परियोजना जोखिम प्रबंधन
परिचय
परियोजनाओं को शुरू करते समय एक व्यावसायिक संगठन में जोखिम अपरिहार्य है। हालांकि, परियोजना प्रबंधक को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि जोखिम कम से कम रखे जाएं। जोखिमों को मुख्य रूप से दो प्रकारों में बांटा जा सकता है, नकारात्मक प्रभाव जोखिम और सकारात्मक प्रभाव जोखिम।
नहीं सभी समय परियोजना प्रबंधकों को नकारात्मक प्रभाव जोखिमों का सामना करना पड़ रहा है क्योंकि सकारात्मक प्रभाव जोखिम भी हैं। एक बार जोखिम की पहचान हो जाने के बाद, परियोजना प्रबंधकों को जोखिम पर हमला करने के लिए शमन योजना या किसी अन्य समाधान के साथ आने की आवश्यकता है।
परियोजना जोखिम प्रबंधन
प्रबंधक जोखिम प्रबंधन के चार चरणों के आधार पर अपनी रणनीति की योजना बना सकते हैं जो एक संगठन में प्रबल होती है। किसी संगठन में जोखिमों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए निम्नलिखित कदम हैं:
जोखिम की पहचान
जोखिम मात्रा का ठहराव
रिस्क रिस्पांस
जोखिम की निगरानी और नियंत्रण
चलो परियोजना जोखिम प्रबंधन में प्रत्येक चरण से गुजरते हैं:
जोखिम की पहचान
प्रबंधकों को कई कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है जब परियोजनाओं की शुरुआत करते समय होने वाले जोखिमों की पहचान करना और उनका नामकरण करना आता है। इन जोखिमों को संरचित या असंरचित मंथन या रणनीतियों के माध्यम से हल किया जा सकता है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि परियोजना से संबंधित जोखिम केवल परियोजना प्रबंधक और परियोजना के अन्य हितधारकों द्वारा नियंत्रित किए जा सकते हैं।
परिचालन या व्यावसायिक जोखिम जैसे जोखिम संबंधित टीमों द्वारा नियंत्रित किए जाएंगे। किसी परियोजना को प्रभावित करने वाले जोखिम आपूर्तिकर्ता जोखिम, संसाधन जोखिम और बजट जोखिम होते हैं। आपूर्तिकर्ता जोखिम उन जोखिमों को संदर्भित करेगा जो आपूर्तिकर्ता को आवश्यक संसाधनों की आपूर्ति करने के लिए समयरेखा को पूरा नहीं करने की स्थिति में हो सकता है।
संसाधन जोखिम तब होता है जब परियोजना में उपयोग किया गया मानव संसाधन पर्याप्त या पर्याप्त कुशल नहीं होता है। बजट जोखिम से तात्पर्य उन जोखिमों से है जो हो सकता है यदि लागतें बजट से अधिक थीं।
जोखिम मात्रा का ठहराव
मात्रा के आधार पर जोखिम का मूल्यांकन किया जा सकता है। प्रोजेक्ट प्रबंधकों को मैट्रिक्स की मदद से होने वाले जोखिम की संभावना का विश्लेषण करना होगा।
मैट्रिक्स का उपयोग करते हुए, परियोजना प्रबंधक जोखिम को चार श्रेणियों में निम्न, मध्यम, उच्च और गंभीर के रूप में वर्गीकृत कर सकता है। मैट्रिक्स श्रेणियों में जोखिम रखने के लिए उपयोग की जाने वाली संभावना और परियोजना पर प्रभाव दो पैरामीटर हैं। एक उदाहरण के रूप में, यदि कोई जोखिम घटता है (संभाव्यता = 2) और इसका उच्चतम प्रभाव (प्रभाव = 4) है, तो जोखिम को 'उच्च' के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है।
रिस्क रिस्पांस
जब जोखिम प्रबंधन की बात आती है, तो यह परियोजना प्रबंधक पर निर्भर करता है कि वे ऐसी रणनीतियों का चयन करें जिससे जोखिम कम से कम हो। परियोजना प्रबंधक चार जोखिम प्रतिक्रिया रणनीतियों के बीच चयन कर सकते हैं, जो नीचे उल्लिखित हैं।
