परियोजना रिकॉर्ड प्रबंधन
परिचय
परियोजना प्रबंधन एक दृष्टिकोण है, जो प्रबंधकों को परियोजनाओं के प्रबंधन में मदद करता है। परियोजना प्रबंधन का अर्थ परियोजना की लागत जैसी समय-सीमा और अन्य आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए नियंत्रणों का उपयोग करना है।
इन नियंत्रणों में परियोजना प्रबंधन गतिविधियों की उचित और प्रभावी रिकॉर्डिंग शामिल है। रिकॉर्ड प्रबंधन परियोजना के निष्पादन के दौरान दस्तावेजों के आयोजन, योजना और ट्रैकिंग के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण है।
प्रोजेक्ट रिकॉर्ड प्रबंधन के ए.जी.
एक रिकॉर्ड सिस्टम एक व्यवस्थित प्रक्रिया है जिसमें एक संगठन निम्नलिखित विचारों, गतिविधियों और विशेषताओं को निर्धारित करता है:
जिस प्रकार की जानकारी दर्ज की जानी चाहिए।
डेटा रिकॉर्ड करने के लिए एक प्रक्रिया।
अभिलेखों को संभालना और संग्रह करना।
अवधारण और भंडारण के लिए समय अवधि।
अभिलेखों का निपटान या संरक्षण, जो बाहरी घटनाओं से संबंधित हैं।
एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली में तत्व।
सामग्री विश्लेषण, जो रिकॉर्ड प्रणाली का वर्णन या वर्णन करता है।
एक फ़ाइल योजना, जो प्रत्येक परियोजना के लिए आवश्यक रिकॉर्ड के प्रकार को इंगित करती है।
एक अनुपालन आवश्यकता दस्तावेज़, जो आईटी प्रक्रियाओं को रेखांकित करेगा जिसे सभी को पालन करने की आवश्यकता है। यह सुनिश्चित करेगा कि टीम के सदस्य पूरी तरह से अनुपालन कर रहे हैं।
एक विधि, जो दिनांकित दस्तावेजों को एकत्र करती है। इन्हें सभी रिकॉर्ड स्रोतों जैसे कि ई-मेल, फ़ाइल सर्वर आदि पर किया जाना चाहिए।
अभिलेखों की ऑडिटिंग के लिए एक विधि।
एक प्रणाली, जो रिकॉर्ड डेटा को कैप्चर करती है।
एक प्रणाली, जो रिकॉर्ड रखने के तरीके की निगरानी और रिपोर्टिंग सुनिश्चित करती है।
रिकॉर्ड्स के तीन चरण
प्रोजेक्ट रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रिया में, तीन अलग-अलग चरण होते हैं। इन चरणों में प्रत्येक चरण के उद्देश्यों को पूरा करने और पूरा करने के लिए कई अन्य गतिविधियाँ शामिल हैं।
चरण हैं:
अभिलेखों का निर्माण
अभिलेखों का रखरखाव
अभिलेखों का संग्रहण और पुनः प्राप्ति
आइए प्रत्येक चरण में विस्तार से देखें।
रिकॉर्ड बनाना
यह अंतर्निहित कारण को संदर्भित करता है कि क्यों रिकॉर्ड बनाया जा रहा है। यह रसीद के लिए या इन्वेंट्री कंट्रोल रिपोर्ट या किसी अन्य कारण से हो सकता है।
रिकॉर्ड बनाते समय प्रोजेक्ट हैंडलिंग का प्राथमिक उद्देश्य रिकॉर्ड हैंडलिंग के प्रवाह को निर्धारित करना है। जब रिकॉर्ड बनाने की बात आती है, तो निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर दिया जाना चाहिए।
रिकॉर्ड कौन देखेगा?
रिकॉर्ड का अंतिम मालिक कौन होगा?
रिकॉर्ड संचय करने के लिए कौन जिम्मेदार है?
