प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग
परिचय
एक प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग एक प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए अपनी टीम को सक्रिय करने का सबसे अच्छा मौका है। इस बैठक के दौरान, परियोजना प्रबंधन सामान्य लक्ष्य की भावना स्थापित कर सकता है और प्रत्येक व्यक्ति को समझना शुरू कर सकता है।
हालांकि एक प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग प्रोजेक्ट के सभी हितधारकों के साथ एक सरल बैठक प्रतीत होती है, एक सफल प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग के लिए उचित योजना की आवश्यकता होती है।
निम्नलिखित कदम एक सफल प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग के लिए कुछ महत्वपूर्ण तैयारी बिंदु हैं। ये चरण आपको ध्यान केंद्रित रखने, स्थापित करने और नेतृत्व प्रदर्शित करने में मदद करते हैं, और परियोजना टीम में व्यक्तिगत सदस्यों को एकीकृत करने में मदद करते हैं।
कार्यसूची
एक मजबूत और स्पष्ट एजेंडा प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग के लिए जरूरी है। यदि आपके पास कोई सुझाव नहीं है कि एजेंडा क्या होना चाहिए, तो अपने अनुभवी अधीनस्थों से पूछें या दूसरों द्वारा पहले की गई बैठकों के लिए उपयोग किए गए कुछ एजेंडों को पकड़ें।
एजेंडा में आमतौर पर परियोजना का उद्देश्य, डिलिवरेबल्स और लक्ष्य, परियोजना के प्रमुख सफलता कारक, संचार योजना और परियोजना योजना शामिल हैं।
प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग के लिए, सुनिश्चित करें कि आप सभी प्रतिभागियों के लिए मीटिंग एजेंडा प्रसारित करते हैं।
इस तरह, सभी प्रतिभागियों को संरचना के बारे में पता है और बैठक के अंत में क्या हासिल करना है।
शुरू करना
जब बैठक शुरू होती है, तो परियोजना प्रबंधक को बैठक का प्रभार लेना चाहिए। अगला, सभी प्रतिभागियों का स्वागत किया जाना चाहिए और आत्म-परिचय का एक दौर होना चाहिए।
यद्यपि आपने पहले ही प्रतिभागियों के साथ बैठक के एजेंडे को साझा कर लिया है, लेकिन एजेंडा में प्रत्येक आइटम का संक्षिप्त परिचय देते हुए उन्हें संक्षिप्त रूप से एजेंडे के माध्यम से ले जाएं।
परियोजना की भूमिकाओं को शुरू करने की दिशा में अधिक ध्यान दें और उन कारणों पर जोर दें, जिनके कारण सदस्यों को संबंधित भूमिकाओं को सौंपा गया था।
अगर वहाँ लोग विस्तारित भूमिकाएं निभा रहे हैं, तो इसके बारे में स्वीकार करें। जब आप इन सभी चीजों को करते हैं, तो विस्तार में न जाएं। इस बैठक का उद्देश्य सभी को एक ही मंच पर ले जाना है।
प्रोजेक्ट प्रस्तुति
एक बार टोन सेट हो जाने के बाद, संरचित तरीके से एजेंडा प्रस्तुत करें। सबसे पहले, परियोजना मान्यताओं के बारे में बात करें और आपने परियोजना योजना कैसे विकसित की।
योजना के पीछे अपना तर्क प्रस्तुत करें और संदेश दें कि परियोजना के आगे बढ़ने पर आप सुझावों के लिए खुले हैं। प्रोजेक्ट प्लान में प्रत्येक कार्य को पूरा करें और पर्याप्त रूप से विस्तृत करें।
इस तथ्य पर जोर दें कि परियोजना की योजना और कार्यक्रम अभी भी प्रारंभिक चरण में हैं और आप इसे पूरा करने के लिए सभी की सहायता की उम्मीद कर रहे हैं।
प्रोजेक्ट शेड्यूल में संभावित अड़चनों या चुनौतीपूर्ण कार्यों को पहचानें और स्वीकार करें।
उम्मीदें लगाना
परियोजना की प्रगति के बारे में बात करने के लिए नियमित बैठकें आयोजित करने के लिए एक सुविधाजनक समय तय करें। नियमित बैठकों के लिए सभी की भागीदारी की आवश्यकता पर जोर दें।
टीमवर्क सेट होने के लिए सबसे महत्वपूर्ण अपेक्षाओं में से एक है। आपको टीमवर्क पर अधिक विस्तार करने और प्रोजेक्ट किक-ऑफ के ठीक बाद कुछ टीमवर्क गतिविधियों की योजना बनाने की आवश्यकता है।
परियोजना की समय संवेदनशील प्रकृति और परियोजना अवधि के दौरान पत्तियों को कैसे प्रदान किया जाता है, इस बारे में बात करें।
यदि परियोजना को लंबे समय तक काम करने की आवश्यकता होती है, तो उन्हें पहले से बताएं और उन्हें दिखाएं कि आप कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखने के लिए उनकी मदद कैसे कर सकते हैं यह एक अच्छी रणनीति है।
बैठक के दौरान, टीम के सदस्यों को कुछ कार्यों को पूरा करने और उन्हें जिम्मेदार बनाने के लिए सशक्त बनाना।
संचार योजना
संचार एक परियोजना के मुख्य पहलुओं में से एक है। इसलिए, प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग को प्रोजेक्ट के लिए संचार योजना पर अधिक जोर देना चाहिए।
इसमें आमतौर पर मीटिंग्स और एस्केलेशन पाथ शामिल होते हैं। परियोजना जीवन चक्र के दौरान होने वाली कुछ बैठकें निम्नलिखित हैं:
साप्ताहिक स्थिति बैठक
प्रोजेक्ट प्लान अपडेट
कार्य और गतिविधि नियोजन सत्र
प्रबंधन अद्यतन
इसके अलावा, आप अन्य संचार चैनलों जैसे कि ई-मेल संचार, मंचों, आदि पर जोर दे सकते हैं।
प्रतिक्रिया और बंद
किक-ऑफ मीटिंग के अंत में, एक प्रश्नोत्तर सत्र खोलें जो टीम के सदस्यों को स्वतंत्र रूप से खुद को व्यक्त करने की अनुमति देता है।
यदि टीम के सभी सदस्यों की सुविधा के लिए समय पर्याप्त नहीं है, तो उन्हें ई-मेल के माध्यम से अपने प्रश्न और प्रतिक्रिया भेजने के लिए कहें। एक बार जब आप उन ई-मेल पर नज़र डालते हैं, तो आप उन लोगों को संबोधित करने के लिए एक और चर्चा सेट कर सकते हैं।
कभी भी एक नियोजित बैठक को न खींचें, क्योंकि यह एक बुरा उदाहरण हो सकता है। सभी के जाने से पहले, बैठक को संक्षेप करें और कार्रवाई आइटम और अगले चरणों को कॉल करें।
निष्कर्ष
निष्कर्ष निकालने के लिए, चार मुख्य क्षेत्र हैं जिन्हें प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग रखने पर जोर दिया जाना चाहिए।
किक-ऑफ मीटिंग के लिए तैयार रहें। संगठित करने और नेतृत्व करने की अपनी क्षमता का प्रदर्शन करें।
अपनी टीम के सदस्यों को सशक्त बनाएं। उन्हें जिम्मेदारियां सौंपें।
टीमवर्क का विकास और पोषण करें।
अपने नेतृत्व गुणों का प्रदर्शन करें।