Инструменты управления проектами

Введение

Управление проектами - одна из самых ответственных задач в современных организациях. Управление проектами используется во многих типах проектов, от разработки программного обеспечения до разработки истребителей следующего поколения.

Для успешного выполнения проекта менеджер проекта или команда управления проектом должны иметь набор инструментов.

Эти инструменты могут быть специально разработанными или обычными инструментами повышения производительности, которые можно использовать для управления проектами.

Использование таких инструментов обычно упрощает работу менеджеров проектов, а также стандартизирует работу и распорядок работы менеджера проекта.

Ниже приведены некоторые из тех инструментов, которые используются менеджерами проектов во всех областях:

План проэкта

Все проекты, которыми должен управлять менеджер проекта, должны иметь план проекта. В плане проекта подробно описаны многие аспекты проекта, который предстоит выполнить.

Прежде всего, подробно описывается объем проекта. Затем в нем описывается подход или стратегия, используемые для достижения объема проекта и целей проекта.

Стратегия - это ядро ​​плана проекта. Стратегия может варьироваться в зависимости от цели проекта и конкретных требований проекта.

Распределение ресурсов и график поставки - это два других основных компонента плана проекта. Они подробно описывают каждое действие, вовлеченное в проект, а также такую ​​информацию, как кто и когда их выполняет.

Это важная информация для менеджера проекта, а также для всех других участников проекта.

Контрольный список вех

Это один из лучших инструментов, который может использовать руководитель проекта, чтобы определить, идет ли он по правильному пути с точки зрения прогресса проекта.

Менеджеру проекта не обязательно использовать дорогостоящее программное обеспечение, чтобы отслеживать это. Для этого руководитель проекта может использовать простой шаблон Excel.

Контрольный список этапов должен быть оперативным документом, который следует обновлять один или два раза в неделю.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта иллюстрирует график проекта и показывает менеджеру проекта взаимозависимости каждого действия. Диаграммы Ганта повсеместно используются для любого типа проекта от строительства до разработки программного обеспечения.

Хотя создание диаграммы Ганта выглядит довольно легко, это одна из самых сложных задач, когда в проекте задействованы сотни действий.

Есть много способов создать диаграмму Ганта. Если проект небольшой и простой по своему характеру, вы можете создать свою собственную диаграмму Ганта в Excel или загрузить шаблон Excel из Интернета.

Если проект имеет высокую финансовую ценность или подвержен высокому риску, руководитель проекта может использовать программные инструменты, такие как MS Project.

Программное обеспечение для управления проектами

С появлением компьютерных технологий был разработан ряд программных инструментов, специально разработанных для управления проектами. MS Project - один из таких инструментов, который завоевал сердца менеджеров проектов во всем мире.

MS Project можно использовать как автономный инструмент для отслеживания хода проекта или для отслеживания сложных проектов, распределенных во многих географических регионах и управляемых несколькими менеджерами проектов.

Помимо MS Project, существует множество других программных пакетов для управления проектами. Большинство этих новых дополнений представляют собой онлайн-порталы для деятельности по управлению проектами, где участники проекта имеют доступ к деталям проекта и его прогрессу из любого места.

Обзоры проектов

Комплексный механизм обзора проектов - отличный инструмент для управления проектами. Более зрелые компании, как правило, проводят более строгие и всесторонние проверки проектов, в отличие от базовых, проводимых более мелкими организациями.

При рассмотрении проекта в основном учитывается ход проекта и соблюдение технологических стандартов. Обычно обзоры проектов сопровождаются аудитами проекта третьей стороной (внутренней или внешней).

Затем отслеживаются несоответствия и элементы действий для их выполнения.

Отзывы о доставке

Анализ поставок удостоверяется, что поставки, выполненные командой проекта, соответствуют требованиям клиентов и соответствуют общим принципам качества.

Обычно проверку выполнения проекта проводят сторонняя группа или руководители (внутренние), и основные заинтересованные стороны в реализации проекта действительно участвуют в этом мероприятии.

В ходе проверки доставки может быть принято решение об отказе в доставке из-за требований стандартов качества и несоответствий.

Карты очков

Когда дело доходит до производительности команды проекта, система показателей - это способ ее отслеживать. Каждый руководитель проекта несет ответственность за доступ к результатам работы членов команды и за предоставление отчетов об этом высшему руководству и персоналу.

Эта информация затем используется в целях продвижения, а также развития человеческих ресурсов. Подробная оценочная карта и оценка эффективности могут помочь члену команды занять правильное положение.

Заключение

Руководитель проекта не может выполнять свою работу без надлежащего набора инструментов. Эти инструменты не обязательно должны быть известным программным обеспечением или чем-то еще, но это вполне могут быть простые и проверенные методы управления работой над проектами.

Наличие надежного набора инструментов для управления проектами всегда делает работу руководителей проектов приятной и продуктивной.