परियोजना की अंतिम डिलीवरी और यह निर्धारित कर सकता है कि ग्राहक की विशिष्ट आवश्यकताओं का पता कैसे दिया जाए।

हालांकि आवश्यकताओं का संग्रह काफी सीधा दिखता है; आश्चर्यजनक रूप से, यह प्रोजेक्ट चरणों में से एक है, जहां अधिकांश परियोजनाएं गलत पैर से शुरू होती हैं। सामान्य तौर पर, असफल या अपर्याप्त आवश्यकताओं के एकत्र होने के कारण असफल परियोजनाओं में से अधिकांश विफल हो गए हैं। हम इस पर निम्नलिखित अनुभाग में चर्चा करेंगे।

निम्नलिखित चित्रण यह दर्शाता है कि किसी परियोजना में आवश्यकताओं का संग्रह कहाँ आता है:

आवश्यकताओं का महत्व

एक उदाहरण के रूप में एक सॉफ्टवेयर विकास परियोजना लेते हैं। एक बार परियोजना शुरू होने के बाद, व्यापार विश्लेषक टीम आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की जल्दी में है। बीए (व्यापार विश्लेषक) टीम परियोजना आवश्यकताओं को पकड़ने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग करती है और फिर परियोजना टीम के लिए आवश्यकताओं को पारित करती है। एक बार व्यावसायिक आवश्यकताओं को तकनीकी आवश्यकताओं में बदल दिया जाता है, तो कार्यान्वयन शुरू हो जाता है।

यद्यपि उपरोक्त चक्र बिल्कुल सामान्य और परेशानी मुक्त दिखता है, वास्तविकता कुछ अलग है। ज्यादातर मामलों में, बीए टीम परियोजना से संबंधित सभी आवश्यकताओं को पकड़ने में असमर्थ है। वे हमेशा आवश्यकताओं के एक हिस्से की अनदेखी करते हैं। परियोजना के निर्माण के दौरान, आमतौर पर ग्राहक परियोजना की आवश्यकताओं के अंतराल को पहचानता है।

परियोजना की टीम को इन लापता आवश्यकताओं को बिना किसी अतिरिक्त ग्राहक भुगतान या क्लाइंट अनुमोदित परिवर्तन अनुरोधों के साथ लागू करना होगा। यदि यह बीए टीम की गलती थी, तो सेवा प्रदाता को लापता आवश्यकताओं को लागू करने के लिए लागत को अवशोषित करना पड़ सकता है। ऐसे उदाहरणों में, यदि लापता आवश्यकताओं के प्रयास का परियोजना की लागत पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है, तो परियोजना सेवा प्रदाता के लिए वित्तीय हानि हो सकती है।

इसलिए, आवश्यकता संग्रह प्रक्रिया किसी भी परियोजना का सबसे महत्वपूर्ण चरण है।

आवश्यकताएँ संग्रह के लिए प्रक्रिया

आवश्यकताओं के संग्रह के उद्देश्य के लिए, व्यापार विश्लेषकों द्वारा उपयोग किए जाने वाले कुछ तरीके हैं। ये विधियां आमतौर पर एक परियोजना से दूसरे और एक ग्राहक संगठन से दूसरे में भिन्न होती हैं।

आमतौर पर एक नई प्रणाली के लिए आवश्यकताओं को सिस्टम के संभावित अंतिम उपयोगकर्ताओं से इकट्ठा किया जाता है। इन संभावित एंड-यूजर्स की जरूरतों को इकट्ठा करने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले तरीके एंड-यूजर्स की प्रकृति के आधार पर अलग-अलग होते हैं। एक उदाहरण के रूप में, यदि अंत-उपयोगकर्ताओं की एक बड़ी संख्या है, तो कार्यशाला विधि का उपयोग आवश्यकताओं के संग्रह के लिए किया जा सकता है।

इस पद्धति में, सभी संभावित अंतिम उपयोगकर्ताओं को एक कार्यशाला में भाग लेने के लिए कहा जाता है। इस कार्यशाला में, व्यापार विश्लेषक उपयोगकर्ताओं के साथ जुड़ते हैं और नई प्रणाली के लिए आवश्यकताओं को एकत्र करते हैं। कभी-कभी, कार्यशाला सत्र किसी भी उपयोगकर्ता की प्रतिक्रिया की समीक्षा करने और कब्जा करने के लिए वीडियो रिकॉर्ड किया जाता है।

यदि उपयोगकर्ता आधार संख्या में काफी छोटा है, तो व्यापार विश्लेषक आमने-सामने साक्षात्कार कर सकते हैं। यह सभी आवश्यक आवश्यकताओं को खोजने का सबसे प्रभावी तरीका है क्योंकि व्यवसाय विश्लेषक से उनके सभी प्रश्न पूछे जा सकते हैं और साथ ही साथ प्रश्न भी पार किए जा सकते हैं।

आवश्यकताओं के संग्रह की प्रक्रिया के लिए प्रश्नकर्ताओं का प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है, लेकिन अंत उपयोगकर्ताओं के साथ बातचीत करने का यह एकमात्र तरीका नहीं होना चाहिए। प्रश्नकर्ताओं को साक्षात्कार या कार्यशाला के लिए एक सहायक सुविधा के रूप में उपयोग किया जाना चाहिए।

उपरोक्त विधियों के अतिरिक्त, कई अन्य विशिष्ट विधियाँ हैं जिनका उपयोग विशिष्ट स्थितियों के लिए किया जा सकता है।

सफल आवश्यकताओं के संग्रह के लिए युक्तियाँ

आवश्यकताओं के संग्रह की प्रक्रिया को सफल बनाने के लिए कुछ सुझाव निम्नलिखित हैं:

• यह कभी न मानें कि आप ग्राहकों की आवश्यकताओं को जानते हैं। जो आप आमतौर पर सोचते हैं, वह काफी भिन्न हो सकता है जो ग्राहक चाहता है। इसलिए, जब आप एक धारणा या संदेह रखते हैं, तो हमेशा ग्राहक के साथ सत्यापित करें।

• शुरू से अंत उपयोगकर्ताओं को शामिल करें। आप जो करते हैं, उसके लिए उनका समर्थन प्राप्त करें।

• प्रारंभिक स्तरों पर, गुंजाइश को परिभाषित करें और ग्राहक का समझौता करें। यह आपको सुविधाओं के दायरे पर सफलतापूर्वक ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है।

• जब आप आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की प्रक्रिया में हों, तो सुनिश्चित करें कि आवश्यकताएं यथार्थवादी, विशिष्ट और औसत दर्जे की हैं।

• आवश्यकताओं दस्तावेज़ क्रिस्टल स्पष्ट बनाने पर ध्यान दें। आवश्यकता दस्तावेज़ ग्राहक और सेवा प्रदाता को एक समझौते पर लाने का एकमात्र तरीका है। इसलिए, इस दस्तावेज़ में कोई ग्रे क्षेत्र नहीं होना चाहिए। यदि ग्रे क्षेत्र हैं, तो विचार करें कि यह संभावित व्यापारिक मुद्दों को जन्म देगा।

• समाधान या तकनीक के बारे में क्लाइंट से तब तक बात न करें जब तक कि सभी आवश्यकताएं एकत्रित न हो जाएं। जब तक आप आवश्यकताओं के बारे में स्पष्ट नहीं हो जाते तब तक आप क्लाइंट को कुछ भी वादा या संकेत देने की स्थिति में नहीं हैं।

• किसी भी अन्य परियोजना के चरणों में जाने से पहले, ग्राहक द्वारा हस्ताक्षरित आवश्यकताओं के दस्तावेज प्राप्त करें।

• यदि आवश्यक हो, तो आवश्यकताओं को स्पष्ट करने के लिए एक प्रोटोटाइप बनाएं।

निष्कर्ष

आवश्यकता संग्रह एक परियोजना का सबसे महत्वपूर्ण चरण है। यदि प्रोजेक्ट टीम समाधान के लिए सभी आवश्यक आवश्यकताओं को पकड़ने में विफल रहती है, तो प्रोजेक्ट जोखिम के साथ चल रहा होगा। इससे भविष्य में कई विवाद और असहमति हो सकती है, और परिणामस्वरूप, व्यापार संबंध गंभीर रूप से क्षतिग्रस्त हो सकते हैं।

इसलिए, परियोजना टीम की एक महत्वपूर्ण जिम्मेदारी के रूप में आवश्यकता संग्रह ले लो। जब तक आवश्यकताओं पर हस्ताक्षर नहीं हो जाते, तब तक समाधान की प्रकृति पर वादा या टिप्पणी न करें।

परिचय

रिसोर्स लेवलिंग परियोजना प्रबंधन में एक तकनीक है जो संसाधन आवंटन की अनदेखी करती है और ओवर-आवंटन से उत्पन्न होने वाले संभावित संघर्ष को हल करती है। जब परियोजना प्रबंधक एक परियोजना का कार्य करते हैं, तो उन्हें अपने संसाधनों की योजना बनाने की आवश्यकता होती है।

इससे संगठन को बिना संघर्षों का सामना करने और समय पर वितरण करने में सक्षम नहीं होने से लाभ होगा। संसाधन लेवलिंग को संगठन में संसाधन प्रबंधन के प्रमुख तत्वों में से एक माना जाता है।

एक संगठन को समस्याओं का सामना करना पड़ता है यदि संसाधनों को ठीक से आवंटित नहीं किया जाता है, अर्थात, कुछ संसाधन ओवर-आबंटित हो सकते हैं जबकि अन्य को कम-आबंटित किया जाएगा। दोनों संगठन के लिए एक वित्तीय जोखिम लाएंगे।

संसाधन लेवलिंग के दो प्रमुख तत्व

चूंकि संसाधन लेवलिंग का मुख्य उद्देश्य संसाधन को कुशलतापूर्वक आवंटित करना है, ताकि परियोजना को निश्चित समयावधि में पूरा किया जा सके। इसलिए, संसाधन समतलन को दो मुख्य क्षेत्रों में विभाजित किया जा सकता है; ऐसी परियोजनाएँ जिन्हें सभी संसाधनों का उपयोग करके पूरा किया जा सकता है, जो उपलब्ध हैं और जो परियोजनाएँ सीमित संसाधनों के साथ पूरी हो सकती हैं।

परियोजनाओं, जो सीमित संसाधनों का उपयोग करते हैं, उन्हें आवश्यक संसाधनों के उपलब्ध होने तक समय के लिए बढ़ाया जा सकता है। यदि फिर से, एक संगठन द्वारा किए गए परियोजनाओं की संख्या उपलब्ध संसाधनों से अधिक है, तो यह बाद की तारीख के लिए परियोजना को स्थगित करने के लिए समझदार है।

संसाधन समतलन की संरचना

कई संगठनों के पास संसाधन समतलन का एक संरचित पदानुक्रम है। एक कार्य-आधारित संरचना इस प्रकार है:

• Stage
• Phase
• Task/Deliverable

उपर्युक्त सभी परतें परियोजना के दायरे को निर्धारित करेंगी और टीम भर में कार्यों को व्यवस्थित करने के तरीके खोजेंगी। इससे प्रोजेक्ट टीम के कार्यों को पूरा करना आसान हो जाएगा।

इसके अलावा, उपरोक्त तीन मापदंडों के आधार पर, आवश्यक संसाधनों का स्तर (वरिष्ठता, अनुभव, कौशल, आदि) अलग हो सकता है। इसलिए, किसी प्रोजेक्ट के लिए संसाधन की आवश्यकता हमेशा एक चर होती है, जो उपरोक्त संरचना के अनुरूप है।

निर्भरता की स्थापना

एक प्रोजेक्ट मैनेजर पर निर्भरता स्थापित करने का मुख्य कारण यह सुनिश्चित करना है कि कार्यों को ठीक से निष्पादित किया जाए। गलत निर्भरताओं में से सही निर्भरता की पहचान करके, परियोजना को निर्धारित समय सीमा के भीतर पूरा करने की अनुमति देता है।

यहाँ कुछ अड़चनें हैं कि एक परियोजना प्रबंधक परियोजना निष्पादन चक्र के दौरान आ जाएगा। एक परियोजना प्रबंधक के सामने आने वाली बाधाओं को तीन श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है।

• Mandatory - ये अड़चनें शारीरिक सीमाओं जैसे प्रयोगों के कारण उत्पन्न होती हैं।

• Discretionary - ये वरीयताओं या टीमों द्वारा लिए गए निर्णयों पर आधारित बाधाएं हैं।

• External - अक्सर तीसरे पक्ष को शामिल करने वाली जरूरतों या इच्छाओं के आधार पर।

संसाधन देने की प्रक्रिया

संसाधन लेवलिंग के लिए, संसाधनों को कार्यों (डिलिवरेबल्स) के साथ सौंप दिया जाता है, जिन्हें निष्पादन की आवश्यकता होती है। किसी परियोजना के शुरुआती चरण के दौरान, आदर्श रूप से भूमिकाओं को संसाधनों (मानव संसाधनों) को सौंपा जाता है, जिस बिंदु पर संसाधनों की पहचान नहीं की जाती है।

बाद में, इन भूमिकाओं को विशिष्ट कार्यों को सौंपा जाता है, जिन्हें विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है।

संसाधनों का लेवलिंग

संसाधन समतलन एक संगठन को अधिकतम उपलब्ध संसाधनों का उपयोग करने में मदद करता है। रिसोर्स लेवलिंग के पीछे का विचार संसाधनों के अपव्यय को कम करना है, ताकि संसाधनों का अधिक आवंटन रोका जा सके।

प्रोजेक्ट मैनेजर उस समय की पहचान करेगा जो एक संसाधन द्वारा अप्रयुक्त है और इसे रोकने या इससे लाभ उठाने के लिए उपाय करेगा।

संसाधन संघर्ष से, संगठन द्वारा कई नुकसान होते हैं, जैसे:

• कुछ कार्यों में देरी हो रही है

• एक अलग संसाधन निर्दिष्ट करने में कठिनाई

• कार्य निर्भरताओं को बदलने में असमर्थ

• कुछ कार्यों को हटाने के लिए

• अधिक कार्य जोड़ने के लिए

• कुल मिलाकर देरी और बजट परियोजनाओं की अधिकता

संसाधन स्तर की तकनीक

क्रिटिकल पाथ एक सामान्य प्रकार की तकनीक है जिसका उपयोग परियोजना प्रबंधकों द्वारा संसाधन लेवलिंग के लिए किया जाता है। महत्वपूर्ण पथ प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए नेटवर्क आरेख में सबसे लंबे और कम से कम समय अवधि पथ दोनों के लिए प्रतिनिधित्व करता है।

हालांकि, व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले महत्वपूर्ण पथ अवधारणा के अलावा, परियोजना प्रबंधक तेजी से ट्रैकिंग और दुर्घटनाग्रस्त का उपयोग करते हैं यदि चीजें हाथ से निकल जाती हैं।

• Fast tracking -यह महत्वपूर्ण पथ कार्य करता है। यह समय खरीदता है। इस तकनीक की प्रमुख विशेषता यह है कि यद्यपि यह कार्य फिलहाल पूरा हो चुका है, फिर भी कार्य की संभावना अधिक है।

• Crashing - यह कार्य को तेजी से पूरा करने के लिए मौजूदा संसाधनों के अतिरिक्त संसाधनों को निर्दिष्ट करने के लिए संदर्भित करता है, अतिरिक्त लागत जैसे श्रम, उपकरण, आदि से जुड़ा हुआ है।

निष्कर्ष

संसाधन लेवलिंग का उद्देश्य दक्षता को बढ़ाना है, जब हाथ में उपलब्ध संसाधनों का उपयोग करके परियोजनाओं को पूरा करना। उचित संसाधन समतलन से भारी व्यय नहीं होगा।

परियोजना प्रबंधक को कई कारकों को ध्यान में रखना और गैर-महत्वपूर्ण निर्भरता के लिए महत्वपूर्ण की पहचान करना है ताकि परियोजना के वितरण के अंतिम मिनट में देरी से बचा जा सके।

परिचय

भले ही आप किसी संगठन में क्या करते हैं, काम के कार्यों और गतिविधियों को निष्पादित करने के लिए एक कर्मचारी की आवश्यकता होती है। यदि आप एक परियोजना प्रबंधक हैं, तो आपको अपनी परियोजना गतिविधियों को निष्पादित करने के लिए पर्याप्त कर्मचारी रखने की आवश्यकता है।

बस आपके प्रोजेक्ट के लिए कर्मचारियों की आवश्यक संख्या होने से आपको प्रोजेक्ट गतिविधियों को सफलतापूर्वक निष्पादित करने में मदद नहीं मिलेगी। आपकी परियोजना के लिए चुने गए इन स्टाफ सदस्यों के पास परियोजना की जिम्मेदारियों को निष्पादित करने के लिए आवश्यक कौशल होना चाहिए। इसके अलावा, उनके पास आवश्यक प्रेरणा और उपलब्धता भी होनी चाहिए।

इसलिए, आपके प्रोजेक्ट का स्टाफिंग उचित और सटीक योजना के साथ किया जाना चाहिए।

उद्देश्य को समझना

इससे पहले कि आप अपने प्रोजेक्ट को शुरू करें, आपको अपने प्रोजेक्ट के उद्देश्य को समझना होगा। सबसे पहले, आपको परियोजना और अन्य संबंधित उद्देश्यों के लिए व्यावसायिक लक्ष्यों को समझने की आवश्यकता है। अंतिम परिणामों के बारे में स्पष्ट होने के बिना, आप अपनी परियोजना के लिए सर्वोत्तम संसाधनों का प्रबंधन करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं।

अपने प्रोजेक्ट के उद्देश्य के बारे में विचार करने के लिए कुछ समय बिताएं और फिर संबंधित स्टाफिंग आवश्यकताओं को समझने की कोशिश करें। प्रोजेक्ट निष्पादन के लिए आवश्यक विभिन्न कौशलों को समझें, ताकि आप किस प्रकार के कर्मचारियों को चाहते हैं।

सटीक होना

जब आप अपनी स्टाफिंग प्रबंधन योजना तैयार करते हैं तो सटीक रहें। अपने स्टाफिंग प्लान को ब्लैक एंड व्हाइट में बनाएं। सिर्फ लोगों को खुश करने के लिए चीजों को शामिल न करें। हमेशा अपनी योजना में सच्चाई को साहसिक तरीके से शामिल करें। जब भी आवश्यक हो, कर्मचारियों और संगठनात्मक नीतियों की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों पर भी जोर दें।