जोखिम से बचा जा सकता है
जोखिम पर गुजरें
जोखिमों के प्रभाव को कम करने के लिए सुधारात्मक उपाय करें
जोखिम को स्वीकार करें
जोखिम की निगरानी और नियंत्रण
यदि कोई परिवर्तन किया जाता है, तो जांच के लिए जोखिम को निरंतर आधार पर मॉनिटर किया जा सकता है। निरंतर निगरानी और आकलन तंत्र के माध्यम से नए जोखिमों की पहचान की जा सकती है।
जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया
जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया के बारे में विचार करने के बाद निम्नलिखित हैं:
योजना की प्रक्रिया में शामिल प्रत्येक व्यक्ति को परियोजना से संबंधित जोखिमों को पहचानने और समझने की आवश्यकता है।
एक बार जब टीम के सदस्यों ने अपने जोखिमों की सूची दी है, तो नकल को हटाने के लिए जोखिमों को एकल सूची में समेकित किया जाना चाहिए।
मैट्रिक्स की सहायता से शामिल जोखिमों की संभावना और प्रभाव का आकलन करना।
टीम को उपसमूहों में विभाजित करें जहां प्रत्येक समूह उन ट्रिगर्स की पहचान करेगा जो परियोजना के जोखिम को जन्म देते हैं।
टीमों को एक आकस्मिक योजना के साथ आने की जरूरत है जिससे रणनीतिक रूप से शामिल या पहचाने गए जोखिमों को खत्म किया जा सके।
जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया की योजना बनाएं। परियोजना में शामिल प्रत्येक व्यक्ति को एक जोखिम सौंपा गया है जिसमें वह किसी भी ट्रिगर के लिए बाहर देखता है और फिर इसके लिए एक उपयुक्त समाधान ढूंढता है।
जोखिम रजिस्टर
अक्सर परियोजना प्रबंधक एक दस्तावेज संकलित करेंगे, जो इसमें शामिल जोखिमों और रणनीतियों को रेखांकित करता है। यह दस्तावेज़ महत्वपूर्ण है क्योंकि यह जानकारी का एक बड़ा सौदा प्रदान करता है।
जोखिम रजिस्टर में अक्सर पाठक को उस प्रकार के जोखिमों की सहायता करने के लिए आरेख शामिल होंगे जो संगठन द्वारा किए गए जोखिमों और कार्रवाई के दौरान होते हैं। परियोजना टीम के सभी सदस्यों के लिए जोखिम रजिस्टर स्वतंत्र रूप से सुलभ होना चाहिए।
परियोजना जोखिम; एक अवसर या खतरा?
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, जोखिम में दो पक्ष होते हैं। इसे या तो नकारात्मक तत्व या सकारात्मक तत्व के रूप में देखा जा सकता है। नकारात्मक जोखिम हानिकारक कारक हो सकते हैं जो किसी परियोजना के लिए स्थितियों को प्रभावित कर सकते हैं।
इसलिए, एक बार पहचान के बाद इन पर अंकुश लगाया जाना चाहिए। दूसरी ओर, सकारात्मक जोखिम ग्राहक और प्रबंधन दोनों से स्वीकार्यता ला सकते हैं। सभी जोखिमों को परियोजना प्रबंधक द्वारा संबोधित करने की आवश्यकता है।
निष्कर्ष
एक संगठन जोखिमों को पूरी तरह से खत्म करने या मिटाने में सक्षम नहीं होगा। हर प्रोजेक्ट की व्यस्तता से निपटने के लिए अपने स्वयं के जोखिम होंगे। किसी परियोजना को शुरू करते समय जोखिम की एक निश्चित डिग्री शामिल होगी।
किसी भी बिंदु पर जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया से समझौता नहीं किया जाना चाहिए, अगर नजरअंदाज करने से हानिकारक प्रभाव पड़ सकता है। संगठन की पूरी प्रबंधन टीम को परियोजना जोखिम प्रबंधन विधियों और तकनीकों के बारे में पता होना चाहिए।
बढ़ी हुई शिक्षा और जोखिम से नुकसान को कम करने के लिए लगातार जोखिम मूल्यांकन सबसे अच्छा तरीका है।