रिकॉर्ड बनाए रखना
अभिलेखों को संग्रहीत करने के लिए एक ऑपरेशन का विकास रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए संदर्भित करता है। इस स्तर पर रिकॉर्ड की पहुंच के स्तर को परिभाषित किया जाना चाहिए और गलत हाथों में आने से बचने के लिए सभी आवश्यक कदम उठाने चाहिए।
अभिलेखों के दुरुपयोग से बचने के लिए उचित अनुपालन प्रक्रियाओं और सुरक्षा उपायों की आवश्यकता है।
भंडारण और पुनर्प्राप्ति
अभिलेखों का संग्रह दस्तावेजों के मैनुअल भंडारण के साथ-साथ डिजिटल भंडारण को भी संदर्भित कर सकता है। परियोजना प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि रिकॉर्ड जिस तरह से उधार लिया गया था, उसे वापस कर दिया जाए। रिकॉर्ड बनाए रखना भी उस समय की मात्रा को संदर्भित करता है जिसे रिकॉर्ड बनाए रखा जा सकता है।
कुछ संगठन छह साल तक के रिकॉर्ड को बनाए रख सकते हैं जबकि अन्य में वर्षों की कम राशि होती है। यदि रिकॉर्ड डिजिटल रूप से सहेजे जाते हैं, तो उचित फ़ोल्डर बनाने की आवश्यकता होती है। एक बार बनाने के बाद, पुराने दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है ताकि हार्ड ड्राइव स्थान को बनाए रखा जा सके।
रिकॉर्ड प्रबंधन योजना के लिए एक अंतर्दृष्टि
रिकॉर्ड किए गए, जिन्हें योजनाबद्ध किया जाना है। निम्नलिखित उन चरणों को रेखांकित करता है जिन्हें रिकॉर्ड योजना प्रक्रिया सफल बनाने के लिए प्रबंधन को लेने की आवश्यकता है।
भूमिकाओं की पहचान, जो यह सुनिश्चित करती है कि रिकॉर्ड ठीक से प्रबंधित किए जाते हैं
समर्पित भूमिकाओं को आवंटित करना या रिकॉर्ड को वर्गीकृत करने के लिए समर्पित लोगों को नियुक्त करना, जो एक संगठन में उपलब्ध हैं।
सिस्टम को लागू करने के लिए आईटी पेशेवरों को नियुक्त करना, जो रिकॉर्ड प्रबंधन को बनाए रखते हैं और समर्थन करते हैं।
प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि टीम के सदस्य रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए प्रक्रियाओं के बारे में जानते हैं।
रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रिया को दस्तावेजों की सामग्री का विश्लेषण करने की आवश्यकता होती है, जिन्हें सहेजा जाना है।
एक फ़ाइल योजना लागू करें, जो किसी संगठन में विभिन्न प्रकार की फ़ाइलों को संग्रहीत करेगा।
रिटेंशन शेड्यूल विकसित करें, जो एक संगठन से दूसरे संगठन में होने वाली गतिविधि के आधार पर भिन्न हो सकता है।
प्रभावी रिकॉर्ड प्रबंधन समाधान डिज़ाइन करें।
सामग्री को रिकॉर्ड करने के तरीकों की योजना बनाई जा सकती है।
एक ऐसी योजना विकसित करें जहाँ ई-मेल एकीकरण किया जा सके।
सामाजिक सामग्री के लिए एक अनुपालन प्रक्रिया की योजना बनाएं।
अनुपालन प्रक्रियाओं का विकास करें जो परियोजना रिकॉर्ड प्रणाली के उद्देश्यों को संरेखित करें।
निष्कर्ष
एक रिकॉर्ड एक संगठन में डेटा का एक दस्तावेज या इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज है जो सबूत या दिशानिर्देश के रूप में कार्य करता है। एक प्रोजेक्ट रिकॉर्ड प्रबंधन एक व्यवस्थित प्रक्रिया है, जो लोगों को भविष्य में उपयोग के लिए रिकॉर्ड बनाए रखने की अनुमति देता है।
यह उन विवरणों की रूपरेखा तैयार करता है जो परियोजना के लिए प्रासंगिक हैं। इसलिए, परियोजना रिकॉर्ड प्रबंधन को सावधानीपूर्वक निगरानी और बनाए रखने की आवश्यकता है।