किसी प्रोजेक्ट को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए कार्यबल को अनुशासित किया जाना चाहिए। इसलिए, आपको स्टाफिंग योजना के साथ-साथ अनुशासन आवश्यकताओं को भी शामिल करना होगा।

एक अच्छे टेम्पलेट का उपयोग करें

जब योजना को कलात्मक रूप देने की बात आती है, तो आपको उसके लिए एक अच्छे खाके का उपयोग करने की आवश्यकता है। सबसे पहले, ऐसी संभावनाएं हैं कि आप अपने संगठन से एक उपयुक्त एक ही पा सकते हैं। अपने साथियों से बात करें और देखें कि क्या ऐसे टेम्पलेट हैं जो उन्होंने अतीत में उपयोग किए हैं। यदि आपके संगठन में एक ज्ञान प्रबंधन प्रणाली है, तो वहां एक टेम्पलेट की तलाश करें।

एक बार जब आप एक अच्छा टेम्पलेट प्राप्त करते हैं, तो सरल भाषा में सब कुछ स्पष्ट करते हैं। योजना के दर्शक प्रबंधन और कर्मचारी हैं। इसलिए, स्पष्ट और सरल होना चाहिए।

संबंध बनाना

अपने कर्मचारियों के साथ जुड़ना प्रमुख है। ठीक से कनेक्ट करके, आप उन्हें उनके कौशल और दृष्टिकोण के लिए माप सकते हैं।

स्टाफ के सदस्यों का साक्षात्कार करना उनके साथ ठीक से उलझने का सबसे अच्छा तरीका है। ऐसा करने से, आप उनके कौशल को माप सकते हैं और आप देख सकते हैं कि वे आपकी परियोजना की आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त हैं या नहीं। साक्षात्कार के लिए, आप एक साक्षात्कार अनुसूची और महत्वपूर्ण प्रश्न पूछ सकते हैं, जो आप पूछना चाहते हैं।

मामले में आप इंटरव्यू के माध्यम से चीजों को उजागर नहीं कर सकते हैं, एचआर से सहायता मांगें।

प्रशिक्षण

इससे पहले कि आप इस परियोजना के लिए स्टाफिंग शुरू करें, आपको यह जानना होगा कि आपके प्रोजेक्ट के लिए कौन से कौशल आवश्यक हैं। इस तरह, आप साक्षात्कार के दौरान अपने संभावित कर्मचारियों के कौशल को माप सकते हैं। अधिकांश उदाहरणों में, आपको वांछित कौशल वाले सभी कर्मचारी सदस्य नहीं मिलेंगे।

ऐसे मामलों में, आपको प्रशिक्षण विभाग से प्रशिक्षण के लिए अनुरोध करना होगा। परियोजना शुरू होने से पहले आवश्यक कौशल पर प्रशिक्षित कर्मचारी सदस्य प्राप्त करें।

पुरस्कार और परिणाम

स्टाफ रिव्यू के साथ-साथ रिजल्ट्स के बारे में भी स्टाफिंग मैनेजमेंट प्लान स्पष्ट होना चाहिए। योजना में पुरस्कारों के बारे में विस्तार से बताया जाना चाहिए और कैसे एक स्टाफ सदस्य या पूरा स्टाफ पुरस्कार के लिए पात्र हो जाता है।

एक उदाहरण के रूप में, परियोजना के शुरुआती सदस्यों को उन कर्मचारियों को बोनस का भुगतान करके पुरस्कृत किया जाता है, जो परियोजना में शामिल हैं। यह कर्मचारियों को प्रेरणा देने और परियोजना की गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है।

विचार

उपरोक्त क्षेत्रों के अतिरिक्त, अतिरिक्त विचार हो सकते हैं। एक आपके स्टाफ की आवश्यकता की अवधि हो सकती है। यह बहुत दुर्लभ है कि एक परियोजना को पूरे परियोजना जीवन चक्र के दौरान सभी कर्मचारियों की आवश्यकता होगी।

आमतौर पर, स्टाफ की आवश्यकता परियोजना के विभिन्न चरणों के दौरान भिन्न होती है। स्टाफ भिन्नता की पहचान करने के लिए निम्न आरेख देखें।

आमतौर पर, परियोजना के शुरुआती चरणों के दौरान, परियोजना के लिए सीमित संख्या में कर्मचारी की आवश्यकता होती है। जब विकास या निर्माण की बात आती है, तो इसकी बहुत आवश्यकता हो सकती है। फिर, जब यह अंत तक पहुंचता है, तो इसे कम संख्या में कर्मचारियों की आवश्यकता होगी।

निष्कर्ष

एक परियोजना के लिए कर्मचारी प्रबंधन योजना परियोजना प्रबंधन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। चूंकि परियोजना की गतिविधियों को निष्पादित करने के लिए संसाधन सबसे महत्वपूर्ण कारक हैं, इसलिए आपको अपने स्टाफ की आवश्यकताओं के बारे में स्पष्ट होना चाहिए।

एक बार जब आप जानते हैं कि आप क्या चाहते हैं, उसी को संबोधित करने के लिए योजना प्राप्त करें।

परिचय

जब एक परियोजना पर काम करते हैं, तो कई लोग या संगठन होते हैं जो अंतिम उत्पाद या आउटपुट पर निर्भर होते हैं और / या प्रभावित होते हैं। ये लोग किसी परियोजना के हितधारक होते हैं।

हितधारक प्रबंधन में हितधारकों के विभिन्न हितों और मूल्यों को ध्यान में रखना शामिल है और परियोजना की अवधि के दौरान उन्हें यह सुनिश्चित करना है कि सभी हितधारक अंत में खुश हैं।

प्रबंधन की यह शाखा महत्वपूर्ण है क्योंकि यह बाहरी और आंतरिक दोनों वातावरणों को शामिल करके और उनकी अपेक्षाओं के अच्छे प्रबंधन के माध्यम से हितधारकों के साथ सकारात्मक संबंध बनाकर अपने रणनीतिक उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करता है।

हितधारक प्रबंधन भी महत्वपूर्ण है क्योंकि यह हितधारकों के साथ सकारात्मक मौजूदा संबंधों की पहचान करने में मदद करता है। इन संबंधों को गठबंधन और साझेदारी में परिवर्तित किया जा सकता है, जो विश्वास का निर्माण करने और हितधारकों के बीच सहयोग को प्रोत्साहित करने के लिए चलते हैं।

हितधारक प्रबंधन कैसे काम करता है?

स्टेकहोल्डर प्रबंधन, एक व्यावसायिक परियोजना अर्थ में, एक रणनीति के माध्यम से काम करता है। यह रणनीति निम्नलिखित प्रक्रियाओं के माध्यम से एकत्रित जानकारी का उपयोग करके बनाई गई है:

• Stakeholder Identification -आंतरिक या बाहरी, शामिल सभी हितधारकों को नोट करना पहले महत्वपूर्ण है। ऐसा करने का एक आदर्श तरीका स्टेकहोल्डर मैप बनाना है।

• Stakeholder Analysis - हितधारक विश्लेषण के माध्यम से, एक हितधारक की जरूरतों, इंटरफेस, अपेक्षाओं, प्राधिकरण और सामान्य संबंधों की पहचान करना प्रबंधक का काम है।

• Stakeholder Matrix -इस प्रक्रिया के दौरान, प्रबंधक हितधारक विश्लेषण प्रक्रिया के दौरान एकत्रित जानकारी का उपयोग करके हितधारकों को स्थिति देते हैं। हितधारकों को उनके प्रभाव या संवर्धन के स्तर के अनुसार तैनात किया जाता है जो वे परियोजना को प्रदान करते हैं।

• Stakeholder Engagement - यह हितधारक प्रबंधन की सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं में से एक है, जहां सभी हितधारक एक-दूसरे को जानने और कार्यकारी स्तर पर एक-दूसरे को बेहतर तरीके से समझने के लिए प्रबंधक के साथ जुड़ते हैं।

  यह संचार महत्वपूर्ण है क्योंकि यह प्रबंधक और हितधारक दोनों को अपेक्षाओं पर चर्चा करने और सहमति देने का मौका देता है और सबसे महत्वपूर्ण रूप से मूल्यों और प्रधानाचार्यों के एक सामान्य सेट पर सहमत होता है, जो सभी हितधारकों द्वारा खड़े होंगे।

• Communicating Information - यहां, संचार की अपेक्षाओं पर सहमति व्यक्त की जाती है और हितधारकों के बीच संचार को प्रबंधित करने के तरीके को स्थापित किया जाता है, अर्थात संचार कैसे और कब प्राप्त होता है और इसे कौन प्राप्त करता है।

• Stakeholder Agreements -यह परियोजना का लेक्सिकन या आगे निर्धारित उद्देश्य है। सभी प्रमुख हितधारक इस हितधारक समझौते पर हस्ताक्षर करते हैं, जो सभी सहमत निर्णयों का संग्रह है।

आज के आधुनिक प्रबंधन परियोजना अभ्यास में, प्रबंधक और हितधारक एक ईमानदार और पारदर्शी हितधारक संबंध का पक्ष लेते हैं।

हितधारक प्रबंधन में विफलता

कुछ संगठन अभी भी खराब हितधारक प्रबंधन प्रथाओं को सहन करते हैं और इस कारण उत्पन्न होते हैं:

• एक हितधारक के साथ संचार करना बहुत देर हो चुकी है। यह हितधारकों की उम्मीदों के पर्याप्त संशोधन की अनुमति नहीं देता है और इसलिए उनके विचारों पर ध्यान नहीं दिया जा सकता है।

• हितधारकों को निर्णय लेने की प्रक्रिया में भाग लेने के लिए आमंत्रित करना बहुत जल्दी। इससे निर्णय लेने की प्रक्रिया जटिल हो जाती है।

• किसी परियोजना में गलत हितधारकों को शामिल करना। इससे उनके योगदान के मूल्य में कमी आती है और इससे अंत में बाहरी आलोचना होती है।

• प्रबंधन हितधारकों के योगदान को महत्व नहीं देता है। उनकी भागीदारी को महत्वहीन और असंगत के रूप में देखा जाता है।

जिस भी तरीके से हितधारक प्रबंधन से संपर्क किया जाता है, उसे अच्छे परिणाम प्राप्त करने के लिए सावधानीपूर्वक किया जाना चाहिए।

अच्छा हितधारक प्रबंधन प्राप्त करना

हितधारकों के साथ अपर्याप्त भागीदारी और अप्रभावी संचार परियोजना विफलता को जन्म दे सकती है। निम्नलिखित कुछ विचार हैं जिनका उपयोग अच्छे हितधारक प्रबंधन प्रथाओं को प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है:

• प्रबंधन और हितधारकों को मिलकर लक्ष्यों और उद्देश्यों की एक यथार्थवादी सूची तैयार करनी चाहिए। हितधारकों को शामिल करने से व्यावसायिक प्रदर्शन में सुधार होगा और वे परियोजना में सक्रिय रुचि लेंगे।

• संचार की कुंजी है। हितधारकों और प्रबंधन के लिए यह आवश्यक है कि वे नियमित रूप से परियोजना के दौरान संचार करें। यह सुनिश्चित करता है कि दोनों पक्ष सक्रिय रूप से लगे रहेंगे और परियोजना के दौरान सहज नौकायन सुनिश्चित करेंगे।

• डिलिवरेबल्स पर सहमत होना महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करता है कि अंत में कोई अनुचित निराशा नहीं है। परियोजना के दौरान प्रोटोटाइप और नमूने, हितधारकों को अंतिम परियोजना के बारे में स्पष्ट समझ रखने में मदद करते हैं।

निष्कर्ष

निष्कर्ष में, परियोजनाओं से एक परिणाम प्राप्त करने के लिए, अच्छे हितधारक प्रबंधन प्रथाओं की आवश्यकता होती है। स्टेकहोल्डर प्रबंधन एक परियोजना में सभी प्रतिभागियों का प्रभावी प्रबंधन है, चाहे वह बाहरी या आंतरिक योगदानकर्ता हो।

यकीनन, हितधारक प्रबंधन में सबसे महत्वपूर्ण तत्व संचार है जहां एक प्रबंधक को मीटिंग करने, ई-मेल की जांच करने और उत्तर देने और रिपोर्ट को अपडेट करने और वितरित करने आदि में अपना 99% समय बिताना पड़ता है।

परिचय

जब बड़े और जटिल सिस्टम (जैसे एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर सिस्टम) को लागू करने या निर्माण करने की बात आती है, तो काम की आवश्यकताओं और शर्तों को ठीक से प्रलेखित किया जाना चाहिए। स्टेटमेंट ऑफ वर्क (एसओडब्ल्यू) एक ऐसा दस्तावेज है जो बताता है कि सहमत अनुबंध में क्या करने की आवश्यकता है।

आमतौर पर, SOW एक सटीक और निश्चित भाषा में लिखा जाता है जो व्यवसाय के क्षेत्र के लिए प्रासंगिक है। यह शर्तों और आवश्यकताओं की किसी भी गलत व्याख्या को रोकता है।

एक एसओडब्ल्यू एक विशिष्ट परियोजना के लिए काम की आवश्यकताओं को शामिल करता है और एक ही समय में प्रदर्शन और डिजाइन आवश्यकताओं को संबोधित करता है।

जब भी आवश्यकताओं को एक पूरक दस्तावेज के भीतर विस्तृत या निहित किया जाता है, तो SOW विशिष्ट दस्तावेज़ का संदर्भ बनाता है।

एसओडब्ल्यू स्कोप और दो पक्षों के बीच काम कर रहे समझौतों को परिभाषित करता है, आमतौर पर एक ग्राहक और एक सेवा प्रदाता के बीच। इसलिए, SOW एक कानूनी गुरुत्व भी रखता है।

SOW का उद्देश्य

SOW का मुख्य उद्देश्य ग्राहकों और सेवा प्रदाताओं के बीच देनदारियों, जिम्मेदारियों और कार्य समझौतों को परिभाषित करना है।

एक अच्छी तरह से लिखा SOW सगाई के लिए सगाई और कुंजी प्रदर्शन संकेतक (KPI) के दायरे को परिभाषित करेगा।

इसलिए, KPI का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जा सकता है कि सेवा प्रदाता ने SOW की शर्तों को पूरा किया है या नहीं और इसका उपयोग संलग्नक के लिए आधार रेखा के रूप में किया जाता है।

SOW में ठेकेदार या सेवा प्रदाता के प्रयास की गैर-विशिष्टताओं की आवश्यकताओं के सभी विवरण शामिल हैं। जब भी विनिर्देश शामिल होते हैं, तो संदर्भ SOW से विशिष्ट विनिर्देश दस्तावेजों में किए जाते हैं।

ये विनिर्देश दस्तावेज कार्यात्मक आवश्यकताएं या गैर-कार्यात्मक आवश्यकताएं हो सकती हैं।

कार्यात्मक आवश्यकताएं (एक सॉफ्टवेयर सिस्टम में) परिभाषित करती हैं कि सॉफ्टवेयर को कार्यात्मक और गैर-कार्यात्मक आवश्यकताओं का व्यवहार कैसे करना चाहिए, सॉफ्टवेयर की अन्य विशेषताओं जैसे प्रदर्शन, सुरक्षा, रखरखाव, कॉन्फ़िगरेशन प्रबंधन, आदि का विस्तार करना।

SOW का प्रारूप

SOW प्रारूप एक उद्योग से दूसरे उद्योग में भिन्न होते हैं। उद्योग के बावजूद, SOW के कुछ प्रमुख क्षेत्र सामान्य हैं। निम्नलिखित आमतौर पर एक SOW में संबोधित क्षेत्र हैं:

1 विस्तार

यह खंड तकनीकी तरीके से किए जाने वाले कार्य का वर्णन करता है। यदि निर्मित किया जाने वाला सिस्टम एक सॉफ्टवेयर सिस्टम है, तो यह खंड अंतिम प्रणाली के संदर्भ में किए जाने वाले सटीक कार्य के साथ-साथ हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर आवश्यकताओं को परिभाषित करता है।

यदि कुछ 'दायरे से बाहर' है, तो उन क्षेत्रों का उल्लेख एक उपयुक्त अधीनता के तहत भी किया जाता है।

2. स्थान

जिस स्थान पर कार्य किया जाता है, उसका उल्लेख इस खंड के अंतर्गत किया जाता है। यह खंड हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर विनिर्देशों का भी विवरण देता है। इसके अलावा, मानव संसाधन और वे कैसे काम करते हैं, इसके बारे में एक विवरण यहां दिया गया है।

3. समय

यह परियोजनाओं के लिए आवंटित समयरेखा को परिभाषित करता है। इसमें विकास समय, वारंटी समय और रखरखाव समय शामिल है। कैलेंडर समय के अलावा, परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक मानव दिवस (कुल प्रयास) भी नोट किया गया है।

4. वितरण कार्यक्रम

SOW के इस खंड में प्रसव और प्रसव के लिए नियत तिथियों का वर्णन है।

5. मानक

इस खंड में मानकों (आंतरिक या बाहरी) को परिभाषित किया गया है। सभी वितरण और किए गए कार्य को दस्तावेज़ के इस खंड में परिभाषित मानकों का पालन करना चाहिए।

6. स्वीकृति मानदंड

यह खंड डिलिवरेबल्स को स्वीकार करने के लिए न्यूनतम आवश्यकताओं को परिभाषित करता है। यह स्वीकृति के लिए उपयोग किए जाने वाले मानदंडों का भी वर्णन करता है।

7. अनुबंध और भुगतान का तरीका

जब एक सेवा प्रदाता को अनुबंधित करने की बात आती है, तो कई सगाई मॉडल होते हैं।

सॉफ्टवेयर विकास के क्षेत्र में, दो अलग-अलग अनुबंध मॉडल, निश्चित बोली और एक अनुचर हैं।

निश्चित बोली में, परियोजना लागत एक स्थिर है और यह सेवा प्रदाता पर निर्भर है कि वह लाभ का मार्जिन बनाए रखने के लिए संसाधन आवंटन का अनुकूलन करे।

क्लाइंट को संसाधनों की संख्या के बारे में चिंता नहीं है, जब तक कि डिलीवरी शेड्यूल पूरा नहीं हो जाता है। अनुचर मॉडल में, ग्राहक परियोजना को आवंटित संसाधनों की संख्या के लिए भुगतान करता है।

चूंकि SOW एक परियोजना का एक एकीकृत हिस्सा है, इसलिए परियोजना टीम के लगभग सभी वरिष्ठ सदस्यों को SOW के नियमों और शर्तों के बारे में पता होना चाहिए। कभी-कभी, विशेष रूप से सॉफ्टवेयर विकास परियोजनाओं में, डिलीवरी की तारीखें छूट जाने पर जुर्माना लगाया जाता है। इसलिए, सभी को SOW के ऐसे मांगलिक नियमों से अवगत होना चाहिए।

निष्कर्ष

SOW परियोजना प्रबंधन के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है। यह कार्य के दायरे और कार्य समझौतों को परिभाषित करता है। इसलिए, परियोजना के सभी हितधारकों को परियोजना की एसओडब्ल्यू की पूरी समझ होनी चाहिए और इसका पालन करना चाहिए।

परिचय

किसी भी प्रकार की नौकरी में शामिल होने पर, आपको हमेशा कई कारक मिलेंगे जो गंभीर तनाव का कारण बनेंगे।

आज यह असामान्य नहीं है, हर किसी को इस बात की चिंता है कि क्या अर्थव्यवस्था की स्थिति और उच्च रोजगार दर का मतलब होगा कि वे अपनी नौकरियों को खोने के लिए अगले हैं। किसी भी अन्य प्रबंधन तकनीक की तरह, तनाव प्रबंधन भी किसी भी संगठन की सफलता के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

यदि किसी संगठन के कर्मचारी कुशलता से काम करने और उत्पादक होने में असमर्थ हैं, तो यह ऐसा संगठन है जो अंततः ध्वस्त हो जाएगा। इसलिए यह आवश्यक है कि तनाव प्रबंधन तकनीकों को किसी भी संगठन के सभी हितधारकों द्वारा समझा जाए।

तनाव के लिए क्या होता है?

