संसाधन समतल करना
परिचय
रिसोर्स लेवलिंग परियोजना प्रबंधन में एक तकनीक है जो संसाधन आवंटन की अनदेखी करती है और ओवर-आवंटन से उत्पन्न होने वाले संभावित संघर्ष को हल करती है। जब परियोजना प्रबंधक एक परियोजना का कार्य करते हैं, तो उन्हें अपने संसाधनों के अनुसार योजना बनाने की आवश्यकता होती है।
यह संगठन को बिना संघर्षों का सामना किए और समय पर वितरित नहीं कर पाने के कारण लाभान्वित करेगा। संसाधन लेवलिंग को संगठन में संसाधन प्रबंधन के प्रमुख तत्वों में से एक माना जाता है।
एक संगठन समस्याओं का सामना करना शुरू कर देता है यदि संसाधनों को ठीक से आवंटित नहीं किया जाता है, अर्थात, कुछ संसाधन ओवर-आबंटित किए जा सकते हैं जबकि अन्य को कम-आवंटित किया जाएगा। दोनों संगठन के लिए एक वित्तीय जोखिम लाएंगे।
संसाधन लेवलिंग के दो प्रमुख तत्व
चूंकि संसाधन लेवलिंग का मुख्य उद्देश्य संसाधन को कुशलतापूर्वक आवंटित करना है, ताकि परियोजना को निश्चित समयावधि में पूरा किया जा सके। इसलिए, संसाधन समतलन को दो मुख्य क्षेत्रों में विभाजित किया जा सकता है; ऐसी परियोजनाएँ जिन्हें सभी संसाधनों का उपयोग करके पूरा किया जा सकता है, जो उपलब्ध हैं और जो परियोजनाएँ सीमित संसाधनों के साथ पूरी हो सकती हैं।
परियोजनाएँ, जो सीमित संसाधनों का उपयोग करती हैं, उन्हें आवश्यक संसाधनों के उपलब्ध होने तक कुछ समय के लिए बढ़ाया जा सकता है। यदि फिर से, एक संगठन द्वारा किए गए प्रोजेक्ट की संख्या उपलब्ध संसाधनों से अधिक हो जाती है, तो बाद की तारीख के लिए परियोजना को स्थगित करना समझदारी है।
संसाधन समतलन की संरचना
कई संगठनों के पास संसाधन समतलन का एक संरचित पदानुक्रम है। एक कार्य-आधारित संरचना इस प्रकार है:
- Stage
- Phase
- Task/Deliverable
उपर्युक्त सभी परतें परियोजना के दायरे को निर्धारित करेंगी और टीम भर में कार्यों को व्यवस्थित करने के तरीके खोजेंगी। इससे प्रोजेक्ट टीम के कार्यों को पूरा करना आसान हो जाएगा।
इसके अलावा, उपरोक्त तीन मापदंडों के आधार पर, आवश्यक संसाधनों का स्तर (वरिष्ठता, अनुभव, कौशल, आदि) अलग हो सकते हैं। इसलिए, किसी प्रोजेक्ट के लिए संसाधन की आवश्यकता हमेशा एक चर होती है, जो उपरोक्त संरचना के अनुरूप है।
निर्भरता की स्थापना
एक परियोजना प्रबंधक के लिए निर्भरता स्थापित करने का मुख्य कारण यह सुनिश्चित करना है कि कार्यों को ठीक से निष्पादित किया जाए। गलत निर्भरता से सही निर्भरता की पहचान करके, परियोजना को निर्धारित समय सीमा के भीतर पूरा करने की अनुमति देता है।
यहाँ कुछ अड़चनें हैं कि एक परियोजना प्रबंधक परियोजना निष्पादन चक्र के दौरान आ जाएगा। एक परियोजना प्रबंधक के सामने आने वाली बाधाओं को तीन श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है।
Mandatory - ये अड़चनें शारीरिक सीमाओं जैसे प्रयोगों के कारण उत्पन्न होती हैं।
Discretionary - ये वरीयताओं या टीमों द्वारा लिए गए निर्णयों पर आधारित बाधाएं हैं।
External - अक्सर तीसरे पक्ष से जुड़ी जरूरतों या इच्छाओं के आधार पर।
संसाधन देने की प्रक्रिया
संसाधन लेवलिंग के लिए, संसाधनों को कार्यों (डिलिवरेबल्स) के साथ सौंपा जाता है, जिन्हें निष्पादन की आवश्यकता होती है। किसी परियोजना के शुरुआती चरण के दौरान, आदर्श रूप से भूमिकाओं को संसाधनों (मानव संसाधनों) को सौंपा जाता है, जिस बिंदु पर संसाधनों की पहचान नहीं की जाती है।
बाद में, इन भूमिकाओं को विशिष्ट कार्यों को सौंपा जाता है, जिन्हें विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है।
संसाधनों का लेवलिंग
संसाधन समतलन एक संगठन को अधिकतम उपलब्ध संसाधनों का उपयोग करने में मदद करता है। रिसोर्स लेवलिंग के पीछे का विचार संसाधनों के अपव्यय को कम करना है, ताकि संसाधनों का अधिक आवंटन रोका जा सके।
प्रोजेक्ट मैनेजर उस समय की पहचान करेगा जो एक संसाधन द्वारा अप्रयुक्त है और इसे रोकने या इससे लाभ उठाने के लिए उपाय करेगा।
संसाधन संघर्ष से, संगठन द्वारा कई नुकसान होते हैं, जैसे:
कुछ कार्यों में देरी पूरी हो रही है
एक अलग संसाधन निर्दिष्ट करने में कठिनाई
कार्य निर्भरताओं को बदलने में असमर्थ
कुछ कार्यों को हटाने के लिए
अधिक कार्य जोड़ने के लिए
कुल मिलाकर देरी और बजट परियोजनाओं की अधिकता
संसाधन स्तरीय तकनीक
क्रिटिकल पाथ एक सामान्य प्रकार की तकनीक है जिसका उपयोग परियोजना प्रबंधकों द्वारा संसाधन लेवलिंग के लिए किया जाता है। महत्वपूर्ण पथ प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए नेटवर्क आरेख में सबसे लंबे और कम से कम समय अवधि पथ दोनों के लिए प्रतिनिधित्व करता है।
हालांकि, व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले महत्वपूर्ण पथ अवधारणा के अलावा, परियोजना प्रबंधक तेजी से ट्रैकिंग और दुर्घटनाग्रस्त हो जाते हैं यदि चीजें हाथ से निकल जाती हैं।
Fast tracking -यह महत्वपूर्ण पथ कार्य करता है। यह समय खरीदता है। इस तकनीक की प्रमुख विशेषता यह है कि यद्यपि यह कार्य फिलहाल पूरा हो चुका है, फिर भी कार्य की संभावना अधिक है।
Crashing - यह कार्य को तेजी से पूरा करने के लिए मौजूदा संसाधनों के अतिरिक्त संसाधनों को निर्दिष्ट करने के लिए संदर्भित करता है, अतिरिक्त लागत जैसे श्रम, उपकरण, आदि से जुड़ा हुआ है।
निष्कर्ष
संसाधन लेवलिंग का उद्देश्य दक्षता को बढ़ाना है, जब हाथ में उपलब्ध संसाधनों का उपयोग करके परियोजनाओं को पूरा करना। उचित संसाधन समतलन से भारी व्यय नहीं होगा।
प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स के किसी भी अंतिम मिनट में देरी से बचने के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर को कई कारकों को ध्यान में रखना और गैर-महत्वपूर्ण निर्भरताओं की पहचान करना आवश्यक है।