परियोजना चार्टर
परिचय
प्रोजेक्ट चार्टर एक परियोजना में उद्देश्यों के एक वक्तव्य को संदर्भित करता है। यह कथन विस्तृत परियोजना लक्ष्यों, भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को भी निर्धारित करता है, मुख्य हितधारकों की पहचान करता है, और एक परियोजना प्रबंधक के अधिकार का स्तर।
यह भविष्य की परियोजनाओं के साथ-साथ संगठन के ज्ञान प्रबंधन प्रणाली में एक महत्वपूर्ण सामग्री के लिए एक दिशानिर्देश के रूप में कार्य करता है।
प्रोजेक्ट चार्टर एक छोटा दस्तावेज़ है जिसमें नए प्रस्ताव या प्रस्ताव के लिए अनुरोध शामिल होगा। यह दस्तावेज़ परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया का एक हिस्सा है, जो नीतिगत संवाद (IPD) और ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) के लिए पहल की आवश्यकता है।
प्रोजेक्ट चार्टर की भूमिका
निम्नलिखित परियोजना चार्टर की भूमिकाएँ हैं:
यह परियोजना को शुरू करने के कारणों का दस्तावेजीकरण करता है।
इस परियोजना के उद्देश्यों और बाधाओं का सामना करता है।
हाथ में समस्या के समाधान प्रदान करता है।
परियोजना के मुख्य हितधारकों की पहचान करता है।
प्रोजेक्ट चार्टर के लाभ
परियोजना के लिए प्रोजेक्ट चार्टर के प्रमुख लाभ निम्नलिखित हैं:
यह बेहतर ग्राहक संबंधों के लिए सुधार और मार्ग प्रशस्त करता है।
प्रोजेक्ट चार्टर एक उपकरण के रूप में भी काम करता है जो परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं को बेहतर बनाता है।
क्षेत्रीय और मुख्यालय संचार को भी काफी हद तक बेहतर बनाया जा सकता है।
प्रोजेक्ट चार्टर होने से, प्रोजेक्ट प्रायोजन भी प्राप्त किया जा सकता है।
प्रोजेक्ट चार्टर वरिष्ठ प्रबंधन भूमिकाओं को पहचानता है।
प्रगति की अनुमति देता है, जिसका उद्देश्य उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं को प्राप्त करना है।
प्रोजेक्ट चार्टर में तत्व
चूंकि प्रोजेक्ट चार्टर एक प्रोजेक्ट प्लानिंग टूल है, जिसका उद्देश्य किसी मुद्दे या अवसर को हल करना है, नीचे दिए गए तत्व एक अच्छे चार्टर प्रोजेक्ट के लिए आवश्यक हैं।
एक प्रभावी चार्टर परियोजना के लिए, इन प्रमुख तत्वों को संबोधित करने की आवश्यकता है:
परियोजना की पहचान।
समय: शुरुआत की तारीख और परियोजना की समय सीमा।
परियोजना में शामिल लोग।
उल्लिखित उद्देश्य और निर्धारित लक्ष्य।
एक परियोजना चार्टर के लिए किए जाने का कारण, जिसे अक्सर 'व्यावसायिक मामला' कहा जाता है।
किसी समस्या या अवसर का विस्तृत विवरण।
परियोजना से वापसी की उम्मीद है।
प्रदर्शन के संदर्भ में अपेक्षित परिणाम।
अपेक्षित तिथि कि उद्देश्यों को प्राप्त किया जाना है।
शामिल प्रतिभागियों की स्पष्ट रूप से परिभाषित भूमिकाएं और जिम्मेदारियां।
संसाधनों की आवश्यकता जो उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक होगी।
बाधाएं और परियोजना से जुड़े जोखिम।
सूचित और प्रभावी संचार योजना।
उपरोक्त सभी तत्वों में से, तीन सबसे महत्वपूर्ण और आवश्यक तत्व हैं जिन्हें और विस्तार की आवश्यकता है।
व्यापार का मामला
यह जगह लेने के लिए एक प्रोजेक्ट चार्टर की आवश्यकता को रेखांकित करता है। एक व्यावसायिक मामले को प्रोजेक्ट चार्टर को पूरा करने से प्राप्त लाभों को निर्धारित करना चाहिए। लाभ न केवल वित्त के संदर्भ में होने चाहिए जैसे कि राजस्व, लागत में कमी, आदि, बल्कि ग्राहक को मिलने वाला लाभ भी।
निम्नलिखित एक अच्छे व्यवसाय के मामले की विशेषताएं हैं:
परियोजना शुरू करने के कारण।
अब परियोजना को शुरू करने से प्राप्त लाभ।
परियोजना नहीं करने के परिणाम।
कारक जो यह निष्कर्ष निकालेंगे कि यह व्यावसायिक लक्ष्यों को पूरा करता है।
परियोजना गुंजाइश
जैसा कि नाम से पता चलता है, यह उस गुंजाइश को संदर्भित करता है कि परियोजना व्यवसाय को दे देगी यदि वे परियोजना का कार्य करते हैं।
प्रोजेक्ट करने से पहले, निम्नलिखित चिंताओं को दूर करने की आवश्यकता है:
दायरे के भीतर और बाहर के दायरे पर विचार करने की जरूरत है।
प्रत्येक टीम जिस प्रक्रिया पर ध्यान केंद्रित करेगी।
किसी प्रक्रिया के लिए प्रारंभ और समाप्ति बिंदु।
संसाधनों की उपलब्धता।
जिसके तहत टीम काम करेगी।
समय की सीमा।
यदि परियोजना को शुरू किया जाना है तो सामान्य कार्यभार पर प्रभाव।
एक अच्छी संचार योजना की आवश्यकता
जब एक परियोजना की योजना की बात आती है तो एक अच्छी संचार योजना की आवश्यकता इसकी अत्यधिक आवश्यकता होती है। परियोजना प्रबंधकों को एक अच्छी संचार योजना बनाने पर काम करने की आवश्यकता है जो परियोजना चार्टर के समग्र उद्देश्यों को पूरा करने में मदद करेगी।
संचार योजना बनाते समय, परियोजना प्रबंधक को निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना चाहिए:
Who - परियोजना में भाग लेने वाले प्रत्येक व्यक्ति की जिम्मेदारी।
What - मकसद और संचार योजना का कारण।
Where - वह स्थान जहाँ रिसीवर जानकारी पा सकता है।
When - संचार योजना की अवधि और आवृत्ति।
How - वह तंत्र जो संचार की सुविधा के लिए उपयोग किया जाता है।
Whom - संचार के रिसीवर।
निष्कर्ष
प्रोजेक्ट चार्टर न केवल एक उपकरण है जिसका उपयोग योजना बनाने के लिए किया जाता है, बल्कि एक संचार तंत्र भी है जो एक संदर्भ के रूप में कार्य करता है। एक प्रभावी संचार योजना के साथ एक अच्छी तरह से नियोजित परियोजना निश्चित रूप से हाथ में लिए गए परियोजना के लिए सफलता लाएगी।
इसलिए, प्रोजेक्ट चार्टर किसी प्रोजेक्ट में अक्सर संदर्भित दस्तावेजों में से एक होना चाहिए और पूरी प्रोजेक्ट टीम को प्रोजेक्ट चार्टर की सामग्री के बारे में पता होना चाहिए। यह एक सफल परियोजना के लिए एक महत्वपूर्ण तत्व है।