तनाव के सिर्फ एक या दो कारणों पर ध्यान देना आसान नहीं है। ऐसे कई कारक हैं जो सभी प्रकार के तनाव से पीड़ित व्यक्ति की ओर योगदान कर सकते हैं।

आपको यह समझना चाहिए कि तनाव का कारण क्या है यदि आप कुशलता से कोशिश करते हैं और अपनी जीवन शैली से तनाव को कम करते हैं।

ज्यादातर, कर्मचारी खुद को असमंजस की स्थिति में पाते हैं कि उनकी नौकरी क्या है और वे इस बात से भी चिंतित हो सकते हैं कि क्या वे मौजूदा आर्थिक स्थिति को देखते हुए अपनी नौकरी खो सकते हैं। इससे कार्यस्थल पर बहुत तनाव हो सकता है।

नियोक्ताओं से बढ़ा दबाव कर्मचारी के काम को बहुत कठिन बना सकता है और शायद नियोक्ता या किसी अन्य कर्मचारी को प्रभावित करने के प्रयास में ओवरटाइम भी काम करता है।

निश्चित रूप से अन्य कारण हैं जो कार्यस्थल के बाहर गंभीर तनाव से पीड़ित व्यक्तिगत कर्मचारियों में योगदान कर सकते हैं जैसे कि पारिवारिक समस्याएं, स्वास्थ्य से संबंधित मुद्दे और इतने पर।

इन तत्वों को समझने और समाप्त करने में विफलता जो तनाव का कारण बनती है, अंततः गंभीर परिणाम हो सकते हैं। इन तत्वों को आम तौर पर तनाव के रूप में जाना जाता है और कार्यस्थल में भरपूर मात्रा में पाया जाता है।

यह न केवल कर्मचारी हैं, जिन्हें इन तनावों की पहचान करने की आवश्यकता है, बल्कि संगठन को भी प्रासंगिक कदम उठाने की आवश्यकता होगी।

तनाव को कैसे कम करें?

यह अत्यंत महत्वपूर्ण है कि एक संगठन इस मुद्दे को गंभीरता से लेता है। संगठन तनाव को कम करने में मदद कर सकता है:

• उनके कर्मचारियों को प्रति सप्ताह काम करने के लिए घंटों की संख्या को कम करना होगा। यह, लंबे समय में, संगठन के एक अधिक कुशल कामकाज में योगदान देगा, क्योंकि कर्मचारियों के पास घर पर आराम करने के लिए अधिक समय होगा और अगले दिन ताजा महसूस करेंगे।

  काम के घंटे लचीले होने चाहिए। इसमें शिफ्ट और कर्मचारियों का रोटेशन भी शामिल हो सकता है।

• एक कोशिश की और परीक्षण तकनीक है कि कई संगठनों का उपयोग शुरू कर दिया है लाउंज और अन्य मनोरंजक सुविधाओं का प्रावधान है कर्मचारियों को आराम करने में मदद करने के लिए दिन के दौरान उन्हें कुछ समय की आवश्यकता होती है।

  तुम भी जलपान और एक टीवी जोड़ने के लिए चुन सकते हैं ताकि वे कुछ मिनटों के लिए काम की सभी चिंताओं को भूल सकें। ऐसी सुविधाओं में निवेश करना किसी भी संगठन के लिए एक महान विचार है। आप उन्हें यह भी सुनिश्चित करने के लिए वर्ष भर में अधिक छुट्टियां लेने की अनुमति दे सकते हैं कि उनके पास एक अच्छा ब्रेक है।

• महिला कर्मचारियों को लग सकता है कि उनके पास अपने नवजात शिशु के साथ बिताने के लिए पर्याप्त समय नहीं है यदि उनके पास अभी बच्चा है।

  आपको ऐसी स्थितियों के लिए भत्ता देना चाहिए। लंबे समय तक मातृत्व अवकाश प्रदान करने से आपकी महिला कर्मचारी को शिशु और किसी भी जन्म के बाद के अवसाद के बारे में उसके दिमाग में बहुत ज्यादा काम किए बिना वापस आने में मदद मिल सकती है।

  एक और विचार यह होगा कि कार्यालय में चाइल्डकैअर सुविधाएं प्रदान की जाएं ताकि छोटे बच्चों वाली माताएं अपने बच्चों को हर कुछ घंटों में झाँक सकें और सुनिश्चित कर सकें।

• एक कर्मचारी के रूप में, आपको यह भी कभी-कभी अपने कर्मचारियों के साथ आकस्मिक चैट करने के लिए यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे अपनी नौकरियों से संतुष्ट हैं और काम पर कोई समस्या नहीं है।

  आपको उन्हें प्रोत्साहित करना चाहिए और बहुत अच्छी तरह से किए गए कार्यों के लिए उसकी प्रशंसा करनी चाहिए। इससे उन्हें अपनी नौकरी खोने के जोखिमों को कम करने में मदद मिल सकती है और उन्हें अधिक सुरक्षित महसूस करने में मदद मिल सकती है।

तनाव से निपटने के टिप्स

यदि आप तनाव से पीड़ित हैं और कुछ कारणों की पहचान कर चुके हैं, तो आपको दबाव या समस्याओं का सामना करने में मदद करने के लिए विभिन्न तकनीकों का प्रयास करना चाहिए।

सकारात्मक और शेष शांत रहना आपको बहुत लंबा रास्ता तय करेगा। तुच्छ मामलों के बारे में चिंता न करने की कोशिश करें।

यदि आपके पास कोई प्रश्न या कोई काम से संबंधित समस्याएं हैं, तो आपको हमेशा इसे अपने नियोक्ता के साथ रखना चाहिए और कोशिश करनी चाहिए और समस्या को हल करना चाहिए।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि आपको काम पर और घर आने के बाद भी नियमित ब्रेक लेना चाहिए।

आप आराम की गतिविधियों में भाग लेकर तनाव से खुद को दूर कर सकते हैं, चाहे वह योग हो या बस एक अच्छी किताब और एक कप कॉफी के साथ सोफे पर कर्लिंग करना।

एक शेड्यूल बनाएं और योजना बनाएं कि आप एक दूसरे से आगे निकलने के बिना अपने कार्य जीवन और पारिवारिक जीवन दोनों को कैसे संतुलित करेंगे।

आप पाएंगे कि आप इस तरह से अधिक आराम कर रहे हैं और वास्तव में अगले दिन काम पर जाने के लिए उत्सुक होंगे।

बेशक, कुछ भी एक अच्छी रात की नींद और एक स्वस्थ जीवन शैली और आहार को हरा नहीं सकता है।

निष्कर्ष

यद्यपि अधिकांश कार्य-संबंधी चिंताएँ हिलाना-डुलाना भारी लगता है, एक बार जब आप तनाव से मुकाबला करने की कला में महारत हासिल कर लेते हैं और किसी भी नकारात्मक विचारों से छुटकारा पाने में सक्षम होते हैं, तो आप पाएंगे कि शांति आपके पास स्वाभाविक रूप से आ जाएगी।

परिचय

यह एक व्यवस्थित प्रक्रिया है, जो प्रतिभागियों को गैर-महत्वपूर्ण या गैर-मूल्यांकन वातावरण में विचारों को योगदान देकर सक्रिय रूप से शामिल करने के लिए प्रोत्साहित करती है।

काम के माहौल में बनी रहने वाली समस्याओं का समाधान खोजने के लिए संगठनों द्वारा संरचित मंथन सत्र किए जाते हैं। निर्णय लेने की बात आने पर कई सफल संगठन मुख्य उपकरण के रूप में संरचित मंथन का उपयोग करते हैं।

संरचित मंथन के लाभ

संरचित बुद्धिशीलता का प्राथमिक लाभ यह है कि यह विचारों का एक सहयोग है। हालांकि, संरचित मंथन और असंरचित मंथन के बीच अंतर है।

संरचित बुद्धिशीलता में, प्रतिभागियों को दिशानिर्देश और नियम का पालन करने के लिए दिया जाता है, ताकि सत्र से इनपुट एक व्यवस्थित तरीके से और रचनात्मक हो।

जब यह असंरक्षित मंथन की बात आती है, तो प्रतिभागियों द्वारा कई विचार हैं, लेकिन बुद्धिशीलता सत्र किसी विशिष्ट लक्ष्य की ओर अग्रसर नहीं हो सकता है।

संरचित मंथन से प्राप्त लाभ इस प्रकार हैं:

• किसी विशेष मुद्दे या किसी समस्या के संबंध में टीम के सदस्यों के विचारों का संग्रह अधिक सफल साबित होगा।

• संगठन के भीतर एक नई संस्कृति को खोलता है जहां टीम के सदस्य अपने विचारों को आवाज देने के लिए स्वतंत्र हैं।

• यह टीम के प्रमुख सदस्यों को आगे ले जाने से रोकता है और टीम के बाकी सदस्यों को अनुचित मौका देता है।

• टीम के सदस्यों के बीच तालमेल को बढ़ावा देता है।

• हाथ में मिशन को प्राप्त करने के लिए टीम के सदस्यों को विचारों के साथ आने में मदद करता है।

संरचित मंथन में कदम

संरचित मंथन मुश्किल साबित हो सकता है क्योंकि विभिन्न टीम के सदस्यों से इनपुट आता है। इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन किया जा सकता है कि रचनात्मक परिणाम अंत में प्राप्त किए जा सकते हैं।

• राज्य स्पष्ट रूप से संरचित मंथन के पीछे उद्देश्य / विषय। यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक प्रतिभागी को बुद्धिशीलता सत्र से उम्मीद की जाती है। इससे टीम के समय और ऊर्जा की बचत होगी।

• प्रत्येक टीम के सदस्य को अपने विचार प्रदर्शित करने या आवाज देने का मौका दें।

• संरचित मंथन के दौरान, सलाह दें कि टीम के सदस्यों को एक दूसरे की राय या विचार की आलोचना करने की अनुमति नहीं है। यह बिना किसी हिचकिचाहट के विचार साझा करने की स्वतंत्रता को बढ़ावा देता है।

• तब तक राउंड को दोहराएं जब तक कि टीम के सदस्यों के पास कोई और विचार या समाधान न हो।

• प्रत्येक टीम के सदस्य से इनपुट की समीक्षा करें और किसी भी डुप्लिकेट इनपुट को त्यागें।

डॉस और डोनट्स ऑफ़ स्ट्रक्चर्ड ब्रेनस्टॉर्मिंग

एक बुरा संरचित मंथन सत्र आपके संगठन के पैसे, ऊर्जा और समय का खर्च करेगा यदि मंथन सत्र का उद्देश्य पूरा नहीं हुआ है। इससे हानिकारक कारक हो सकते हैं, जो परियोजनाओं के नुकसान के लिए ट्रिगर होते हैं, आदि।

इसलिए, आपके संगठन में सफल बुद्धिशीलता के लिए कुछ तरीके दिए गए हैं।

• जब यह संरचित मंथन सत्र की बात आती है तो फोकस महत्वपूर्ण होता है। प्रतिभागियों के एकाग्रता स्तर को तेज करें। आप प्रतिभागियों के फ़ोकस को बढ़ाने के लिए सत्र की शुरुआत में कुछ अभ्यासों का उपयोग कर सकते हैं।

• मनमाने नियम लिखने के बजाय, चंचलता के साथ सकारात्मकता मदद करती है।

• विचारों की संख्या बताएं।

• निर्माण और कूद।

• अंतरिक्ष को याद रखें।

• स्ट्रेच मानसिक मांसपेशियों।

• व्यावहारिक हो जाओ।

हाथ में समस्या के लिए सभी संभावनाओं / कारणों आदि के बारे में बात करें और मंथन करें। एक विचार को कभी याद मत करो। किसी ने बुद्धिशीलता सत्र रिकॉर्ड किया है।

संरचित मंथन के लिए उपकरण

SWOT विश्लेषण और कीट विश्लेषण संरचित मंथन के लिए बहुत प्रभावी उपकरण हैं।

निर्णय लेने की बात आते ही SWOT विश्लेषण एक उपयोगी उपकरण है। स्वॉट का मतलब स्ट्रेंथ्स, वीइकनेस, अपॉच्र्युनिटीज एंड थ्रेट्स है। बुद्धिशीलता सत्र अक्सर रणनीतियों की समीक्षा के लिए एक विश्लेषण उपकरण के रूप में स्वोट का उपयोग करते हैं। SWOT विश्लेषण का उपयोग निम्नलिखित कारकों का आकलन करने के लिए किया जाता है:

• बाजार पूंजीकरण

• बिक्री वितरण के तरीके

• एक ब्रांड या एक उत्पाद

• एक बिजनेस आइडिया

• एक रणनीति जैसे, नए बाजारों में प्रवेश करना

• संगठन का एक विभाग

कीट विश्लेषण राजनीतिक, आर्थिक, सामाजिक और प्रौद्योगिकी को संदर्भित करता है। एक संगठन के बाजार की स्थिति को समझने के लिए अक्सर मंथन सत्रों में कीट विश्लेषण का भी उपयोग किया जाता है। कीट का उपयोग निम्नलिखित कारणों से किया जा सकता है:

• एक संगठन अपने बाजार का विश्लेषण करता है

• एक उत्पाद जो अपने बाजार तक पहुंच बना रहा है

• एक बाजार के संबंध में एक विशेष ब्रांड का आकलन करना

• एक नया उद्यम

• एक बाजार में प्रवेश करने पर आधारित नई रणनीतियों के लिए

• एक अधिग्रहण के लिए

• निवेश के अवसर के लिए

पोस्ट-स्ट्रक्चर्ड मंथन

एक बार जब आप बुद्धिशीलता सत्र पूरा कर लेते हैं, तो निम्नलिखित कार्य करने होंगे:

• सहमत प्राथमिकता के आधार पर दिए गए विचारों की सूची को कम करें

• उन बिंदुओं को मिलाएं, जो एक साथ प्रकृति में समान हैं

• चर्चा महत्वपूर्ण है, प्रत्येक प्रतिक्रिया के लिए योग्यता दी जानी चाहिए

• उन विचारों का उन्मूलन करें जो विषय के लिए प्रासंगिक नहीं हैं

• टीम के सदस्यों को विचारों को संक्षेप में बताने का मौका दें अगर उनके पास कोई है और बाद में संवाद करें

निष्कर्ष

संरचित बुद्धिशीलता विचारों को उत्पन्न करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक तकनीक है, जो किसी समस्या को हल करने में मदद कर सकती है। संरचित मंथन से टीम के सदस्यों के बीच रचनात्मक सोच और उत्साह को प्रोत्साहित करने में मदद मिलती है।

यह एक दूसरे के विचारों को स्वीकार करने के लिए स्वतंत्र रूप से प्रोत्साहित करता है।

परिचय

उत्तराधिकार योजना एक संगठन के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। यह वह प्रक्रिया है जो किसी संगठन की महत्वपूर्ण और मुख्य भूमिकाओं को पहचानती है और उसी के लिए उपयुक्त उम्मीदवारों की पहचान और मूल्यांकन करती है।

उत्तराधिकार नियोजन प्रक्रिया संभावित उम्मीदवारों को उपयुक्त कौशल और अनुभवों के साथ उनके संबंधित भूमिकाओं में भविष्य की जिम्मेदारियों को संभालने के लिए प्रशिक्षित करने के प्रयास में रैंप बनाती है।

उत्तराधिकार नियोजन संगठन में सभी महत्वपूर्ण भूमिकाओं के लिए लागू है। प्रत्येक अभ्यास या विभाग का ऊपरी प्रबंधन उसके या उसके विभाग के तहत प्रत्येक कोर पद के लिए एक उपयुक्त उत्तराधिकार योजना के साथ आने के लिए जिम्मेदार है।

उत्तराधिकार योजना के चरण

उत्तराधिकार के लिए नियोजन में चार मुख्य महत्वपूर्ण कदम हैं।

चरण 1: भर्ती और स्टाफिंग

यह उत्तराधिकार योजना के प्रमुख चरणों में से एक है। सही और कुशल कर्मचारियों को काम पर रखना संगठन में बढ़ते मानव संसाधनों की कुंजी है। कभी-कभी, कुछ कंपनियों को व्यवसाय में बनाए रखने के लिए प्रतिमान बदलाव की आवश्यकता होती है।

ऐसे मामलों में, संगठन को मौजूदा कर्मचारियों के हिस्से की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को जाने या पुनर्परिभाषित करने की आवश्यकता होती है। फिर, संगठन आवश्यक कौशल और विशेषज्ञता हासिल करने के लिए नए रक्त को काम पर रखता है।

