Управление записями проекта

Введение

Управление проектами - это подход, который помогает менеджерам управлять проектами. Управление проектом также означает использование средств контроля для соблюдения сроков и других требований, таких как стоимость проекта.

Эти средства контроля включают надлежащую и эффективную регистрацию действий по управлению проектом. Управление записями - это систематический подход к организации, планированию и отслеживанию документов в ходе выполнения проекта.

AZ Управления записями проекта

Система записей - это систематический процесс, в ходе которого организация определяет следующие соображения, действия и характеристики:

Тип информации, которую следует записать.
Процесс записи данных.
Обработка и сбор записей.
Срок хранения и хранения.
Утилизация или защита записей, относящихся к внешним событиям.
Элементы в системе управления записями.
Контент-анализ, который устанавливает или описывает систему записи.
План файла, в котором указывается, какая запись требуется для каждого проекта.
Документ о соответствии требованиям, в котором будут описаны ИТ-процедуры, которым должен следовать каждый. Это гарантирует, что члены команды полностью соблюдают требования.
Метод, собирающий устаревшие документы. Это должно быть сделано для всех источников записи, таких как электронная почта, файловые серверы и т. Д.
Метод аудита записей.
Система, которая фиксирует данные записи.
Система, которая обеспечивает мониторинг и отчетность в том, как хранятся записи.

Три ступени записи

В процессе управления записями проекта есть три отдельных этапа. Эти этапы включают множество других действий для завершения и достижения целей каждого этапа.

Этапы следующие:

Создание записей
Ведение записей
Хранение и поиск записей

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Создание записей

Это относится к основной причине создания записи. Это может быть квитанция, отчет о контроле запасов или другая причина.

Основная цель управления записями проекта - определить поток обработки записи после ее создания. Когда дело доходит до создания записей, необходимо ответить на следующие вопросы.

Кто будет просматривать запись?
Кто будет окончательным владельцем записи?
Кто отвечает за хранение записи?

Ведение записей

Разработка операции по хранению записей относится к ведению записей. Уровни доступа к записям должны быть определены на этом этапе и должны предпринять все необходимые шаги, чтобы избежать попадания записей в чужие руки.

Во избежание неправомерного использования записей необходимо наличие надлежащих процедур соответствия и мер безопасности.

Хранение и поиск

Хранение записей может относиться как к ручному хранению документов, так и к цифровому хранению. Руководители проектов должны убедиться, что записи возвращаются в том виде, в котором они были заимствованы. Ведение записей также относится к количеству времени, в течение которого записи могут храниться.

Некоторые организации могут хранить записи до шести лет, а другие - меньше. Если записи сохраняются в цифровом виде, необходимо создать соответствующие папки. После создания более старые документы необходимо заархивировать, чтобы сохранить место на жестком диске.

Взгляд на планирование управления записями

Записи, которые сопоставляются, необходимо планировать. Ниже описаны шаги, которые необходимо предпринять руководству для обеспечения успешного процесса планирования записи.

Идентификация ролей, обеспечивающих правильное управление записями
- Распределение специальных ролей или назначение специальных людей для категоризации записей, доступных в организации.
- Назначение ИТ-специалистов для внедрения систем, которые поддерживают и поддерживают управление записями.
Менеджеры должны убедиться, что члены команды осведомлены о действующих процедурах управления записями.
В процессе управления записями необходимо проанализировать содержание документов, которые необходимо сохранить.
Реализуйте план файлов, в котором будут храниться различные типы файлов в организации.
Разработайте графики хранения, которые могут варьироваться от одной организации к другой в зависимости от выполняемой деятельности.
Создавайте эффективные решения для управления записями.
Планирование того, как контент может быть перемещен в методы записи.
Разработайте план интеграции электронной почты.
Спланируйте процедуру соответствия для социального контента.
Разработайте процедуры соответствия, которые согласовывают цели системы записи проекта.

Заключение

Запись - это документ или электронное хранилище данных в организации, которое действует как свидетельство или руководство. Управление записями проекта - это систематический процесс, который позволяет людям сохранять записи для использования в будущем.

Он описывает детали, которые имеют отношение к проекту. Следовательно, управление записями проекта необходимо тщательно контролировать и сохранять.