Контроль стоимости проекта

Введение

Практически все проекты должны сопровождаться на всем протяжении, чтобы получить требуемый и ожидаемый результат в конце проекта. Это команда, которая отвечает за проект, и, самое главное, менеджер проекта, который должен уметь осуществлять эффективный контроль затрат. Однако есть несколько методов, которые можно использовать для этой цели.

В дополнение к целям проекта, которые должен контролировать руководитель проекта, очень важной задачей для любого проекта является контроль различных затрат. Управление проектами не будет вообще эффективным, если менеджер проекта потерпит неудачу в этом отношении, поскольку от него будет зависеть, будет ли ваша организация получать прибыль или убытки.

Методы контроля затрат

Ниже приведены некоторые из ценных и важных методов, используемых для эффективного контроля затрат по проекту:

1 - Планирование бюджета проекта

В идеале вам нужно будет составить бюджет в начале сеанса планирования в отношении текущего проекта. Именно из этого бюджета вы должны будете помочь вам со всеми платежами, которые необходимо произвести, и расходами, которые вы понесете в течение жизненного цикла проекта. Таким образом, составление этого бюджета требует большого количества исследований и критического мышления.

Как и в случае любого другого бюджета, вам всегда нужно будет оставлять место для корректировок, поскольку затраты могут не оставаться неизменными на протяжении всего периода реализации проекта. Постоянное соблюдение бюджета проекта является ключом к прибыли от проекта.

2 - Отслеживание затрат

Отслеживание всех фактических затрат также важно, как и любой другой метод. Здесь лучше всего подготовить бюджет, основанный на времени. Это поможет вам отслеживать бюджет проекта на каждой из его фаз. Фактические затраты необходимо будет сопоставить с периодическими целевыми показателями, установленными в бюджете. Эти цели могут быть ежемесячными, еженедельными или даже ежегодно, если проект будет продолжаться долго.

С этим намного проще работать, чем с одним полным бюджетом на весь период проекта. Если потребуется выполнить какие-либо новые работы, вам нужно будет сделать их оценку и посмотреть, можно ли их учесть с окончательной суммой в бюджете. В противном случае вам, возможно, придется работать над необходимыми механизмами для «запросов на изменение», когда клиент будет платить за новую работу или изменения.

3 - Эффективное управление временем

Еще один действенный прием - эффективное управление временем. Хотя этот метод действительно применим к различным областям управления, он очень важен для контроля стоимости проекта.

Причина этого в том, что стоимость вашего проекта может продолжать расти, если вы не сможете уложиться в сроки проекта; чем дольше затягивается проект, тем выше понесенные затраты, что фактически означает превышение бюджета.

Менеджеру проекта нужно будет постоянно напоминать своей команде о важных сроках выполнения проекта, чтобы гарантировать своевременное выполнение работ.

4 - Контроль изменений проекта

Управление изменениями проекта - еще один жизненно важный метод. Системы управления изменениями необходимы для учета любых потенциальных изменений, которые могут произойти в ходе проекта.

Это связано с тем, что каждое изменение объема проекта будет влиять на сроки предоставления результатов, поэтому изменения могут увеличить стоимость проекта за счет увеличения усилий, необходимых для проекта.

5 - Использование освоенной стоимости

Аналогичным образом, для определения стоимости проделанной работы очень полезно использовать метод бухгалтерского учета, широко известный как «освоенная стоимость».

Это особенно полезно для крупных проектов и поможет вам быстро внести любые изменения, которые абсолютно необходимы для успеха проекта.

Дополнительные шаги для контроля стоимости проекта

Желательно постоянно проверять бюджет, а также тенденции и другую финансовую информацию. Предоставление отчетов о финансовых результатах проекта через регулярные промежутки времени также поможет отслеживать прогресс проекта.

Это гарантирует, что не произойдет перерасход средств, так как вы не захотите узнать, когда будет слишком поздно. Чем раньше будет обнаружена проблема, тем легче и быстрее ее можно будет устранить.

Все документы также должны регулярно предоставляться аудиторам, которые также смогут указать вам на любые потенциальные финансовые риски.

Заключение

Простого составления бюджета проекта во время сеансов планирования проекта недостаточно. Вам и вашей команде придется внимательно следить за тем, чтобы затраты оставались близкими к цифрам в первоначальном бюджете.

Вы должны всегда помнить о рисках, связанных с ростом затрат, и должны предотвращать это как можно лучше. Для этого используйте описанные выше методы и постоянно отслеживайте стоимость проекта.