जब उत्तराधिकार की योजना की बात आती है, तो संगठन को हमेशा लोगों को काम पर रखना चाहिए, जिनके पास कॉर्पोरेट सीढ़ी तक जाने की क्षमता होगी।

चरण 2: प्रशिक्षण और विकास

सभी संगठनात्मक प्रशिक्षण दो श्रेणियों के अंतर्गत आ सकते हैं; कौशल प्रशिक्षण और प्रबंधन प्रशिक्षण।

• Skills training: कर्मचारियों को अपने कौशल को बढ़ाने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है, इसलिए उनका दिन-प्रतिदिन का काम आसान हो जाता है।

• Management training: कर्मचारियों का एक चयनित सेट प्रशिक्षण से गुजरता है जहाँ उन्हें प्रबंधन की जिम्मेदारियाँ लेने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है।

चरण 3: मुआवजा और प्रदर्शन प्रबंधन

उनके प्रदर्शन के आधार पर, संगठन में नेता बनने की क्षमता रखने वाले कर्मचारियों को उचित मुआवजा दिया जाना चाहिए।

इन कर्मचारियों को फास्ट ट्रैक प्रमोशन और विशेष मुआवजा लाभ के लिए विचार किया जाना चाहिए।

चरण 4: प्रतिभा प्रबंधन

प्रतिभा प्रबंधन उत्तराधिकार योजना के लिए योगदान करने वाले प्रमुख कारकों में से एक है। नई भूमिका की जिम्मेदारियों को निष्पादित करने के लिए सही उम्मीदवार के पास आवश्यक स्तर का कौशल होगा।

कर्मचारी सदस्य के ऊपरी प्रबंधन और आकाओं को हमेशा यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कर्मचारी चुनौतीपूर्ण जिम्मेदारियों को स्वीकार करके अपने कौशल को लगातार बढ़ा रहा है।

उत्तराधिकार योजना में विशिष्ट गतिविधियाँ

उत्तराधिकार नियोजन में कई गतिविधियाँ शामिल हैं। इनमें से कुछ गतिविधियां अनुक्रमिक हैं और अन्य को दूसरों के समानांतर में प्रदर्शन किया जा सकता है।

उत्तराधिकार नियोजन में शामिल मुख्य गतिविधियाँ निम्नलिखित हैं।

• कंपनी की वृद्धि के लिए महत्वपूर्ण भूमिकाओं की पहचान। यदि आपको भूमिकाओं को प्राथमिकता देने में किसी भी सहायता की आवश्यकता है तो कई उपकरण जैसे कि पेरेटो चार्ट हैं।

• उत्तराधिकार नियोजन प्रक्रिया में अंतराल की पहचान। इस चरण में, उत्तराधिकार नियोजन की प्रक्रिया का विश्लेषण इसकी ताकत के लिए किया जाता है। यदि कमजोरियां और अंतराल हैं, तो उन्हें पद्धतिगत रूप से संबोधित किया जाएगा।

• इस चरण में, संभावित भूमिका के लिए संभावित उम्मीदवारों की पहचान की जाएगी। यह उनके पिछले प्रदर्शनों और साथ ही कुछ अन्य विशेषताओं जैसे कि उम्र का विश्लेषण करके किया जाएगा।

• संभावित भूमिकाओं के लिए सभी लघु-सूचीबद्ध कर्मचारियों को तब उनके कैरियर मार्ग के बारे में शिक्षित किया जाएगा। कर्मचारियों को समझना चाहिए कि उन्हें प्रशिक्षित किया जा रहा है और संगठन में महत्वपूर्ण भूमिकाएं भरने के लिए उनके कौशल को विकसित किया जा रहा है।

• जब लोगों को प्रशिक्षण देने और विकसित करने की बात आती है, तो उन्हें उन पदों के लिए विकसित किया जाना चाहिए जो कंपनी में मौजूद हैं और साथ ही उन पदों (भूमिकाओं) को भी पेश किया जाएगा जिन्हें भविष्य में पेश किया जाएगा।

• मुख्य भूमिकाओं को भरने के लिए आवश्यक समयरेखा की स्पष्ट समझ रखें। इसके लिए, महत्वपूर्ण भूमिकाएँ कब रिक्त होंगी, इसकी समझ आवश्यक है।

• संगठन की उत्तराधिकार योजनाओं पर नियमित बैठकें आयोजित करना।

• हर विभाग के शीर्ष खिलाड़ियों को पहचानें और उन्हें लंबे समय तक कंपनी में बनाए रखने के लिए आवश्यक व्यवस्था करें।

• उत्तराधिकार योजना और समीक्षा सफलता के आधार पर पिछले उत्तराधिकार की समीक्षा करें। यदि समस्याएँ हैं, तो उत्तराधिकार योजना में आवश्यक बदलाव करें।

निष्कर्ष

प्रत्येक संगठन को उत्तराधिकार नियोजन की आवश्यकता होती है। उत्तराधिकार की योजना के द्वारा, संगठन की महत्वपूर्ण भूमिका लगातार प्रतिभावान लोगों के साथ बनी रहती है, इसलिए संगठन अपनी ताकत बनाए रख सकते हैं।

मुख्य भूमिकाओं के लिए लोगों का चयन करते समय, संगठन के मिशन और दृष्टि के लिए उनका पालन महत्वपूर्ण है। कंपनी के विकास के लिए प्रतिबद्धता के साथ दूरदर्शी नेताओं को इस तरह से उछाला जाता है।

परिचय

एक संगठन में, यदि कोई उत्पाद विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं से कच्चे माल का उपयोग करके निर्मित किया जाता है और यदि ये उत्पाद ग्राहकों को बेचे जाते हैं, तो एक आपूर्ति श्रृंखला बनाई जाती है।

संगठन के आकार और निर्मित उत्पादों की संख्या के आधार पर, एक आपूर्ति श्रृंखला जटिल या सरल हो सकती है।

आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन ग्राहकों को वस्तुओं और सेवाओं के अंतिम वितरण में शामिल व्यवसायों के एक परस्पर नेटवर्क के प्रबंधन को संदर्भित करता है।

यह कच्चे माल के भंडारण और परिवहन, माल भेजने की प्रक्रिया और अंतिम माल के भंडारण और परिवहन से लेकर उपभोग के बिंदु तक प्रवेश करता है।

आपूर्ति श्रृंखला में विभिन्न लिंक

• Customer -आपूर्ति श्रृंखला की शुरुआत ग्राहक है। ग्राहक एक उत्पाद खरीदने का फैसला करता है और बदले में किसी कंपनी के बिक्री विभाग से संपर्क करता है। एक बिक्री आदेश डिलीवरी की तारीख और अनुरोधित उत्पाद की मात्रा के साथ पूरा हो गया है। इसमें उत्पादन सुविधा के लिए एक खंड भी शामिल हो सकता है जो इस बात पर निर्भर करता है कि उत्पाद स्टॉक में उपलब्ध है या नहीं।

• Planning -एक बार जब ग्राहक अपनी बिक्री का आदेश दे देता है, तो योजना विभाग ग्राहक की जरूरतों का पालन करने वाले उत्पाद का उत्पादन करने के लिए एक उत्पादन योजना बनाएगा। इस स्तर पर, नियोजन विभाग को आवश्यक कच्चे माल की जानकारी होगी।

• Purchasing - यदि कच्चे माल की आवश्यकता होती है, तो क्रय विभाग को सूचित किया जाएगा और वे बदले में आपूर्तिकर्ताओं को क्रय आदेश भेजेंगे, जो आवश्यक तिथि पर एक विशिष्ट मात्रा में कच्चे माल की डिलीवरी के लिए कहेंगे।

• Inventory - एक बार जब कच्चा माल पहुंचाया जाता है, तो उन्हें गुणवत्ता और सटीकता के लिए जांचा जाता है और फिर उत्पादन विभाग द्वारा आवश्यक होने तक एक गोदाम में संग्रहीत किया जाता है।

• Production -उत्पादन योजना में रखी गई बारीकियों के अनुसार कच्चे माल को उत्पादन स्थल पर ले जाया जाता है। ग्राहकों द्वारा आवश्यक उत्पाद अब आपूर्तिकर्ताओं द्वारा आपूर्ति किए गए कच्चे माल का उपयोग करके निर्मित किए जाते हैं। पूर्ण किए गए उत्पादों का परीक्षण किया जाता है और ग्राहक द्वारा आवश्यक डिलीवरी की तारीख के आधार पर गोदाम में वापस ले जाया जाता है।

• Transportation - जब तैयार उत्पाद को भंडारण में स्थानांतरित किया जाता है, तो शिपिंग विभाग या परिवहन विभाग यह निर्धारित करता है कि उत्पाद ग्राहक को समय पर पहुंचने के लिए गोदाम छोड़ देता है।

आपूर्ति श्रृंखला में गतिविधियों के स्तर

यह सुनिश्चित करने के लिए कि उपरोक्त आपूर्ति श्रृंखला सुचारू रूप से चल रही है और न्यूनतम संभव लागत पर अधिकतम ग्राहक संतुष्टि सुनिश्चित करने के लिए, संगठन इन प्रक्रियाओं में सहायता के लिए आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रक्रियाओं और विभिन्न तकनीकों को अपनाते हैं।

सप्लाई चेन मैनेजमेंट के तीन स्तर हैं, जिसमें एक संगठन के विभिन्न विभाग आपूर्ति श्रृंखला के सुचारू संचालन को प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। वो हैं:

• Strategic -इस स्तर पर, वरिष्ठ प्रबंधन आपूर्ति श्रृंखला प्रक्रिया में शामिल होता है और ऐसे फैसले करता है जो पूरे संगठन की चिंता करते हैं। इस स्तर पर किए गए निर्णयों में उत्पादन क्षेत्र का आकार और साइट, आपूर्तिकर्ताओं के साथ सहयोग और उस उत्पाद का प्रकार शामिल है जो आगे और आगे निर्मित होने वाला है।

• Tactical -गतिविधि का सामरिक स्तर आपूर्ति श्रृंखला को चलाने के लिए सबसे कम लागत प्राप्त करने पर केंद्रित है। इसे करने के कुछ तरीके एक पसंदीदा आपूर्तिकर्ताओं के साथ क्रय योजना बनाकर और परिवहन कंपनियों के साथ मिलकर लागत प्रभावी परिवहन के लिए काम कर रहे हैं।

• Operational -परिचालन स्तर पर, गतिविधि के फैसले दिन-प्रतिदिन के आधार पर किए जाते हैं और ये निर्णय प्रभावित करते हैं कि उत्पाद श्रृंखला के साथ कैसे बदलता है। इस स्तर पर लिए गए कुछ निर्णयों में ग्राहक के आदेश और गोदाम से उपभोग के सामान की आवाजाही शामिल है।

प्रौद्योगिकी और आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन

आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रक्रिया से लाभ को अधिकतम करने के लिए, संगठनों को प्रौद्योगिकी में निवेश करने की आवश्यकता है।

आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रक्रिया के इष्टतम काम के लिए, संगठन मुख्य रूप से एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग सुइट्स में निवेश करते हैं।

इसके अलावा, इंटरनेट प्रौद्योगिकियों की उन्नति संगठनों को वेब-आधारित सॉफ्टवेयर और इंटरनेट संचार को अपनाने की अनुमति देती है।

आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन के सिद्धांत

आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन के क्षेत्र में कई विशेषज्ञों ने संगठनात्मक सिद्धांत को अपनाकर आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन के कुछ क्षेत्रों के लिए सैद्धांतिक नींव प्रदान करने की कोशिश की है।

इनमें से कुछ सिद्धांत हैं:

• संसाधन-आधारित दृश्य (RBV)
• लेनदेन लागत विश्लेषण (TCA)
• ज्ञान-आधारित दृश्य (KBV)
• रणनीतिक विकल्प सिद्धांत (SCT)
• एजेंसी सिद्धांत (एटी)
• संस्थागत सिद्धांत (InT)
• सिस्टम थ्योरी (ST)
• नेटवर्क परिप्रेक्ष्य (एनपी)

निष्कर्ष

आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रबंधन की एक शाखा है जिसमें आपूर्तिकर्ता, निर्माता, लॉजिस्टिक प्रदाता और सबसे महत्वपूर्ण रूप से ग्राहक शामिल होते हैं।

आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रक्रिया एक रणनीतिक योजना के निहितार्थ के माध्यम से काम करती है जो सबसे कम संभव लागत पर अधिकतम संतुष्टि स्तर के साथ एक ग्राहक को छोड़ने वाले वांछित अंत उत्पाद को सुनिश्चित करती है।

इस प्रकार की प्रबंधन प्रक्रिया में शामिल गतिविधियों या कार्यों को तीन स्तरों में विभाजित किया गया है: सामरिक स्तर, सामरिक स्तर और परिचालन स्तर।

परिचय

टीम निर्माण कार्यक्रम आजकल हर जगह पाए जा सकते हैं। लगभग सभी व्यावसायिक संगठन अपनी परियोजना टीमों को टीम निर्माण कार्यक्रमों के लिए हर बार भेजते हैं। लेकिन एक टीम निर्माण कार्यक्रम क्या है?

टीम निर्माण कार्यक्रमों में, पूरा कार्यक्रम लक्ष्य टीम के समूह की गतिशीलता में सुधार करने पर केंद्रित है। इसलिए, सबसे पहले, टीम के सभी सदस्यों को ऐसे टीम निर्माण कार्यक्रमों के लिए उपस्थित होना चाहिए।

आमतौर पर, टीम निर्माण कार्यक्रम विभिन्न चेहरे लेते हैं और ऐसे कार्यक्रमों में बहुत सी गतिविधियाँ शामिल होती हैं। प्रत्येक गतिविधि टीम वर्क के एक या अधिक पहलुओं को सुधारने पर केंद्रित है। एक उदाहरण के रूप में भरोसा रखें।

जब टीमवर्क की बात आती है तो टीम के अन्य सदस्यों के प्रति विश्वास सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है। कॉर्पोरेट वातावरण में, आपको टीम के अन्य सदस्यों को विस्तार से जानने और उन पर विश्वास बनाने का अवसर नहीं मिल सकता है।

इसलिए, टीम निर्माण कार्यक्रम टीमवर्क गतिविधियों के दौरान इस मामले को संबोधित करते हैं और टीम के सदस्यों के बीच विश्वास में सुधार करते हैं। एक अच्छा उदाहरण नेत्रहीन मार्गदर्शन है।

इस अभ्यास में, एक व्यक्ति अंधा-मोड़ वाला है और दूसरा व्यक्ति केवल आवाज के माध्यम से मार्गदर्शन करके, अंधा-मोड़ वाले व्यक्ति को एक मोटे इलाके से लेना चाहता है।

टीम वर्क के लिए लाभ

यदि टीम निर्माण कार्यक्रम बहुत गंभीर हैं, तो टीम वर्क भी एक गंभीर मामला होना चाहिए? हां, टीम निर्माण कार्यक्रमों के महत्व को समझने के लिए, पहले टीमवर्क के मूल्य को समझना चाहिए।

टीम वर्क के लिए टीम निर्माण कार्यक्रमों के माध्यम से प्राप्त लाभ निम्नलिखित हैं:

• बाकी टीम के साथ बेहतर संचार

• कार्यस्थल और विशेष रूप से टीम के भीतर संघर्ष और कुंठाओं को कम करें

• उन्नत ग्राहक संबंध और संघर्ष समाधान

• समझ के माध्यम से उच्च टीम उत्पादकता

• उन्नत प्रबंधन और सॉफ्ट स्किल्स

• बढ़े हुए रिश्ते

उपरोक्त लाभों के अलावा, टीम संस्कृति में कई अन्य वृद्धि हो सकती है। यदि टीम एक नई परियोजना के लिए इकट्ठी हुई एक नई टीम थी, तो टीम के सदस्य दूसरों के साथ एक अच्छा रिश्ता विकसित करेंगे। टीम निर्माण कार्यक्रम के बाद, आमतौर पर टीम की गतिशीलता में बदलाव देखा जा सकता है।

टीम निर्माण कार्यक्रमों के लिए एक टीम भेजना केवल पर्याप्त नहीं है। प्रबंधन को इस तरह के कार्यक्रमों की प्रगति को ट्रैक करना चाहिए और जब पहले कार्यक्रम का प्रभाव कम हो जाता है तो इसी तरह के अनुभवों के लिए टीम को फिर से भेजना चाहिए।

कार्यस्थल का काम का दबाव और टीम में नए आने वाले लोग कम प्रभावशीलता के दो प्रमुख कारण हैं जो ओवरटाइम करते हैं।

टीम बिल्डिंग कार्यक्रमों के प्रकार

उपयोग में कई प्रकार के टीम निर्माण कार्यक्रम हैं। प्रत्येक प्रकार कुछ प्रकार की टीम निर्माण आवश्यकताओं को संबोधित करने के लिए उपयुक्त है। एक उदाहरण के रूप में, मध्यम आयु वर्ग के कर्मचारियों को युवाओं के लिए डिज़ाइन किए गए कार्यक्रम में भेजने से शानदार परिणाम नहीं होगा।

टीम निर्माण कार्यक्रमों में से कुछ सबसे आम प्रकार हैं:

• कॉर्पोरेट सम्मेलन

• कार्यकारी टीम निर्माण और मार्गदर्शन कार्यक्रम

• साहसिक कार्यक्रम

• आउटडोर खेल

• खेल प्रदर्शन करना

• युवा कार्यक्रम

• संगठन द्वारा प्रायोजित धार्मिक या दान कार्यक्रम

• प्रबंधन प्रशिक्षण कार्यक्रम

• व्हाइट वाटर राफ्टिंग

• आवासीय कार्यशालाएँ

सेवाओं के प्रकार

टीम निर्माण कार्यक्रमों की दो मुख्य श्रेणियां हैं; आंतरिक व बाह्य। आंतरिक टीम निर्माण कार्यक्रम आमतौर पर संगठन के प्रशिक्षण और विकास विभाग द्वारा डिज़ाइन किए जाते हैं। कार्यस्थल या कार्यस्थल के बाहर किसी स्थान पर कार्यक्रम हो सकते हैं। इन कार्यक्रमों में, संगठन का कोई व्यक्ति प्रशिक्षण आयोजित करेगा।

