परियोजना प्रबंधन कार्यालय (पीएमओ)
परिचय
जब संगठन बढ़ते हैं, तो वे संबंधित प्रथाओं को नियंत्रित करने के लिए विभिन्न संस्थाओं की स्थापना करते हैं।
परियोजना प्रबंधन कार्यालय (पीएमओ) एक संगठन में परियोजना प्रबंधन से संबंधित प्रक्रियाओं, प्रथाओं, उपकरणों और अन्य गतिविधियों के संचालन के लिए बनाई गई इकाई है।
यह कार्यालय (टीम) संगठन में परियोजना प्रबंधन के लिए मानकों को परिभाषित और बनाए रखता है।
आमतौर पर, परियोजना प्रबंधन कार्यालय चलाने के लिए संगठन का प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के क्षेत्र में विशेषज्ञों की एक टीम प्रदान करता है।
संगठन पीएमआई प्रमाणपत्र जैसी योग्यता की तलाश करता है और परियोजना प्रबंधन कार्यालय के लिए लोगों का चयन करते समय व्यापक अनुभव बड़ी परियोजनाओं का प्रबंधन कर रहा है।
एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय का निर्माण
वर्तमान परियोजनाओं की जटिलता के कारण, परियोजना प्रबंधन कार्य परिपक्व और सुव्यवस्थित अभ्यास होना चाहिए।
इसलिए, संगठन प्रॉफिट मार्जिन को अधिकतम करने के लिए परियोजनाओं के प्रबंधन के बेहतर तरीकों की तलाश करते हैं। इसके लिए, संगठन प्रक्रिया अनुकूलन, उत्पादकता बढ़ाने और उनके निचले-रेखा के निर्माण पर ध्यान देते हैं।
चूंकि परियोजना प्रबंधन फ़ंक्शन (जैसे लोग, प्रौद्योगिकी, संचार और संसाधन) में कई पैरामीटर शामिल हैं, इसलिए वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा परियोजना प्रबंधन फ़ंक्शन को नियंत्रित करना जोखिम भरा हो सकता है।
इसलिए, परियोजना प्रबंधन कार्यालय संगठन के सक्षम कार्य के रूप में परियोजना प्रबंधन अभ्यास के निर्माण और रखरखाव के लिए आदर्श समाधान है।
एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय को लागू करना किसी भी अन्य संगठनात्मक परिवर्तन परियोजना के समान है। इसलिए, यह एक मजबूत और कठोर कार्यप्रणाली के साथ बहुत अनुभव के साथ संपर्क किया जाता है।
परियोजना प्रबंधन कार्यालय के निर्माण में कई महत्वपूर्ण कदम शामिल हैं और PMBOK (प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ नॉलेज) इस उद्देश्य के लिए एक महान संदर्भ हो सकता है।
क्या यह एक उपरि है?
कुछ पारंपरिक संगठन परियोजना प्रबंधन कार्यालय को एक उपरि के रूप में देखते हैं। यह मुख्य रूप से इस तथ्य के कारण है कि संगठन काफी छोटा है, जहां परियोजना प्रबंधन कार्यालय की कोई स्पष्ट आवश्यकता नहीं है।
ऐसे संगठनों में, सामान्य प्रबंधन परियोजना प्रबंधन अभ्यास को नियंत्रित कर सकता है। बाकी संगठनों के लिए जहां बड़ी परियोजनाएं हैं, एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय एक ओवरहेड की तुलना में बहुत अधिक है।
वर्तमान में, विश्व अर्थव्यवस्था मंदी के दौर में है। इसलिए, बहुत सी कंपनियां कॉरपोरेट माहौल में बनाए रखने के लिए लागत में कटौती करती हैं।
ऐसा करने के तरीकों में, कर्मचारियों को काटना और विभागों को बंद करना दो लोकप्रिय विकल्प बन गए हैं। ऐसे मामलों में, परियोजना प्रबंधन कार्यालय एक आसान शिकार बन गया है, क्योंकि यह कंपनी के निचले-पंक्ति में कोई आंकड़ा नहीं जोड़ता है।
इसलिए, परियोजना प्रबंधन कार्यालयों के लिए ऊपरी प्रबंधन के लिए अपने काम को सही ठहराना एक चुनौती बन गया है।
एक पीएमओ के लाभ
परियोजना प्रबंधन एक संगठन के प्रमुख कार्यों में से एक है। इसलिए, परियोजना प्रबंधन से संबंधित प्रक्रियाओं को परिष्कृत करना संगठन के निचले-रेखा में बहुत अधिक मूल्य जोड़ सकता है।
यह वही है जो एक सफल परियोजना प्रबंधन कार्यालय करता है।
पीएमओ क्यों करता है विफल?
ऐतिहासिक आंकड़ों के आधार पर, केवल एक तिहाई परियोजना प्रबंधन कार्यालय काम करते हैं और बाकी उम्मीद के मुताबिक काम नहीं करते हैं।
यह उन मुख्य चिंताओं में से एक है जो एक संगठन के लिए एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय बनाने का निर्णय लेते समय वरिष्ठ प्रबंधन का सामना करता है। प्रबंधन शुरू से ही परियोजना प्रबंधन कार्यालय की सफलता के बारे में संदिग्ध है।
परियोजना प्रबंधन कार्यालय के विफल होने का एक मुख्य कारण कार्यकारी प्रबंधन समर्थन की कमी है। ज्यादातर मामलों में, कार्यकारी प्रबंधन को परियोजना प्रबंधन कार्यालय का समर्थन और मार्गदर्शन करने के तरीके के बारे में पर्याप्त ज्ञान नहीं होता है।
दूसरे, परियोजना प्रबंधन कार्यालय की अक्षमता विफलताओं का कारण बनती है। यह मुख्य रूप से परियोजना प्रबंधन कार्यालय को सौंपे गए लोगों और संसाधनों के कारण है।
निष्कर्ष
परियोजना प्रबंधन कार्यालय उन संस्थाओं में से एक है जो लंबे समय में बड़े संगठनों के लिए मूल्य जोड़ देगा। एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय छोटे पैमाने के संगठनों के लिए एक उपरि हो सकता है और इस तरह की स्थापना विफलता के रूप में समाप्त हो सकती है।
एक सफल परियोजना प्रबंधन कार्यालय परियोजना टीमों की उत्पादकता को बढ़ा सकता है और बहुत अधिक लागत बचत का कारण बन सकता है। इसके अतिरिक्त, यह संगठन को अधिक परिपक्व और सक्षम इकाई बना सकता है।