परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर

परिचय

चूंकि परियोजना प्रबंधन एक व्यावसायिक संगठन के मुख्य कार्यों में से एक है, इसलिए परियोजना प्रबंधन कार्य को सॉफ्टवेयर द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए। सॉफ्टवेयर के जन्म से पहले, परियोजना प्रबंधन पूरी तरह से कागजात के माध्यम से किया गया था। इसने अंततः बहुत सारे कागज़ात दस्तावेज़ों का निर्माण किया और उन जानकारियों के लिए खोज की जो एक सुखद अनुभव नहीं था।

एक बार जब सॉफ्टवेयर व्यापारिक संगठनों के लिए सस्ती कीमत पर उपलब्ध हो गया, तो सॉफ्टवेयर विकास कंपनियों ने परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर विकसित करना शुरू कर दिया। यह सभी उद्योगों के बीच काफी लोकप्रिय हो गया और इन सॉफ्टवेयरों को परियोजना प्रबंधन समुदाय द्वारा जल्दी अपनाया गया।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के प्रकार

1 - डेस्कटॉप

परियोजना प्रबंधकों के लिए दो प्रकार के परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर उपलब्ध हैं। इस तरह के सॉफ्टवेयर की पहली श्रेणी डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर है। इस प्रकार के लिए Microsoft प्रोजेक्ट एक अच्छा उदाहरण है। आप एमएस प्रोजेक्ट का उपयोग करके अपनी पूरी परियोजना का प्रबंधन कर सकते हैं, लेकिन जब सहयोग की आवश्यकता होती है, तो आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को दूसरों के साथ साझा करना होगा।

सभी अपडेट एक ही दस्तावेज़ को संबंधित पक्षों द्वारा समय-समय पर किया जाना चाहिए। इसलिए, ऐसे डेस्कटॉप प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की सीमाएँ हैं जब इसे एक से अधिक लोगों द्वारा अद्यतन और रखरखाव किया जाना चाहिए।

2 - वेब आधारित

उपरोक्त मुद्दे के समाधान के रूप में, वेब-आधारित परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर पेश किया गया था। इस प्रकार के साथ, उपयोगकर्ता वेब एप्लिकेशन तक पहुंच सकते हैं और परियोजना प्रबंधन से संबंधित गतिविधियों को पढ़, लिख या बदल सकते हैं।

यह विभागों और भौगोलिक क्षेत्रों में वितरित परियोजनाओं के लिए एक अच्छा समाधान था। इस तरह, परियोजना के सभी हितधारकों के पास किसी भी समय परियोजना विवरण तक पहुंच होती है। विशेष रूप से, यह मॉडल वर्चुअल टीमों के लिए सबसे अच्छा है जो इंटरनेट पर काम करते हैं।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लक्षण

जब परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर चुनने की बात आती है, तो विचार करने के लिए कई चीजें हैं। सभी परियोजनाएँ परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर द्वारा दी जाने वाली सभी सुविधाओं का उपयोग नहीं कर सकती हैं।

इसलिए, आपके लिए एक का चयन करने का प्रयास करने से पहले आपको अपनी परियोजना आवश्यकताओं की अच्छी समझ होनी चाहिए। परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के सबसे महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं:

1 - सहयोग

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर को टीम के सहयोग की सुविधा प्रदान करनी चाहिए। इसका मतलब यह है कि परियोजना के संबंधित हितधारक जब चाहे तब परियोजना दस्तावेजों तक पहुंच और अद्यतन कर सकते हैं।

इसलिए, परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में परियोजना हितधारकों के लिए भव्य पहुँच स्तरों के लिए अभिगम नियंत्रण और प्रमाणीकरण प्रबंधन होना चाहिए।

2 - निर्धारण

शेड्यूलिंग मुख्य विशेषताओं में से एक है जिसे परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर द्वारा प्रदान किया जाना चाहिए। आमतौर पर, आधुनिक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर गैन्ट चार्ट खींचने की क्षमता प्रदान करता है जब गतिविधि शेड्यूलिंग की बात आती है।