अगली श्रेणी के लिए, एक बाहरी पार्टी को टीम निर्माण कार्यक्रम करने के लिए आमंत्रित किया जाता है। यह घटना कार्यस्थल के अंदर या किसी बाहरी स्थान पर भी हो सकती है।

जब टीम के निर्माण के कार्यक्रमों की प्रभावशीलता की बात आती है, तो आमतौर पर एक दूरस्थ स्थान पर बाहरी दलों द्वारा आयोजित कार्यक्रम काफी सफल होते हैं।

कार्यस्थल से दूर होने की बहुत भावना टीम को नए सिरे से मन की स्थिति देती है और वे टीम निर्माण गतिविधियों के साथ जुड़ने के लिए स्वतंत्र हैं।

निष्कर्ष

किसी भी टीम के लिए, चाहे उन्हें सामूहिक रूप से हासिल किया जाए, टीम निर्माण एक प्रमुख ताकत है। किसी टीम से सर्वश्रेष्ठ प्राप्त करने के लिए, टीम को टीम निर्माण कार्यक्रमों से गुजरना चाहिए।

हालांकि अधिकांश कंपनियां इस उद्देश्य के लिए इनडोर कार्यक्रमों का संचालन करने की कोशिश करती हैं, लेकिन वे दूरस्थ स्थानों पर 3 पार्टी पेशेवरों द्वारा किए गए टीम निर्माण की घटनाओं की तुलना में कम प्रभावी परिणाम देते हैं।

प्रेरणा किसी भी संगठन में एक महत्वपूर्ण रूप से मूल्यवान भूमिका निभाता है। यह एक विशेषता है जिसे किसी संगठन के प्रत्येक कर्मचारी को उनके पदनाम या जिम्मेदारियों के बावजूद भड़काया जाना चाहिए। कहा गया है कि, यह आवश्यक है कि वरिष्ठ प्रबंधन किसी संगठन के भीतर टीम प्रेरणा बढ़ाने के तरीकों को देखता है।

टीम संरचना एक संगठन में फ़ंक्शन के आधार पर भिन्न हो सकती है जो एक संगठन से संबंधित लोगों के एक समूह को केवल लोगों के समूह को सौंपा जाता है।

टीम गठन की प्रकृति जो भी हो, यह महत्वपूर्ण है कि एक या एक से अधिक टीमों में गिरने वाले लोगों के समूह सद्भाव में और एक संगठन के अंतिम लक्ष्यों के अनुरूप काम करते हैं।

टीम प्रेरणा के लिए दो मुख्य दृष्टिकोण

1. नकारात्मक टीम प्रेरणा

शुरुआत में आप महसूस कर सकते हैं कि कुछ प्रबंधक वास्तव में कर्मचारियों का आनंद लेते हैं और हर समय उन पर चिल्लाते हैं।

प्रेरणा के लिए ऐसा दृष्टिकोण भय कारक प्रमुख द्वारा निर्देशित है और एक बहुत ही प्राथमिक दृष्टिकोण है; एक जिसे हम अपने बचपन से जानते हैं। इसलिए, इस तरह के नकारात्मक प्रेरक तकनीकों के प्रभाव निश्चित रूप से दीर्घकालिक रूप से वांछित परिणाम के मुकाबले कम अवधि में प्रभावी होंगे।

कुछ प्रबंधक टीम के सदस्यों को कठिन और अधिक प्रभावी ढंग से काम करने की उम्मीद में अपनी टीमों के सामने अवास्तविक लक्ष्य निर्धारित करते हैं।

हालांकि, जैसा कि यह भ्रम अपना रुख लेता है, कर्मचारी लक्ष्यों की अवास्तविक प्रकृति को समझेंगे और उपलब्धि अभिविन्यास की कमी के कारण एक ही समय में पदावनति महसूस करेंगे।

2. सकारात्मक टीम प्रेरणा

चूंकि नकारात्मक प्रेरणा तकनीकों के प्राथमिक दृष्टिकोण ने प्रभावी परिणाम नहीं लाए हैं, इसलिए अधिक से अधिक प्रबंधकों ने अब सकारात्मक प्रेरक तकनीकों की ओर रुख किया है।

सकारात्मक सुदृढीकरण के आधार पर टीम की प्रेरणा देने में कुछ कदम शामिल हैं:

• आपको व्यक्तिगत ताकत और कमजोरियों को समझने की आवश्यकता होगी और ये ताकत और कमजोरियां किसी टीम के भीतर काम करते समय व्यक्ति और उसकी टीम को कैसे प्रभावित करती हैं।

• टीम और व्यक्तियों दोनों के आत्मसम्मान का निर्माण।

• प्रत्येक टीम के सदस्य को मान प्रदान करना (जैसे, उनकी राय लेना, जानकारी साझा करना और टीम के निर्णयों में भूमिका निभाने के लिए उनके योगदान की अनुमति देना)।

टीम प्रेरणा का गतिशीलता

1. मान्यताओं को शासन न करने दें

तो आप किसी व्यक्ति की शक्तियों और कमजोरियों का मूल्यांकन कर सकते हैं और यह गलत तरीके से निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि यह व्यक्ति अपने व्यक्तिगत लक्षणों के कारण किसी टीम के भीतर प्रभावी ढंग से काम नहीं करेगा।

लेकिन जब तक अन्यथा आप इस व्यक्ति को टीम के माहौल में नहीं रखते हैं और टीम की गतिशीलता का पालन करते हैं, आप निश्चित रूप से परिणाम नहीं जान पाएंगे। इसलिए, किसी भी प्रबंधक के लिए अंगूठे का नियम अपनी टीम के सदस्यों को उन मान्यताओं के कारण अलग नहीं करना है जिन्हें आप पकड़ सकते हैं।

2. पता है कि लोग अलग हैं

दूसरे, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि लोग एक दूसरे से भिन्न होते हैं। इसलिए, जब टीम प्रेरणा की बात आती है, तो प्रबंधकों को नकारात्मक प्रभावों को संतुलित करने के लिए कुछ चीजें करने की आवश्यकता होगी।

आप विभिन्न व्यक्तित्वों के साथ काम करेंगे इसलिए, हालांकि ऐसे नियम हैं जिनके द्वारा एक टीम संचालित होती है, आपकी कूटनीति और संचालन में लचीलापन भी सफल टीम प्रेरणा को बनाए रखने में योगदान देगा।

3. काली भेड़ों को अलग न करें

तीसरा कारक काली भेड़ों को अलग करना नहीं है। किसी भी परिवार या किसी भी संगठन में काली भेड़ें होंगी। ये कट्टरपंथी व्यक्ति हैं, जो अतिरिक्त ध्यान चाहते हैं।

इसलिए, इन पात्रों को अलग-थलग करने के बजाय, आपको ऐसे व्यक्तियों से संबंधित होने की भावना को आश्वस्त करने के लिए पर्याप्त कुशल होने की आवश्यकता होगी। इस मामले की सच्चाई यह है कि एक बार जब ऐसे व्यक्ति सुरक्षित और महत्वपूर्ण महसूस करते हैं, तो वे अपने कबीले के प्रति बहुत वफादार हो जाएंगे।

4. चीजों के पीछे के मनोविज्ञान को समझें

टीमों को प्रेरित करने में थोड़ा सा मनोविज्ञान बहुत आगे जाता है। बुनियादी अवधारणाओं को समझने के लिए आपको औपचारिक रूप से मनोविज्ञान का अध्ययन करने की आवश्यकता नहीं है।

हालांकि, यह काम में आएगा यदि आपने प्रेरक सिद्धांतों और प्रेरक कारकों के बारे में पढ़ा है जो मानव गतिशीलता में योगदान करते हैं। जब आप एक निश्चित अवधारणा के अंतर्निहित कारकों को जानते हैं, तो आप इस मुद्दे को हल करने में बेहतर होंगे।

5. उदाहरण के द्वारा लीड

यदि आप एक टीम का उल्लेख कर रहे हैं और यदि आप व्यक्तियों के बीच टीम भावना का निर्माण करने की कोशिश कर रहे हैं, लेकिन यदि आप स्वयं एक अच्छे उत्साही व्यक्ति नहीं हैं, तो टीम के रूप में अपनी पहचान प्राप्त करने के लिए आपकी टीम को प्राप्त करना आपके लिए बेहद मुश्किल हो जाएगा। ।

तो एक टीम के पास हमेशा उदाहरण के लिए अग्रणी होना चाहिए ताकि पर्याप्त रूप से प्रेरित हो सके।

6. काम और मज़ा संतुलन

और अंत में, लेकिन बहुत कम से कम नहीं, काम और मस्ती के बीच संतुलन बनाने की कोशिश करें। प्रत्येक टीम को अपनी भावना का निर्माण करने के लिए काम और गैर-काम से जुड़ी गतिविधियों में संलग्न होना चाहिए।

इसलिए, सुनिश्चित करें कि आपकी टीम को एक दूसरे के साथ घुलने-मिलने और एक अच्छी हँसी साझा करने के भरपूर अवसर मिले। छोटी चीजें मानव गतिशीलता में एक लंबा रास्ता तय करती हैं और एक कप कॉफी से बनी ऐसी आत्माएं आपके संगठन को दिन के अंत में लंबा रास्ता तय करेंगी।

परिचय

शेष स्कोरकार्ड का उपयोग रणनीतिक योजना और प्रबंधन तकनीक के रूप में किया जाता है। यह कई संगठनों में व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, भले ही उनके पैमाने की परवाह किए बिना, संगठन के प्रदर्शन को उसकी दृष्टि और उद्देश्यों के लिए संरेखित करना।

स्कोरकार्ड का उपयोग एक उपकरण के रूप में भी किया जाता है, जो कर्मचारियों और प्रबंधन के बीच संचार और प्रतिक्रिया प्रक्रिया को बेहतर बनाता है और संगठनात्मक उद्देश्यों के प्रदर्शन की निगरानी करता है।

जैसा कि नाम से पता चलता है, संतुलित स्कोरकार्ड अवधारणा न केवल एक व्यावसायिक संगठन के वित्तीय प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए विकसित की गई थी, बल्कि ग्राहकों की चिंताओं, व्यापार प्रक्रिया अनुकूलन और सीखने के साधनों और तंत्रों को बढ़ाने के लिए भी संबोधित की गई थी।

संतुलित स्कोरकार्ड की मूल बातें

निम्नलिखित संतुलित स्कोरकार्ड की अवधारणा का सबसे सरल चित्रण है। चार बॉक्स संतुलित स्कोरकार्ड के तहत विचार के मुख्य क्षेत्रों का प्रतिनिधित्व करते हैं। विचार के सभी चार मुख्य क्षेत्र व्यापारिक संगठन की दृष्टि और रणनीति से बंधे हैं।

संतुलित स्कोरकार्ड को चार मुख्य क्षेत्रों में विभाजित किया गया है और एक सफल संगठन वह है जो इन क्षेत्रों के बीच सही संतुलन बनाता है।

प्रत्येक क्षेत्र (परिप्रेक्ष्य) इष्टतम क्षमता पर काम करने के लिए व्यावसायिक संगठन के एक अलग पहलू का प्रतिनिधित्व करता है।

• Financial Perspective - इसमें लागत या माप शामिल होते हैं, जो संगठन की नियोजित और परिचालन आय पर पूंजी (आरओआई) पर वापसी की दर के संदर्भ में शामिल हैं।

• Customer Perspective - संगठन द्वारा आयोजित ग्राहकों की संतुष्टि, ग्राहक प्रतिधारण और बाजार हिस्सेदारी के स्तर को मापता है।

• Business Process Perspective - इसमें व्यावसायिक प्रक्रियाओं से संबंधित लागत और गुणवत्ता जैसे उपाय शामिल हैं।

• Learning and Growth Perspective - कर्मचारी संतुष्टि, कर्मचारी प्रतिधारण और ज्ञान प्रबंधन जैसे उपायों से मिलकर बनता है।

चार दृष्टिकोण परस्पर जुड़े हुए हैं। इसलिए, वे स्वतंत्र रूप से कार्य नहीं करते हैं। वास्तविक दुनिया की स्थितियों में, संगठनों को अपने व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक या एक से अधिक दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।

उदाहरण के लिए, फाइनेंशियल पर्सपेक्टिव को निर्धारित करने के लिए कस्टमर पर्सपेक्टिव की जरूरत होती है, जिसका उपयोग लर्निंग और ग्रोथ पर्सेंटिव को बेहतर बनाने के लिए किया जा सकता है।

संतुलित स्कोरकार्ड की विशेषताएं

उपरोक्त आरेख से, आप देखेंगे कि एक संतुलित स्कोरकार्ड पर चार दृष्टिकोण हैं। इन चार दृष्टिकोणों में से प्रत्येक को निम्नलिखित कारकों के संबंध में माना जाना चाहिए।

जब चार दृष्टिकोणों को परिभाषित करने और उनका आकलन करने की बात आती है, तो निम्नलिखित कारकों का उपयोग किया जाता है:

• Objectives - यह संगठन के उद्देश्यों जैसे कि लाभप्रदता या बाजार हिस्सेदारी को दर्शाता है।

• Measures - उद्देश्यों के आधार पर, उद्देश्यों को प्राप्त करने की प्रगति को मापने के लिए उपाय किए जाएंगे।

• Targets -यह कंपनी के रूप में विभाग आधारित या समग्र हो सकता है। ऐसे विशिष्ट लक्ष्य होंगे जो उपायों को प्राप्त करने के लिए निर्धारित किए गए हैं।

• Initiatives - इन्हें उन कार्यों के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है जिन्हें उद्देश्यों को पूरा करने के लिए लिया जाता है।

सामरिक प्रबंधन का एक उपकरण

संतुलित स्कोरकार्ड का उद्देश्य एक ऐसी प्रणाली का निर्माण करना था, जो किसी संगठन के प्रदर्शन को माप सके और होने वाली किसी भी बैक लैग्स में सुधार कर सके।

अपनी तार्किक प्रक्रिया और तरीकों के कारण समय के साथ संतुलित स्कोरकार्ड की लोकप्रियता बढ़ती गई। इसलिए, यह एक प्रबंधन रणनीति बन गई, जिसका उपयोग किसी संगठन के भीतर विभिन्न कार्यों में किया जा सकता है।

संतुलित स्कोरकार्ड ने प्रबंधन को बड़ी तस्वीर में उसके उद्देश्यों और भूमिकाओं को समझने में मदद की। यह प्रबंधन टीम को मात्रा के मामले में प्रदर्शन को मापने में मदद करता है।

संतुलित स्कोरकार्ड भी महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है जब यह रणनीतिक उद्देश्यों के संचार के लिए आता है।

कई संगठनों के असफल होने का एक मुख्य कारण यह है कि वे संगठन के लिए निर्धारित किए गए उद्देश्यों को समझने और उनका पालन करने में विफल रहते हैं।

संतुलित स्कोरकार्ड उद्देश्यों को तोड़कर और प्रबंधन और कर्मचारियों को समझने में आसान बनाकर इसके लिए एक समाधान प्रदान करता है।

नियोजन, लक्ष्य निर्धारित करना और रणनीति संरेखित करना दो प्रमुख क्षेत्र हैं जहाँ संतुलित स्कोरकार्ड योगदान कर सकते हैं। दीर्घकालिक उद्देश्यों के संदर्भ में चार दृष्टिकोणों में से प्रत्येक के लिए लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं।

हालाँकि, ये लक्ष्य कम समय में भी ज्यादातर प्राप्त होते हैं। लक्ष्यों को प्राप्त करने के साथ संरेखित किया जाता है।

रणनीतिक प्रतिक्रिया और सीखना अगला क्षेत्र है, जहां संतुलित स्कोरकार्ड एक भूमिका निभाता है। रणनीतिक प्रतिक्रिया और सीखने में, प्रबंधन को योजना की सफलता और रणनीति के प्रदर्शन के बारे में नवीनतम समीक्षा मिलती है।

एक संतुलित स्कोरकार्ड की आवश्यकता

निम्नलिखित कुछ बिंदु हैं जो एक संतुलित स्कोरकार्ड को लागू करने की आवश्यकता का वर्णन करते हैं:

• व्यापार रणनीति और इसके परिणामों पर ध्यान बढ़ाता है।

• माप के माध्यम से तात्कालिक संगठनात्मक प्रदर्शन की ओर जाता है।

• दिन-प्रतिदिन के आधार पर संगठन की रणनीति को पूरा करने के लिए कार्यबल को संरेखित करें।

• भविष्य के प्रदर्शन के प्रमुख निर्धारकों या ड्राइवरों को लक्षित करना।

• संगठन की रणनीति और दृष्टि के संबंध में संचार के स्तर में सुधार करता है।

• समय-सीमा और अन्य प्राथमिकता वाले कारकों के अनुसार परियोजनाओं को प्राथमिकता देने में मदद करता है।

निष्कर्ष

जैसा कि नाम से पता चलता है, संतुलित स्कोरकार्ड संगठन के उद्देश्यों और दृष्टि के घटकों के बीच एक सही संतुलन बनाता है।

यह एक ऐसा तंत्र है जो प्रबंधन को संगठन के प्रदर्शन को ट्रैक करने में मदद करता है और प्रबंधन रणनीति के रूप में उपयोग किया जा सकता है।

यह केवल वित्तीय मूल्यों तक ही सीमित रहने के बजाय कंपनी के उद्देश्यों का व्यापक अवलोकन प्रदान करता है।

यह अपने मौजूदा और संभावित ग्राहकों के बीच एक मजबूत ब्रांड नाम और संगठन के कार्यबल के बीच एक प्रतिष्ठा बनाता है।

परिचय

हेलो प्रभाव का विपणन के साथ घनिष्ठ संबंध है। विपणन नंबर एक क्षेत्र है जहां प्रभामंडल प्रभाव सफलतापूर्वक उपयोग किया जाता है।

हेलो प्रभाव बस कुछ उत्पाद या सेवाओं के लिए ग्राहकों द्वारा दिखाए गए पूर्वाग्रह को कुछ निर्माता या एक ही निर्माता द्वारा पेश किए गए कुछ अन्य उत्पादों या सेवाओं के साथ अनुकूल या सुखद अनुभव के आधार पर बताते हैं।

एक उदाहरण लेते हैं। Apple ने कुछ साल पहले iPod की शुरुआत की थी और यह अपने कार्यों और डिजाइन में रचनात्मक था। Apple iPod ने iPod सोच के लिए उपन्यास सोच और बेहद आँखों को लुभाने वाला प्रवेश द्वार पेश किया।

