Каналы связи
Введение
В организации информация течет вперед, назад и в сторону. Этот информационный поток называется коммуникацией. Каналы связи относятся к тому, как эта информация движется внутри организации и с другими организациями.
В этой сети, известной как общение, менеджер становится связующим звеном. Решения и направления текут вверх, вниз или в сторону в зависимости от позиции менеджера в сети коммуникаций.
Например, отчеты от менеджера нижнего уровня будут течь вверх. Хороший менеджер должен эффективно вдохновлять, направлять и организовывать своих сотрудников, и для всего этого инструменты, которыми он владеет, - это устные и письменные слова.
Для потока информации и для менеджера, который управляет своими сотрудниками, важно наличие эффективного канала связи.
Работа канала связи
Через модем для связи, будь то личный разговор или межведомственная записка, информация передается от менеджера к подчиненному или наоборот.
Важным элементом процесса коммуникации является механизм обратной связи между руководством и сотрудниками.
В этом механизме сотрудники информируют менеджеров о том, что они поняли поставленную перед ними задачу, в то время как менеджеры предоставляют сотрудникам комментарии и указания по работе сотрудника.
Важность канала связи
Нарушение канала связи приводит к неэффективному потоку информации. Сотрудники не знают, чего от них ожидает компания. Они не осведомлены о том, что происходит в компании.
Это заставит их с подозрением относиться к мотивам и любым изменениям в компании. Кроме того, без эффективной коммуникации сотрудники становятся ориентированными на отдел, а не на компанию, и это влияет на их принятие решений и производительность на рабочем месте.
В конце концов, это вредит и общим целям организации. Следовательно, для того, чтобы организация работала эффективно, хороший менеджер должен уметь сообщать своим сотрудникам, что от них ожидается, быть уверенным, что они полностью осведомлены о политике компании и любых предстоящих изменениях.
Следовательно, менеджеры должны внедрить эффективный канал связи для оптимизации производительности труда и обеспечения бесперебойной работы организации.
Типы каналов связи
Количество каналов связи, доступных для менеджера, увеличилось за последние 20 с лишним лет. Видеоконференцсвязь, мобильные технологии, электронные доски объявлений и факсы - вот лишь некоторые из новых возможностей.
По мере роста организации менеджеры не могут полагаться только на личное общение, чтобы донести свое сообщение.
Сегодня перед менеджерами стоит задача определить, какой тип канала связи им следует выбрать, чтобы обеспечить эффективную коммуникацию.
Чтобы упростить задачу менеджера, типы каналов коммуникации сгруппированы в три основные группы: формальные, неформальные и неофициальные.
Официальные каналы связи
Официальный канал связи передает такую информацию, как цели, политика и процедуры организации. Сообщения в этом типе канала связи следуют по цепочке команд. Это означает, что информация перетекает от менеджера к его подчиненным, а они, в свою очередь, передают информацию на следующий уровень персонала.
Примером официального канала связи является информационный бюллетень компании, который дает сотрудникам, а также клиентам четкое представление о целях и видении компании. Это также включает передачу информации в отношении меморандумов, отчетов, указаний и запланированных встреч в цепочке подчинения.
Бизнес-план, опрос удовлетворенности клиентов, годовые отчеты, руководство для работодателя, обзорные встречи - все это формальные каналы связи.
Неформальные каналы связи
В формальной рабочей среде всегда существует неформальная коммуникационная сеть. Строгая иерархическая сеть коммуникации не может эффективно функционировать сама по себе, и, следовательно, существует канал коммуникации за пределами этой сети. Хотя этот тип канала связи может нарушить цепочку подчинения, хороший менеджер должен найти идеальный баланс между формальным и неформальным каналом связи.
Примером неформального канала связи является обеденный перерыв в кафетерии / столовой организации. Здесь в непринужденной обстановке поощряются дискуссии среди сотрудников. Примером неформального канала связи также является хождение менеджеров, применяющих практический подход к обработке запросов сотрудников.
Кружки качества, командная работа, различные программы обучения находятся вне цепочки подчинения и поэтому подпадают под категорию неформальных каналов коммуникации.
Неофициальные каналы связи
Хорошие менеджеры осознают тот факт, что иногда общение внутри организации носит межличностный характер. Хотя протокол собрания может быть темой обсуждения среди сотрудников, слово также разделяют спорт, политика и телешоу.
Неофициальный канал связи в организации - это «виноградная лоза» организации. Слухи распространяются именно через виноградную лозу. Кроме того, те, кто участвует в обсуждениях «виноградной лозы», часто объединяются в группы, что превращается в дружеские отношения вне организации. Хотя виноградная лоза может иметь положительные последствия, чаще всего информация, циркулирующая в виноградной лозе, преувеличена и может вызывать ненужную тревогу у сотрудников. Хороший менеджер должен быть в курсе информации, циркулирующей в этом неофициальном канале связи, и должен принимать позитивные меры для предотвращения потока ложной информации.
Примером неофициального канала связи являются общественные собрания сотрудников.
Заключение
В любой организации существует три типа каналов связи: формальные, неформальные и неофициальные.
Хотя идеальная коммуникационная сеть - это формальная структура, в которой может происходить неформальное общение, неофициальные каналы связи также существуют в организации.
Через эти различные каналы для менеджера важно донести до сотрудников свои идеи, а затем выслушать, усвоить, подобрать и далее общаться с сотрудниками.