Сохраните свой мозг для больших дел: почему вам нужно автоматизировать свою работу — начиная с сегодняшнего дня

За последние 17 лет я испробовал все возможные тактики, чтобы избавиться от повторяющихся ручных задач, связанных с ведением растущего бизнеса. Постоянно работало только одно.

Это конец долгого дня. Вы останавливаетесь за продуктами и огрызаетесь на покупателя, который врезается в очередь на кассе. Подожди, твой бумажник… все еще на твоем столе.

Вы отказываетесь от бананов и средства для мытья посуды и направляетесь домой, чувствуя себя усталым, рассеянным и смутно грустным. Вы были так мотивированы этим утром; кофеин и готовы уничтожить ваш список дел. Но вам удалось вычеркнуть только две второстепенные задачи.

Что случилось?

Деловая работа. Вот что случилось. Электронные письма, личные сообщения, собрания по статусу, уведомления, электронные таблицы, системные обновления, пересмотры бюджета, утверждения, расходы, планирование и многое другое.

Деловая работа — это медленная утечка в ваших профессиональных шинах. Это быстрые запросы и вездесущие цифровые отвлекающие факторы. Это устаревшие технологии и доброжелательные коллеги, которые хотят «вернуться назад», и подрядчику МВД, которому вы должны написать по электронной почте. Снова.

У нас у всех слишком много на тарелках. Тем не менее, фокус важнее, чем когда-либо. Это создает «Уловку-22» для всех, кто пытается чего-то добиться на работе.

За последние 17 лет я испробовал все возможные тактики, чтобы избавиться от повторяющихся ручных задач, связанных с ведением растущего бизнеса. Постоянно работало только одно: автоматизация.

Автоматизация может максимизировать ваш потенциал

Несмотря на то, что я основал компанию Jotform, я не слишком забочусь о формах. Тем не менее, я полна решимости продолжать создавать Jotform, чтобы помочь людям и организациям быть более продуктивными — в лучшем смысле этого слова.

Вот почему я написал свою новую книгу « Автоматизируйте свою занятую работу» . Мир труда сильно изменился и будет продолжать меняться с появлением ИИ и автоматизации. Чтобы быть по-настоящему продуктивным, вам нужно построить систему, которая работает на автопилоте, пока вы применяете свои навыки и врожденные таланты.

Вам также необходимо изменить свое видение работы с линейного на круговое. Большинство из нас были обучены двигаться шаг за шагом в течение рабочего дня. Например, как менеджер по маркетингу небольшого потребительского бренда, вы можете разработать опрос об удовлетворенности клиентов, проверить его с коллегами, отправить его по электронной почте людям, которые совершили покупку за последние 30 дней, отправить дополнительные заметки и проанализировать ответы.

Автоматизация требует кругового мышления. С помощью простых инструментов вы можете создавать онлайн-опросы, инициированные покупками, которые автоматически подсчитывают результаты и готовят цифровые отчеты. Этот цикл будет работать в фоновом режиме, давая вам время и пространство для взаимодействия с клиентами или разработки стратегических маркетинговых кампаний.

Технологии развиваются так быстро, что конкретные примеры быстро устаревают. Однако принципы автоматизации остаются неизменными, даже когда инструменты совершенствуются. Это как научиться готовить; при наличии необходимых навыков вы можете приготовить овощи на гриле, сварить яйцо или испечь пирог. И вместо того, чтобы тратить время на изготовление этих пирогов, автоматизация позволяет вам проводить дни, создавая новые вкусные рецепты.

Если вы готовы сохранить свой мозг для больших дел, вот три способа начать.

1. Минимизируйте когнитивную усталость

Жизнь многое бросает в наш мозг. Обработка сегодняшнего потока информации требует «исполнительной функции высшего порядка», — говорит Мелани Гринберг, клинический психолог и автор книги « Мозг, устойчивый к стрессу» . Читаете ли вы отчет или просматриваете социальные сети, наш мозг не устроен так, чтобы поддерживать эту пиковую функцию в течение длительных периодов времени. Тем не менее, именно так большинство из нас проводит свои рабочие дни. Потом мы удивляемся, почему оставляем кошельки на работе.

Быстрое переключение между задачами только усугубляет проблему , вызывая усталость, разочарование и импульсивное поведение. Усталый мозг также мешает сосредоточиться на значимых проектах. По иронии судьбы, чрезмерно возбужденный разум в конце концов переключится на автопилот.

«Через некоторое время, — говорит Гринберг, — наш мозг автоматизирует процессы и потребляет меньше энергии».

Ходьба по одному и тому же маршруту на работу каждый день требует меньше умственного топлива, чем постоянно меняющаяся поездка на работу. Автоматизация рутинной работы продвигает эту стратегию по сохранению мозгов на шаг вперед. Когда вы избавитесь от анализа электронных таблиц, сортировки электронной почты и других утомительных вещей, у вас будет ясность ума, когда вам это нужно больше всего.

2. Принимайтесь за значимую работу

Для меня значимая работа — это написание текстов, разработка стратегии и сотрудничество с моими командами. Это определенно не начисление заработной платы или планирование встреч. Хотя освобождение от профессиональной скуки может быть привилегией, это также часть более богатой жизни.

«Исследования показывают, что люди счастливее, здоровее, вовлеченнее, преданнее и лучше работают, когда их работа имеет для них смысл», — пишет Майкл Ф. Стегер для журнала Greater Good Magazine .

«Похоже, эти результаты верны независимо от того, работаете ли вы медсестрой или сторожем, руководите ли международной благотворительной компанией из списка Fortune 500, работаете ли вы в складском центре или в школе».

В исследовании , проведенном в 2018 году среди американских специалистов в 26 различных отраслях, девять из 10 человек заявили, что согласились бы на сокращение заработной платы, если бы постоянно выполняли значимую работу. Хотя освещение этой тенденции, ускоренной пандемией Covid-19, часто фокусируется на смене работы, это не единственный способ углубиться. Позвольте автоматизации справиться со скучными вещами, чтобы вы могли заниматься более значимыми аспектами своей карьеры.

3. Запустите цикл положительной обратной связи

Умственная усталость часто создает порочный круг. Например, вы чувствуете себя истощенным, поэтому пропускаете пробежку после работы и заказываете пиццу. На следующий день вы чувствуете себя вялым, потому что не получили эндорфины после пробежки. Однако автоматизация может запустить благотворный цикл.

Большинство ручных работ уже исчезли, к лучшему или к худшему. Больше нет наборщиков газет и кинопроекторов. «Автоматизация происходит довольно быстро, — говорит Аарон Де Смет, старший партнер McKinsey, — поэтому я думаю, что сейчас все приближается к переломному моменту, когда смысл имеет большое значение».

Другими словами, автоматизация, искусственный интеллект и цифровые технологии только усилят наше стремление к осмысленной работе. В то же время создание автоматизированных рабочих процессов позволяет вам проводить больше времени в своей профессиональной сфере. Возможно, это не помешает вам выйти из себя в очереди на кассе, но автоматизация — это мощный способ сохранить ваш мозг для важных дел.

"Спасибо за чтение. Не стесняйтесь ознакомиться с моей новой книгой « Автоматизируйте свою занятую работу ».

Первоначально опубликовано на https://www.jotform.com 9 мая 2023 г.