Apple के iPod के बारे में सकारात्मक धारणा का तब Apple के अन्य उत्पादों पर सकारात्मक प्रभाव पड़ा। IPod की शुरूआत के साथ, Apple ने उच्च मांग पर ध्यान दिया और अपने बाकी उत्पादों की बिक्री बढ़ा दी।

ऑटोमोटिव उद्योग में यह फिर से सामान्य है। एक वाहन निर्माता अपने अन्य वाहन मॉडल की बिक्री बढ़ाने की उम्मीद में अपने उत्पादों की सकारात्मक धारणा बनाने के लिए एक हेलो वाहन पेश कर सकता है। हेलो कार ज्यादातर स्पोर्ट्स कार होती हैं जो ज्यादातर आंखों के डिजाइन, बेहतर प्रदर्शन और तकनीक से संबंधित होती हैं।

हेलो इफेक्ट का उल्टा

हेलो इफेक्ट के साथ-साथ इसकी कमियां भी हैं। यद्यपि एक प्रभामंडल उत्पाद बिक्री में बहुत बड़ा अंतर ला सकता है, एक बुरा उत्पाद भी पूरी कंपनी की प्रतिष्ठा को बर्बाद कर सकता है। यह प्रभामंडल प्रभाव का उल्टा है।

हाइब्रिड कार, टॉयोटो प्रियस, हाल के दिनों में रिवर्स हेलो प्रभाव का सबसे अच्छा उदाहरण है। टोयोटा को आमतौर पर जापान में सबसे अच्छी गुणवत्ता वाली कार निर्माता माना जाता है।

लेकिन हाल ही में, एक मुद्दा नवीनतम प्रियस मॉडल के साथ सामने आया, जहां, इसमें एक दोषपूर्ण त्वरक पैड था। इस मुद्दे के कारण, Prius गैस पेडल एक बार जोर से दबा सकता था और साथ ही दुर्घटनाओं को जन्म दे सकता था। एक बार जब यह कुछ ग्राहकों द्वारा उजागर किया गया था, तो टोयोटा ने दोषपूर्ण गैस पेडल को बदलने के लिए हजारों Prius कारों को याद किया।

मुद्दा यहीं तक नहीं रुका। ग्राहकों ने तब समान समस्याओं को नोटिस करना शुरू कर दिया, अनिवार्य रूप से गैस पेडल से संबंधित नहीं, अन्य, अधिक स्थापित मॉडल में, जहां पहले कोई समस्या नहीं थी। यह रिवर्स हेलो प्रभाव का वर्णन करने वाली घटना है। कभी-कभी, इसे नरभक्षण भी कहा जाता है।

अकारण निर्णय

बेहोशी निर्णय की अवधारणा का उपयोग करके हेलो प्रभाव का सबसे अच्छा वर्णन किया गया है। जब हम किसी चीज़ का न्याय करते हैं, तो हम एक विश्लेषण और महत्वपूर्ण सोच के माध्यम से चल सकते हैं। लेकिन, निर्णय का एक हिस्सा है जो अनजाने में किया जाता है।

हम सचेत रूप से इस निर्णय प्रक्रिया से अवगत नहीं हैं। यही कारण है कि हम यह स्पष्ट नहीं कर सकते हैं कि क्यों हम कुछ कंपनियों के उत्पादों से आकर्षित होते हैं जो अन्य कंपनियों के समान उत्पादों से अधिक हैं।

निष्कर्ष

विपणन के लिए प्रभामंडल प्रभाव सर्वश्रेष्ठ उपकरणों में से एक है। उत्पादों और सेवाओं को बढ़ावा देने की बात आती है, तो सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए विपणन अवधारणाएं और रणनीतियाँ प्रभामंडल प्रभाव का उपयोग करती हैं।

यद्यपि बाकी वस्तुओं या सेवाओं को बेचने के लिए ग्राहक के दिमाग पर सकारात्मक प्रभाव डालने के लिए एक हेलो उत्पाद या सेवा का उपयोग किया जाता है, कभी-कभी अन्य तकनीकों का भी उपयोग किया जाता है। ग्राहकों के बीच सकारात्मक धारणा बनाने के लिए लोकप्रिय चालों में से एक 'गो ग्रीन' या 'पर्यावरण बचाओ' थीम का उपयोग करना है।

ऐसे अभियानों से ग्राहक को जो सुखद अनुभव हो सकता है, वह उनके लिए अधिक उत्पाद और सेवाएँ बेचने के लिए उपयोगी हो सकता है।

यद्यपि प्रभामंडल प्रभाव व्यवसायों के लिए उपयोगी और लाभप्रद है, यह अंतिम ग्राहकों के लिए काफी फायदेमंद नहीं है। एक ही निर्माता से किसी अन्य उत्पाद या सेवा द्वारा किसी उत्पाद या सेवा को पहचानना उनकी खरीद प्रक्रिया में उन्हें भ्रमित कर सकता है।

ऐसे मामलों में, लोग उस उत्पाद या सेवा के पेशेवरों और विपक्षों का आकलन नहीं करते हैं, जिसे वे खरीदना चाहते हैं। इसके बजाय वे धारणाओं को अपने खरीद निर्णय को प्रभावित करने की अनुमति देते हैं।

परिचय

क्या आप काफी आउटसोर्सिंग कर रहे हैं? आउटसोर्सिंग बूम के दौरान प्रबंधन सलाहकारों द्वारा पूछे गए मुख्य प्रश्नों में से यह एक था। आउटसोर्सिंग को मूल लागत के एक अंश के लिए किए जाने वाले सर्वोत्तम तरीकों में से एक के रूप में देखा गया था।

निर्णय लेने या खरीदने के लिए आउटसोर्सिंग निकटता से संबंधित है। लाभ मार्जिन को अधिकतम करने के लिए निगमों ने आंतरिक रूप से क्या और बाहर से क्या खरीदना है, इस पर निर्णय लिया।

इसके परिणामस्वरूप, संगठनात्मक कार्यों को खंडों में विभाजित किया गया था और उन कार्यों में से कुछ को विशेषज्ञ कंपनियों को आउटसोर्स किया गया था, जो बहुत कम लागत के लिए एक ही काम कर सकते हैं।

निर्णय लेना या खरीदना हमेशा व्यापार में एक मान्य अवधारणा है। किसी भी संगठन को अपने स्वयं के द्वारा कुछ बनाने का प्रयास नहीं करना चाहिए, जब वे बहुत कम कीमत के लिए समान खरीदने का अवसर खड़े करते हैं।

यही कारण है कि संयुक्त राज्य अमेरिका और यूरोप में संगठनों की ओर से निर्मित अधिकांश इलेक्ट्रॉनिक आइटम एशिया में विकसित और सॉफ्टवेयर सिस्टम हैं।

चार नंबर आपको जानना चाहिए

जब आप एक निर्णय लेने या खरीदने का निर्णय लेने वाले होते हैं, तो चार नंबर होते हैं जिनसे आपको अवगत होना चाहिए। आपका निर्णय इन चार नंबरों के मूल्यों पर आधारित होगा। आइए अब संख्याओं पर एक नजर डालते हैं। वे काफी आत्म-व्याख्यात्मक हैं।

• आयतन
• बनाने की निर्धारित लागत
• बनाते समय प्रति-यूनिट प्रत्यक्ष लागत
• खरीदते समय प्रति-यूनिट लागत

अब, दो सूत्र हैं जो उपरोक्त संख्याओं का उपयोग करते हैं। वे 'कॉस्ट टू बाय' और 'कॉस्ट टू मेक' हैं। उच्च मूल्य कम हो जाता है और निर्णयकर्ता कम लागत वाले समाधान के साथ आगे बढ़ सकता है।

Cost to Buy (CTB) = Volume x Per-unit cost when buying
Cost to Make (CTM) = Fixed costs + (Per-unit direct cost x volume)

बनाने की वजह

जब कोई कंपनी इन-हाउस बनाने की बात करती है, तो इसके कई कारण होते हैं। कुछ निम्नलिखित हैं:

• लागत की चिंता
• विनिर्माण फोकस का विस्तार करने की इच्छा
• उत्पाद पर सीधे नियंत्रण की आवश्यकता
• बौद्धिक संपदा की चिंता
• गुणवत्ता नियंत्रण चिंताओं
• आपूर्तिकर्ता अविश्वसनीयता
• सक्षम आपूर्तिकर्ताओं की कमी
• एक आपूर्तिकर्ता को आकर्षित करने के लिए वॉल्यूम बहुत छोटा है
• लॉजिस्टिक लागत में कमी (शिपिंग आदि)
• बैकअप स्रोत बनाए रखने के लिए
• राजनीतिक और पर्यावरणीय कारण
• संगठनात्मक गौरव

खरीदने के कारण

निम्नलिखित कारणों में से कुछ कंपनियां इस बात पर विचार कर सकती हैं कि सप्लायर से खरीदने की बात कब आए:

• तकनीकी अनुभव का अभाव

• तकनीकी क्षेत्रों और डोमेन पर आपूर्तिकर्ता की विशेषज्ञता

• लागत विचार

• छोटी मात्रा की जरूरत है

• घर में उत्पादन करने की अपर्याप्त क्षमता

• ब्रांड प्राथमिकताएं

• रणनीतिक साझेदारी

प्रक्रिया

निर्णय लेना या खरीदना कई पैमानों में हो सकता है। यदि निर्णय प्रकृति में छोटा है और व्यवसाय पर कम प्रभाव पड़ता है, तो एक व्यक्ति भी निर्णय ले सकता है। व्यक्ति बनाने और खरीदने के बीच पेशेवरों और विपक्षों पर विचार कर सकता है और अंत में एक निर्णय पर पहुंच सकता है।

जब बड़े और उच्च प्रभाव निर्णयों की बात आती है, तो आमतौर पर संगठन किसी निर्णय पर पहुंचने के लिए एक मानक विधि का पालन करते हैं। इस विधि को नीचे के रूप में चार मुख्य चरणों में विभाजित किया जा सकता है।

1. तैयारी

• टीम का निर्माण और टीम लीडर की नियुक्ति

• उत्पाद की आवश्यकताओं और विश्लेषण की पहचान करना

• टीम ब्रीफिंग और पहलू / क्षेत्र विनाश

2. डेटा संग्रह

• निर्णय लेने या खरीदने के विभिन्न पहलुओं पर जानकारी एकत्र करना

• भारोत्तोलन, रेटिंग, और बनाने या खरीदने दोनों के लिए कार्यशालाएँ

3. डेटा विश्लेषण

• एकत्रित आंकड़ों का विश्लेषण

4. प्रतिक्रिया

• किए गए निर्णय पर प्रतिक्रिया

उपरोक्त संरचित प्रक्रिया का पालन करके, संगठन मेक-या-खरीद पर एक सूचित निर्णय ले सकता है। यद्यपि यह मेक-या-खरीद निर्णय लेने के लिए एक मानक प्रक्रिया है, संगठनों की अपनी किस्में हो सकती हैं।

निष्कर्ष

मेक-या-खरीद निर्णय प्रबंधन अभ्यास के लिए महत्वपूर्ण तकनीकों में से एक है। वैश्विक आउटसोर्सिंग के कारण, मेक-या-खरीद निर्णय लेना लोकप्रिय और अक्सर हो गया है।

चूंकि विनिर्माण और सेवा उद्योग दुनिया भर में विविधतापूर्ण हैं, इसलिए मूल कीमत के एक अंश के लिए उत्पादों और सेवाओं की पेशकश करने वाले कई आपूर्तिकर्ता हैं। इसने उपभोक्ता को अंतिम लाभ देकर वैश्विक उत्पाद और सेवा बाजारों को बढ़ाया है।

यदि आप एक मेक-या-खरीद निर्णय लेते हैं जो उच्च प्रभाव पैदा कर सकता है, तो हमेशा ऐसा करने के लिए एक प्रक्रिया का उपयोग करें। जब इस तरह की प्रक्रिया का पालन किया जाता है, तो गतिविधियां पारदर्शी होती हैं और कंपनी के सर्वोत्तम हित के लिए निर्णय किए जाते हैं।

परिचय

सात का नियम विपणन में सबसे पुरानी अवधारणाओं में से एक है। हालांकि यह पुराना है, इसका मतलब यह नहीं है कि यह पुराना है। सात का नियम केवल यह कहता है कि संभावित खरीदार को आपके द्वारा इसे खरीदने से पहले कम से कम सात बार मार्केटिंग संदेश सुनना या देखना चाहिए। सात नंबर का उपयोग करने के कई कारण हो सकते हैं। छह का नियम या आठ का नियम क्यों नहीं?

परंपरागत रूप से, संख्या सात को कई संस्कृतियों द्वारा अन्य संख्याओं पर वरीयता दी गई है। इसलिए, आप सात नंबर में आने वाली विभिन्न चीजों को देख सकते हैं।

सात के नियम में महत्वपूर्ण बात संख्या नहीं है, लेकिन संदेश है। यह बस आपको बताता है कि आपको खरीदने से पहले संभावना को कई बार अपने मार्केटिंग संदेश को सुनने और देखने की जरूरत है। पुनरावृत्ति की आवश्यकता के कई कारण हैं। खरीदार केवल आप पर भरोसा नहीं कर सकते हैं और पहली बार जब आप अपना संदेश दिखाते हैं, तो खरीदारी का निर्णय करें।

तो, इसका सीधा सा मतलब है कि आपका मार्केटिंग प्रयास दोहरावदार और सुसंगत होना चाहिए। आप एक बार में एक-दो विज्ञापन नहीं चला सकते हैं और ग्राहकों से उत्पाद खरीदने की उम्मीद कर सकते हैं। सात के नियम का छिपा हुआ संदेश विपणन के लिए निरंतर और दोहराव का प्रयास होना चाहिए।

तुम क्या कर सकते हो?

सात के नियम के संदेश के माध्यम से अपने विपणन को बढ़ाने के लिए, निम्नलिखित बातों पर विचार करें:

1. शोर

आज की दुनिया सूचना जगत है। लोगों को जानकारी के साथ ओवरलोड किया जाता है। लोगों के पास हर समय सर्वश्रेष्ठ सूचना स्रोत तक पहुंच होती है, इसलिए आप उन्हें बिल्कुल भी बेवकूफ नहीं बना सकते।

यदि आप अपने मार्केटिंग संदेश को उन लोगों तक पहुँचाना चाहते हैं, जो सूचनाओं से बमबारी कर रहे हैं, तो आपको कड़ी मेहनत करनी पड़ रही है। किसी व्यक्ति या कंपनी के लिए संभावित खरीदारों द्वारा सुना जाना आसान नहीं है। इसके लिए, आप कुछ विशेष ट्रिक्स और रणनीतियों का उपयोग करना चाह सकते हैं।

उपरोक्त कारण के कारण, किसी को अपने मार्केटिंग संदेश को दोहराना चाहिए। पहले कुछ समय में, एक व्यक्ति संदेश को नोटिस नहीं करेगा। लोग आमतौर पर प्रकृति द्वारा विपणन संदेशों के प्रति प्रतिरोधी होते हैं। अन्यथा, विपणन कंपनियों द्वारा किए गए शोर से लोग अभिभूत हो जाएंगे।

आपको इस शोर बाजार में प्रतिस्पर्धा करनी होगी। इसलिए, आपको अपने संदेश को तब तक दोहराने की जरूरत है जब तक वे आपको सुन न लें।

2. ग्राहकों को आपके उत्पाद की आवश्यकता नहीं हो सकती है

आप अपने उत्पाद या सेवा के लिए सटीक प्रकार के ग्राहकों को लक्षित कर सकते हैं। लेकिन ऐसी संभावनाएं हैं कि उन्हें आपके उत्पाद की आवश्यकता नहीं हो सकती है। यदि वे आपके मार्केटिंग संदेश को एक बार देखते हैं, तो हो सकता है कि वे आपको याद न रखें जब वे अगले सप्ताह या अगले महीने तक उत्पाद खरीदना चाहते हैं। इसलिए, आपको अपने मार्केटिंग संदेश को दृष्टि में रखने की आवश्यकता है। विपणन के लिए दृष्टि से बाहर मन से बाहर है।

एक उदाहरण लेता हूं। अधिकांश लोग महान उत्पादों या सेवा के बारे में देखते और सुनते हैं और वे एक मानसिक टिप्पणी करते हैं कि वे जरूरत पड़ने पर उन्हें खरीद लेंगे। लेकिन वास्तव में, जब वे वास्तविक उत्पाद खरीदते हैं, तो वे नवीनतम विपणन संदेश के साथ जाते हैं जो उन्होंने सुना या देखा। इसलिए आपको अपना रिकॉर्ड खेलते रहने की जरूरत है।

3. कीमत बहुत अधिक हो सकती है

कभी-कभी, लोग कीमत के कारण चीजों को नहीं खरीदते हैं। यह उत्पाद या सेवा की कीमत से कोई लेना-देना नहीं है। इसका सीधा सा मतलब है कि आप ग्राहकों को अपनी पेशकश के मूल्य के बारे में पूरी तरह से समझाने में सक्षम नहीं हैं।

यदि कोई आपके उत्पाद या सेवा का मूल्य देखता है, तो वे इसे खरीदने का एक तरीका ढूंढते हैं। वे कीमत के बारे में कभी चिंता नहीं करते हैं अगर यह सही चीज है जो वे चाहते हैं।

इसलिए, अपने संदेश के माध्यम से, उन्हें आपके द्वारा ऑफ़र किए गए मूल्य के बारे में समझाएं। सात के नियम के माध्यम से, वे आपके द्वारा प्रस्तुत मूल्य के बारे में कई बार सुनेंगे, इसलिए धन की समस्या नहीं होगी।

4. वे आपको नहीं जानते

यह मुख्य कारण है कि लोग आपके उत्पादों या सेवाओं को नहीं खरीदते हैं। उन्हें बताएं कि आप सात के शासन के माध्यम से कौन हैं। अधिक वे आपके बारे में सुनते हैं, उच्च वे आपको स्वीकार करेंगे।

निष्कर्ष

सात का नियम विपणन में सबसे पुरानी, ​​लेकिन व्यावहारिक अवधारणाओं में से एक है। इसी तरह, सात का नियम कई अन्य क्षेत्रों में लागू किया जा सकता है, जहां उपभोक्ता चिंतित हैं। सात के नियम से मुख्य सीखने की आवश्यकता है कि आप क्या करते हैं।

परिचय

एक आभासी टीम एक टीम है जहां इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों से बातचीत का प्राथमिक तरीका होता है। जब यह माध्यम की बात आती है, तो यह ई-मेल संचार से वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग तक हो सकता है।

कुछ आभासी टीमें आमने-सामने बातचीत नहीं करती हैं (जब टीम के सदस्य अलग-अलग जनसांख्यिकी में रहते हैं) और कुछ आभासी टीम शारीरिक रूप से कभी-कभी मिलते हैं।

वेब विकास के लिए एक ऑनलाइन व्यवसाय के बारे में सोचो। कोई व्यक्ति इस तरह का व्यवसाय शुरू कर सकता है और दुनिया के विभिन्न हिस्सों से डेवलपर्स, क्यूए इंजीनियर, यूआई इंजीनियर और परियोजना प्रबंधक नियुक्त कर सकता है।

चूंकि वेब विकास माल की भौतिक डिलीवरी में शामिल नहीं होता है और सभी प्रसव इलेक्ट्रॉनिक रूप से किए जाते हैं, इसलिए ऐसी कंपनी इंटरनेट पर मौजूद हो सकती है।

टीम मीटिंग कॉन्फ्रेंस वॉयस कॉल या वीडियो कॉल के माध्यम से हो सकती है। यह वर्चुअल टीम अपनी कंपनी के लक्ष्यों की दिशा में काम कर सकती है और केवल टेलीकम्युटिंग द्वारा एकल इकाई के रूप में कार्य कर सकती है।

वर्चुअल टीमें क्यों?