इसके अलावा, शेड्यूल में एक्टिविटी डिपेंडेंसीज को भी जोड़ा जा सकता है, इसलिए इस तरह के सॉफ्टवेयर आपको प्रोजेक्ट को महत्वपूर्ण पथ दिखाएंगे और बाद में क्रिटिकल पाथ में अपने आप बदल जाएंगे।

बेसलाइनिंग भी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर द्वारा प्रस्तुत एक उपयोगी सुविधा है। आमतौर पर, एक परियोजना को रेखांकित किया जाता है जब आवश्यकताओं को अंतिम रूप दिया जाता है।

जब आवश्यकताओं को बदल दिया जाता है और बाद में परियोजना में नई आवश्यकताओं को जोड़ा जाता है, तो परियोजना प्रबंधन टीम परियोजना के दायरे और लागत विचलन को समझने के लिए बेसलाइन शेड्यूल के साथ नए शेड्यूल की स्वचालित रूप से तुलना कर सकती है।

3 - अंक ट्रैकिंग

परियोजना के जीवन चक्र के दौरान, परियोजना से संबंधित कई मुद्दे हो सकते हैं जिन्हें निरंतर ट्रैकिंग और निगरानी की आवश्यकता होती है। सॉफ्टवेयर दोष इसके लिए अच्छे उदाहरणों में से एक है।

इसलिए, परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में परियोजना के विभिन्न हितधारकों द्वारा बताए गए मुद्दों को ट्रैक और मॉनिटर करने की विशेषताएं होनी चाहिए।

4 - परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन

प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन उन प्रमुख पहलुओं में से एक है जब एक संगठन ने एक से अधिक प्रोजेक्ट में लगे हुए हैं। संगठन को कई परियोजनाओं को मापने और निगरानी करने में सक्षम होना चाहिए, इसलिए संगठन जानता है कि परियोजनाएं समग्र रूप से कैसे आगे बढ़ती हैं।

यदि आप केवल कुछ परियोजनाओं के साथ एक छोटी कंपनी हैं, तो आप इस सुविधा को नहीं चाह सकते हैं। ऐसे मामले में, आपको प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन के बिना प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का चयन करना चाहिए, क्योंकि ऐसी सुविधाएँ आपके लिए काफी महंगी हो सकती हैं।

5 - दस्तावेज़ प्रबंधन

एक परियोजना के उपयोग में कई दस्तावेज हैं। इन दस्तावेजों में से अधिकांश परियोजना के हितधारकों के लिए सुलभ होना चाहिए। इसलिए, परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में सही पहुंच नियंत्रण प्रणाली के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन सुविधा होनी चाहिए।

इसके अलावा, जब भी वे अपडेट किए जाते हैं, तो दस्तावेज़ों को संस्करणबद्ध करना होगा। इसलिए, दस्तावेज़ प्रबंधन सुविधा को दस्तावेज़ संस्करण का भी समर्थन करना चाहिए।

6 - संसाधन प्रबंधन

परियोजना का संसाधन प्रबंधन परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर से प्रमुख अपेक्षाओं में से एक है। इसमें मानव संसाधन और अन्य प्रकार दोनों शामिल हैं।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर को पूरे प्रोजेक्ट जीवन चक्र में प्रत्येक संसाधन के उपयोग को दिखाना चाहिए।

निष्कर्ष

आधुनिक परियोजना प्रबंधन अभ्यास के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर की सहायता की आवश्यकता होती है। आधुनिक परियोजना प्रबंधन अभ्यास एक हद तक जटिल है कि यह सॉफ्टवेयर के उपयोग के बिना काम नहीं कर सकता है।

अपने उद्देश्य के लिए सही परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का चयन करते समय, आपको सॉफ्टवेयर की विशेषताओं का मूल्यांकन करने और अपनी परियोजना प्रबंधन आवश्यकताओं के साथ मेल खाना चाहिए।

कभी भी अपनी आवश्यकता से अधिक सुविधा वाला एक नहीं चुनें, क्योंकि आमतौर पर परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर उच्च मूल्य टैग के साथ आते हैं। इसके अलावा, आवश्यक सुविधाओं से अधिक होने से व्यवहार में सॉफ्टवेयर का उपयोग करते समय भ्रम हो सकता है।