वर्चुअल टीम होने के कई कारण हैं। सबसे पहले, यह तकनीक है।

इंटरनेट और संबंधित प्रौद्योगिकियों ने दुनिया भर में संचार को बढ़ाने में मदद की, जहां कुछ उद्योगों को भौतिक अर्थों में मौजूद व्यक्ति की आवश्यकता नहीं होती है, वे इसका अधिक उपयोग कर सकते हैं। एक अच्छा उदाहरण एक वेब विकास टीम है।

वर्चुअल टीम होने के कुछ शीर्ष कारण निम्नलिखित हैं:

• टीम के सदस्य एक ही जनसांख्यिकी में स्थित नहीं हैं।

• परिवहन लागत और समय काफी अधिक है।

• टीम के सदस्य अलग-अलग समय में काम कर सकते हैं।

• कंपनी को एक भौतिक कार्यालय की आवश्यकता नहीं है, इसलिए रसद और संबंधित लागत न्यूनतम हैं।

• काम के प्रकार को उच्च स्तर की रचनात्मकता की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए कर्मचारियों के पास बेहतर रचनात्मकता होगी जब वे ऐसी जगह से काम करते हैं जो वे (घर) के साथ सहज होते हैं।

आभासी टीमों के प्रकार

वर्तमान में कई प्रकार की आभासी टीमें चल रही हैं। उन टीमों में से कुछ निम्नलिखित हैं:

• संपूर्ण कंपनियाँ जो वस्तुतः काम करती हैं

• कार्य दल, एक विशिष्ट कार्य को करने के लिए जिम्मेदार

• फ़ेसबुक या किसी अन्य सोशल नेटवर्क जैसे ग्रुप में दोस्ती की टीमें

• कमांड टीम, जैसे कि एक कंपनी की बिक्री टीम पूरे अमेरिका में वितरित की जाती है

• ब्याज दल जहां सदस्य एक साझा हित साझा करते हैं

तकनीक

वर्चुअल टीमों के लिए प्रौद्योगिकी महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। उन्नत तकनीक के उपयोग के बिना, आभासी टीमें प्रभावी नहीं हो सकती हैं।

इंटरनेट आभासी टीमों द्वारा उपयोग की जाने वाली प्राथमिक तकनीक है। वर्चुअल टीमों के लिए इंटरनेट कई सुविधाएं प्रदान करता है। उनमें से कुछ हैं:

• E-mail

• वीओआईपी (वॉयस ओवर आईपी) - आवाज कॉन्फ्रेंसिंग

• वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग

• ग्रुपवेयर सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम जैसे Google डॉक्स जहां टीमें सहयोगात्मक रूप से काम कर सकती हैं।

• Microsoft लाइव मीटिंग और WebEx जैसे प्रदर्शन और प्रशिक्षण आयोजित करने के लिए सॉफ्टवेयर।

जब तकनीक की बात आती है, न केवल सॉफ्टवेयर मायने रखता है, आभासी टीमों को आवश्यक हार्डवेयर के साथ सुसज्जित किया जाना चाहिए।

एक उदाहरण के रूप में, एक वीडियो सम्मेलन के लिए, टीम के सदस्यों को एक वेब कैमरा और एक माइक्रोफोन से लैस किया जाना चाहिए।

फायदे और नुकसान

सबसे पहले, चलो एक आभासी टीम के रूप में संचालन के फायदे देखें।

• टीम के सदस्य दिन के किसी भी समय और कहीं से भी काम कर सकते हैं। वे उस स्थान को चुन सकते हैं जो वे मूड और आराम के आधार पर काम करते हैं।

• आप लोगों को उनके कौशल और नौकरी के लिए उपयुक्तता के लिए भर्ती कर सकते हैं। स्थान मायने नहीं रखता।

• आने-जाने और कपड़ों के लिए समय और पैसा बर्बाद नहीं होता।

• शारीरिक बाधाएँ कोई समस्या नहीं हैं।

• कंपनी के पास एक भौतिक कार्यालय नहीं है। इससे कंपनी को लागत में काफी कमी आती है। इस पैसे को बचाकर कंपनी कर्मचारियों को बेहतर मुआवजा दे सकती है।

उपर्युक्त फायदों के साथ, वर्चुअल टीम का उपयोग करने के कुछ नुकसान निम्नलिखित हैं:

• चूंकि टीम के सदस्य अक्सर मिलते नहीं हैं या बिल्कुल नहीं मिलते हैं, इसलिए टीम वर्क की भावना मौजूद नहीं हो सकती है।

• कुछ लोग काम करते समय एक शारीरिक कार्यालय में रहना पसंद करते हैं। ये लोग आभासी वातावरण में कम उत्पादक होंगे।

• आभासी टीमों के लिए काम करने के लिए, व्यक्तियों को बहुत अधिक आत्म-अनुशासन की आवश्यकता होती है। यदि व्यक्ति अनुशासित नहीं है, तो वह कम उत्पादक हो सकता है।

निष्कर्ष

वर्चुअल टीमें आजकल संख्या में बढ़ रही हैं। छोटी प्रौद्योगिकी कंपनियां अब दुनिया भर से सर्वश्रेष्ठ लोगों की भर्ती के लिए वर्चुअल टीम अभ्यास का पालन कर रही हैं।

इसके अलावा, ये कंपनियां अपनी परिचालन लागत को कम करती हैं और लाभ मार्जिन को अधिकतम करती हैं। इसके अतिरिक्त, आभासी टीमों में काम करने वाले कर्मचारी फायदे में होते हैं जब यह अपने घर, स्वयं के समय में काम करने और लागत कम करने की बात आती है।

इसलिए, संगठनों को जब भी संभव हो विभिन्न कार्यों के लिए आभासी टीमों की स्थापना पर ध्यान देना चाहिए।

परिचय

कुल उत्पादक रखरखाव (टीपीएम) रखरखाव गतिविधियों के लिए एक अवधारणा है। संरचना में, कुल उत्पादक रखरखाव कुल गुणवत्ता प्रबंधन (TQM) के कई पहलुओं से मिलता-जुलता है, जैसे कर्मचारी सशक्तिकरण, प्रबंधन की प्रतिबद्धता, दीर्घकालिक लक्ष्य सेटिंग्स, आदि।

इसके अलावा, उनके काम और जिम्मेदारियों के प्रति कर्मचारियों की मानसिकता में बदलाव दोनों के बीच अन्य समानताओं में से एक है।

रखरखाव किसी भी संगठन के प्रमुख पहलुओं में से एक है। जब रखरखाव की बात आती है, तो यह एक व्यापार संगठन के भीतर कई डोमेन और क्षेत्रों का प्रतिनिधित्व कर सकता है।

एक संगठन को ठीक से काम करने के लिए, प्रत्येक चलने की प्रक्रिया, गतिविधि और संसाधन को उनकी गुणवत्ता, प्रभावशीलता और अन्य उत्पादकता कारकों के लिए ठीक से बनाए रखा जाना चाहिए।

टीपीएम वह प्रक्रिया है जो संगठन के रखरखाव पहलू को सुर्खियों में लाती है। हालांकि रखरखाव को पारंपरिक प्रबंधन विधियों द्वारा गैर-लाभकारी गतिविधि के रूप में माना जाता था, लेकिन टीपीएम इस पर ब्रेक लगाता है।

टीपीएम पर जोर देने के साथ, रखरखाव के लिए डाउनटाइम स्वयं विनिर्माण या उत्पादन प्रक्रिया का एक अभिन्न अंग बन गया है। अब, रखरखाव की घटनाओं को ठीक से निर्धारित और निष्पादित योजनाओं के साथ निष्पादित किया जाता है।

कम उत्पादन आवश्यकताओं या उत्पादन लाइनों में कम सामग्री प्रवाह होने पर रखरखाव की घटनाओं को अब निचोड़ा नहीं जाता है।

टीपीएम का अभ्यास करके, संगठन उत्पादन में अप्रत्याशित व्यवधान से बच सकते हैं और अनिर्धारित रखरखाव से बच सकते हैं।

इतिहास

TPM का जनक TQM है। TQM को द्वितीय विश्व युद्ध के बाद जापान की गुणवत्ता संबंधी चिंताओं के बाद विकसित किया गया था।

TQM के एक भाग के रूप में, पौधे के रखरखाव की जांच की गई। यद्यपि TQM संगठनों के लिए सर्वोत्तम गुणवत्ता पद्धति में से एक है, लेकिन TQM की कुछ अवधारणाएँ रखरखाव के क्षेत्र में ठीक से काम नहीं करती हैं या ठीक से काम नहीं करती हैं।

इसलिए, अद्वितीय स्थितियों और मुद्दों से संबंधित रखरखाव को संबोधित करने के लिए प्रथाओं की एक अलग शाखा विकसित करने की आवश्यकता थी। यह टीपीएम के बच्चे के रूप में टीपीएम को पेश किया गया था।

हालांकि टीपीएम पर उत्पत्ति के पीछे एक कहानी है, मूल स्वयं कई पार्टियों द्वारा विवादित है।

कुछ लोगों का मानना ​​है कि टीपीएम की अवधारणाओं को अमेरिकी निर्माताओं ने लगभग चालीस साल पहले पेश किया था और अन्य लोगों का मानना ​​है कि टीपीएम को ऑटोमोटिव इलेक्ट्रिकल उपकरणों के जापानी निर्माताओं द्वारा पेश किया गया है। उत्पत्ति के बावजूद, टीपीएम अब दुनिया भर में इस्तेमाल किया जा सकता है।

कार्यान्वयन

संगठन के लिए टीपीएम अवधारणाओं को लागू करने से पहले, संगठन के कर्मचारियों को टीपीएम के प्रति ऊपरी प्रबंधन की प्रतिबद्धता के बारे में आश्वस्त होना चाहिए।

संगठन में अच्छे टीपीएम प्रथाओं को स्थापित करने की दिशा में यह पहला कदम है जैसा कि नीचे दिखाया गया है।

ऊपरी प्रबंधन की प्रतिबद्धता पर जोर देने के लिए, संगठन टीपीएम समन्वयक नियुक्त कर सकता है। , तो यह टीपीएम अवधारणाओं पर कर्मचारियों को शिक्षित करने के लिए समन्वयक की जिम्मेदारी है।

इसके लिए, टीपीएम समन्वयक एक शिक्षा कार्यक्रम के साथ तैयार हो सकता है जिसे घर में बनाया गया हो या संगठन के बाहर से काम पर रखा गया हो। आमतौर पर, एक संगठन में टीपीएम अवधारणाओं को स्थापित करने के लिए, एक लंबा समय लगता है।

एक बार जब समन्वयक कर्मचारियों की तत्परता के बारे में आश्वस्त हो जाता है, तो 'अध्ययन और कार्रवाई' टीम का प्रदर्शन किया जाता है। इन एक्शन टीमों में आमतौर पर वे लोग शामिल होते हैं, जो रखरखाव की समस्याओं के साथ सीधे इंटरफेस करते हैं।

मशीन ऑपरेटर, शिफ्ट सुपरवाइज़र, मैकेनिक और ऊपरी प्रबंधन के प्रतिनिधि भी इन टीमों में शामिल किए जा सकते हैं। आमतौर पर, समन्वयक को प्रत्येक टीम का नेतृत्व करना चाहिए जब तक कि टीम का नेतृत्व नहीं किया जाता है।

फिर, 'अध्ययन और कार्रवाई' टीमों को संबंधित क्षेत्रों की जिम्मेदारियां दी जाती हैं। टीम समस्या क्षेत्रों का विश्लेषण करने और सुझावों और संभावित समाधानों के एक सेट के साथ आने वाली है।

जब हाथ में समस्याओं का अध्ययन करने की बात आती है, तो समानांतर में एक बेंचमार्किंग प्रक्रिया चल रही है। बेंचमार्किंग में, संगठन उद्योग में कुछ मशीनरी और प्रक्रियाओं के लिए परिभाषित कुछ उत्पादकता थ्रेसहोल्ड की पहचान करता है।

एक बार जब मुद्दों को सुधारने के लिए उपयुक्त उपाय की पहचान की जाती है, तो उन्हें व्यवहार में लागू करने का समय आ गया है। सुरक्षा उपाय के रूप में, ये उपाय केवल उत्पादन क्षेत्र में एक क्षेत्र या एक मशीन पर लागू होते हैं।

यह एक पायलट कार्यक्रम के रूप में कार्य करता है और टीपीएम टीम पूरी कंपनी की उत्पादकता को खतरे में डाले बिना परिणाम को माप सकती है। यदि परिणाम सफल होता है, तो उसी उपायों को मशीनों या क्षेत्रों के अगले सेट पर लागू किया जाता है। वृद्धिशील प्रक्रिया का पालन करके, टीपीएम किसी भी संभावित जोखिम को कम करता है।

परिणाम

दुनिया की प्रथम श्रेणी की निर्माण कंपनियों में से अधिकांश टीपीएम का अपने संगठनों में एकीकृत अभ्यास के रूप में अनुसरण करती हैं। फोर्ड, हार्ले डेविडसन और डाना कॉर्प का उल्लेख केवल कुछ ही हैं।

इन सभी प्रथम श्रेणी के कॉर्पोरेट नागरिकों ने TPM को लागू करने के बाद उत्पादकता वृद्धि की उच्च दरों की सूचना दी है। बेसलाइन के रूप में, लगभग सभी कंपनियों, जिन्होंने टीपीएम को अपनाया है, ने कई क्षेत्रों में 50% के करीब उत्पादकता वृद्धि की सूचना दी है।

निष्कर्ष

आज, बढ़ती प्रतिस्पर्धा और कठिन बाजारों के साथ, टीपीएम किसी कंपनी की सफलता या विफलता का फैसला कर सकता है। टीपीएम कई वर्षों और संगठनों के लिए एक सिद्ध कार्यक्रम रहा है, खासकर निर्माण में, बिना किसी जोखिम के इस पद्धति को अपना सकता है।

कर्मचारियों और ऊपरी प्रबंधन को टीपीएम में शिक्षित किया जाना चाहिए, जब तक कि इसे रोल आउट नहीं किया जाता है। टीपीएम के लिए संगठन के दीर्घकालिक उद्देश्य होने चाहिए।

परिचय

ग्राहकों की गुणवत्ता की अपेक्षाओं को प्राप्त करने और उन्हें पार करने के लिए व्यावसायिक डोमेन में कई दृष्टिकोण हैं।

इसके लिए, अधिकांश कंपनियां सभी गुणवत्ता-संबंधित प्रक्रियाओं और कार्यों को एक साथ एकीकृत करती हैं और इसे केंद्रीय बिंदु से नियंत्रित करती हैं।

जैसा कि नाम से पता चलता है, कुल गुणवत्ता प्रबंधन कंपनी की प्रक्रियाओं, प्रक्रिया परिणामों (आमतौर पर उत्पादों या सेवाओं) और कर्मचारियों सहित गुणवत्ता से संबंधित सभी चीजों को ध्यान में रखता है।

मूल

TQM की उत्पत्ति प्रथम विश्व युद्ध के समय में हुई। प्रथम विश्व युद्ध के दौरान युद्ध प्रयासों के लिए आवश्यक बड़े पैमाने पर विनिर्माण के कारण कई गुणवत्ता आश्वासन पहल हुई हैं।

सैन्य मोर्चों ने खराब गुणवत्ता वाले उत्पादों को बर्दाश्त नहीं किया और खराब गुणवत्ता के कारण भारी नुकसान उठाना पड़ा। इसलिए, युद्ध के विभिन्न हितधारकों ने विनिर्माण गुणवत्ता को बढ़ाने के लिए प्रयास शुरू किए।

सबसे पहले, गुणवत्ता का निरीक्षण करने के लिए गुणवत्ता निरीक्षकों को विधानसभा लाइनों के लिए पेश किया गया था। कुछ गुणवत्ता मानक से नीचे के उत्पादों को फिक्सिंग के लिए वापस भेज दिया गया था।

प्रथम विश्व युद्ध समाप्त होने के बाद भी, विनिर्माण संयंत्रों में गुणवत्ता निरीक्षकों के उपयोग की प्रथा जारी रही। इस समय तक, गुणवत्ता निरीक्षकों के पास अपना काम करने के लिए अपने हाथों में अधिक समय था।

इसलिए, वे गुणवत्ता का आश्वासन देने के विभिन्न विचारों के साथ आए। इन प्रयासों के कारण सांख्यिकीय गुणवत्ता नियंत्रण (SQC) की उत्पत्ति हुई। गुणवत्ता नियंत्रण के लिए इस पद्धति में नमूने का उपयोग किया गया था।

नतीजतन, गुणवत्ता आश्वासन और गुणवत्ता नियंत्रण लागत कम हो गई, क्योंकि इस दृष्टिकोण में प्रत्येक उत्पादन वस्तु के निरीक्षण की आवश्यकता थी।

द्वितीय विश्व युद्ध के बाद के युग में, जापानी निर्माताओं ने खराब गुणवत्ता वाले उत्पादों का उत्पादन किया। इसके परिणामस्वरूप, जापानी सरकार ने डॉ। डेमिंग को जापानी इंजीनियरों को गुणवत्ता आश्वासन प्रक्रियाओं में प्रशिक्षित करने के लिए आमंत्रित किया।

1950 तक, गुणवत्ता नियंत्रण और गुणवत्ता आश्वासन जापानी विनिर्माण प्रक्रियाओं के मुख्य घटक थे और कंपनी के भीतर सभी स्तरों के कर्मचारियों ने इन गुणवत्ता प्रक्रियाओं को अपनाया।

1970 के दशक तक, कुल गुणवत्ता का विचार उभरने लगा। इस दृष्टिकोण में, सभी कर्मचारियों (सीईओ से निम्नतम स्तर तक) को अपने कार्य क्षेत्रों के लिए गुणवत्ता प्रक्रियाओं को लागू करने की जिम्मेदारी लेनी चाहिए थी।

इसके अलावा, यह उनकी गुणवत्ता नियंत्रण, अपने काम की जिम्मेदारी थी।

TQM के मूल सिद्धांत

TQM में, उत्पादों या सेवाओं का उत्पादन करने वाली प्रक्रियाओं और पहलों को अच्छी तरह से प्रबंधित किया जाता है। प्रबंधन के इस तरीके से, प्रक्रिया भिन्नताएं कम से कम हो जाती हैं, इसलिए अंतिम उत्पाद या सेवा का एक अनुमानित गुणवत्ता स्तर होगा।

TQM में प्रयुक्त प्रमुख सिद्धांत निम्नलिखित हैं:

• Top management -ऊपरी प्रबंधन TQM के पीछे ड्राइविंग बल है। ऊपरी प्रबंधन TQM अवधारणाओं और प्रथाओं को रोलआउट करने के लिए एक वातावरण बनाने की जिम्मेदारी वहन करता है।

• Training needs -जब एक TQM रोलआउट होता है, तो कंपनी के सभी कर्मचारियों को प्रशिक्षण के उचित चक्र से गुजरना पड़ता है। टीक्यूएम कार्यान्वयन शुरू होने के बाद, कर्मचारियों को नियमित प्रशिक्षण और प्रमाणन प्रक्रिया से गुजरना चाहिए।

• Customer orientation -गुणवत्ता सुधार को अंततः ग्राहक संतुष्टि में सुधार का लक्ष्य बनाना चाहिए। इसके लिए, कंपनी ग्राहकों की संतुष्टि और प्रतिक्रिया जानकारी इकट्ठा करने के लिए सर्वेक्षण और प्रतिक्रिया मंचों का आयोजन कर सकती है।

• Involvement of employees -कर्मचारियों की प्रो-एक्टिविटी कर्मचारियों का मुख्य योगदान है। TQM वातावरण को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि जो कर्मचारी सक्रिय हैं उन्हें उचित रूप से पुरस्कृत किया जाए।

• Techniques and tools - कंपनी के लिए उपयुक्त तकनीकों और उपकरणों का उपयोग TQM के मुख्य कारकों में से एक है।

• Corporate culture - कॉरपोरेट कल्चर ऐसा होना चाहिए जो कर्मचारियों को उन उपकरणों और तकनीकों की सुविधा प्रदान करे जहां कर्मचारी उच्च गुणवत्ता प्राप्त करने की दिशा में काम कर सकें।

• Continues improvements -TQM कार्यान्वयन एक बार अभ्यास नहीं है। जब तक कंपनी TQM का अभ्यास करती है, तब तक TQM प्रक्रिया में लगातार सुधार किया जाना चाहिए।

कीमत

कुछ कंपनियां इस धारणा के तहत हैं कि TQM की लागत इससे मिलने वाले लाभों से अधिक है। यह छोटे पैमाने पर कंपनियों के लिए सच हो सकता है, जो कि टीक्यूएम के तहत आने वाले हर काम को करने की कोशिश कर रहा है।

कई औद्योगिक शोधों के अनुसार, किसी कंपनी के लिए खराब गुणवत्ता की कुल लागत हमेशा टीक्यूएम को लागू करने की लागत से अधिक होती है।

इसके अलावा, खराब गुणवत्ता वाले उत्पादों जैसे कि ग्राहकों की शिकायतों, फिर से शिपिंग और समग्र ब्रांड नाम क्षति से निपटने के लिए कंपनियों के लिए एक छिपी हुई लागत है।

निष्कर्ष

कुल गुणवत्ता प्रबंधन का अभ्यास दुनिया भर के कई व्यापारिक संगठनों द्वारा किया जाता है। यह कंपनी की सभी ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज परतों में एक गुणवत्ता जागरूक संस्कृति को लागू करने के लिए एक सिद्ध पद्धति है।

यद्यपि कई लाभ हैं, लेकिन किसी को टीक्यूएम को लागू करते समय लागत को ध्यान में रखना चाहिए।

छोटे पैमाने की कंपनियों के लिए, लागत छोटी और मध्यम अवधि के लाभ से अधिक हो सकती है।

परिचय

परियोजना प्रबंधन एक अभ्यास है जो हर जगह पाया जा सकता है। परियोजना प्रबंधन किसी विशिष्ट डोमेन या क्षेत्र से संबंधित नहीं है। यह कुछ बुनियादी अवधारणाओं और उद्देश्यों के साथ एक सार्वभौमिक अभ्यास है।

गतिविधियों या प्रयास के आकार के बावजूद, प्रत्येक 'परियोजना' के लिए परियोजना प्रबंधन की आवश्यकता होती है।

परियोजना प्रबंधन के कई रूप हैं जो विभिन्न डोमेन के लिए अनुकूलित किए गए हैं। यद्यपि इनमें से किसी भी भिन्नता के बीच मूल सिद्धांत समान हैं, प्रत्येक डोमेन के लिए विशिष्ट समस्याओं और स्थितियों को संबोधित करने के लिए अद्वितीय विशेषताएं मौजूद हैं।

परियोजना प्रबंधन के दो मुख्य प्रकार हैं:

• पारंपरिक परियोजना प्रबंधन
• आधुनिक परियोजना प्रबंधन

पारंपरिक परियोजना प्रबंधन प्रबंधन प्रक्रिया में रूढ़िवादी तरीकों और तकनीकों का उपयोग करता है। ये तरीके और तकनीक दशकों से विकसित हैं और अधिकांश डोमेन के लिए लागू हैं। लेकिन कुछ डोमेन के लिए, जैसे कि सॉफ्टवेयर विकास, पारंपरिक परियोजना प्रबंधन 100% फिट नहीं है।

इसलिए, पारंपरिक पद्धति की कमियों को दूर करने के लिए कुछ आधुनिक परियोजना प्रबंधन अभ्यास शुरू किए गए हैं। एजाइल और स्क्रैम दो ऐसी आधुनिक परियोजना प्रबंधन विधियाँ हैं।

पारंपरिक परियोजना प्रबंधन की परिभाषा

सबसे पहले, परियोजना प्रबंधन की परिभाषा का विचार होने पर पारंपरिक परियोजना प्रबंधन पर चर्चा करने की आवश्यकता होती है। निम्नलिखित पारंपरिक परियोजना प्रबंधन के लिए एक परिभाषा है।

PMBOK पारंपरिक परियोजना प्रबंधन को 'तकनीकों और उपकरणों का एक समूह है जो एक ऐसी गतिविधि पर लागू किया जा सकता है जो एक अंतिम उत्पाद, परिणाम या सेवा की तलाश करता है।'

यदि आप Google करते हैं, तो आपको पारंपरिक परियोजना प्रबंधन पर कई परियोजना प्रबंधन 'गुरु' द्वारा दी गई सैकड़ों परिभाषाएँ मिलेंगी। लेकिन, PMBOK जैसी मानक परिभाषाओं से चिपके रहना हमेशा एक बढ़िया विचार है।

पारंपरिक परियोजना प्रबंधन उदाहरण

आप एक ऐसी कंपनी के लिए काम कर रहे हैं, जहाँ सभी के पास एक डेस्कटॉप या एक लैपटॉप कंप्यूटर है। वर्तमान में, कंपनी कंपनी भर में मानक ऑपरेटिंग सिस्टम के रूप में विंडोज एक्सपी का उपयोग करती है।

चूंकि विंडोज एक्सपी कुछ पुराना है और विंडोज 7 नामक एक नया संस्करण है, प्रबंधन ओएस को अपग्रेड करने का निर्णय लेता है। उन्नयन का उद्देश्य उत्पादकता को बढ़ाना और ओएस सुरक्षा खतरों को कम करना है।

यदि आपके पास लगभग 100 कंप्यूटरों के साथ एक कार्यालय है, तो इसे मध्यम स्तर की परियोजना माना जा सकता है। यदि आपकी कंपनी की 10-15 शाखाएँ हैं, तो परियोजना उच्च जटिलता के साथ बड़े पैमाने पर है। ऐसे मामले में, आप हाथ में कामों से अभिभूत होंगे और उलझन महसूस करेंगे। आपके पास शुरू करने और आगे बढ़ने का कोई सुराग नहीं हो सकता है। यह वह जगह है जहाँ पारंपरिक परियोजना प्रबंधन आता है।

पारंपरिक परियोजना प्रबंधन में इस तरह की परियोजना के प्रबंधन और सफलतापूर्वक क्रियान्वयन के लिए आवश्यक सभी चीजें हैं। चूंकि इस प्रकार की परियोजना को किसी अनुकूलन की आवश्यकता नहीं होती है, इसलिए आधुनिक परियोजना प्रबंधन विधियों की आवश्यकता नहीं होती है।

कंपनी OS अपग्रेड प्रोजेक्ट का प्रबंधन करने के लिए एक मौजूदा प्रोजेक्ट मैनेजर को काम पर रख सकती है या उसका उपयोग कर सकती है। परियोजना प्रबंधक पूरी परियोजना की योजना बनाएगा, एक समय सारणी निकालेगा, और आवश्यक संसाधनों का संकेत देगा।

लागत को उच्च प्रबंधन के लिए विस्तृत किया जाएगा, इसलिए हर कोई जानता है कि परियोजना में क्या करना है। आमतौर पर, एक सक्षम परियोजना प्रबंधक जानता है कि किसी परियोजना को निष्पादित करने के लिए किन प्रक्रियाओं और कलाकृतियों की आवश्यकता होती है। परियोजना प्रबंधक से सभी हितधारकों के लिए लगातार अपडेट आते रहेंगे।

नियमित परियोजना गतिविधियों के अलावा, परियोजना प्रबंधक जोखिम प्रबंधन में भी भाग लेंगे। यदि कुछ जोखिमों का व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर प्रभाव पड़ता है, तो परियोजना प्रबंधक उपयुक्त शमन मानदंड सुझाएगा।

निष्कर्ष

पारंपरिक परियोजना प्रबंधन एक परियोजना प्रबंधन दृष्टिकोण है जो अधिकांश डोमेन और वातावरण के लिए काम करेगा। यह दृष्टिकोण प्रबंधन और समस्याओं को हल करने के लिए रूढ़िवादी उपकरणों और तकनीकों का उपयोग करता है।

ये उपकरण और तकनीक दशकों से सिद्ध हैं, इसलिए इस तरह के उपकरणों और तकनीकों के परिणामों की सटीक भविष्यवाणी की जा सकती है।

जब यह विशेष वातावरण और स्थितियों की बात आती है, तो किसी को पारंपरिक परियोजना प्रबंधन दृष्टिकोण से दूर जाना चाहिए और आधुनिक तरीकों पर ध्यान देना चाहिए जिन्हें विशेष रूप से ऐसे वातावरण और स्थितियों के लिए विकसित किया गया है।

परिचय

सरल और प्रबंधनीय कार्यों के लिए जटिल परियोजनाओं को विभाजित करना कार्य विखंडन संरचना (WBS) के रूप में पहचानी जाने वाली प्रक्रिया है।

आमतौर पर, परियोजना प्रबंधक प्रोजेक्ट निष्पादन को सरल बनाने के लिए इस पद्धति का उपयोग करते हैं। डब्ल्यूबीएस में, काम के प्रबंधनीय विखंडन से बहुत बड़े कार्य टूट जाते हैं। इन चूजों की देखरेख और अनुमान आसानी से किया जा सकता है।

डब्ल्यूबीएस आवेदन करने के लिए एक विशिष्ट क्षेत्र तक ही सीमित नहीं है। इस पद्धति का उपयोग किसी भी प्रकार के परियोजना प्रबंधन के लिए किया जा सकता है।

प्रोजेक्ट में WBS बनाने के कुछ कारण निम्नलिखित हैं:

• सटीक और पठनीय परियोजना संगठन।

• परियोजना टीम को जिम्मेदारियों का सटीक निर्धारण।

• परियोजना के मील के पत्थर और नियंत्रण बिंदुओं को इंगित करता है।

• लागत, समय और जोखिम का अनुमान लगाने में मदद करता है।

• प्रोजेक्ट स्कोप का चित्रण करें, ताकि हितधारकों की बेहतर समझ हो सके।

एक WBS का निर्माण

किसी प्रोजेक्ट के मुख्य डिलिवरेबल्स को पहचानना एक काम के टूटने की संरचना को प्राप्त करने के लिए शुरुआती बिंदु है।

यह महत्वपूर्ण कदम परियोजना प्रबंधकों और परियोजना में शामिल विषय विशेषज्ञों (एसएमई) द्वारा आमतौर पर किया जाता है। एक बार जब यह कदम पूरा हो जाता है, तो विषय वस्तु विशेषज्ञ उच्च स्तर के कार्यों को काम के छोटे हिस्से में तोड़ना शुरू कर देते हैं।

कार्यों को तोड़ने की प्रक्रिया में, कोई उन्हें विस्तार के विभिन्न स्तरों में तोड़ सकता है। एक उच्च-स्तरीय कार्य को दस उप-कार्यों में विस्तार कर सकता है, जबकि दूसरा उसी उच्च-स्तरीय कार्य को 20 उप-कार्यों में बदल सकता है।

इसलिए, इस बात पर कोई कठिन और तेज़ नियम नहीं है कि आपको WBS में किसी कार्य को कैसे तोड़ना चाहिए। बल्कि, टूटने का स्तर परियोजना के प्रकार और परियोजना के लिए प्रबंधन शैली का पालन करने का मामला है।

सामान्य तौर पर, कुछ "नियम" होते हैं जिनका उपयोग छोटे से छोटे कार्य के निर्धारण के लिए किया जाता है। "दो सप्ताह" के नियम में, कुछ भी दो सप्ताह के काम से कम नहीं तोड़ा जाता है।

इसका मतलब है, WBS का सबसे छोटा कार्य कम से कम दो सप्ताह का है। WBS बनाते समय 8/80 एक अन्य नियम है। इस नियम का तात्पर्य है कि कोई भी कार्य 8 घंटे के कार्य से छोटा नहीं होना चाहिए और 80 घंटे के कार्य से बड़ा नहीं होना चाहिए।

एक अपने WBS को प्रदर्शित करने के लिए कई रूपों का उपयोग कर सकता है। कुछ WBS को चित्रित करने के लिए ट्री संरचना का उपयोग करते हैं, जबकि अन्य सूची और तालिकाओं का उपयोग करते हैं। रूपरेखा एक WBS का प्रतिनिधित्व करने के सबसे आसान तरीकों में से एक है।

निम्नलिखित उदाहरण एक उल्लिखित WBS है:

WBS के लिए कई डिज़ाइन लक्ष्य हैं। कुछ महत्वपूर्ण लक्ष्य इस प्रकार हैं:

• महत्वपूर्ण कार्य प्रयासों के लिए दृश्यता देना।

• जोखिम भरे काम के प्रयासों के लिए दृश्यता देना।

• गतिविधियों और डिलिवरेबल्स के बीच सहसंबंध को चित्रित करें।

• कार्य नेताओं द्वारा स्पष्ट स्वामित्व दिखाएं।

डब्ल्यूबीएस आरेख

एक WBS आरेख में, परियोजना का दायरा ग्राफिक रूप से व्यक्त किया जाता है। आमतौर पर आरेख शीर्ष पर एक ग्राफिक ऑब्जेक्ट या एक बॉक्स से शुरू होता है, जो पूरी परियोजना का प्रतिनिधित्व करता है। फिर, बॉक्स के नीचे उप-घटक हैं।

ये बॉक्स प्रोजेक्ट के डिलिवरेबल्स का प्रतिनिधित्व करते हैं। प्रत्येक सुपुर्दगी के तहत, उप-तत्व सूचीबद्ध हैं। ये उप-तत्व वे गतिविधियाँ हैं जिन्हें डिलिवरेबल्स को प्राप्त करने के लिए प्रदर्शन किया जाना चाहिए।

हालाँकि अधिकांश WBS आरेख प्रसव के आधार पर डिज़ाइन किए गए हैं, कुछ WBS प्रोजेक्ट चरणों के आधार पर बनाए गए हैं। आमतौर पर, सूचना प्रौद्योगिकी परियोजना पूरी तरह से डब्ल्यूबीएस मॉडल में फिट होती हैं।

इसलिए, लगभग सभी सूचना प्रौद्योगिकी परियोजनाएं WBS का उपयोग करती हैं।

डब्ल्यूबीएस के सामान्य उपयोग के अलावा, एक डब्ल्यूबीएस प्राप्त करने के लिए भी विशिष्ट उद्देश्य है। WBS, गैंट चार्ट्स के लिए इनपुट है, जो प्रोजेक्ट प्रबंधन उद्देश्य के लिए उपयोग किया जाता है।

गैन्ट चार्ट का उपयोग डब्ल्यूबीएस द्वारा प्राप्त कार्यों की प्रगति को ट्रैक करने के लिए किया जाता है।

निम्नलिखित एक नमूना WBS चित्र है:

निष्कर्ष

एक काम के टूटने की संरचना की दक्षता एक परियोजना की सफलता निर्धारित कर सकती है।

WBS सभी परियोजना प्रबंधन कार्यों के लिए आधार प्रदान करता है, जिसमें योजना, लागत और प्रयास का अनुमान, संसाधन आवंटन, और समय-निर्धारण शामिल हैं।

इसलिए, एक को परियोजना प्रबंधन की प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण कदम के रूप में WBS का निर्माण करना चाहिए।